BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN LIÊN HỆ THỰC TIỄN BẢN THÂN ĐỂ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN CHO MỘT CÔNG VIỆC CỤ THỂ BÀI TIỂU LU.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN
Một số khái niệm
Thời gian là một trong ba yếu tố quan trọng nhất trong cuộc sống mà một khi đã trôi qua, chúng ta không thể lấy lại Vậy tại sao thời gian lại quan trọng? Đây là một câu hỏi khó trả lời vì khái niệm về thời gian rất đa dạng và chứa đựng nhiều ý nghĩa sâu sắc.
Nói về thời gian cho một đợi người, Kinh Thánh chép rằng:
“Tuổi tác chúng tui thọ được bảy mươi,
Nếu mạnh khỏe thì tám mươi,
Nhưng sự kiêu căng của chúng chỉ là lao khổ và buồn thảm;
Vì đời sống thoáng qua, rồi chúng tui bay mất đi”.( Thi Thiên 90:10)
Thời gian là một bí mật lớn mà chúng ta cảm nhận hàng ngày, mặc dù khó có thể định nghĩa rõ ràng Chúng ta sử dụng các công cụ tinh vi để đo đạc và đánh dấu hành trình của thời gian, nhưng khái niệm về nó vẫn quen thuộc và phổ biến trong cuộc sống Không ai có thể phủ nhận sự tồn tại của thời gian và không gian, vì chúng là những yếu tố cơ bản trong cuộc sống của mỗi người Chúng ta biết rằng mình đang sống và sẽ phải đối mặt với cái chết, và mọi diễn biến trong cuộc sống đều diễn ra theo dòng chảy của thời gian Tuy nhiên, nhiều người không bao giờ dừng lại để suy nghĩ về ý nghĩa của cuộc sống hay mục đích tồn tại của bản thân.
Do vậy, tùy vào ngành nghề, tùy vào đối tượng mà ta đang muốn truyền tải thì ta có những định nghĩa về thời gian như sau:
Thời gian, theo Kinh Thánh, không chỉ là những dấu hiệu bên ngoài như đồng hồ hay mùa vụ, mà còn là một khái niệm sâu sắc liên kết với đời sống Khoa học hiện đại cố gắng định nghĩa thời gian qua các phương trình toán học, coi nó là chiều thứ tư trong không gian Vũ trụ dường như được tạo ra để đo lường thời gian, với thiên nhiên như một xưởng sản xuất đồng hồ, từ nhịp đập của trái tim đến chu kỳ của Trái Đất và các hành tinh Các ngành khoa học như địa chất và thiên văn nghiên cứu dấu vết thời gian trên Trái Đất và trong vũ trụ Tuy nhiên, thời gian cũng là kẻ trộm tinh quái, đánh cắp nét trẻ trung và sức khỏe của con người, để lại dấu ấn của sự trôi qua trong mỗi cuộc đời.
Dưới quan điểm của Kinh Thánh, tức lời của Đấng Tạo hóa thì thời gian mang ba ý nghĩa:
Thời gian là một tài sản quý giá mà Đấng Tạo Hóa ban tặng cho mỗi chúng ta, và cách chúng ta sử dụng thời gian này rất quan trọng Chúng ta cần tự hỏi liệu mình có đang trân quý từng phút giây hay chỉ phung phí nó Sứ đồ Phao-lô đã nhấn mạnh rằng “Hãy tận dụng thời giờ” (Ê-phê-sô 5:16), vì chỉ có thể sử dụng thời gian để đạt được kết quả, chứ không thể lấy lại những khoảnh khắc đã qua.
Thời gian là một cuộc trắc nghiệm quyết định trong cuộc sống của mỗi người Chúng ta không thể thay đổi quá khứ, nhưng có quyền lựa chọn cho tương lai Những câu hỏi như chúng ta sẽ làm gì trong giây phút tới, lựa chọn thành thật hay giả dối, điều thiện hay điều ác, sống vì người khác hay vì bản thân đều phản ánh cách chúng ta sử dụng thời gian Thời gian không tốt hay xấu, mà chính sự lựa chọn của chúng ta quyết định điều đó.
Thời gian là một cuộc hẹn quan trọng, giúp chúng ta nhận ra Đấng tạo hóa của mình và tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ sâu sắc với Thiên Chúa.
Quá trình lý hóa, bao gồm tương tác giữa các hạt cơ bản, có thể được tóm gọn bằng khái niệm "quá trình", trong khi đó, thời gian cũng được định nghĩa theo cách tương tự.
Thời gian là một thuộc tính tự nhiên, thể hiện trật tự và mức độ của các quá trình diễn ra Nó cho phép xác định thứ tự giữa hai sự kiện, A và B, giúp chúng ta biết sự kiện nào xảy ra trước và sự kiện nào xảy ra sau Thời gian cũng cung cấp một đại lượng để đo khoảng cách giữa các sự kiện, phản ánh mối quan hệ nhân – quả mà chúng ta quan sát hàng ngày Quan hệ nhân – quả là một đặc điểm cơ bản của thời gian, cho phép các biến đổi diễn ra theo một chiều nhất định.
Thời gian không chỉ là một yếu tố vật lý mà còn là một khái niệm triết học, thể hiện sự biến đổi theo từng khoảnh khắc với trật tự nhất định Mỗi người đều trải nghiệm thời gian như nhau, và chúng ta không thể lưu giữ hay kéo dài nó.
Quản lý là quá trình làm việc và tổ chức cùng với người khác, trong đó giao tiếp và tổ chức công việc với nhân viên chiếm phần lớn thời gian Để có thể hợp tác hiệu quả, bạn cần phải biết cách tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.
Quản lý thời gian hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực như giảm căng thẳng, tăng năng suất cá nhân và tập thể, cũng như gia tăng niềm vui trong công việc Bên cạnh đó, nó giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn và tạo ra nhiều thời gian riêng tư hơn cho bạn Hơn nữa, việc quản lý thời gian tốt sẽ cho phép bạn tập trung vào những công việc quan trọng và thời gian giải trí, từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống.
Sơ đồ để quản lý thời gian tốt hơn (5 chữ A):
Để nhận biết những điều quan trọng cho cá nhân và công việc, giai đoạn đầu tiên là xác định mục tiêu cụ thể Bạn cần chú trọng đến việc quản lý thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm trong công việc của mình.
Để quản lý thời gian hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu rõ bản thân mình, bao gồm việc xác định mục đích cá nhân và công việc Hãy viết ra các mục tiêu của bạn để nhận diện mức độ quan trọng của chúng Quản lý thời gian hiệu quả đến từ hai phương pháp kiểm soát: tự kiểm soát và kiểm soát công việc Tự kiểm soát dựa trên sự hiểu biết về ưu điểm, khuyết điểm và cách nhìn nhận của bạn, trong khi kiểm soát công việc liên quan đến việc tổ chức và xác định vai trò của bạn trong công việc.
Để cải thiện việc sử dụng thời gian, bạn cần phân tích chi tiết cách thức sử dụng thời gian hiện tại và những yếu tố gây lãng phí thời gian Phân tích này sẽ giúp bạn xác định những hành động cần thực hiện để nâng cao hiệu quả trong công việc và cuộc sống.
Attack : ăn cắp thời gian (tg)
Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần yếu.
Asignment : lập trật tự ưu tiên
Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian”, bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở Cần làm những việc này một cách đều đặn.
Arrangement : sắp đặt kế hoạch
Giai đoạn cuối cùng là sắp xếp thời gian một cách có mục đích rõ ràng Hãy thường xuyên rèn luyện các kỹ năng "nhỏ bé" đã đề cập để bù đắp thời gian đã mất Để đạt được điều này, bạn cần xây dựng một kế hoạch thông minh.
Quy trình quản lý thời gian
Quy trình này bao gồm 6 bước chính:
- Thiết lập và phân loại danh mục công việc.
- Thiết lập mục tiêu phù hợp.
- Phân bổ thời gian và các nguồn lực.
- Xây dựng kế hoạch hành động.
- Triển khai thực hiện kế hoạch.
- Đánh giá kết quả và cải tiến hiệu suất quản lý thời gian.
Mỗi bước trong quản lý thời gian đều cần các công cụ, kỹ thuật và kỹ năng hỗ trợ để xây dựng quy trình hiệu quả, phù hợp với công việc và cuộc sống cá nhân Quan trọng là biết cách sử dụng những công cụ này để nâng cao hiệu quả quản lý thời gian.
1.2.1 Thiết lập và phân loại danh mục công việc
- Lập danh mục vào cuối ngày trước hoặc đầu ngày tiếp theo
- Liệt kê số việc mà có thể làm trong ngày
- Lựa chọn công việc ưu tiên hàng đầu trước và thời gian còn lại dành cho những việc ít ưu tiên hơn
- Linh hoạt trong việc thay đổi danh mục công việc khi cần thiết
1.2.2 Thiết lập mục tiêu phù hợp
(Tại sao cần thiết lập mục tiêu phù hợp?)
Tập trung giải quyết những công việc quan trọng, hạn chế phân tán vào những công việc không quan trọng không phục vụ đạt được mục tiêu.
- Giúp xác định các bước thực hiện hay những giải pháp cụ thể khi tiến hành thực thi công việc
- Tạo động lực phấn đấu
- giải quyết được vấn đề, đạt được hiệu quả cao, đạt được sự hài lòng giữa các thành viên trong nhóm hay tổ chức
1.2.3 Phân bổ thời gian và các nguồn lực
40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày
30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ
10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa… Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40/30/20/10 cho công việc:
40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Phân bổ nguồn lực là quá trình phân công các nguồn lực hiện có cho các mục đích sử dụng khác nhau Trong nền kinh tế, việc phân bổ này có thể thực hiện qua nhiều phương tiện, chẳng hạn như thông qua cơ chế thị trường hoặc thông qua kế hoạch hóa.
1.2.4 Xây dựng kế hoạch hành động
Bước 1: Lập danh sách các việc cần làm (sử dụng công cụ)
Bước 2: Quyết định trình tự giải quyết các công việc cần làm
Bước 3: Phân bổ thời gian và tính thời lượng cho từng công việc
Bước 4: Mô tả kết quả cần đạt được của từng công việc
Cách 2: Lập kế hoạch STARS:
- Stepsz: Các bước công việc
- Responsibility: Người chịu trách nhiệm
- Success Criteria: Tiêu chí thành công
1.2.5 Triển khai thực hiện kế hoạch
- Ghi lại suy nghĩ, hành động của mình
- Tận dụng thời gian chết để làm một số việc
- Tạo cho mình tính kỷ luật và thói quen
- Loại bỏ thói quen xấu bằng các thói quen tốt
- Từ bỏ tư tưởng trì hoãn
1.2.6 Đánh giá kết quả và cải tiến hiệu suất quản lý thời gian
Để cải thiện thói quen quản lý thời gian, cần xem xét cách sử dụng thời gian hiện tại và tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến việc quản lý thời gian không hiệu quả Việc xác định những vấn đề này sẽ giúp bạn khắc phục và xây dựng thói quen quản lý thời gian tốt hơn.
Tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc
1.3.1 Giúp tăng năng suất làm việc
Quản lý thời gian hiệu quả cho phép bạn tổ chức kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày theo mức độ quan trọng và ưu tiên Bằng cách tạo danh sách ưu tiên, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trước, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
1.3.2 Tăng năng suất làm việc
Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn ngăn ngừa lãng phí thời gian và năng lượng, từ đó giảm bớt công sức cần thiết để hoàn thành công việc nhờ vào sự tổ chức hợp lý và khoa học Hơn nữa, việc quản lý thời gian hiệu quả còn nâng cao khả năng sáng tạo của bạn, bởi những khoảng thời gian trống tiết kiệm được từ việc sắp xếp công việc một cách hợp lý.
1.3.3 Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực
Thiếu kỹ năng quản lý thời gian có thể dẫn đến áp lực công việc và quyết định sai lầm do không có đủ thời gian để suy xét Ngược lại, kiểm soát thời gian tốt giúp bạn tránh áp lực "deadline" và đưa ra những quyết định sáng suốt hơn nhờ có thời gian để suy nghĩ và đánh giá vấn đề.
1.3.4 Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động
Những thói quen xấu như trì hoãn, không biết từ chối và tổ chức kém có thể gây hại nghiêm trọng cho cả cá nhân và tập thể Quản lý thời gian hiệu quả giúp loại bỏ những thói quen này, đồng thời tạo động lực để thực hiện các dự án lớn thông qua kế hoạch rõ ràng với mục tiêu cụ thể và thời gian biểu chính xác.
LIÊN HỆ THỰC TIỄN BẢN THÂN ĐỂ XÂY DỰNG
Giới thiệu đôi nét về mục tiêu: 14 2.2 Quy trình quản lý thời gian của bản thân cho việc đạt được
Khái quát về chứng chỉ Ielts:
The IELTS (International English Language Testing System) is a comprehensive assessment of English language proficiency, evaluating four key skills: Listening, Speaking, Reading, and Writing Established in 1989, the test is jointly managed by the University of Cambridge ESOL, the British Council, and IDP Education Australia Candidates can choose between two formats: the Academic module for higher education and the General Training module for everyday purposes.
Loại hình học thuật dành cho những ai muốn học ở bậc đại học hoặc các học viện, các hình thức đào tạo sau đại học.
Loại hình đào tạo chung dành cho những ai muốn tham gia những khóa học nghề, muốn tìm việc làm, hoặc vì mục đích di cư.
IELTS là bài kiểm tra tiếng Anh được công nhận rộng rãi bởi nhiều học viện tại Australia, Anh, Canada, Ireland, New Zealand và Nam Phi Số lượng học viện ở Mỹ cũng ngày càng tăng cường chấp nhận chứng chỉ này Ngoài ra, IELTS còn là yêu cầu bắt buộc cho những ai muốn di cư đến Australia và Canada.
Kết quả của kỳ kiểm tra IELTS (TRF-Test Report Form) có hiệu lực trong vòng 2 năm Năm 2007, hơn một triệu thí sinh đã tham gia kỳ thi này, khiến IELTS trở thành hệ thống kiểm tra ngôn ngữ tiếng Anh phổ biến nhất cho bậc sau đại học và người di cư trên toàn cầu.
Sự hữu ích của chứng chỉ Ielts đối với học sinh, sinh viên:
1 Được miễn giảm học phần tiếng Anh ở bậc đại học
Với điểm chứng chỉ IELTS, bạn có thể được miễn học phần tiếng Anh trong 2 năm đầu tại các trường Đại học, điều này tạo ra lợi thế lớn cho bạn Thời gian này có thể được sử dụng để khám phá và học hỏi nhiều kiến thức bổ ích khác.
Nhiều trường đại học như Đại học Quốc gia và Đại học Bách Khoa hiện đã thiết lập quy định về thang điểm và điều kiện học Tiếng Anh, giúp sinh viên có thêm thời gian để tập trung vào các môn học khác hoặc khám phá những kiến thức bổ ích.
2 Được miễn thi tiếng Anh trong kỳ thi THPT
Học sinh có chứng chỉ IELTS 4.0 sẽ được miễn thi tiếng Anh trong kỳ thi THPT, điều này đã thúc đẩy nhiều bạn trẻ quyết tâm ôn luyện để đạt được chứng chỉ này Xu hướng hiện nay là học IELTS ngay từ cấp 2 và 3 để chuẩn bị tốt cho tương lai.
3 Được xét tuyển riêng khi thi đại học
Một số trường đại học yêu cầu sinh viên có năng lực tiếng Anh cao và chứng chỉ IELTS là tiêu chuẩn đánh giá tốt nhất Để đạt được lợi thế này, bạn cần đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết.
Hoàn thành kì thi tốt nghiệp THPT Quốc gia
Trong các môn thi tốt nghiệp có điểm không liệt và nằm trong tổ hợp
Có chứng chỉ IELTS band 6.5+ còn thời hạn nằm trong thời gian nộp hồ sơ xét tuyển.
Một số trường đại học áp dụng hình thức xét tuyển này bao gồm Đại học Ngoại thương, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học FPT chuyên ngành Ngôn ngữ Anh, và Đại học Hoa Sen tại TP.HCM.
Vì thế để có cơ hội xét tuyển vào các trường lớn bạn phải đạt được điểm số IELTS 6.5+.
4 Dễ dàng hoàn thành chứng thi đầu ra tiếng Anh
Tại các trường đại học, sinh viên cần có chứng chỉ tiếng Anh và tin học để tốt nghiệp Nếu bạn sở hữu chứng chỉ IELTS 4 kỹ năng, bạn có thể được miễn thi và dễ dàng hoàn thành chương trình học Một số trường đại học đã áp dụng chính sách này.
Trường ĐH Công Nghệ – ĐH QG HN cần IELTS 5.5 ĐH FPT cần 6.0 ĐH Hà Nội tiêu chuẩn 6.0 ĐH Hàng Hải: 4.0 Đh Văn Hóa Hà Nội: 3.5
Học viện Kỹ Thuật Mật Mã: 3.5
5 Có cơ hội du học nước ngoài
Có bằng IELTS bạn có thể xét tuyển du học dễ dàng hơn
Có bằng IELTS bạn có thể xét tuyển du học dễ dàng hơn
Trình độ tiếng Anh là yếu tố quan trọng quyết định khả năng du học của bạn, và chứng chỉ IELTS là minh chứng cần thiết để chứng tỏ năng lực ngôn ngữ của mình.
6 Dễ dàng ứng tuyển vào các công ty, doanh nghiệp quốc tế
Khi bạn sở hữu chứng chỉ IELTS, cơ hội thăng tiến sẽ nằm trong tầm tay
Khi bạn sở hữu chứng chỉ IELTS, cơ hội thăng tiến sẽ nằm trong tầm tay
Doanh nghiệp quốc tế thường đánh giá cao những ứng viên có trình độ tiếng Anh tốt Vì vậy, sở hữu chứng chỉ IELTS có thể giúp bạn vượt qua một nửa chặng đường trong quá trình phỏng vấn.
Có chứng chỉ IELTS từ 6.5 trở lên mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn như quản lý nhân sự, phiên dịch viên, marketing và kế toán Những vị trí này không chỉ dễ dàng ứng tuyển mà còn đi kèm với mức lương cao và triển vọng phát triển nghề nghiệp rộng mở.
7 Phục vụ nhu cầu định cư nước ngoài Để định cư ở nước ngoài, việc hiểu biết tiếng Anh sẽ giúp bạn có thể dễ dàng giao tiếp cũng như sinh hoạt tại nơi xứ người.
Cụ thể như Anh, Mỹ, Úc, đều yêu cầu chứng chỉ IELTS thì bạn mới được định cư Tùy mỗi nước mà yêu cầu mức điểm sẽ khác nhau.
Những công việc dịch thuật, hướng dẫn viên, … đều phù hợp và giúp bạn kiếm thêm thu nhập nếu bạn có vốn tiếng Anh tốt.
Tiếng Anh giúp mở rộng vốn hiểu biết đồng thời rèn luyện được sự kết hợp hoàn hảo giữa 4 kỹ năng nghe – nói – đọc – viết.
10 Tăng thêm tự tin khi giao tiếp
Tiếng Anh giúp bạn có nhiều cơ hội phát triển
Những người có vốn tiếng Anh tốt luôn tự tin khi giao tiếp vì họ có thể nói năng trôi chảy và có khẩu âm tốt.
11 Mở rộng mối quan hệ
Với những người giỏi tiếng Anh, mối quan hệ bạn bè của họ là không bị hạn hẹp mà là rộng khắp ở mọi nơi trên thế giới.
12 Có nhiều bước tiến trong tương lai
Tiếng anh ngày nay rất được coi trọng trong thời kỳ hội nhập kinh tế.
Vì thế, những cơ hội lớn luôn tìm đến những người giỏi tiếng Anh.
2.2 Quy trình quản lý thời gian của bản thân cho việc đạt được chứng chỉ Ielts 6.5 sau khi ra trường
Quy trình để đạt mục tiêu trên bao gồm 6 bước chính:
Để đạt chứng chỉ IELTS 6.5 trở lên, cần thiết lập và phân loại các danh mục công việc cần thực hiện Điều này bao gồm việc nắm vững 4 kỹ năng Nghe, Nói, Đọc và Viết, hiểu rõ quy trình và thể thức thi cho từng kỹ năng Ngoài ra, người thi cũng cần chuẩn bị tài chính hợp lý, thời gian đủ để ôn tập và duy trì sức khỏe tốt nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu.
Để đạt được chứng chỉ IELTS 6.5 trở lên, bạn cần thiết lập mục tiêu phù hợp với khả năng của bản thân trong vòng 3 tháng ôn luyện Điều này giúp bạn có đủ kiến thức và trình độ cho cả 4 kỹ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết.
GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN GIÚP BẢN THÂN THỰC HIỆN TỐT CÔNG VIỆC
Đặt mục tiêu cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân là rất quan trọng, giúp sắp xếp công việc, cải thiện hiệu suất và định hướng sự nghiệp Khi xác định rõ đích đến, bạn có thể ưu tiên những công việc quan trọng Đặc biệt, với vai trò nhà quản lý, lập mục tiêu giúp bạn phân biệt giữa công việc cần thiết và những thứ gây lãng phí thời gian, đồng thời định hướng cho nhóm thực hiện các nhiệm vụ hướng đến mục tiêu chung Hãy hướng dẫn nhân viên xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc S.M.A.R.T và cùng thảo luận, đàm phán về các mục tiêu đó.
Checklist những việc cần làm
Bạn có bao giờ bỏ lỡ việc quan trọng nào không? Sử dụng Checklist với phần mềm quản lý công việc iHCM sẽ giúp bạn kiểm soát công việc hiệu quả hơn Tính năng tạo công việc cho phép bạn gắn các nhiệm vụ với mục tiêu cụ thể, đặc biệt hữu ích cho các dự án lớn Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc với các trạng thái như Đang tiến hành, Chưa bắt đầu, hoặc Hoàn thành, cùng với các mức độ tiến độ như Đúng tiến độ, Cần chú ý, Cảnh báo, Nguy cấp, hay Quá hạn Nhờ đó, bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ công việc nào và cảm thấy nhẹ nhàng hơn với những nhiệm vụ chưa hoàn thành.
Dành quyền ưu tiên cho các công việc
Việc sử dụng checklist để quản lý công việc hiệu quả phụ thuộc vào khả năng xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ Nếu bạn gặp khó khăn trong việc quyết định công việc nào cần ưu tiên, đặc biệt khi phải đối mặt với danh sách dài các nhiệm vụ, hãy thử áp dụng phương pháp Ma trận quản lý thời gian để hỗ trợ bạn.
Bằng cách áp dụng phương pháp này, bạn sẽ cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình và tập trung vào việc hoàn thành những công việc thực sự quan trọng, thay vì chỉ chú trọng đến những việc khẩn cấp Việc nhận thức rõ sự khác biệt giữa công việc quan trọng và khẩn cấp sẽ giúp bạn xác định được những nhiệm vụ cần ưu tiên.
• Ưu tiên thực hiện những công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp sẽ đem đến những kết quả giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
• Lưu ý những công việc quan trọng, chưa khẩn cấp bởi việc xử lý sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.
• Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.
Kiểm soát tốt những yếu tố gây xao lãng
Sự phân tâm có thể làm mất đến hai giờ mỗi ngày của chúng ta, chủ yếu do những email không liên quan đến công việc, việc đọc báo mạng và lướt web.
Để tối ưu hóa khả năng tập trung, hãy giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng như tắt các cửa sổ chat không liên quan đến công việc Bắt đầu ngày làm việc với bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và nghe nhạc yêu thích cũng là những cách hiệu quả giúp nâng cao sự tập trung.
Không nên ôm đồm quá nhiều việc
Ôm đồm quá nhiều việc có thể dẫn đến giảm hiệu suất, căng thẳng và suy sụp tinh thần Trước khi nhận thêm công việc, hãy tự đặt ra cho mình một số câu hỏi quan trọng để đánh giá khả năng và mức độ phù hợp của nhiệm vụ mới.
• Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của mình không?
• Bạn có phải là người làm việc này tốt nhất không?
• Bạn có thời gian để làm việc này không?
Nếu bạn trả lời "không" cho ba câu hỏi đã nêu, tốt nhất là nên từ chối công việc đó Tuy nhiên, việc từ chối chỉ vì không muốn làm hay cảm thấy công việc phức tạp có thể thiếu tính chuyên nghiệp Ba câu hỏi này sẽ hỗ trợ bạn trong việc đưa ra lý do hợp lý để từ chối một công việc không phù hợp.
Không nên làm nhiều việc cùng lúc
Để hoàn thành công việc hiệu quả, việc làm nhiều việc cùng lúc như viết email và trò chuyện điện thoại với khách hàng có thể khiến bạn mất thêm 20 - 40% thời gian cần thiết Hệ quả là cả hai công việc đều không đạt chất lượng, với email đầy lỗi và khách hàng không hài lòng Do đó, tập trung vào từng nhiệm vụ một sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng công việc.
Dành thời gian giải lao
Làm việc liên tục từ 8 đến 10 giờ mà không nghỉ ngơi có thể hấp dẫn, đặc biệt khi gần deadline Tuy nhiên, để duy trì năng suất cao, bộ não cần thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
Đừng xem nhẹ những phút giải lao, vì chúng thực sự mang lại thời gian nghỉ ngơi quý giá, giúp bạn tư duy sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn Hãy dành khoảng 5 phút nghỉ ngơi sau mỗi 1-2 giờ làm việc, có thể là đi dạo, pha cà phê, hoặc chỉ đơn giản là thư giãn tại bàn làm việc Đừng quên dành thời gian rộng rãi cho bữa trưa và những khoảng nghỉ ngơi cần thiết.