Nội dung giáo trình Soạn thảo văn bản trình bày các vấn đề chung về soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng, nội dung, phạm vi, thẩm quyền ban hành, hình thức, ngôn ngữ, quy trình ban hành văn bản, kiểm tra và xử lý văn bản. Phần kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản cụ thể là nhằm trang bị cho người học những kỹ năng cơ bản để soạn thảo các văn bản hành chính, thể thức hợp đồng cơ bản. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 giáo trình!
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN
Những khái niệm cần biết về văn bản
1.1 Khái niệm về văn bản
Giao tiếp là một hoạt động quan trọng của con người, diễn ra qua nhiều phương tiện khác nhau, trong đó ngôn ngữ đóng vai trò chủ đạo Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể được thực hiện thông qua hai hình thức chính: ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết Sản phẩm của giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn, trong khi sản phẩm của giao tiếp bằng chữ viết là văn bản.
Văn bản, theo nghĩa rộng, là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ viết Nó thường bao gồm một tập hợp các câu, đảm bảo tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, đồng thời thể hiện sự chặt chẽ và hướng đến một mục tiêu giao tiếp cụ thể.
Văn bản, theo nghĩa hẹp, được hiểu là các công văn, giấy tờ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nó có thể được tạo ra từ nhiều chất liệu khác nhau như đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa, giấy, và đĩa CD Sự ra đời của văn bản chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố trong quá trình giao tiếp, bao gồm mục đích và ngữ cảnh sử dụng.
Trong giao tiếp, có 8 đích giao tiếp quan trọng, bao gồm hoàn cảnh, nhân vật, cách thức và phương tiện giao tiếp Việc phân loại văn bản có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó khái niệm về văn bản quản lý đóng vai trò then chốt.
1.2 Khái niệm về văn bản quản lý:
Văn bản quản lý là công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý, được sử dụng để ghi chép và truyền đạt các quyết định cũng như thông tin cần thiết trong quá trình quản lý.
1.3 Khái niệm về văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là các tài liệu chứa quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền và quy trình cụ thể Những văn bản này nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ của Nhà nước cũng như giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc thể chế hóa các quy định pháp luật, giúp Nhà nước pháp quyền quản lý xã hội một cách hiệu quả.
Văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản đặc thù của tổ chức Nhà nước trong xã hội Tính đặc biệt của nó được thể hiện qua những đặc điểm riêng biệt.
Văn bản quản lý nhà nước chỉ được ban hành bởi các cơ quan nhà nước và những người có thẩm quyền, và chỉ những văn bản này mới có giá trị pháp lý Các chủ thể không phải ai cũng có quyền ban hành mọi loại văn bản quản lý; họ chỉ được phép soạn thảo những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền của mình để thực hiện chức năng và nhiệm vụ đã được giao.
Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước có tính công quyền được áp dụng cho mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đóng vai trò là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Trình tự ban hành và hình thức văn bản cần tuân thủ các quy định pháp luật và phải được trình bày theo đúng hình thức luật định Mỗi loại văn bản thường có mục đích sử dụng và cách trình bày riêng, việc sử dụng đúng hình thức sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất về nội dung và hình thức trong hệ thống văn bản Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng và thực hiện các văn bản.
Văn bản nhà nước có tính quyền lực, yêu cầu các chủ thể khác phải tuân thủ và được Nhà nước đảm bảo thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức hoặc biện pháp cưỡng chế.
Văn bản quản lý nhà nước có mục đích truyền đạt thông tin và mệnh lệnh từ cơ quan quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ và chính xác Nó mang đặc trưng văn phong riêng, không cần biểu cảm như văn phong nghệ thuật, và thường có tính phổ quát, đại chúng So với văn bản khoa học, văn bản quản lý nhà nước không yêu cầu chi tiết quá mức.
1.4 Khái niệm về văn bản quản lý hành chính Nhà nước:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một phần quan trọng trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, chủ yếu được phát hành bởi các cơ quan hành chính nhà nước Những văn bản này được sử dụng để đưa ra quyết định và truyền đạt thông tin quản lý trong quá trình thực hiện và điều hành Tuy nhiên, các văn bản thuộc thẩm quyền lập pháp như văn bản luật và các văn bản thuộc thẩm quyền tư pháp như cáo trạng, bản án không được coi là văn bản quản lý nhà nước.
1.5 Khái niệm văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường:
1.5.1 Khái niệm văn bản pháp luật:
Văn bản pháp luật là sản phẩm được ban hành bởi các chủ thể có thẩm quyền theo quy định của pháp luật, tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục và hình thức mà pháp luật quy định Nội dung của văn bản này thể hiện rõ ý chí của cơ quan nhà nước, có tính chất bắt buộc chung và được đảm bảo thực hiện thông qua quyền lực của nhà nước.
Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau Một số tiêu chí phổ biến bao gồm phân loại theo tác giả, như văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố, Văn phòng Chính phủ và Sở Nội vụ Ngoài ra, văn bản cũng có thể được phân loại theo tên loại, bao gồm các loại như quyết định, nghị quyết, nghị định và thông tư.
2.2 Phân loại văn bản quản lý Nhà nước:
2.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là tài liệu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo quy trình luật định, chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội
+ Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội
+ Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước
+ Nghị định của Chính phủ
+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tƣ của Chánh án Toà án nhân dân tối cao
+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước
+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ƣơng của tổ chức chính trị – xã hội
Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, cũng như giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án và Viện trưởng, cùng với sự phối hợp giữa các Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, nhằm tăng cường hiệu quả trong công tác tư pháp và đảm bảo tính đồng bộ trong việc thực hiện các quy định pháp luật.
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp
+ Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp
2.2.2.1 Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính là công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng để truyền đạt thông tin như công bố, thông báo về các chủ trương và quyết định của cơ quan, tổ chức Nó cũng ghi lại ý kiến và kết luận trong các hội nghị, đồng thời là phương tiện giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức và công dân Tuy nhiên, văn bản hành chính không thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt.
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản được sử dụng trong hoạt động quản lý nhà nước, nhằm giải quyết các công việc như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở và thông báo.
Các loại văn bản hành chính
+ Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…)
+ Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…)
2.2.2.2 Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là quyết định quản lý hành chính mang tính pháp luật, do cơ quan hoặc công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự nhất định Những văn bản này nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng, áp dụng một lần cho một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể Các loại văn bản hành chính cá biệt bao gồm nhiều hình thức khác nhau, phục vụ cho việc quản lý và điều hành trong lĩnh vực công.
+ Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới
Nghị quyết là văn bản được ban hành bởi một tập thể, nhằm đưa ra quyết định quản lý cụ thể cho cấp dưới.
+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của Chính phủ
+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới
Chỉ thị là một dạng văn bản đặc thù được ban hành bởi các chủ thể có thẩm quyền, nhằm đưa ra quyết định quản lý cụ thể cho cấp dưới trong tổ chức Chỉ thị thường được sử dụng để nhắc nhở và đôn đốc cấp dưới thực hiện các quyết định và chính sách đã được phê duyệt.
Điều lệ, quy chế, quy định và nội quy là những văn bản nội bộ quan trọng, được ban hành để quy định các vấn đề liên quan đến hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức cụ thể Những văn bản này giúp đảm bảo sự tổ chức và quản lý hiệu quả trong các hoạt động nội bộ.
2.2.3 Văn bản chuyên môn – kỹ thuật Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu
14 quy định của các cơ quan nói trên, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã đƣợc mẫu hóa
Văn bản chuyên môn được hình thành trong các lĩnh vực quản lý nhà nước như tài chính, ngân hàng và giáo dục, cũng như từ các cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp luật Những văn bản này có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ quan chuyên môn thực hiện các chức năng được ủy quyền, đồng thời đảm bảo sự thống nhất trong quản lý hoạt động chuyên môn Chỉ những cơ quan được nhà nước ủy quyền mới có quyền ban hành các loại văn bản này.
Văn bản kỹ thuật là các tài liệu quan trọng trong các lĩnh vực như kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất và thuỷ văn Chúng bao gồm các bản vẽ đã được phê duyệt, nghiệm thu và áp dụng trong thực tiễn đời sống xã hội Những văn bản này có giá trị pháp lý cao, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động chuyên môn và khoa học kỹ thuật.
Văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật quy định Nghị định quy định các tiêu chuẩn và yêu cầu liên quan đến việc này.
Theo Điều 5, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và tổ chức có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc của văn bản giấy, theo quy định của pháp luật.
Chức năng của văn bản
Chức năng cơ bản của mọi loại văn bản là cung cấp thông tin quyết định cho việc xây dựng các chủ trương, chính sách và quyết định hành chính Những thông tin này không chỉ hỗ trợ trong công việc nội bộ của Nhà nước mà còn liên quan đến quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công dân.
Việc ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý là rất quan trọng, giúp các cơ quan thu thập dữ liệu cần thiết cho hoạt động quản lý Qua đó, các cơ quan có thể đánh giá và phân tích thông tin thu được từ các hệ thống truyền đạt khác nhau.
Để đảm bảo chức năng thông tin hiệu quả, cần chú ý đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản một cách thuận lợi và cách thức sử dụng những thông tin đó trong quản lý hành chính nhà nước.
- Dưới dạng văn bản, tông tin thường gồm ba loại:
Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã đƣợc giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý
Thông tin hiện hành đề cập đến các dữ liệu và sự kiện liên quan đến hoạt động hàng ngày của các cơ quan trong hệ thống quản lý Nhà nước.
Thông tin dự báo là các dữ liệu mang tính chất kế hoạch cho tương lai, cung cấp những dự báo chiến lược cần thiết cho bộ máy quản lý Những thông tin này giúp định hướng hoạt động và lập kế hoạch hiệu quả cho tổ chức.
Văn bản pháp lý đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước, vì nó ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật cùng với các quyết định hành chính cần thiết.
- Thể hiện trên hai phương diện:
+ Chứa đựng các quy phạm pháp luật
+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
Chức năng pháp lý của từng loại văn bản không chỉ xác định mối quan hệ giữa các cơ quan trong bộ máy quản lý hành chính nhà nước mà còn thể hiện sự tương tác giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý.
Để đảm bảo chức năng pháp lý, việc xây dựng các văn bản quản lý hành chính nhà nước cần được xem như một phần thiết yếu trong hoạt động quản lý hành chính Quá trình này đòi hỏi sự cẩn thận và chuẩn mực trong từng bước xây dựng và ban hành văn bản.
Các văn bản pháp lý có tính chất khác nhau, bao gồm những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường và những văn bản có tính cưỡng chế thực hiện.
Công cụ quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện các hoạt động quản lý hiệu quả Các phương tiện này bao gồm thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ và thông báo, giúp định hướng và điều phối công việc trong tổ chức.
Để đảm bảo chức năng quản lý, văn bản cần phải đạt được khả năng thực thi của cơ quan nhận, bao gồm tính hiệu quả và tính khả thi của nội dung.
Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nước được chia thành hai loại Loại đầu tiên là các văn bản tạo ra tính ổn định cho bộ máy lãnh đạo và quản lý, bao gồm việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của từng cơ quan, cũng như thiết lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của các cơ quan đó Ví dụ về loại văn bản này bao gồm nghị định, nghị quyết và quyết định thành lập, điều lệ.
Văn bản là công cụ quan trọng giúp các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình, bao gồm quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn và báo cáo.
3.4 Chức năng văn hóa xã hội:
Chức năng văn hóa – xã hội của văn bản thể hiện rõ nét qua việc nó là sản phẩm sáng tạo của con người, được hình thành trong quá trình nhận thức và lao động Văn bản không chỉ giúp tổ chức xã hội mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc cải tạo thiên nhiên, đồng thời là tư liệu quý giá để tìm hiểu lịch sử và là hình mẫu cho việc học tập.
Văn bản quản lý nhà nước đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và cải tạo xã hội, vừa là phương tiện vừa là sản phẩm Sản phẩm này không chỉ mang tính xã hội mà còn thể hiện sâu sắc tính giai cấp.
Vai trò của văn bản
4.1 Vai trò của văn bản trong đời sống xã hội
Quản lý nhà nước được hiểu là việc thực hiện quyền hành pháp nhằm điều hành các lĩnh vực trong đời sống xã hội Dựa trên nguyên tắc pháp quyền, hành động này đảm bảo sự tuân thủ và thực thi pháp luật trong mọi hoạt động của nhà nước.
17 phương pháp hoạt động của chúng tôi tập trung vào việc bảo vệ quyền tự do cá nhân, đồng thời thực hiện chức năng phục vụ và đảm bảo an ninh trong tất cả các lĩnh vực.
Chiến lược phát triển kinh tế xã hội yêu cầu nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời thực hiện tốt chức năng quản lý và giải quyết mối quan hệ giữa nhà nước và thị trường Để đạt được mục tiêu này, cần thực hiện hàng loạt công việc dài hạn (5 năm và 10 năm) cũng như các nhiệm vụ trước mắt trong lĩnh vực điều hành, trong đó công tác văn bản đóng vai trò quan trọng không thể thiếu.
4.2 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước đảm bảo thông tin hoạt động quản lý Nhà nước:
Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị
Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị
Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau
Tình hình đối tƣợng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của cơ quan đơn vị
Các kết quả đạt đƣợc trong quá trình quản lý,v.v
Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý:
Các quyết định hành chính thường được thể chế hóa thành các văn bản quyền lực của Nhà nước Việc truyền đạt quyết định quản lý cần được thực hiện nhanh chóng và đúng đối tượng Đối tượng bị quản lý cần hiểu rõ nhiệm vụ và ý đồ của lãnh đạo để có thể thực hiện công việc một cách nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi.
Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
Thiếu kiểm tra theo dõi thường xuyên và chặt chẽ, các nghị quyết và quyết định quản lý có thể trở thành lý thuyết suông Kiểm tra là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác của các cơ quan trong bộ máy quản lý nhà nước hiện nay.
Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
Kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý là yếu tố quan trọng, cần gắn liền với việc phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận và cán bộ trong các đơn vị quản lý.
Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Các hệ thống văn bản trong quản lý Nhà nước không chỉ phản ánh sự phân chia quyền lực trong quản lý hành chính mà còn cụ thể hóa các luật lệ hiện hành Chúng hướng dẫn việc thực hiện các quy định pháp luật, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống pháp luật, đặc biệt là pháp luật hành chính.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG
Câu 1: Trình bày khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước
Câu 2: Trình bày ngắn gọn các chức năng cơ bản của văn bản Chức năng nào là quan trọng nhất ?
Câu 3: Nêu vai trò của văn bản trong đời sống xã hội
Chương 2: NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ NỘI DUNG, THỂ THỨC VÀ
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Để soạn thảo văn bản hành chính đúng quy cách, cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, đảm bảo tính mục đích, khoa học, đại chúng, công quyền và khả thi Văn bản phải được soạn thảo theo đúng thể thức để truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu và dễ thực hiện giữa các cơ quan, bộ phận, từ đó thể hiện ý nghĩa và chức năng của cơ quan ban hành.
- Kiến thức: Trình bày đƣợc về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Kỹ năng: soạn thảo văn bản
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: có tinh thần tự học và làm việc nhóm tốt, tự sắp sếp hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao
Những yêu cầu chung về nội dung
Văn bản quản lý hành chính nhà nước cần có tính mục đích rõ ràng, được ban hành bởi cơ quan Nhà nước để đề ra các chủ trương, chính sách và giải quyết các vấn đề cụ thể Trước khi soạn thảo, cần xác định mục đích ban hành văn bản, vấn đề cần giải quyết và giới hạn của nó, đồng thời làm rõ kết quả mong đợi từ việc thực hiện văn bản.
Nội dung văn bản cần thiết phải thực tiễn, tuân thủ pháp luật hiện hành và không trái với các văn bản cấp trên Văn bản phải khả thi, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đồng thời giải quyết rõ ràng các vấn đề như thẩm quyền pháp lý của văn bản, loại văn bản và phạm vi tác động của nó Ngoài ra, cần xác định rõ trật tự pháp lý liên quan đến nội dung văn bản.
Thông tin quy phạm và thực tế đầy đủ là yếu tố quan trọng trong quản lý Chức năng thông tin của văn bản được coi là tổng quát nhất và thông tin quản lý qua văn bản thường được xem là đáng tin cậy nhất Việc truyền đạt quyết định là một phần thiết yếu trong quá trình quản lý, đồng thời nó cũng phản ánh bản chất của khoa học và nghệ thuật quản lý Do đó, thông tin văn bản không chỉ cần nhanh chóng mà còn phải chính xác và phù hợp với đối tượng.
Thông tin đưa vào văn bản cần được xử lý cẩn thận để đảm bảo tính chính xác của sự kiện và số liệu, phản ánh đúng thực tế và cập nhật Tránh sử dụng các sự kiện và số liệu đã lỗi thời, cũng như thông tin chung chung và lặp lại từ các nguồn khác.
Để đảm bảo chất lượng bài viết, cần có sự logic trong nội dung, nhất quán về chủ đề và bố cục chặt chẽ Văn bản phải thể hiện tính hệ thống và thống nhất, với ngôn ngữ và cách hành văn nghiêm túc, chính xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thông.
Văn bản cần được viết rõ ràng và dễ hiểu để mọi đối tượng có thể nắm bắt nội dung một cách đầy đủ, bất kể trình độ dân trí Đặc biệt, văn bản quản lý hành chính nhà nước phải dễ tiếp cận, dễ nhớ và phù hợp với khả năng hiểu biết của nhân dân, nhằm đảm bảo tính phổ cập Điều này giúp mọi người nhanh chóng nắm bắt ý đồ của cơ quan ban hành, từ đó thực hiện hành vi đúng theo pháp luật.
Tính đại chúng cũng chính là tính nhân dân của văn bản
Tính công quyền trong văn bản pháp luật thể hiện tính cƣỡng chế và bắt buộc thực hiện, đồng thời phải được ban hành đúng thẩm quyền và có nội dung hợp pháp Mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ xã hội, đồng thời phản ánh quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật thông qua các văn bản, nhằm truyền đạt chủ trương và chính sách Để đảm bảo tính công quyền, văn bản phải được ban hành hợp pháp, đúng hình thức và trình tự theo quy định của pháp luật; nếu không, sẽ bị coi là bất hợp pháp.
Để đảm bảo nội dung văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, cần có sự kết hợp hợp lý giữa các yêu cầu đã nêu Bên cạnh đó, văn bản cũng phải đáp ứng những điều kiện cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả trong việc thực hiện.
Nội dung văn bản cần nêu rõ yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, đảm bảo phù hợp với trình độ, năng lực và khả năng vật chất của chủ thể thực hiện.
Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó
Để đảm bảo hiệu quả thực thi của văn bản, người soạn thảo cần nắm vững điều kiện và khả năng của đối tượng thực hiện Việc đặt mình vào vị trí và hoàn cảnh của người thi hành là yếu tố quan trọng để văn bản có thể được áp dụng trong thực tế Do đó, văn bản cần phải phù hợp với điều kiện kinh tế cũng như hoàn cảnh không gian và thời gian cụ thể.
Những yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thể thức văn bản bao gồm tất cả các yếu tố thông tin cần thiết để đảm bảo văn bản có hiệu lực pháp lý và thuận tiện trong quá trình sử dụng.
22 hoạt động của các cơ quan Có những yếu tố mà nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không hợp thức
Thể thức là yếu tố chính trong nghiên cứu tiêu chuẩn hóa văn bản, tập trung vào các bộ phận cấu thành của văn bản Việc xem xét hình thức, kết cấu và nội dung thông tin của từng yếu tố, cũng như mối quan hệ giữa chúng và mục đích sử dụng văn bản, là rất quan trọng Tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến giá trị thực tế của văn bản.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là loại văn bản đặc thù, yêu cầu tuân thủ các yếu tố như chủ thể ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung và hình thức Thể thức văn bản là một trong những khía cạnh quan trọng của hình thức này, đảm bảo tính nhất quán và hợp pháp cho các văn bản trong hệ thống quản lý hành chính.
2.1 Khái niệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 2.1.1 Khái niệm thể thức văn bản
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần cấu thành cơ bản và bổ sung, áp dụng cho mọi loại văn bản Những thành phần chính này tạo nên cấu trúc chung, trong khi các thành phần bổ sung được sử dụng trong những tình huống cụ thể hoặc cho các loại văn bản nhất định.
2.1.2 Khái niệm kỹ thuật trình bày văn bản:
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các yếu tố như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức và số trang văn bản Các quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được nêu rõ tại Phụ lục I của Nghị định Việc viết hoa trong văn bản hành chính cũng được quy định tại Phụ lục II, trong khi việc sử dụng chữ viết tắt cho các loại văn bản hành chính tuân theo quy định tại Phụ lục III Các yêu cầu này đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong việc trình bày văn bản hành chính.
2.1 Các yêu cầu của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
2.1.1 Các yêu cầu về thể thức trình bày văn bản hành chính:
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau: Quốc hiệu và Tiêu ngữ, tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản, số và ký hiệu của văn bản, địa danh cùng thời gian ban hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung chính của văn bản, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu và chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức, và cuối cùng là nơi nhận văn bản.
Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Đồng thời, cần ghi rõ ký hiệu người soạn thảo, số lượng bản phát hành, địa chỉ cơ quan, tổ chức, thƣ điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại và số Fax.
4 Thể thức văn bản hành chính đƣợc thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP
2.1.2 Các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:
Quy định về kỹ thuật trình bày văn bản không chỉ nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong các cơ quan, mà còn hướng tới mục tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa toàn bộ hệ thống văn bản Đây là một phần trong chính sách cải cách hành chính mà Đảng và nhà nước đã đề ra, nhằm đạt được sự thống nhất và chuyên nghiệp trong quản lý văn bản.
2.1.2.1 Các thành phần thể thức chính:
Thứ 1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ
Quốc hiệu của Việt Nam, "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM," được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và nằm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và canh giữa dưới Quốc hiệu, với chữ cái đầu của mỗi cụm từ được viết hoa và có gạch nối giữa các cụm từ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày trong ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục, cách nhau bằng một dòng đơn và phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng độ dài của dòng chữ.
Thứ 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp đƣợc viết tắt những cụm từ thông dụng b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp cần được trình bày cách nhau một dòng đơn Nếu tên của các cơ quan, tổ chức này quá dài, có thể chia thành nhiều dòng Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản sẽ được trình bày tại ô số 2 của mục.
IV Phần I Phụ lục này
Thứ 3 Số, ký hiệu của văn bản a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm đƣợc đăng ký tại Văn thƣ cơ quan theo quy định, số của văn bản đƣợc ghi bằng chữ số Ả Rập
Trong trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi nhận là "cơ quan ban hành văn bản" và sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản, thì cần phải lấy hệ thống số riêng cho văn bản đó.
Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành Đối với công văn, ký hiệu phải thể hiện chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn cùng với chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị phải được quy định cụ thể bởi người đứng đầu, đảm bảo tính ngắn gọn và dễ hiểu Số và ký hiệu của văn bản được canh giữa dưới tên cơ quan, với từ "Số" in thường, cỡ 13, và có dấu hai chấm (:) Đối với số nhỏ hơn 10, cần thêm số 0 phía trước Ký hiệu văn bản sử dụng chữ in hoa, cỡ 13, và giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), trong khi giữa các nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối (-) mà không có khoảng cách Số và ký hiệu văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.
Những yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản
1.1 Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản
Kỹ thuật soạn thảo văn bản bao gồm các quy trình liên tục từ giai đoạn chuẩn bị, soạn thảo cho đến khi chuyển giao văn bản Quy trình này gắn liền với những yêu cầu cụ thể về tổ chức biên soạn, thu thập thông tin, khởi thảo và ngôn ngữ thể hiện trong văn bản.
1.2 Những yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản:
- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm)
Nội dung văn bản cần được trình bày theo chiều dài của khổ A4 Nếu văn bản có chứa bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng, có thể trình bày theo chiều rộng.
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái
30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Đƣợc thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này
Số trang văn bản được đánh từ 1 bằng chữ số Ả Rập, sử dụng cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, và được canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên Lưu ý rằng số trang đầu tiên sẽ không hiển thị.
Văn phong hành chính – công vụ
2.1 Khái niệm văn phong hành chính – công vụ:
Ngôn ngữ hành chính-công vụ là phương tiện giao tiếp trong các văn bản hành chính, được sử dụng trong các cơ quan Nhà nước và tổ chức chính trị xã hội Nó đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa cơ quan với người dân, giữa người dân với cơ quan, cũng như trong các tương tác giữa công dân với nhau, tất cả đều dựa trên nền tảng pháp lý.
2.2 Đặc điểm văn phong hành chính-công vụ:
Thể hiện trong kết cấu thống nhất a, Phần đầu: gồm các thành phần:
Tên cơ quan, tổ chức ra văn bản, số hiệu
- Nơi, người thụ lí văn bản b, Phần chính: nội dung văn bản c, Phần kết: địa điểm
- Thời gian thực hiện văn bản, chữ kí (đóng dấu) người thực hiện văn bản, nơi nhận (cơ quan có thẩm quyền)
Văn bản hành chính đƣợc viết ra để xử lí, thực thi, do đó đòi hỏi phải chính xác tuyệt đối
- Không dùng từ đa nghĩa, số liệu cụ thể, rõ ràng, lời khai chứng thực, chính xác từng dấu chấm, dấu phẩy
- Không sửa chữa, tẩy xóa
- Văn bản dài phân chia thành các chương mục,điều khoản ngắn gọn, rõ ràng
- Không dùng từ ngữ có tính biểu cảm, nếu thì chỉ mang tính ƣớc lệ, đa nghĩa
- Sử dụng lớp từ toàn dân, tránh dùng từ địa phương, khẩu ngữ
2.2.4 Tính phổ thông, đại chúng:
Văn bản quản lý nhà nước cần sử dụng từ ngữ phổ thông, ngắn gọn và dễ hiểu để người đọc có thể tiếp cận nhanh chóng Người soạn thảo cần có trình độ, kỹ năng và kiến thức thực tiễn để loại bỏ những phần thừa không cần thiết Một văn bản dễ hiểu sẽ giúp người nhận nắm bắt thông tin nhanh nhất, sử dụng từ ngữ giản dị, rõ ràng và chính xác, hạn chế việc sử dụng từ Hán-Việt và từ ngoại lai.
2.2.5 Tính khách quan, phi cá tính
Thực hiện ý chí nhà nước, ý chí tập thể, khách quan, không mang tính cá nhân
2.2.6 Tính trang trọng, lịch sự
Văn bản thể hiện tính trang trọng và uy nghiêm, phản ánh sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, đồng thời nâng cao uy tín của cá nhân và tập thể ban hành Tính trang trọng và lịch sự trong văn bản không chỉ là biểu hiện của sự giao tiếp văn minh hành chính mà còn là dấu hiệu của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền và hiện đại.
Ngôn ngữ và kỹ thuật cú pháp sử dụng
Phong cách ngôn ngữ là yếu tố quan trọng trong chất lượng văn bản quản lý hành chính nhà nước Việc soạn thảo văn bản quản lý yêu cầu người soạn thảo phải biết lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ một cách hợp lý Quá trình xử lý thông tin ngôn ngữ trong soạn thảo văn bản cần được coi là giai đoạn đặc biệt quan trọng Do đó, việc nắm vững phong cách ngôn ngữ là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý.
Việc sử dụng 39 văn bản hành chính một cách phù hợp là điều kiện cần thiết Ngôn ngữ không chỉ là công cụ giao tiếp chính mà còn là hệ thống tín hiệu phong phú và tinh tế Sự lựa chọn và sử dụng các phương tiện ngôn ngữ phù hợp phụ thuộc vào các yếu tố như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài, mục đích giao tiếp và nhân vật tham gia.
Sự lựa chọn ngôn ngữ không chỉ mang tính cá nhân mà còn phản ánh đặc điểm cộng đồng, hình thành các phong cách ngôn ngữ truyền thống và chuẩn mực xã hội Phong cách ngôn ngữ thể hiện quy luật lựa chọn và sử dụng phương tiện ngôn ngữ dựa vào các yếu tố như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài, mục đích và đối tượng tham gia Điều này cho thấy phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu từ thói quen sử dụng ngôn ngữ, góp phần xây dựng các văn bản tiêu biểu Đặc trưng của ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước là phải truyền đạt chính xác nội dung, làm rõ vấn đề để người đọc và người nghe không bị hiểu nhầm hay sai lệch.
Viết bài cần đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, với nội dung gọn gàng và mạch lạc Sử dụng từ ngữ chính xác và phù hợp, đồng thời tuân thủ ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực, bao gồm đúng ngữ pháp, chính tả, cách dùng từ và cấu trúc câu.
- Tính phổ thông, đại chúng: văn bản phải đƣợc viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, phổ thông, ngắn gọn, hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn
Tính khách quan trong văn bản pháp lý là yếu tố quan trọng, yêu cầu thể hiện rõ ý chí của cơ quan quyền lực nhà nước Điều này được thể hiện qua việc tuân thủ các chuẩn mực pháp lý mà không đưa ý kiến cá nhân vào nội dung văn bản.
- Tính trang trọng, lịch sự, rõ ràng
Tính khuôn mẫu của văn bản là yếu tố quan trọng, yêu cầu văn bản phải được trình bày theo thể thức và khuôn mẫu do pháp luật quy định Điều này không chỉ đảm bảo sự thống nhất trong cách thức trình bày mà còn góp phần nâng cao tính khoa học của văn bản, giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ nội dung.
3.2 Kỹ thuật cú pháp (dùng từ và câu)
+ Cách trình bày: thường có khuôn mẫu nhất định
+ Về từ ngữ: sử dụng lớp từ hành chính với tần số cao
+ Về kiểu câu: câu thường dài, gồm nhiều ý, mỗi ý quan trọng thường đƣợc tách ra, xuống dòng, viết hoa đầu dòng
+ Về kỹ thuật sử dụng từ trong văn bản là tiếng Việt, chính xác, phổ thông
Không nên sử dụng từ ngữ địa phương, cổ xưa hoặc thông tục trong bài viết Từ ngữ nước ngoài chỉ được phép dùng khi không có từ tiếng Việt tương ứng, và nếu sử dụng, cần phải đảm bảo rằng chúng là những từ phổ biến hoặc được phiên âm sang tiếng Việt.
Văn bản cần sử dụng ngôn ngữ viết rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu Nếu có thuật ngữ chuyên môn, cần phải giải thích rõ ràng để đảm bảo người đọc dễ tiếp cận và hiểu nội dung.
Trong văn bản, các từ ngữ viết tắt chỉ nên được sử dụng khi thật sự cần thiết Khi lần đầu tiên xuất hiện, cần phải giải thích rõ ràng ý nghĩa của từ viết tắt đó để người đọc dễ hiểu.
- Đối với văn bản sử dụng nhiều từ viết tắt, cần quy định riêng một điều giải thích toàn bộ các từ viết tắt trong văn bản
Trong văn bản, từ ngữ cần được sử dụng một cách chính xác để truyền đạt nội dung rõ ràng, tránh gây ra sự hiểu nhầm Nếu có từ nào mang nhiều nghĩa, cần phải giải thích rõ ràng theo nghĩa được áp dụng trong ngữ cảnh cụ thể của văn bản.
- Không sử dụng từ nghi vấn, các biện pháp tu từ trong văn bản
- Từ ngữ phải đƣợc sử dụng thống nhất trong văn bản
- Lựa chọn và sử dụng đúng ngữ nghĩa
- Sử dụng đúng ngữ pháp, kết cấu câu
Để đảm bảo văn phong hành chính rõ ràng và dễ hiểu, cần sử dụng từ ngữ phù hợp, tránh các từ khó hiểu, từ địa phương và tiếng lóng Đồng thời, cần áp dụng hợp lý các thuật ngữ chuyên môn và lựa chọn từ ngữ phổ thông để người đọc dễ tiếp cận thông tin.
- Sử dụng đúng chính tả tiếng việt, câu phải viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt
- Sử dụng câu tường thuật (hạn chế các câu biểu cảm, nghi vấn…)
- Câu cần có sự nhất quán về chủ đề, liên kết hài hòa với nhau.
Soạn thảo văn bản
4.1 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là các quyết định quản lý của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền, được ban hành dựa trên quy định chung và quyết định quy phạm của cấp trên Nó nhằm giải quyết các công việc cụ thể và bao gồm các loại như quyết định nâng lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, và kỷ luật cán bộ công chức Ngoài ra, văn bản này còn có thể bao gồm chỉ thị về phát động thi đua và biểu dương những cá nhân có thành tích tốt.
Mẫu 1.2 - Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Căn cứ 7 ;Căn cứ ; Theo đề nghị của
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định
5 Trích yếu nội dung quyết định
Khi quyết định được ban hành, nếu thẩm quyền thuộc về người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức, cần ghi rõ chức vụ của người đó Ngược lại, nếu quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức, cần ghi tên của tập thể hoặc tên của cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
4.2 Soạn thảo văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường, hay còn gọi là văn bản chỉ đạo điều hành, là những tài liệu có tính chất thông tin điều hành, phục vụ cho việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc giải quyết các công việc cụ thể Những văn bản này phản ánh tình hình, giao dịch và trao đổi, đồng thời ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức.
Về cơ bản, văn bản này chủ yếu gồm hai loại chính: theo thông tƣ 30/2020/NĐ-
Công văn là loại văn bản không có tên cụ thể, được sử dụng để giao dịch công việc giữa các cơ quan và đoàn thể Trong phần đầu của công văn, không có sự xuất hiện của tên loại văn bản, ví dụ như công văn góp ý, công văn đề nghị hay công văn yêu cầu.
Văn bản là các tài liệu thể hiện thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng và các loại giấy tờ như giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm Ngoài ra, văn bản còn bao gồm các loại phiếu như phiếu gửi, phiếu báo và phiếu trình, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau trong quản lý và giao tiếp.
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN 1
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Chủ trì: Thời gian: Địa điểm:
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời
5 Trích yếu nội dung cuộc họp
6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người đƣợc mời
7 Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v
8 Các vấn đề cần lưu ý
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN 1
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thời gian bắt đầu: Địa điểm: Thành phần tham dự:
……… Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):………
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào giờ , ngày tháng năm /…
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức (nếu có) 5 )