LỜI MỞ ĐẦU Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển của nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần hoạt động theo cơ chế kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, cũng như sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thúc đẩy nhiều mô hình kinh tế, các loại hình doanh nghiệp phát triển đồng thời tạo ra môi trường cạnh tranh gay gắt hơn. Xu hướng toàn cầu hóa tạo ra cho các doanh nghiệp rất nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn. Vì vậy, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải năng động, mềm dẻo, trong việc sử dụng triển khai có hiệu quả từng phương án sản xuất kinh doanh. Sử dụng hợp lí các nguồn lực hiện có như con người, máy móc, nguồn tài chính... đồng thời muốn tiến hành sản xuất doanh nghiệp phải có đủ 3 yếu tố căn bản là đối tượng lao động, tư liệu lao động, sức lao động. Nếu một trong ba yếu tố đó bị thiếu thì quá trình sản xuất sẽ khó có thể tiếp diễn được. Trong 3 yếu tố đó nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm. Điều này cho thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu và càng quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp. Trong ngành xây dựng nói chung và Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà nói riêng và đều chịu nhiều sự biến đông của thị trường nguyên vật liệu. Xét thấy việc mua sắm nguyên vật liệu của Công ty còn một số hạn chế, cộng với việc giá cả nguyên vật liệu luôn biến động liên tục, gây ra sự khan hiếm trong những thời kì cao điểm do đó nó sẽ tác động lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Vậy để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra, việc tổ chức mua đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại là điều không thể thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất liên tục, chất lượng công trình đạt yêu cầu. Tổ chức mua nguyên vật liệu có tốt thì hiệu quả hoạt động kinh doanh mới cao. Nhận thấy tầm quan trọng đó em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà” để nghiên cứu và làm đề tài cho chuyên đề của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của bài chuyên đề gồm 3 chương Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà. Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐÔNG HÀ
Quá trình hình thành, phát triển của Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà
Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà có địa chỉ tại số 74 phố Nguyễn An Ninh, Phường Tương Mai, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Trần Dũng
Vốn điều lệ: 20 tỷ đồng
Công ty cổ phần chuyên thi công các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, bao gồm cả thủy điện Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và xuất nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị xây dựng Công ty cũng đầu tư vào xây dựng khu công nghiệp, khu đô thị và sản xuất vật liệu xây dựng Các ngành nghề kinh doanh chính của công ty bao gồm thi công xây dựng, xuất nhập khẩu thiết bị và vật liệu, cũng như đầu tư phát triển hạ tầng.
Chúng tôi chuyên thi công xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, bao gồm nhà ở, khu đô thị, cụm dân cư, công trình giao thông, thủy điện, bưu điện, văn hóa, thể thao, sân bay, bến cảng Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện các dự án hạ tầng đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, san lấp mặt bằng, trang trí nội, ngoại thất, cũng như các công trình cấp thoát nước và môi trường, đường dây và trạm biến áp.
Xây dựng và quản lý hạ tầng đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất và khu công nghệ cao là rất quan trọng cho sự phát triển bền vững Việc vận hành và khai thác hiệu quả các trung tâm thương mại, văn hóa, thể thao và du lịch, cũng như các kho tàng và bến bãi, góp phần nâng cao chất lượng sống và thu hút đầu tư.
- Gia công lắp dựng kết cấu thép và các thiết bị cơ điện kỹ thuật công trình.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn lập và quản lý dự án, bao gồm tư vấn đấu thầu, hợp đồng kinh tế và mua sắm vật tư, thiết bị công nghệ cho các loại hình công trình xây dựng Ngoài ra, chúng tôi cũng chuyên tư vấn đầu tư để đảm bảo hiệu quả tối ưu cho các dự án.
- Thẩm định dự án, thẩm định thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán công trình.
- Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Xuất nhập khẩu vật liệu xây dựng và thiết bị công nghiệp, công nghệ xây dựng, nhập khẩu dây chuyền công nghệ, thiết bị xe máy thi công.
- Thiết kế quy hoạch xây dựng và công trình.
- Thiết kế công trình giao thông và hạ tầng kỹ thuật.
- Giám sát thi công xây dựng loại công trình giao thông, hạ tầng kỹ thuật lĩnh vực chuyên môn giám sát: xây dựng - hoàn thiện.
Giám sát thi công xây dựng công trình cấp thoát nước, bao gồm các công trình dân dụng và công nghiệp, cũng như trạm xử lý nước và chất thải Chuyên môn giám sát tập trung vào lắp đặt thiết bị công trình và quy trình xây dựng - hoàn thiện, đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc.
1.1.2 Sự thay đổi Công ty cho đến nay
Vào ngày 16 tháng 5 năm 2008, Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Đông Hà được thành lập, với đầy đủ tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập Công ty có tài khoản ngân hàng, giúp thuận lợi trong việc ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng.
Khi mới thành lập, Công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn về cơ sở vật chất Để vượt qua thách thức này, Ban lãnh đạo đã thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và các quy định cấp trên, từ đó xây dựng chiến lược phát triển đúng đắn Công ty đã tập trung vào việc củng cố cơ quan, đầu tư xây dựng cấp đội, và nâng cao tổ chức con người Hiện nay, các đội đã được trang bị đầy đủ thiết bị cho xây dựng nhà cao tầng như vận thăng, máy trộn bê tông, máy trộn vữa, máy ép cọc và máy cầu Đồng thời, Công ty cũng đang từng bước đầu tư vào các thiết bị làm đường như máy xúc, máy ủi và máy trộn.
Kể từ khi thành lập, Công ty đã hoàn thành và bàn giao nhiều công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp với chất lượng vượt trội, đúng tiến độ và giá cả hợp lý, từ đó xây dựng được uy tín vững chắc trong lòng khách hàng trên thị trường.
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty
5 Đại hội đồng cổ đông
Phòng Dự án Phòng Kế hoạch Phòng Kỹ thuật Đội
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Bảng 1.1: Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Công ty
Báo cáo lập biên bản họp HĐQT và một số chức năng khác theo luật định.
Quyết định đầu tư, phương án đầu tư và các dự án đầu tư.
Cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở Công ty khác.
Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.
Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông.
Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty. Ban Giám Đốc
Hội đồng quản trị đã đề ra các chiến lược kinh doanh cần thực hiện để đạt được các mục tiêu cuối cùng của Công ty Phòng tổ chức Hành chính chịu trách nhiệm điều hành và quản lý các công việc hàng ngày nhằm đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của Công ty.
Tham mưu và hỗ trợ giám đốc Công ty trong việc tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực Đảm bảo thực hiện các chính sách bảo hộ lao động, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, và bảo vệ quân sự theo quy định của pháp luật và quy chế Công ty.
- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nộ quy, quy chế Công ty
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc Công ty
Phòng Tài chính Kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau:
Hạch toán kế toán cần được thực hiện kịp thời và đầy đủ, bao gồm toàn bộ tài sản, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả Đồng thời, các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh phải tuân thủ quy định nội bộ của Công ty, nhằm đảm bảo hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.
- Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị.
Tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị trong việc chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát quản lý tài chính và kế toán theo quy định của Nhà nước cũng như nội bộ tại đơn vị.
Phòng phát triển Dự án
Tiếp thị, tìm kiếm công việc, lập hồ sơ đấu thầu các dự án, công trình tạo việc làm cho Công ty;
Công tác đầu tư và phát triển dự án, cùng với quản lý và khai thác hiệu quả các dự án, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đạt được mục tiêu phát triển bền vững của Công ty Phòng Kế hoạch sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình này để nâng cao hiệu suất hoạt động.
Lập, quản lý, theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Chủ trì công tác đầu tư và xây dựng, đồng thời thực hiện các hoạt động đấu thầu và giao thầu Lập kế hoạch đầu tư cho việc sửa chữa và xây dựng mới cơ sở hạ tầng.
- Tham mưu, giúp việc cho cho Ban điều hành Công ty trong công tác kế hoạch và các vấn đề kỹ thuật của dự án.
Quản lý và thực hiện công tác kỹ thuật trong thi công là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng và hiệu quả kinh tế cho toàn bộ Công ty Các Đội xây lắp cần chú trọng kiểm tra và giám sát để đạt được các mục tiêu này.
Tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Kết quả hoạt động của Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà những năm gần đây
1.3.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2016 - 2019 Đơn vị: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.573 4.030 4.622 5.230
4 Doanh thu hoạt động tài chính 54 63 70 75
- Trong đó: Chi phí lãi vay 19 26 31 43
7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.105 2.211 2.730 3.015
8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.275 1.603 1.448 1.562
9 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.275 1.603 1.448 1.562
11 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 1.020 1.282,4 1.158,4 1.249,6
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Trong vòng 4 năm hoạt động, doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty đã tăng hơn 2,5 lần, điều này chứng tỏ sự mở rộng mạnh mẽ trong hoạt động kinh doanh, với số lượng khách hàng và thị phần ngày càng gia tăng.
Giá vốn hàng bán đã tăng theo doanh thu thuần, nhưng nhờ quy mô doanh thu lớn, lợi nhuận gộp đã tăng mạnh từ 3.573 triệu đồng năm 2016 lên 5.230 triệu đồng năm 2019.
Doanh thu và chi phí tài chính của Công ty không đáng kể do không có hoạt động tài chính và ít vay nợ ngân hàng Chi phí bán hàng tuy nhỏ nhưng tăng mạnh từ 228 triệu đồng năm 2016 lên 685 triệu đồng năm 2019, cho thấy Công ty đang tích cực quảng bá hình ảnh của mình mặc dù hoạt động quảng cáo trong ngành xây dựng không nhiều.
Chi phí quản lý doanh nghiệp đã tăng từ 2.105 triệu đồng năm 2016 lên 3.015 triệu đồng năm 2019, tương đương mức tăng gần rấp rưỡi, phản ánh sự gia tăng quy mô của Công ty Mặc dù hàng năm Công ty không phát sinh thu nhập hay chi phí khác, lợi nhuận sau thuế vẫn tăng đều từ 1.020 triệu đồng năm 2016 lên 1.249,6 triệu đồng năm 2019 Sự gia tăng lợi nhuận này không chỉ cải thiện tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
1.3.2 Kết quả các hoạt động khác
Ngoài sản xuất kinh doanh, Công ty còn tích cực tham gia các hoạt động văn hóa, thể thao và xã hội tại địa phương hàng năm Vào các dịp lễ, Công ty tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi nghỉ mát, đồng thời tổ chức các lễ kỷ niệm như ngày thành lập Công ty và các ngày lễ 8/3, 20/10, tạo không khí sôi nổi và gắn kết các thành viên trong tập thể.
Các chi phí dành cho hoạt động khác các năm như sau:
Bảng 1.3 Chi phí dành cho các hoạt động khác của Công ty giai đoạn
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Tổng kinh phí cho hoạt động khác
- Hoạt động văn hóa thể thao
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Mặc dù chi phí cho hoạt động khác hàng năm không nhiều, chỉ từ 100 -
141 triệu đồng, tuy nhiên đang tăng dần cho thấy Công ty đã chú trọng đến các hoạt động này hơn.
Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến công tác mua NVL của Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà
1.4.1 Nhà cung cấp Để mua được NVL thì nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng Nhận thức được điều này Công ty đã xây dựng và thiết lập mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp khác nhau, trong đó có các nhà cung cấp truyền thống như:
Công ty Cổ phần Sản xuất thương mại Đa Liên
Công ty TNHH Sản xuất thép Phương Nam
Công ty Cổ phần Thép Công nghiệp Hà Nội…
Số lượng nhà cung cấp các năm như sau:
Bảng 1.4 Số lượng nhà cung cấp của Công ty giai đoạn 2016-2019
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng nhà cung cấp 73 79 86 97
- Nhà cung cấp thường xuyên 25 29 33 37
- Nhà cung cấp không thường xuyên 48 50 53 60
Số lượng nhà cung cấp hàng năm tăng dần, từ 73 nhà cung cấp năm
Từ năm 2016 đến năm 2019, số lượng nhà cung cấp đã tăng từ 97 lên 125, trong đó nhà cung cấp truyền thống tăng từ 25 lên 37 Việc ký kết hợp đồng nguyên tắc với các nhà cung cấp truyền thống từ đầu năm đã giúp ổn định giá cả, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình mua nguyên vật liệu.
Các đối thủ cạnh tranh của Công ty không chỉ chiếm lĩnh thị phần mà còn ảnh hưởng đến nhà cung cấp và nguồn cung nguyên vật liệu (NVL), do nhu cầu mua sắm NVL cơ bản như sắt, thép ngày càng tăng Ngành xây dựng đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến sự gia tăng số lượng doanh nghiệp tham gia, tạo ra sự cạnh tranh gay gắt và gây khó khăn cho Công ty trong việc đàm phán và mua NVL Một số đối thủ cạnh tranh của Công ty bao gồm:
Công ty TNHH Tư vấn, Xây dựng và Thương mại Trường Sinh
Công ty TNHH Xây Dựng TXD.
Công ty TNHH Xây dựng Nguyên Phúc.
Công ty Cổ Phần Phát Triển Wedo.
1.4.3 Nhu cầu thị trường và khách hàng
Việc mua nguyên vật liệu (NVL) của Công ty được quyết định bởi nhu cầu của khách hàng và tình hình thị trường Khách hàng ngày càng đòi hỏi cao về chất lượng và tính thẩm mỹ của các công trình xây dựng, vì vậy Công ty cần chú trọng đến việc lựa chọn NVL phù hợp để đáp ứng những yêu cầu này.
1.4.4 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty nhìn cung đã có 12 năm hoạt động, sở hữu cơ sở vật chất kỹ thuật tốt với nhiều máy móc và thiết bị thi công hiện đại Ngoài ra, công ty còn có một xe bán tải chuyên chở vật tư và thuê kho bãi rộng 2000m2 để lưu trữ nguyên vật liệu Sự đầu tư vào cơ sở vật chất đầy đủ này giúp công ty thuận lợi hơn trong việc mua sắm vật tư.
Khả năng tài chính của Công ty được đánh giá qua các chỉ tiêu như tài sản, vốn chủ sở hữu, doanh thu, lợi nhuận và khả năng thanh toán Bài viết này sẽ phân tích các chỉ tiêu tài chính của Công ty trong giai đoạn 2016-2019.
Bảng 1.5 Các chỉ tiêu thể hiện khả năng tài chính của Công ty giai đoạn
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Lợi nhuận sau thuế 1.020 1.282,4 1.158,4 1.249,6 Khả năng thanh toán hiện hành 1,9 1,86 2,01 2,11
Khả năng thanh toán nhanh 0,93 0,9 0,91 0,82
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Công ty có tình hình tài chính tích cực với sự tăng trưởng liên tục ở các chỉ tiêu quan trọng như tổng tài sản, vốn chủ sở hữu, doanh thu và lợi nhuận qua các năm Tổng tài sản đã tăng từ 13.487 triệu đồng năm 2016 lên 25.600 triệu đồng năm 2019, trong khi vốn chủ sở hữu cũng ghi nhận sự tăng nhẹ, đạt gần 4,5 tỷ đồng vào năm 2019 Doanh thu và lợi nhuận đều tăng trưởng ổn định Đặc biệt, hai chỉ tiêu khả năng thanh toán hiện hành và khả năng thanh toán nhanh duy trì ở mức tốt và ổn định.
Công ty có khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tài sản ngắn hạn với tỷ lệ khoảng 2 lần, cho thấy sức mạnh tài chính vững chắc Ngoài ra, khả năng thanh toán nhanh đạt khoảng 0,9 lần, vượt trội hơn so với mức trung bình của ngành xây dựng là 0,7 lần Điều này sẽ tạo lợi thế cho Công ty trong việc chứng minh khả năng tài chính trước nhà cung cấp khi thực hiện giao dịch mua hàng.
1.4.6 Nguồn nhân lực phục vụ công tác tổ chức mua NVL
Nhân lực tham gia vào công tác tổ chức mua nguyên vật liệu bao gồm các cấp nhân sự khác nhau: cấp cao như ban giám đốc, cấp trung như trưởng phòng kế hoạch và kế toán trưởng, cùng với cấp cơ sở như các đội trưởng và phó phòng kế hoạch.
Số lượng và trình độ của đội ngũ công nhân viên trong công tác tổ chức mua NVL như sau:
Bảng 1.6 Số lượng và trình độ của đội ngũ công nhân viên trong công tác tổ chức mua NVL giai đoạn 2016-2019
1 Đại học, sau đại học 3 15,00 3 13,64 4 16,00 4 15,38
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Số lượng lao động trong công tác tổ chức mua nguyên vật liệu (NVL) có trình độ cao, chủ yếu là nhân sự cấp cao với trình độ đại học trở lên Những nhân sự này đảm nhiệm các chức năng quan trọng như hoạch định chiến lược mua NVL, tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng Tỷ trọng lao động có trình độ đại học trở lên duy trì ổn định từ 14-16% mỗi năm và có xu hướng tăng lên.
Nhân sự có trình độ cao đẳng và đại học, bao gồm các cấp đội trưởng và phó phòng, đảm nhiệm vai trò chỉ đạo trực tiếp trong việc mua nguyên vật liệu (NVL), chiếm khoảng 50-52% tổng số lao động Trong khi đó, lao động phổ thông chủ yếu là lái xe và công nhân bốc xếp, chiếm khoảng 1/3 tổng số lao động liên quan đến công tác tổ chức mua NVL.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐÔNG HÀ
Phân tích thực trạng công tác tổ chức mua mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà
2.1.1 Thực trạng tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
2.1.1.1 Thực trạng tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu (NVL), Phòng Kế hoạch sẽ theo dõi giá cả và số lượng NVL cần thiết cho quá trình xây dựng Dựa trên thông tin này, phòng sẽ điều chỉnh kế hoạch cung ứng NVL cho hợp lý Khi kế hoạch đã được tối ưu, các bước tiếp theo bao gồm duyệt giá, tìm kiếm nhà cung cấp, nhập kho NVL và thực hiện các biện pháp kiểm tra, bảo quản NVL.
Trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu, Công ty đã thực hiện phân loại nhà cung cấp (NCC) dựa trên tính chất mối quan hệ, bao gồm nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới.
Bảng 2.1 Danh sách nhà cung cấp NVL
STT Tên nhà cung cấp Địa chỉ Ghi chú
Thời gian bắt đầu giao dịch
1 Công ty Cổ phần Sản xuất thương mại Đa
Cụm công nghiệp Bình Phú – Xã Bình Phú – huyện Thạch Thất – TP Hà Nội
Nhà cung cấp truyền thống
Phương Nam Đường 419 Vĩnh Lộc, Xã Phùng
Nhà cung cấp truyền thống
3 Công ty Cổ phần Thép Công nghiệp Hà Nội
Tố Hữu, Vạn Phúc, Hà Đông,
Nhà cung cấp truyền thống
Số 6 Phạm Văn Đồng, Mai Dịch,
Nhà cung cấp truyền thống
Khu E6, P Mễ Trì, Q Nam Từ Liêm, Hà Nội
Công ty tìm kiếm nhà cung ứng thông qua các nguồn thông tin nội bộ như hồ sơ tài liệu lưu trữ và hồ sơ nhà cung cấp hiện có Bên cạnh đó, công ty còn khai thác thông tin từ các phương tiện truyền thông và hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp để mở rộng lựa chọn.
Ví dụ thông qua thông tin từ năng lực của nhà cung cấp, Công ty tập hợp các thông tin như sau:
Bảng 2.2 Thông tin nhà cung cấp
Công ty TNHH Hệ Thống Xây Dựng Châu Âu
Công ty TNHH Công Nghệ TKE Việt Nam
3 Giá * Giá trên đã có
* Giá trên đã có VAT
4 Giao nhân * Giao nhận tại chân công trình
* Giao nhận tại chân công trình
5 Thanh toán * Đặt cọc 70% giá trị hàng hóa, còn lại thanh toán sau khi giao hàng, giao hàng sau 15 ngày
* Thanh toán trước khi nhận hàng, giao hàng sau 7 tuần
6 Chủng loại * Thép SSE, VIS,
7 Cam kết * Đảm bảo tiến độ, chất lượng
* Đảm bảo tiến độ, chất lượng
Công ty thu mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước, do đó việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp này khá dễ dàng Đối với các nhà cung cấp mới, doanh nghiệp thực hiện lưu trữ và lập hồ sơ theo quy định, đảm bảo tuân thủ các tiêu chí đã được thiết lập và nguồn thông tin chính xác.
Ví dụ hồ sơ năng lực của nhà cung cấp Công ty TNHH Phú Điền như sau:
Bảng 2.3: Hồ sơ năng lực nhà cung cấp
■ Tên Tiếng Việt: Công ty TNHH Phú Điền
■ Tên Tiếng Anh: Rich Land Co Ltd,
■ Tên viết tắt: Phú Điền
■ Trụ sở chính: Số 116, ngõ 506, phố Vũ Tông Phan, Phường Khương Đình, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
■ Giám đốc: Ông Trần Quang Thạch
■ Tài khoản: Ngân hàng TMCP Công Thương
Sản phẩm của nhà cung cấp
Gạch thẻ đặc loại lớn V3 195 x 90 x 55
GẠCH BLOCK LÁT HÈ TỰ CHÈN
Gạch zíc zắc (ghi, vàng, đỏ, xanh) 224 x 112 x 60
Gạch lục giác (ghi, vàng, đỏ, xanh) 200 x 200 x 60
Gạch bát giác (ghi, vàng, đỏ, xanh) 240 x 240 x 60
Việc tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty hiện vẫn chưa phong phú, chủ yếu dựa vào hồ sơ lưu trữ nội bộ Công ty cũng chỉ sử dụng các phương tiện thông tin, với internet là nguồn tìm kiếm chính.
2.1.1.2 Thực trạng lựa chọn nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp về giá cả và chi phí vận tải là một quá trình cần thiết, đòi hỏi Công ty phải nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu thường xuyên Trên thị trường có nhiều loại nguyên vật liệu với phẩm cấp khác nhau, đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng Do đó, việc tính toán các khía cạnh như chất lượng, thời gian giao hàng và chi phí mua sắm, vận chuyển là rất quan trọng Phòng Kế hoạch chủ yếu dựa vào uy tín của các nhà cung cấp nguyên vật liệu để thực hiện mua sắm hiệu quả.
Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp: Để lựa chọn nhà cung cấp, Công ty đã đề ra một số tiêu chuẩn sau:
Để đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm chất lượng cao, việc cung cấp nguyên vật liệu (NVL) đạt tiêu chuẩn là yêu cầu tối quan trọng Công ty cần đảm bảo tiến độ và thời gian cung ứng, đồng thời có khả năng tự phục vụ vật tư cho quá trình xây dựng, nhằm tránh ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh và tình trạng thiếu hụt vật tư Độ tin cậy về chất lượng nguyên vật liệu cũng là yếu tố then chốt trong việc lựa chọn nhà cung cấp, vì nó tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và uy tín của Công ty trên thị trường.
Giá cả và chất lượng nguyên vật liệu cần phải hợp lý và tương xứng với giá thị trường Nguyên vật liệu phải đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, với mức giá hợp lý và hình thức thanh toán thuận tiện theo khả năng tài chính của Công ty Công ty sẽ không chấp nhận nguyên vật liệu kém chất lượng, giá cả quá cao, hay các điều kiện thanh toán không hợp lý, cũng như không chấp nhận giá trị nguyên vật liệu mà nhà cung cấp yêu cầu vượt quá khả năng cho phép của Công ty.
Vào tháng 11 năm 2019, Công ty đã có nhu cầu mua xi măng và đã nhận được báo giá cùng hồ sơ năng lực từ Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại.
Xi Măng gửi đến, trưởng Phòng Kế hoạch đã đặt ra các tiêu chuẩn đối với xi măng như sau:
Bảng 2.4 Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
STT Chỉ tiêu Tiêu chuẩn
1 Chất lượng xi măng TCVN 6260 : 2009
2 Thời gian giao từ khi ký kết hợp < 10 ngày
3 Giá cả 70-80 nghìn đồng/bao 50 kg
4 Năng lực mỗi lần cung cấp > 5000 bao 50 kg
5 Hình thức thanh toán Chuyển khoản
6 Hình thức vận chuyển Nhà cung cấp tự vận chuyển
Công ty sẽ căn cứ vào hồ sơ quy trình cung ứng của các nhà cung cấp đã từng hợp tác, cùng với uy tín trên thị trường được thể hiện qua chứng nhận và bằng khen, để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp dựa trên thông tin thu thập được.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, Công ty đã xác định nhiều tiêu chuẩn quan trọng, đây là những yêu cầu cơ bản mà nhà cung cấp cần phải đáp ứng để hợp tác hiệu quả với Công ty.
Để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, Công ty dựa vào hồ sơ quy trình cung ứng cụ thể từ các nhà cung cấp đã hợp tác trong quá khứ.
Dựa trên các đánh giá từ bên thứ ba, như chứng chỉ và chứng nhận, uy tín của đơn vị cung ứng nguyên vật liệu (NVL) được khẳng định Điều này chứng tỏ khả năng cung cấp chất lượng, đúng hạn và kịp thời, giúp công ty sản xuất duy trì hoạt động liên tục nhờ vào việc đáp ứng đầy đủ nhu cầu NVL.
Trên cơ sở những thông tin thu thập được, Công ty tiến hành phân tích, đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp lựa chọn nhà cung cấp khá đơn giản và định tính, chủ yếu dựa vào hồ sơ do nhà cung cấp gửi đến.
2.1.2 Thực trạng thương lượng và đặt hàng mua nguyên vật liệu
Khi tiến hành thương lượng và đặt hàng, Công ty thường tiến hành qua các hình thức sau:
Đàm phán qua thư tín và fax là phương thức chủ yếu mà Công ty áp dụng, thường sử dụng email để trao đổi thông tin với khách hàng về hàng hóa, giá cả và điều kiện giao hàng Với đặc thù kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, việc mua sắm khối lượng lớn và đa dạng hàng hóa khiến hình thức đàm phán này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí cho nhân viên mua hàng và Công ty.
Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà
Quá trình mua nguyên vật liệu (NVL) của Công ty diễn ra hiệu quả, đảm bảo cung cấp đầy đủ NVL cho hoạt động xây dựng Hoạt động kinh doanh của Công ty liên tục, nhờ vào sự tham gia của nhiều thành viên như Ban Giám đốc, Phòng Kế hoạch, Phòng Tài chính – Kế toán và Thủ kho Đặc biệt, đội ngũ này bao gồm những người có kinh nghiệm và trình độ học vấn cao, góp phần nâng cao chất lượng công tác mua NVL trong Công ty.
* Về tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Nghiên cứu thị trường và nhà cung cấp là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chọn lựa nhà cung cấp phù hợp Công ty chủ yếu hợp tác với các nhà cung cấp truyền thông, do đó, rủi ro trong quá trình mua nguyên vật liệu gần như không tồn tại.
Công ty đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với nhiều nhà cung cấp lớn, do đó, tình trạng thiếu nguyên vật liệu cho xây dựng gần như không xảy ra.
* Về thương lượng và đặt hàng
Thương lượng giữa Công ty và nhà cung cấp (NCC) thường được thực hiện qua điện báo, email hoặc fax, giúp tiết kiệm chi phí đi lại và giảm đáng kể chi phí mua sắm Với NCC truyền thống, quá trình thương lượng diễn ra nhanh chóng hơn, vì Công ty không cần tốn nhiều thời gian nghiên cứu và tìm hiểu lẫn nhau.
* Về tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng
Công ty và nhà cung cấp thường xuyên giám sát chặt chẽ quá trình giao nhận, kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu Công ty cam kết thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp, tránh tình trạng chậm trễ, từ đó duy trì uy tín trong việc thanh toán.
Nguyên nhân của những thành công:
- Công ty là đơn vị xây dựng, thường xuyên phải mua NVL, nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác mua NVL.
Công ty coi chất lượng nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố hàng đầu trong quy trình thu mua Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp và mua hàng luôn được thực hiện với tiêu chí chất lượng hàng đầu, giúp đảm bảo hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.
- Ban lãnh đạo của Công ty rất quan tâm đến kỷ luật thanh toán để không làm mất uy tín của Công ty.
* Về tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Hoạt động nghiên cứu thị trường và nhà cung cấp hiện nay còn gặp nhiều hạn chế Phương pháp thu thập thông tin chủ yếu là tại chỗ, và mặc dù Công ty có cử người đến gặp đối tác, nhưng chỉ tập trung vào việc giải quyết các vấn đề phát sinh mà chưa thực sự thu thập những thông tin cần thiết.
Số lượng nhà cung cấp của Công ty còn hạn chế, dẫn đến sự phụ thuộc lớn vào khả năng cung ứng nguyên vật liệu, gây ra rủi ro cao trong quá trình sản xuất Thông tin từ phía nhà cung cấp chủ yếu mang tính chủ quan, chỉ tập trung vào giá cả và điều kiện giao hàng, chưa phản ánh đầy đủ khả năng của họ Khi đánh giá nhà cung cấp, Công ty chỉ dựa vào các chỉ tiêu trong bản báo giá, thường bao gồm các nội dung cơ bản về giá và điều kiện hợp tác.
Các chỉ tiêu trên chỉ là điều kiện cần thiết cho quá trình phân tích, nhưng chưa đủ để đánh giá toàn diện Trong quá trình đánh giá nhà cung cấp, nhân viên thường chỉ thực hiện phân tích sơ bộ dựa vào cảm tính, điều này có thể dẫn đến những quyết định không chính xác.
Công ty thường ưu tiên các nhà cung cấp truyền thống để giảm thiểu rủi ro, tuy nhiên điều này đã khiến họ bỏ lỡ cơ hội mua nguyên vật liệu từ những nhà cung cấp khác có chất lượng và giá cả hợp lý hơn Thêm vào đó, trong thời gian cao điểm xây lắp, tình trạng khan hiếm nguyên vật liệu khiến cho các nhà cung cấp không thể đảm bảo đủ số lượng và chất lượng, từ đó gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
* Về thương lượng và đặt hàng
Mặc dù việc giao tiếp với nhà cung cấp truyền thống mang lại nhiều lợi ích, nhưng đôi khi họ vẫn gây khó khăn cho công ty Hơn nữa, đội ngũ nhân viên cần phải nâng cao kỹ năng để xử lý các tình huống phức tạp hơn.
31 viên tiến hành thương lượng vẫn còn thiếu kinh nghiệm và hạn chế về kiến thức kinh tế, xã hội…
* Về tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng
Nhiều khi Công ty chưa thường xuyên đôn đốc nhà cung cấp giao NVL đúng thời hạn nên làm chậm tiến độ thi công
Trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ mua nguyên vật liệu (NVL) còn hạn chế, dẫn đến việc không thường xuyên đôn đốc và nhắc nhở nhân viên Mặc dù nhiều nhân viên tốt nghiệp từ các trường khối kinh tế, nhưng họ chưa nắm vững các thông số và đặc tính của NVL trong ngành xây dựng.
Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp chưa được chú trọng đúng mức, với các chỉ tiêu đánh giá còn đơn giản và chủ yếu tập trung vào giá cả cùng điều kiện giao hàng Điều này dẫn đến việc chưa xem xét đầy đủ các yếu tố như dịch vụ đi kèm và năng lực tài chính của nhà cung cấp, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả hợp tác.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐÔNG HÀ
Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà trong thời gian tới
* Về nguồn lực tài chính
Để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp và nâng cao thu nhập cho người lao động, cần lập kế hoạch chi tiết huy động vốn và mở rộng kinh doanh theo ngành nghề đã đăng ký.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty cần thực hiện các giải pháp tái cơ cấu tài chính, tập trung vào việc thu hồi công nợ nhanh chóng và chủ động trong việc quản lý nguồn vốn lưu động, đồng thời hạn chế tối đa việc vay vốn tín dụng.
* Về đầu tư, phát triển:
+ Mở rộng và phát triển các hoạt động kinh doanh khác dựa trên thế mạnh của Công ty.
Sử dụng nguồn khấu hao và vốn vay để tái đầu tư vào máy móc thiết bị giúp thay thế trang thiết bị cũ và đổi mới công nghệ Điều này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn giảm chi phí, từ đó ảnh hưởng tích cực đến giá thành sản phẩm và dịch vụ.
* Về tổ chức quản lý:
Công ty sẽ chủ động tái cấu trúc mô hình tổ chức để phù hợp với hình thức Công ty cổ phần, nhằm tối ưu hóa các chức năng ngành nghề hiện có Đồng thời, công ty sẽ xem xét loại bỏ những chức năng không còn phù hợp, nhằm đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh trong những năm tới.
Công ty cam kết duy trì hoạt động hiệu quả trên mọi lĩnh vực và ngành nghề, hướng tới việc xây dựng thương hiệu vững mạnh và uy tín tại thị trường trong nước và khu vực.
Để tạo lập một văn hóa doanh nghiệp độc đáo và phát triển bền vững, công ty sẽ thực hiện chiến lược kinh doanh giai đoạn 2020-2022 với trọng tâm là đầu tư sâu và xây dựng hình mẫu phát triển.
Bảng 3.1 Định hướng phát triển cụ thể của Công ty giai đoạn 2020-2022 ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu thuần BH và CCDV 27.500 31.200 35.000
Doanh thu từ hoạt động tài chính 60 70 90
Chi phí quản lý kinh doanh 3.100 3.300 3.800
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1.615 1.800 1.910
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.615 1.800 1.910
Chi phí thuế TNDN hiện hành 323 360 382
Thu nhập bình quân lao động 8 8,3 8,9
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà
Để tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường, Công ty đã xác định rõ ràng các định hướng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động mua nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng trong xây dựng của Công ty Công ty đã nỗ lực và đặt ra mục tiêu tối ưu hóa công tác tổ chức mua NVL nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và đáp ứng nhu cầu của thị trường, việc xác định rõ nhu cầu mua nguyên vật liệu (NVL) một cách thường xuyên và đầy đủ là rất quan trọng.
Để đảm bảo quá trình mua nguyên vật liệu diễn ra thuận lợi, cần tăng cường giao tiếp và chủ động thiết lập quan hệ với các nhà cung cấp Việc thường xuyên trao đổi thông tin với họ sẽ giúp cải thiện hiệu quả hợp tác và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu trong quá trình cung ứng.
Quan điểm thứ ba: Tổ chức công tác mua NVL theo đúng như quy trình đã đề ra trong ISO 9001- 2000, để có được hiệu quả tốt nhất
Chủ động tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp mới phù hợp với hoạt động kinh doanh và nhu cầu mua sắm của Công ty là một chiến lược quan trọng Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra những cơ hội mới trên thị trường.
Việc đánh giá công tác tổ chức mua nguyên vật liệu (NVL) cần được thực hiện thường xuyên, khách quan và khoa học Điều này đảm bảo sự minh bạch trong việc xác định đóng góp của từng nhân viên trong quá trình mua sắm.
Đầu tư vào nhân lực mua nguyên vật liệu là cần thiết, bao gồm việc đào tạo và nâng cao kỹ năng cho cả nhân viên mới và cũ Mục tiêu là xây dựng một đội ngũ nhân viên mua hàng có trách nhiệm, chuyên môn vững vàng và hiệu quả trong công việc.
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu
3.3.1 Hoàn thiện hệ thống nghiên cứu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Hiện tại, Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà đang gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin về nhà cung cấp nguyên vật liệu (NVL), vì các dữ liệu hiện có còn hạn chế và chủ yếu chỉ là thông tin sơ cấp Thông tin chủ yếu được lấy từ báo giá do nhà cung cấp gửi, dẫn đến tình trạng không chính xác Vì vậy, việc phân tích và đánh giá nhà cung cấp trở nên khó khăn hơn.
Công ty cần mở rộng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, không chỉ dựa vào giá cả mà còn xem xét các yếu tố khác để giảm thiểu lỗi không đáng có Để chủ động trong việc thu thập thông tin, công ty nên tích cực tìm kiếm dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, không chỉ giới hạn ở thông tin từ nhà cung cấp.
Công ty cần giao trách nhiệm nghiên cứu thị trường cho văn phòng đại diện, yêu cầu thực hiện định kỳ hàng quý để đảm bảo nắm bắt kịp thời những thay đổi trong môi trường kinh doanh Điều này giúp tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất Ngoài ra, khi có cán bộ nhân viên thăm đối tác, cần thu thập thêm thông tin cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định.
Khi phân tích nhà cung cấp nguyên vật liệu, cần xem xét các chỉ tiêu đa dạng, không chỉ dừng lại ở các chỉ số có thể tính toán được Cần bổ sung thêm các yếu tố vô hình như năng lực sản xuất, dịch vụ hỗ trợ và phương thức thanh toán Những tiêu chí này rất quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp.
3.2.2 Hoàn thiện công tác thương lượng và đặt hàng
Công tác thương lượng và đặt hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các điều khoản giao nhận và thanh toán hàng hóa, đảm bảo lợi ích cho cả hai bên Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ này, nhân viên mua hàng cần có kiến thức chuyên môn vững vàng, hiểu rõ đặc tính kỹ thuật của sản phẩm, cùng với sự quyết đoán và kỹ năng giao tiếp tốt.
Khi thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp, cần tuân thủ hai nguyên tắc quan trọng: luôn giữ thế chủ động và đảm bảo tương quan quyền lợi giữa hai bên Nhân viên mua nguyên vật liệu (NVL) cần có kiến thức vững về chất lượng, đặc tính kỹ thuật và mẫu mã của NVL Ngoài ra, họ phải tìm hiểu kỹ về văn hóa, phong tục tập quán, tình hình chính trị xã hội, cũng như các quy định và chính sách của nhà nước liên quan đến NVL Việc am hiểu hệ thống vận tải để đảm bảo thời gian giao nhận cũng rất quan trọng Cuối cùng, nhân viên cần nắm rõ lịch sử, thương hiệu, kinh nghiệm và uy tín của nhà cung cấp trong ngành Đào tạo và bố trí nhân sự cho bộ phận mua NVL cũng cần được chú trọng, với các buổi trao đổi kinh nghiệm và nâng cao kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, cùng việc cập nhật kiến thức chuyên môn.
Người đàm phán cần có bản lĩnh, kiến thức và kinh nghiệm vững vàng, cùng với khả năng quyết đoán và nhạy bén trong quá trình thương lượng Sau khi đạt được thỏa thuận, công ty sẽ tiến tới ký kết hợp đồng.
Ký kết hợp đồng là quá trình chính thức hóa các cam kết đã được thỏa thuận, đồng thời tạo ra bằng chứng cho mối quan hệ kinh doanh và giúp giải quyết các vấn đề phát sinh sau này Do đó, việc ký kết hợp đồng cần sự cẩn thận và tỉ mỉ trong từng điều khoản để đảm bảo an toàn và lợi ích cho cả hai bên.
Công ty cần chú trọng đến các điều khoản giá cả và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, đảm bảo mọi điều khoản đều rõ ràng và minh bạch Đồng thời, cần xác định vai trò và nhiệm vụ của từng bên khi xảy ra rủi ro, nhằm tránh tình trạng bị động và không kịp phản ứng trong việc xử lý rủi ro khi giao nhận hàng hóa.
Việc ký kết hợp đồng cho các đơn hàng lớn là rất quan trọng, do đó cần tham khảo ý kiến từ nhân viên mua nguyên vật liệu và trưởng Phòng Kế hoạch Qua đó, nhân viên mua không chỉ tích lũy thêm kinh nghiệm mà còn giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện hợp đồng với nhà cung cấp.
3.3.3 Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng Để có thể đảm bảo an toàn cũng như thời gian giao nhận thì Công ty nên thường xuyên quan tâm đôn đốc nhắc nhở nhà cung cấp để NCC tiến
Để đảm bảo quy trình vận chuyển nguyên vật liệu diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, Công ty cần duy trì liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp và người vận chuyển Việc này không chỉ giúp Công ty chủ động ứng phó với các vấn đề phát sinh mà còn kiểm soát tốt hơn tình trạng thất thoát Hơn nữa, việc liên lạc thường xuyên còn tạo điều kiện cho Công ty kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách của nguyên vật liệu một cách rõ ràng và hợp lý.
Việc kiểm tra giao nhận và thanh toán tiền mua nguyên vật liệu (NVL) cần được thực hiện bởi đội ngũ cán bộ và nhân viên có kinh nghiệm, chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp vững vàng, nhằm tránh sai sót về kỹ thuật, quy cách và các thông số của NVL Đồng thời, các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng NVL cần được quy định rõ ràng và cụ thể, và quy trình kiểm tra phải được tiến hành một cách khoa học.
