HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GV: PHAM THI MINH LAN Email: lan_mtp@yahoo.com NễI DUNG ChươngưIư:ưMộtưsốưvấnưđềưchungưvềưquảnưtrịưvnưphòng ChươngưII:ưQuảnưtrịưvnưphòng ChươngưIII:ưMộtưsốưnghiệpưvụưcơưbảnưcủaưvnưphòng ChươngưIVư:ưTổưchứcưcôngưtácưưlễưtânư ChươngưV:ưSoạnưthảoưvàưquảnưlýưvnưbản ChươngưVI:ưCôngưtácưlưuưtr Chng KHAI NIấM VN PHÒNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÁI NIỆM Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm thì quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thì thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ thì phũng l phũng hnh chớnh tng hp Vnưphòngưlàưtrụưsởưlàmưviệcưcủaưmộtưcơư quan,ưđơnưvị,ưlàưđịaưđiểmưgiaoưtiếpưđốiưnộiư vàưđốiưngoạiưcủaưcơưquanưđơnưvịưđó.ư Ngoàiưraưvnưphòngưcònưđượcưhiểuưlàưphòngư làmưviệcưcủaưthủưtrưởngưcóưtầmưcỡưcaoưnhư:ư Nghịưsỹ,ưkiếnưtrúcưsưưtrưởng CHNG I: MT S VN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA VĂN PHÒNG + Văn phòng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan + Văn phịng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động giao dịch cơng tác văn phịng CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHềNG CHC NNG CUA VN PHONG 1.ưChứcưnngưthamưmưuưtổngưhợpư 2.ưChứcưnngưgiúpưviệcưđiềuưhành 3.ưChứcưnngưhậuưcầnư CHNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG CHỨC NĂNG THAM MƯU TỞNG HỢP - Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp - Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHỨC NĂNG GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHỨC NĂNG HẬU CẦN Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phịng quy mơ đặc điểm phương tiên vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động công tác văn phòng CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG -Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần lãnh đạo -Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG -Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo điều hành lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận -Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thẩm quyền, quy định Nhà nước CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ 5.2 PHÂN CẤP PHÁT HÀNH VĂN BẢN 5.2.2.­Văn­bản­hành­chính­thơng­thường 1.Báo­cáo­ 2.­Cơng­văn 3.­Tờ­trình­ 4.­Thơng­báo­ 5.­Biên­bản­ 6.­Đề­án­ 7.Các­lọai­đơn 8.­Hợp­đồng 9.­Quyết­định CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ 5.3 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN 5.3.1.­Ngun­tắc­soạn­thảo­văn­bản 1.­Nội­dung­văn­bản­phải­hợp­hiến,­hợp­pháp 2.­Văn­bản­phải­được­soạn­thảo­đúng­thể­thức­ 3.­Văn­bản­phải­được­soạn­thảo­đúng­thẩm­quyền­quy­ định 4.­Văn­bản­phải­đảm­bảo­tính­khả­thi 5.­Văn­bản­phải­được­trình­bày­bằng­phong­các­ngơn­ ngữ­hành­chính­cơng­vụ CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ 5.3 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN 5.3.2.­Thể­thức­của­văn­bản Thể­thức­văn­bản­(cơ­cấu­hình­thức­văn­bản)­là­ bố­cục­các­phần,­các­ý,­các­câu­liên­kết­với­nhau­theo­ chủ­đề­nhất­đinh­nhằm­tạo­nên­văn­bản­là­một­chỉnh­ thể­thống­nhất.­Theo­điều­lệ­về­cơng­tác­cơng­văn­ giấy­tờ­và­cơng­tác­lưu­trữ­hồ­sơ­ban­hành­kèm­theo­ Nghị­định­số­142/CP­ngày­28/9/1963­của­Hội­đơng­ Chính­phủ­và­tiêu­chuẩn­Việt­Nam­TCVN­5700-1992­ văn­bản­quản­lý­nhà­nước­-­Mẫu­trình­bày,­thể­thức­ văn­bản­quản­lý­Nhà­nước SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN 20 - 25mm 11 5b 5a 10a 9a 10b 12 15 20 mm 30 - 35mm 9b 7a 7c 7b 13 14 20 - 35 mm CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ 5.3 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN 5.3.3.­Nội­dung­của­văn­bản 1.­Nội­dung­của­văn­bản­phải­có­tính­mục­đích 2.­Nội­dung­của­văn­bản­phải­mang­tính­khoa­học­và­ có­khả­năng­thực­thi ­3.­Nội­dung­văn­bản­phải­phù­hợp­với­đường­lối­ chung­và­khơng­trái­với­văn­bản­pháp­luật­của­cấp­ 4.­u­cầu­về­văn­phong­ ­5.­u­cầu­đối­với­người­soạn­thảo­văn­bản­ CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ 5.3 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN 5.3.3.­Nội­dung­của­văn­bản­pháp­luật­ -Đặc­điểm­văn­bản­pháp­luật -­Tiêu­chuẩn­văn­bản­pháp­luật­ CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ ĐẶC­ĐIỂM VĂN­BẢN­ PHÁP­LUẬT 1.­Chủ­thể­ban­hành­văn­bản­pháp­luật­là­cơ­quan­ nhà­nước­có­thẩm­quyền­ 2.­Văn­bản­pháp­luật­có­thủ­tục­ban­hành­do­pháp­ luật ­3.­Văn­bản­pháp­luật­có­hình­thức­do­pháp­luật­ quy­định 4.­Văn­bản­pháp­luật­có nội­dung­và­ý­chí­nhà­nước ­ CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ Tiêu­chuẩn­ Văn­pháp­ luật­­­ 1.­Tiêu­chuẩn­chính­trị­­ 2.­Tiêu­chuẩn­pháp­lý ­3.­Tiêu­chuẩn­khoa­học CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­NTHẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ 5.3.3.­Nội­dung­của­văn­bản­hành­chính­thơng­thường­­ Khi­soạn­thảo­văn­bản­hành­chính­các­cơ­quan­nhà­nước­,­ các­tổ­chức­xã­hội,­các­doanh­nghiệp­cần­đảm­bảo­những­ u­cầu: -Phải­xuất­phát­từ­chức­năng­nhiệm­vụ­và­quyền­hạn­của­ mình­và­chỉ­có­như­vậy­văn­bản­hành­chính­mới­có­giá­trị­ pháp­lý­khi­ban­hành - Phải­phản­ánh­mối­quan­hệ­cơng­tác­giữa­cơ­quan­ban­ hành­văn­bản­với­cơ­quan­hoặc­cá­nhân­nhận­văn­bản -Phải­thể­hiện­đúng­ngun­tắc­hoạt­động­của­cơ­quan -­Phải­phản­ánh­đúng­và­trung­thực­với­sự­việc­diễn­ra­ được­đề­cập­trong­văn­bản­quan­điểm­lập­trường­của­cơ­ quan­về­sự­việc­đó -Phải­đảm­bảo­tính­khoa­học­ -Phải­có­tính­khả­thi­ -­Phải­có­tính­đại­chúng­ ­­ CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ Quy­trình­soạn­thảo­văn­bản­pháp­quy Bước Bước Bước Bước Bước Bước 1: Công tác chuẩn bị : Soạn đề cương viết thảo văn 3: Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn 4: Thẩm định dự thảo 5: Xét duyện ký văn 6: Ban hành tổ chức thực hịện CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­THẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ Quy­trình­soạn­thảo­văn­bản­hành­chính Bước 1: Xác định mục đích, tính chất vấn đề cần văn hóa thông thường xuất phát từ ý tưởng đạo lãnh đạo quan, từ vấn đề thể chương trình cơng tác quan Bước 2: Bộ phận cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn phù hợp Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Tưởng phó) phịng ban, văn phịng Bước 4: Hồn chỉnh dự thảo lần cuối, dánh máy (hoặc in) soát lại văn bản, trình ký Bước 5: Đánh máy (hoặc in) nhân văn theo số lượng “ nơi nhận “ CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­NTHẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG 1.­Phương­pháp­soạn­thảo­báo­cáo­ 2.­Phương­pháo­soạn­thảo­cơng­văn 3.Phương­pháp­soạn­thảo­tờ­trình­ 4.Phương­pháp­soạn­thảo­thơng­báo­ 5.Phương­pháp­soạn­thảo­biên­bản­ 6.Phương­pháp­sọan­thảo­đề­án­ 7.Các­lọai­đơn 8.­Soạn­thảo­hợp­đồng 9.­Soạn­thảo­quyết­định­­­ CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­NTHẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ 1.­Phương­pháp­soạn­thảo­báo­cáo­ Báo cáo hình thức văn nhằm phản ánh hoạt động quản lý lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để đánh giá kết hoạt động phong trào, vấn đề, vụ việc… từ dó rút học kinh nghiệm, vấn đề cần kiến nghị, bổ sung cho chủ trương, sách YÊU CẦU TRUNG THỰC CHÍNH XÁC BẢO ĐẢM KỊP THỜI CỤ THỂ, TRỌNG TÂM TRỌNG ĐIỂM CHƯƠNG­IV­:­SOẠN­NTHẢO­VÀ­QUẢN­LỶ­VĂN­ BẢN­ 1.­Phương­pháp­soạn­thảo­công­văn­ Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Đây phương tiện giao tiếp thức quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới với cơng dân U­CẦU­ +­­­Mỗi­cơng­văn­chỉ­chứa­đựng­một­chủ­đề,­ nêu­rõ­ràng­và­thuần­nhất­sự­vụ.­ +­Ngắn­gọn,­súc­tích,­rõ­ràng,­ý­tưởng­phải sát­với­chủ­đề +­Ngơn­ngữ­lịch­sự,­nghiêm­túc,­có­sức­thuyết­phục­ CHƯƠNG VI: CƠNG TÁC LƯU TRỮ 6.1.­KHÁI­NIỆM,­VỊ­TRÍ­VÀ­TÍNH­CHẤT­ CỦA­CƠNG­TÁC­LƯU­TRƯ­ 6.2.­CƠNG­TÁC­THU­THẬP­BỔ­SUNG­ TÀI­LIỆU­LƯU­TRƯ­ 6.3.­CƠNG­TÁC­CHỈNH­LÝ­TÀI­LIỆU­ LƯU­TRƯ 6.4.­XÁC­ĐỊNH­GIÁ­TRỊ­TÀI­­LIỆU ­6.5.­THỐNG­KÊ­VÀ­KIỂM­TRA­TÀI­LIỆU 6.6.­BẢO­QUẢN­TÀI­LIỆU­LƯU­TRƯ 6.7.­TỔ­CHỨC­SỬ­DỤNG­TÀI­LIỆU­LƯU­ TRƯ ... VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TỞ CHỨC VĂN PHÒNG 1.­Cơ cấu tổ chức văn phịng Bố trí văn phịng Trang thiết bị văn phịng Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bố trí văn phịng thư ky CHƯƠNG I:... Chng KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHÁI NIỆM Văn phịng máy làm... QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG     Bố­trí? ?văn? ?phịng­ Bố trí phận văn phịng nội dung quan trọng cơng tác tổ chức văn phịng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu cơng tác văn phịng Vì địi hỏi bố trí phận văn phịng