CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải trả
1.1.1 Khái niệm, phân loại các khoản phải trả
* Khái niệm về các khoản nợ phải trả:
Khi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, các giao dịch với đối tác là điều không thể tránh khỏi Những giao dịch này mang lại cho doanh nghiệp tài sản, dịch vụ và cam kết hợp đồng, đồng thời phát sinh nghĩa vụ pháp lý và các khoản nợ phải trả mà doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đối với đối tác.
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã xảy ra trước đó Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán nợ bằng nguồn lực của mình.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh các giao dịch sự kiện như mua hàng hóa chưa thanh toán, sử dụng dịch vụ chưa trả tiền, và các khoản nợ phải trả khác như nợ nhân viên, thuế, nợ vay, và nợ dài hạn đến hạn Để quản lý công nợ phải trả hiệu quả, cần phân loại các khoản nợ này theo hai tiêu thức cụ thể.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế, các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp được chia thành ba loại:
Nợ phải trả vay là các khoản nợ phát sinh từ hợp đồng vay vốn giữa doanh nghiệp và các tổ chức tín dụng, cá nhân hoặc đơn vị bên trong và ngoài doanh nghiệp Các khoản nợ này bao gồm vay ngắn hạn, vay dài hạn, trái phiếu phát hành, cũng như các khoản nhận ký quỹ và ký cược dài hạn.
Nợ phải trả trong thanh toán là khoản nợ phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp, liên quan đến các giao dịch mua bán và sử dụng dịch vụ Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, nộp thuế cho Nhà nước, và chi trả tiền lương cùng các khoản thưởng cho người lao động.
Các khoản dự phòng phải trả là những chi phí mà doanh nghiệp cần phải thanh toán trong tương lai, mặc dù chưa phát sinh trong kỳ kế toán hiện tại Những khoản này được trích trước vào chi phí kinh doanh, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và chuẩn bị cho các nghĩa vụ tài chính sắp tới.
Các khoản dự phòng này bao gồm chi phí phải trả, dự phòng phải trả, quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
- Căn cứ vào kỳ hạn thanh toán nợ phải trả trong doanh nghiệp được chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thanh toán trong vòng 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh.
Các khoản nợ ngắn hạn bao gồm các loại vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn, tiền phải trả cho nhà cung cấp và nhà thầu, thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước, tiền lương phải trả cho người lao động, chi phí phải trả, cùng với các khoản ký quỹ và ký cược ngắn hạn.
Nợ phải trả dài hạn là những khoản nợ có thời hạn thanh toán trên 1 năm hoặc vượt quá 1 chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp Các loại nợ này bao gồm vay dài hạn, nợ dài hạn, vay cho đầu tư phát triển, trái phiếu phát hành, chi phí phải trả dài hạn, thuế thu nhập hoãn lại phải trả và các khoản phải trả dài hạn khác.
1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nợ phải trả 1.1.2.1 : Yêu cầu quản lý các khoản nợ phải trả:
Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp có nội dung và thời gian thanh toán khác nhau, do đó kế toán cần ghi chép chi tiết theo từng đối tượng nợ, bao gồm tổng số nợ, số đã trả và số còn lại cùng thời hạn thanh toán Việc theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời tất cả các khoản nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình quản lý và hiệu quả sử dụng vốn Cuối niên độ kế toán, kế toán cần tổng hợp và phân loại các khoản nợ thành ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh nợ quá hạn và nâng cao uy tín với các đối tác.
1.1.2.2 : Nhiệm vụ kế toán nợ phải trả: Để đáp ứng được yêu cầu kế toán nợ phải trả, kế toán nợ phải trả phải thực hiện các nhiệm vụ:
Tổ chức kế toán và theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho từng chủ nợ là rất quan trọng Cần ghi nhận số tiền phải trả, số đã trả, số nợ tăng thêm trong kỳ và số nợ còn lại để tránh nhầm lẫn và tồn đọng nợ quá hạn Đồng thời, việc theo dõi thời gian trả nợ sắp đến giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị nguồn tài chính cho việc thanh toán.
Kiểm tra và đối chiếu tình hình công nợ là việc cần thiết, bao gồm việc xác định số nợ phải trả, số nợ đã trả, số nợ phát sinh trong kỳ, cũng như số nợ còn phải trả vào cuối kỳ Tất cả thông tin này cần được xác nhận bằng chữ ký của chủ nợ và các bên liên quan.
Lập báo cáo sổ sách tổng hợp và chi tiết giúp theo dõi tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Từ những thông tin này, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch và thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao khả năng tài chính và khả năng thanh toán.
Nội dung kế toán các khoản nợ phải trả
1.2.1: Nguyên tắc hạch toán các khoản phải trả: Để quản lý và hạch toán các khoản phải trả tại doanh nghiệp một cách chính xác và chặt chẽ, đòi hỏi kế toán tại doanh nghiệp phải nắm vững tình hình kinh tế- tài chính của doanh nghiệp, theo dõi phản ánh kịp thời các khoản phát sinh của doanh nghiệp với các đối tác.Căn cứ vào các chứng từ, hợp đồng, khế ước vay nợ để kế toán phản ảnh các khoản phải trả trong kỳ Để hạch toán các khoản nợ phải trả một cách chính xác, kế toán phải tuân thu đầy đủ 6 nguyên tắc:
Khi phát sinh khoản nợ phải trả, kế toán cần ghi chép kịp thời và chính xác vào sổ chi tiết Doanh nghiệp phải theo dõi các khoản nợ phải trả cho từng chủ nợ, dựa trên các chỉ tiêu như tổng số nợ phải trả, nợ phát sinh trong kỳ, số nợ đã thanh toán, số nợ còn lại và thời hạn thanh toán.
Kế toán cần dựa vào thời hạn thanh toán để phân loại nợ phải trả của doanh nghiệp thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn Sự phân loại này giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình công nợ và ngăn ngừa các khoản nợ quá hạn.
Khi ghi nhận các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khí quý và đá quý, kế toán cần theo dõi chi tiết từng chủ nợ, bao gồm cả số lượng và giá trị, theo quy định của chế độ và chuẩn mực kế toán.
Cuối niên độ kế toán, các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ cần được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố Việc này nhằm xác định lãi lỗ từ chênh lệch tỷ giá hối đoái của các khoản nợ có gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối năm tài chính.
Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ các khoản nợ với những chủ nợ có quan hệ giao dịch thường xuyên, như nhà cung cấp hàng hóa và các tổ chức cho vay Bộ phận kế toán phải thường xuyên kiểm tra và đối chiếu tình hình công nợ, bao gồm công nợ đã phát sinh và công nợ đã thanh toán trong kỳ Đồng thời, cần xác định thời hạn thanh toán cho từng khách hàng cụ thể Định kỳ, doanh nghiệp cũng phải gửi văn bản xác nhận công nợ có chữ ký để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Các tài khoản phản ánh tình hình công nợ phải trả tại doanh nghiệp chủ yếu có số dư bên có, nhưng trong quan hệ với các chủ nợ, các tài khoản như 331, 333, 334, 338 có thể có số dư bên nợ, thể hiện số nợ đã trả lớn hơn số phải trả, ví dụ như khoản ứng trước cho nhà cung cấp Cuối kỳ kế toán, số dư chi tiết của các tài khoản này được sử dụng để lập hai chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn" trên bảng cân đối kế toán.
1.2.2 Kế toán công nợ phải trả theo chế độ kế toán hiện hành
1.2.2.1: Kế toán các khoản phải trả người bán:
Hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng (liên 2) là chứng từ chưa thanh toán, được doanh nghiệp nhận từ nhà cung cấp Chứng từ này xác định mối quan hệ kinh tế giữa doanh nghiệp và chủ nợ, đồng thời ghi nhận nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp.
Phiếu chi tiền mặt là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi số tiền đã chi, xác định đối tượng nhận chi trả nợ và cung cấp chứng cứ trong trường hợp tranh chấp Việc lập phiếu chi dựa trên các tài liệu như hóa đơn giá trị gia tăng, giấy đề nghị thanh toán từ người bán, hợp đồng, thông báo nộp tiền, và bảng thanh toán lương cho nhân viên.
-Chứng từ ngân hàng (giấy báo nợ của ngân hàng) : doanh nghiệp tiếp nhận từ ngân hàng sau khi doanh nghiệp đã chuyển khoản trả nợ cho chủ nợ.
Ủy nhiệm chi là một loại chứng từ do doanh nghiệp lập ra, có chữ ký xác nhận theo mẫu quy định của ngân hàng Chứng từ này được gửi đến ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản với yêu cầu trích lập một số tiền nhất định để chuyển trả vào tài khoản của người thụ hưởng.
Biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu quan trọng để so sánh và xác nhận số nợ giữa doanh nghiệp và chủ nợ Biên bản này ghi rõ số nợ phải trả, số đã thanh toán và số còn nợ lại, đồng thời có chữ ký xác nhận của đại diện các bên sau khi kiểm tra sổ sách Mỗi bên liên quan sẽ giữ một bản biên bản, và tất cả đều có trách nhiệm pháp lý tương đương.
Tờ khai hải quan là chứng từ do cơ quan hải quan lập theo mẫu quy định, trong đó doanh nghiệp phải kê khai các thông tin cần thiết Đây là tài liệu xác nhận hàng hóa đã được thông quan, đồng thời cũng là căn cứ để bộ phận kế toán ghi nhận các giao dịch liên quan.
* Kế toán nợ phải trả bằng đồng Việt Nam
Khi phát sinh nợ phải trả người bán từ việc mua hàng hóa, vật tư, tài sản cố định hay dịch vụ, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ ghi nợ cho các tài khoản tài sản như TK 152, 153, 156, 157 và TK 211, 213, đồng thời ghi nợ cho tài khoản 133 về thuế GTGT được khấu trừ, và ghi có cho tài khoản 331 tổng số tiền phải trả Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài chưa thanh toán, kế toán ghi nợ vào chi phí kinh doanh TK 642, ghi nợ cho TK 133 và ghi có cho TK 331 Khi doanh nghiệp thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu, sẽ ghi nợ TK 241 theo giá chưa có thuế GTGT, ghi nợ cho TK 133 và ghi có cho TK 331 tổng giá phải thanh toán Trong trường hợp bán hàng đại lý, kế toán ghi nợ cho TK 111, 112, 131 số tiền đã thu hoặc phải thu từ khách hàng và ghi có TK 331 tổng số tiền hàng đã bán, đồng thời ghi có tài khoản 003 về hàng hóa nhận bán hộ; khi xác định hoa hồng được hưởng, kế toán ghi giảm TK 331 và ghi tăng tài khoản tương ứng.
TK 511(5113) doanh thu cung cấp dịch vụ và ghi có cho tài khoản 333 thuế GTGT phải nộp.
Các khoản điều chỉnh giảm nợ phải trả người bán bao gồm: (a) Chiết khấu thanh toán khi doanh nghiệp thanh toán trước hạn, ghi giảm tài khoản 331 theo hóa đơn GTGT và ghi có tài khoản 133, đồng thời giảm trị giá hàng mua vào nợ TK 152, 153, 156; (b) Khi hàng hóa không đúng quy cách, doanh nghiệp yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng, ghi giảm nợ người bán theo hóa đơn GTGT và biên bản kiểm kê, ghi nợ TK 331, có TK 133 và ghi giảm TK hàng hóa, vật tư 152, 154, 156; (c) Khi ứng trước tiền mua hàng hóa, căn cứ vào phiếu chi, ủy nhiệm chi, ghi giảm khoản phải trả người bán nợ TK 331 và ghi có cho TK 111, 112.
* Kế toán phải trả người bán bằng ngoại tệ:
Khi phát sinh nợ phải trả người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần tuân thủ nguyên tắc quy đổi ngoại tệ dựa trên tỷ giá hối đoái Việc quy đổi này có thể dẫn đến chênh lệch do thay đổi tỷ giá, và kế toán phải ghi nhận chênh lệch đó vào doanh thu hoặc chi phí tài chính tùy thuộc vào tính chất của chênh lệch.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán phải trả người bán và kế toán các khoản nợ vay tại công ty TNHH PTCN Mai Phương
2.1.1 Tổng quan về các khoản phải trả người bán và các khoản nợ vay tại công ty TNHH PTCN Mai Phương:
* Khái quát về bộ máy và chính sách kế toán tại công ty TNHH PTCN Mai Phương
(1) Khái quát bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH PTCN Mai Phương
Kế toán trưởng là vị trí lãnh đạo cao nhất trong phòng kế toán, có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho giám đốc về các hoạt động kinh tế của công ty Người này quản lý toàn bộ các hoạt động tài chính và kế toán, đồng thời tổ chức phân tích và đánh giá tình hình tài chính, kinh doanh của công ty Kế toán trưởng cũng có nhiệm vụ quản lý và phân công công việc cho các bộ phận kế toán, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả.
Kế toán thanh toán và tiền lương
Kế toán công nợ và kế toán thuế
Kế toán hàng hóa và bán hàng
Thủ quỹ có vai trò quan trọng trong việc theo dõi và đảm bảo tính trung thực, chính xác của thông tin tài chính Họ là người trực tiếp tư vấn cho ban lãnh đạo công ty về các kế hoạch nguồn vốn cũng như kế hoạch thu chi tài chính.
Kế toán thanh toán và tiền lương đảm nhiệm việc lập chứng từ thu-chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và nhà cung cấp Công việc này bao gồm việc làm hợp đồng và mở LC để thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ các đối tác nước ngoài.
Kế toán tiền lương, các khoản lương tạm ứng cho nhân viên và các khoản phải trích theo lương
Kế toán hàng hóa và bán hàng có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hóa Định kỳ, kế toán cần đối chiếu số liệu với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vào cuối tháng Đồng thời, việc theo dõi số lượng hàng hóa dịch vụ đã được xác định bán và doanh thu cũng cần được thực hiện chi tiết cho từng loại mặt hàng cụ thể.
Kế toán công nợ và kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của công ty Kế toán công nợ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả từ khách hàng, đồng thời lập danh sách nợ để tổ chức lịch thu chi đúng hạn Họ cũng có trách nhiệm đôn đốc và theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán, kiểm tra tình hình công nợ và thực hiện các nhiệm vụ được giao từ kế toán trưởng.
Kế toán thuế chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để kiểm tra và đối chiếu hóa đơn GTGT với thuế đầu vào và đầu ra Họ theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách và hoàn thuế của công ty Ngoài ra, kê toán thuế còn phải thực hiện việc kê khai thuế và nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước đúng thời gian và quy định.
Thủ quỹ có trách nhiệm thực hiện thu chi theo chỉ đạo của kế toán trưởng, ghi chép sổ quỹ và các khoản thu chi phát sinh Hàng ngày, thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thực hiện thu, chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt, ghi rõ số thực thu và thực chi trong ngày Sau khi hoàn tất, sổ quỹ sẽ được chuyển cho kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tiền mặt.
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp và hạch toán số liệu từ kế toán chi tiết, lập các bảng thống kê theo quy định của nhà nước và công ty Họ kiểm tra và định khoản các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót, đảm bảo tính chính xác của thông tin Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn lập và in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết tài khoản và bảng cân đối tài khoản Họ cung cấp số liệu cho kế toán trưởng và ban giám đốc khi có yêu cầu, đồng thời tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán và lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.
(2) Chính sách kế toán của công ty:
Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, cùng với các quy định liên quan đến chế độ kế toán doanh nghiệp thương mại.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam (VNĐ)
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giúp theo dõi chính xác tình hình hàng hóa Mỗi khi có hàng nhập, công ty sẽ tính giá bình quân, đảm bảo việc quản lý và báo cáo tồn kho hiệu quả.
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT), tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài chính về luật thuế GTGT.
Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng để tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) Việc tính toán này dựa trên nguyên giá và thời gian sử dụng kinh tế của TSCĐ.
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam: theo tỉ giá thực tế trên thị trường liên ngân hàng
- Hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức " nhật ký chung"
* Khái quát khoản phải trả người bán và các khoản nợ vay tại công ty TNHH PTCN Mai Phương:
(1) Các khoản phải trả người bán tại công ty TNHH PTCN Mai Phương:
Các khoản phải trả người bán tại công ty chủ yếu phát sinh từ việc mua hàng hóa như thiết bị điện, đầu cáp, hộp nối ngầm, và ắc quy mà chưa thanh toán Để đáp ứng nhu cầu khách hàng và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, công ty thường xuyên nhập hàng hóa và thiết bị Tuy nhiên, do hạn chế về vốn tự có và nhiều khoản phải thu từ khách hàng chưa thu hồi, việc mua chịu trở thành giải pháp hiệu quả, vừa đáp ứng nhu cầu hàng hóa của công ty, vừa giúp bên bán nhanh chóng tiêu thụ sản phẩm.
Thời điểm ghi nhận khoản nợ phải trả người bán là khi doanh nghiệp đã nhận hàng hóa và chuyển nhượng quyền sở hữu từ người bán, hoặc khi doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ do bên bán cung cấp Việc ghi nhận này dựa trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan mà bên bán cung cấp, cùng với việc công ty đã chấp nhận nghĩa vụ thanh toán.
Do đặc thù của ngành nghề, công ty thường xuyên nhập khẩu hàng hóa và thiết bị từ các nhà cung cấp nước ngoài Điều này dẫn đến việc chủ nợ của công ty bao gồm cả trong nước và quốc tế, cũng như việc thực hiện các giao dịch bằng ngoại tệ.
Thực trạng công tác kế toán công nợ phải trả
Hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2) (Biểu số 2.1) là chứng từ xác nhận giao dịch giữa hai bên, được cung cấp khi công ty mua hàng hóa hoặc thiết bị từ các doanh nghiệp trong nước Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thể hiện mối quan hệ pháp lý, ghi rõ thông tin về người bán, người mua, số chứng từ, giá trị hàng hóa và tổng giá thanh toán Đây là căn cứ quan trọng để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được lưu trữ trong tập hóa đơn chứng từ kế toán hàng tháng của công ty.
Tờ khai hải quan (Biểu số 2.4) là tài liệu do cục hải quan phát hành, trong đó doanh nghiệp phải điền thông tin theo mẫu hướng dẫn Đây là chứng từ xác nhận hàng hóa đã được thông quan nhập khẩu và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Tờ khai hải quan cũng là cơ sở để kế toán ghi chép nợ phải trả và cần được lưu giữ cùng với các tài liệu liên quan khác trong công ty.
Phiếu nhập kho (Biểu số 2.5) là chứng từ tự lập tại doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa nhập kho Khi phát hiện hàng hóa kém chất lượng hoặc thiếu hụt, doanh nghiệp cần báo ngay cho người bán để có phương án xử lý kịp thời Đồng thời, phiếu này cũng là căn cứ để ghi giảm nợ phải trả người bán.
- Phiếu thu (Biểu số 2.11) :là chứng từ tự lập tại doanh nghiệp nhằm theo dõi việc thu tiền mặt tại doanh nghiệp.
Phiếu chi (Biểu số 2.8) là chứng từ do doanh nghiệp tự lập để theo dõi các giao dịch chi tiền mặt Phiếu chi đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép giảm nợ vay và nợ phải trả cho người bán trong sổ sách kế toán Ngoài ra, phiếu chi còn có chữ ký xác nhận của người nhận tiền, đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch.
Ủy nhiệm chi (Biểu số 2.7) là chứng từ do doanh nghiệp lập theo mẫu của ngân hàng, dùng để thực hiện lệnh thanh toán Doanh nghiệp gửi ủy nhiệm chi cho ngân hàng nơi mở tài khoản nhằm yêu cầu trích một số tiền nhất định để thanh toán cho người thụ hưởng.
Biên bản đối chiếu công nợ (Biểu số 2.13) là tài liệu quan trọng dùng để so sánh và xác nhận công nợ giữa công ty và nhà cung cấp, đồng thời là bằng chứng xác thực cho các khoản nợ trong trường hợp xảy ra tranh chấp Tài liệu này được kế toán công ty lưu trữ cẩn thận cùng với các hồ sơ kế toán khác để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Biên bản vay nợ (Biểu số 2.12) là chứng từ quan trọng được lập theo mẫu quy định của Nhà nước, ghi rõ các thông tin về khoản vay, thời hạn vay, mục đích sử dụng, và có chữ ký xác nhận của cả hai bên Đây là bằng chứng cần thiết để giải quyết tranh chấp nếu xảy ra.
Giấy biên nhận (Biểu số 2.10) là chứng từ tự lập tại công ty, dùng để theo dõi và xác nhận việc trả lãi hàng tháng cho chủ nợ Giấy biên nhận bao gồm thông tin như tên chủ nợ, số lãi vay đã trả, thời hạn vay và chữ ký xác nhận của người thụ hưởng khoản lãi vay Kế toán công ty sẽ lưu trữ giấy vay nợ cùng với giấy bảo nợ hoặc phiếu chi tương ứng với khoản lãi vay đã trả.
2.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Các chứng từ gốc do doanh nghiệp lập ra hoặc từ bên ngoài cung cấp đều phải tập trung vào bộ phận kế toán.
Mỗi ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến khoản phải trả, doanh nghiệp cần lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài Tất cả các giao dịch liên quan đến nợ phải trả đều phải có chứng từ được lập Mỗi chứng từ chỉ được tạo ra một lần duy nhất cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sau khi tiếp nhận, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu trong chứng từ Họ cũng xác minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ và đảm bảo thông tin là chính xác Nếu phát hiện sai sót, bộ phận kế toán sẽ từ chối thực hiện nghiệp vụ và thông báo cho các bên liên quan để xử lý kịp thời.
Sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán ghi chép định khoản vào sổ nhật ký chung để hoàn thiện chứng từ Đồng thời, kế toán mở sổ theo dõi và ghi chép chi tiết cho các chủ nợ Cuối mỗi tháng, kế toán thực hiện lập sổ cái cho các tài khoản và bảng cân đối số phát sinh.
Các chứng từ sau khi sử dụng sẽ được sắp xếp theo từng tháng để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý Phòng kế toán sẽ lưu trữ chúng theo đúng quy định pháp luật.
2.2.3 Ví dụ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty
* Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải trả người bán
Vào ngày 03/02, công ty CP xây lắp và thương mại Tân Việt đã cung cấp một lô hàng với tổng trị giá hàng hóa chưa bao gồm thuế là 70,646,000 NVĐ, kèm theo thuế GTGT 10% Hàng hóa đã được nhập kho, tuy nhiên, tiền hàng vẫn chưa được thanh toán.
- Ngày 03/02 khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhận được hóa đơn GTGT số
Công ty CP xây lắp&TM Tân Việt đã nhận hàng về nhập kho theo mã số 000035 (biểu số 2.1) Kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập kho PN.0035 (biểu số 2.5) sau khi kiểm tra hàng hóa và chứng từ liên quan Dựa vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán thực hiện hạch toán.
Vào ngày 05/02, lô hàng thiết bị đo đa năng đã được nhập khẩu và cập cảng dỡ hàng Doanh nghiệp đã hoàn tất tờ khai hải quan số 720 theo hợp đồng 22TRANSGTAC-MPT ký ngày 15/11/2012 Hàng hóa đã được đưa vào kho công ty Đồng thời, doanh nghiệp cũng đã thực hiện giao dịch chuyển khoản thanh toán cho người bán bằng cách xuất tiền gửi ngân hàng với số tiền 1831 USD.
Tỷ giá ghi trên tờ khai hải quan là 20,828đ/USD Tỷ giá thực tế tại thời điểm doanh nghiệp xuất tiền gửi ngân hàng mua ngoại tệ là 21,130đ/USD
