Làm Quen Vớ i Microsof Excel
Gi ớ i thi ệ u Excel
PivotChart cung cấp các công cụ và menu nội dung đặc biệt để phân tích dữ liệu hiệu quả Bạn có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ tương tự như các biểu đồ thông thường Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ được duy trì khi chuyển sang PivotChart, đánh dấu một cải tiến so với các phiên bản Excel trước đây.
Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng mạnh mẽ, cho phép người dùng tạo bảng tính dễ dàng Bảng tính này hỗ trợ hiệu quả trong việc thực hiện các phép toán, phân tích dữ liệu và quản lý thông tin.
Tính toán đại s , phân tích dữ liệu
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
Mỗi workbook trong Excel có khả năng chứa nhiều sheet, cho phép bạn tổ chức và lưu trữ nhiều loại thông tin liên quan trong một tập tin duy nhất Số lượng worksheet hoặc chart sheet trong một workbook phụ thuộc vào bộ nhớ của máy tính bạn.
Worksheet, hay còn gọi là bảng tính, là nơi lưu trữ và xử lý dữ liệu, bao gồm nhiều ô (cell) được sắp xếp thành các cột và dòng Mỗi worksheet nằm trong một workbook và có khả năng chứa tới 16,384 cột và 1,048,576 dòng, trong khi phiên bản cũ chỉ hỗ trợ 256 cột và 65,536 dòng.
Chart sheet là một loại sheet trong workbook, nhưng chỉ chứa duy nhất một đồ thị Nó rất hữu ích cho việc xem riêng lẻ từng đồ thị một cách rõ ràng và thuận tiện.
Các tab sheet hiển thị tên của từng sheet ở góc trái dưới của cửa sổ workbook Để chuyển đổi giữa các sheet, bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên sheet mong muốn trên thanh tab.
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
Vẽ đồ thị và các sơ đồ
T động hóa các công việc bằng các macro
Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.
• Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán,
Các thành phần của Workbook
Nút lệnh Office bao gồm các chức năng thường dùng như tạo, mở và lưu tập tin, cùng với danh sách các tập tin đã mở trước đó Nó tương tự như thực đơn File trong các phiên bản Office trước.
Chúng ta có thể tạo các lệnh truy cập nhanh cho những lệnh thường sử dụng nhất Để thực hiện, hãy nhấn vào để mở danh mục lệnh và chọn các lệnh cần thiết để hiển thị trên thanh lệnh.
Excel 2010 sử dụng định dạng tập tin mặc định là ".XLSX", dựa trên chuẩn XML, điều này giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng trở nên dễ dàng hơn so với định dạng chuẩn trước đây.
―.XLS‖. truy cập nhanh N u các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn ch n More Commands… để mở cửa sổ điều ch thanh lệnh truy cập nhanh.
Các lệnh trong th c đơn Office
Hộp thoại để ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh
Ribbon trong Excel 2010 đã thay đổi giao diện người dùng bằng cách thay thế các thanh công cụ truyền thống bằng các cụm lệnh dễ dàng truy cập, được trình bày trực tiếp trên màn hình.
Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View,
Bảng l a ch n lệnh truy cập nhanh
Trang Chủ: Là nơi tập hợp các nút lệnh quan trọng thường được sử dụng trong quá trình làm việc, bao gồm cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, sử dụng các kiểu mẫu có sẵn, chèn hoặc xóa dòng và cột, sắp xếp, tìm kiếm, và lọc dữ liệu.
• Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
• Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn.
• Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
• Data: Các nút lệnh thao đ i với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
• Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thi t lập bảo vệ bảng tính.
• View: Thi t lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …
Tab "Developer" trong Excel được ẩn mặc định vì nó chỉ hữu ích cho các lập trình viên có kiến thức về VBA Để hiển thị tab này, bạn cần nhấn vào nút Office và chọn "Excel Options".
Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon
• Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)
Khi bạn muốn thực hiện thao tác trên đối tượng trong bảng tính như ô, vùng, bảng biểu, đồ thị hay hình vẽ, hãy nhấp chuột phải vào đối tượng đó Ngay lập tức, một thanh thực đơn sẽ xuất hiện, cung cấp các lệnh thông dụng để hiệu chỉnh hoặc áp dụng cho đối tượng mà bạn đã chọn.
M ở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ c ử a s ổ
B1 Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái
B2 Di chuyển chuột lên trên đ n chữ All Programs , rồi di chuyển chuột sang phải ch n
Microsoft Office , sau đó di chuyển chuột đ n chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại.
B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel.
Phóng to, thu nh ỏ c ử a s ổ Excel
Các nút điều khiển cửa sổ Excel
Thu nhỏ cửa sổ Excel
Để thực hiện thao tác này, bạn cần mở cửa sổ Excel ở chế độ tối đa Nhấn chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thu gọn cửa sổ Excel thành biểu tượng trên thanh tác vụ.
Taskbar của Windows bên cạnh nút Start
Phóng to cửa sổ Excel
Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ
Nhấp chuột vào biểu tượng thu g n của Excel trên thanh Taskbar bên phía dưới màn hình
Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel Hoặc cũng có thể thoátExcel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel
Thao tác v ớ i ô và vùng
Trong Excel, ô và vùng được nhận dạng thông qua địa chỉ của ô, được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ ô ở góc trên bên trái và ô ở góc dưới bên phải, phân cách bởi dấu ":" Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được biểu thị dưới dạng :, ví dụ như cột A được xác định ngắn gọn là A:A.
: (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4 ).
Ô hiện hành có địa chỉ B11, với cột là B và dòng là 11 Vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ H2:H12, trong đó ô đầu tiên là H2 và ô cuối cùng là H12.
Để chọn một vùng ô trong bảng tính, bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím Nếu dùng chuột, hãy di chuyển đến ô đầu tiên ở góc trên bên trái, giữ nút chuột trái và kéo xuống dưới, qua phải đến ô cuối cùng của vùng cần chọn, rồi thả chuột Nếu bạn sử dụng bàn phím, sau khi chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên phải để chọn đến ô cuối cùng, sau đó thả các phím Bạn cũng có thể chọn ô cuối cùng trước và kéo về ô đầu tiên.
Để chọn toàn bộ sheet hiện hành trong Excel, bạn chỉ cần nhấn Nếu bạn muốn chọn tất cả các sheet trong workbook, hãy nhấp chuột phải lên thanh sheet tab và chọn "Select All Sheets".
Sao chép và di chuyển vùng
Sao chép (copy) cho phép bạn nhân bản một vùng dữ liệu trong bảng tính mà không làm thay đổi dữ liệu gốc, trong khi di chuyển (move) sẽ chuyển dữ liệu đến vị trí mới Để thực hiện sao chép hoặc di chuyển, bạn cần chọn vùng dữ liệu cần thao tác, sau đó sử dụng nút lệnh, phím tắt hoặc chuột để thực hiện.
•Dùng Ribbon: Ch n vùng Home nhóm Clipboard nhấn nút hay
( Copy hay Cut ), đ n nơi đích và Home nhóm Clipboard nhấn nút ( Paste ) Bạn có thể g i các lệnh trên từ th c đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột.
Để sao chép một đối tượng bằng chuột, bạn cần giữ phím Ctrl trong khi nhấn và giữ trái chuột Nếu không giữ phím Ctrl, lệnh sẽ là di chuyển đối tượng Sau đó, kéo chuột đến vị trí mong muốn để sao chép hoặc di chuyển và thả chuột để hoàn tất.
Dán đặc biệt (Paste Special)
Trong quá trình sao chép, khi cần dán nội dung đã sao chép hoặc cắt từ bộ nhớ vào một vị trí cụ thể, bạn nên sử dụng lệnh Paste thay vì chỉ đơn giản là dán.
Sau khi chọn vùng dữ liệu, bạn hãy thực hiện lệnh Copy Tiếp theo, đến vị trí cần sao chép và nhấp chuột phải, chọn lệnh Paste Special Hộp thoại Paste Special sẽ hiển thị một số lựa chọn như trong bảng dưới đây.
Giải thích hộp thoại Paste Special
All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn
Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng
Values Chỉ dán giá trị và k t quả của công thức, không định dạng
Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức
Chỉ dán chú thích vào các ô mà không ảnh hưởng đến giá trị và công thức Việc xác thực chỉ áp dụng cho các quy định xác thực dữ liệu trong vùng đích.
All using source theme Dán vào m i thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn
All except borders Dán vào m i thứ và loại bỏ các khung viền
Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột
Formulas and number formats Dán vào giá trị, công thức và các định dạng g c của các con s , các định dạng khác bị loại bỏ.
Values and number formats Dán vào giá trị, k t quả của công thức và các định dạng g c của các con s
None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích
Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn.
Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn.
Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn
Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích
Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại
Paste Link Dán vào và tham chi u ô đích đ n ô nguồn Đặt tên vùng
Việc đặt tên cho vùng trong quá trình thao tác và xử lý tính toán mang lại nhiều lợi ích, như giúp người dùng dễ dàng nhớ và hiểu công dụng của vùng đó hơn so với việc chỉ sử dụng địa chỉ đơn thuần Đặt tên cũng giảm thiểu sai sót trong việc tham chiếu và cho phép di chuyển nhanh chóng giữa các vùng đã được đặt tên thông qua Name box hoặc chức năng Go to (F5) Tên vùng có độ dài tối đa 255 ký tự, không được chứa khoảng trắng và dấu chấm, phải bắt đầu bằng ký tự và không được trùng với các địa chỉ tham chiếu Để đặt tên, trước tiên, người dùng cần chọn vùng muốn đặt tên.
To define a named range in Excel, navigate to the Formulas tab and select Defined Names, then choose Define Name In the New Name dialog box, enter the desired name for the range in the Name field, specify the Scope if necessary, add a comment if needed, and click OK Additionally, you can create a name directly from the Name box or by using the Create from Selection option under Formulas, or through the context menu.
Mu n mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names
Name Manager Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đ n,…
Thêm chú thích cho ô giúp cải thiện việc hiệu chỉnh và làm rõ thông tin trong ô Để thực hiện việc này, bạn chỉ cần chọn ô cần chú thích, sau đó vào nhóm Review và chọn Comments.
New Comment và hãy nhập chú thích vào
Ngoài ra bạn có thể nh ấ p ph ả i chu ộ t lên ô cần chú thích và ch n Insert Comment th c đơn ngữ cảnh.
Xóa chú thích vào ch n ô cần xóa chú thích nhấp phải chuột và ch n Delete Comment Review Comments Delete Hoặc
Minh h a cho hiện các chú thích Chèn, xóa ô, dòng và cột
Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên ô hiện tại trong worksheet, đồng thời dịch chuyển các ô đang có sang phải hoặc xuống dưới.
•Để đ c chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review Comments
•Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang ch n).
•Hiệu chỉnh chú thích vào ch n ô cần hiệu chỉnh chú thích Review Comments
Để chỉnh sửa bình luận nhanh chóng, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn "Chỉnh sửa bình luận" từ menu hiện ra Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm cột vào bên trái hoặc xóa các ô, dòng và cột không cần thiết.
B1 Ch n các ô mà bạn mu n chèn các ô tr ng vào đó (mu n ch n các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi ch n các ô).
Minh h a chèn các dòng tr ng lên trên các dòng đang ch n
B1 Ch n một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s cột tương ứng phía bên trái các cột này.
B2 Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Cells … B3 Ch n l a ch n phù hợp trong hộp thoại Insert
B1 Ch n một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s dòng tương ứng phía trên các dòng này.
B2 Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows
B2 Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet
Columns Xóa các ô, dòng và cột
B1 Ch n các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa
B2 Ch n Home Cells Delete ch n kiểu xóa phù hợp (xem hình)
Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng
Trong worksheet, độ rộng cột có thể được điều chỉnh từ 0 đến 255 ký tự, với độ rộng mặc định là 8.43 ký tự; nếu đặt độ rộng là 0, cột sẽ bị ẩn Tương tự, chiều cao của dòng có thể điều chỉnh từ 0 đến 409 điểm, với chiều cao mặc định là 12.75 điểm; khi chiều cao là 0, dòng cũng sẽ bị ẩn.
B1 Ch n dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng
B2 Ch n Home Cells Format Ch n lệnh phù hợp
• Row Height … ch n lệnh này để qui định chiều cao của dòng
• AutoFit Row Height ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung.
• Column Width … ch n lệnh này để qui định độ rộng cột
• AutoFit Column Width ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung.
Di chuy ể n trong b ả ng tính và s ử d ụ ng phím t ắ t
Bạn có thể sử dụng chuột, phím mũi tên lên/xuống, thanh cuộn dọc, thanh cuộn ngang, tab sheet, và các tổ hợp phím tắt để di chuyển giữa các sheet hoặc đến bất kỳ vị trí nào trong bảng tính.
Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang
Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang, được gọi chung là các thanh cuốn, là công cụ quan trọng trong Excel Vì màn hình chỉ hiển thị một phần của bảng tính, người dùng cần sử dụng thanh cuốn dọc để di chuyển lên hoặc xuống và thanh cuốn ngang để xem các phần bên trái hoặc bên phải của bảng tính.
Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm ở bên lề phải của màn hình Hai đầu của thanh này có mũi tên hướng lên và mũi tên hướng xuống Ở giữa thanh có một thanh trượt giúp cuộn màn hình lên và xuống một cách dễ dàng.
•Thanh cu n ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đ m lên Có hình dạng gi ng thanh cu n d c, chỉ khác là nằm ngang.
Thanh cu n ngang Thao tác:
•Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cu n màn hình đi sang trái.
•Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cu n màn hình sang phải.
Để di chuyển giữa các sheet trong Excel, bạn có thể nhấp chuột vào tên sheet trên thanh sheet tab Ngoài ra, sử dụng tổ hợp phím để quay lại sheet trước và để chuyển đến sheet sau Để trở về sheet đầu tiên, nhấp chuột vào nút trên thanh sheet tab, và để đến sheet cuối cùng, nhấp vào nút tương ứng Nếu có quá nhiều sheet, bạn có thể nhấp chuột phải vào thanh và chọn tên sheet cần đến.
Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển trong bảng tính giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc Ngoài việc dùng chuột và các thanh cuộn, các phím mũi tên, bạn nên ghi nhớ các tổ hợp phím dưới đây để di chuyển nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính
→ hoặc Tab Sang ô bên phải
← hoặc Shif + Tab Sang ô bên trái
Home Đ n ô ở cột A của dòng hiện hành
Ctrl + Home Đ n địa chỉ ô A1 trong worksheet
Ctrl + End Đ n địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet
Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Page Down Di chuyển ô hiện hành xu ng dưới một màn hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → hoặc Ctrl + → Đ n ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng
End + ← hoặc Ctrl + ← Đ n ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xu ng ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng Ctrl + Page Up Di chuyển đ n sheet phía trước sheet hiện hành
Ctrl + Page Down Di chuyển đ n sheet phía sau sheet hiện hành
Thao tác v ớ i workbook
Để tạo một workbook mới trong Office, bạn chỉ cần nhấn vào nút Office và chọn "New" Một hộp thoại sẽ xuất hiện, cung cấp nhiều tùy chọn như workbook trống, workbook theo mẫu có sẵn, hoặc workbook dựa trên một workbook đã có Để bắt đầu với một workbook trống, hãy chọn "Blank workbook" và nhấp vào nút xác nhận.
Mở workbook có sẵn trên đĩa
Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:
Để chọn tệp tin trong danh sách Tài liệu Gần đây, hãy nhấn nút Office và chọn tên tệp từ danh sách, trong đó có thể hiển thị tối đa 50 tệp tin được sử dụng gần đây nhất.
Nút Open trong hộp thoại Open cung cấp 36 tùy chọn để mở tập tin, bao gồm: Open (mở bình thường), Open Read-Only (mở chỉ đọc, không cho phép lưu thay đổi), Open as Copy (tạo bản sao và mở tập tin), Open in Browser (mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định) và Open and Repair (sửa chữa tập tin bị lỗi).
Khi làm việc trên máy tính, một điều quan trọng cần lưu ý là bạn phải thường xuyên lưu workbook Để thực hiện lệnh lưu, hãy nhấn vào nút Office, sau đó chọn Excel Options, tiếp theo là Advanced và tìm đến phần Display.
Show this number of Recent Documents ).
2.Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đ n nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.
Để mở tệp trong Excel, bạn nhấn nút Office và chọn Open, sau đó tìm đến nơi lưu trữ tệp tin và chọn tên tệp cần mở Việc lưu trữ dữ liệu là rất quan trọng, vì nếu máy tính gặp sự cố hoặc mất điện đột ngột, bạn có thể mất toàn bộ công sức làm việc Để bảo vệ dữ liệu, bạn nên kích hoạt tính năng Auto Recover, cho phép Excel tự động lưu theo khoảng thời gian quy định (mặc định là 10 phút) Để bật tính năng này, bạn vào nút Office, chọn Excel Options, sau đó vào Save và đánh dấu chọn vào Save.
AutoRecover information is saved every minute Choose the storage location for the file in the "Look In" section, assign a name for the file in the "File name" box, select the file type in the "Save as type" dropdown, and then click the "Save" button to store the file.
2.Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh ( Quick Access Tollbar ).
3.Dùng tổ hợp phím hoặc
Nếu tệp đã được lưu trước đó, Excel sẽ chỉ lưu các phần cập nhật Ngược lại, nếu đây là lần đầu tiên lưu tệp, hộp thoại "Lưu dưới dạng" sẽ xuất hiện Trong hộp thoại này, bạn hãy
Khi đặt tên tập tin Excel, bạn nên tuân thủ quy tắc đặt tên của Windows Tên tập tin có thể dài tối đa 255 ký tự, bao gồm cả khoảng trắng Tuy nhiên, cần lưu ý không sử dụng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > | trong tên tập tin.
Để bảo vệ tập tin một cách an toàn, chúng ta có thể sử dụng mật khẩu để khóa tập tin Việc này yêu cầu người dùng phải biết mật khẩu mới có thể truy cập vào nội dung của tập tin, trừ khi sử dụng những phương pháp không chính thống.
B6 Nhấn nút Save để hoàn tất.
Dùng mật mã bảo vệ workbook
The General Options menu offers several settings: "Always create backup" ensures a backup file with the *.xlk extension is made before assigning a password; "Password to Open" secures the workbook with a password for access; "Password to Modify" restricts updates to the workbook with a separate password; and "Read-only recommended" prompts users to open the file in read-only mode Finally, close the workbook to save changes.
2 Dùng chuột ch n nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).
B1 Nhấn nút Office Save As , hộp thoại Save As hiện ra.
B2 Nhấn nút Tools ch n General Options …, hộp thoại General Options hiện ra
B3 Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật) Sau đó nhấn nút OK
B4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau đó nhấn nút OK
B5 Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook Sau đó nhấn nút OK
3 Dùng tổ hợp phím hoặc N u workbook có s thay đổi nội dung thì
Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó.
Chi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp x p lại:
Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ch n nút Arrange All Ch n kiểu b trí thích hợp.
Sắp x p các workbook trong cửa sổ Excel
Thao tác v ớ i worksheet
Chèn thêm worksheet mới vào workbook
Có nhiều cách th c hiện:
1 Nhấn vào nút trên thanh sheet tab
2 Dùng tổ hợp phím chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.
3 Nhấn ch n nhóm Home đ n nhóm Cells Insert Insert sheet
4 Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và ch n Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, ch n
Worksheet và nhấn nút OK Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.
Minh h a chèn sheet mới Đổi tên worksheet
Để đổi tên sheet trong Excel, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tên sheet trên thanh tab, chọn "Rename", sau đó gõ tên mới và nhấn phím Enter Tên sheet có thể dài tối đa 31 ký tự và cho phép sử dụng khoảng trắng, nhưng không được sử dụng các ký hiệu như: : / \ ? *.
Mu n xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:
1 Ch n sheet mu n xóa ch n nhóm Home ch n nhóm Cells
2 Nhấp phải chuột lên tên sheet mu n xóa sau đó ch n Delete, xác nhận xóa OK.
Sắp xếp thứ tự các worksheet
Có nhiều cách th c hiện sắp x p worksheet như:
1.Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp x p và giữ chuột kéo đ n vị trí mới và thả chuột.
2.Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp x p, ch n
Để di chuyển hoặc sao chép một sheet, hãy mở hộp thoại "Move or Copy" Tiếp theo, chọn tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển đến trước nó, sau đó nhấn OK để xác nhận.
Nhấp phải chuột lên sheet, ch n Move or Copy … ch n vị trí đặt bản sao trong vùng
Để sao chép một sheet trong Excel, trước tiên hãy đánh dấu chọn vào hộp "Create a copy" và nhấn nút OK Ngoài ra, bạn có thể sao chép nhanh bằng cách giữ phím Ctrl, sau đó dùng chuột chọn tên sheet cần sao chép, kéo đến vị trí mong muốn trên thanh sheet tab và thả chuột.
Để sao chép nhiều sheet cùng lúc, bạn cần chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh Để chọn nhiều sheet, hãy giữ phím và nhấn chuột vào các sheet cần sao chép.
Để sao chép một hoặc nhiều sheet sang một workbook khác, bạn cần mở workbook đích trước Sau đó, thực hiện lệnh "Move or Copy…" và chọn tên workbook mà bạn muốn sao chép vào mục "To book" Nếu bạn chọn workbook đích là "new book", các sheet sẽ được sao chép vào một workbook mới.
Chọn màu cho sheet tab
Tô màu cho các sheet tab giúp quản lý chúng hiệu quả hơn Để thực hiện, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tên sheet cần tô màu, chọn "Tab Color" và lựa chọn màu sắc phù hợp Ngoài ra, bạn cũng có thể ẩn hoặc hiện worksheet theo nhu cầu.
Khi bạn muốn giấu một hoặc nhiều sheet trong workbook, bạn có thể ẩn chúng đi Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không thể ẩn tất cả các sheet trong workbook, và luôn phải có ít nhất một sheet được hiển thị.
Để ẩn một sheet trong Excel, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tên sheet và chọn "Hide" Để hiển thị lại sheet đã ẩn, nhấp chuột phải vào thanh Sheet tab, chọn "Unhide", sau đó chọn tên sheet cần hiển thị và nhấn nút "OK".
Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác
Trong quá trình làm việc với bảng tính, việc phóng to hoặc thu nhỏ các cửa sổ là cần thiết để có cái nhìn rõ ràng hơn Điều này giúp người dùng xem nội dung của cùng một worksheet từ nhiều góc độ khác nhau, nhờ vào nút dấu trừ.
Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ
Tính năng này rất hữu ích khi bạn muốn xem một hoặc nhiều worksheet trong cùng một workbook từ nhiều góc độ khác nhau Mỗi bản sao sẽ được gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin Để thực hiện, bạn chọn nhóm View → Window → New Window Để so sánh hai worksheet, sau khi tạo bản sao, bạn chọn nhóm View → Window khác nhau hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab, giúp dễ dàng tham khảo và giữ tiêu đề một danh sách dài trong khi cuộn các thanh cuộn.
Excel 2010 có thanh công cụ Zoom giúp người dùng phóng to hoặc thu nhỏ khung làm việc của bảng tính Thanh Zoom nằm ở góc dưới bên phải màn hình, cho phép điều chỉnh tỷ lệ từ 10% đến 400% Để phóng to, bạn chỉ cần nhấn nút dấu cộng, trong khi để thu nhỏ, hãy nhấn nút dấu trừ.
Khi sử dụng chức năng "View Side by Side", việc cuộn thanh cuộn ở cửa sổ này sẽ đồng thời cuộn theo cửa sổ kia Để tắt tính năng cuộn đồng thời này, bạn chỉ cần vào mục "View".
Window Synchronous Scrolling (n u nó đang bật).
Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề
Tính năng chia cửa sổ bảng tính rất hữu ích khi làm việc với danh sách dài hoặc thực hiện nhiều phép tính Để chia cửa sổ, bạn chỉ cần đặt ô hiện hành tại vị trí mong muốn để bắt đầu quá trình chia.
Excel không chỉ cho phép chia khung làm việc mà còn hỗ trợ người dùng xác định một vùng nhất định trên cửa sổ làm việc, chẳng hạn như dòng tiêu đề trong danh sách Việc xác định này rất hữu ích vì giúp người dùng luôn nhìn thấy dòng tiêu đề ngay cả khi cuộn màn hình xuống dưới để nhập liệu Để thực hiện, bạn chỉ cần đặt ô hiện hành tại vị trí cần xác định, sau đó chọn View → Window.
Chức năng Freeze Panes cho phép cố định dòng trên cùng và cột bên trái của ô hiện tại trong bảng tính Để cố định dòng đầu tiên, bạn có thể sử dụng tùy chọn Freeze Top Row, trong khi Freeze First Column sẽ giữ cố định cột đầu tiên của danh sách Để thực hiện, hãy chọn View, sau đó chọn Window và cuối cùng là Split Để bỏ cố định khung bảng tính, chỉ cần nhấn nút tương ứng.
Để chia nhỏ các đường dọc và ngang, bạn có thể thực hiện thao tác tách một lần nữa hoặc nhấp đúp chuột lên đường chia Bên cạnh đó, tại đầu của các thanh dọc và ngang có một ngấn nhỏ; khi rê chuột lên đó, biểu tượng sẽ xuất hiện.
(công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi mu n chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính.
Minh h a c định các tiêu đề Để bỏ c định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes
Làm việ c v ớ i d ữ li ệ u trong Excel
Nh ậ p li ệ u, hi ệ u ch ỉ nh
Trong bảng tính, các ô có thể chứa số, chuỗi văn bản hoặc biểu thức toán học Bên cạnh đó, bảng tính còn cho phép hiển thị các đối tượng như biểu đồ, sơ đồ và hình ảnh, những đối tượng này không nằm trong ô mà nổi lên trên bề mặt bảng tính.
Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm
B1 Trên worksheet, ch n ô cần nhập liệu
B2 Nhập vào con s , chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần
B3 Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xu ng dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để k t thúc.
•N u nhập các con s vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột.
•Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần s nguyên và phần s thập phân.
Khi nhập thời gian theo định dạng 12 giờ, bạn cần thêm A hoặc P vào sau thời gian, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel sẽ không nhận diện là AM Để nhập thời gian hiện tại vào ô, bạn chỉ cần nhấn Nếu muốn sử dụng định dạng thời gian mặc định cho ô, hãy chọn ô đó và nhấn Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, chọn các ô cần nhập và nhấn Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng chức năng AutoFill Nếu muốn nhập cùng nội dung trên nhiều sheet, hãy chọn các sheet đó, sau đó chọn ô trên sheet hiện hành và tiến hành nhập liệu, lưu ý rằng có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô đã có dữ liệu Để bỏ chọn các sheet, hãy nhấp chuột phải lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.
Khi nhập các số mà không cần tính toán, bạn nên định dạng ô thành Text trước khi nhập Để thực hiện điều này, hãy vào tab Home, chọn nhóm Number và chọn Text từ danh sách.
Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel
Khi nhập ngày, hãy sử dụng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ như 10/05/2007 hoặc 10-05-2007 Để nhanh chóng nhập ngày hiện tại vào ô, bạn có thể gõ tổ hợp phím Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng định dạng ngày mặc định cho các mục nhập của mình.
Nhập các ký tự đặc biệt
B1 Mu n nhập ký t đặc biệt vào, trước tiên ch n ô và đ n nơi cần chèn trong ô.
B2 Ch n Insert nhóm Text ch n Symbol
B3 Trong hộp thoại Symbol hãy ch n ký t cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font
B4 Nhấn nút Insert để chèn.
Để hủy một lệnh vừa thực hiện, bạn có thể nhấn chuột vào nút hủy hoặc sử dụng phím tắt Nếu bạn đang nhập liệu và muốn hủy, chỉ cần nhấn phím ESC Để phục hồi lệnh vừa hủy, hãy nhấn vào nút phục hồi hoặc dùng phím tắt Để thực hiện lại lệnh sau cùng, bạn cũng sử dụng phím .
Xóa nội dung các ô B1 Ch n một hoặc nhiều ô cần xóa
Để xóa nội dung trong ô mà vẫn giữ nguyên định dạng, bạn có thể nhấn phím Delete trên bàn phím Ngoài ra, bạn cũng có thể vào tab Home, chọn nhóm Editing, sau đó nhấn Clear và chọn các lệnh phù hợp để thực hiện việc xóa.
• Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng
• Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô
• Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng
• Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô n u có
•Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table)
Nhập đè lên ô có sẵn nội dung
Khi bạn muốn nhập nội dung mới vào ô đã có sẵn nội dung, hãy chọn ô đó trước Sau khi nhập, nội dung cũ trong ô sẽ bị xóa và thay thế bằng nội dung mới mà bạn vừa nhập.
Hiệu chỉnh nội dung các ô
Mu n hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
1 Nh ấ p chu ộ t hai l ầ n lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đ n nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một s nội dung sau đó nhập vào nội dung mới.
2.Ch n ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào ch độ hiệu chỉnh và làm tương t như trên
3.Ch n ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức ( Formula )
Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu Sử dụng chức năng AutoFill
Sử dụng công cụ Excel cho phép bạn tự động điền dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn, đồng thời bạn cũng có khả năng tạo thêm các mẫu tùy chỉnh để phục vụ cho công việc của mình.
Danh sách một s AutoFill có sẵn
Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder, Text1, textA text2, textA, text3, textA,
1st Period 2nd Period, 3rd Period,
Bạn mu n điền các s lẻ trong khoảng từ 1 đ n 25 vào cột A bạn làm như sau:
B1 Ch n ô đầu tiên A1 và nhập vào s 1
B2 Ch n ô ti p theo A2 nhập vào s 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng s 2 vào ô chứa s lẻ trước đó để có được s lẻ k ti p).
B3 Ch n hai ô A1:A2 , di chuyển chuột xu ng dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng ch n cho chuột bi n thành dấu cộng màu đen.
B4 Giữ trái chuột kéo xu ng phía dưới cho đ n khi hiện s 25 thì dừng lại.
Khi bạn muốn sao chép dữ liệu hoặc công thức từ ô hiện tại sang các ô bên trái, bên phải, phía trên hoặc phía dưới, bạn có thể thực hiện theo những cách sau:
1 Ch n ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xu ng, trái hay phải) Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép.
2 Ch n ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đ n, sau đó vào Home
Lef) nhóm Editing Fill ch n hướng phù hợp (Down, Right, Up,
To create a custom AutoFill list in Excel, navigate to the Office button, select Excel Options, and go to the Top options for working with Excel section Click on Edit Custom Lists, which will open the Custom Lists dialog box Enter your list in the List entries field and click the Add button to save it Once added, you can use the AutoFill feature with your newly created list.
Mu n xóa một danh sách thì bạn chỉ cần ch n danh sách đó và nhấn nút Delete.
•N u mu n hiệu chỉnh danh sách thì ch n danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries , sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add
Sử dụng chức năng Automatic Completion
Chức năng Hoàn tất Tự động trong Excel giúp bạn nhập nhanh chóng các chuỗi văn bản giống nhau vào các ô Tuy nhiên, tính năng này có thể gây khó chịu cho người dùng Để bật hoặc tắt chức năng này, bạn cần vào nút Office, chọn Excel Options, sau đó chuyển đến Tab Nâng cao và tìm phần Tùy chọn chỉnh sửa.
Enable AutoComplete for cell values
S ử d ụ ng ch ứ c n ă ng Auto Correct
AutoCorrect là công cụ hữu ích giúp sửa lỗi chính tả khi nhập liệu bằng tiếng Anh và hỗ trợ nhập nhanh các ký hiệu hoặc đoạn văn bản lặp lại Người dùng có thể dễ dàng thêm các cụm từ thường xuyên sử dụng vào danh sách AutoCorrect Để thực hiện việc này, bạn chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn đơn giản.
B1 Ch n nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options
Để sử dụng chức năng tự động sửa lỗi trong Tab AutoCorrect, bạn cần chọn tùy chọn "Replace text as you type" Sau đó, trong hộp "Replace", hãy nhập cụm từ mà bạn thường hay gõ sai hoặc mã ký tự tương ứng.
B4 Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã t c ký)
Đị nh d ạ ng
Các nút định dạng phổ biến trong Excel được bố trí dễ dàng truy cập trong nhóm Home trên thanh Ribbon Khi soạn thảo và tính toán, bạn chỉ cần nhấn chuột vào nút lệnh tương ứng để thực hiện các thao tác định dạng văn bản và số liệu.
Khi cần sử dụng các định dạng phức tạp không có trên thanh Ribbon, bạn có thể truy cập vào hộp thoại Format Cells bằng cách chọn Home, sau đó vào nhóm Cells và chọn Format, tiếp theo là Format Cells.
Giải thích hộp thoại Format Cells
Tab Number Category Danh sách các loại định dạng s , giá trị
Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn ch n
Decimal places T i đa có thể có 30 s sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng
Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific.
Ch n ô này n u mu n có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number
Negative numbers Ch n loại định dạng thể hiện cho s âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency.
Symbol Ch n loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và
Type Ch n kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date,
Time, Fraction, Special, và Custom.
Ch n loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special.
Excel cung cấp các lựa chọn để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang Mặc định, văn bản được canh lề trái, giá trị được canh lề phải, trong khi các giá trị luận lý và lỗi sẽ được canh giữa.
Vertical Có các l a ch n dùng để canh chình nội dung theo chiều d c Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.
Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.
Orientation Ch n các hướng của văn bản trong các ô.
Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản Các giá trị từ -90 đ n 90 độ
Text control Wrap text Nội dung trong ô được xu ng nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung (xem chi ti t phần dưới)
Shrink to fit Giảm kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột
Merge cells N i các ô ch n thành một ô (đã trình bày phần trên)
Right-to-left Text direction Xác định trình t đ c và canh lề
Font Ch n kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri
Font style Ch n kiểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ, kiểu mặc định là
Size Kích thước font chữ , từ cở 1 đ n 1638 và mặc định là cở chữ 11 point.
Underline Ch n kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None.
Color Ch n màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel t ch n màu)
Normal font N u ch n sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng bình thường
Effects Strikethrough Có thêm đường gạch ngang văn bản
Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xu ng dưới
Preview Xem trước k t quả định dạng bạn vừa ch n
Line Ch n kiểu và kích cở các đường kẻ khung, sau đó ch n các nút bên hộp Border để kẻ
Presets Ch n không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ các đường phân cách giữa các ô
Color Ch n màu cho các đường kẽ
Border Các nút bao quanh hình minh h a dùng để kẽ các đường bao các ô
Background Color Ch n màu nền cho các ô Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền (xem chi ti t phần dưới).
More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha ch màu.
Pattern Color Các mẫu màu nền
Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô Xem trước k t quả ch n màu và kiểu mẫu tại
Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi sheet được bảo vệ
Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảo vệ (xem phần sau)
General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi s dài hơn 12 s thì định dạng
General chuyển sang dạng Scientific
Số được sử dụng để định dạng các con số, cho phép bạn chọn dấu phân cách thập phân và quy định số chữ số sau dấu thập phân Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn kiểu hiển thị cho số âm.
Tiền tệ được sử dụng để định dạng các đơn vị tiền cho các giá trị, cho phép người dùng chọn dấu phân cách thập phân và xác định số chữ số sau dấu thập phân Ngoài ra, người dùng cũng có thể tùy chỉnh kiểu hiển thị cho các số âm.
Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong k toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau.
Để định dạng các giá trị ngày và thời gian, bạn cần chọn loại định dạng tại phần Type và địa điểm tại phần Locale Các loại định dạng có dấu (*) được lấy từ hệ thống trong Control Panel.
Thời gian được sử dụng để định dạng các giá trị về ngày và giờ dựa trên lựa chọn tại phần Type và Locale (vị trí) Những Type có dấu (*) là định dạng được lấy từ hệ thống (Control Panel).
Định dạng phần trăm chuyển đổi giá trị trong ô thành số nhân với 100, sau đó thêm dấu % vào cuối kết quả Bạn có thể lựa chọn dấu phân cách thập phân và quy định số chữ số xuất hiện sau dấu thập phân.
Fraction Định dạng này hiển thị con s dưới dạng phân s tùy theo Type bạn ch n.
Scientific Hiển thị con s dưới dạng khoa h c Ví dụ, s
12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 10 10 Bạn có thể ch n dấu phân cách thập phân và qui định s con s sau dấu thập phân.
Text Định dạng nội dung ô gi ng như những gì nhập vào kể cả các con s
Special Định dạng các con s dạng mã bưu chính (ZIP Code), s điện thoại, s bảo hiểm …
Công cụ này cho phép bạn điều chỉnh các mã định dạng hiện tại hoặc tạo mới các định dạng theo nhu cầu của bạn Bạn có thể thêm từ 200 đến 250 định dạng tùy thuộc vào ngôn ngữ và phiên bản Excel mà bạn đang sử dụng (xem phần sau)
Khi bạn muốn ngắt đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng, hãy sử dụng chức năng "wrap text" hoặc nhấn tổ hợp phím để xuống dòng tại vị trí mong muốn.
B1 Ch n ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1
B2 Ch n Home Alignment ch n Wrap Text ( ) N u dòng không t động mở rộng là do ô bị thi t lập chiều cao c định, bạn vào Home Cells Format tại
Cells Size ch n AutoFit Row Height
B1 Ch n các ô cần xoay chữ A1:D1
B2 Ch n Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise Đị nh d ạ ng khung (border)
Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ.
B1 Ch n danh sách cần kẽ khung B2:E18
B2 Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells
B3 Vào Tab Border , ch n màu là Red ( ) tại Color
B4 Ch n Style là nét đậm , sau đó ch n nút Outline tại Preset
B5 Ch n Style là nét mảnh , sau đó ch n nút Inside tại Preset
B1 Ch n vùng cần tô màu nền B2:E18
B2 Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells
B3 Vào Tab Fill Ch n Fill Effects …
B4 Ch n các màu cần ph i hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue) B5 Ch n Shading styles là Vertical và ch n kiểu thứ 3
B6 Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
Với Excel 2010, định dạng có điều kiện giúp bạn dễ dàng nhận diện các mẫu trong dữ liệu Chỉ cần chọn một nhóm ô và nhấn vào Conditional Formatting trên thanh công cụ Home, bạn sẽ ngay lập tức thấy bản xem trước Bạn có thể gán màu sắc cho từng ô để thể hiện thứ hạng trong dải giá trị, hoặc thêm thanh dữ liệu để phản ánh giá trị của ô Phương pháp này đơn giản hơn rất nhiều so với cách thức phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel.
B ả ng và đị nh d ạ ng b ả ng (table)
Excel cung cấp nhiều biểu mẫu định dạng bảng sẵn có và hỗ trợ người dùng tạo thêm các biểu mẫu mới Tuy nhiên, chỉ cho phép xóa các biểu mẫu do người dùng tạo và xóa định dạng bảng Ngoài ra, người dùng có thể điều chỉnh định dạng bảng khi cần thiết, áp dụng định dạng bảng cho danh sách và chuyển đổi danh sách thành bảng.
B2 Ch n Home nhóm Styles ch n Format As Table
B3 Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, ch n một trong các biểu mẫu Ví dụ ch n mẫu Light s ố 9
B4 Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.
•Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 ch n New Table Style …, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để ch bi n biểu mẫu.
•Mu n xóa một mẫu t tạo thì vào Home Style Format As Table , tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và ch n Delete
•Các tùy ch n hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon
Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách
Để xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng, bạn cần chọn bảng trước, sau đó vào Tab Design, tìm nhóm Table Styles và chọn More Tiếp theo, hãy chọn Clear Lưu ý rằng vùng chọn vẫn giữ nguyên định dạng bảng và có các tính năng của bảng.
•Để chuyển một bảng về thành danh sách thì ch n bảng, sau đó vào Tab Design , tại nhóm
Tools ch n Convert to Range
Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)
Các mẫu tài liệu được thiết kế sẵn mang đến sự chuyên nghiệp và dễ dàng cho người sử dụng Chúng có đa dạng màu sắc, font chữ, hình ảnh và đồ thị với nhiều hiệu ứng hấp dẫn Bên cạnh đó, người dùng còn có khả năng chỉnh sửa và tùy biến các mẫu tài liệu này theo nhu cầu.
•Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào ch n nhóm Page Layout Themes Ch n một biểu mẫu từ danh sách.
•Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để ch n lại màu, vào Fonts để ch n lại kiểu Font và vào Effects để ch n lại hiệu ứng.
•Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.
•Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes ch n Colors
ch n Create New Themes Colors hay Page Layout Themes ch n Fonts
ch n Create New Themes Fonts Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo.
•Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đ i tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.
Tìm và thay th ế d ữ li ệ u
Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay th dữ liệu:
• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
Hộp thoại Tìm và Thay thế sẽ xuất hiện; bạn cần nhập từ muốn tìm vào mục "Tìm gì" (nếu bạn chọn "Tìm" ở bước trước) hoặc nhập từ muốn tìm và từ thay thế vào các mục "Tìm gì" và "Thay thế bằng" (nếu bạn chọn "Thay thế" ở bước trước).
• Kích nút Options để tìm thêm các tùy ch n
S ắ p x ế p và l ọ c d ữ li ệ u
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thi t lập d a trên các tiêu chuẩn.
Sắp xếp Để th c hiện một sắp x p theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp x p nhiều hơn một cột:
Kích nút Sort & Filter trên tab Home
Ch n cột mà bạn mu n sắp x p đầu tiên
Ch n cột ti p theo bạn mu n sắp x p
• Đánh dấu các ô mu n được sắp x p
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)
Bộ l c cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định Để sử dụng bộ l c:
Kích vào cột hoặc ch n các cột chứa dữ liệu mà bạn mu n l c
Trên tab Home, kích Sort & Filter
Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
Nhấn chuột vào đây để xem ảnh g c Để không áp dụng bộ l c, kích nút Sort & FilterKích Clear
Giớ i Thi ệ u Và S ử D ụ ng Các Hàm
Gi ớ i thi ệ u công th ứ c và hàm
Giới thiệu công thức (Formula)
Công thức là yếu tố quan trọng giúp bảng tính trở nên hữu ích hơn, bởi vì nếu không có công thức, bảng tính chỉ giống như một trình soạn thảo văn bản Chúng ta sử dụng công thức để tính toán dựa trên dữ liệu lưu trữ trong bảng tính, và khi dữ liệu thay đổi, các công thức sẽ tự động cập nhật và đưa ra kết quả mới, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tính toán Vậy công thức bao gồm những thành phần nào?
Công thức trong Excel được xác định bắt đầu bằng dấu "=" và bao gồm sự kết hợp của các toán tử, giá trị, địa chỉ tham chiếu và các hàm.
Ví dụ về công thức Các toán tử trong công thức
Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả
^ Lũy thừa =2^4 ^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2
& N i chuỗi =‖Lê‖ & ―Thanh‖ N i chuỗi ―Lê‖ và ―Thanh‖ lại thành ―Lê Thanh‖
> Lớn hơn >B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả:
< Nhỏ hơn = Lớn hơn hoặc bằng > Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả:
Sheet > Hide, vì người không chuyên có thể dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để khôi phục bảng tính Để bảo mật hơn, bạn nên tìm cách giấu bảng tính hiệu quả hơn, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm không bị lộ ra ngoài.
Khi áp dụng thủ thuật này, bảng tính của bạn sẽ được bảo mật hơn, cung cấp một phương án mới cho công việc của bạn Để thực hiện, hãy nhấn ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic Trong cửa sổ Project - VBA Project, nhấp đúp vào VBA Project và tiếp tục nhấp đúp vào Microsoft Excel Objects để mở các bảng tính trong tài liệu Chọn bảng tính cần giấu, nhấn F4, và trong tùy chọn Visible, chọn 2-xlSheetVeryHidden Cuối cùng, đóng Microsoft Visual Basic và kiểm tra kết quả Để hiển thị bảng tính trở lại, thực hiện lại các bước và chọn -1-xlSheetVisible.
Khóa và b ả o v ệ nh ữ ng ô có ch ứ a công th ứ c
Chiêu này cho phép người khác chỉnh sửa các ô chứa dữ liệu trong khi ngăn cấm họ thay đổi các ô chứa công thức Bạn có thể bảo vệ các ô công thức mà không cần phải bảo vệ toàn bộ trang tính.
Khi tạo bảng tính, bạn thường sử dụng công thức và có thể muốn ngăn chặn việc chỉnh sửa các ô chứa công thức khi chia sẻ bảng tính Phương pháp phổ biến nhất là sử dụng tính năng Protect (bảo vệ) bảng tính Tuy nhiên, tính năng này không chỉ hạn chế việc can thiệp vào các ô có công thức mà còn ngăn chặn mọi chỉnh sửa trên toàn bộ bảng tính Đôi khi, bạn chỉ cần bảo vệ các ô chứa công thức mà không muốn ảnh hưởng đến các ô chứa dữ liệu khác.
Để thực hiện việc bảo vệ các ô chứa công thức, có ba giải pháp hiệu quả: khóa những ô này, sử dụng chức năng xác thực dữ liệu (Data-validation) cho các ô chứa công thức, và bật tắt chức năng bảo vệ khi cần thiết.
Khóa các ô chứa công thức
Mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều được khóa, nhưng tính năng này chỉ có hiệu lực khi bạn áp dụng lệnh Bảo vệ (Protect) bảng tính Để bảo vệ bảng tính một cách hiệu quả, bạn cần biết rằng chỉ những ô chứa công thức mới được khóa và bảo vệ khi lệnh này được thực hiện.
Để chọn toàn bộ bảng tính, bạn có thể nhấn Ctrl+A hoặc nhấp vào ô vuông ở giao điểm của cột A và hàng 1 Sau đó, nhấn chuột phải và chọn "Format Cells" trong menu xuất hiện.
Protection, bỏ đánh dấu ở tùy ch n Locked, rồi nhấn OK:
Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Locked
To access special cell options in Excel, select a cell, then navigate to Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special, or simply press Ctrl+G or F5 and click on the Special button This action will open a dialog box with various selection options.
Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức
Trong hộp thoại, chọn tùy chọn Formulas và nếu cần thiết, chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ bên dưới (mặc định tất cả đều được chọn), sau đó nhấn OK Tiếp theo, mở lại hộp thoại Format Cells, đánh dấu vào tùy chọn Locked và nếu muốn ẩn công thức, hãy đánh dấu vào tùy chọn Hidden rồi nhấn OK.
Việc cu i cùng là Protect bảng tính: Ch n Home trên Ribbon, nhấn vào Format trong nhóm
Cells, rồi nhấn vào Protect Sheet ; hoặc ch n Review trên Ribbon, rồi nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]:
Chọn Protect Sheet từ Home
Chọn Protect Sheet từ Review Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy ch n Select locked cells, chỉ cho phép
Select unlocked cells (ch n những ô không khóa), và nhập vào một password, n u cần thi t:
Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet
Từ giờ, các ô chứa công thức của bạn đã được bảo vệ và không thể bị can thiệp Nếu bạn đã chọn ẩn chúng, bạn hoàn toàn yên tâm rằng những công thức này sẽ không bị xem hay thay đổi.
Sử dụng Data Validation là một cách đơn giản để ngăn chặn việc ghi đè lên các ô chứa công thức, tức là không cho sửa đổi công thức Tuy nhiên, phương pháp này chỉ bảo vệ bạn khỏi việc vô tình chỉnh sửa, vì thực tế bạn vẫn có thể xóa công thức hoặc dán dữ liệu khác vào những ô đó Để thực hiện, bạn cần chọn các ô chứa công thức bằng chức năng Go To Specials Sau đó, với các ô đã chọn, bạn vào menu Data trên Ribbon và chọn Data Validation Trong hộp thoại hiện ra, bạn sẽ thấy các tùy chọn để thiết lập quy tắc validation cho các ô đó.
Settings, ch n Custom cho khung Allow, và nhập công thức này: =" " vào khung Formula, rồi nhấn OK, như hình sau:
Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức
Từ giờ, khi bạn nhập hoặc sửa công thức trong ô, một cảnh báo sẽ xuất hiện để ngăn chặn việc nhập liệu Tuy nhiên, bạn vẫn có thể xóa hoàn toàn công thức hoặc dán nội dung khác vào các ô đó.
Tự động bật tắt chức năng bảo vệ
Phương pháp này tự động kích hoạt chức năng bảo vệ bảng tính khi bạn chọn một ô đã được khóa và tắt chức năng bảo vệ khi chọn ô không bị khóa Để thực hiện, hãy đảm bảo rằng các ô cần bảo vệ (chứa công thức) đã được khóa, trong khi các ô không cần bảo vệ thì không bị khóa Tiếp theo, nhấn Alt+F11, chọn Sheet mà bạn muốn bảo vệ các ô đã khóa, và nhập đoạn mã vào khung soạn thảo.
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If Target.Locked = True Then
Nếu không cần đến password, bạn không cần ùng đoạn Password:="Secret", hoặc nếu muốn Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữ Secret bằng cái bạn muốn.
If you're concerned that others may access the VBA editor to view your password, you can protect your code by selecting Tools ➝ VBAProject Properties, navigating to the Properties tab, checking the Lock Project for Viewing option, and entering a password.
Phương pháp này không hoàn hảo nhưng vẫn giúp bảo vệ các công thức trong bảng tính Từ khóa Target trong đoạn code chỉ tham chiếu đến ô "active" tại thời điểm chọn, và trong một dãy ô, chỉ có một ô duy nhất được coi là "active" Do đó, nếu ai đó chọn một dãy ô mà ô "active" không bị khóa, họ có khả năng xóa toàn bộ dãy ô đó, vì chức năng Unprotect sẽ tự động được kích hoạt.
S ử d ụ ng Data-Validation khi danh sách ngu ồ n n ằ m trong m ộ t Sheet khác
Sử dụng Data-Validation là phương pháp đơn giản nhất để thiết lập quy tắc nhập liệu cho một dãy dữ liệu trong Excel Mặc định, Excel chỉ cho phép sử dụng danh sách nguồn trong cùng một Sheet với dãy dữ liệu, nhưng vẫn có cách để vượt qua giới hạn này.
Chiêu này giúp bạn sử dụng danh sách nguồn cho Data-Validation từ một Sheet khác trong Excel Có hai cách thực hiện: đầu tiên là đặt tên cho một dãy trong Excel, thứ hai là sử dụng hàm để gọi danh sách đó.
Cách 1: Sử dụng Name cho dãy nguồn
Cách nhanh nhất để vượt qua rào cản Data-Validation trong Excel là đặt tên cho dãy dữ liệu mà bạn muốn sử dụng làm quy tắc nhập liệu Để tìm hiểu chi tiết về cách đặt tên cho dãy, bạn có thể tham khảo loạt bài viết về việc sử dụng tên cho dãy.
To create a dropdown list for data entry in any Excel sheet, first define a named range, such as MyRange Then, select the desired cell or range where you want the dropdown to appear Navigate to the Data menu on the Ribbon and choose Data Tools | Data Validation (or Data | Validation in Excel 2003) In the Data Validation settings, select "List" from the Allow options and enter =MyRange in the Source field Click OK to apply the validation By using a named range, this data validation can be utilized across any sheet within the workbook.
Cách 2: Sử dụng hàm INDIRECT
Hàm INDIRECT() trong Excel cho phép bạn tham chiếu đến ô chứa dữ liệu văn bản đại diện cho một địa chỉ ô, giúp sử dụng ô đó như một tham chiếu cục bộ, ngay cả khi nó liên kết đến dữ liệu trong một Sheet khác Tính năng này rất hữu ích để tham chiếu đến vị trí chứa dãy dữ liệu mà bạn sẽ sử dụng làm danh sách nguồn cho quy tắc Data-Validation.
Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn này nằm ở Sheet1, trong dãy $A$1:$A$8 Để tạo một Dala-
Validation, bạn cũng làm những bước như tôi đã nói ở cách 1, nhưng thay vì gõ tên ãy vào trong
Source, thì bạn nhập vào đó công thức: =INDIRECT("Sheet1!$A$1:$A$8") Hãy chắc chắn rằng tùy chọn In-cell drop-down đang được kích hoạt, và nhấn OK.
Nếu tên Sheet của bạn có khoảng trắng hoặc chứa dấu tiếng Việt, bạn cần đặt tên Sheet trong cặp nháy đơn (') Ví dụ, nếu tên Sheet là "Sheet 1" (không phải "Sheet1"), công thức sẽ được điều chỉnh thành =INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8") Sự khác biệt so với công thức trước là việc thêm một dấu nháy đơn sau dấu nháy kép và một dấu nháy đơn trước dấu chấm than.
Khi tham chiếu đến tên Sheet trong Excel, bạn nên thói quen đặt tên trong dấu nháy đơn để tránh lỗi, đặc biệt với những tên có khoảng trắng hoặc dấu tiếng Việt Cả hai phương pháp đặt tên và sử dụng hàm INDIRECT đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, mang lại sự tiện lợi nhưng cũng có thể gây bất tiện trong một số trường hợp.
Việc đặt tên cho dãy trong Excel mang lại sự tiện lợi, vì việc thay đổi tên Sheet không ảnh hưởng đến Data Validation Tuy nhiên, một bất tiện của hàm INDIRECT là khi bạn đổi tên Sheet, tên mới sẽ không tự động cập nhật trong công thức sử dụng INDIRECT Do đó, nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng công thức này, bạn cần mở Data Validation và sửa lại tên Sheet trong công thức.
Việc sử dụng INDIRECT mang lại sự tiện lợi vì dãy danh sách nguồn luôn ổn định tại vị trí đã chọn (ví dụ A1:A8) Ngược lại, nếu bạn sử dụng Name và vô tình xóa bỏ một vài hàng hoặc cột chứa Name, bạn sẽ phải điều chỉnh lại để đảm bảo tính chính xác.
Điề u khi ể n Conditional Formating b ằ ng checkbox
Conditional Formatting là một trong những tính năng mạnh mẽ của Excel, giúp người dùng dễ dàng định dạng và phân tích dữ liệu Tuy nhiên, việc bật hoặc tắt tính năng này thông qua ribbon hoặc menu có thể khá phức tạp Để đơn giản hóa quá trình này, chúng ta có thể điều khiển Conditional Formatting bằng cách sử dụng các phím tắt hoặc mã VBA, giúp tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.
1 checkbox gi ng như 1 công tắc (hoặc 1 cái toggle Button càng gi ng hơn).
Conditional Formatting đã xuất hiện từ Excel 97, cho phép người dùng gán định dạng cho các ô dựa trên điều kiện nhất định Điều kiện này có thể là giá trị cụ thể, nhưng người dùng có thể tùy chỉnh hơn bằng cách sử dụng công thức Nhờ đó, định dạng của các ô có thể thay đổi khi giá trị của ô khác thay đổi.
1 Dùng 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button để xem và ẩn dữ liệu:
Để tạo một vùng dữ liệu chỉ hiển thị khi cần xem trong Excel, bạn cần gán một Checkbox hoặc Toggle Button trên sheet 1 Trong Excel 2010, hãy vào tab Developer, nhấn Insert trong Controls và chọn Checkbox hoặc Toggle Button trong danh sách Control.
Toolbox, trong Excel 2003 ch n trong view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet 1 cái Trong hình, tôi làm thử 2 cái.
To modify the control you just created, click the design button and select the control Then, press the Property button In the Property window, change the Caption line to "View/Hide" and set the Linked Cell to $C$2 This process is the same for both Excel 2010 and 2003, applicable to both checkboxes and toggle buttons.
Bây giờ khi bạn click ch n checkbox hoặc nhấn nút Toggle, ô C2 sẽ lần lượt có các giá trị TRUE và FALSE.
Giả sử vùng dữ liệu của bạn có 4 trường, trong đó bạn chỉ muốn hiển thị 3 trường thường xuyên, còn trường thứ 4 chỉ hiển thị khi cần thiết Để thực hiện điều này, hãy chọn vùng chứa trường 4, sau đó trong Excel 2010, vào tab Home, chọn Conditional Formatting, và chọn New Rule Tiếp theo, chọn "use a formula to determine which cells to format" Trong Excel 2003, bạn sẽ chọn Format.
Conditional Formating - ch n ti p ―Formula is‖ Trong ô k b n, bạn gõ: = $C$2SE.
Nhấn vào nút Format để định dạng font chữ màu trắng, sau đó nhấn OK hai lần Tiếp theo, nhấn nút Design một lần nữa để thoát khỏi chế độ Design Mode Cuối cùng, nhấn nút Toggle hoặc click chọn checkbox để xem kết quả.
N u bạn không thích thì định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE hiện lên.
2 Tắt mở định dạng màu cho ô:
Sử dụng Định dạng Có Điều kiện trong Excel 2010 giúp tô màu ô dựa trên các điều kiện cụ thể, giúp dễ dàng nhận diện các ô có giá trị đặc biệt Mặc dù Excel 2010 cung cấp nhiều tùy chọn định dạng cho các giá trị nằm trong khoảng cho trước, nhưng không có chức năng bật tắt bằng checkbox sẵn có.
Tạo một checkbox hoặc Toggle Button liên kết với ô $C$2 và đặt tên cho nó là IsFill Đồng thời, hãy đặt tên cho ô $A$2 là BeginNum và ô $B$2 là EndNum, trong đó A2 đại diện cho giới hạn dưới (ví dụ 100) và B2 đại diện cho giới hạn trên (ví dụ 1.000).
Trong vùng dữ liệu B5:B16, các giá trị nằm trong khoảng BeginNum và EndNum sẽ được tô màu Để thực hiện điều này, hãy sử dụng Conditional Formatting cho vùng C8:C18 với công thức phù hợp.
Ch n cho nó 1 định dạng màu theo ý mu n.
Khi nhấn nút hoặc chọn ô checkbox để thay đổi trạng thái thành True, các ô chứa giá trị trong khoảng từ 100 đến 1.000 sẽ được tô màu, trong khi các ô khác sẽ không được tô màu.
False, các ô trở lại bình thường. Đồng thời, vì bạn đặt công thức liên quan đ n BeginNum và EndNum, nên khi thay đổi 2 s này, k t quả tô màu cũng thay đổi.
Bạn thấy đấy, n u bạn chưa xem bài này mà thấy 1 file tương t của người khác, bạn có thể lầm tưởng người ta sử dụng code của VBA.
6 Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting
Khi ô chứa dữ liệu, bạn có thể xác định dữ liệu đó là nhập trực tiếp hoặc kết quả từ công thức Để kiểm tra, chỉ cần nhấp vào ô và xem trên thanh công thức Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + ~ để chuyển đổi giữa chế độ xem giá trị và công thức.
Chiêu số 19 sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm t tạo kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu các ô chứa công thức Phương pháp này giúp bạn nhanh chóng xác định tất cả các ô chứa công thức trong 10.000 ô mà không cần phải kiểm tra từng ô một.
Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau:
Trong hộp thoại Định dạng Có Điều Kiện, bạn chọn công thức và nhập công thức CELL("type", A1) Tuy nhiên, hạn chế của hàm CELL() là nó sẽ tính toán lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ trong bảng tính, vì CELL() là một hàm thuộc loại volatile Khi Excel tính toán lại CELL() cho 10.000 ô, điều này có thể khiến bạn cảm thấy khó chịu vì phải chờ đợi.
Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile:
Bạn hãy nhấn Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook để insert vào 1 module Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo:
Function IsFormula (CheckCells As Range)
Hàm mới tạo ra sẽ trả về giá trị True hoặc False dựa trên tính chất của Property HasFormula Cụ thể, khi bạn nhập công thức =IsFormula(A1) vào ô, nó sẽ trả về True nếu A1 chứa công thức và False nếu A1 chứa giá trị Sau khi đóng cửa sổ VBA, hãy quay lại bảng tính và chọn toàn bộ vùng dữ liệu của bạn, đảm bảo ô A1 là ô hiện hành, có thể chọn thêm một số cột và dòng để dễ dàng cập nhật dữ liệu sau này.
Bằng cách như chiêu số 18, bạn vào được chỗ cần thiết để gõ công thức trong hộp thoại Conditional Formatting, và gõ vào:
= sFormula(A1), sau đó định dạng tô màu hoặc đổi màu chữ cho khác những ô còn lại.
Sau khi nhấn OK, tất cả các ô chứa công thức sẽ được tô màu Nếu bạn thêm hoặc thay đổi một ô thành công thức, ô đó sẽ ngay lập tức đổi màu Tuy nhiên, nếu bạn không thấy kết quả như mong đợi, có thể do người dùng khác, như anh Bill, hiểu sai công thức của bạn thành văn bản và tự động sửa thành =”sFormula(A1)” Trong trường hợp này, bạn cần quay lại và sửa lại công thức ở ô đó.
Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm 1 ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu ngược lại, nếu bạn sửa
1 công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào 1 ô, ô đó sẽ không có màu.
7 Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn.
S ử d ụ ng ch ức năng thay thế (Replace) để g ỡ b ỏ các ký t ự không mong mu ố n
Khi nhập hoặc sao chép dữ liệu vào Excel, các ký tự không mong muốn có thể xuất hiện trong bảng tính Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể sử dụng chức năng thay thế (replace) trong Excel để loại bỏ những ký tự không cần thiết một cách hiệu quả, mặc dù quá trình này cần thực hiện qua một số bước nhất định.
Bạn có thể loại bỏ những ký tự không mong muốn trong Excel bằng cách thay thế chúng bằng chuỗi rỗng, như thể chúng chưa từng tồn tại Để thực hiện điều này, bạn cần biết mã của từng ký tự cần gỡ bỏ Mỗi ký tự đều có một mã riêng, và bạn có thể tìm ra mã của chúng bằng cách sử dụng hàm CODE trong Excel.
Hàm CODE sẽ trả về mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi, tương ứng với ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập Để thực hiện điều này, bạn cần chọn một ô chứa các ký tự không mong muốn, sau đó bôi đen ký tự và sao chép Tiếp theo, chọn một ô trống bất kỳ (chẳng hạn như A1) và dán ký tự đã sao chép vào ô đó.
Tại ô khác, nhập công thức sau:
Công thức này trả về mã của ký t không mong mu n.
Ch n toàn bộ dữ liệu của bạn, ch n Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên bản trước Excel 2010: ch n Edit ➝ Replace…), ở khung Find what: nhấn phim Alt và gõ s
Để nhập ký tự đặc biệt, bạn có thể sử dụng mã số, ví dụ như với mã s là 163, hãy nhấn tổ hợp phím Alt và nhập 0163 Ngoài ra, bạn cũng có thể sao chép ký tự từ ô mong muốn và dán vào ô "Find what" để sử dụng.
Để xóa bỏ tất cả các ký tự không mong muốn, hãy nhập ký tự cần thay thế vào ô "Replace With" và nhấn "Replace all" Quy trình này sẽ nhanh chóng loại bỏ các ký tự không mong muốn thông qua việc tìm kiếm mã ký tự Tiếp tục lặp lại các bước trên cho từng ký tự không mong muốn tiếp theo.
Chuy ển đổ i con s ố d ạng văn bả n sang s ố th ự c
Trong Excel, giá trị số được canh lề phải mặc định, trong khi văn bản được canh lề trái Để dễ dàng phân biệt giữa giá trị số và văn bản trong một cột, bạn có thể thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó Để thực hiện, hãy vào tab Home, chọn nhóm Alignment, sau đó chọn Format Cells.
Tab Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại.
Kéo cột rộng ra để dễ dàng phân biệt việc canh lề; khi làm như vậy, các giá trị số và ngày tháng sẽ được canh lề bên phải, trong khi văn bản sẽ được canh lề bên trái.
Sử dụng tính năng Paste Special là phương pháp nhanh chóng và hiệu quả để chuyển đổi các giá trị số được định dạng dưới dạng văn bản sang số thực Các bước thực hiện rất đơn giản và dễ dàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình xử lý dữ liệu.
Để thực hiện việc sao chép và chuyển đổi dữ liệu trong Excel, bạn hãy chọn một ô trống và nhấn tổ hợp phím Copy (Ctrl + C) Tiếp theo, quét chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi, ví dụ như vùng A1:A9 Sau đó, nhấp chuột phải và chọn Paste Special Trong nhóm Operation, chọn Add và nhấn OK để hoàn tất quá trình.
Việc chuyển đổi các con số dạng văn bản sang số thực trong Excel rất quan trọng, vì ô rỗng được xem là giá trị 0 Khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số dạng văn bản, Excel sẽ tự động chuyển đổi nó thành số thực.
Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc trên cho một số hàm có sẵn trong Excel để thực hiện việc chuyển đổi Thông thường, khi sử dụng các hàm thuộc nhóm TEXT, Excel sẽ xem kết quả trả về dưới dạng con số như một giá trị văn bản.
Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau:
Bạn ùng hai hàm trong nhóm TE T là LEFT và F ND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau:
Sau khi sử dụng hàm để tách giá trị, kết quả trả về vẫn được Excel nhận diện là văn bản, do đó không được canh lề trái như hình minh họa.
Để đảm bảo kết quả trả về là các con số thực, bạn cần điều chỉnh công thức tác chuỗi bằng cách thêm số 0 vào sau công thức hiện tại.
Tăng thêm số l ầ n Undo cho Excel
Chức năng Undo trong Excel rất quen thuộc, giúp người dùng khôi phục các sai lầm Mặc định, Excel chỉ cho phép Undo tối đa 16 lần, nhưng bạn có thể dễ dàng tăng số lần Undo lên đến 100 lần bằng một thủ thuật đơn giản.
Khi sử dụng chức năng Undo trong Excel, nếu bạn đã thực hiện Undo 16 lần, nút Undo sẽ bị mờ và không thể sử dụng nữa Hơn nữa, khi bạn nhấn nút Save để lưu bảng tính, nút Undo cũng sẽ bị mờ và danh sách các tác vụ trước đó sẽ bị xóa Điều này xảy ra vì Excel cho rằng bạn đã hài lòng với bảng tính sau khi lưu, do đó không cần giữ lại danh sách các hành động đã thực hiện trước đó.
Để tăng số lượng tác vụ trong danh sách của bạn lên đến 100 lần, trước tiên hãy thoát khỏi Excel và sau đó chạy lệnh Run.
Windows (Start | Run, hoặc nhấn phím Window + R), gõ vào đó Regedit.exe và nhấn OK.
Khi bạn đã mở được chương trình Regedit, hãy tìm đ n khóa:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Excel \ Options
Con s 11.0 ở trên đây có thể khác, ví dụ với Excel2000 thì nó là 10.0, với Excel 2010 thì nó là 12.0
Nhấn Edit | New | DWORD Value (xem hình) Một mục mới New Value #1 sẽ được tạo ra trong khung bên phải, bạn nhập vào đó chữ UndoHistory, và nhấn Enter.
Double-click on the newly created UndoHistory entry, then enter a value between 16 and 100 in the dialog box that appears Click OK, and then exit Regedit.
Khởi động lại Excel và thử thực hiện một số thao tác, sau đó nhấn nút Undo để xem bạn có thể hoàn tác được bao nhiêu lần Hy vọng rằng khả năng Undo lên đến 100 lần sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn Tuy nhiên, nếu bạn lưu bảng tính, danh sách các tác vụ có thể hoàn tác sẽ bị giới hạn.
Tách h ọ và tên trong cùng m ộ t c ộ t trên b ả ng tính Excel
Khi nhập dữ liệu vào Excel, thường ta nhập họ và tên vào cùng một ô Tuy nhiên, khi cần tách riêng tên khỏi họ và tên đệm, việc sao chép và dán sẽ rất bất tiện Mặc dù có thể sử dụng hàm Right kết hợp với một số hàm khác, nhưng kết quả có thể không chính xác trong một số trường hợp Có một phương pháp tối ưu hơn giúp bạn hoàn thành công việc này một cách đơn giản.
Bước 2 : - Trên bảng tính chứa cột h tên cần tách, nhấn Alt+F11
Bước 3 : - Ti p theo, bạn nhấn menu Insert và ch n Module sẽ xuất hiện một cửa sổ soạn thảo.
Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo:
Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer)
For j = Len(Name) To 1 Step -1
Tachten = Right(Name, Len(Name) - j)
Bước 5 :- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại và quay trở về bảng tính Excel.
Để tách riêng họ và tên đệm vào một ô mới, bạn cần đặt con trỏ tại ô mới và nhập công thức =TachTen(B3,0), sau đó nhấn Enter để xem kết quả ngay lập tức.
- Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong.
Ghi chú : B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả h , tên đệm và tên.
T ạ o m ụ c l ụ c trong Excel
Nếu bạn đã dành nhiều thời gian làm việc với một workbook chứa nhiều worksheet, bạn sẽ hiểu rõ sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính cụ thể Do đó, việc tạo một chỉ mục cho các trang tính có sẵn sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc điều hướng trong bảng tính.
Sử dụng chỉ mục trang tính giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng điều hướng trong bảng tính chỉ với một cú nhấp chuột, đưa bạn đến đúng vị trí mong muốn mà không bị nhầm lẫn Bạn có thể tạo chỉ mục bằng nhiều phương pháp: thủ công, tự động qua mã VBA, hoặc thông qua menu tùy chọn theo ngữ cảnh, thậm chí có thể áp dụng các hàm Macro4 (không trình bày trong bài viết này).
Tạo chỉ mục thủ công
Để tạo một bảng chỉ mục trong workbook, bạn chỉ cần thêm một worksheet mới và đặt tên cho nó, chẳng hạn như "Index" Tiếp theo, hãy nhập tên các worksheet có trong workbook và tạo các siêu liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng Để thực hiện việc này, bạn chọn tên sheet, sau đó vào Insert và chọn Hyperlink trong nhóm Links.
Insert | Hyperlinks] hoặc nhấn phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink.
Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới Nhấn nút OK để hoàn tất.
Phương pháp này thích hợp cho những bảng tính có ít worksheet và tên worksheet ít thay đổi, vì nếu không, việc bảo trì trang chỉ mục sẽ gặp nhiều khó khăn.
Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA
Một giải pháp thay thế hiệu quả là sử dụng VBA để tự động tạo chỉ mục cho các worksheet trong workbook Đoạn mã dưới đây sẽ tự động tạo một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet có trong workbook và sẽ được cập nhật mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn Để sử dụng đoạn mã này, bạn cần đặt nó trong private module của sheet chứa chỉ mục Hãy thêm một worksheet mới vào workbook và đặt tên cho nó là "Index" Sau đó, nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa tạo và chọn "View Code" từ menu ngữ cảnh hoặc sử dụng tổ hợp phím tương ứng.
Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code:
Dim lCount As Long lCount = 1