KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI
Khảo Sát Hệ Thống
1 Cơ cấu tổ chức của hệ thống Giám đốc Công ty: Ông Trương Đình Hoàn
TIC Luôn phục vụ khách hàng với phương châm: "Giải pháp tối ưu - Giá cả hợp lý - Dịch vụ hoàn hảo"
105 Hồ Tùng Mậu - Cầu Giấy - HN ĐT: 04.3 795 0261 - Fax: 04.3 795 0262 E- mail: sale@tic.vn
Công ty bao gồm nhiều bộ phận với các nhiệm vụ khác nhau, như giám đốc, kế toán, nhân viên bán hàng, giao hàng, bảo vệ, cùng với nhân viên giám sát hệ thống, bộ phận kỹ thuật và nhập hàng.
Nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc trực tiếp điều phối, quản lý và đưa ra các quyết định quan trọng đối với toàn bộ hoạt động của công ty
Bộ phận Kế toán có trách nhiệm nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống, quản lý việc trả lương và thưởng cho nhân viên, cũng như lưu trữ thông tin liên quan đến thu chi của công ty.
Bộ phận bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa, thực hiện bán hàng và thu tiền từ khách hàng Họ cũng có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa, thống kê các mặt hàng bán chạy và không bán chạy, từ đó báo cáo số liệu lên ban giám đốc để hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh doanh.
Nhân viên giao hàng chịu trách nhiệm đưa hàng đến địa điểm theo yêu cầu của khách hàng Khi khách hàng đặt hàng với số lượng lớn, ban quản lý sẽ cấp phiếu giao hàng cho nhân viên, bao gồm thông tin như tên, địa chỉ và số điện thoại của khách Nhân viên cần lập đơn nhận hàng cho khách và báo cáo kết quả về ban giám đốc.
Bộ phận nhập hàng có trách nhiệm đặt hàng tới nhà cung cấp, kiểm tra thông tin và chất lượng hàng nhập vào kho
Bộ phận kỹ thuật: lắp ráp máy theo yêu cầu khách hàng
Bộ phận bảo hành và dịch vụ khách hàng: tư vấn khách hàng và sửa chữa khi khách hàng đến bảo hành
Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ quản lý an ninh trong công ty, trông coi hành vi khách hàng
2 Hoạt động của hệ thống
Công ty áp dụng hệ thống máy tính để quản lý hiệu quả nhân viên, thông tin hàng hóa nhập và xuất, cũng như hàng tồn kho và các chứng từ liên quan như phiếu nhập và phiếu xuất.
Tính tiền thanh toán cho khách hàng, lập hóa đơn, và cập nhật vào cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác, không tốn nhiều thời gian
2 Quản lý thông tin hàng
Nhân viên dễ dàng nắm được thông tin hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho, và tình trạng các mặt hàng có trong công ty
Theo dõi dữ liệu mua hàng và tính toán chi phí hàng hóa là rất quan trọng Việc nắm rõ giá thành thị trường giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý và hiệu quả.
Thống kê tình hình hoạt động nhanh chóng để báo cáo ban lãnh đạo từ đó đề ra chiến lược kinh doanh, biện pháp giải quyết kịp thời.
Phát biểu bài toán
Công ty TNHH TM Tin Học và Thiết Bị Văn Phòng TIC, tọa lạc tại 105 Hồ Tùng Mậu, Cầu Giấy, Hà Nội, chuyên cung cấp các linh phụ kiện máy tính và thiết bị công nghệ cao.
1 Quản lý nhập hàng được tạo thành hai bản, một bản giao cho nhà cung cấp, một bản do công ty giữ lại Sau đó hàng được chuyển vào kho
2 Quản lý thông tin hàng
Khi hàng hóa được chuyển vào kho, bộ phận quản lý tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm và cập nhật thông tin hàng mới Đồng thời, họ sẽ sửa đổi thông tin cho các mặt hàng có sự thay đổi và xóa thông tin đối với những sản phẩm không còn kinh doanh Thông tin cần quản lý bao gồm mã hàng, tên hàng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lượng, thời gian bảo hành và mô tả sản phẩm.
Khách hàng mua hàng trực tiếp tại công ty sẽ được bộ phận bán hàng kiểm tra và thanh toán, sau đó nhận một phiếu xuất ghi rõ thông tin như mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, và tổng tiền Trong trường hợp không đủ hàng để đáp ứng nhu cầu, công ty sẽ thông báo từ chối xuất.
Khách hàng có thể nhận hàng trực tiếp tại công ty và thanh toán tiền ngay với thu ngân Ngoài ra, công ty cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi cho những khách hàng đặt mua với số lượng lớn hoặc giá trị cao.
4 Quản lý nhân viên Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc, công ty thực hiện thêm thông tin nhân viên mới được tuyển vào danh sách, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải Thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, điện thoại, ngày sinh, giới tính và các mô tả khác
5 Báo cáo thống kê Để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập báo cáo gửi cho ban giám đốc, báo cáo về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán ra và báo cáo hàng tồn kho Từ đó có các biện pháp điều chỉnh và đề ra chiến lược kinh doanh.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Phân Tích Chức Năng
Mô hình phân rã chức năng
Phân Tích Dữ Liệu
Hình 2.1.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Hình 2.1.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 2.1.3a Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng
Hình 2.1.3b Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng
Quản Lý Thông Tin Hàng
Hình 2.1.3c Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng
Hình 2.1.3d Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng
Hình 2.1.3e Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng
II.2.2 Mô hình quan hệ
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Xây Dựng Từ Điển Dữ Liệu
III.1.1 Định nghĩa dữ liệu sơ cấp MAH
Mô tả: Thuộc tính nhận dạng tài liệu, mỗi mặt hàng sẽ số
1 mã số riêng Đặc điểm dữ liệu Số ký tự 10, kiểu TEXT Ràng buộc Khóa chính
Mỗi khách hàng sẽ có một mã số riêng biệt để nhận diện tài liệu, với đặc điểm dữ liệu là 10 ký tự và kiểu TEXT Mã số này được thiết lập là khóa chính, đảm bảo tính duy nhất và chính xác trong hệ thống quản lý thông tin.
Tên: MÃ NHÀ CUNG CẤP
Mỗi nhà cung cấp sẽ được gán một mã số nhận dạng tài liệu duy nhất, với đặc điểm dữ liệu gồm 10 ký tự và kiểu TEXT Mã số này đóng vai trò là khóa chính trong hệ thống.
Mô tả: Thuộc tính nhận dạng tài liệu, mỗi nhân viên sẽ số
1 mã số riêng Đặc điểm dữ liệu Số ký tự 10, kiểu TEXT Ràng buộc Khóa chính
III.1.2 Định nghĩa kho dữ liệu
1 Danh mục Nhà cung cấp (NHACC)
Chứa mọi thông tin về nhà cung cấp hàng cho công ty Gồm các thuộc tính hợp thành
Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc
MANCC Mã nhà cung cấp TEXT 10 Primary key
TENNCC Tên nhà cung cấp TEXT 50
DIACHINCC Địa chỉ nhà cung cấp TEXT 50
DIENTHOAINCC Điện thoại nhà cung cấp TEXT 20
FAX Fax nhà cung cấp TEXT 20
Chứa mọi thông tin về hàng hóa trong kho của công ty Gồm các thuộc tính hợp thành
Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc
MAH Mã hàng TEXT 10 Primary key
SOLUONG Số lượng hàng NUMBER
DVTINH Đơn vị tính TEXT 20
THOIGIANBH Thời gian bảo hành TEXT
Chứa mọi thông tin về khách hàng mua hàng tại công ty Gồm các thuộc tính hợp thành
Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc
MAKH Mã khách hàng TEXT 10 Primary key
DIENTHOAIKH Điện thoại khách hàng TEXT 20
EMAIL Email khách hàng TEXT 100
4 Danh mục Nhân Viên (NHANVIEN)
Chứa mọi thông tin về nhân viên làm việc cho công ty thực hiện công việc lập phiếu xuất Gồm các thuộc tính hợp thành
Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc
MANV Mã nhân viên Text 10 Primary key
TENNV Tên nhân viên Text 50
GIOITINH Giới tính Yes/No
NGAYSINH Ngày sinh Date/time
NGAYLAMVIEC Ngày làm việc Date/time DIACHINV Địa chỉ của nhân viên Text 100 DIENTHOAINV Điện thoại nhân viên Text 20
Chứa mọi thông tin về hàng đã bán được của công ty Gồm các thuộc tính hợp thành
Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc
SOPX Mã phiếu xuất Text 10
SLXUAT Số lượng xuất Number
Chứa mọi thông tin về phiếu xuất hàng cho công ty Gồm các thuộc tính hợp thành
Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc
SOPX Mã phiếu xuất Text 10 Primary key
NGAYGIAOHANG Ngày giao hàng Text NOT NULL
MANV Mã nhân viên Text 10 Foreign key
NGAYPX Ngày đặt hàng Date/time NOT NULL
MAKH Mã khách hàng Text 10 Foreign key
Chứa mọi thông tin về phiếu nhập hàng hàng cho công ty Gồm các thuộc tính hợp thành
Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc
SOPN Mã phiếu nhập Text 10 Primary key
MANCC Mã nhà cung cấp Text 10 Foreign key
Chứa mọi thông tin về hàng đã nhập từ các nhà cung cấp Gồm các thuộc tính hợp thành
Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc
MAH Mã hàng Text 10 Primary key
SOPN Mã phiếu nhập Text 10 Primary key
SLNHAP Số lượng nhập Number
Thiết kế CSDL Access
V V NH NH IEC NV AI
Cong Ty Nam Á 102 Thai Ha, Dong
NCC Công Ty phân So 10 Lo 1B, Trung
So 6 Hang Bai, Hoan Kiem, Ha Noi
Cong Ty Phan Phoi FPT
Toa nha Viglacera So1, Me Tri, Tu Liem, Ha Noi
MAH TENH LOAIH SOLUONG DONVITINH THOIGIANBH
H5 May In Thiet Bi Van
Thiet Bi Giai Tri So
PN01 NCC1 6/9/2009 PN02 NCC2 5/9/2009 PN03 NCC1 5/9/2009 PN04 NCC4 7/9/2009 PN05 NCC3 7/9/2009
SOPX MAKH NGAYPX MANV NGAYGIAOHANG
PX01 KH01 15/9/2009 NV01 15/9/2009 PX02 KH02 15/9/2009 NV02 15/9/2009 PX03 KH03 16/9/2009 NV02 16/9/2009 PX04 KH04 16/9/2009 NV03 16/9/2009 PX05 KH05 17/9/2009 NV04 17/9/2009
