(LUẬN văn THẠC sĩ) hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại tổng công ty phân bón và hóa chất dầu khí (PVFCCo)

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG

Khái niệm dự toán ngân sách

Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước cho giai đoạn sắp tới, thường là 1 năm (Brookson, 2000)

Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực tài chính cũng như các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt động, thường kéo dài trong một năm tài chính (J.Blocher và cộng sự, 2013).

Dự toán ngân sách hoạt động hàng năm là quá trình tính toán và dự kiến toàn diện các mục tiêu kinh tế tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong một năm Nó cũng nêu rõ cách thức huy động và sử dụng vốn cùng các nguồn lực khác để thực hiện các mục tiêu này.

Ý nghĩa dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách hoạt động hàng năm là công việc thiết yếu cho các nhà quản lý trong môi trường cạnh tranh hiện nay Trong kế toán quản trị, dự toán đóng vai trò trung tâm, thể hiện mục tiêu và nhiệm vụ của toàn doanh nghiệp Ngoài ra, dự toán cũng là cơ sở quan trọng để kiểm tra, kiểm soát và ra quyết định trong doanh nghiệp.

Dự toán ngân sách hoạt động hàng năm cần được xây dựng cho toàn doanh nghiệp và từng bộ phận, bao gồm bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, dịch vụ khách hàng và tài chính Nó phản ánh mục tiêu của tất cả các bộ phận và định lượng kỳ vọng của nhà quản lý về thu nhập, luồng tiền và vị trí tài chính trong năm tài chính Với những vai trò quan trọng này, dự toán ngân sách hoạt động hàng năm đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và hoạch định tài chính của doanh nghiệp.

Dự toán là quá trình tiên liệu có hệ thống về tương lai, giúp nhà quản lý xác định các mục tiêu hoạt động cụ thể Kết quả thực tế sẽ được so sánh và đánh giá với các mục tiêu này, từ đó nâng cao vai trò của kế toán trách nhiệm trong lĩnh vực kế toán quản trị.

Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản lý tổ chức và thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cái nhìn rõ ràng về cách thức các hoạt động trong doanh nghiệp liên kết và hỗ trợ lẫn nhau.

- Dự toán là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lƣợng quản lý tại doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định

Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nhận diện, phòng ngừa và hạn chế các rủi ro trong hoạt động kinh doanh Nó cũng là nền tảng vững chắc để đưa ra các quyết định chiến lược trong doanh nghiệp.

Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách

1.3.1 Mô hình dự toán ngân sách

Mô hình dự toán ngân sách là hệ thống xác định vị trí và mối quan hệ giữa các nhà quản trị và bộ phận trong tổ chức thực thi dự toán ngân sách Việc chọn mô hình dự toán ngân sách là bước đầu tiên trong việc xác định các vấn đề quan hệ chuyên môn khi lập dự toán với các cấp quản lý Các mô hình dự toán ngân sách thường tồn tại dưới ba hình thức chính: mô hình thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, và mô hình thông tin từ dưới lên.

1.3.1.1 Mô hình thông tin từ trên xuống

Quản trị cấp cao Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin từ trên xuống (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009)

Mô hình thông tin từ trên xuống, theo Huỳnh Lợi (2009), là phương pháp mà các chỉ tiêu dự toán ngân sách được thiết lập bởi nhà quản trị cấp cao và sau đó được truyền đạt xuống nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp trung gian sẽ xem xét và chuyển tiếp thông tin đến nhà quản trị cấp cơ sở để thiết lập mục tiêu và kế hoạch cho từng bộ phận trong doanh nghiệp Dự toán ngân sách trong mô hình này được lập theo chiều một chiều, không có sự phản hồi từ cấp dưới Mô hình thông tin từ trên xuống mang lại cả ưu điểm và nhược điểm đáng chú ý.

Nhà quản trị cấp cao hiểu rõ mục tiêu của tổ chức, do đó các mục tiêu trong dự toán ngân sách phải phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh Điều này giúp ngăn chặn tình trạng nới lỏng ngân sách của các phòng ban và kết nối các bộ phận để thực hiện mục tiêu chiến lược chung của tổ chức.

Mô hình dự toán ngân sách từ trên xuống do nhà quản trị cấp cao áp đặt có thể gây bất bình trong doanh nghiệp, vì thông tin mà họ có thường không đầy đủ, dẫn đến các chỉ tiêu dự toán không chính xác Điều này khiến cho các chỉ tiêu quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của các bộ phận, không khuyến khích sự hợp tác và làm giảm năng suất chung trong tổ chức.

Khi lập dự toán theo mô hình này, nhà quản trị cấp cao cần có cái nhìn tổng thể về mọi hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời nắm vững chi tiết các hoạt động của từng bộ phận, cả về mặt định tính lẫn định lượng.

Lập dự toán theo mô hình thông tin từ trên xuống chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít phân cấp quản lý, hoặc trong những tình huống đặc biệt, tạm thời, khi phải tuân theo chỉ đạo từ cấp quản lý cao hơn.

1.3.1.2 Mô hình thông tin phản hồi

Quản trị cấp cao Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Theo Huỳnh Lợi (2009) việc lập dự toán theo mô hình này theo trình tự nhƣ sau:

Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp và mang tính dự thảo Những chỉ tiêu này sau đó được phân bổ xuống các đơn vị cấp trung gian, từ đó các đơn vị này tiếp tục phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở.

Các bộ phận quản lý cấp cơ sở cần dựa vào các chỉ tiêu dự thảo cùng với khả năng và điều kiện thực tế của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán khả thi Sau đó, họ sẽ bảo vệ những chỉ tiêu này trước bộ phận quản lý cấp trung gian.

Bộ phận quản lý cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với cái nhìn tổng quát hơn về hoạt động của các bộ phận này Qua đó, họ xác định các chỉ tiêu dự toán khả thi cho bộ phận mình và bảo vệ chúng trước bộ phận quản lý cấp cao.

Bộ phận quản lý cấp cao sẽ tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát về hoạt động của doanh nghiệp Họ sẽ hướng dẫn các bộ phận khác nhau thực hiện các mục tiêu chung và phê duyệt các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận trung gian Dựa trên đó, các bộ phận trung gian sẽ xét duyệt các chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở.

Khi dự toán ở các bộ phận đƣợc xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch

Mô hình thông tin phản hồi có những ƣu, nhƣợc điểm sau:

Việc thu hút và tập trung trí tuệ, kinh nghiệm từ các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán giúp kết hợp tầm nhìn tổng quát của quản lý cấp cao với khả năng cụ thể của quản lý trung gian và cơ sở Sự kết hợp này mang lại tính khả thi cao cho dự toán.

Mô hình thông tin phản hồi yêu cầu tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc dự thảo, phản hồi và xét duyệt Nếu quá trình lập dự toán không được thực hiện hiệu quả, sẽ dẫn đến việc không cung cấp thông tin kịp thời cho kế hoạch.

Khi lập dự toán, sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và cá nhân là rất cần thiết để cung cấp số liệu chính xác Nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, yêu cầu sự đoàn kết trong tổ chức Tuy nhiên, việc này trở nên khó khăn, đặc biệt trong các doanh nghiệp có cấu trúc quản lý phân cấp cao và đông thành viên trong từng bộ phận.

1.3.1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên

Quản trị cấp cao Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin từ dưới lên (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009)

Mô hình dự toán theo Huỳnh Lợi (2009) được xây dựng từ cấp thấp đến cấp quản lý cao nhất, trong đó các bộ phận quản lý cấp cơ sở dựa vào khả năng và điều kiện của mình để lập chỉ tiêu dự toán và gửi lên cấp trung gian Cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các cấp cơ sở và trình lên cấp cao Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xem xét và phê duyệt dự toán của cấp trung gian, đồng thời kết hợp tầm nhìn tổng quát về hoạt động của tổ chức để hướng các bộ phận thực hiện các mục tiêu chung Sau đó, cấp trung gian sẽ phê duyệt dự toán cho các cấp cơ sở.

Mô hình thông tin từ dưới lên có những ưu, nhược điểm sau:

Mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều tham gia vào quá trình xây dựng dự toán, giúp tăng tính chính xác và đáng tin cậy Khi các chỉ tiêu được tự đề bạt, các nhà quản lý thực hiện công việc một cách chủ động, từ đó nâng cao khả năng thành công Dự toán được xây dựng từ dưới lên, không bị áp đặt từ trên xuống, tạo ra sự tích cực trong kiểm soát Phương pháp lập dự toán này không chỉ hiệu quả mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí.

Một số yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh doanh

Theo nghiên cứu của Theo Shim và cộng sự (2011), việc xây dựng và hoàn thiện dự toán ngân sách doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố tác động, bao gồm lựa chọn nội dung lập dự toán, phương pháp kỹ thuật áp dụng và tổ chức bộ máy vận hành.

Khi tổ chức dự toán ngân sách, cần chú ý đến các yếu tố như lựa chọn mô hình, xây dựng quy trình và hệ thống báo cáo dự toán Đặc biệt, dự toán ngân sách phải phù hợp với cơ cấu tổ chức cũng như đặc điểm và tình hình hoạt động của tổ chức.

Các yếu tố thông tin và kỹ thuật trong việc thu thập, xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ cấu chi phí và các kỹ thuật dự báo Cơ cấu chi phí là một chỉ tiêu then chốt trong việc lập báo cáo dự toán ngân sách, do đó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xây dựng dự toán ngân sách tại các tổ chức kinh doanh Ngoài ra, các kỹ thuật dự báo và xử lý thông tin, cùng với kênh truyền tải thông tin, cũng góp phần nâng cao hiệu quả lập dự toán ngân sách.

Việc tổ chức vận hành dự toán cần chú trọng đến tính lợi ích và cân đối giữa hữu ích và chi phí, do bản chất không tạo ra giá trị gia tăng Để nâng cao tính hữu ích của dự toán ngân sách, cần có sự linh hoạt trong lựa chọn nội dung dự toán, phương pháp kỹ thuật và tổ chức bộ máy vận hành, tránh sự cứng nhắc.

Đặc thù hoạt động sản xuất phân bón và hóa chất ảnh hưởng đến nội

Hoạt động sản xuất phân bón và hóa chất chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như diện tích đất canh tác, nhu cầu lương thực, giá phân bón thế giới, giá nguyên liệu đầu vào và tình trạng dư cung, điều này tác động đáng kể đến công tác dự toán ngân sách Bên cạnh đó, sự đa dạng của sản phẩm phân bón, bao gồm phân đơn (chứa một trong ba nguyên tố dinh dưỡng chính: Nitơ, Phốt pho hoặc Kali), phân lân, phân kali và phân hỗn hợp (như DAP), cũng cần được xem xét trong quy trình lập dự toán.

Việc lập dự toán ngân sách khoa học, như MAP và phân vi sinh, sẽ giúp nhà quản lý nhận diện những thuận lợi và khó khăn của tổ chức, từ đó đưa ra phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách hiệu quả.

Dự toán là bảng tóm tắt các kế hoạch và mục tiêu tương lai của doanh nghiệp, xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận Doanh nghiệp có thể áp dụng ba mô hình dự toán: từ trên xuống, phản hồi và từ dưới lên, tùy thuộc vào đặc điểm và cách quản lý Quy trình lập dự toán ngân sách gồm ba giai đoạn: chuẩn bị, soạn thảo và kiểm soát ngân sách, bắt đầu từ dự toán tiêu thụ đến dự toán bảng cân đối kế toán Các kỹ thuật dự toán như dự toán theo chương trình mục tiêu, ngân sách tăng thêm, bằng 0, cuốn chiếu, dựa trên hoạt động, tĩnh hoặc linh hoạt giúp doanh nghiệp dự trù nguồn tài chính cho hoạt động kinh doanh Trong thực tiễn, doanh nghiệp có thể chọn tổ chức bộ máy vận hành dự toán độc lập hoặc liên kết với kế toán tài chính và quản trị.

Dự toán ngân sách không tạo ra giá trị gia tăng, vì vậy cần cân nhắc giữa tính hữu ích của dự toán và chi phí liên quan Cần có sự linh hoạt trong việc lựa chọn nội dung dự toán, phương pháp kỹ thuật và tổ chức bộ máy vận hành để đạt hiệu quả tối ưu.

Tác giả đã tiến hành khảo sát thực trạng lập dự toán ngân sách tại Tổng công ty phân bón và hóa chất dầu khí (PVFCCo) dựa trên việc tổng hợp nội dung lý thuyết về dự toán ngân sách.

THỰC TRẠNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CÔNG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CÔNG TY PHÂN BÓN VÀ HOÁ CHẤT DẦU KHÍ