CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
Cơ sở lý luận về hàng tồn kho
1.1.1 Lý luận chung về hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”
Chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy định các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho Chuẩn mực này bao gồm việc xác định giá trị hàng tồn kho và ghi nhận chúng vào chi phí, cũng như quy định về việc ghi giảm giá trị hàng tồn kho để phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được Ngoài ra, nó cũng hướng dẫn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Hàng tồn kho đề cập trong chuẩn mực này bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.
Theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì phải sử dụng giá trị thuần có thể thực hiện được để tính toán.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong quá trình sản xuất và kinh doanh bình thường, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm cũng như chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để có được hàng tồn kho tại địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản liên quan đến quá trình mua Ngoài ra, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đạt tiêu chuẩn sẽ được trừ khỏi tổng chi phí mua hàng.
Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;
Chi phí bảo quản hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí cần thiết cho việc duy trì hàng tồn kho, loại trừ những chi phí không liên quan đến sản xuất tiếp theo Việc quản lý chi phí này là rất quan trọng để tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh.
- Phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước.
Theo Chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02 sửa đổi năm 2003, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho nhập sau xuất trước (LIFO) không còn được phép áp dụng.
Cuối kỳ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng này là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được Việc lập dự phòng được thực hiện cho từng mặt hàng tồn kho riêng biệt Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, dự phòng giảm giá cũng được tính theo từng loại dịch vụ với mức giá riêng.
Trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày:
- Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho;
- Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp;
- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
- Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
- Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho, được tính bằng giá gốc trừ đi dự phòng giảm giá hàng tồn kho, đã được sử dụng để thế chấp và cầm cố nhằm đảm bảo cho các khoản nợ phải trả.
1.1.2 Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp rất đa dạng về chủng loại và đặc điểm, có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cần phân loại và sắp xếp chúng theo các tiêu chí nhất định, từ đó đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của giá gốc hàng tồn kho.
* Thứ nhất, phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho.
Theo tiêu thức phân loại hàng tồn kho, các sản phẩm có cùng mục đích sử dụng và công dụng sẽ được nhóm lại với nhau, bất kể nguồn gốc, quy cách hay phẩm chất của chúng Do đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được phân chia thành nhiều loại khác nhau.
Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất bao gồm tất cả các loại hàng hóa được lưu trữ nhằm phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất Điều này bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ và giá trị của sản phẩm dở dang.
Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ là tổng hợp toàn bộ hàng hóa và thành phẩm được doanh nghiệp lưu trữ nhằm phục vụ cho hoạt động bán ra.
Phân loại hàng tồn kho là cần thiết để sử dụng hiệu quả, hỗ trợ nhà quản trị trong việc lập kế hoạch và dự toán cho thu mua, bảo quản và dự trữ Điều này đảm bảo hàng tồn kho được cung ứng kịp thời cho sản xuất và tiêu thụ, đồng thời giảm thiểu chi phí thu mua và bảo quản, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Thứ hai, phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành.
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
- Hàng tồn kho được mua vào: bao gồm:
Hàng mua từ bên ngoài là toàn bộ hàng tồn kho mà doanh nghiệp thu mua từ các nhà cung cấp không thuộc hệ thống của mình.
Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho được định giá theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để có được hàng tồn kho ở vị trí và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản Ngoài ra, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua hàng cũng được tính vào Tuy nhiên, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đúng quy cách hoặc phẩm chất sẽ được trừ khỏi tổng chi phí mua.
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm các chi phí trực tiếp liên quan đến sản phẩm sản xuất, bao gồm chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi Những chi phí này phát sinh trong quá trình chuyển đổi nguyên liệu và vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí liên quan trực tiếp đến giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;
Chi phí bảo quản hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo, ngoại trừ những chi phí đã được quy định trong đoạn 06.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần áp dụng nhất quán các phương pháp tính giá hàng tồn kho trong ít nhất một kỳ kế toán năm, tuy nhiên, nếu phương pháp đó không đảm bảo tính chất định tính, tính phù hợp và độ tin cậy, việc tiếp tục áp dụng sẽ không hợp lý Doanh nghiệp cũng nên xem xét thay đổi chính sách kế toán khi có phương pháp thay thế hợp lý và đáng tin cậy Mọi sự thay đổi trong chính sách kế toán cần được công khai, bao gồm bản chất của sự thay đổi, kiểm nghiệm ảnh hưởng của nó đến lãi ròng, và tất cả thông tin này phải được trình bày rõ ràng trong thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp cần lập dự phòng một cách hợp lý, không nên vượt quá mức cần thiết Việc đánh giá tài sản và khoản thu nhập phải được thực hiện một cách chính xác, không cao hơn giá trị thực tế Chi phí chỉ được ghi nhận khi có đủ bằng chứng và khả năng xảy ra chi phí.
Phải lập dự phòng nhưng không lập quá lớn.
Không nên đánh giá cao hơn giá trị thực của tài sản và thu nhập Chi phí chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng và khả năng phát sinh Cuối kỳ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc, cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng này là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện cho từng mặt hàng, và đối với dịch vụ cung cấp dở dang, dự phòng được tính theo từng loại dịch vụ với mức giá riêng biệt.
Khi bán hàng tồn kho, giá gốc được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ tương ứng với doanh thu Các khoản chênh lệch giữa dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán năm nay và năm trước, cùng với hao hụt và chi phí sản xuất chung không phân bổ, sẽ được ghi nhận là chi phí trong kỳ Nếu dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn năm trước, chênh lệch sẽ được hoàn nhập và ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh.
Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu.
Trong trường hợp hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất tài sản cố định hoặc làm nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất, giá gốc của hàng tồn kho sẽ được ghi nhận vào giá trị tài sản cố định.
Chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 02) về hàng tồn kho
1.3.1 Những điểm giống nhau giữa IAS 02 và VAS 02
Chuẩn mực kế toán Việt Nam 02 về "hàng tồn kho" được xây dựng dựa trên IAS 02 (sửa đổi năm 1993) và phù hợp với thực tiễn Việt Nam Điều này đảm bảo sự hài hòa giữa các quyết định trong hệ thống chuẩn mực kế toán với chính sách tài chính và Luật thuế của Nhà nước Do đó, nội dung cốt lõi và quan trọng của IAS 02 đã được kế thừa trong VAS.
02 vì vậy nội dung của VAS 02 gần giống như IAS 02.
1.3.2 Những điểm khác nhau giữa IAS 02 và VAS 02
Vào ngày 18/12/2003, IAS đã ban hành sửa đổi năm 2003, thay thế cho chuẩn mực sửa đổi năm 1993, có hiệu lực từ 1/1/2005 Sửa đổi này có nhiều điểm khác biệt so với chuẩn mực kế toán Việt Nam, chủ yếu tập trung vào việc quy định lại phương pháp tính giá và nguyên tắc nhất quán trong việc áp dụng các phương pháp này.
VAS 02 (cũng như IAS 02, sửa đổi năm 1993) cho phép tính giá hàng tồn kho theo một trong bốn phương pháp sau :
+ Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh.
+ Phương pháp bình quân gia quyền
+ Phương pháp nhập trước xuất trước
+ Phương pháp nhập sau xuất trước.
Để khắc phục những hạn chế của phương pháp LIFO, chuẩn mực tài chính quy định một số nguyên tắc cần tuân thủ khi lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp này.
Phương pháp LIFO đã không còn được khuyến khích sử dụng do những bất hợp lý và phức tạp trong quá trình áp dụng Theo IAS 02 sửa đổi năm 2003, chỉ còn ba phương pháp tính giá hàng tồn kho được cho phép là giá đích danh, bình quân gia quyền và FIFO Do đó, LIFO không còn được áp dụng nữa Uỷ ban Chuẩn mực kế toán quốc tế đã đưa ra một số lý do để loại bỏ phương pháp này.
Phương pháp LIFO dựa trên giả định rằng hàng tồn kho mới nhất sẽ được bán trước, dẫn đến việc hàng tồn kho trong kho được coi là cũ nhất Tuy nhiên, điều này không phản ánh đúng dòng vận động thực tế của hàng tồn kho trong doanh nghiệp Trước đây, LIFO được sử dụng để khắc phục những hạn chế của mô hình kế toán truyền thống, trong đó giá vốn hàng bán dựa trên giá cũ của hàng tồn kho, trong khi doanh thu lại tính theo giá hiện tại Do đó, LIFO đã được áp dụng với giả định không thực tế về sự vận động của hàng tồn kho Hiện nay, với quy định mới yêu cầu hàng hóa xuất kho phải được tính theo giá thực tế, phương pháp LIFO không còn có cơ sở để tiếp tục sử dụng.
Việc áp dụng phương pháp LIFO trong báo cáo tài chính thường nhằm mục tiêu thuế, ảnh hưởng đến chỉ tiêu giá vốn hàng bán khi sử dụng giá bán gần đây nhất để tính toán lợi nhuận gộp Tuy nhiên, phương pháp này cũng dẫn đến việc hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán được ghi nhận với giá trị không phản ánh đúng mức chi phí gần đây của hàng tồn kho Ngoài ra, cần tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong phương pháp tính giá để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Một trong những thay đổi quan trọng của IAS 02 so với VAS 02 là việc nhấn mạnh nguyên tắc nhất quán trong áp dụng các phương pháp tính giá hàng tồn kho IAS 02 quy định rõ ràng tầm quan trọng của việc duy trì sự nhất quán trong phương pháp tính giá, trong khi VAS 02 không đề cập cụ thể đến nguyên tắc này, mà chỉ đưa ra yêu cầu chung về tính nhất quán trong VAS 01.
Nguyên tắc nhất quán trong IAS 02 cho phép áp dụng các phương pháp nhóm khác nhau cho từng loại hàng tồn kho, tuy nhiên, cần đảm bảo tính nhất quán giữa các niên độ kế toán, tương tự như quy định trong IAS 01.
Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp FIFO cho một số loại hàng tồn kho tương tự, trong khi sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cho các loại hàng tồn kho khác với đặc tính và mục đích sử dụng khác nhau Tuy nhiên, đối với những nhóm hàng tồn kho khác nhau về vị trí địa lý hoặc các quy định thuế liên quan, cần tuân thủ phương pháp nhất quán.
Phương pháp tính giá hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại
1.4.1 Phương pháp tính giá nhập hàng hoá
Việc xác định giá trị hàng tồn kho là rất quan trọng, giúp kế toán tính toán và ghi chép chính xác trị giá hàng nhập kho Điều này cung cấp cho các nhà quản lý thông tin đầy đủ và kịp thời, từ đó hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý hoạt động thu mua và sản xuất hàng tồn kho.
Tính giá hàng tồn kho là một công cụ quan trọng giúp kế toán ghi nhận và xử lý thông tin về sự biến động và sử dụng hàng hoá, sản phẩm của doanh nghiệp Qua đó, kế toán có thể cung cấp thông tin chi tiết theo từng chủng loại, nhóm vật tư và hàng hoá, tạo nền tảng cho việc quản lý dự trữ, sản xuất và hàng tồn kho hiệu quả.
Việc tính giá hàng tồn kho không chỉ giúp kế toán xác định trị giá vốn hàng tồn kho mà còn hỗ trợ ghi nhận doanh thu bán hàng, từ đó xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm và hiệu quả kinh doanh Điều này góp phần nâng cao khả năng quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Việc tính giá hàng tồn kho một cách trung thực và đáng tin cậy là yêu cầu thiết yếu đối với doanh nghiệp Để thực hiện điều này, cần tuân thủ các nguyên tắc như giá gốc, thực chất, phù hợp và nhất quán trong quá trình hạch toán hàng tồn kho Sự tuân thủ này được thể hiện qua việc xác định nội dung cấu thành giá hàng tồn kho cũng như các phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho trong quá trình tăng, giảm và tại thời điểm kết thúc kỳ.
Doanh nghiệp kinh doanh thương mại cần quản lý hàng tồn kho, bao gồm hàng hóa đã mua nhưng chưa nhận, hàng hóa đang vận chuyển và hàng hóa gửi bán tại các doanh nghiệp khác Trên sổ sách kế toán, hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc giá phí.
Giá trị thực tế của hàng hoá mua vào=
Giá mua ghi trên hoá đơn
+ Chi phí thu mua hàng hoá+ Thuế -
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá mà doanh nghiệp nhận được khi mua hàng Giá mua ghi trên hóa đơn là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán, được xác định theo hợp đồng hoặc hóa đơn, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng.
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá mua hàng hoá là giá chưa có thuế GTGT đầu vào.
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu GTGT thì giá mua là tổng thanh toán.
Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm nhiều yếu tố như chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, và bảo hiểm hàng mua Ngoài ra, hao hụt trong định mức cho phép và công tác phí của bộ phận thu mua cũng cần được tính toán, cùng với các dịch vụ phí liên quan.
Thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (không khấu trừ).
Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận.
Giảm giá hàng mua là khoản tiền mà người bán trừ đi cho người mua khi sản phẩm không đạt chất lượng hoặc không đúng quy cách Khoản giảm giá này được ghi nhận để điều chỉnh giá trị hàng hóa.
1.4.2 Phương pháp tính giá xuất hàng hoá
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng tồn kho (HTK) xuất kho cần dựa vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, bao gồm số lượng danh điểm, tần suất nhập xuất HTK, trình độ nhân viên kế toán và thủ kho, cũng như điều kiện kho tàng Theo Điều 13 của chuẩn mực số 02, có 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho được nêu ra.
- Phương pháp giá thực tế đích danh.
- Phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp nhập trước xuất trước.
- Phương pháp nhập sau xuất trước.
Ngoài ra, có phương pháp giá hạch toán và xác định giá trị tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối Khi xuất kho, kế toán cần tính toán và xác định giá thực tế xuất theo phương pháp đã đăng ký, đồng thời đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.
Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này, giá trị vật tư xuất kho được tính theo giá của lô hàng cụ thể, phù hợp với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định Ưu điểm của phương pháp này là giúp xác định chính xác giá vật tư xuất, từ đó đảm bảo chi phí hiện tại tương thích với doanh thu hiện tại.
Nhược điểm của việc quản lý hàng hóa trong đơn vị có nhiều mặt hàng và tần suất nhập xuất cao là khó khăn trong việc theo dõi Điều này khiến công việc của kế toán chi tiết vật liệu trở nên phức tạp hơn.
Phương pháp bình quân gia quyền.
Theo phương pháp này, giá xuất của vật liệu được tính bằng cách nhân số lượng vật liệu xuất với đơn giá bình quân Đơn giá bình quân có thể được xác định thông qua một trong ba phương pháp sau.
Bình quân cuối kỳ trước. Đơn giá bình quân
Cuối kỳ trước = Tính giá HTK tồn đầu kỳ
Phương pháp xác định số lượng hàng tồn kho đầu kỳ mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc giảm khối lượng tính toán cho kế toán, nhờ vào cách tính giá vật liệu xuất kho đơn giản Điều này giúp cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của vật liệu trong kỳ.
Nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác trong việc tính giá phụ thuộc vào sự biến động của giá cả hàng tồn kho (HTK) Khi giá thị trường của HTK có sự dao động lớn, việc xác định giá xuất kho sẽ trở nên kém chính xác.
Bình quân cả kỳ dự trữ. Đơn giá bình quân cả kỳ
Tính giá HTK tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng HTK tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại theo quan điểm của kế toán quản trị
1.5.1 Tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho
Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho cần dựa vào điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Trước tiên, doanh nghiệp phải xác định đối tượng và tiêu thức theo dõi hàng tồn kho, bao gồm từng đơn vị phụ thuộc, kho, quầy và mặt hàng, đồng thời theo dõi cả số lượng và giá trị Dựa trên những yếu tố này, kế toán sẽ thiết kế chứng từ, tài khoản chi tiết và sổ chi tiết để thực hiện hạch toán hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Để tổ chức chứng từ hàng tồn kho hiệu quả, cần dựa vào hệ thống chứng từ kế toán tài chính hiện hành Các chứng từ phải được ghi đầy đủ thông tin chi tiết như mặt hàng, kho hàng, đơn vị nhập, xuất, nhằm đảm bảo việc ghi sổ chi tiết chính xác và đầy đủ, phục vụ cho công tác quản lý.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức tài khoản chi tiết cho các tài khoản hàng tồn kho theo cấu trúc tổ chức kế toán Việc mở chi tiết các tài khoản này giúp theo dõi và kiểm soát tốt hơn tình hình hàng hóa trong kho, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Tổ chức sổ kế toán chi tiết là bước quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, cần thiết kế mẫu sổ phù hợp với từng cấp chi tiết của tài khoản Ví dụ, nếu chỉ theo dõi từng mặt hàng, mẫu sổ cần ghi nhận số lượng, đơn giá và số tiền Ngược lại, đối với sổ chi tiết theo đơn vị, bộ phận hoặc kho, chỉ cần thiết kế mẫu theo dõi số tiền.
Quản lý hàng tồn kho yêu cầu theo dõi số lượng và giá trị một cách chi tiết, bao gồm từng mặt hàng, chủng loại và địa điểm Điều này đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trong sổ sách và thực tế Do đó, tổ chức hạch toán hàng tồn kho cần tuân thủ các yêu cầu này để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý Thông thường, việc hạch toán hàng tồn kho được thực hiện theo quy trình cụ thể.
Hạch toán nghiệp vụ kho liên quan đến nguyên vật liệu, hàng hóa và thành phẩm được thực hiện bởi thủ kho dưới sự hướng dẫn của bộ phận kế toán kho Việc ghi chép hàng tồn kho diễn ra trên các thẻ kho, và tùy thuộc vào điều kiện cụ thể cũng như phương thức quản lý, thẻ kho có thể được mở theo lô hàng hoặc theo mặt hàng.
Khi hàng hóa được nhập và xuất kho theo nguyên đai, nguyên kiện với số lần ít và khối lượng lớn, việc mở thẻ kho theo lô hàng sẽ giúp tiết kiệm chi phí hạch toán và đơn giản hóa quy trình Ngược lại, nếu hàng hóa được nhập xuất thường xuyên và với khối lượng nhỏ, nên mở thẻ kho theo từng mặt hàng.
Mỗi mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng đều được quy định mã số nhất định để tiện cho việc theo dõi và quản lý.
Thẻ kho ghi chép sự biến động của hàng hóa, bao gồm nhập, xuất và tồn kho, dựa trên các chứng từ nhập xuất kho như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Thiết kế thẻ kho có thể tuân theo một mẫu cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
Tên hàng:……….Kho:………Mã số:……….…
Quy cách:……… Đơn vị tính:……….…
Số lượng Ký xác nhận của kế toán
Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn
(Nguồn: Giáo trình kế toán quản trị Học viện công nghệ bưu chính viễn thông xuất bản năm 2007)
Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn trong kho Định kỳ (từ
3 đến 5 ngày) thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
Khi nhận chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho, kế toán kho cần kiểm tra và đối chiếu với các tài liệu liên quan như hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng và hợp đồng vận chuyển Sau đó, kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ Cuối cùng, kế toán sẽ ghi vào các thẻ kế toán chi tiết theo trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Bảng 1.2: Thẻ kế toán chi tiết hàng hóa
THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HÓA
Số thẻ: Tên vật tư:
Số danh điểm: Đơn vị tính: Kho:
Chứng từ Diễn giải Đơn giá
Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Số Ngày SL TT SL TT SL TT
(Nguồn: Giáo trình kế toán quản trị Học viện công nghệ bưu chính viễn thông xuất bản năm 2007)
Cuối tháng, kế toán thực hiện cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để tính tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng mặt hàng Số liệu này sẽ được đối chiếu với số liệu tồn kho trên thẻ kho do thủ kho quản lý Dựa vào sổ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Cuối cùng, số liệu trên bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
Bảng 1.3: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN KHO HÀNG HÓA.
Số danh điểm hàng hóa
SL TT SL TT SL TT SL TT
(Nguồn: Giáo trình kế toán quản trị Học viện công nghệ bưu chính viễn thông xuất bản năm 2007)
1.5.2 Dự toán hàng tồn kho
Kế toán tài chính tập trung vào việc ghi chép các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế trong quá khứ, trong khi kế toán quản trị không chỉ dừng lại ở đó mà còn thu thập và cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định của nhà quản lý, nhằm định hướng cho tương lai Kế toán quản trị thể hiện điều này qua việc lập các dự toán và báo cáo, giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình hoạt động hiện tại và dự đoán những diễn biến sắp tới của doanh nghiệp.
Dự toán sản xuất kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tài chính và hoạt động Bằng cách lượng hóa các mục tiêu này, doanh nghiệp có thể xây dựng những kế hoạch hoạt động cụ thể và hiệu quả hơn.
Dự toán hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm xác định mức tồn kho cuối kỳ và lập kế hoạch mua hàng Việc dự toán tồn kho giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu về vốn và giá trị vốn trong tồn kho, từ đó có chiến lược huy động và sử dụng vốn một cách hiệu quả.
Dự toán hàng hóa tồn kho cuối kỳ
Dự toán hàng hóa tồn kho cuối kỳ giúp đảm bảo mức hàng dự trữ tối thiểu, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ cho kỳ tiếp theo Việc xác định lượng hàng tồn kho hợp lý cũng rất quan trọng trong việc quản lý luân chuyển vốn, tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ thường được xác định như sau:
Lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ
= Nhu cầu hàng hoá dự kiến tiêu thụ kỳ sau x Tỷ lệ % tồn kho ước tính.
- Nhu cầu hàng hóa dự kiến tiêu thụ kỳ sau được lấy từ dự toán tiêu thụ.
Dự toán tiêu thụ là bước đầu tiên trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các dự toán khác Để lập dự toán này, cần xem xét mức tiêu thụ thực tế của kỳ trước và nghiên cứu nhu cầu thị trường trong kỳ kế hoạch.
Biểu mẫu dự toán tiêu thụ như sau:
Bảng 1.4: Dự toán tiêu thụ
DỰ TOÁN TIÊU THỤ NĂM…
Chỉ tiêu Quý Cả năm
- Khối lượng tiêu thụ dự kiến
- Đơn giá bán dự kiến
(Nguồn: Giáo trình kế toán quản trị Học viện công nghệ bưu chính viễn thông xuất bản năm 2007)
Tổng quan tình hình nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại Việt Nam
Kế toán hàng tồn kho là một chủ đề được nhiều học viên lựa chọn nghiên cứu, với mỗi tác giả tập trung vào các khía cạnh khác nhau và phát triển quan điểm riêng Học viên đã tiến hành phân tích các bài viết trước đó về kế toán hàng tồn kho và đưa ra những nhận định sâu sắc dựa trên những nghiên cứu đó.
Về kế toán hàng tồn kho.
Bài viết của TS Đỗ Minh Thoa trong Tạp chí kế toán và kiểm toán nhấn mạnh tầm quan trọng của hàng tồn kho và sự phong phú, đa dạng của nó Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại hàng hóa, có những phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau Một số loại hàng tồn kho được theo dõi và kê khai theo từng lần nhập xuất, trong khi những loại khác được kiểm kê định kỳ.
Có hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán và quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho Chỉ một số ít doanh nghiệp đặc thù, như những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị thấp và thường xuyên xuất hàng, mới sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.
Bài viết "Kế toán chi tiết hàng tồn kho trong kinh doanh thương mại" của TS Nguyễn Văn Mậu trên Tạp chí kế toán số 44, trình bày quy trình hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại Trong thực tế, các phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho đã được áp dụng, trong đó phương pháp Thẻ song song nổi bật với tính đơn giản và phù hợp với bản chất của kế toán, nên rất phổ biến Ngược lại, các phương pháp như Sổ đối chiếu luân chuyển và Sổ số dư, mặc dù đã được cải tiến về kỹ thuật nhằm giảm bớt công ghi chép, lại làm cho việc tổ chức và ghi chép trở nên phức tạp hơn và chỉ được sử dụng trong một số trường hợp nhất định, do đó tính phổ biến không cao.
Khi áp dụng phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho, doanh nghiệp cần chú ý đến việc lựa chọn giữa phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ, vì điều này ảnh hưởng đến cách thức vận dụng kế toán chi tiết Mục đích của kế toán chi tiết hàng tồn kho không chỉ là cung cấp thông tin cho quản lý mà còn để kiểm soát đặc biệt đối với người thủ kho thông qua việc đối chiếu số liệu Tuy nhiên, với phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp không thể có số liệu kịp thời cho việc đối chiếu, dẫn đến việc kế toán chi tiết hàng tồn kho không còn ý nghĩa thực sự Mặc dù kế toán chi tiết vẫn cần thiết để cung cấp số liệu cho quản lý qua việc kiểm kê cuối kỳ, nhưng thông tin này chỉ có vào cuối kỳ và không đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Luận án tiến sĩ kinh tế của Phạm Thị Bích Chi tại Đại học Kinh Tế Quốc Dân Hà tập trung vào việc hoàn thiện hạch toán kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Việt Nam Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, từ đó góp phần cải thiện tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nội dung luận án cung cấp những giải pháp thiết thực để tối ưu hóa quy trình hạch toán, giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh trên thị trường.
Nội (2005) đã hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận chung về kế toán hàng tồn kho, đồng thời nghiên cứu sự phát triển của kế toán hàng tồn kho qua các thời kỳ khác nhau.
Bài viết phân tích những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp, tập trung vào hệ thống tổ chức, sổ sách, chứng từ kế toán, việc vận dụng tài khoản và chu trình hạch toán hàng tồn kho Tác giả chỉ ra rằng một số hạn chế vẫn tồn tại, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kế toán.
Chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng trong việc hạch toán hàng tồn kho, và chế độ kế toán hiện hành đã quy định đầy đủ các mẫu chứng từ cần thiết Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn sử dụng chứng từ thiếu yếu tố cơ bản, không hợp lệ hoặc viết tay, gây ảnh hưởng đến việc tính giá trị hàng nhập kho.
Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng đúng tài khoản kế toán, ví dụ như hạch toán chi phí mua hàng vào tài khoản 641 "Chi phí mua hàng" Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp cũng không mở tài khoản chi tiết để theo dõi riêng giá trị mua và chi phí thu mua hàng hóa tồn kho.
Trong tháng, dù hàng hóa đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp và hóa đơn mua hàng đã được nhận, nhưng hàng vẫn đang trên đường vận chuyển và chưa về nhập kho Do đó, kế toán không theo dõi, không ghi sổ và không lưu hóa đơn vào hồ sơ riêng "Hàng mua đang đi đường".
Hầu hết các doanh nghiệp không mở TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” mặc dù doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có tính rủi ro hỏng cao.
Doanh nghiệp cần đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp theo quy định chế độ kế toán, sử dụng giá vốn thực tế bao gồm giá mua và chi phí thu mua Đối với các doanh nghiệp có chi phí mua hàng lớn, việc phân bổ chi phí cho từng mặt hàng là khó khăn, do đó, toàn bộ chi phí mua hàng được ghi nhận vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”.
Công tác kế toán quản trị hiện nay vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp tổ chức một cách bài bản, thường chỉ dừng lại ở mức độ đơn giản và tự phát Nguyên nhân chủ yếu là do các doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ kế toán quản trị Hơn nữa, hiện tại, Nhà nước vẫn chưa ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về kế toán quản trị cho các doanh nghiệp.
Trên cơ sở lý thuyết đã nghiên cứu tác giả đã làm rõ các hạn chế, phân tích nguyên nhân tương ứng và đề xuất các giải pháp.
Luận án đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Việt Nam
Phương pháp Nhập sau – xuất trước trong xác định giá trị hàng tồn kho không được khuyến khích do nhiều bất cập Việc áp dụng phương pháp này có thể dẫn đến những sai lệch trong việc đánh giá chính xác giá trị hàng tồn kho, ảnh hưởng đến kết quả tài chính của doanh nghiệp.
Phương pháp này làm cho doanh thu thuần của hàng hóa giảm khi giá cả của hàng hóa có xu hướng tăng., nhất là trong điều kiện lạm phát.
