TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VHR
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐÀO TẠO VÀ CUNG ỨNG NHÂN LỰC- VHR
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển a Sơ lược về công ty VHR
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Tư vấn Đào tạo và Cung ứng Nhân lực Việt
Tên viết tắt: Viet Nam Human Resource Supply And Training Consulting Joint Stock
Company Địa chỉ: 47, đường số 8, khu phố 4, phường Bình An, Quận 2, TP.HCM
Website: www.timviec24h.com.vn Điện thoại: 0976401001
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:
Loại hình công ty: Công ty Cổ phần
Người đại diện theo pháp luật: Ông Đặng Đức Việt – Tổng giám đốc
Ngành nghề kinh doanh chính:
- Cung ứng và quản lý nguồn lao động
Nhân sự: Trên 90 nhân viên
Sứ mệnh của VHR là tạo ra mối liên kết vững chắc giữa doanh nghiệp và nguồn nhân lực chất lượng, nhằm thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng và bền vững Dựa trên nhu cầu thị trường và thế mạnh của công ty, VHR cung cấp các dịch vụ tuyển dụng nhân sự đa dạng.
- Dịch vụ cung ứng Nhân viên Kinh doanh (Direcsales, Telesales,CSKH…)
- Dịch vụ Headhunter: Dịch vụ tuyển dụng các vị trí cao cấp
- Dịch vụ tuyển dụng các trí nhân viên văn phòng: Hành chính, kế toán, Lễ tân, Nhân sự
- Dịch vụ tuyển dụng Thực tập sinh
Công ty Cổ phần tư vấn đào tạo và cung ứng nhân lực Việt Nam tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo và cung ứng nhân lực tại Việt Nam Chúng tôi hợp tác với hàng trăm đối tác là các doanh nghiệp và tập đoàn lớn trong và ngoài nước, tạo ra hàng ngàn cơ hội việc làm cho các bạn trẻ sau khi tốt nghiệp đại học.
Giá trị cốt lõi: Niềm tin – Trách nhiệm – Đoàn kết – Vượt trội – Hiệu quả
VHR cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao trong thời gian ngắn, đảm bảo hiệu quả và sự tin cậy tuyệt đối cho khách hàng khi chọn VHR làm đối tác.
7/33 b Lịch sử hình thành và phát triển
Thành lập vào ngày 31/07/2017 tại Hà Nội, VHR đã nhanh chóng mở rộng quy mô và xây dựng được lòng tin từ khách hàng thông qua nhiều dự án Hiện tại, chi nhánh chính tại Thanh Xuân đang tuyển dụng cho 30 công ty với hơn 50 vị trí và tổng cộng 160 ứng viên Để đáp ứng nhu cầu thị trường, VHR đã mở thêm chi nhánh miền Nam tại Hồ Chí Minh vào ngày 29/09/2018, với 10 nhân viên, và tôi được giao vị trí hiện tại bởi tổng giám đốc.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý a Sơ đồ tổ chức tại chi nhánh Tp.HCM
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức VHR
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR)
8/33 b Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng Quản trị (HĐQT) là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có quyền biểu quyết và quản lý công ty HĐQT đại diện cho công ty trong việc ra quyết định quan trọng.
- Chủ tịch Hội đồng Quản trị là ông Đặng Đức Việt
- Ban Tổng giám đốc: Gồm Tổng Giám đốc và các Phó Giám đốc điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT về quyền và nhiệm vụ được giao
Phòng Website có nhiệm vụ thiết lập hệ thống quản lý dự án tuyển dụng trên website công ty, đồng thời tư vấn phát triển và nhập liệu thông tin lên trang Phòng này quản lý toàn bộ hoạt động xử lý thông tin, cơ sở dữ liệu và hạ tầng CNTT để đảm bảo đáp ứng các mục tiêu, chiến lược và định hướng hoạt động của công ty, tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát các hoạt động thu, chi, mua, bán và thanh toán Họ chịu trách nhiệm phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh và phân tích số liệu kế toán để cung cấp thông tin hữu ích Bên cạnh đó, kế toán cũng đề xuất các giải pháp nhằm hỗ trợ bộ phận quản trị trong việc ra quyết định.
Hành chính - nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo số lượng nhân viên phù hợp với mục tiêu phát triển và hoạt động của công ty Điều này bao gồm việc lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn lực hiệu quả, cũng như xây dựng một môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên.
• Pháp chế: Thẩm định khách hàng, cung cấp các hỗ trợ về hành chánh để đảm bảo cho hoạt động của công ty được vận hành trơn tru
Quản trị chất lượng là quá trình thiết lập chính sách chất lượng cho công ty, bao gồm việc kiểm soát, thanh tra và giám sát để đánh giá các vấn đề liên quan đến chất lượng trong toàn bộ tổ chức.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời, phòng cũng đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong toàn bộ lĩnh vực kinh doanh.
9/33 nhằm đạt hiệu quả theo định hướng phát triển của công ty Tìm kiếm và chăm sóc khách hàng cho công ty
Phòng cung ứng chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động tuyển dụng, nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng trong quá trình cung cấp nhân lực.
- Headhunter: là phòng ban chuyên “săn người” cấp cao
2.1.3 Năng lực đơn vị a Tài chính
Bảng 2.1 Năng lực tài chính VHR
(Nguồn: Bảng cân đối tài chính VHR 2018)
T Nội dung T Năm 2017 (Đơn vị: Triệu VND)
Năm 2018( Tới quý 3) (Đơn vị:
4 Nguồn vốn chủ sở hữu 3.000 4.256
7 Tiền và tương đương tiền 3.457 6.703
- Văn phòng đại diện tại Hà Nội
- Văn phòng đại diện tại bắc Giang
- Văn phòng đại diện tại TP.HCM
- Fanpage: Công ty cổ phần đào tạo và cung ứng nguồn nhân lực Việt Nam VHR c Đội ngũ nhân viên
Về tổng số lao động:
- Chi nhánh Hà Nội: 80 nhân viên
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 15 nhân viên
Cơ cấu lao động theo giới tính và độ tuổi:
STT Họ Tên Chức Danh Trình Độ Chuyên
1 Đặng Đức Việt Chủ tịch HDQT ĐH
2 Trần Tuấn Phong Phó chủ tịch HDQT ĐH
3 Trần Hương Giang Line manager ĐH
4 Nguyễn Hoàng Hiệp Line manager ĐH
1 Đặng Đức Việt CEO ĐH
2 Trần Tuấn Phong Vice CEO ĐH
Bảng 2.2 Cơ cấu hội đồng quản trị VHR
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức VHR)
Từ khi thành lập tới nay, sơ đồ tổ chúc của VHR vẫn không có gì thay đổi về ban điều hành (từ năm 2017 – 2018)
Số lượng nhân viên phân theo phòng ban:
Cơ cấu nhân viên VHR theo độ tuổi:
Bảng 2.3 Cơ cấu nhân viên VHR
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức VHR)
2.1.4 Thị trường mục tiêu – Sản phẩm/ dịch vụ - Đối thủ cạnh tranh a Thị trường mục tiêu
Thị trường của VHR hiện tại tập trung tại tỉnh Bắc Giang, Hà Nội và TP.HCM, với kế hoạch mở rộng đến Đà Nẵng vào năm 2019 Đối tượng khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp B2B, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn trong tuyển dụng và đào tạo nhân lực, do không đủ sức hút đối với nguồn nhân lực.
STT Phòng ban Số Lượng nhân sự Tỉ Trọng
- Dịch vụ cung ứng: Nhân viên kinh doanh (Direcsales, Telesales, CSKH,…) Có
2 loại gói: cơ bản ( bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc ) và gói nâng cao ( bảo hành 01 tháng kể từ ngày úng viên nhận việc )
Dịch vụ headhunter chuyên tuyển dụng các vị trí cao cấp, cung cấp hai loại gói dịch vụ: gói cơ bản với chế độ bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc và gói nâng cao với chế độ bảo hành 01 tháng kể từ ngày ứng viên nhận việc.
Dịch vụ tuyển dụng nhân viên văn phòng chuyên nghiệp cho các vị trí như hành chính, kế toán, lễ tân và nhân sự Chúng tôi cung cấp hai gói dịch vụ: gói cơ bản với chế độ bảo hành 07 ngày từ ngày ứng viên nhận việc và gói nâng cao với chế độ bảo hành 01 tháng.
Dịch vụ tuyển dụng thực tập sinh của chúng tôi cung cấp hai gói lựa chọn: gói cơ bản với chế độ bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên bắt đầu làm việc và gói nâng cao với chế độ bảo hành 01 tháng.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA VHR
2.2.1 Phòng vận hành a Sơ đồ tổ chức phòng vận hành
Hình 2.2 Sơ đồ phòng vận hành
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR)
Kế toán HC - NS Pháp chế Quản trị chất lượng
16/33 b Nhiệm vụ phòng vận hành
- Bộ phận HC – NS: hoạch định cơ cấu nhân sự của công ty, tuyển dụng nhân sự cho tổ chức, chấm công cho nhân viên
- Bộ phận kế toán: Tính lương cho nhân viên, cân đối thu chi
Bộ phận pháp chế đảm nhận vai trò quan trọng trong việc đàm phán và thương thảo các hợp đồng với đối tác Họ cũng có trách nhiệm soạn thảo và thẩm định các dự thảo quy chế, quy định quản lý cùng các văn bản quan trọng khác theo chỉ đạo của lãnh đạo Ngoài ra, bộ phận này thường xuyên cập nhật thông tin về các văn bản pháp luật mới và tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Bộ phận quản trị chất lượng chịu trách nhiệm sàng lọc hồ sơ ứng viên trước khi giới thiệu cho đối tác, soạn thảo các mẫu câu hỏi sơ loại cho ứng viên, và đưa ra tiêu chuẩn cụ thể đối với ứng viên để triển khai với bộ phận cung ứng.
- Bộ phận HC – NS: Đảm bảo nhân sự cho toàn công ty, các kế hoạch nhân sự
- Bộ phận kế toán: Đảm bảo chỉ tiêu tài chính của công ty
- Bộ phận pháp kế: Đảm bảo việc ký kết hợp đồng và vận hành công ty theo quy định của pháp luật
- Bộ phận quản trị chất lượng: Đảm bảo chất lượng ứng viên trước khi đến tay khách hàng
2.2.2 Phòng cung ứng a Sơ đồ phòng cung ứng
Hình 2.3 Sơ đồ phòng cung ứng
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR ) b Nhiệm vụ phòng cung ứng
- Cung ứng 1: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng
- Cung ứng 2: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng
- Cung ứng 3: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng
- Headhunter: Team gồm 3 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng
Cung ứng 1 Cung ứng 2 Cung ứng 3 Headhunter
18/33 c Chức năng phòng cung ứng
Cung ứng nhân viên chất lượng cho đối tác và đảm bảo duy trì hoạt động cho công ty
2.2.3 Hiện trạng tuyển dụng của VHR
Công ty VHR đã sử dụng hiệu quả các nguồn tuyển dụng của mình bao gồm nguồn online và offline
- Nguồn online của VHR bao gồm website của công ty và mạng xã hội
Nguồn online từ website của VHR là công cụ hữu hiệu giúp ứng viên nắm bắt nhu cầu tuyển dụng một cách chủ động Việc truy cập internet không chỉ giúp ứng viên dễ dàng tìm kiếm thông tin mà còn giúp VHR thu hút nguồn ứng viên phong phú và quảng bá hình ảnh thương hiệu hiệu quả.
Nguồn chính mà VHR sử dụng để tuyển dụng là Facebook, nơi mỗi nhân viên tận dụng tài khoản cá nhân của mình để đăng tin tuyển dụng trên các trang và nhóm tìm việc.
Nguồn offline của VHR rất phong phú và đóng vai trò quan trọng không kém so với nguồn online, bao gồm nhiều hình thức như ứng viên tự nộp đơn và các chương trình ngày hội việc làm.
Ứng viên tự nộp đơn là nguồn hữu ích giúp VHR tiết kiệm thời gian và chi phí Tuy nhiên, không phải lúc nào hồ sơ này cũng phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của VHR Do đó, bộ phận tuyển dụng cần phân loại và lưu trữ hồ sơ một cách hợp lý để đáp ứng mục tiêu tuyển dụng ở từng giai đoạn.
VHR chủ động tìm kiếm ứng viên qua sự kiện “Ngày hội việc làm” hàng năm tại các trường đại học Bên cạnh đó, sinh viên thực tập cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp VHR nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp, đồng thời đáp ứng các yêu cầu và tiết kiệm thời gian cho công ty.
2.2.4 Quy trình tuyển dụng của VHR a Sơ đồ quy trình
Hình 2.5 Sơ quy trình tuyển dụng của VHR
(Nguồn: Sơ đồ quy trình tuyển dụng VHR)
Tiếp nhận và làm rõ dịch vụ của khách hàng
Theo dõi ứng viên trong thời gian nhận việc và bảo hành theo quy định
Chăm sóc, hướng dẫn ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đến nhận việc
Tìm kiếm, phỏng vấn, đánh giá và cung cấp ứng viên phù hợp cho đối tác
Hỗ trợ đối tác tiến hành phỏng vấn Đàm phán, ký kết hợp đồng
Bước 1: VHR tiếp nhận và làm rõ yêu cầu dịch vụ của khách hàng
Giám đốc liên lạc trực tiếp với đối tác để làm rõ yêu cầu dịch của khách hàng, và các trưởng bộ phận cung ứng cũng có thể tham gia nếu khách hàng chủ động liên hệ Để trở thành đối tác, công ty phải đáp ứng các tiêu chí của VHR Việc tiếp nhận yêu cầu có thể bị huỷ bỏ nếu đối tác không cung cấp thông tin đầy đủ Đây là bước sơ bộ quan trọng, bao gồm việc tìm hiểu về công ty đối tác và đánh giá năng lực của các phòng cung ứng, vì sai sót ở giai đoạn này có thể ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.
Mặc dù doanh nghiệp phải tuân thủ các tiêu chí và quy định, nhưng gần đây đã xảy ra một số trường hợp ngừng cung ứng do vi phạm đạo đức kinh doanh.
Bước 2: Hai bên đàm phán và ký kết hợp đồng
Giám đốc sẽ trực tiếp đàm phán với khách hàng, trong khi các trưởng bộ phận cung ứng có thể tham gia nếu được sự đồng ý của Giám đốc Sau đó, bộ phận pháp chế sẽ soạn thảo hợp đồng giữa hai bên Trong giai đoạn này, hai bên tiến hành đàm phán các quy định, gói dịch vụ và mức giá trước khi ký kết hợp đồng Đây là bước quan trọng, vì sau khi hợp đồng được ký, các bên sẽ dựa vào những cam kết trong hợp đồng để thực hiện việc cung ứng.
Trong quá trình làm việc tại công ty, tôi nhận thấy rằng các điều khoản trong hợp đồng thường bị đối tác vi phạm, gây khó khăn cho việc tuyển dụng của các phòng cung ứng Tuy nhiên, Ban lãnh đạo chưa có biện pháp can thiệp hiệu quả để khắc phục vấn đề này.
Bước 3: VHR tiến hành tìm kiếm, phỏng vấn, đánh giá và cung cấp ứng viên phù hợp cho Doanh nghiệp
Phòng cung ứng sẽ nhận dự án đã được phê duyệt từ Giám đốc và bắt đầu đăng tuyển
Bước Lưu Đồ Mô tả công việc
Tiếp nhận dự án đã được phê duyệt từ Giám đốc
1 Trưởng dự án nhận dự án sau đó trao đổi trực tiếp với bên khách hàng để thu thập đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển
2 Trưởng dự án chuẩn bị nhân sự và thời hạn hoàn thành dự án
Thành viên trong dự án viết content, nội dung tuyển dụng
Bước 1 của Quy trình tuyển dụng chính
Thu thập thông tin cần thiết về vị trí tuyển dụng
Lên kế hoạch tuyển dụng
Trưởng dự án có trách nhiệm kiểm tra và soát xét bảng mô tả đăng tuyển nhằm đảm bảo hiệu quả của quá trình tuyển dụng Nếu đồng ý, sẽ tiến hành bước tiếp theo; nếu không đồng ý, sẽ quay lại bước 2.
4 Đăng tuyển trên nguồn phù hợp
Quy trình đăng tuyển như vậy dễ dàng trong việc kiểm soát chất lượng Tuy nhiên trong giai đoạn này thường gặp những vấn đề:
- Bên đầu mối liên lạc của đối tác không cung cấp đủ JD, khiến cho việc viết bài và tư vấn cho ứng viên gặp nhiều khó khăn
- Tại chi nhánh TP HCM còn thiếu nhân sự để chạy các dự án lớn
Tiếp theo VHR sẽ thực hiện quy trình phỏng vấn qua điện thoại để đánh giá chất lượng ứng viên nộp CV về
Soát xét bảng mô tả đăng tuyển
Quy trình tuyển dụng chính
Bước Lưu Đồ Mô tả công việc
2 Phỏng vấn bằng điện thoại hoặc trực tiếp bởi nhân viên của VHR
- Đạt thì chuyển bước tiếp theo là đưa ứng viên sang phỏng vấn với khách hàng
- Không đạt thì gửi thư cảm ơn bằng email hoặc thông báo bằng điện thoại
3 - Khách hàng của VHR sẽ là người phỏng vấn và lựa chọn ứng viên cuối cùng
- Nếu đậu pv 2, ứng viên nhận việc
- Nếu fail pv 2 sẽ gởi thư cảm ơn cho ứng viên
Bước 04: Quy trình tuyển dụng chính
Sơ vấn qua điện thoại
Chuẩn bị và chuyển hồ sơ ứng viên sang pv 2 với khách hàng Đạt
Không đạt Đạt Không đạt
Phỏng vấn qua điện thoại là bước quan trọng để đánh giá chất lượng ứng viên trước khi chuyển họ đến phỏng vấn trực tiếp, từ đó nâng cao uy tín của VHR với đối tác Tuy nhiên, hiện tại chưa có bộ câu hỏi chuyên nghiệp để đánh giá ứng viên qua điện thoại, dẫn đến việc sử dụng câu hỏi ngẫu nhiên Trong giai đoạn này, ứng viên thường hủy hẹn phỏng vấn hoặc không nghe máy, do họ có thể chưa thực sự muốn làm việc, tìm kiếm cơ hội có thu nhập cao hơn, hoặc vì lý do cá nhân.
Bước 4: Doanh nghiệp trực tiếp tiến hành phỏng vấn chuyên sâu với sự hỗ trợ của
VHR hỗ trợ ứng viên tham gia phỏng vấn đúng thời gian do doanh nghiệp quy định Mỗi buổi phỏng vấn sẽ có nhân viên VHR có mặt tại địa điểm để hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp Sau khi kết thúc phỏng vấn, đại diện hai bên sẽ kiểm tra, báo cáo kết quả và ký xác nhận vào biên bản.
Số lượng ứng viên đạt tiêu chuẩn của doanh nghiệp vẫn còn thấp, dẫn đến tỷ lệ trúng tuyển chưa cao Hơn nữa, việc báo cáo kết quả ứng viên từ các doanh nghiệp đối tác diễn ra chậm, làm cho VHR gặp khó khăn trong việc chủ động trong công tác cung ứng nhân sự.
Bước 5: VHR chăm sóc và hướng dẫn ứng viên đến nhận việc
VHR hỗ trợ ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn của doanh nghiệp đến nhận việc, và gửi thư cảm ơn đến ứng viên không phù hợp
NHẬN XÉT CHUNG VỀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI VHR
Công ty thực hiện quy trình tuyển dụng một cách chặt chẽ và minh bạch, với sự phân công rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân và bộ phận Đồng thời, nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động cũng được xác định một cách rõ ràng.
Công ty sở hữu nguồn tuyển dụng đa dạng, điều này không chỉ giúp mở rộng lựa chọn mà còn đảm bảo chất lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu.
Các chuyên viên tuyển dụng không chỉ có kiến thức chuyên sâu và được đào tạo bài bản, mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Họ luôn nỗ lực đổi mới và cải tiến quy trình tuyển dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Các thông tin tuyển dụng được đăng tuyển rõ ràng dựa vào bảng miêu tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc đặt ra cho từng vị trí
- Chưa đánh giá được năng lực ứng viên trước khi đưa qua doanh nghiệp.
- Ứng viên do VHR tuyển vẫn chưa đạt tiêu chuẩn doanh nghiệp đề ra.
- Chưa có hệ thống quản lý nhân sự.
Hồ sơ ứng viên chưa được hệ thống hóa, dẫn đến khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý Điều này làm giảm hiệu quả trong việc sàng lọc ứng viên chất lượng.
Quy trình tuyển dụng của công ty được thiết kế khoa học và chi tiết, nhưng việc áp dụng chung cho tất cả các vị trí tuyển dụng dẫn đến việc tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí.
GIẢI PHÁP
THỰC HIỆN BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN
3.1.1 Cơ sở đề ra giải pháp
Mặc dù quy trình tuyển dụng của công ty được thiết lập khoa học, nhưng việc thiếu bộ câu hỏi đánh giá ứng viên đã làm giảm hiệu quả trong việc chọn lọc Các phòng cung ứng thường sử dụng câu hỏi ngẫu nhiên dựa trên kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến việc không đánh giá chính xác năng lực, tính cách và khả năng tham gia phỏng vấn của ứng viên Điều này góp phần làm giảm tỷ lệ ứng viên trúng tuyển.
- Đánh giá được năng lực thực sự của ứng viên trước khi đưa qua phỏng vấn bên khách hàng
- Đánh giá được tính cách là yếu tố quyết định đến khả năng gắn bó của ứng viên đó đối với doanh nghiệp
- Tăng tỷ lệ đậu cũng như giảm tỷ lệ bảo hành cho công ty
Nghiên cứu khảo sát nhằm xác định tiêu chí cho bảng câu hỏi đánh giá ứng viên đã được thực hiện thông qua phỏng vấn 4 chuyên gia, bao gồm 2 chuyên gia trong lĩnh vực dịch vụ tuyển dụng và 2 chuyên gia nhân sự nội bộ Câu hỏi được đặt ra là: "Theo anh/chị, tiêu chí nào quyết định chất lượng đánh giá ứng viên?" Kết quả khảo sát cho thấy việc đánh giá ứng viên chủ yếu dựa trên 3 tiêu chí: Thái độ, kỹ năng và kinh nghiệm.
- “Kinh nghiệm và thái độ là quan trọng nhất” – trưởng bộ phận tuyển dụng công ty VHR trụ sở Hà Nội
- “Thái độ là tiên quyết” - trưởng bộ phận tuyển dụng công ty VHR chi nhánh HCM
"Thái độ là yếu tố bắt buộc và quyết định trong công việc, trong khi kỹ năng và kiến thức có thể được học hỏi Điều này cho thấy rằng thái độ không thể thay thế, mà là nền tảng quan trọng cho sự thành công trong môi trường làm việc."
Sếp giao việc cần hoàn thành, nếu không hiểu phải chủ động hỏi, và khi làm việc phải tuân thủ các quy định của công ty Quan trọng nhất vẫn là thái độ làm việc.
- Tất cả các chuyên gia đều đồng ý 3 tiêu chí thái độ; kỹ năng; kinh nghiệm nên chia theo tỷ lệ 60% - 20% -20%
Dựa trên ba tiêu chí đánh giá, chúng ta cần xây dựng bảng câu hỏi để đánh giá ứng viên Mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có những tiêu chí riêng biệt, do đó, trước khi tiến hành tuyển dụng, cần bổ sung công đoạn soạn thảo câu hỏi phù hợp với từng vị trí ngay ở bước 3 của quy trình tuyển dụng.
Sau khi hoàn thành bảng câu hỏi đánh giá, các trưởng phòng cung ứng sẽ triển khai cho nhân viên thực hiện Mỗi tuần, nhân viên sẽ báo cáo tiến trình triển khai và nếu gặp khó khăn, họ sẽ cùng nhau thảo luận để tìm ra giải pháp phù hợp.
Trong quá trình triển khai bảng câu hỏi đánh giá ứng viên, việc ghi chú lại là rất quan trọng Các câu trả lời của ứng viên cần được lưu giữ để có thể đối chiếu và đánh giá chính xác hơn trong quá trình tuyển dụng.
Sau khi hoàn thành 29/33 viên khác, chúng ta sẽ kết hợp với quy trình ứng tuyển để thu thập kết quả Những kết quả này sẽ được sử dụng làm cơ sở cho việc nghiên cứu và tuyển dụng các vị trí tương tự trong tương lai.
3.1.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Tỷ lệ đậu phỏng vấn đạt 2/3 trên tổng số lượng ứng viên tham gia buổi phỏng vấn
- Chủ động xây dựng bảng câu hỏi cho bất kì vị trí nào
- Xây dựng được bảng số liệu tham khảo cho các vị trí thường tuyển
- Hạn chế được rủi ro bảo hành cho các vị trí tuyển dụng
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ỨNG VIÊN
2.3.3 Cơ sở đề ra giải pháp
Trong quy trình tuyển dụng, việc chưa đánh giá đúng năng lực của ứng viên dẫn đến tỷ lệ đậu phỏng vấn thấp tại các doanh nghiệp Thực trạng hiện nay cho thấy nhiều phòng cung ứng của công ty quá chú trọng đến số lượng ứng viên mà bỏ qua chất lượng, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả tuyển dụng.
3.2.2 Mục tiêu của giải pháp
Tăng lượng ứng viên trúng tuyển tại các doanh nghiệp là đối tác, nhằm tăng độ tin cậy, chất lượng dịch vụ của công ty
Nguyên nhân phổ biến khiến ứng viên không vượt qua phỏng vấn thường là do kỹ năng giao tiếp yếu, khả năng giải quyết tình huống kém và thiếu tự tin Để khắc phục vấn đề này, quy trình sàng lọc ứng viên cần được thực hiện nghiêm túc Đầu tiên, cần chọn đơn ứng tuyển phù hợp với tiêu chuẩn mô tả công việc Tiếp theo, thực hiện cuộc gọi phỏng vấn theo kịch bản đã chuẩn bị sẵn Điểm số ứng viên sẽ được đánh giá dựa trên ba tiêu chí: thái độ, kinh nghiệm và kỹ năng, với trọng số 60% cho thái độ, 20% cho kinh nghiệm và 20% cho kỹ năng Cuối cùng, tính điểm trung bình có trọng số; ứng viên đạt từ 6 điểm trở lên sẽ được tuyển dụng, còn lại sẽ bị loại.
Nhiều ứng viên thường thiếu tự tin khi gặp nhà tuyển dụng, vì vậy khi hẹn phỏng vấn với đối tác, chúng ta cần hỗ trợ tinh thần cho họ Việc này bao gồm củng cố tâm lý, hướng dẫn về những câu hỏi thường gặp và nhắc nhở ứng viên về cách ăn mặc phù hợp để tạo ấn tượng tốt trước nhà tuyển dụng.
3.2.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Mức độ hài lòng của doanh nghiệp đối với ứng viên được đưa qua là rất hài lòng
- Doanh nghiệp tái ký kết hợp đồng với VHR cho dự án tuyển dụng mới
Hiện nay, tỷ lệ ứng viên trúng tuyển sau phỏng vấn với đối tác chỉ đạt 1/3 tổng số ứng viên tham gia Tuy nhiên, khi áp dụng phương pháp mới, tỷ lệ này dự kiến sẽ tăng lên 2/3.
HỆ THỐNG NHÂN SỰ BẰNG PHẦN MỀM
3.3.1 Cơ sở đề ra giải pháp
Việc nhập liệu thủ công trở nên khó khăn khi số lượng hồ sơ tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn, gây tốn thời gian và nguồn lực của công ty Sử dụng các bảng tính như Google Drive hay Excel để quản lý dữ liệu lớn sẽ khiến việc theo dõi tình hình ứng viên trở nên phức tạp, dẫn đến việc bỏ lỡ nhiều ứng viên tiềm năng trong bối cảnh nhu cầu nhân lực cao từ các doanh nghiệp đối tác.
3.3.2 Mục tiêu của giải pháp
Giúp theo dõi tình hình ứng viên một cách dễ dàng, phân loại và tìm kiếm ứng viên khi cần thiết, đồng thời tạo nguồn dữ liệu để khai thác trong tương lai.
- Tiết kiệm chi phí vận hành cho công ty, tối giản hoá các bước, hạn chế sử dụng nguồn lực con người
3.3.3 Nội dung giải pháp Để xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh thì sẽ phải cần có sự liên kết giữa công ty và một công ty phần mềm ứng dụng Vậy để xây dựng được một hệ thống nhân sự bằng phần mềm quản lý thì cần có sự kết hợp giữa cá nhân hoặc tổ chức hiểu về hệ thống, quy trình nhập liệu tại công ty VHR cùng với đơn vị phần mềm làm ra hệ thống có thể giải quyết các vấn đề:
- Có thể lưu trữ được hồ sơ ứng viên
- Có thể kiểm tra tình hình ứng viên đó đã đi làm chưa hay còn đang tìm việc
- Có thể dò xem trình độ học vấn, kỹ năng kinh nghiệm của ứng viên
- Mọi thông tin dữ liệu đều có thể lưu trữ trên phần mềm quản lý
Mỗi quý, toàn bộ nhân viên sẽ dành một ngày để rà soát và loại bỏ các hồ sơ cũ không cần thiết, nhằm tránh tình trạng quá tải trong việc lưu trữ hồ sơ.
3.3.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Giảm 2/3 thời gian cho mỗi lần nhập dữ liệu cũng như rà soát lại ứng viên cũ
- Có nguồn ứng viên duy trì xuyên suốt cho các dự án của công ty
