nâng cao chất lượng quản lý văn bản quản lý nhà nước tại văn phòng ủy ban nhân dân huyện ý yên

Bên cạnh đó, một số cơ quan, một số địa phương, một số ngành và ngay cả cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cao nhất như Quốc Hội cũng ban hành những văn bản chưa hợp lý, còn phải bổ sung sữa

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN Ý YÊN

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN

Họ và tên : Nguyễn Văn Phong

Đơn vị : Văn phòng UBND huyện

Chức vụ : Chuyên viên

Điện thoại: 03503.503890

Năm 2011

LỜI MỞ ĐẦU

Văn bản quản lý Nhà nước là một trong các loại hình văn bản được quy định rất chặt chẽ và yêu cầu rất cụ thể cho từng loại hình văn bản Vì vậy, các cơ quan Nhà nước

từ Trung ương đến chính quyền cơ sở đã quan tâm, đã có nhiều chuyển biến tích cực Công tác ban hành, tiếp nhận, xử lý văn bản quản lý Nhà nước của các cơ quan đã đi nào nề nếp, đảm bảo được những yêu cầu theo quy định, đồng thời đáp ứng được nhu cầu thực tế khách quan Bên cạnh đó, một số cơ quan, một số địa phương, một số ngành

và ngay cả cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cao nhất như Quốc Hội cũng ban hành những văn bản chưa hợp lý, còn phải bổ sung sữa chữa nhiều lần và nói chung hệ thống văn bản quản lý Nhà nước của các cơ quan Nhà nước ta vẫn chưa ổn định, thường xuyên thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.

Đối với chính quyền cơ sở, việc ban hành, tiếp nhận, xử lý văn bản quản lý Nhà nước trong thời gian qua đã đảm bảo được một số yêu cầu, nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót về qui định này hoặc quy định kia của Nhà nước Có văn bản chưa đảm bảo về nội dung, có văn bản sai về thể thức, có văn bản chưa đúng về thẩm quyền nhưng chưa đến mức nghiêm trọng Chính vì lẽ đõ mà chính quyền cơ sở cần phải có những giải pháp để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng và số lượng văn bản, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước nói chung, hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước của chính quyền cơ sở nói riêng.

Nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý văn bản quản lý nhà nước tại cơ sở tôi chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản quản lý nhà nước tại Văn phòng UBND huyện Ý Yên”.

Với thời gian công tác tại Văn phòng UBND huyện và thời gian nghiên cứu đề tài còn ít, nên đề tài nghiên cứu chưa sâu, chưa bao quát được hết thực trạng tại đơn vị

và không tránh được những thiếu sót Tôi rất mong được sự đóng góp, rút kinh nghiệm từ Hội đồng khoa học của huyện và ý kiến góp ý của đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn./.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

A./ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước:

I.1 Khái niệm văn bản:

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một loại ngônngữ nhất định

Văn bản thể hiện ở nhiều trạng thái khác nhau và được ghi trên những chấtliệu khác nhau

Trạng thái thể hiện của văn bản là: Âm thanh, màu sắc, hình ảnh, chữ viết,

ký hiệu Chất liệu để ghi chép văn bản có thể là những vật có sẵn trong tự nhiênnhư: Vách đá, thân cây, xương động vật, trên mặt đất Văn bản được ghi trên vật

do con người tạo ra như các loại văn bản khắc trên gỗ, trên đá, trên các loại giấy,băng ghi âm, ghi hình, đĩa từ của máy vi tính, v.v

I.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý và những thông tinquản lý thành văn (văn bản hoá), do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền banhành, sửa đổi, bãi bỏ, theo thể thức, thủ tục, trình tự luật định Trong đó có chứađựng các quy tắc xử sự chung, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể

Theo khái niệm trên thì văn bản quản lý nhà nước bao gồm tất cả các vănbản của tất cả các cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp

I.3 Các loại văn bản quản lý Nhà nước :

Để phân loại văn bản quản lý Nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu trí khácnhau Vì vậy văn bản quản lý nhà nước có thể được chia thành nhiều loại khácnhau

Thí dụ: Phân loại văn bản theo loại cơ quan ban hành có thể chia thành 3loại: Văn bản của cơ quan lập pháp; Văn bản của cơ quan hành pháp; Văn bản của

cơ quan Tư pháp

Nếu phân loại theo hiệu lực pháp lý, có thể chia văn bản quản lý Nhà nướcthành: Văn bản luật; Văn bản dưới luật; Văn bản áp dụng luật

Trong quản lý Nhà nước, văn bản thường được phân loại theo thể loại kếthợp với hiệu lực pháp lý và được chia thành 4 loại chính sau:

I.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật:

Văn bản quy pháp pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩmquyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sựchung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện, nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hộitheo định hướng xã hội chủ nghĩa.

Văn bản quy phạm pháp luật có các đặc trưng chính sau đây:

- Do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo tên loại do luật định

- Nội dung có chưa dựng các quy tắc xử sự chung, bắt buộc thực hiện

- Đối tượng tác động rộng, thường là mọi người hoặc nhóm đông người cóchung một đặc điểm nào đó như: Quốc tịch, địa bàn, nghề nghiệp, thành phần

- Được thực hiện nhiều lần trong thực tế, khi thực hiện văn bản không làmchấm dứt hiệu lực của nó

- Có hiệu lực thi hành từ khi văn bản có hiệu lực, nhưng không gian và thờigian không xác định cụ thể

- Theo điều 6 luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (sửa đổi) thì trongphần số và ký hiệu tắt phải có năm ban hành và ghi đủ 4 số, rồi mới ghi các kýhiệu tắt khác

I.3.2 Văn bản cá biệt:

Văn bản cá biệt là văn bản do chủ thể có thẩm quyền ban hành theo thủ tục,trình tự nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật nhằm đưa ra quyết định cá biệt chotừng trường hợp cụ thể như: Đề bạt, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, xác địnhquyền và nghĩa vụ pháp lý cụ thể

Văn bản cá biệt có những đặc điểm sau:

- Do cơ quan (hoặc chức danh) có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình

tự, tên loại văn bản nhất định

- Nội dung văn bản nhằm áp dụng quy phạm pháp luật đưa ra quy tắc xử sựriêng, nhằm giải quyết công việc cụ thể

- Chỉ đích danh đối tượng phải thi hành

- Được thực hiện 1 lần

- Hiệu lực không gian, thời gian được xác định rõ trong văn bản

- Không có năm ban hành trong phần số văn bản và ký hiệu tắt

I.3.3 Văn bản hành chính thông thường:

Văn bản hành chính thông thường là các văn bản được sử dụng trong các cơquan: Đảng, Nhà nước, đoàn thể, tổ chức khắc phục vụ việc giải quyết các quan hệgiao dịch, trao đổi công tác, nêu các yêu cầu để kết hợp với nhau cùng giải quyết,ghi chép sự việc, hiện tượng xảy ra trong hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Xét về giá trị pháp lý, văn bản hành chính thông thương tuy thấp hơn vănbản quy phạm pháp luật nhưng nó có ý nghĩa pháp lý cụ thể trong quá trình quản lýNhà nước

Những văn bản hành chính thông thường là những phương tiện, công cụthường xuyên được sử dụng trong quản lý Nhà nước, số lượng nhiều thể loạiphong phú

Văn bản hành chính thông thường có những đặc điểm sau:

- Thẩm quyền ban hành gồm tất cả các cơ quan, đơn vị

- Nội dung có chứa đựng thông tin quy phạm của Nhà nước

- Nhằm cụ thể hoá và thực thi văn bản quy phạm pháp luật hoặc giải quyếtnhững tác nghiệp trong quản lý

I.3.4 Văn bản chuyên môn, kỹ thuật:

Văn bản chuyên môn và kỹ thuật là loại văn bản mang đặc thù chuyên môn

và kỹ thuật rất cao, do các cơ quan chuyên môn và các cơ quan kỹ thuật ban hànhnhằm để quản lý các lĩnh vực chuyên môn và kỹ thuật

Văn bản chuyên môn và kỹ thuật có đặc điểm sau:

- Do cơ quan chuyên môn và kỹ thuật ban hành

- Mang đặc thù chuyên môn và kỹ thuật cao

- Được hình thành bộ văn bản gồm nhiều trang, nhiều khổ giấy, nhiều chất liệu khác nhau

Tóm lại: Văn bản quản lý Nhà nước được chia làm 4 loại chính như trên.

Trong từng loại đó lại có rất nhiều loại hình văn bản khác nhau Thí dụ văn bảnquy phạm pháp luật có tới 11 loại, văn bản hành chính thông thường có tới trên 20loại, văn bản chuyên môn kỹ thuật có rất nhiều loại khác nhau (hàng trăm loại) Hệ

thống văn bản quản lý Nhà nước, là sản phẩm của quá trình quản lý Nhà nước, làchứng cứ để đánh giá về hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước Nó có vai trò hết

sức quan trọng, là một trong hình thức chủ yếu để quản lý Nhà nước.

II Các yêu cầu của một văn bản quản lý nhà nước:

II.1 Văn bản quản lý Nhà nước ban hành phải đúng thẩm quyền:

Thẩm quyền ban hành văn bản gồm thẩm quyền pháp lý và thẩm quyềnchuyên môn Mỗi cơ quan, đơn vị trong hệ thống bộ máy Nhà nước có thẩm quyềnnhất định được Nhà nước quy định cho phép ban hành một số loại văn bản nhấtđịnh, để điều chỉnh một số mối quan hệ nhất định

Thí dụ: Quốc hội được quyền ban hành 3 loại văn bản quy phạm pháp luậtlà: Hiến Pháp, Luật (bộ luật), Nghị quyết; UBND huyện có quyền ra quyết địnhcấp giấy quyền sử dụng đất, Đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật đượcNhà nước quy định thẩm quyền rất chặt chẽ (theo luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật 1996 (sửa đổi)

Các thủ trưởng của các cơ quan từ trung ương đến cơ sở đều có quyền banhành các văn bản cá biệt để điều chỉnh các mối quan hệ thuộc thẩm quyền quản lýcủa mình

Thí dụ: Chủ tịch nước ban hành lệnh ân xá cho các phạm nhân, chủ tịch xãcấp giấy kết hôn, chứng sinh, thủ trưởng cơ quan ra quyết định khen thưởng, kỷluật cán bộ, công chức trong cơ quan

Văn bản chuyên môn và văn bản kỹ thuật chỉ do các cơ quan chuyên mônhoặc cơ quan kỹ thuật mới có thẩm quyền ban hành

Thí dụ: Chỉ có Bộ tài chính mới có quyền ban hành “hoá đơn đỏ” , chỉ có Bộ

y tế mới có quyền ban hành y bạ, mẫu bệnh án ; Chỉ có Bộ giáo dục mới có quyềnban hành mẫu học bạ của học sinh các cấp

Còn văn bản hành chính thông thường thì như phần đặc điểm của nó đã trìnhbày là: Tất cả các cơ quan, các đơn vị đều có thẩm quyền ban hành để giải quyếtmột số vấn đề trong quản lý như trao đổi thông tin, ghi chép,

II.2 Yêu cầu nội dung:

Một văn bản quản lý Nhà nước ban hành phải đảm bảo được một số yêucầu về nội dung sau:

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với cơchế hiện hành

- Đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi cần điều chỉnh

- Phù hợp với văn bản cấp trên, không chồng chéo, phù hợp với thực tếkhách quan, đáp ứng được nguyện vọng quần chúng nhân dân

Thể thức của văn bản quản lý Nhà nước là các yếu tố cấu thành một văn bản

Để nghiên cứu thể thức của văn bản chúng ta có thể chia văn bản thành những yếu

tố, những phần khác nhau cho phù hợp với mục đích và phương pháp nghiên cứu.Với yêu cầu và mức độ của đề tài này thì văn bản có thể chia thành 9 yếu tố sau:(1) Quốc hiệu và tiêu ngữ: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnhphúc”

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theochiều ngang, ở phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” đượctrình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm;được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa,giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền,

có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnhUnderline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

(2) Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả)

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòngQuốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủquản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chứcchủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và têncủa cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặcđược viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, ví dụ:

TỈNH NAM ĐỊNH b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từthông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), ViệtNam (VN), ví dụ:

UBND TỈNH NAM ĐỊNH

SỞ NỘI VỤ

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VNVIỆN DÂN TỘC HỌC

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếmkhoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡchữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quảndài, có thể trình bày thành nhiều dòng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡchữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng

từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤCỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚCCác dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

(3) Số, năm, ký hiệu tắt:

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theoquy định và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hànhvăn bản, ví dụ:

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.Quyết định của ủy ban nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặcchức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP

Công văn của Ủy ban nhân dân huyện do Văn phòng UBND huyện soạn thảo: Số: …/UBND-VP

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng condấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” banhành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ: Quyết định số 01 của Hộiđồng thi tuyển công chức Sở Nội vụ được trình bày như sau:

SỞ NỘI VỤHỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

Số: 01/QĐ-HĐTTCCViệc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồmchữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực(các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chứchoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụthể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dướitên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phảighi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa cácnhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:

Số: 15/QĐ-UBND (Quyết định của Ủy ban nhân dân);

Số: 234/UBND-VP (Công văn của UBND huyện do Văn phòng soạn thảo)

(4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối vớinhững đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiệnlịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên củatỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lựcViệt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,

Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sởtại Thị Trấn Lâm, huyện Ý Yên, tỉnh Nam Định): Nam Định,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định và của các

sở, ban, ngành thuộc tỉnh: Nam Định

Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh màtên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Nam Định(tỉnh Nam Định) và của cácphòng, ban thuộc thành phố: TP Nam Định

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên củahuyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Ý Yên (tỉnh Nam Định) và của các phòng,ban thuộc huyện: Ý Yên

- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân vàcủa các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Yên Phong (huyện Ý Yên, tỉnh Nam Định): YênPhong

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trangnhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiệntheo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng,năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải

ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Ý Yên, ngày 05 tháng 02 năm 2011

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh códấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

(5) Tên văn bản và trích yếu nội dung:

- Thể thức: Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổchức ban hành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

- Kỹ thuật trình bày: Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản cóghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kếhoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ inhoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canhgiữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2

độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộTrích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới

số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

Số: 72/VTLTNN-NVĐPV/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 (6) Nội dung văn bản:

- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

+ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

+ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp vớiquy định của pháp luật;

+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

+ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương

và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môncần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữtiếng việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bảnthì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trongdấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số,

ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại

và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”;trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định viết hoatrong văn bản hành chính

- Bố cục của văn bản: Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể cóphần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần,chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớnđến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) banhành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểmhoặc theo khoản, điểm

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điềuthì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề

- Kỹ thuật trình bày: Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều

cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản

phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tốithiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu

từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên;khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn

cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kếtthúc bằng dấu “phẩy”

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương đượctrình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên)của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòngriêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Sốthứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới,canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ inthường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ

tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau sốthứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên mộtdòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểuchữ đứng;

+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng việt theothứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữcủa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,điểm thì trình bày như sau:

+ Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngaydưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và đượctrình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàngvới số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau sốthứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên mộtdòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểuchữ đứng, đậm;

- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,chương, mục, điều, khoản, điểm.

(7) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu:

* Thể thức:

- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữviết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

KT CHÁNH VĂN PHÒNGPHÓ CHÁNH VĂN PHÒNGTrường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thaycấp trưởng;

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vàotrước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủyquyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ CHỦ TỊCHCHÁNH THANH TRA

- Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạochính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộtrưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc,Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ

mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…;không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai haynhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơquan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của

cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người

ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không đượcphép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký vănbản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo củaUBND huyện thành lập mà lãnh đạo UBND huyện làm Trưởng ban hoặc PhóTrưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH(Chữ ký, dấu của UBND huyện)

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN

Nguyễn Văn A

KT TRƯỞNG BANPHÓ TRƯỞNG BAN(Chữ ký, dấu của UBND huyện)

PHÓ CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN

Trần Văn B

- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi họchàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác Đối với văn bản giao dịch; văn bản

của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang đượcghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

* Kỹ thuật trình bày: Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô

số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyềnhạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người kýđược trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức

vụ của người ký

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai đượcđóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên mộtphần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

(8) Nơi nhận văn bản:

- Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giámsát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định củapháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệcông tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhânnhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòngchữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằngchữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản đượctrình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng códấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,

tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tênđơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợpcần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

Chú ý: Yếu tố (7) và (8) phải tạo thành một khối thống nhất với nội dungvăn bản, không được để riêng trang mới

(9) Các thành phần khác(tùy loại văn bản):

a) Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tốimật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thựchiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm2000

b) Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh,văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏatốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụnghạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP(HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sungđịa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, sốFax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website)

đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản pháthành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉdẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trởlên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.Các yếu tố trên phải được trình bày bằng các phông chữ, cỡ chữ, dáng chữtheo tiêu chuẩn và theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày06/5/2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộnội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

II.4 Yêu cầu về phong cách ngôn ngữ:

Có nhiều loại phong cách ngôn ngữ khác nhau Trong văn bản quản lý Nhànước chỉ sử dụng phong cách ngôn ngữ pháp luật hành chính Phong cách ngônngữ pháp luật hành chính rất chuẩn mực nó có những đặc điểm chính sau:

II.4.1 Tính chính xác:

Văn bản phải viết chính xác, chỉ có một cách hiểu duy nhất, không chophép có những cách hiểu và giải thích khác nhau Từ ngữ trong văn bản quản lýNhà nước phải gợi lên cho người đọc những ý niệm giống nhau Người viết vănbản phải quan tâm làm cho người đọc hiểu đúng ý mình

Muốn đạt được yêu cầu trên thì phải xác lập khái niệm rõ ràng, cụ thể.Dùng trật tự từ xuôi, tránh sự hiểu lầm

II.4.2 Tính phổ thông:

Văn bản quản lý Nhà nước phải được viết dễ hiểu, dễ tiếp thu, dễ nhớ.Đồng thời phải gắn với tính chính xác, không vì dễ hiểu mà bỏ qua những kháiniệm cần thiết Ngày nay do trình độ dân trí được nâng cao thì tính dễ hiểu phảiđược quan niệm đúng Nhưng từ gốc việt phản ánh đúng bản chất sự việc thì nêndùng, không nên lạm dụng từ nước ngoài Để cho văn bản dễ hiểu thì phải viếtngắn gọn

II.4.3 Tính khách quan:

Văn bản quản lý Nhà nước phải thể hiện ý trí của Nhà nước ở mức tối đa.Các yếu tố cá nhân phải giảm đến mức tối thiểu Trong phong cách pháp luật hànhchính phải tránh dùng sắc thái biểu cảm

II.4.4 Tính lịch sự trang nhã:

Ngôn ngữ trong văn bản quản lý Nhà nước phải mang tính lịch sự, nhãnhặn và văn minh Đặc tính này phải được duy trì ngay cả khi ban hành mệnh lệnhcho cấp dưới hoặc quyết định khiển trách đối với người phạm lỗi

Tính lịch sự, văn minh trong giao tiếp, đặc biệt giao tiếp bằng văn bản phảnánh trình độ văn minh của một nhà nước của dân, do dân và vì dân

Lời lẽ trong văn bản thiếu nhã nhặn, thô bạo có thể gây ra sự phản ứngtrong tâm lý người đọc, dẫn đến không tôn trọng văn bản Vì vậy khi viết văn bảnphải cân nhắc kỹ khi dùng từ ngữ, khi nào dùng, phải, cần, yêu cầu, đề nghị, xét,giải quyết, cho đúng đối tượng.

II.4.5 Tính khuôn mẫu:

Tính khuôn mẫu của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở các yếu tố:

- Lề của văn bản: Trên, dưới, trái, phải

- Các yếu tố trong văn bản và vị trí của nó trong văn bản

- Một số văn bản in sẵn theo mẫu như các hoá đơn đỏ, chứng minh nhândân, hộ tích, hộ khẩu

II.5 Yêu cầu về sử dụng từ ngữ, sử dụng câu, cách hành văn:

II.5.1 Yêu cầu về sử dụng từ ngữ:

Trong văn bản quản lý Nhà nước có dùng từ đa phong cách như: Đời sống,khó khăn, thuận lợi, nhưng trong một số trường hợp phải dùng từ Hán Việt đểloại trừ đa nghĩa, làm cho từ ngữ chuẩn xác, xúc tích hơn, trang trọng hơn

Thí dụ: Không dùng từ “lấy nhau” mà dùng từ “kết hôn”

Đặc biệt văn bản quản lý Nhà nước thường sử dụng từ ngữ mang đặc thùphong cách ngôn ngữ pháp luật hành chính Đó là các tên gọi các tổ chức, tên gọicác loại hình văn bản, tên gọi các lĩnh vực Trong các văn bản quy phạm pháp luậtthường sử dụng thuật ngữ luật học để diễn đạt các khái niệm, các phạm trù luật họcnhư: Phạm tội, nguyên đơn, công tố,

Ngoài ra trong văn bản quản lý Nhà nước còn sử dụng những từ ngữ thuộc các lĩnh vực khoa học kỹ thuật như: Chính trị, kinh tế, ngoại giao, văn hoá, quốcphòng,

Thí dụ: Kinh doanh, tiếp thị, phần cứng, phân viện, tần số,