Tính cấp thiết của đề tài
Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ, đóng vai trò quan trọng trong quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp sản xuất và thương mại Để đạt được thành công, doanh nghiệp cần cân bằng giữa cung và cầu, đồng thời theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho một cách chính xác Quản trị hàng tồn kho là một công việc phức tạp, ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu quả hoạt động Do đó, nhà quản lý cần nhạy bén và sáng tạo trong việc áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Thương Mại Tổng hợp Phước Hải, một doanh nghiệp mới thành lập, đặt mục tiêu trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực phân phối hàng tiêu dùng tại Kon Tum Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, công ty cần duy trì một lượng hàng tồn kho hợp lý Hiện tại, Công ty TNHH Phước Hải đang tập trung vào việc đảm bảo đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường, nhằm tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa và nguyên vật liệu, điều này có thể dẫn đến giảm lợi nhuận và mất khách hàng, cũng như thị phần.
Mặc dù ban lãnh đạo Công ty TNHH TMTH Phước Hải nhận thức được tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho đối với hiệu quả kinh doanh, nhưng họ vẫn chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này Do đó, tôi đã chọn đề tài “Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Phước Hải” với mong muốn giúp công ty nhận diện những thiếu sót trong công tác quản trị hàng tồn kho và đề xuất các giải pháp phù hợp với tình hình hoạt động hiện tại của công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này nghiên cứu thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Phước Hải dựa trên lý luận về quản lý hàng tồn kho Từ những phân tích thực tế, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty.
- Hệ thống hóa, phân tích và tổng hợp những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
- Nghiên cứu thực trạng, phân tích công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Phước Hải
- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
Bố cục báo cáo
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 2 trình bày thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Phước Hải, phân tích các vấn đề hiện tại và hiệu quả quản lý Chương 3 đưa ra các đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị hàng tồn kho tại Chi nhánh Hu của Công ty TNHH TMTH Phước Hải, nhằm tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
1.1.1 Khái niệm, vai trò của hàng tồn kho a Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là hàng hóa không bán được mà còn là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài sản của doanh nghiệp Nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản và dễ xảy ra sai sót trong quản lý Tất cả các doanh nghiệp, từ sản xuất đến thương mại, đều có hàng tồn kho, vì vậy việc hiểu rõ các khái niệm và bản chất của hàng tồn kho là cần thiết để áp dụng hiệu quả các phương pháp và mô hình kiểm soát.
Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn có hình thái vật chất, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ chưa sử dụng, thành phẩm đã sản xuất nhưng chưa tiêu thụ, hàng hóa đã thu mua nhưng còn tồn đọng, và hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang.
Theo Chuẩn mực số 2 của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, hàng tồn kho bao gồm các tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, cũng như nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp có nhiều hình thức như hàng mua để nhập kho, hàng đang vận chuyển, hàng gửi đi bán, hàng gia công, thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang và nguyên liệu, vật liệu đã nhập kho Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung ứng đủ sản phẩm, từ đó tạo dựng uy tín, củng cố vị thế trên thị trường và mở rộng sang các phân khúc mới.
Trong quá trình sản xuất và tiêu thụ, việc khách hàng trả lại hàng hóa do chất lượng kém, lỗi bao bì, hoặc sai sót kỹ thuật là điều không thể tránh khỏi Doanh nghiệp có thể sử dụng hàng tồn kho để bù đắp kịp thời cho khách hàng hoặc cho phép khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ Điều này không chỉ cải thiện chất lượng phục vụ mà còn giúp doanh nghiệp tăng cường sự hài lòng của khách hàng, xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững, từ đó đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xử lý các đơn hàng đột xuất và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra linh hoạt Đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, tạo cầu nối giữa các giai đoạn chế biến Điều này giúp các bộ phận phát triển mạnh mẽ và duy trì vị thế trên thị trường biến động Trong lĩnh vực thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng mua và hàng chuẩn bị bán, giúp quá trình mua bán diễn ra liên tục và đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, đồng thời mở rộng các phân khúc thị trường mới Phân loại hàng tồn kho là cần thiết để tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp rất đa dạng về chủng loại và mục đích sử dụng, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý hiệu quả hàng tồn kho, doanh nghiệp cần thực hiện phân loại và sắp xếp hàng hóa theo các tiêu chí cụ thể và có định hướng.
* Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được phân loại thành các nhóm dựa trên mục đích sử dụng và công dụng, không phụ thuộc vào nguồn gốc, quy cách hay phẩm chất của chúng.
Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất bao gồm tất cả các mặt hàng được lưu trữ nhằm phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất, như nguyên vật liệu, bán thành phẩm và công cụ dụng cụ, cũng như giá trị của sản phẩm dở dang.
Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ là toàn bộ hàng hóa thành phẩm được doanh nghiệp lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích bán ra.
*Phân loại theo nguồn hình thành
Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp
Hàng mua nội bộ là toàn bộ hàng hóa mà doanh nghiệp thu mua từ các nhà cung cấp trong hệ thống tổ chức kinh doanh của mình, bao gồm việc mua bán giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty.
Hàng tồn kho tự gia công: là tồn bộ hàng tồn kho được DNSX, gia công tạo thành Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác
*Phân loại theo yêu cầu sử dụng
Theo tiêu thức này phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
Hàng tồn kho trong sản xuất kinh doanh phản ánh giá trị hàng hóa được dự trữ hợp lý, đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thường Ngược lại, hàng tồn kho chưa cần sử dụng cho thấy giá trị hàng hóa được dự trữ vượt mức cần thiết, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Hàng tồn kho không cần sử dụng thể hiện giá trị hàng tồn kho thấp hoặc hàng hóa bị mất phẩm chất, không còn phù hợp cho mục đích sản xuất của doanh nghiệp.
Phân loại hàng tồn kho giúp đánh giá tính hợp lý của lượng hàng hiện có, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần thiết.
*Phân loại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
Hàng tồn kho trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục
Hàng tồn trữ thực tế
Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn phù hợp đồng thời xác định điểm mua hàng hợp lý
*Phân loại theo chất lượng hàng hóa
Theo tiêu thức phân loại này, tùy thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho mà hàng tồn kho được chia thành:
Hàng tồn kho chất lượng tốt
Hàng tồn kho kém phẩm chất
Hàng tồn kho mất phẩm chất
*Phân loại theo địa điểm lưu kho
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm tất cả các loại hàng hóa và vật tư đang được quản lý, như hàng hóa tồn kho, hàng hóa trong quầy, công cụ dụng cụ (CCDC), và nguyên liệu đang được lưu trữ hoặc sử dụng.
QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp Khái niệm quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hình dạng và vị trí của hàng hóa lưu kho Nó cần thiết tại nhiều địa điểm trong một cơ sở hoặc trong mạng lưới cung cấp để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và duy trì nguồn nguyên liệu một cách thường xuyên và có kế hoạch.
Quản trị hàng tồn kho là quá trình quản lý hiệu quả các hoạt động như lập kế hoạch, tiếp nhận, lưu trữ, vận chuyển, kiểm soát và phân phối vật tư Mục tiêu chính của quản trị hàng tồn kho là tối ưu hóa nguồn lực để phục vụ khách hàng và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho là quá trình kiểm soát và quản lý sự luân chuyển của hàng hóa trong chuỗi giá trị, bao gồm từ giai đoạn sản xuất cho đến phân phối.
Giữ hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích, bao gồm đảm bảo số lượng sản phẩm luôn sẵn có, hỗ trợ trong việc thương lượng với các nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Dự đoán sự biến động của thị trường và giá cả sản phẩm là rất quan trọng Việc này giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu cũng như mong đợi của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ.
Kiểm soát các chi phí về kho bãi, bảo hiểm, chi phí nhân công và các chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hoá
Tiết kiệm chi phí đặt hàng và giao hàng nhiều lần giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn Điều này đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa cho các hoạt động marketing, từ đó thu hút khách hàng hiệu quả hơn.
Giảm thiểu được nhiều tổn thất do hàng tồn kho lỗi thời b Chi phí liên quan đến công tác quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí hoạt động của doanh nghiệp Để tối ưu hóa chi phí liên quan đến hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phân tích và xác định rõ ràng các loại chi phí như chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng, chi phí thiếu hàng và chi phí tồn trữ Việc xây dựng các chính sách linh hoạt và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí này.
Chi phí đặt hàng bao gồm các khoản chi phí giao dịch, vận chuyển và giao nhận hàng hóa Mỗi lần doanh nghiệp đặt hàng từ bên ngoài, chi phí này sẽ được tính toán Thông thường, chi phí cho mỗi đơn hàng là ổn định và không phụ thuộc vào số lượng hàng hóa được mua.
CPđh = Số lần đặt hàng trong một năm * Chi phí mỗi lần đặt hàng
Chi phí đặt hàng bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như chi phí chuẩn bị yêu cầu mua hàng, chi phí lập đơn đặt hàng, chi phí thương lượng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí thanh toán.
Chi phí mua hàng có thể được tối ưu hóa khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn, giúp giảm chi phí mua hàng nhờ vào chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm, mặc dù chi phí tồn trữ có thể tăng lên.
Chi phí tồn trữ là các khoản chi phát sinh liên quan đến việc bảo quản và duy trì hàng tồn kho trong quá trình hoạt động Những chi phí này bao gồm các khoản như chi phí lưu kho, chi phí bảo hiểm, và chi phí hao hụt hàng hóa.
Chi phí về vốn trong đầu tư vào hàng tồn kho cần được xem xét như các cơ hội đầu tư ngắn hạn khác Khi nguồn vốn có hạn, việc đầu tư vào hàng tồn kho đồng nghĩa với việc chấp nhận phí tổn cơ hội Phí tổn cơ hội này chính là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư tốt nhất mà doanh nghiệp đã bỏ qua Sự gia tăng hàng tồn kho không chỉ làm tăng vốn cho tồn kho mà còn đồng nghĩa với việc chấp nhận phí tổn cơ hội cao hơn.
Chi phí kho bao gồm các khoản chi liên quan đến việc lưu giữ hàng tồn kho, như chi phí thuê kho bãi, lương cho nhân viên quản lý kho, và chi phí sử dụng thiết bị hỗ trợ như hệ thống giữ nóng, chống ẩm và làm lạnh.
Chi phí liên quan đến thuế và bảo hiểm là yếu tố quan trọng trong quản lý hàng tồn kho Khi lượng hàng tồn kho tăng, doanh nghiệp không chỉ phải đối mặt với chi phí bảo hiểm gia tăng mà còn chịu thêm áp lực từ thuế, vì hàng tồn kho được coi là tài sản có thể bị đánh thuế Do đó, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn tiết kiệm chi phí thuế và bảo hiểm cho doanh nghiệp.
Tồn kho gia tăng dẫn đến thời gian giải tỏa kéo dài, làm tăng nguy cơ hư hỏng và hao hụt hàng hóa Điều này không chỉ gây ra mất mát mà còn tạo ra chi phí liên quan đến tất cả các loại tồn kho ở mức độ khác nhau.
1.2.2 Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho a Phương pháp kiểm kê định kỳ
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP PHƯỚC HẢI
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHƯỚC HẢI
Tên công ty: Công ty TNHH TM Tổng Hợp Phước Hải
Địa chỉ: Khu công nghiệp Hòa Bình, Phường Lê Lợi, Thành phố Kon Tum, Tỉnh Kon Tum
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH TMTH Phước Hải
Công ty TNHH Thương mại tổng hợp Phước Hải, được thành lập vào ngày 03/01/2019 tại Khu công nghiệp Hòa Bình, P Lê Lợi, TP Kon Tum, Tỉnh Kon Tum, là nhà phân phối chính thức cho nhiều thương hiệu lớn trong lĩnh vực hàng tiêu dùng như Unilever, Unicharm, URC, Danisa, và Micoem.
- Từ tháng 10/2019, Phước Hải mở 1 văn phòng đại diện tại Huyện Ngọc Hồi
Công ty TNHH Thương mại tổng hợp Phước Hải cam kết tạo ra môi trường làm việc năng động, sáng tạo và thân thiện cho nhân viên Chúng tôi cung cấp nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp thông qua việc học tập, tăng lương, thăng tiến và chế độ phúc lợi công bằng, cạnh tranh Ngoài ra, công ty còn tổ chức các hoạt động ngoại khóa, giao lưu thể thao và văn nghệ thường niên để gắn kết nhân viên.
* Quy mô hiện tại của công ty
Kể từ khi thành lập vào năm 2018, Công ty TNHH TM Tổng Hợp Phước Hải đã đầu tư mạnh mẽ vào nguồn vốn, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị và nguồn nhân lực chất lượng cao, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Sự đầu tư này đã góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của công ty.
Tổng số vốn kinh doanh tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2021
- Vốn điều lệ: 5 tỷ đồng
- Tổng số lao động: 70 người
Như vậy công ty TNHH TM Tổng Hợp Phước Hải là công ty có quy mô vừa
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
- Công ty kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký theo quy định của pháp luật hiện hành
- Chủ động tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng để ký hợp đồng
- Thực hiện chế độ sổ sách kế toán đầy đủ theo chế độ kế toán hiện hành và báo cáo phù hợp, kịp thời
- Có nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước và thực hiện đầy đủ chế độ thuế
- Quản lý sử dụng có hiệu quả các nguồn của công ty
- Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ công nhân viên
- Bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh góp phần phát triển đất nước văn minh giàu đẹp
2.1.4 Đối tác nhà cung cấp:
Một số sản phẩm của các Công ty đối tác như sau:
- Nhóm sản phẩm thuộc Unilever
- Nhóm sản phẩm thuộc Unicharm
- Nhóm sản phẩm thuộc URC
- Nhóm sản phẩm thuộc Micoem
- Nhóm sản phẩm thuộc Danisa
- Nhóm sản phẩm thuộc Bicafun
- Nhóm sản phẩm thuộc Sanet
- Nhóm sản phẩm thuộc Yến Việt
- Nhóm sản phẩm thuộc Dutchlady
Mặc dù chỉ mới hoạt động trong ba năm, công ty đã hợp tác với nhiều nhà cung cấp lớn và nổi tiếng Công ty luôn đặt ra tiêu chuẩn cao trong việc lựa chọn đối tác để đảm bảo sản phẩm chất lượng nhất cho người tiêu dùng Thay vì gây áp lực để giảm chi phí, doanh nghiệp ưu tiên xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ và tin cậy với các nhà cung cấp, nhằm tạo ra lợi ích chung cho cả hai bên.
2.1.5.Nguồn lực của Công ty TNHH TMTH Phước Hải
Chức năng của cơ quan quản lý cao nhất trong công ty là đại diện cho công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
+ Dự kiến lợi nhuận, chia lãi cổ phần và đưa ra phương hướng phát triển,kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy, quy chế hoạt động của công ty
+ Bổ nhiệm, bãi nhiệm và giám sát các hoạt động của giám đốc
+ Kiến nghị sửa đổi và bổ sung điều lệ công ty
Nguồn: Phòng kế toán hành chính nhân sự
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM tổng hợp Phước Hải Ban Giám đốc:
Người đại diện theo pháp luật của công ty có trách nhiệm điều hành hoạt động của tổ chức, thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị.
+ Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh và lao động của toàn công ty trình Hội đồng thành viên
+ Tổ chức thực hiện hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh do Đại hội đồng cổ đông và nghị quyết Hội đồng thành viêncông ty đề ra
+ Cung cấp đầy đủ các nguồn lực để thực hiện, duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng
Phòng Kế toán – hành chính nhân sự là khối thuộc nhóm lĩnh vực tổ chức bộ máy
Kế toán là quá trình quản lý các nghiệp vụ kế toán theo quy định pháp luật, đồng thời cung cấp tư vấn về công tác kế toán quản trị cho Công ty.
Có chức năng quản lý tài chính, ngân quỹ và chứng từ có giá
Hành chính nhân sự đảm nhiệm nhiều chức năng quan trọng, bao gồm hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, quản lý nguồn nhân lực, cùng với việc tư vấn cho ban lãnh đạo về việc thiết lập các chính sách liên quan đến nguồn nhân lực.
Quản lý hành chính bao gồm việc quản lý văn thư và lễ tân, kiểm soát chi phí y tế, quản lý tài sản, cũng như các công tác hành chính phục vụ Ngoài ra, còn có công tác dịch thuật, phiên dịch, quản lý thương hiệu và sử dụng xe.
Bảo vệ mục tiêu an ninh và kiểm soát việc ra vào của xe tại cổng, đồng thời phối hợp thực hiện công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
Phòng Kho vận chịu trách nhiệm quản lý kho vật tư và kho thành phẩm, đồng thời điều hành đội xe vận tải để thực hiện công tác vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng hoặc theo yêu cầu cụ thể.
Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện đại và sự thành công của ngành chế tạo robot, vai trò của con người trong sản xuất kinh doanh vẫn không thể bị coi nhẹ Nhận thức rõ điều này, Phước Hải đã tập trung vào việc phát huy nhân tài và đào tạo đội ngũ nhân viên theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp, từ đó góp phần xây dựng công ty phát triển như hiện nay.
Bảng 2.1 Bảng cơ cấu nhân sự theo độ tuổi năm 2019-2021 ĐVT: người
Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng +/- Tỉ lệ
( Nguồn: Phòng kế toán- hành chính nhân sự)
Năm 2020 có sự thay đổi đáng kể về số lượng trọng lao động từ 25 đến 30 tuổi, tăng
So với năm 2019, số lượng lao động trong độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi đã tăng 35 người, tương ứng với mức tăng 66,7% Điều này đã làm cho tỷ trọng lao động trong độ tuổi này tăng từ 30% lên 45,2%.
Năm 2021 có sự thay đổi đáng kể về số lượng trọng lao động từ 25 đến 30 tuổi, giảm
15 lao động lao động so với năm 2020, số lượng trong lao động từ 30 đến 45tuổi, giảm 10lao động lao động so với năm 2020
Cơ cấu lao động của Công ty đã có sự thay đổi tích cực, với tỷ trọng lao động từ 25 đến 30 tuổi giảm từ 70% năm 2019 xuống còn 54% năm 2021, trong khi tỷ trọng lao động từ 30 đến 45 tuổi tăng từ 30% lên 46% Điều này cho thấy Công ty đang sở hữu một đội ngũ lao động có kinh nghiệm và gắn bó lâu dài Ưu điểm của cơ cấu độ tuổi này bao gồm sự năng động và sáng tạo của người lao động trẻ, khả năng tiếp cận công nghệ hiện đại và khát khao thể hiện năng lực bản thân Đồng thời, đội ngũ lao động từ 30 đến 40 tuổi mang lại kinh nghiệm thực tế phong phú, am hiểu chuyên môn và sẵn sàng hướng dẫn nhân viên mới, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của Công ty.
Nhược điểm của lao động trẻ là thường thiếu kinh nghiệm và dễ nóng vội, đặc biệt là những nhân viên mới, họ cần thời gian để học hỏi và làm quen với công việc Ngoài ra, họ cũng có tâm lý không ổn định, dễ bị phân tâm bởi những cơ hội khác.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.2.1 Thực trạng nguồn nhân lực kho
Nhân lực là yếu tố thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt trong công tác quản lý hàng tồn kho Để duy trì và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, cần có đội ngũ nhân lực đủ năng lực để vận hành quy trình và dự đoán biến động hàng hóa Công ty có bốn thủ kho quản lý hàng hóa, trong đó hai nam thủ kho trẻ tuổi với bằng cử nhân và hai nữ thủ kho có bằng cao đẳng, đều có kinh nghiệm sâu sắc trong quản lý hàng hóa Ngoài ra, công ty còn có hai phụ kho kiêm bảo vệ, đã làm việc lâu dài và được điều động để hỗ trợ trong việc lấy và sắp xếp hàng hóa Mặc dù trình độ chuyên môn của hai phụ kho không cao, nhưng họ có khả năng tiếp thu tốt và thái độ làm việc tích cực Tuy nhiên, sức khỏe hạn chế do tuổi tác có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc của họ.
Nhân lực kho của công ty có điểm mạnh nổi bật là sự am hiểu về sản phẩm, cách sắp xếp hàng hóa và quy trình xuất nhập kho Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và giàu kinh nghiệm giúp họ nhanh chóng nắm bắt và kiểm soát tình hình trong kho Tuy nhiên, công ty vẫn chưa triển khai các chế độ phúc lợi và lương thưởng hợp lý để tạo động lực làm việc cho đội ngũ này, điều này cần được xem xét để phát huy tối đa tiềm năng của nhân lực.
2.2.2.Phân loại hàng tồn kho
Công ty TNHH TMTH Phước Hải chuyên phân phối hàng tiêu dùng, với hai mặt hàng chủ đạo là UNILEVER và Ajinomoto Các sản phẩm chính của công ty bao gồm bột giặt, dầu gội, dầu xả, tã quần, dao cạo râu, bàn chải đánh răng và các sản phẩm từ Ajinomoto Những sản phẩm như bột giặt và nước xả được xếp vào nhóm chuyên về vải, trong khi dầu gội và dầu xả tập trung vào việc làm sạch tóc, tạo thành một phân loại sản phẩm rõ ràng trong danh mục hàng hóa của công ty.
Bảng 2.5 Phân loại hàng tồn kho Công ty TNHH TMTH Phước Hải
STT Nhóm hàng Khu vực
Bột giặc – nước xả Dầu gội – dầu xả
Tả quần Dao cạo – bàn chải đánh răng
Hạt nêm Ajinomoto Bột ngọt Ajinomoto Aji – Quick
Nguồn: Phòng Kế Toán Công ty TNHH TMTH Phước Hải)
Hàng tồn kho của công ty được phân loại theo nguồn hình thành, bao gồm sản phẩm nhập từ UNILEVER và Ajinomoto Phân loại này giúp công ty xác định rõ các yếu tố cấu thành giá gốc hàng tồn kho, từ đó tính toán chính xác và đầy đủ giá trị hàng tồn kho Việc phân loại chi tiết này không chỉ hỗ trợ trong việc xác định giá trị hàng tồn kho mà còn giúp xây dựng và dự toán các chính sách quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
2.2.3 Công tác sắp xếp, vị trí hàng hóa trong kho
Việc bố trí sắp xếp hợp lý sẽ giúp thủ kho dễ quản lý và tìm kiếm theo nhu cầu một cách nhanh nhất
Công tác sắp xếp hàng hóa trong kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì kho là nơi lưu trữ hàng hóa phục vụ cho phân phối và bán hàng Sắp xếp kho hàng hiệu quả không chỉ nâng cao tính thẩm mỹ mà còn giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa để xuất bán.
Công ty chúng tôi chuyên phân phối đa dạng các sản phẩm thực phẩm tiêu dùng nhanh, mang đến nhiều lựa chọn phong phú cho khách hàng.
Hình 2.2 Mô hình kho hàng của công ty TNHH TMTH Phước Hải
(Nguồn: Phòng Hậu Cần Công ty)
Công ty TNHH TMTH Phước Hải tọa lạc tại khu công nghiệp với vị trí thuận lợi cho xuất nhập và vận chuyển hàng hóa Chúng tôi cam kết đảm bảo chất lượng hàng hóa từ khi nhập khẩu cho đến khi đến tay người tiêu dùng Kho hàng được sắp xếp theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, với các sản phẩm nhập trước được bố trí gần cửa ra vào, giữ theo khu vực hàng hóa đã định Phương pháp này giúp tránh tình trạng hàng hóa gần hết hạn sử dụng và cho phép tính toán trị giá hàng xuất bán một cách nhanh chóng.
Kho hàng của công ty có diện tích 400m2, tuy rộng rãi nhưng hàng hóa được sắp xếp trên các kệ gỗ cách mặt đất 20cm, có chất lượng khá chắc chắn nhưng dễ bị ẩm mốc và bụi bẩn, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Mặc dù hàng hóa được chia thành các khu vực khác nhau, nhưng không có vách ngăn, dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa các loại sản phẩm Khi lượng đặt hàng tăng cao, kho hàng có thể thiếu chỗ chứa, thậm chí phải đặt hàng ngoài kho Điều này cho thấy công tác kiểm soát hàng tồn kho của công ty chưa hiệu quả, hàng hóa chưa được bố trí ngăn nắp và khoa học.
2.2.4 Quy trình quản lý hoạt động nhập – xuất kho tại công ty TNHH Phước Hải
Hoạt động quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt đối với công ty TNHH TMTH Phước Hải, nhà phân phối hàng UNILEVER và Ajinomoto, nơi có số lượng hàng tồn kho lớn Để đảm bảo quy trình kiểm soát hàng tồn kho diễn ra hiệu quả, công ty đã xây dựng quy trình nhập kho diễn ra vào thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu hàng tuần, với khả năng điều chỉnh linh hoạt khi có sự gia tăng đột biến trong đơn hàng Quy trình này bao gồm 5 bước cụ thể nhằm tối ưu hóa hoạt động nhập kho.
Hình 2.3 Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
(Nguồn: Phòng Hậu Cần Công ty)
Bước 1: Kiểm tra hàng theo đơn đặt hàng
Sau khi tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng, bộ phận kiểm toán sẽ xử lý và đặt hàng với nhà cung cấp để đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa Sau đó, thủ kho hoặc phụ kho sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ hàng hóa được giao từ nhà cung cấp.
Bước 2: Yêu cầu nhập kho
Người nhập hàng (nhà cung cấp) sẽ cần nhập kho hàng sau khi hàng được giao đến
Vì vậy, họ cần phải lập phiếu nhập kho (theo mẫu của công ty) và gửi cho bộ phận kế toán Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Sau khi nhận phiếu nhập kho từ nhà cung cấp, kế toán cần một lần nữa dối chiếu toàn bộ thông tin trước khi lập phiếu nhập kho
Bước 4: Thủ kho xác nhận và nhập hàng
Sau khi hoàn tất phiếu nhập kho, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho thủ kho và một lần
Kiểm tra hàng theo đơn đặt hàng
Thủ kho xác nhận và nhập hàng
Trước khi nhập hàng vào kho, thủ kho phải kiểm kê lại lượng hàng hóa chuẩn bị nhập để đảm bảo chính xác Nếu phát hiện bất kỳ sự thừa thiếu nào, thủ kho cần báo cáo ngay cho nhà cung cấp và đại diện công ty để xử lý kịp thời Nếu hàng hóa được giao đúng theo đơn đặt hàng, thủ kho sẽ ký nhận và tiến hành nhập hàng vào kho.
Bước 5: Nhập hàng vào hệ thống
Kế toán có trách nhiệm nhập hàng vào hệ thống công ty để đối chiếu với thủ kho Trong giai đoạn này, việc nhập chính xác số lượng, chủng loại và giá thành là rất quan trọng, tránh xảy ra sai sót Nếu có bất kỳ sai sót nào, kế toán sẽ phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho của công ty được xây dựng rõ ràng với các thủ tục diễn ra nhanh chóng và sự phối hợp chuyên nghiệp giữa các bộ phận Điều này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình mà còn giúp nhà quản trị dễ dàng phát hiện và khắc phục những lỗ hổng trong quy trình Đối với hoạt động xuất kho, công ty thực hiện quy trình hàng ngày, chỉ nghỉ vào Chủ Nhật, và điều chỉnh hoạt động xuất bán dựa trên nhu cầu đa dạng của khách hàng Quy trình quản lý xuất kho bao gồm 5 bước cụ thể.
Hình 2.4 Quy trình quản lý hoạt động xuất kho
(Nguồn: Phòng Hậu Cần Công ty TNHH TMTH Phước Hải )
Bước 1: Yêu cầu xuất hàng
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên hoặc thủ kho cần lập yêu cầu xuất kho (theo mẫu của công ty)
Bước 2: Kiểm tra HTK và chuẩn bị hàng
Giai đoạn này rất quan trọng; nếu hàng tồn kho cạn kiệt, cần ngay lập tức gửi yêu cầu nhập thêm hàng hóa và thông báo cho khách hàng để giảm thiểu thời gian chờ đợi Đồng thời, hẹn thời gian giao hàng khi hàng hóa đã đầy đủ.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán, nơi họ sẽ lập phiếu xuất kho và sau đó chuyển cho thủ kho để thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 4: Xuất kho và giao hàng
Kiểm tra HTK và chuẩn bị hàng
Xuất kho và giao hàng
Cập nhật vào hệ thống
