Hoàn thịện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến

1 - KHÁINIỆMVỀHỆTHỐNGKIỂMSOÁTNỘIBỘ

Lịchsửhìnhthành

Thamnhũngbaogiờcũngliênquanđếnviệcgianlậntrongbáocáotàichính.Ki nhnghiệmchothấy,việcviphạmvềphápluật,nguyêntắcvàchínhsáchkiểunàylàk ếtquảcủaviệcthiếusóttrongquảnlýhoặckiểmsoátnộibộ.

76,khivụWatergatexảyraởMỹ,Uûybanchứngkhoán(SEC) 1và Quốchộiđãmởcuộc điềutravàbanhànhđạoluậttàitrợchocácchiếndịchvànăm1977đãthôngquaĐiềul uậtHànhvihốilộ(FCPA) 2ở nướcngoài.Điềuluậtnàynhấnm a ù n h v i e ọ c K S N B nhằ mngănngừanhữngkhoảnthanhtoánbấthợpphápvàyêucầucáccôngtyphảighichép đầyđủmọihoạtđộng.

Trongvàin ă m sau đ o ự , SECva ứ HiệphộikếtoỏnviờncụngchứngMỹ(AICPA)

3đãđềnghịcácbáocáophảiđượcsoạnthảotheohệthốngkiểmsoátnộibộcủacôngty.G iữanăm1978và1985,AICPAđãbanhànhmộtsốchuẩnmựckếtoánliênquanđếnkiểm soátnộibộ.

Tháng 10/1985, Uûybanquốc giachốnggianlận báocáotàichính(thườnggọilàUûybanTreadway)đượcthànhlập.NhiệmvụchínhcủaUûy ban

Treadwaylàxácđịnhnguyênnhân,yếutốgianlậnbáocáotàichínhvàđưaracácbiệnp hápđểgiảmgianlận.Uûybannàyđượcsựhỗtrợcủa05tổchứcvàhiệphộikếtoánchuyênn ghiệp:HiệphộikếtoánviêncôngchứngMỹ(AICPA),Hiệphội

InstituteofCertifiedPubicAccountants–VieáttaétAICPA kếtoánMỹ(AAA) 4 ,Hiệphộicácnhàquảntrịtàichính(FEI) 5 ,Hiệphộikiểmtoánviên nộibộ(IIA) 6và Hiệphộikếtoánviênquảntrị(IMA) 7

Năm1987,UûybanTreadwayđãbanhànhbáocáođầutiênvàđềnghịcầncómộtt ổchứchỗtrợchoUûybannhằmpháttriểnvàhướngdẫnthốngnhấtvềkiểmsoátnộibộ.Dođ ó,Uûybanđồngbảotrợ(COSO) 8đã đượcthànhlập.

COSOđãnghiêncứuhơn03nămvàquantâmrộngrãiđếnviệcnghiêncứuvà thảoluậnvớicácnhàlãnhđạotậpđoàn,cácnhàlậpphápvà hànhpháp,kiểmtoánviên,cáchọcgiả,luậtsưvànhàtưvấn.Mặcdùkhácnhauvềqua nđiểmnhưngmọingườiđềuquantâmđếnviệcgiảiquyếtđếncácvấnđềchung.

IntegratedFramework”.BáocáoCOSOgồm02phầnquantrọng:I)trìnhbàyđịnhng hĩachungvềkiểmsoátnộibộ,vàII)cungcấpmộtnềntảnggiúpchocácdoanhnghiệpcóth ểđánhgiávàcảithiệnhệthốngkiểmsoátnộibộ.Đặcbiệtlàcóliênquanđếnthamnh ũng,chuẩnmựcCOSOtrởthànhmộttrongnhữngchuẩnmựcchínhmàcáccôngtyMỹsử dụngđểđánhgiásựthíchhợpcủahọvớiĐiềuluậtHànhvihốilộ(FCPA)củaMỹ.

 Tómlại,BáocáoCOSO1992làtàiliệuđầutiêntrênthếgiớinghiêncứuvàđịnhng hĩavềKSNBmộtcáchđầyđủvàcóhệthống.Đặcđiểmnổibậtcủalàtầmnhìnr ộng,mangtínhquảntrị,đềcậpcácvấnđềliênquanbáocáotàichính,lĩnh vựchoạ tđộngvàtínhtuânthủ.BáocáoCOSO1992tuychưathậtsựhoànchỉnhnhưngđã tạolậpmộtcơsởlýthuyếtrấtcơbảnvềKSNB.Chínhvìthế,chúngtôiđãchọn BáocáoCOSO1992làmcơsởlýluậncủađềtàinày.

ĐịnhnghĩaKiểmsoátnộibộ

TheoBáocáoCOSO1992,Kiểmsoátnội bộ(KSNB)làmộtquytrìnhchịuản hhưởngbởiHộiđồngquảntrị,cácnhàquảnlývàcácnhânviênkháccủamộttổc hức,đượcthiếtkếđểcungcấpmộtsựbảođảmhợplýtrongviệcthựchiệncácmụctiêusa u:

- KSNBlàk ho õn g c h ỉ l a ứ m ộ t s ự ki ệ n haymộttrườnghợp,màlàmộtchuỗi cáchoạtđộngtồntạiởmọibộphậntrongdoanhnghiệp.Cáchoạtđộngnàylantỏatron gdoanhnghiệpvàđượckếthợpvớinhauthànhmộtthểthốngnhất.Nólàphươngtiệngiú pchodoanhnghiệpđạtđượccácmụctiêuđãđềra.

- KSNBchịua ỷ n h h ư ơ ỷ n g bởiH o ọ i đồngquảntrị,n h a ứ quảnl y ự v a ứ mọingư ờitrongmộttổchức.Chínhnhữngngườitrongmộttổchứcđãthiếtlậpcơchếkiểmsoát nộibộvàvậnhànhchúngnhằmđạtđượccácmụctiêuđãđềra.

KSNB có thể đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy và phù hợp với các quy định pháp luật, nhưng chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm soát có thể tồn tại những yếu kém và sai lầm của con người, dẫn đến mục tiêu không được thực hiện KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và cải thiện những sai sót, nhưng không thể đảm bảo rằng chúng không xảy ra Hơn nữa, một trong những nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do vậy, người quản lý không thể chấp nhận bất cứ phương pháp kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích mang lại.

- Mỗidoanhnghiệpđềuđưaramụctiêunhiệmvụ,mụctiêumàhọcầnphảiđạtđ ược.Cácmụctiêucóthểđượcthiếtlậpchotoànbộdoanhnghiệphoặclàmụctiêuchomộth oạtđộngđặcbiệtcủadoanhnghiệp.Các mụctiêunày đượcchiathành03loại:

 Tuaânthuû– liênquanđếnviệcdoanhnghiệptuânthủcácquiđịnhcủaphápluật.Vớinhữngmụctiêunày,hệthốngKSNBcóthểcungcấpnhữngđảmbảohơ ùplýchoviệcquảnlývàvaitrũgiỏmsỏtcủanú,hộiđồngquảntrịcũngkiểmsoỏtđượcca ựch o a ù t độngcủadoanhnghiệpđểđạtđượcmụctiờu.

2 - CÁCBỘPHẬNCẤUTHÀNHHỆTHỐNGKIỂMSOÁTNỘIBỘ…4 2.1 Môitrườngkiểmsoát

Đánhgiárủiro

Tấtcảmọidoanhnghiệp,dùlớnhaynhỏvàtrongtấtcảmọilĩnhvựcđềutồntạirủir o.Rủiroảnhhưởngđếnsựsốngcòncủadoanhnghiệp,sứcmạnhtàichínhvàvịtrítrongxã hội.Trongthựctế,khôngcóbiệnphápnàocóthểgiảmđượcrủiroxuốngbằngkhông.V ấnđềlàcácnhàquảnlýphảiquyếtđịnhrằng

10 rủironàocóthểchấpnhậnvàphảilàmgìđểquảnlýcácrủiro,nêncầnphảiđánhgiávàp haântíchruûiro. Đểcóthểlàmđượcviệcnày,ngườiquảnlýcầnphải:

 Kiểms o a ự t r u ỷ i rok h i cúthayđổiv e à kinhtế,cụngn g h e ọ , luậtphỏp,k y ừ thuật,… I.2.2.1 Thiếtlậpmụctiêu

Thiếtlậpmụctiêulàđiềukiệntrướchếtđểđánhgiárủiro,làmộtphầnquantrọng củaquátrìnhquảnlý,làcơsởquantrọngđểđánhgiárủiro.Mộtsựkiệnchỉđượcxemlàru ûironếunóđedọaviệcđạtđượcmụctiêucủadoanh nghiệp.

Mụctiờuhoạtđộng :baogồmcỏcm u ùc tiờuvềt h ự c hiện,mụctiờulợinhuậnvàbả ovệtàisản.

Mụctiờubỏocỏotàichớnh :liờnquanđ e ỏ n v i e ọ c s o a ù n thảobỏocỏotàichớnhđỏn gtincậy,baogồmsựngănngừagianlậnbáocáotàichính.

Mụctiêutuânthủ :liên quanđếnviệctuân thủcácquyđịnhcủaphápluật.Mụcti êunàyphụthuộcvàocácyếutốbênngoàinhưmôitrườngpháplý.

Cácmụctiêusẽthayđổitùythuộcvàonănglựccủanhàquảnlý.Tómlại,khôngc o ự mộttiờuchuẩnm u ù c tiờun a ứ o ỏpdụngchotấtcảcỏcloạihỡnhdoanhnghiệp.

Hoạtđộngcủadoanhnghiệpcóthểgặprủirobởiyếutốbêntronghoặcbênngoa ứi.Nhữngyếutốnày sẽảnh hưởng đếnviệc thực hiệnmụctiờucủadoanhnghiệp. Yếutốbênngoài:

Saukhixácđịnhrủiro,doanhnghiệpcầnphảiphântíchrủiro.Phươngphápđểp hântíchrủirođadạngvàphongphúbởivìcórấtnhiềurủirokhóxácđịnh.Quátrìnhphântíc hrủirogồmcácphầnsau:

Rủirocónhiềuloạikhácnhau:cóloạikhôngảnhhưởngnhiềuđếnhoạtđộngcủ ađơnvịvàkhảnăngxảyrathấp,cóloạicóảnhhưởngnhiềuđếnhoạtđộngcủađơnvịvà khảnăngxảyracao.Dovậy,khiphântíchrủirocầnphải sángsuốtvàthậntrọng,đồngthờicầnphảixemxétchiphíbỏrađểđốiphóvớinhữngthiệt hạiphátsinhtừcácrủirođó. Đánhgiárủirolàmộtphầncủakiểmsoátnộibộ,nhàquảnlýcầnphảithiếtkết hủtụckiểmsoátrủiro.Thủtụcnàyđảmbảochắcchắnrằngkếhoạchkinhdoanhđãđượct hiếtlậpvàthựchiệnphùhợp.Nhàquảnlýphảichúýrằngrủiroluônluôntồntạitrongdoan hnghiệpkhôngphảidohạnchếnguồnlựcmàđólàsựhiệnhữuvốncócủahệthốngkiểmso átnộibộ.

Khimôitrườngpháplý,kinhtếthayđổithìhoạtđộngcủadoanhnghiệpcũngbịả nhhưởng.Vìvậy,nhàquảnlýcầnphảixác địnhcácđiềukiệnảnhhưởngđếnkếho ạchthựchiệnmụctiêucủadoanhnghiệpnhưtốcđộpháttriểnkỹthuật,sựcạnhtranh,môi trườngpháplý.

Thayđổinhõns ư ù :n g ư ơ ứ i quảnl y ự mớicúthểk h o õ n g hiểuvănhúacủadoanhnghiệph oặcchỉquantâmđếncáchoạtđộngngănngừamàbỏquahọatđộngđàotạovàgiámsa ùt.Việcthayđổinhânsựnhiềusẽảnhhưởngrấtlớnđếnkhảnăngđạtđượcmụctiêumàdoa nhnghiệpđãđềra.

Việcđánhgiásẽtậptrungvào quátrìnhquảnlýđểxácđịnhcácmụctiêu,phân tíchrủiro,quảnlýtrongmôitrườngthayđổi,nóbaogồmcảmốiliênhệvàsựphùhợpgiữac áchoạtđộngkinhdoanh.Dướiđâylàmộtsốtiêuchuẩnchungnhằmgiúpchoviệcđánhgi ácủadoanhnghiệpvàviệcápdụngtùythuộcvàotínhđặcthùcủadoanhnghiệp.

Hoạtđộngkiểmsoát

Hoạtđộngkiểmsoátlàcácchínhsáchvàthủtụcnhằmđảmbảochocácchỉthịcủa nhàquảnlýđượcthựchiện.Cácchínhsáchvàthủtụcnàygiúpdoanhnghiệpđưaranhữngh ànhđộngcầnthiếtđểđánhgiárủironhằmđạtđượccácmụct i e â u củad o a n h nghiệp. Họatđộngk i e ồ m s o a ự t đượcthựchiệntrongtoàndoanhnghiệp,ởtấtcảmọicấpđộvàtấ tcảcácbộphận.Họatđộngkiểmsoátbao gồmviệcphêchuẩn,ủy quyền,kiểmtra,điềuchỉnh,xemxétviệcthựchiệncáchoạtđộng,bảovệtàisảnvàphâncô ngphõnnhiệm.Hoạtđộngkiểmsoỏtcúthểđượcchiathành03loại,tựythuộcv a ứ o mụctiờ ucủad o a n h nghiệp:hoạtđộng,báocáotàichínhvàtínhtuânthủ.

Hoạtđộngkiểmsoátcónhiềuloạikhácnhau,baogồmkiểmsoátngănngừ a,kiểmsoátpháthiện,kiểmsoátmáytínhvàkiểmsoátquảnlý.Hoạtđộngkiểmsoátđươ ùcphõnloạitựythuộcvàomụctiờukiểmsoỏt,nhưđảmbảo sựhoànchỉnhvàchớnhxỏccủ aquátrìnhxửlýsốliệu.

Kiểmsoát cấpđộcao đượcthựchiệnliênquanđếnngânsách,dự báocủakỳtrướcvàđốithủcạnhtranh.

Nhàquảnlýthườngxemxétcácbáocáo,quađó nhà quảnlýsẽxácđịnhđượcxuhướngpháttriển,kếtquảthốngkêvàmụctiêukinhtế.

Sựthayđổikiểmsoátđượcthựchiệnnhằmkiểmtrasựchínhxác,tínhđầ yđủvàsựchophépcácnghiệpvụđượcghinhận.Dữliệunhậpvàochươngtrìnhphảiđượ ckiểmtrahoặcphùhợpvớichươngtrìnhkiểmsoátđãđượcphêduyệt.Vídụ:đơnđặthà ngcủakháchhàngđượcchấpnhậnkhôngchỉphùhợpvớihồsơkháchhàngmàcònphải phùhợpvớihạnmứctíndụngchophép.

Có02nhómcủahoạtđộngkiểmsoátthôngtincầnđượcsửdụng:loại thứnhấtlàkiểmsoátchung,đượcápdụngtrongtoànhệthốngvàđảmbảorằnghệthống vẫnđanghoạtđộng;loạithứhailàkiểmsoátứngdụng,baogồmviệcvitínhhóacùngvới phầnmềmđượcápdụng,thủtụcđểkiểmsoátquátrìnhxửlýcácnghiệpvụ.

Kiểmsoát chungbaogồmvi ệ c ki ểm soát hoạtđộngcủatrungtâmdữ liệu,v iệcvậnhànhvàb a ỷ o t r ỡ hệt h o ỏ n g phầnmềm,phỏttriểnvàbảot r ỡ h e ọ thống.Việckiể msoátnàyápdụngchotoànhệthống:máychủ,máyconvàmôitrườngmáytính.

Mộttrongnhữngđónggópquantrọngcủamáytínhđểkiểmsoát,ngănngừasai sótcủahệthống,cũngnhưpháthiệnvàđiềuchỉnhlại.Đểthựchiệnđiềunày,kiểmsoát ứngdụngtùythuộcvàoviệcvitínhhóa.

Nhàquảnlýcầnphảiđánhgiáhoạtđộngkiểmsoátnhằmxácđịnhcácrủiro,từ đóthiếtlậpcácmụctiêuchocáchoạtđộngquantrọng.Vìvậycầnphảixemxétcáchoạ tđộngkiểmsoátcóliênquanđếnquátrìnhđánh giárủironhằmđ a û m bảor a è n g cácc h ỉ thịcủac a á p trênđượcthựchiện.Việcđ a ù n h g i a ù khôngchỉxemxétcùngvớihoạtđộngkiểmsoátliênquanđếnquátrìnhđánhgiárủiro màcònđượcápdụngchínhthức.

Thôngtinvàtruyềnthông

Thôngtinphảiđượcxácđịnhvàtruyềnđạtđếntoànthểnhânviêndướimọihìn hthứcvàmọilúcđểmọinhânviênthựchiệnnhiệmvụcủamình.Hệthốngthôngtinth iếtlậpcácbáocáohoạtđộng,tàichínhvàtuânthủ.Hệthốngthôngtinkhôngchỉbaogồmth ụngtintrongdoanhnghiệpm a ứ cũnbaogồmthụngtinvềcỏcsựkiện,hoạtdộngvàcỏcđiề ukiệnbênngoàimàảnhhưởngđếncácquyếtđịnhkinhdoanhcủadoanhnghiệp.Khinh ậnđược lệnhtừnhàquảnlýthìnhânviênphảithựchiệnnhiệmvụmộtcáchnghiê mtúc.HọphảihiểuđượcnhiệmvụcủamìnhtronghệthốngKSNB,cũngnhưhoạtđộngcủ ahọcóliênquanđếnngườikhác.Ngượclại,họcũngphảihiểuđượcviệctruyềnđạtcácth ôngtinquantrọngđếnmọingười.

Thụngtincầnthiếtc h o m o ù i cấptrongd o a n h nghiệpđểs a ỷ n x u a ỏ t kinhdoan hvàđạtđượccácmụctiêuvềhoạtđộng,báocáotàichínhvàtuânthủ.Mọithôngtinđượcsửd ụngtrongdoanhnghiệpcómốiliênhệchặtchẽvớinhau.Vídụ,thôngtintàichínhkhôngc hỉthểhiệntrênbáocáotàichínhđểphổbiếnra côngchúngmàcòngiữmộtvaitròtrongviệcracácquyếtđịnhkinhdoanh,lậpngânsách

Thụngtinđượct h u thập,xửlývàb a ự o cỏobởih e ọ thốngthụngtin.Hệthốngthụng tinđượcsửdụngđểxửlýcácdữliệuliênquanđếncácnghiệpvụkinhtếphátsinh,nhưmu ahàngvàbánhàngvàcáchoạtđộngnộibộnhưdữliệuvềquátrìnhsảnxuất,hànghóa,dị chvụ,thịtrường,…

Thôngtincóthểchínhthứchoặckhôngchínhthức.Vídụ,quađàmphánvớikhác hhàng,nhàcungcấphoặcnhân viên,nhàquản lýcóthể nhận ranhữngrủirohoặccơhộichohoạtđộngkinhdoanhcủadoanhnghiệp.

Chấtlượngthôngtinảnhhưởngđếnkhảnăngraquyếtđịnhcủanhàquảnlývàkiể msoáthoạtđộngkinhdoanhcủadoanhnghiệp.Chấtlượngthôngtinchỉrasựđầyđủc ácdữliệuthíchhợptrongbáocáo.Chấtlượngthôngtinbaogồm:thíchhợp,đượccungc ấpkịpthời,hiệnhữu,chínhxácvàcóthểtiếpcậnđược Đánhgiáthôngtin

- Mứcđộthuthậpthôngtinbêntrongvàbênngoàidoanhnghiệp,sauđócungcấpchon gườiquảnlýnhữngbáocáocầnthiếtvềkếtquả hoạtđộngliênquanđếncácmụctiê uđềracủadoanhnghiệp.

- Việccảitiếnvà pháttriểnhệ thốngthôngtincódựa trênchiến lượcliên quanđế ntoànbộchiếnlượccủadoanhnghiệpvàđápứngcácmụctiêutoàndoanhnghiệpvà mụctiêubộphận.

- Sựhỗtrợcủanhàq u a û n l y ù c h o sựp h a ù t triểnhệthốngthôngt i n bằngcácnguồnlực thíchhợp,baogồmnhânlựcvàtàichính.

Giámsát

Hệthốngkiểmsoátnộibộcầnphảiđượcgiámsát,đólàmộtquátrìnhđánh giáhiệuquảhọatđộngcủahệthống.Dovậy,đểđánhgiáhiệuquảcủahệthống,cầnph ả i gi ỏm sỏttoànbo ọ quỏt r ỡ n h hoạtđộngcủad o a n h nghiệp,cầnphõnbiệtgiỏmsỏtvớivi ệcđỏnhgiỏ.Giỏmsỏtbaogồmnhữngquyđịnhvàhoạtđộnggiỏmsỏtcủan h a ứ quảnlý,cỏc h a ứ n h độngcủan h a õ n v i e õ n khit h ư ù c hiệnnhiệmvụcủamỡnh.Phạmvivàhiệuquảc ủaviệcgiámsátđịnhkỳtùythuộcvàoviệcđánhgiácácrủirovàhiệuquảcủathủtục giámsátthườngxuyên. Giámsátđảmbảo rằngKSNBhoạtđộnghiệuquả.Quátrìnhgiámsátđượct hựchiệnbởinhữngngườicótráchnhiệmnhằmđánhgiáviệcthiếtlậpvàthựchiệncácthủ tụckiểmsoát.

Giámsátđượcthựchiệntheohaicách:Giámsátthườngxuyênvàgiámsátđịnhky ứ.Khigiỏmsỏtthườngxuyờnđạthiệuquảthỡgiỏmsỏtđịnhkỳgiảmxuống.Kếtquảcủa giámsátđịnhkỳrấtcầnthiếtđốivớinhàquảnlýđểđảmbảotínhhiệuq u a û cu ûa hệth ốngK S N B vàlúcđ ó nhàquản l y ù cónhữngđ i e à u chỉnhkịpthời.Trướckhiraquyếtđịn hđiềuchỉnh,nhàquảnlýcần phảixemxétbảnchấtvàmứcđộcủasựđiềuchỉnhvàrủirokhiđiềuchỉnh,khảnăng vàkinhnghiệmcủanhữngngườithựchiệnkiểmsoát,cũngnhưkếtquảcủaviệcgiáms átthườngxuyên.Thôngthường,khicósựkếthợpgiữagiámsátthườngxuyênvàgiámsá tđịnhkỳsẽluônđảmbảođượctínhhiệuquảcủahệthốngKSNB.

HoạtđộnggiámsáttínhhiệuquảcủaKSNBdiễnrangaytrongquátrìnhhoạtđộn gcủadoanhnghiệp.Hoạtđộnggiámsátbaogồmcácquyđịnh,hoạtđộnggiámsát,sựs osánh,điềuchỉnhvàcáchànhđộngkháccủanhàquảnlý.Hoạtđộnggiámsátthườngxuy êntácđộngđếncáckhíacạnhquantrọngcủacácyếutốtrongkiểmsoátnộibộ.

- Phạmvicácbuổihuấnluyện,hộithảohoặcnhữnghình thứcgặp gỡkhácnhằ mphảnhồicácthôngtinchongườiquảnlýđểhoạtđộngkiểmsoáthiệuquảhơn.

PhạmvivàtầnsuấtgiámsátKSNBthườngxuyênthayđổivàphụthuộcvàomức độrủirovàcáchoạtđộnggiámsátlàmgiảmrủiro.Khảnăngxảyrarủirocaot hì việcg i ỏm sỏt sẽt hư ùc hi ện thườngxuyờnhơ n Khi đỏnhgiỏ hệthốngKSNBcủadoanh nghiệp,cầnchúýđánhgiátrựctiếptrêncácyếutốcủaK S N B Phạm vi giámsátcòntùythuộcvào03loạimụctiêu: hoạt động,báocáotàichínhvàtuânthủ.

Cónhiềuphươngphápvàcôngcụđánhgiá,baogồm:bảngliệtkê,bảngcâuh ỏ i , biểuđồ.N g o a ứ i ra,m o ọ t số cụngt y sửdụngp h ư ơ n g p h a ự p s o sỏnhhệthốngKSNBc ủadoanhnghiệpvớicácdoanhnghiệpkháccùngngànhvàkhácngànhđểcóthểrútraki nhnghieọm.

KhihoạtđộnggiámsátkhôngđượclưutrữđiềuđókhôngcónghĩalàhệthốngKSN Bkhônghiệuquả,màcónghĩalàhệthốngKSNBkhôngđượcgiámsát.Việclưutrữhồs ơgiúpchohoạtđộnggiámsáthiệuquảhơn.Bảnchấtvàphạmvicủahồsơsẽtrởnênquantr ọngnếuhồsơđólưutrữcácbáocáovềhệthốngvàđánhgiácácbênliênquan.

SựthiếusótcủahệthốngKSNBđượcminhchứngtừnhiềunguồn,baogồm:thủ tụcgiámsátthườngxuyên,giámsátđịnhkỳhệthốngKSNBvàtừbênngoài.Tiêuchíđánh giá:

NHỮNGHẠNCHẾVỐNCÓCỦAKIỂMSOÁTNỘIBỘ

Kiểmsoátnộibộcó hiệulựcthì chỉcóthểgiảmrủiro,hạnchếtốiđacács a i phạmđểgiúpdoanhnghiệpđạtđượccácm ụctiêucủamìnhchứkhôngthểgiảmrủiroxuốngbằngkhông.Nhữnghạnchếcủakiểmso átnộibộbaogồm:

- Kieồm sóatnộibộchodùđượcthiếtkếrấttốtnhưngcũngcóthểbịthấtbạivìnóphụthuộcvàoy ếutốconngười.Đólàkhiconngườihiểunhầmsựchỉdẫncủacấptrênhoặcdochủquan hoặcdobấtcẩn,saolãng,đánhgiáhayướclượngsaicácbáocáo.

- Nhàquảnlýlạm quyền: nhàquản lýbỏ quacácquiđịnhkiểmsoáttrongquátrìnhthựchiệnnghiệpvụcóthểdẫnđếnviệckhô ngkiểmsoátđượccácrủirovàlàmchomôitrườngkiểmsoáttrởnênyếukém.

- KSNBkhóngăncảnđượcgianlậnvàsaisótcủangườiquảnlýcấpcao.Cácthủtụckiể msoátlàdongườiquảnlýđặtra,nóchỉkiểmtraviệcgianlậnvàs a i sótcủanhânviên.Khingườiquảnlýcấpcaocốtìnhgianlận,họccóthểtìmcáchbỏquacácthủtụckiểms oátcầnthiết.

KIỂMSOÁTNỘIBỘĐ O Á I V Ơ Ù I MỘTSỐC H U T R Ì N H C H U Û YẾUT R O

CHUTRÌNHMUAHÀNG-THANHTOÁN

- Lựachọnnhữngnhàcungcấpcókhảđ a ù p ứngđượcn h u c a à u củadoanhnghiệp,đả mbảoviệccungcấpnguyênliệukịpthời.

- Nhàcungcấpkhôngđượcsànglọc,chẳnghạnnhưđịnhkỳkhôngđánhgiálạikhảnă ngcủanhữngnhàcungcấphiệntạinhằmđápứngvề:Tiêuchuẩnvềkỹthuật,vềsốlư ợng,giácả,thờigiangiaohàng,dịchvụđikèmvàhậumãi.

- Thôngtinvềnhữnghànhvigi an lậnhoặc sai tráicủanhàcungcấpđượccungcấpkh ôngchínhxác.

- Điềutravà cậpnhậtđịnhkỳcác thôngtinvềkhả năngcủanhà cungcấpliênquanđếnchấtlượngsảnxuất,giácả(baogồmchiếtkhấubánhàng,ch iếtkhấuthanhtoán vàthờihạnthanhtoán),điềukiệntàichính,sựổnđịnhtrongquảnlý,hạnchếvềpháplý vềviệccungcấpnguyênvậtliệu.

- Xemxétvàxétduyệtcácđơnđặtmuahàng:giámđốcsảnxuấtcầnphảixétduyệtđơn đặtmuanguyênvậtliệutrướckhiđơnđặtmuanguyênvậtliệugởiđếnnhàcungcấp.S osánhnhucầucủathịtrườngvàlượngtồnkhonguyênvậtliệunhằmxâydựngkếhọachs ảnxuấtkịpthời,khôngđểtồnđọngnguyênvậtliệuquálớn.

- Giámsátloạinguyênvậtliệudùngtrongsảnxuấtnhưnguyênvậtliệunhậpkhocóđạt tiêuchuẩntheoyêucầusảnxuấthaykhông,nguyênvậtliệucóđượcbảoquảntốtkhông.K hixuấtnguyênvậtliệuchosảnxuấthànglọat,nguyênvậtliệucầnphảixuấtquaphòngthín ghiệmđểđưaracôngthứcsảnxuấr,…

- Cậpnhậtdữliệukhithayđổinhàcungcấpvàcácquyếtđịnhlựachọn,đánhgiáđịnhkỳ nhàcungcấp.Đốivớinhàcungcấpkhôngđápứngkịpthờihoặccungcấpnguyênvậtli ệukhôngđạtchấtlượng,cầnphảixemxétcóthểthayđổi,tìmnhà cungcấpkhácđ ảmbảonhucầunguyênvậtliệunhằmkhôngbịđộngtrongkếhọachsảnxuất

- Sửdụngsựphântíchdàihạncầnthiết:sosánhnhucầunguyênvậtliệutheoquý,nămn hằmxácđịnhgiaiđọan cónhucầucao,xácđịnh nhàcung cấpuy tín,

- Thôngtingiácảlỗithờihoặckhôngchínhxáclànguyênnhânlàmbiếnđộnggiáthànhs ảnxuất.Nếucậpnhậtkịpthờithôngtingiácả,nhàsảnxuấtcóthểchủđộngtíchtrữnguy ênvậtliệuđểổnđịnhsảnxuất.

- Thiếuthôngtinhoặcthôngtinkhôngchínhxácvềlượnghàngtồnkhohoặcnhucầusa ûnxuất:nhàsảnxuấtsẽbịđộngtrongsảnxuấtdothiếunguyênvậtliệuhoặcnguyênv ậtliệu,thànhphẩmtồnquálớnthìnhàsảnxuấtbịchếtvốn.

- Thôngtintrênđơnđặthàngkhôngrõrànghoặckhôngđầyđủ,dođónhàcungcấ pcóthểcungcấpkhôngkịpthờisẽbịđộngtrongsảnxuất,hoặcnguyênvậtliệucóthểkhôn gđạttiêuchuẩnsảnxuất.

- Đơnđặtmuahàngcóthểbịthấtlạc,đơnđặthàngkhôngđượcghinhậnvàohệthốngkị pthờithìsẽkhóxácđịnhđượcnhucầunguyênvậtliệu:thừahoặcthiếu,hoặckhôngtheo dõiđượchànghóađãđặthaychưa.

- Giámsátvàphântíchnhữngvấn đềcủasảnphẩmliên quan đếncácđặttínhkỹthuật,vídụ:sosánhdữliệukỳhiệnhànhvềsựtắcnghẽnsảnphẩ m,sựgiảmtốcđộsảnxuấtvàgiácảnguyênvậtliệuvàsựthay đổisốlượngvớikỳtrước,dữliệucủangành,ngânsáchhoặcmụctiêuđượcthiếtlậptrướ cđó.

- Đánhsố,kiểmđếmđơnđặthàng vàki ểm trađịnhkỳviệc vào hệthống. Điềutraviệcnhậphệthốngbịchậmtrễ

- Giỏmsỏtnhà cungcấp thựchi ện: thờiha ùn giaohàng,theosỏtnhữngnhàcungca ápthựchiệnkhôngđúnghợpđồng.Quảnlýsốlượnghàngnhập,đơnđặthàngvàviệctha nhtoánvớinhàcungcấp.

- Bộphậnnhậnhàngkhôngnhậnđượcthông tinvềkếhoạchvàthời giannhậnhàng,hoặckhôngnhận đượcthôngtinvềnhucầunguyênvậtliệucủabộ phậnsảnxuất

- Sosánhvậtliệunhậnđược(sốlượng)vớiđơnđặtmuahàng.Khôngnhậncácvậtliệukh ôngcótrongđơnđặthàng.

- Thựchiệnviệckiểmđếmđịnhkỳvàghinhậnsựchênhlệch,ki ểm trasựchênhlệ chphátsinh

- Nguyờnv a ọ t liệuc h ỉ đượcluõnchuyểnc h o sảnxuấtk h i n o ự p h u ứ hợpt i e õ u chuẩ nkỹthuật.

- Nhàcungcấpkhôngđượcsànglọc,chẳnghạnnhưđịnhkỳđánhgiálạikhảnăngcủanh ữngnhàcungcấphiệntạinhằmđápứngvề:Tiêuchuẩnvềkỹthuật,yêucầuvềsốlư ợng,giácả,thờigiangiaohàng,dịchvụđikèm,

- Điềutravàcậpnhậtđịnhkỳcácthôngtinvềkhảnăngnhàcungcấpliênquanđến chấtlượngsảnxuất,giácả(baogồmchiếtkhấubánhàng,chiếtkhấuthanhtoánvàt hờihạnthanhtoán),sựthỏamãncủakháchhàngtrướcđâyvàhiệntại,điềukiệntàic hính,sựổnđịnhtrongquảnlý,hạnchếvềpháplývềviệccungcấpnguyênvậtliệu.

- Theodõisátsaocácđơnhàngbịtrảlại,đốichiếuvớibáocáonhậnhàng,hóađơnv àbiênbảnxửlý.Côngviệcnàydomộtnhânviênđộclậpvớikếtoáncôngnợphảitrảt hựchiện.

CHUTRÌNHBÁNHÀNG-THUTIỀN

- Xâydựngchiếnlượcmarketingvớicácyếutốsau:khảnăngcạnhtranh,quyđịnhcủap hápluật,môitrườngkinhdoanh vàcácyếutốkháccóthểảnhhưởngđếnhoạt độn gmarketingcủadoanhnghiệpvànhữngthayđổitiềmtàngcủacácyếutốnày.

- Thôngtinliênquanđếngiácả,sảnphẩm,nhữngkháchhàngtiềmnănghoặcthựctế,qu ảngcáovàkhuyếnmãikhôngcósẵn,kịpthờivàchínhxác.

- Nghiêncứu thịtrường,giámsátvàphântíchkinhtế,kháchhàngvàxuhướngcủangành,sựtồntạicủ asảnphẩmcạnhtranh,sựph á t triểncủacácsảnphẩmvàxácđịnhthịphần,tìmhiểu sựđổimớikỹthuậtcủađốithủcạnhtranh,sựchấpnhậnhoặcưuđãikháchhàngđố ivớisựđổimớinày

- Duytrìhệthốngthôngtinkháchhàng:tên,địachỉ,sốđiệnthoại,tênngườiliênlạc,đ ịachỉ,kếhoạchpháttriểnhoặcthayđổikinhdoanh,hoặcnhữngthôngtinhữudụngch ochiếnlượcmarketing

- Nhậpdữliệukhôngchínhxác,khôngnhậpvàohệthốngcáckhoảnhàngbánbịtrảlại,c áckhoảngiảmgiávàxóasổ,cũngnhưkhôngghinhậncáckhoảnphảithuhoặckhôngg hinhậncáckhoảnphảithuvàohệthống

- Đánhsố,ghisổvàlưugiữ cácđơnđặthàng, cácchứngtừxuấthàng,hóađơnbánhàngvàthôngtinkháchhàng.

- Gởithôngbáocóđếnkháchhàng,đánhsốvàđếmsốthôngbáocóvàcácphiếuthu. Đốichiếuthôngbáocóvàphiếuthu,giảiquyếtcácvấnđềchênhlệch(nếucó).

KHẢOSÁTV A ỉ ĐÁNHG I A Ù KIỂMSOÁTN O Ä I BỘT H O Â N G QUABẢ NGCÂUHỎ

MỤCĐÍCHVÀPHƯƠNGPHÁP

Thutiền(30câu)ởBảngphụlục3(Bảngkhảosát).Việctiếnhànhkhảosát đượcthựchiệntrên20doanh nghiệp, trongđócó16doanhnghiệpđầutưnướcngoài,02doanhnghiệpnhànướcvà02côngtyt ráchnhiệmhữuhạn.Việcchọnmẫuđượctiếnhànhngẫunhiên,tậptrungvàocácdoan hnghiệpđầutưnướcngoàidocácdoanhnghiệpđầutưnướcngoàicóthểápdụngmô hìnhKSNBcủacôngtymẹtạiViệtNam.

Bảngkhảosátđượcthựchiệntạicácdoanhnghiệpmàtôithựchiệnkiểmtoán.Đối tượngkhảosátlàngườicóchứcvụquantrọngtạiCôngtynhưGiámđốctàichính,Kếto ántrưởng,…vàcácphòngbankháctrongcông ty.(Phụlục4)Quabảngkhảosát,ngườiviếthyvọngcóthểđưaramộtsốđánhgiáhệthốngKSNBcủacácdoanhnghiệpởViệtNam.

KẾTQUẢKHẢOSÁT

1.C o ự lậpđ ơ n đặth a ứ n g ? Đ ơ n đặth a ứ n g c o ự đượcđa ự n h sốkhụng?

Bảngkhảosátchothấyhầuhếtcácdoanhnghiệpkhimuahàngđềucóđơnđặthàng.Tuy nhiên,việcmuahàngkhôngđượctổchứcđầuthấunhằmtìmkiếmnhàcungcấpvớigia ùtốiưunhấtvìhọchorằngviệcđấuthầuchỉlàmmấtthờigianvàtrongthờiđạicôngnghệi nternetthìkhôngcầnđấuthầumàchỉcầntìmkiếmquamạnginternetcóthểchọnđượcn hàcungcấp.NhưđượctrìnhbàyởmụcII– chươngIchothấy,việclựachọnnhàcungcấprấtquantrọngvìgiácảhợplý,chấtlượngb ảođảmvàluôncókhảnăngđápứngyêu cầucủakháchhàng.Ngoàira,khilựachọnđư ợcnhàcungcấplâudàichắcchắndoanhnghiệpsẽhưởngđượcnhiềuưuđãihơn,nhưlàch iếtkhấubánhàng,chiếtkhấuthanhtoán,giábánưuđãi,…

Việckhôngquantâmlựachọnnhàcungcấpsẽgâychodoanhnghiệpnhữngtổnthấtkhác nhưchấtlượngNVLkhôngphùhợpvớiđơnđặthàngcóthểdẫnđếnsảnxuấtsẽkhókhă n,NVLkhôngđápứngkịpnhucầusảnxuất,giaohàngkhôngđúngsốlượng,chấtlượng,thơ ứihạn,…

1.Đối chiếucác dữliệutrênhóađơn:khốilượng, 11/16 2/2 2/2 15/20 chấtlượng,thờihạngiaohàngvớiđơnđặthàng?

5.Đốic h i e ỏ u th ư x a ự c n h a ọ n sốd ư k h o a ỷ n p h a ỷ i tr a ỷ vớisốdưphảitrảtrênsổkếtoán? 8/16 2/2 1/2 11/20

Bảngkhảosátchothấy,cáckhoảnmuahàngcóhưởngchiếtkhấuvàđượcghinhậnđầ yđủ.Hầuh e ỏ t cỏcd o a n h nghiệpkhụngtiếnhànhđốichiếucụngn ơ ù thường xuyờnnờn bảngđối chiếucôngnợkhôngphùhợpvới sốdưtrênsổsách.Điều đó chứng tỏ sổ sách khôngđược ghinhậnchínhxác,kịpthờihoặcthôngtinmuahàngbịthấtlạc,…

2.Tấtcảcácđơnđặthàngphải đượcbộphận bỏnha ứn g xem xộtvàđốichiếuvớihạnmứctớndụng? 7/16 2/2 0/2 9/20 3.Tấtcảcácđơnđặthàngđềuđượcđánhsốvàth ốngk e õ v a ứ thụngbỏolượngh a ứ n g đặtc h o bộp h a ọ n sảnxuất?

4.Giỏc a ỷ h a ứ n g húadoc a ỏ p cúthẩmq u y e à n phờduy eọt? 12/16 2/2 2/2 18/20

Bảngkhảosátchothấysốdoanhnghiệpbịlạmdụngtàisảnrấtlớn.Cácdoanhnghiệpđãí tchúýđếnsốdưnợchophépđốivớimỗikháchhàng,điềunàyrủirorấtlớntrongviệcthu hồinợvàkhảnăngxoayvòngvốnchậm.

Quabảngkhảosáttathấy,việckiểmtrathutiềnhàngngàykhôngđượckiểmsoátchặtch ẽ,cụthểlàhầuhếtcácdoanhnghiệpkhônglậpbáocáothutiềnhàngngày(10/20).Tiềnl àtàisảncórủirotiềmtàngcaonhất,việckiểmsoáttiềnkhôngchặtchẽrấtdễdẫnđếnthất thoát.

NHẬNXÉT

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ do hạn chế về mặt tài chính và nhân sự Việc áp dụng nguyên tắc bất kiên nhẫn sẽ rất khó khăn cho họ Mặc dù các doanh nghiệp lớn cố gắng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, nhưng hệ thống này thường là sản phẩm nhập khẩu, và khi áp dụng tại Việt Nam, vẫn gặp nhiều hạn chế về triết lý quản lý và phong cách điều hành không phù hợp với môi trường văn hóa địa phương Điều này tạo áp lực cho nhân viên và làm hạn chế mối quan hệ giữa người với người, gây khó khăn cho việc truyền thông trong doanh nghiệp.

KHẢOSÁTVÀĐÁNHGIÁTHỰCTRẠNGTHÔNGQUAVIỆCTÌMHIỂU QUYTRÌNH

MỤCĐÍCHVÀPHƯƠNGPHÁPKHẢOSÁT

SaukhitìmhiểusơbộhệthốngKSNBcủacácdoanhnghiệpkhảo sáttrê n,tôichọn2doanh nghiệpcó vốnđầutưnướcngòai có quy môvốn dưới

Tìmhiểurõhai chutrìnhchủ yếu: Muahàng –ThanhtóanvàBánhàng– Thutiềntạihaidoanhnghiệpnày.

Thôngquakếtquảkhảosát,đánhgiánhữngưuvàkhuyếtđiểmcủahệthốngKSNBcủacácdoanhnghiệp,từđóđưaranhữngưuđiểmvàhạnchếcủahệthốngKSNBvàg iảipháphoànthiệnhệthốngKSNB.

KẾTQUẢKHẢOSÁT

10.000.000USD,hoạtđộngtừnăm1996.Côngtycóhệthốngđạilýtrêntoànquốcvàc ácchinhánhtiêuthụrảiráctừmiềnĐôngsangmiềnTâyvàcáctỉnhmiềnTrung.Nhàmá ychínhcủaCôngtyđặttạitỉnhĐồngNai.

Kế Trưởng Trưởng Trưởng Bộphận Giám Giám toán phòng phòngthí phòngcân quảnlý đốcphụ đốcphụ trưởng thumua nghiệm khoNVL trách trách vuứng1 vuứng… Đánhgiátổngthể

CôngtyTNHHABCrấtquantâmđếnviệcthumuanguyênliệuvàhoạtđộngbán hàngdonguyênliệutrongnướckhôngđủcungứngvàchấtlượngthấpnênkhôngđápứngy êucầusảnxuất,màcôngtyphảinhậpnguyênliệutừnướcngoài Kếhoạch thumuavà dự trữ nguyênliệuđượccôngtyphổbiếnđầyđủvàrõràngchobộphậnthumua,cũngnhưkế hoạchdoanhthuđượcCôngtythiếtlậptừrấtsớmđểbộphậnkinhdoanhxâydựngphư ơnghướngnhằmđạtđượcmụctiêuđềra.

LượngkháchhàngcủaCôngtyABCrấtlớnvàdàntrảirộngkhắpnước,nênvi ệcthutiềngặpkhókhănvàrủiro.Cụthểlànhânviênthutiềndoởxanênítcósựhỗtrợcu ûacôngtyhoặcnhânviênthutiềnkhôngnộptiềnchocôngty.Ngòaira,kháchhàngchủyế ulàcácđạilývànôngdânnênviệckinhdoanh

40 củanhữngngườinàychủyếulàbộcphátvàtheophongtrào,điềunàygâyrấtnhiềuk hókhănchoCôngty.NguồnvốnkinhdoanhcủaCôngtylànguồnvốnvaytừcôngtym ẹ.Nhàcungcấpnguyênvậtliệuchủyếucủacôngtycũnglàcôngtymẹnênviệcđốichi ếugiácảrấtkhókhăncũngnhưviệc thanhtoáncôngnợphứctạp.

Môitrường kinhdoanhkhôngngừngđượccảithiệntheohướngngàycàngthôngthoánghơnvềcảm ọilĩnhvựcnhưmôitrườngkinhtế,côngnghệthôngtin,luậtpháp…

Sựthayđổinàyquảlàkhókhănnhiềuchocácnhàđầutưnướcngoài.Đểđốiphóvớirủ irocóthểxảyradothayđổimôitrườngkinhdoanh,côngtyABCđãcómộtsốbiệnpháp nhằmhạnchếrủironhưsau:

- TạochonhânviênnắmbắtnhữngthayđổivềluậtpháptạiViệtNambằngcác hthamdựcácbuổihộithảo,tậphuấncủacôngtykiểmtoán,cơquanthuếhoặcnhữngtổc hứckhác.Hàngtháng,côngtyđềuyêucầunhânviênbộphậnkếtoánởkhắpnơitậptrung vềvănphòngchínhđểcậpnhậtcácthôngtư,vănbảnvềthuế,kếtoántàichính.Côngty luônphổbiếnnhữngnộiquy,quytrìnhmớiđếnnhânviêncủa cácbộphậncóliênquan.

- Côngtycóphòngkỹthuậttinhọcriêngđểluôncómặtmộtkhi xảyrasựcốvềtinhọc.Khicóthayđổivềchínhsáchkếtoántàichính,thayđổicôngnghệs ảnxuấtp h o ứ n g tinhọcnhanhchúngcậpnhậttạođiềukiệnchocỏcbộphậnliờnqua nđạtđượcmụctiêuđềra. ĐánhgiáKSNBtrongcácchutrình

HoạtđộngchủyếucủaCôngtyABCchủyếulàmuahàng– thanhtoánvàbánhàng– thutiền.Kếtquảkhảosátcủahaichutrìnhnàyđượctrìnhbàyởphầnphụlục1,dướiđâylà nhữngđánhgiáđượcrútratừkếtquảkhảosát.

HoạtđộngmuahàngđượcmôtảởPhụlục1,giữmộtvaitròkháquantrọngtronghoạt độngkinhdoanhcủaCông tyABCdotổnggiátrịmuahàngtrongnăm2004là195. 000.000U S D s o v ớ i tổngtàisảnngày31/12/2004l a ứ 127.000.000USD.

Nhà cung cấp trong nước, với nguyên liệu chủ yếu là nông sản, thường mua trực tiếp từ nông dân hoặc đầu chợ nông dân Tuy nhiên, việc này tiềm ẩn nhiều rủi ro, như chất lượng nông sản không đạt yêu cầu của công ty, trong khi nhu cầu nguyên liệu lại rất lớn Điều này dẫn đến việc công ty gặp khó khăn trong việc thu mua nông sản, do số lượng thu mua nhỏ và thời gian kéo dài Hơn nữa, nông dân có thể không tuân thủ hợp đồng đã ký kết với công ty, dẫn đến tình trạng bán nông sản cho đối thủ cạnh tranh hoặc yêu cầu tăng giá mặc dù đã có thỏa thuận trước đó Để thanh toán ngay cho nông dân, công ty cần có một lượng vốn lưu động lớn, buộc phải vay từ công ty mẹ, làm tăng chi phí kinh doanh Chính vì những lý do này, công ty thường phải nhập khẩu nông sản từ công ty mẹ.

Nhà cung cấp làcụng ty me ù:nụngphẩmđạt đượcchấtlượngtheoyêucầukỹthuậtcủaCôngty,thờigiangiaohàngđúnghẹnnêncôngt ycóthểchủđộngnhucầunguyênvậtliệucũngnhưviệctồntrữnguyênvậtliệuthíchhợpc hosảnxuất.Ngoàira,muahàngcủaCôngtymẹ,CôngtyABCkhôngphảitrảtiềnng aynênítbịáplựcvốnlưuđộng.Tuynhiên,việcmuanguyênliệucũnggặp nhiềukhókhăntrong việcđốichiếuc o â n g nợ,Côngtykhôngkiểmsoátđượcgiácảthumua,điềunàyảnhhưởn grấtlớnđếnmôitrườngkiểmsoátcủaCôngty.

Côngtytổchứcmạnglướithumuanôngphẩmcủanôngdân,ngoàiraCôngt ycònnhậpkhẩutừcôngtymẹ.ĐiềunàygiúpCôngtychủđộngtrongnguồnnguyênliệu chosảnxuất.Quytrìnhthumuavànhậpkhonguyên liệu củaCôngtytổchứckháchặtchẽ(xemphụlục1),tuynhiênchấtlượngnguyênliệunhậpk hovàgiánhậpkhonguyênliệuphụthuộcrấtlớnvàoBiênbảnkiểmtrachấtlượngsảnph ẩmcủaPhòngthínghiệmmàkhôngcósựkiểmtracủaGiámđốcsảnxuất.

Kếtluận:KSNBđốivớiquytrìnhmuahàngởcôngtyTNHHABCkhátốtnhưngsốlượng nhânviênkháítsovới lượngcôngviệcphải hoànthành.Ngoàira,nănglựcnhânviênkhôngđủđểđảmbảohòantấttốtcôngviệcđượcgi ao.

Nhưđượctrìnhbàyởmụcmuahàng,Côngtymuahàngtrongnướccủanôngdâ nvànhậpkhẩutừCôngtymẹ.Việcthanhtoánchonôngdânđượcthựchiệnngaybằngtiền mặtkhinhậnnôngphẩm,điềunàylàmchoviệckiểmsoáttiềnkhókhăn.Ngoàira,mua hàngtrongnướckhôngđảmbảođượctiêuchuẩnvềmặtkỹthuậtvàsốlượngđểđápứngc hosảnxuất.Việcthanhtoánchocôngmẹthìantoànhơnvìthanhtoánquangânhàngnhưn gkhiđốichiếucôngnợthìkhákhókhăndocôngnợvớicôngtymẹkhôngchỉlàtiềnhàn gnhậpkhẩumàcònkhoảntiềnhàngxuấtkhẩusangnướckháctheochỉđịnhcủaCôngt ymẹ,phícung ứngdịchvụtưvấn,…

Kếtluận:KSNBđốivớiquytrìnhthanhtoánởcôngtyTNHHABCkhátốtnhưngviệcthanht oántiềnmặtchonôngdânkhámạohiểmdolượngtiềnthanh toỏnlớnv a ứ nhõnviờnthumuacúthểbiểnthủkhinắmgiữtiềnmặtlớn.

Côngtycóhệthốngbánhàngkhárộngrãi,trảidàitừmiềnBắctớimiềnNam,miền Tây.Sảnphẩmcủacôngtychiếm40%thịphầncảnước.Tuynhiên,ngàycàngxuấthiện nhiềuđốithủcạnhtranh,côngtychưacóchiếnlượckinhdoanhmới,chưacósảnphẩmm ớivớichấtlượngcaogiácảthấpđểcạnhtranhvớicácđốithủnênthịphầncủacôngtyđãb ịthuhẹplại,hiệnnaythịphầncủacôngtychiếmchưatới30%thịphầncảnước.

Hiệnnaycôngtycórấtnhiềuđốithủ cạnhtranhvàcácđốithủnàyđã lôikéonhânviênbánh à ng giỏi củaC o â n g tysangđối thủ,điềun à y càngkhiếncông tygặpnhiềukhókhănhơnnữa.

Hiệnnay,Côngtychỉthựchiệnviệcxuấthàngtừnhàmáychứchưacóhệthốn gkhohàng,dovậyviệcxuấthàngđếnngườimuamấtnhiềuthờigian,đâylàđiềumàcô ngtycầncảitổđểviệcgiaohàngchokháchhàngthuậnlợihơn.

Kếtluận: Chiến lượckinhdoanhcủaCôngtytrướcđâykhátốt,tuynhiênkhimôitrườngkin hdoanhthayđổi(xuấthiệnnhiềuđốithủcạnhtranh)côngtychưacóchiếnlượcmớiđểqu ảngbá,tiếpcậnsảnphẩmđếnnôngdân.Ngoàira,Côngtychưacóchínhsáchđểgiữcácn hânviênbánhànggiỏiđểduytrìkhảnăngcạnhtranhcủaCôngty.

Doviệcxuấthàngtạinhàmáynênviệcthutiềnđượcthựchiệntạinhàmáy.Việ cthutiềnđượctậptrungmộtchỗvàphòngthutiềnphảibáocáohàng ngày lượngtiềnthuđược chokế toán trưởngvàgiámđốc tài chính.Tấtcảkhoảntiềnthuđượctrongngàyđềuđemnộpngânhàng.Quađâychúngtat hấyviệckiểmsoáttiềncủaCôngtykiểmsoátkháchặtchẽ.

CôngtyXYZlàmộtCôngtysảnxuấtdượcphẩm.Côngtycóvốnđầutưnướcngoài t ư ứ 5.000.000U S D đ e ỏ n 10.000.000U S D , h o a ù t độngtừn a ờ m 2000.Cụngtykhụng cóhệthốngđạilýtrêntoànquốcmàbánchomộtnhàphânphốiđộcquyền.NhàmáycủaCô ngtyđặttạitỉnhBìnhDương.

ViệcthumuanguyênliệucủaCôngtyTNHHXYZphụthuộchoàntoànvàocôn gtymẹdoCôngtythiếuhụttàichính,vìvậyCôngtyrấtbịđộngtrongsản xuất,giámuaNguyênvậtliệudoCôngtymẹquyếtđịnhnênmục tiêukiểmsoátgiáthànhhaymụctiêulợinhuậnphụthuộchoàntoànvàocôngtymẹ.

Hoạtđộngbánhàngđượcủyquyền chomộtđạilýđộcquyềntạiViệtN a m nê nviệckinhdoanhphụthuộchoàntoànvàođạilýnày.Hiệnnayđạilýnàychưathanhtoa ựnhếttiềnhàngcủamộtsốđợttrướcnờncụngtykhụngxuấthàngc ho đ a ù i l ý này,điềun àycúnghĩal a ứ cụngtys a ỷ n xuấtca àm ch ừ n g hoặcngưngsảnxuất.Hợpđồngđộcquyề nvớiđạilýcógiátrịtronghainămđầu,dovậy bộphậnkinhdoanh(thuộcphòng tổnghợp)khôngxây dựngchiếnlượckinhdoanhnhằmđạtđượcmụctiêuđềra.

LượngkháchhàngcủaCôngtyXYZ:chỉcó mộtđạilýđộcquyềntạiViệtN a m nênviệckinhdoanhvàsảnxuấtcủaCôngtygặprấtnhiề urủiro.Cụthểlàkhiđ a ù i lýnàyk h o õ n g thanhtoỏnt i e à n h a ứ n g thỡcụngt y ngừngcungc ấp,đồngnghĩavớiviệccôngtyngưngsảnxuất.NguồnvốnkinhdoanhcủaCôngtylàng uồnvốn vaytừ côngtymẹ.Nhàcungcấpnguyênvậtliệucủacôngtycũnglàcôngtymẹnênviệcđốichiế ugiácảrấtkhókhăncũngnhưviệcthanhtoáncôngnợphứctạp. ĐánhgiáKSNBtrongcácchutrình

HoạtđộngchủyếucủaCôngtyABCchủyếulàhoạtđộngsảnxuất.Tuynhiên,đểs ảnxuấtđượcvậnhànhtrơntruthìhoạtđộngmuahàng–thanhtoánvàbánhàng– thutiềnlàhaihoạtđộnghỗtrợtíchcựcchosảnxuất.Kếtquảkhảos a ù t củah a i chutrìn hnàyđ ư ơ ù c trỡnhbàyởph ầ n p h u ù lục2,dướiđõylànhữngđỏnhgiỏđượcrỳtratừkếtquảk hảosát.

Hoạtđộngmuahàngđượcmôtảởphầnphụlục2,khôngphảilàhọat độngquantrọngtronghoạtđộngkinhdoanhcủaCôngtyXYZdotổnggiátrịmuahàn gtrongnăm2004là600.000USDsovớitổngtàisảnngày31/12/2004là

Côngtynhậpkhẩutrựctiếptừcôngtymẹ,thủtụcnhậpkhẩudobộphậntổnghợpn ênmấtkhánhiềuthờigianđể nhậnhàng.DosảnxuấtcầmchừngnênviệcmuahàngcủaCôngtykhôngtấpnập.Điềun àygiúpC ông tychủđộngtrongnguồnnguyênliệuchosảnxuất.Quytrìnhthumuavàn hậpkhonguyênliệucủaCôngtytổchứckháđơngiản(xemphụlục2),chấtlượngnguyê nliệunhậpkhovàgiánhập khonguyênliệuphụthuộchoàntoànvàoCôngtymẹ.

Kếtluận:KSNBđốivớiquytrìnhmuahàngởcôngtyTNHHXYZđơngiảnvàkhôn gthườngxuyên,sốlượngnhânviênkháítsovớilượngcôngviệcphảihoànthành.Ngoàira ,nănglựcnhânviênkhôngđủđểđảmbảohòantấttốtcôngviệcđượcgiao,việcnhậpnguy ênliệucủaCôngtyphụthuộchoàntoànvàocôngtymẹvềgiácảvàchấtlượng,hoạtđộngs ảnxuấtkinhdoanhcủaCôngty phụthuộchoàntoànvàoĐạilýđộcquyềnnênrủirorấtcao.Theochiếnlượcdàihạn,để pháttriểnsảnphẩmCôngtymởrộngthịtrườngsangcácnướcĐôngNamÁ.

Nhưđược trìnhbàyởmục muahàng,Côngtynhậpkhẩutrực tiếptừCôngtymẹ.Việc thanhtoánchocôngmẹthìantoànhơnvìthanhtoánquangân hàngnhưngkhiđốichiếucôngnợthìkhákhókhăndocôngnợvớicôngtymẹkhôngchỉlàt iềnhàngnhậpkhẩumàcònkhoảntiềnvay, lãivay,…

Côngtybánhàngchođạilýđộcquyền,sảnphẩmcủaCôngtymớitiếpcậntạit hịtrườngViệtNamtrongthờigianngắnnênthịphầncủaCôngtycònnhỏ.Ngoàira,dob ánđộcquyềnchomộtđạilýtạiViệtNamnênviệcthutiềnvàsảnxuấtcủacôngtygặpnh iềurủiro.Hằngnăm,Côngtybỏramộtlượngtiềnkhálớnđểhỗtrợđạilýquảngcáotrê ntruyềnhình,báochí,…

Hiệnnayviệcsảnxuấtdượcphẩmgặpkhánhiềukhókhăncủangành,côngty córấtnhiềuđốithủcạnhtranhvàcácđốithủnàyđãhoạtđộnglâudàitạiViệtNam,nguồ nvoán họmạnhnêncáchìnhthứckhuyếnmãi,tiếpthịcủahọchuyênnghiệphơn,chiphícaohơn nênviệccạnhtranhvớicácđốithủnàythìcôngtychưađủtiềmlực,côngtygặpnhiềukhók hănhơnnữa.

Kếtluận: Chiến lượckinhdoanhcủaCôngtychưatốt,hànghóachỉbánchomộtđạil y ù độc q u y e à n là mộtrủirorấtlớn.Nếuc o â n g tykhôngc o ù chiếnlượckinhdoanhkhácthìảnhh ưởngrấtlớnđếnsựtồntạicủaCôngty.Côngtychưatínhđếnviệcthay đổimôitrườngk inhdoanh(xuấthiệnnhiềuđốithủcạnhtranh), chưacúch ie ỏn lược mớiđ e ồ quảngb á,tie áp cậnsảnphẩmđếnngườitiêudùng.Ngoàira,Côngtychưacóchínhsáchđểtuyển dụngvàgiữlạicácnhânviêncónănglựcđểduytrìkhảnăngcạnhtranhcủaCôngty.

Trongthựctế,mỗidoanhnghiệpcómộtđặcđiểmsảnxuấtkinhdoanhriê ng,cómộtphươngpháptổchứcquảnlýriêngnênHệthốngkiểmsoátđượcthiếtlậpriê ng… vàmộtđiềurấthiểnnhiênlàmỗinhàquảnlýcónhữngquanđiểm,phongcáchvàkinhn ghiệmkhácnhaunênviệcthiếtlậpHệthốngkiểmsoátnộibộcũngkhácnhau.N goài ra,sựvậnhành vàtínhhư õu hiệucủaHệthốngkiểmsoátnộibộcũngtùythuộcvàocơcấut ổchức,trìnhđộvàphẩmchấtcủađộingũcánbộcôngnhânviên.

Từkinhnghiệmthựctế,cũngnhưquaquátrìnhkhảosát,phỏngvấntạicácdoanhn ghiệpvớinhiềuhìnhthứckhácnhau,tôiđềxuấtmộtsốýkiếnnhằmhoànchỉnhHệthốngKSNBnóichungvàmộtsốquytrìnhkiểmsoátnộibộ.

MỘTSỐĐỀXUẤTHOÀNTHIỆNMÔITRƯỜNGKIỂMSOÁT

TrongcácdoanhnghiệptạiViệtNam,chủdoanhnghiệpphảilàngườiđiềuhàn hgiántiếpnhằmđảmbảohiệunăngcủaHộiđồngquảntrị,cácdoanhnghiệpnênđảmnh ậnvai tròcủamộtdoanhnhântìmkiếmvàquyếtđịnhcáccơhộikinhdoanh.Domôitrườngphápl ývàvănhóatạiViệtNamkhácxasovớicácnướckhác,cácdoanhnghiệpnênthuêcáccô ngtytưvấnvềluậtpháp,thuê cáccôngtyđiềutrathịtrường… thìhọsẽtiếtkiệmđượcnhiềuthờigianđểtìmkiếmcơhộikinhdoanhbênngoàiViệtNam. I.2 Chínhsáchnhânsự

Chúngtabiếtrằngconngườicóảnhhưởngrấtlớnđếnsựpháttriểnkinhtếcủabất cứxãhộinào.Pháttriểnconngườikhôngphảichỉlàmộtquátrìnhlựachọncáitốiưutr onghoạtđộngcủahọmàphảicómộtquanniệmđúngđắnvềvaitròcủaconngườitrongvie ọcphỏttriểnkinhtếxóhộinúichungvàcủadoanhnghiệpnúiriờng.

Muốncóđượcđộingũlaođộngđủvềsốlượng,dồi dào vềchấtlượng,cónghĩalàcótàinăngvàcótâmphục vụchocácmụctiêumàdoanhnghiệpđềra,doanhnghiệpcầncóBảngphâncôngcôngvi ệc,đánhgiáthựchiệncôngviệcmộtcáchkháchquan,đúngphươngphápvàquytrìnhđịn htrước.Việcđánhgiáđượcthựchiệnbởibảnthânngườilaođộng,lãnh đạotrựctiếp,ngườiđồngsựvàcánbộnhânsự.Xâydựngchínhsáchđảmbảovàkhuyếnkh íchngườilaođộngđểtạosựgắnbócủahọvớidoanhnghiệp.

Quakếtquảkhảos a ù t chothấycácd o a n h nghiệpđ e à u c o ù y e â u cầuvềchuyê nmôn,nănglựclàmviệccủanhânviên.Đồngthời,doanhnghiệpcũngmấtnhiềuth ờigian vàchiphíđểđàotạonhân viênmới.Tuynhiên,hầu hếtcácdoanhnghiệpđềucóchínhsách tuyểndụng khicầnmàchưatính đến việc tuyểndụngcác tầnglớpkếthừavàchưacó chínhsáchgiữlạinhững nhânviêncónhiều kinhnghiệm,đâylàmộtsựlãngphíthờigianvàtiềncủađểđàotạomộtnhânviênlànhn ghề.GiámđốcCôngtytinhọcFPTnói:conngườilàtàisản

50 quýgiánhấtcủamộtcôngty,dovậyđểCôngtypháttriểnổnđịnh,cácdoanhnghiệpcầnc óchínhsáchnhânsựđúngđắn, giữlạinhữngnhânviêncókinhnghiệmvànănglực,đâylàlựclượngđầutàuvàchínhlựclượngnàysẽđàotạocácthếhệkếthừađểcôngtyluô nchủđộngtrongcôngviệcvàhoạchđịnhcácchínhsáchkinhdoanh.

ĐỀXUẤTQUYTRÌNHKIỂMSOÁTHOÀNCHỈNHĐỐIVỚIMỘTSỐC HUTRÌNHCHỦYẾUTRONGDOANHNGHIỆPSẢNXUẤT,CHẾB IEÁN

QUYTRÌNHMUAHÀNG–THANHTOÁN

- Đềnghịm u a p h a ỷ iđ ư ơ ù c phộpcủan g ư ơ ứ i c o ự trỏchn h i e ọ m củab o ọ phậnmuahà ng,bộphậnnàysẽchínhthứchóasựđồngýcủahọbằngcáchkýđềnghịmua.

- Saukhiđãthỏathuậnvớinhàcungcấpvềsốlượng,giácả,thờihạngiaohàngvàp hươngthứcthanhtoán,BộphậnmuahàngsẽtrìnhlênBangiámđốcđểduyệtsốlượngv àgiácảtrướckhigửiđếnnhàcungcấpĐơnđặthàng(đượcđánhsốthứtựvàlập05liên)cùn gvớiGiấyphépra/ vàonhàmáy.Đơnđặthàngsẽđượckiểmtrabởingườichịutráchnhiệmmua,sauđóđượ cchuyểnchocácbộphậncóliênquanđếnviệcnhậnhàngđểbiếtkếhoạchvàsốlượngh àngsẽ

51 nhận:liên1sẽđượclưulạiởbộphậnmuahàng,liên2chuyểnđếnphòngthínghiệm,liê n3chuyểnđếnphòngcân(cânđiệntử),liên4chuyểnđếnbộphậnbảovệvàliên5chuyển đếnnhàcungcấp.

- Khixevàocổngcôngtythìtàixếphảitrìnhbáonhânviênbảovệ:hóađơnvàGiấyph eùpra/ vàonhàmáy.Nhânviênbảovệghisổsốxe,têntàixếvàlậpPhiếukiểmtrahànghóatrê nxe,nếuhànghóatrênxeđúngvớiĐơnđặt hàngthìbảovệchoxevàocổng,nếukhôngđúngthìbảovệkhôngchoxevàocổng.

- Nhânviênbảovệsẽlưufile:Giấyphépra/vàonhà máydotàixếđưa vàĐơnđặthàng(liên04).

- CăncứvàoĐơnđặthàng(liên02)vàPhiếukiểmtrahànghóatrênxe,Phòngthínghiệm kiểmtra30%mẫurồilậpPhiếukiểmtramẫu(03liên):01liênlưufile,01liênchuyểnsa ngBộphậnkhovà01liênchuyểnsangKếtoánnguyênvậtliệu.Nếuhàngđạtchấtlượ ngtheođơnđặthàngthìPhòngthínghiệmlậpPhiếukiểmtramẫu,nếuhàngkhôngđạt chấtlượngtheođơnđặthàngthìPhòngthínghiệmsẽkhôngchoxechạyquaphòngcân.

- Căncứvào:Đơnđặthàng(dophòngthumuagiao),Phiếukiểmtrahànghóa trờnxe( d o B a ỷ o v e ọ lập)v a ứPhiếukiểmt r a m a ó u( d op h o ứ n g t h ớ nghiệmgiao),

Phòngcântiếnhànhcânxe(cânđiệntử)rồilậpPhiếucânxe(02liên)vàPhiếunhậnhàngt ạmthời(03liên):01bộPhiếucânxevàPhiếunhậnhàngtạmthờichuyểnsangBộphận kho,01bộPhiếuca ân xevàPhiếunh ậ n hàngtạm thờichuyểnsangKếtoánnguyênv ậtliệu;sauđóPhòngcânlậpBáocáomuahàng(04liên)vàBáocáocânxe(02liên).01l iênBáocáomuahàngchuyểnsangPhòngthu muađể l ưu hồsơ nhằmkiểmsoát c ácĐơnđặthàngcóđượcthực hiện,01liênBáocáomuahàngchuyểnchoNhàcungcấ p;và01bộBáocáomuahàngvàBáocáocânxechuyểnsangKếtoánnguyênvậtliệu.

- Phòng cânlưufile:Báocáocânxe,Báocáomua hàng,PhiếucânxevàPhiếunhậnhàngtạmthời.

- CăncứvàoPhiếukiểmtramẫu(doPhòngthínghiệmgiao),Phiếucânxe,Phiếun hậnhàngtạmthờivàBáocáomuahàng(dophòngcângiao),ThủkholậpPhiếunhập kho(03liên):01liên PhiếunhậpkhochuyểnsangKế toán thanhtoánvàtiếnhànhnhậpkho.

- Thủkhol ưu fil e:Phiếukiểmtr a mẫu,Phiếucõnxe,Phiếun h a ọ n hàng tạmthời,B áocáomuahàngvàPhiếunhậpkho.

Bộphậnnàycótráchnhiệmkiểmtrakhốilượng,giátrịhànghóathựcnhậprồis o sánhv ớiĐơn đặthàngvàkiểmtracácthôngtintrênhoá đơn,chiết khấumuahàngvàthờihạnthanhtoán.

- Kếtoánnguyênvậtliệucăncứvào:Phiếukiểmtramẫu,Phiếu cân xe,Phiếunhậnhàngtạmthời,BáocáocânxevàBáocáomuahàngđểđốichiếuvớiBáocá onhậpkhodoBộphậnkhochuyểnlên.

- Kếtoánthanhtoán:căncứvàoPhiếunhậpkho(doThủkhogiao),HóađơnvàGiấyth ôngbáotàikhoản(doNhàcungcấpgiao),KếtoánthanhtoánlậpPhiếuchi,chuyểntấ tcảchứngtừvàPhiếuchichoGiámđốcphêduyệt.SauđóKếtoánthanhtoánlậpUûynhiệ mchi,rồichuyểnUûynhiệmchichoNgânhàngđểthanhtoánchonhàcungcấp.

GP ra vào nhà máy

Lưu: Đơn đặt hàng Phieỏu kieồm tra maóu

Lưu: Báo cáo cân xe Phiếu nhận hàng tạm thời Báo cáo mua hàng

Lửu: Phieỏu caõn xe Phiếu kiểm tra mẫu Phiếu nhận hàng tạm thời Báo cáo mua hảng Phiếu nhập kho

Lưu: Đơn đặt hàng Báo cáo mua hàng

Phòng mua nguyên vật liệu Phòng thí nghiệm Phòng cân Kho Phòng kế toán

Phieỏu kieồm tra hàng hóa trên xe, GP ra vào nhà máy Yêu cầu mua hàng

Các báo giá Phiếu kiểm tra mẫu

Báo cáo cân xe và báo cáo mua hàng là những tài liệu quan trọng trong quy trình quản lý hàng hóa Phiếu nhận hàng tạm thời và phiếu cân xe đơn đặt hàng giúp theo dõi tình trạng hàng hóa Ngoài ra, phiếu kiểm tra hàng hóa trên xe và phiếu kiểm tra mẫu đơn đặt hàng đảm bảo chất lượng và tính chính xác của sản phẩm trước khi giao nhận.

Phiếu kiểm tra hàng hóa trên xe Phiếu cân xe

Phiếu kiểm tra mẫu Phiếu nhận hàng tạm thời Báo cáo mua hàng

Xử lý đơn hàng và các báo giá Kiểm tra maãu 30%

Phiếu cân xe Phiếu nhận hàng tạm thời Đơn đặt hàng

Phiếu nhập kho (2liên) Hoá đơn

Giấy báo TK ngân hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Phiếu kiểm tra mẫu Phiếu nhập kho

Báo cáo cân xe Báo cáo mua hàng Phiếu chi

GP ra vào nhà máy Uûy nhiệm chi

- Phòngthumuacótráchnhiệmthỏathuậnvớinhàcungcấpđểlựachọnnhàcungcấpc óđủkhảnăngđápứngnhucầucủadoanhnghiệp,cũngnhưlựachọnnhàcungcấpvớigiá bánthấpnhấtnhưngvẫnđảmbảochấtlượngtheođơnđặthàng.Đâylàbướckhởiđầucủ amộtquytrìnhsảnxuất,dovậylựachọnnhàcungcấpđảmbảođượcnhucầucủacôngtyt hìcáccôngtytiếtkiệmđượcmộtkhỏanchiphíkhálớn,đólàchiphíkhấuhaomáymócthi eátbò Neáu

Vídụ:ngànhmíađườnghiệnnaycủanướctađangtronggiaiđoạnkhủnghoảngnguồnn guyênliệu,đólàdokhixâydụngnhàmáynhưngnhànướckhôngtínhđếnviệcxâydựngn guồnnguyênliệuhoặcviệcphânbổnhàmáykhôngphùhợpnênkhôngđủnguồ nnguyênliệu,máy móckhôngcónguyên liệuđểchạyhếtcôngsuấtthiếtkế nên giá thànhsảnphẩmcao,giámuanguyênliệucaodosựcạnhtranhkhônglànhmạnhđểcó nguyênliệusảnxuất.Ngoàira,cáccôngtycòntốnkémchiphíbảotrìmặcdùmáykhông hoạtđộnghếtcôngsuấtthiếtkế.

- Sốlượng:V i e ọ c muahàngv ơ ự i s o ỏ lượngb a o nhiờuđ e à u theot o ồ n g nhucầunguy ênliệucủakếhoạchsảnxuất,dovậylượngtồnkhoNVLluônởmứctốiưunhất.

- Giámua:đượcxétduyệtbởiBangiámđốcnênđãhạnchếđượcviệcthôngđồngvềs ốlượngcũngnhưgiácả,giámualuônởmứcthấpnhấtcóthểnhưngdoanhnghiệpvẫncóđ ủNVLđểsảnxuất.

- ChấtlượngNVL:Côngtycólập01bộphậnthínghiệmriêng,bộphậnnàyđộclậpv ớicácbộphậnkhácnên đảmbảođược chấtlượngcủaNguyên vậtliệunhậpkh o N g oa ứ i ra,chấtl ượng Nguyờnv a ọ t li ệu n h a ọ p k ho s ẽ ảnhh ươ ỷ ng đe á n côngthứcsảnxuất,dovậybộphậnsảnxuấtsẽkiểmtralạichấtlượngNguyênvậ tliệunhậpkho.

- Nhận hàng: Côngtycólập phòngcânvàNguyên vậtliệunhậpkhođượccânbằngđiệntử,sau đóphòngcânsẽlênkhốilượngnhậpkho Cu ốimỗingày,Phòngcân lậpbáocáokhốilượngNVLthựcnhập,báocáonày đượcchuyểnlênPhòngthumuavàPhòngkếtoán.Phòngthumuasẽđốichiếuvớilượngh àngthựcnhậpvàđơnđặthàng.

- Saukhinhậnđầyđủchứngtừnhậphàngtừcácbộphậncóliênquan,phòngKếtoántiế nhànglàmthủtụcthanhtoán.Hầuhếtcáckhoảnthanhtoánđượcthựchiệnquangânhàng nhằmgiảmrủirothấtthoáttiềnmặt.

- Tùytheoquimôcôngtymàcáccôngtycóthểsửdụngtoànbộquytrìnhtrênhoặccóthểl ượcbớtmộtsốgiaiđoạnnhư:khôngcósựkiểmsoátxehàngtạiphòngbảovệ,không thành lậpriêngphòngthínghiệmmànhânviênthínghiệmcóthểthuộcphòngsảnxuất.

QUYTRÌNHBÁNHÀNG–THUTIỀN

+Cănc ư ự vàokếh o a ù c h củaC o õ n g ty,dựavàotiềmnăngcủak h u vực,Trưởngvự ngbánhàngđềxuấtkếhoạchbánhàngchoTrưởngphòngbánhàngtổnghợptrìnhBan giámđốcxem xét,raquyếtđịnhkếhoạchbánhàng theonăm, quý, tháng, cho từng

Trưởngvùng bánhàng.SauđóTrưởng vùng bánhàngphânbổkếhoạchcho Trưởngtỉnhbán hàng Trưởngtỉnhbánhàngtìmkiếmk háchhànghoặcnhậnyêucầucủakháchhàngtiềmnăngtrongkhuvựcquảnlý.

+Marketinggởikếhoạchbánhàngthángchocácbộphận(bộphậnsảnxuất,bộph ậnkếhoạchsảnxuất,bộphậnkho,bộphậnvậnchuyển,

+Thưký bánhànglàmphiếuyêu cầut ạo codecho kháchhàng gởiđến Phòngk ếtoánđểtạocodechokháchhàng.

- Nhậnđ ơn đ ặ t hàng:Bộphận bỏnh a ứ n g n h a ọ n đơ n đặth a ứ n g từkhỏchhàngbằn gcáchìnhthức:quađiệnthoại,fax,phiếuđặthànghoặcnhậntrựctiếptừkháchhàng(tài xế).Nếunhậnquađiệnthoại,ghivàosổđặthàng.Khicầnthiếtphảixácđịnhlạivớikháchh àngquađiệnthoại.

- Xemxétcôngnợ(hạnmứctíndụng):Bộphậntheodõicôngnợ(thuộcphòngbánhàng)l àmbảngtheodõicôngnợkháchhàngtừngngàyvàgởilạichobộphậnlàmhóađơn vàđốichiếuvớikếtoánthutiền.

- Đốichiếutồnkho:Bộphậnlàmhóađơn(phòngbánhàng)đốichiếuhàngtồn khovềsốlượngvàchủngloạitồnkho(nhậntừkhothànhphẩmvàođầumỗingày):

Phiếuxuấtkho(03liên):01liênlưu,01liênchuyểnchobộphậnkhovà01liênchuyểnc hobộphậnkếtoán.

- Phòngkếtoán(bộphậnthutiền)nhậnĐơnđặthàng,PhiếuxuấtkhovàGiấyphépra/ vàonhàmáyđểlậpPhiếuthutiềnhoặcThôngbáonợcủalầnmuahàngnày(nếukháchhàn gchưathanhtoán).

- Kháchhàngchạyxeđemtheocácchứngtừ:Phiếuxuấtkho,PhiếuthutiềnhoặcThô ngbỏonợvaứGiấyphộpra/ vàonhàmáyđếnphòngcânđểPhòngcântiếnhànhcânxe(chưacóthànhphẩm).Sauđó kháchhàngchoxechạyđến khothànhphẩm.

- Sauđú,k h a ự c h hàngchoxechạyq u a p h o ứ n g cõnđ e ồ cõnxe( đ a ừ cúthànhphẩm) đểxácđịnhtrọnglượnghàngthựcxuất.

- CăncứvàoPhiếucânthànhphẩm,phòngbánhànglậpHóađơn(03liên):01liêngiaoc hokháchhàng,01liênlưufilevà01liênchuyểnsangbộphậnkếtoán.Đồngthời, phòngbánhànglậpThôngbáonợlũykếđếnlầnxuấtnày(02liên):01liêngiaochokhác hhàngvà01liênlưu(trườnghợpkháchhàngmuachịuvàkhoảnnợphảithucòntronghạn mứctíndụng).

- Khỏchhàngcầmcỏcchứngtừ:Phiếuxuấtkho,Thụngbỏonợ,HúađơnvaứGiấyphe ựpr a /v a ứ o nhàmỏyđ e ồracổng.T a ùi cổng,khỏchha ứn g gi a oGiấyphộpra/ vàonhàmáylạichobảovệ.

- Saukhiđãxuấthàng,phòngkếtoánnhậnđượccácchứngtừsau:Hóađơn,Phiếucâ nthànhphẩmvàPhiếuxuấtkho.Căncứvàocácchứngtừnày,Phòngkếtoánkiểmtral ạicácsốliệutrênchứngtừ,lậpbáocáocôngnợvàbáocáodoanhthuhàngngày.

- Thămviếng,ghinhận,giảiquyết,hỗtrợkỹthuậtcácthôngtinphảnhồicủakháchhàn g,báocáohàngthángvềkếtquảthămviếng.

II.2.3 Nộidungv a ứ mụcđớchcủac a ự c chứngt ư ứ chủyếu sửdụngt r o n g chut r ỡ n h

- Côngtyđãthựchiệnchiếnlượcmarketing,thiếtlập mụctiêubánhàng.Mụctiêubánhàng đượccôngbốrộngr ãi trongnhânviên.Khibộ phận bán hàngnhậnđượcđơnđặthàng,phòngbánhànglậpbảngthốngkêvàbáocáo chobộphậnsảnxuấtkịpthờivàbộphậnbánhàngđểđốichiếuhạnmứctíndụngchophép nhằmtránhbịchiếmdụngtàisản.

- HạnmứctíndụngcủakháchhàngdoPhòngbánhànglậpvà cósựphêduyệtcủaBangiámđốc,trongkhitínhtoánkhoảnchiếtkhấuthươngmạich okháchhàngdoPhòngkếtoántínhtoánvàlậpbáocáonênđãhạnchếsựthôngđồnggi ữak e ỏ toỏnnợphảithuvàkhỏchhàng,giữan h a õ n viờnbỏnh a ứ n g vàkhỏchhàng.

- Côngtycólậpphòngcânvàviệccânhàngxuấtkhođượccânbằngđiệntử,s a u đóph òngcânsẽlênkhốilượngxuấtkho.Phòngcânđộclậpvớikho,bộphậnbánhàngnênhạn chếsựthôngđồnggiữakhovàkháchhàngtrongvấnđềhaohụthànghóa.

- PhòngbánhàngvàPhòngthutiền(Bộphận kếtoán)cósựphốihợpchặtchẽ.Phòng bánhàngthựchiệnviệclậphóađơn,Phòngthutiềnchỉđảmnhiệmviệcthutiềnvàtheo dõicôngnợ,doanhthu.Haibộphậnnàyđộclậpnhauđãhạnchếrấtnhiềuviệcchiếmd ụngtiềnhàngthuđượccủanhânviênbánhàng,cũngnhưhạnchếđượcviệcthôngđồngđể hưởngchiếtkhấubánhàng,hạnchếs a i sótcủanhânviên.

- Hàngngày,phòngthutiềnlậpbáocáo thutiềnvànộpbáocáochoGiám đốctàichínhvàphòngkếtoán.Phòngkếtoánsẽđốichiếusốtiềnthựcthuvớisốtiềntrên sổsách.Điềunàyđãhạnchếrấtnhiềucácsaisótvàthấtthoáttiền.

Hoànthiệnhệthốngkiểmsoátnội bộtạicácdoanhnghiệpsảnxuất,chếbiếnVi ệtNamnhằmđápứngnhucầupháttriểncủanềnkinhtếvàxuhướnghộinhậphiệnnay Đâylàvấnđềcóýnghĩathựctiễntrongquảnlý.

- VậndụngcôngcụđánhgiáCOSO1992đểkhảosátvàđánhgiánhữngtồntạicủ adoanhnghiệpvềKSNB,cũngnhưnêurađượcnhững hạnchếcủahệthốngKSNBtạimộtsốdoanhnghiệpđượctiếnhànhkhảosát.

Chúngtôi hyvọngrằngvớinhững đề xuấtcủaluậnvănsẽgópphầnhoànchỉnhhệthốngKSNBtạimộtsốdoanhnghiệpvàgóp phầnthúcđẩycácdoanhnghiệpquantâmđếnvấnđềKSNBhơnnữatrongmôitrườngtoàn cầuhóa.

4.Quyếtđịnhsố149/2001/QĐ-BTC,ngày31tháng12năm2001củaBộtrưởngBộ tài chínhVềviệcbanhànhvàcôngbốbốn(04)chuẩn mựckế toánViệtNam(đợt1)

(04)chuẩnmựckếtoánbanhànhtheoQuyếtđịnhsố149/2001/QĐ-BTC,ngày31-12- 2001củaBộtrưởngBộTàichính.

8 Thôngtư 105/2003/TT-BTCngày04/11/2003Hướng dẫnkếtoán thựchiệnsáu (06)chuẩnmựckếtoánbanhànhtheoQuyếtđịnhsố165/2002/QĐ-BTC,ngày31-12- 2002củaBộtrưởngBộTàichính

BTCngày25/10/1999củaBộT a ứ i C h ớ n h t h a y thếphầnbỏocỏobanhànhtheoQuyế tđịnh1141/TC/QĐ/CĐKTngày01/11/1995củaBộTàiChính

TậpthểtácgiảkhoaKếtoánkiểmtoán-NhàxuấtbảntàichínhTPHCM1997 12.InternalAuditor’sManualandGuide–MiltonStevensFonorow

13.Mộtsốtàiliệukhác(lấytừtrênmạngInternet):www.t ransparency.org

STT Tên doanhnghiệp Loạihình Quymô vốn

1 Trongt a á t cảcáctrườnghợp,k h i khá chhàngcónhucầuthìphảicóđơnđặt hàng?

3 Tấtc a ỷ c a ự c đ ơ n đ a ở t hàngp h a ỷ i đ ư ụ ù c xemxét,đốichiếuvớikhoảntíndụngđượ c cấptrướckhiđược chấp nhận?

5 Bộphậnpháthànhhóađơnnhận chứngtừvậnchuyểntừbộphậnvậnc huyển hoặctừkếtoáncông nợ?

7 Giábánhànghóađược thực hiện theođơngiáchuẩn? X X Tùytheo kháchhàng

8 Giábánhànghóakhôngthựchiện theođ ơ n g i a ự chuẩnp h a ỷ i đượcb o ọ p hậnbánhàngchấpthuận?

9 Sựthayđ o ồ i bảngg i a ự chuẩnphảiđư ợcngườiđiềuhàngkhôngthuộcbộph ậnbánhàngchấpthuận?

10 Giỏcảv a ứ t h ơ ứ i hạntớndụngcủahúa đơncóngười thứ02kiểmtrakhông

14 Doanhthuh a ứ n g ngàyđượccộng lại,đ ươ ùc ghisổb ở i bộphậnp h a ự t X hànhhoáđơnvàđốichiếuvới tổngsốkhoảnphảit h u củat ư ứ n g kháchhàngmỗingày?

20 Giảmgiáchiphívậnchuyểnphải X đượck i e ồ m s o a ự t vàp h a ỷ i baogồm yêucầugiảmgiátừkháchhàng?

1 Trongt a á t cảcáctrườnghợp,k h i khá chhàngcónhucầuthìphảicóđơnđặt hàng?

3 Tấtc a ỷ c a ự c đ ơ n đ a ở t hàngp h a ỷ i đ ư ụ ù c xemxét,đốichiếuvớikhoảntíndụngđượ c cấptrướckhiđược chấp nhận?

5 Bộphậnpháthànhhóađơnnhận chứngtừvậnchuyểntừbộphậnvậnc huyển hoặctừkếtoáncông nợ?

Khoâng chúngcóđược: a.Đượcký? X b.Cóthờihạn? X c.Đượcđánhsốtrướcvàđượckiểm soát? X

28 Bảngcopycủaphiếuthuvàchứng từthutiềnthìđượcgởiđến: a.Bộphậnkếtoán? X b.Bộphậntheodõikhohàng? X c.Ngườimua? X

29 Sựt h a n phiềnv e à hàngh o ù a bị hỏng,kémchấtlượngthìđượcbáocáon gaylậptức?

STT Câuhỏi phỏth a ứ n h h o a ự đơnvàliờnquanđe ánhóađơnbánhàng?

8 Giábánhànghóakhôngthựchiện theođ ơ n g i a ự chuẩnp h a ỷ i đượcb o ọ p hậnbánhàngchấpthuận?

9 Sựthayđ o ồ i bảngg i a ự chuẩnphảiđư ợcngườiđiềuhàngkhôngthuộcbộph ậnbánhàngchấpthuận? X

10 Giỏcảv a ứ t h ơ ứ i hạntớndụngcủahúa đơncóngười thứ02kiểmtrakhông

14 Doanhthuh a ứ n g ngàyđượccộng lại,đ ươ ùc ghisổb ở i bộphậnph ỏ t hà nhhoáđơnvàđốichiếuvớitổngsốkh oảnphảit h u củat ư ứ n g khỏchhàng mỗingày?

20 Giảmgiáchiphívậnchuyểnphảiđượ ck i e ồ m s o a ự t vàp h a ỷ i baogồmyờu cầugiảmgiátừkháchhàng?

26 Nếubáocáothutiềnhàngcủatất cảh a ứ n g húađượcsoạnthảo,thỡchỳn gcóđược: a.Đượcký? X b.Cóthờihạn? X c.Đượcđánhsốtrướcvàđượckiểm soát? X

28 Bảngcopycủaphiếuthuvàchứng từthutiềnthìđượcgởiđến: a.Bộphậnkếtoán? X b.Bộphậntheodõikhohàng? X c.Ngườimua? X

29 Sựt h a n phiềnv e à hàngh o ù a bị hỏng,kémchấtlượngthìđượcbáocáon gaylậptức?

STT DNẹTNN DNNN CtyTNHH Toồngsoỏ

Bảngkhảosátchothấysốdoanhnghiệpmuanguyênliệudựatrêngiácảđấuthầurấtthấp(câ u3,4),quađóchothấyviệcmuanguyênliệudựatrênýchủquanrấtlớn,cóthểlàýchủquan củanhânviênmuahànghoặccủagiámđốc.Trongmôi trườngcạnhtranh,giáđầuvàocủanguyênliệurấtquantrọngvàảnhhưởngđếnmụctiêuđạt lợinhuậncủadoanhnghiệprấtlớn.

STT DNẹTNN DNNN CtyTNHH Toồngsoỏ

Bộ phận mua hàng: Bước1

- Bộphậnmuahànggởigiánguyênliệuvàsốlượnghàng đãmuavàdự kiến mua đến phòngkếtoánvàongày5–

- Bộphậnmuahàng(nhàmáychínhởtỉnhB)cậpnhậtthôngtinmuanguyênliệutrongv àngoàinướcvàobảngcânđốinhucầunguyênliệucủatháng trước ,s a u đómailđếnp hòngcôngthứcvàongày10hàngtháng.

- Bộphậnmuahàngnhậnlạibảngcânđốinhucầunguyênliệucủathángnàyđãđượct rưởngphòngcôngthứcphêduyệttừphòngcôngthứcđểđiềuchỉnhvàsửađổi(nếucó) BộphậnmuahàngtrongnướcNhàmáychínhởtỉnhBcótráchnhiệmthôngbáobằngmailn hucầucácloạinguyênliệumuatạitạitỉnhAchobộphậnmuahàngnhàmáytạitỉnhA.

- Trêncơsởbảngcânđốinhucầunguyênliệu,Bộphậnmuahàngsẽliênhệvớicácnhàcun gcấphàngtrongdanhsáchđãđượcchọn,đồngthờitìmkiếmnhững nhàcungcấpmớiđểthuthập thôngtinvềgiácả,chấtlượng,sốlượng, mẫuhàng… củacácloạinguyênliệucầnmuachocácthángkếhoạchtiếptheo.

- Riêngcácloạinguyênliệucótínhchấtthờivụnhư:Bắp,cám,bộtcá….Bộphậnmuahà ngtrongnướcsẽtrìnhchiếnlượcmuađếnBanTổnggiámđốc.

Bộ phậnmuahàngnhàmáytại tỉnhAsẽ chuyểncác thôngtinvềnhà cungcấpvàgiácảcủacácloạinguyênliệucầnmuatạitỉnhAvềPhòngmuahàngtrongnước( nhàmáychính),Phòngmuahàngtrongnướcsẽtổnghợpcácthôngtinnày đểlậpbảngsosánhgiávàbảngkếhoạchmuanguyênliệu.

- Saukhithuthậpđủthôngtin,Bộphậnmuahàngsẽlậpbảngsosánhvàbảngkếhoạchm uanguyênliệudựkiếnchotừ1 đến 3 tháng tiếp theo.CácbảngnàyphảiđượctrìnhđếnB anTổnggiámđốcxemxétvàphêduyệt.

- Đốivớinhữngnguyênliệucầnmualàsảnphẩmquycách,độcquyềnchỉdomộtnhàcu ngcấphàngcungcấphoặctạithờiđiểmkhôngcónguồnhàngdồidào(khôngcóđơnvịkhác đểsosánh,đánhgiá)thìtrongtrườnghợpnàykhôngcầnlậpbảngsosánhnhàcungcấpv àđơnđặthànghoặchợpđồngđượcduyệtxemnhưlàquyếtđịnhcuốicùngcủaBanTổnggi ámđốc.

- BanTổnggiámđốcsẽđánhgiá,chọnlựanhàcungcấpvàquyếtđịnhsốlượngnguyênliệ ucầnmuađối với từngnhà cungcấpdựatrêncơsởbảngsosánhgiáđãđượctrìnhởtrên.NếuBanTổnggiámđốcchư athỏamãnđốivớicácnhàcungcấpđãcó,bộphậnmuahàngphảitiếptụctìmkiếmthôngti ntừcácnhàcungcấpmớitrìnhđếnBanTổnggiámđốc(quaylạibước4&5).

- BanTổnggiámđốckýkếthợpđồngvớinhàcungcấp.Trongtrườnghợpcósựủyquyền củaBanTổnggiámđốc,TrưởngchinhánhnhàmáytỉnhAcóthểkýhợpđồngmuabánvới nhàcungcấp.

Bộphận mua hàng Bư ớc8:

- Bộphậnmuahàngtheodõiviệcthựchiệnhợpđồngvàthôngbáokếhoạchnhậphàng đến phòng khovận để chuẩnbịphươngtiệnvàkho bãinhậnhàng.Thôngbáođượcthư ùchiệnbằng:bảngtheodừitrờnmạngvitớnh,thụngbỏobằngphone,thụngtinbằnglờinúi…

- Riêngbộphậnmuahàngnhậpkhẩucònphảithôngtinnhữngvấnđềsauđâyđếnbộph ận“Vậnchuyểngiaonhận”đểbộphận“Vận chuyểngiaonhận”sắpxếp,chuẩnbịphươn gtiệnvàlàmthủtụcnhậnhàng:

+Cungcấpthôngtinvề:đặcđiểmcontàu,sơđồhầmhàng,năngsuấtcẩutàu,năngsu ấtbốcdỡquyđịnh,mứcthưởng/ phạtcủatàuđểbộphận“Vậnchuyểngiaonhận”thươnglượngvàkýhợpđồngbốcxếp vớicảng.

“Vậnchuyểngiaonhận”đểgiảiquyếtnhanhchóngcácphátsinh,tổnthất,nếucóxảyrat rongquátrìnhnhậnhàngNK.

Bộphậnkiểm tra chấtlượng sản phẩm Bước10:

Bộphận mua hàng Bư ớc12:

- Đánhgiátheodõinhàcungcấp dựatrêncácthôngtinvềchấtlượnghàng hóa,thờihạngiaohàngcủanhàcungcấp.Chấtlượnghànghóacủanhàcungcấpđượcđánhg iáthôngquaphiếukiểmNGUYÊNLIỆUcủaKCS,đốivớinhữngtrườnghợphàngkhôn gđạtchấtlượng,KCSsẽgửiphiếukiểmđếnphòngmuahàngđểlàmcơsởđánhgiátheodõ inhàcungcấp.

- Đốichiếubảng cânđốichitiết phảitrả nhàcungcấpvàtàikhoảntrả nhà cungcấptrongkếtoántổnghợp.

- Ngườicúthẩmq u y e à n c h a ỏ p nhậnthanhtoỏn,chứngt ư ứ thanhtoỏnsẽđượcchuyểns angkếtoánthanhtoán.

Nhậnlạibảngcânđốinhucầunguyênliệucủathán gtrướcđ a õ đượcduyệttừphòngcôngthứcđểđiềuc hỉnhvàsửađổi(nếucó)

Làmviệcvớicácnhàcungcấpđểnhậncácđơn đặ thàngvàthuthậpthôngtinvềgiácả,chấtlượng,qu ycáchvàmẫuhàng(nếucần)chocácthángtiếpthe o)

Nhậpkho Đánhgiátheodõinhàcungcấp ĐơnđặthàngPhi ếunhậpkhoHóa ủụn

Theo dõi việc thực hiện hợp đồng và thông báo kế hoạch nhập hàng cho Phòng kho vận – Phòng vận chuyển giao nhận phù hợp

- Hoặc xuất trả Kiểm tra chất lượng

Lưu hồ sơ vào các Boxfile và chuyển một bộ chứng từ nhập kho hàng cho kế toán

Giấy đề nghị thanh toán Chứng từ mua hàng

Trảlời Có Không Khôngá pduùng Ghichuự

1 Trongt a á t cảcáctrườnghợp,k h i khá chhàngcónhucầuthìphảicóđơnđặt hàng?

3 Tấtc a ỷ c a ự c đ ơ n đ a ở t hàngp h a ỷ i đ ư ụ ù c xemxét,đốichiếuvớikhoảntíndụngđượ c cấptrướckhiđược chấp nhận?

5 Bộphậnpháthànhhóađơnnhận chứngtừvậnchuyểntừbộphậnvậnc huyển hoặctừkếtoáncông nợ?

8 Giábánhànghóakhôngthựchiện theođ ơ n g i a ự chuẩnp h a ỷ i đượcb o ọ p hậnbánhàngchấpthuận?

9 Sựthayđ o ồ i bảngg i a ự chuẩnphảiđư ợcngườiđiềuhàngkhôngthuộcbộph ậnbánhàngchấpthuận? X

10 Giỏcảv a ứ t h ơ ứ i hạntớndụngcủahúa đơncóngười thứ02kiểmtrakhông

X lại,đ ươ ùc ghisổb ở i bộphậnp h a ự t hànhhoáđơnvàđốichiếuvới tổngsốkhoảnphảit h u củat ư ứ n g kháchhàngmỗingày?

20 Giảmgiáchiphívậnchuyểnphải X đượck i e ồ m s o a ự t vàp h a ỷ i baogồm yêucầugiảmgiátừkháchhàng?

26 Nếubáocáothutiềnhàngcủatất cảh a ứ n g húađượcsoạnthảo,thỡ chúngcóđược: a.Đượcký? X b.Cóthờihạn? X c.Đượcđánhsốtrướcvàđượckiểm X soát?

28 Bảngcopycủaphiếuthuvàchứng từthutiềnthìđượcgởiđến: a.Bộphậnkếtoán? X b.Bộphậntheodõikhohàng? X c.Ngườimua? X

29 Sựt h a n phiềnv e à hàngh o ù a bị hỏng,kémchấtlượngthìđượcbáocáon gaylậptức?

- CăncứvàochiếnlượcmụctiêucủaCôngty,dựavàotiềmnăngcủakhuvực,Trưởngv ùngbánhàngđềxuấtkếhoạchbánhàngchoTrưởngphòngthươngmạitổnghợptrìnhBa ngiámđốcxemxét,raquyếtđịnhkếhoạchbánhàngtheonăm,quý,tháng,chotừngTrưởng vùngbánhàng.SauđóTrưởngvùngbánhàngphânbổk e á hoạchc h o Trưởngt ỉ n h bánhà ng.Trưởngtỉnhb a ù n hàngtìmk i e á m kháchhànghoặcnhậnyêucầucủakháchhàngtiềmnă ngtrongkhuvựcquảnlý.

- Marketinggởikếhoạchbán hàng thángchocácbộphận(bộphậnsản xuất,bộphậnkếhoạchsảnxuất,bộphậnkho,bộphậnvậnchuyển,

…)đểcácbộphận chuẩnbịnguyênliệu,baobì,bốtríkếhoạchvậnchuyển,sảnxuất.

- Trưởng vùngbánhàng,Trưởng tỉnhbánhàng tìmhiểuthôngtinvềkhách hàngtiềmnăngvàđánhgiákháchhàngtheotiêuchuẩncủaCôngty.

- Trưởngvựngbỏn hàng,Trưởngtỉnhbỏnh a ứ n g vàTrưởngphũngthươngmạithốngnhấ tdựatrêntiêuchuẩncủaCôngtyđểchọnkháchhànglàmđạilý.

- Trưởngvựngbỏn hàng,Trưởngtỉnhbỏnh a ứ n g vàTrưởngphũngthươngmạithảoluận ,thươnglượngvớikháchhàngvàlậphợpđồngtheomẫuCôngtybanhành.

- Bộphậnlàmhóađơnnhậnđơnđặt hàngtừkháchhàngbằngcáchìnhthức:quađiện thoại,fax, phiếuđặt hàng.Nếunhậnquađiệnthoại,ghivàosổ đặt hàng.Khicầnthiếtphảixácđịnhlạivớikháchhàngquađiệnthoại.

- Trườnghợpcỏck h o cúnhucầuv a ọ n chuyểnđ o ọ t x ua ỏt vỡnhữngl y ự dok h a ự c h quan, BộphậnkếhoạchcùngBộphậnkhovậnxemxéttồnkho,khảnăngsảnxuất,… đểquyếtđịnhthờigianvàkhốilượngxuấtđểkhôngảnhhưởngđếntiếnđộcấphàngcáck hokhác.

- Bộphận làmhóa đơn lậpphiếu gi ao hàng từđơnđặt hàngcủakháchhàngchuy ểnchokhothànhphẩmxuấthàng.

- Trongk h i xuấthàngnếuc o ự n h ư ừ n g thayđ o ồ i b o ồ sungg a ỏ p mộtsốloạit h a ứ n h phẩ m,ngườiphụtráchghithêmphầnxuấtbổsungvàonhữngphiếutrên.

- Thămviếng,ghinhận,giảiquyết,hỗtrợkỹthuậtcácthôngtinphảnhồicủakháchhàn g,báocáohàngthángvềkếtquảthămviếng.

Trảlời Có Không ápdụng Ghichú

1 Trongt a á t cảcáctrườnghợp,k h i khá chhàngcónhucầuthìphảicóđơnđặt hàng?

3 Tấtc a ỷ c a ự c đ ơ n đ a ở t hàngp h a ỷ i đ ư ụ ù c xemxét,đốichiếuvớikhoảntíndụngđượ c cấptrướckhiđược chấp nhận?

5 Bộphậnpháthànhhóađơnnhận chứngtừvậnchuyểntừbộphậnvậnc huyển hoặctừkếtoáncông nợ?

8 Giábánhànghóakhôngthựchiện theođ ơ n g i a ự chuẩnp h a ỷ i đượcb o ọ p hậnbánhàngchấpthuận?

9 Sựthayđ o ồ i bảngg i a ự chuẩnphảiđư ợcngườiđiềuhàngkhôngthuộcbộph ậnbánhàngchấpthuận?

10 Giỏcảv a ứ t h ơ ứ i hạntớndụngcủahúa đơncóngười thứ02kiểmtrakhông

14 Doanhthuh a ứ n g ngàyđượccộng lại,đ ươ ùc ghisổb ở i bộphậnp h a ự t X hànhhoáđơnvàđốichiếuvới tổngsốkhoảnphảit h u củat ư ứ n g kháchhàngmỗingày?

20 Giảmgiáchiphívậnchuyểnphải X đượck i e ồ m s o a ự t vàp h a ỷ i baogồm yêucầugiảmgiátừkháchhàng?

26 Nếubáocáothutiềnhàngcủatất cảh a ứ n g húađượcsoạnthảo,thỡ chúngcóđược: a.Đượcký? X b.Cóthờihạn? X c.Đượcđánhsốtrướcvàđượckiểm soát? X

28 Bảngcopycủaphiếuthuvàchứng từthutiềnthìđượcgởiđến: a.Bộphậnkếtoán? X b.Bộphậntheodõikhohàng? X c.Ngườimua? X

29 Sựt h a n phiềnv e à hàngh o ù a bị hỏng,kémchấtlượngthìđượcbáocáon gaylậptức?

- Bộphậnmuasẽgửiđimộtphiếuđặthàng(đượcđánhsốthứtự).Phiếunàysẽđượcki ể m trab ơ û i ngườichịut r a ùc h nhiệmmua,s a u đóđượcchuyểnch o bộphậnnhậnhàng đểbiếtkếhoạchvàsốlượnghàngsẽnhận.Liênhaisẽđượclưulạiởbộphậnmua.

- Bộphậnkhothừanhậnhànghóađãđượcnhậpbằngcáchkýnhậnvàophiếunhậnh àng(phiếugiaohàng) Trênphiếunhậnhàng,bộphậnkho miêu tả hànghóanhậnđược:sốlượng,chủngloại,chấtlượngvàngàynhận.

- Bộphậnmuahàng nhậnPhiếunhậnhàngvàthựchiệnkiểm tra xemphiếunhậ nhàngcókhớpvớiđơnđặthàngkhông.

- Nếuhànghúa khụng khớpvới đơnđặthànghoặcvới nhữngp h a ồ m chất qui địn h,nhânviênmuahànggửitrảlạihànghóakhôngcógiátrịvàchỉrasựtrảlạinàytrênphi ếunhậnhàng.Thựchiệnviệctrảlạihàngphảiđảmbảorằng:

Bộphận kế toán mua :hạch toáncáckhoản muavànóichunglàchuẩnbịchoviệcthanhtoán.

+ Kiểmtrasốlượng:sốlượngđặthàng sốlượnghàngnhận sốlượngghitrênhóađơn + Kiểmtratiền: đốichiếuđơngiághitrênhóađơnvớiphiếuđặthàng sốtiềnđượcgiảmtheothỏathuận.

- Nhữngphiếunhậnhàngchưađượccungcấphànghóalậphóađơnphảiđượctheodõi bởingườicótráchnhiệmcủabộphậnkếtoánmuahàng. Đềnghịmua Đặthàng:Phiếuđặthàng

- Tàikhoản phảitrảnhàcungcấp phảiđượcphântích đềuđặn,thường xuyênvàkếtoánchitiếtphảiđượcđốichiếuvớikếtoántổnghợp.

- Căncứvàochứngtừcủakếtoánmua:phiếuđặthàng,phiếunhậnhàngvàhóađơnmuahà ng,kếtoánthanhtoánlậpphiếuđềnghịthanhtoánvàtrìnhlêngiámđốc.

- Đốivớicáchoáđơnđãthanhtoán,kếtoánthanhtoánnênlàmdấu“đãthanhtoán”đểtr ánhthanhtoántrùng.

5 Cầnphảiđ a ở t hàngởngườicungcấpở nhàcungcấpthườngxuyênhayc o ù sựthamkh ảogiátrênthịtrường?

Tổngcộng: (bao ) Trọng (bao) lượngtịnh

Sốđăngkýxe Sốhợpđồng Kýngày Điềukiệnđặcbiệt Sốl ượng hàng

Giao(bao) Trảlại (bao) Nhận(bao)

Chứngtừthamchiếu Trọnglượnghàng giao Trọnglượnghàngquácân kg

Số Ngày Trọnglượngcảbì(b ao) Trọnglượngtịnh( bao)

Tạpchất % Trọnglượng( kg) Tênhànghóa Mãsố Sốlượng(bao)T rọnglượng(kg) Đơngiá( đ)

Phiếu cânsố Trọnglượngkhi cân(kg)

Số đăngký xe Số hợpđồng Ngày ký Điều kiện đặcbiệt Điểm dỡhàng

Chuyển t ừ Màu Mùi Địa điểm Lô thứ Sốlượng

Ph ư ơn gt hứ cg ia o hà ng Số Ngày Trọnglượngcảbì Trọnglượngtịnh

Hàngmua bán khôngbao gồm bao bì

Tạpchất Ký hiệu % Trọng lượng (kg)

Kýhi ệuhà ng Nội dung Màu Mùi Loại Sốba o

Trọng lượng (kg) Độ ẩm(

Kết quả phân tích Đạm thô

Sốđăngkýxe Sốhợpđồng Kýngày Điềukiệnđặcbiệt Sốlượ nghàng

Giao(bao) Trảlại (bao) Nhận(bao)

Chứngtừ Trọnglượnghàng giao Trọnglượnghàngquácân kg

Số Ngày Trọnglượngcảbì(bao) Trọnglượngtịnh(bao)

PhầngiảmgiáCh/ kh(trảngay)P h í v ậnchuyểnP h í kh uyếnmãiTiềnbao Khác

NH Người kiểmtra Kếtoán Tiềnthanhtoán Điềuchỉnh:sốhiệubộphậnđiềuchỉnh Số:

Tăng/ giảmn ợ Sốc h/từ Tăngnợ/ giảmnợS ố

Mãhàng Sốlượngđiềuchỉnh Đơngiá Mãhiệu đ/chỉnh Nguyênnhânđiềuchỉnh Sốtiền(đ) Bao T/lgthanhtoán

Người kiểmtra Người duyệt Kếtoán