Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hiện nay, để phát triển bền vững và nâng cao năng suất, chất lượng công việc, các cơ quan và doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác quản trị, đặc biệt là quản trị văn phòng Việc quản trị hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao sự hài lòng của cán bộ nhân viên.
Việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng là một công việc cơ bản và cần thiết để thống nhất và đưa hoạt động văn phòng vào nề nếp, quy củ Mặc dù quản trị văn phòng và chuẩn hoá hoạt động văn phòng còn mới mẻ, nhưng đã có nhiều tác giả nghiên cứu và viết các bài luận, bài nghiên cứu được biên soạn thành sách.
* Giáo trình, sách tham khảo
Sách “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri, xuất bản năm 2005 bởi Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, cung cấp cái nhìn tổng quan về lý luận cơ bản liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng Tác phẩm đề cập đến cơ cấu tổ chức văn phòng, tổ chức trụ sở và nhân sự, cùng với việc lập chương trình, kế hoạch Ngoài ra, sách còn trình bày về lãnh đạo, điều hành công tác văn phòng, kiểm tra hoạt động, phân tích và đánh giá hiệu quả quản trị văn phòng, cũng như tầm nhìn về quản trị văn phòng trong tương lai.
Cuốn sách "Quản trị văn phòng" do Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị Thảo biên soạn, xuất bản năm 2005 bởi nhà xuất bản Lao động – Xã hội, tập trung vào nghiên cứu tổ chức văn phòng, bao gồm khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Tác giả phân tích tổ chức lao động, thông tin trong nghiệp vụ văn phòng, các nghiệp vụ cơ bản, công tác lễ tân, quản lý văn bản, soạn thảo văn bản quản lý và công tác lưu trữ.
Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Văn Tất Thu, xuất bản năm 2021 bởi nhà xuất bản Bách khoa Hà Nội, cung cấp cái nhìn tổng quan về các lý luận cơ bản trong quản trị văn phòng Tài liệu này bao gồm tổ chức bộ máy văn phòng, quản trị nguồn nhân lực, các nghiệp vụ thực hiện chương trình và kế hoạch công tác, cũng như công tác tham mưu, tổng hợp Ngoài ra, giáo trình còn đề cập đến công tác lãnh đạo, kiểm tra, quản trị văn thư, lưu trữ và công tác hậu cần trong văn phòng.
Nội dung nghiên cứu trong các cuốn sách và giáo trình chủ yếu tập trung vào lý luận về quản trị văn phòng cùng với các nghiệp vụ văn phòng liên quan.
Để đạt được sự thống nhất, tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong văn phòng, việc chuẩn hóa hoạt động là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc đồng nhất và chuyên nghiệp cho tất cả nhân viên.
Sách “Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng” của tác giả Vũ Thị Phụng, xuất bản năm 2021 bởi nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, là tài liệu đầu tiên cung cấp cái nhìn sâu sắc về chuẩn hoá hoạt động văn phòng Cuốn sách không chỉ trình bày các nội dung cơ sở về quản trị văn phòng mà còn giải thích rõ ràng lý thuyết, mục tiêu và lợi ích của việc chuẩn hoá Nó đề xuất các biện pháp và trách nhiệm cần thiết để thực hiện chuẩn hoá trong các cơ quan và doanh nghiệp, từ đó giúp họ hoàn thiện, ổn định và thống nhất trong hoạt động văn phòng.
- Luận văn “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam” của Phùng Thị Phương Liên, Trường Đại học
Nghiên cứu năm 2018 trong lĩnh vực Khoa học Xã hội và Nhân văn đã trình bày lý thuyết và cơ sở lý luận về việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng Bài luận cũng đánh giá thực trạng hiện tại và đề xuất các giải pháp cùng phương pháp triển khai nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.
Luận văn “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” của Trương Quang Ảnh, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nghiên cứu năm 2019, đã trình bày khái quát về lý luận liên quan đến văn phòng và chuẩn hoá trong hoạt động văn phòng Tác giả giới thiệu các công cụ phổ biến được áp dụng để chuẩn hoá công tác văn phòng và phân tích nguyên tắc, ý nghĩa của chuẩn hoá Bên cạnh đó, tác giả nghiên cứu thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của công tác tổ chức tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính Cuối cùng, luận văn đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm tiến hành chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại đơn vị.
Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính đang tiến hành chuẩn hóa một số nội dung quan trọng, bao gồm văn thư, lưu trữ, lập kế hoạch và tổ chức hội nghị.
Luận văn của Nguyễn Thị Kim Phượng, sinh viên Trường Đại học Khoa học, tập trung vào việc hoàn thiện hệ thống quy chế và quy định liên quan đến hoạt động Văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ, thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tổ chức hoạt động của trung tâm, góp phần phát triển nguồn nhân lực trẻ trong lĩnh vực khoa học và công nghệ.
Trong nghiên cứu năm 2019 về xã hội và nhân văn, tác giả đã hệ thống hoá lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng, đồng thời phân tích các quy chế và quy định cần thiết trong hoạt động văn phòng Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của quy trình và phương pháp xây dựng các quy chế, quy định, cũng như khảo sát thực trạng ban hành và thực hiện các quy chế tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Tác giả đã tiến hành so sánh tình hình thực hiện quy chế tại hai trung tâm sự nghiệp để đưa ra đánh giá khách quan Dựa trên khảo sát thực trạng, tác giả đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định và nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện các văn bản này.
- Luận văn “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên
– Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Phương Anh, Trường Đại học Khoa học
Nghiên cứu năm 2020 về xã hội và nhân văn đã phân tích thực trạng chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại đơn vị, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế cùng với nguyên nhân của các vấn đề tồn tại Tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm cải tiến quy trình và quy định hiện tại, đặc biệt nhấn mạnh việc bổ sung các quy định cần thiết tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Luận văn “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Lê Thị Hồng tập trung vào việc cải thiện và chuẩn hóa quy trình làm việc tại trung tâm Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng, đảm bảo tính chuyên nghiệp và đáp ứng nhu cầu giáo dục quốc phòng và an ninh trong bối cảnh hiện đại Tác giả đã đưa ra những giải pháp cụ thể để tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của trung tâm.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu nghiên cứu Đề tài này được nghiên cứu nhằm đạt được những mục tiêu cơ bản sau:
Đề tài này khảo sát và đánh giá thực trạng chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia, dựa trên lý luận về chuẩn hoá trong quản lý văn phòng.
- Thứ hai là đề xuất một số giải pháp giúp công ty hoàn thiện và nâng cao hiệu quả chuẩn hoá hoạt động của văn phòng
* Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu đã đề ra, tác giả cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Hệ thống hoá các vấn đề lý luận, cơ sở lý thuyết về văn phòng và chuẩn hoá hoạt động của văn phòng
- Tìm hiểu khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Trek Asia và Phòng HC – TH
- Khảo sát thực tế chuẩn hoá hoạt động của văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế đó trong việc chuẩn hoá hoạt động của văn phòng tại công ty
Nghiên cứu và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia là rất cần thiết Các giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất và cải thiện chất lượng dịch vụ Việc áp dụng các tiêu chuẩn chuẩn hoá sẽ đảm bảo sự đồng nhất trong hoạt động của văn phòng, từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Giả thuyết nghiên cứu
Việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, thống nhất quy trình làm việc, xây dựng nề nếp và cải thiện hiệu suất công việc.
Phương pháp nghiên cứu
Để tìm hiểu và giải quyết vấn đề đang nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu là quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như tạp chí, sách, báo cáo khoa học, và dữ liệu thống kê Phương pháp này giúp tác giả nắm bắt cơ sở lý thuyết, thành tựu và kết quả nghiên cứu của các tác giả trước đó liên quan đến chủ đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng.
Phương pháp quan sát là công cụ hữu ích giúp tác giả nắm bắt tổng quát tình hình hoạt động thực tế của Công ty TNHH Trek Asia, từ đó thu thập thông tin cần thiết cho việc trình bày thực trạng chuẩn hóa hoạt động của văn phòng.
Phương pháp xử lý thông tin bao gồm việc tác giả chọn lọc và phân tích các thông tin đã thu thập, sau đó trình bày chúng dưới nhiều hình thức như bảng số liệu và biểu đồ Qua đó, tác giả đưa ra những nhận xét và đánh giá về việc chuẩn hoá hoạt động của văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia.
Đóng góp của đề tài
Đề tài khoá luận sẽ hệ thống hoá các lý thuyết liên quan đến chuẩn hoá hoạt động văn phòng, nhằm làm phong phú thêm cơ sở lý luận và cung cấp tài liệu tham khảo hữu ích cho các nghiên cứu trong tương lai.
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia, nêu rõ thực trạng, ưu điểm và hạn chế, cùng nguyên nhân của những hạn chế đó Từ những phân tích này, bài viết đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm xây dựng và duy trì tổ chức, tạo ra nề nếp, thống nhất và quy củ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Những giải pháp này sẽ hỗ trợ ban lãnh đạo và bộ phận văn phòng trong việc hoàn thiện hệ thống, giúp hoạt động văn phòng trở nên chuẩn chỉnh, khoa học và phát huy tối đa vai trò của phòng ban.
Bố cục khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung của khoá luận có kết cấu 03 chương, cụ thể như sau:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHUẨN HOÁ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
Một số khái niệm
Theo Từ điển Tiếng Việt của Văn Tân (1997), văn phòng được định nghĩa là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan Tương tự, trong cuốn Đại Từ điển tiếng Việt, tác giả Nguyễn Như Ý cũng mô tả văn phòng là bộ phận đảm nhận giấy tờ hành chính của một tổ chức.
Cùng với sự phát triển và nhu cầu nhân lực ngành Quản trị văn phòng, khái niệm văn phòng càng được nghiên cứu sâu và bàn luận rộng rãi
Theo tác giả Trần Như Nghiêm (2003) đã chỉ ra 03 cách hiểu về văn phòng như sau:
Văn phòng được hiểu là bộ máy hỗ trợ thủ trưởng cơ quan trong việc lãnh đạo, quản lý và điều hành thực hiện các chức năng nhiệm vụ của cơ quan Các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ và cơ quan thuộc Chính phủ đều thành lập văn phòng Ngoài ra, các cơ quan khác như sở, ban, ngành của tỉnh, bệnh viện và trường học thường lập phòng Hành chính (hoặc Hành chính – Quản trị) để thực hiện các chức năng tương tự Tuy nhiên, từ góc độ cơ cấu tổ chức và chức năng, cách hiểu này chỉ khái quát được một phần vai trò của văn phòng.
Văn phòng có thể được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, nơi diễn ra các hoạt động hàng ngày nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan đó.
Văn phòng được hiểu là bộ phận đảm nhiệm công việc giấy tờ và hành chính trong một cơ quan, thường được đồng nhất với bộ phận văn thư của tổ chức.
Mặc dù các cách hiểu hiện tại đã chỉ ra một phần bản chất của văn phòng, nhưng chúng vẫn chưa bao quát đầy đủ tất cả các khía cạnh liên quan đến văn phòng.
Theo Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An (2005), văn phòng được hiểu qua ba cách khác nhau, tương tự như quan điểm của Trần Như Nghiêm Hai tác giả đã đưa ra định nghĩa tổng quát về văn phòng, đó là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; nơi thu thập và xử lý thông tin để hỗ trợ quản lý; đồng thời là nơi đảm bảo các dịch vụ hậu cần và điều kiện vật chất cho hoạt động của các tổ chức.
Trong bài viết, tác giả đã tổng hợp rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, giúp người đọc dễ dàng hình dung các công việc cần thực hiện trong môi trường làm việc này.
Quan điểm của Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An được đồng tình bởi Phạm Mỹ Hạnh trong cuốn sách "Quản trị văn phòng" (lưu hành nội bộ), xuất bản năm 2008 tại Học viện Công nghệ bưu chính viễn thông.
Văn phòng có thể được hiểu theo hai cách: nghĩa rộng và nghĩa hẹp, như đã được đề cập trong nhiều cuốn sách, giáo trình và bài viết.
Trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng Tuấn
(2000) cho rằng: “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của cơ quan
Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [20; 13]
PGS Nguyễn Hữu Tri cũng như Vương Hoàng Tuấn đã định nghĩa "văn phòng" từ góc độ nghiên cứu khoa học tổ chức theo hai nghĩa khác nhau.
Văn phòng theo nghĩa rộng, hay còn gọi là văn phòng toàn bộ, bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý từ cấp cao đến cơ sở, với các nhân sự đảm nhiệm vai trò quản trị cho hệ thống quản lý Văn phòng này có đầy đủ tư cách pháp nhân trong các hoạt động đối nội và đối ngoại, nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng chức năng, hay còn gọi là văn phòng theo nghĩa hẹp, là bộ phận hỗ trợ nhà quản trị trong các nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng được giao Nó là một phần của cơ cấu tổ chức và chịu sự quản lý từ các nhà quản trị cấp cao Đặc biệt, văn phòng chức năng không được coi là một pháp nhân độc lập trong các mối quan hệ bên ngoài.
Văn phòng được hiểu qua nhiều góc độ khác nhau, nhưng theo nghiên cứu của Vũ Thị Phụng (2021), văn phòng là bộ máy tham mưu hỗ trợ lãnh đạo, đảm bảo thông tin và điều kiện làm việc, đồng thời giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua quản lý hành chính Định nghĩa này cũng được tác giả áp dụng trong nghiên cứu về chuẩn hóa hoạt động của văn phòng.
1.1.2 Khái niệm hoạt động văn phòng
Hoạt động là tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm đạt được mục đích nhất định [23; 452]
Hoạt động văn phòng được hiểu là quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao của bộ máy hoặc bộ phận văn phòng Đây là một hệ thống thống nhất, với các nhiệm vụ tương tác lẫn nhau và mỗi nhiệm vụ đều đóng vai trò quan trọng trong tổng thể.
Tác giả Phùng Thị Phương Liên (2019) cũng đã đưa ra cách hiểu tương tự:
Hoạt động văn phòng bao gồm các công việc và nhiệm vụ do bộ phận văn phòng thực hiện, nhằm đảm bảo nguồn thông tin văn bản và các điều kiện làm việc tối ưu cho cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chức năng và nhiệm vụ của bộ phận văn phòng.
- Quản lý hệ thống văn bản;
- Quản lý các hồ sơ, minh chứng;
- Quản lý cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc;
- Xây dựng cảnh quan, môi trường làm việc [12; 10]
Mục tiêu và lợi ích của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng
1.2.1 Mục tiêu của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng
Theo nghiên cứu của Vũ Thị Phụng (2021), mục tiêu của việc chuẩn hoá là tạo sự thống nhất trong quản lý và điều hành, nâng cao hiệu quả, tăng năng suất và chuyên nghiệp hóa trong công việc của cán bộ nhân viên Đánh giá từ góc độ quản trị văn phòng, chuẩn hoá hoạt động văn phòng còn giúp tạo sự đồng nhất trong toàn bộ cơ quan và doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ phận thiết yếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết công việc chung và điều phối các phòng ban Hoạt động văn phòng diễn ra thường xuyên và liên quan đến tất cả các cá nhân, từ lãnh đạo đến nhân viên Các nhiệm vụ chính của văn phòng bao gồm quản lý văn bản, tổ chức hội họp và sự kiện, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức.
Việc xây dựng các chuẩn mực cho từng bộ phận và cá nhân là rất cần thiết để đảm bảo sự thống nhất trong công việc chung Điều này không chỉ tạo nền tảng cho lãnh đạo và quản lý điều hành mà còn giúp kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.2.2 Lợi ích của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng
Chuẩn hoá hoạt động văn phòng là một thách thức lớn trong quản trị văn phòng, nhưng nhiều cơ quan và doanh nghiệp vẫn quyết tâm thực hiện, thậm chí mời chuyên gia hỗ trợ Việc chuẩn hoá này không chỉ ảnh hưởng tích cực đến các phòng ban khác mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho toàn bộ tổ chức.
Việc triển khai và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng cần dựa trên các nguyên tắc và yêu cầu đã được xác định, đảm bảo tính căn cứ và thống nhất trong toàn bộ quá trình.
Trong một tổ chức, sự phân cấp từ quản lý đến nhân viên cùng với những đặc điểm khác nhau về phong cách, tác phong làm việc và tính cách của từng cá nhân là điều hiển nhiên Việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng sẽ giúp mọi người thực hiện công việc một cách nề nếp và thống nhất theo các quy chế, quy định và quy trình đã được cơ quan xây dựng Điều này không chỉ tạo ra sự đồng bộ trong công việc mà còn giúp cán bộ nhân viên hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp.
Việc kiểm tra và đánh giá kết quả công việc cần dựa trên các chuẩn mực đã được thống nhất, nhằm tránh sự chủ quan của người quản lý và giảm thiểu xung đột trong quản lý Chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp tất cả thành viên, từ quản lý đến nhân viên, hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mình, từ đó nâng cao sự hài lòng và hiệu quả làm việc.
Việc chuẩn hoá quy trình làm việc giúp các cơ quan và tổ chức tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí Khi xây dựng được các chuẩn mực rõ ràng, các doanh nghiệp sẽ không phải mất nhiều thời gian để thảo luận và lựa chọn phương pháp thực hiện công việc Điều này cho phép các cơ quan, doanh nghiệp tập trung vào việc nghiên cứu và áp dụng các phương pháp hiệu quả hơn.
17 phương pháp tối ưu là tiêu chuẩn để các cá nhân và bộ phận trong tổ chức thực hiện công việc hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho quá trình triển khai.
Việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng giúp hạn chế sự chỉ đạo theo ý kiến chủ quan, từ đó tạo ra sự thống nhất trong công việc và giảm bớt khó khăn cho nhân viên Các quy định chuẩn hoá được áp dụng rộng rãi trong cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là trong các quy trình quản lý, giúp xác định rõ ràng các hoạt động cần thực hiện và người phụ trách Nhân viên có thể chủ động xử lý công việc theo quy trình đã quy định, đồng thời phối hợp với các bộ phận khác để hoàn thành nhiệm vụ, tất cả đều dựa trên các quy chuẩn và quy định đã được thiết lập.
Việc chuẩn hoá trong tổ chức và quản lý là cần thiết để hạn chế xung đột không cần thiết, đặc biệt khi có nhiều ý kiến trái chiều Sự thống nhất giữa các quan điểm khác nhau là một thách thức lớn, nhưng rất quan trọng trong việc phối hợp và hợp tác Nếu không có các chuẩn mực rõ ràng, mỗi cá nhân sẽ thực hiện nhiệm vụ theo cách riêng, dẫn đến xung đột thường xuyên Do đó, xây dựng các quy chuẩn và quy định sẽ giúp giảm thiểu xung đột và đảm bảo rằng khi xung đột xảy ra, chúng sẽ được giải quyết nhanh chóng.
Khi có quy chế, người lãnh đạo cần tuân thủ để chỉ đạo một cách thống nhất, từ đó tạo ra văn hóa làm việc tích cực trong cơ quan, doanh nghiệp Việc lãnh đạo thực hiện tốt sẽ trở thành tấm gương cho nhân viên học tập Quan trọng là người lãnh đạo không nên theo ý kiến chủ quan hay lợi ích cá nhân, tránh gây khó khăn cho cấp dưới Các quy định và hướng dẫn cụ thể sẽ giúp cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn.
18 chóng, chủ động hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả nhất và hạn chế sự xung đột xảy ra.
Quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng
Quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng gồm các bước sau: [14; 211 - 212] Bước 1: Xác định các hoạt động của văn phòng cần chuẩn hoá
Bước 2: Lựa chọn hình thức chuẩn hoá
Bước 3: Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện
Bước 4: Phổ biến, hướng dẫn các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện
Bước 5: Tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực
Bước 6: Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới
1.3.1 Xác định các hoạt động của văn phòng cần chuẩn hoá a) Căn cứ xác định Để lựa chọn hình thức chuẩn hoá, xây dựng và áp dụng quy định, quy trình đạt hiệu quả, các cơ quan, doanh nghiệp phải xác định được căn cứ chuẩn hoá
Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của bộ máy văn phòng cũng như từng bộ phận, Văn phòng hoặc Phòng Hành chính có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo trong việc xác định các hoạt động cần được chuẩn hoá.
Tất cả các thành viên trong cơ quan cần tuân thủ những quy tắc làm việc và ứng xử chung, bao gồm Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa công sở, Quy chế chi tiêu nội bộ, và Quy chế về chế độ thông tin, báo cáo.
Các hoạt động chung và phổ biến trong tổ chức bao gồm thu thập và xử lý thông tin, tổ chức hội họp và sự kiện, soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ, tham mưu cho lãnh đạo và báo cáo kết quả công việc Những hoạt động này liên quan đến tất cả các bộ phận và cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả công việc.
Quy trình và thủ tục hành chính là những bước quan trọng trong việc thực thi công việc cụ thể thuộc phạm vi quản lý của từng bộ phận, đơn vị Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp đảm bảo hiệu quả công việc và nâng cao tính minh bạch trong quản lý hành chính Các bước tiến hành cần được thực hiện một cách đồng bộ và nhất quán để đạt được kết quả tốt nhất.
Quy trình tuyển dụng, đào tạo, thanh toán và xử lý kỷ luật lao động là những yếu tố quan trọng cần được chuẩn hóa trong hoạt động của tổ chức Để đảm bảo hiệu quả và tính nhất quán, cần lập danh mục các vấn đề hoạt động cần chuẩn hóa.
Sau khi xác định các vấn đề hoạt động cần chuẩn hóa, bộ phận tham mưu cần lập danh mục các vấn đề này và tiến hành rà soát để đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán trong quy trình làm việc.
Các vấn đề hoạt động đã được chuẩn hóa và thực hiện bởi cơ quan nhà nước và cấp trên sẽ không cần ban hành các chuẩn mực mới Trong trường hợp các quy định hiện tại chưa phù hợp, cơ quan sẽ bổ sung các quy định mới để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Các vấn đề hoặc hoạt động đã được quy định trong các văn bản trước đây cần được xem xét lại Nếu nhận thấy những quy định này không còn phù hợp, các cơ quan có thẩm quyền có thể thực hiện việc bổ sung, chỉnh sửa hoặc bãi bỏ để ban hành văn bản mới.
- Những vấn đề hoặc hoạt động cần được tiếp tục chuẩn hoá bằng các tiêu chuẩn quy chuẩn hoặc quy chế quy định quy trình nội bộ
Sau khi xác định các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, cơ quan cần lập danh mục các vấn đề cần chuẩn hóa, bao gồm: tên các hoạt động, những chuẩn mực đã được quy định bởi Nhà nước và cấp trên, các quy định hiện có của cơ quan cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, và những quy định mới cần ban hành.
1.3.2 Lựa chọn hình thức chuẩn hoá Ở bước lựa chọn hình thức chuẩn hoá, bộ phận tham mưu cần xác định hình thức văn bản phù hợp để chuẩn hoá các hoạt động văn phòng Các loại hình thức văn bản được dùng như:
Quy phạm nội bộ là các quy chế, quy định và quy trình do cơ quan ban hành và áp dụng trong nội bộ, đảm bảo không trái với các quy định của nhà nước và cấp trên.
- Các tiêu chuẩn, quy chuẩn: được xây dựng, ban hành và áp dụng theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn (ban hành năm 2006)
Khi lựa chọn hình thức quy phạm nội bộ, bộ phận tham mưu cần xác định rõ các hoạt động cần ban hành quy chế và quy định, vì hiện tại chưa có quy định cụ thể từ nhà nước Quy chế thường đề cập đến các vấn đề nguyên tắc chung, trong khi quy định cần chi tiết hơn Các cơ quan lớn thường ban hành nhiều quy chế và quy định để cụ thể hóa các nguyên tắc, trong khi các cơ quan nhỏ thường chỉ có một quy chế chung và các quy định cụ thể cho từng hoạt động Quy trình có thể được xây dựng cho tất cả các công việc quản lý hành chính, nhưng các cơ quan cần xác định giới hạn phạm vi công việc dựa trên tình hình thực tế.
1.3.3 Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện
Sau khi xác định các hoạt động cần chuẩn hóa và hình thức văn bản phù hợp, các cơ quan sẽ tiến hành xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện.
Việc ban hành tiêu chuẩn và quy chuẩn phải tuân thủ quy định tại Chương 2 và Chương 3 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2016 Để soạn thảo và ban hành các quy chế, quy định, cần xác định rõ mục đích, đối tượng và phạm vi điều chỉnh.
Nguyên tắc chuẩn hoá hoạt động văn phòng
1.4.1 Nguyên tắc đơn giản hoá
Văn phòng đóng vai trò quan trọng với nhiều hoạt động chuyên môn, hỗ trợ các phòng ban khác trong công ty Do đó, việc chuẩn hóa và đơn giản hóa các hoạt động văn phòng là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
Nguyên tắc đơn giản hoá tập trung vào việc tinh gọn quy trình và thủ tục, đảm bảo hiệu quả công việc Khi xây dựng quy trình, cần rút gọn các bước thực hiện và loại bỏ các khâu trung gian không cần thiết, giúp một người có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ Nguyên tắc này không chỉ giảm thiểu sức lao động và trí não mà còn giúp cán bộ nhân viên dễ nhớ, dễ thực hiện và tiết kiệm thời gian.
Mỗi cơ quan và doanh nghiệp có lĩnh vực hoạt động, định hướng, cách quản lý và con người khác nhau, vì vậy không thể áp dụng một bộ chuẩn hóa văn phòng chung cho tất cả Để xây dựng nội dung chuẩn hóa hiệu quả, cần căn cứ vào tình hình thực tế và yêu cầu cụ thể của từng cơ quan, doanh nghiệp.
Nguyên tắc phù hợp không chỉ liên quan đến việc xây dựng các quy chế, quy định và quy trình mà còn phải đảm bảo việc áp dụng chúng vào thực tế Điều này giúp tránh tình trạng xây dựng quy định mà không giải quyết được vấn đề cho cơ quan, từ đó đạt được mục tiêu chuẩn hoá hiệu quả.
1.4.3 Nguyên tắc khoa học Đây là nguyên tắc quan trọng được áp dụng trong quản trị nói chung Đối với việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng cũng không thể thiếu nguyên tắc khoa học
Nguyên tắc chuẩn hoá đầu tiên yêu cầu các cơ quan và doanh nghiệp phải xây dựng một kế hoạch chi tiết Kế hoạch này cần bao gồm các nội dung chính như mục đích, thời gian thực hiện, các bước chuẩn hoá, thứ tự nội dung cần chuẩn hoá, cũng như thông tin về người phụ trách, người đánh giá và dự tính kinh phí.
Việc chuẩn hoá cần được thực hiện một cách đồng bộ và thống nhất để tránh chồng chéo Trong quá trình xây dựng, cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại hình chuẩn hoá và chú ý đến sự kết hợp giữa việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn Đặc biệt, việc xây dựng quy chế, quy định và quy trình khoa học sẽ giúp tránh xung đột trong nhiệm vụ, công việc, đồng thời tạo ra khung mẫu cho cán bộ nhân viên thực hiện, nâng cao phong cách làm việc chuyên nghiệp và xây dựng uy tín cho cơ quan, doanh nghiệp.
Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy nhà nước đã chú trọng và ban hành nhiều quy định liên quan Một ví dụ điển hình là Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong công việc văn phòng.
Từ năm 2006, các quy định riêng cho từng hoạt động văn phòng đã được áp dụng, bao gồm Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 cho công tác lưu trữ, và Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg về tổ chức hội họp trong quản lý hành chính Những văn bản pháp luật này đã được nghiên cứu và công bố rộng rãi, áp dụng cho cả cơ quan và doanh nghiệp Khi xây dựng quy chế, quy định và quy trình, các cơ quan và doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định này.
Nguyên tắc linh hoạt trong chuẩn hoá hoạt động văn phòng đòi hỏi sự thích ứng với văn hoá của cơ quan, doanh nghiệp và sự phát triển công nghệ Trong quản trị văn phòng, điều này bao gồm việc giảm thiểu tài liệu giấy, áp dụng phần mềm quản lý và sử dụng thiết bị điện tử để nâng cao hiệu quả công việc Do đó, việc chuẩn hoá cần được cập nhật thường xuyên và linh hoạt để tránh lạc hậu, bởi việc giữ nguyên các phương pháp cũ sẽ làm giảm hiệu suất làm việc.
Các nội dung chuẩn hóa cần được xem xét và rà soát định kỳ, hoặc bất cứ khi nào cần thiết, để đảm bảo có sự thay đổi kịp thời.
THỰC TRẠNG CHUẨN HOÁ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH TREK ASIA
Khái quát về Công ty TNHH Trek Asia
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Trek Asia
- Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trek Asia;
- Tên giao dịch quốc tế: TREK ASIA COMPANY LIMITED;
- Tên viết tắt: TREKA CO., LTD;
- Mã số thuế: số 0108492396 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 30/10/2018;
- Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế: số 01-1306/2019/TCDL-GP LHQT;
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Số 9, Ngách 124/75 Đường Âu Cơ, Phường Tứ Liên, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội;
- Văn phòng giao dịch tại Hà Nội: Số 84 Đường Cổ Bi, Xã Cổ Bi, Huyện Gia Lâm, Thành phố Hà Nội;
- Văn phòng giao dịch tại Sài Gòn: Số 411/24 Đường Dương Thị Mười, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh;
- Website: trekatravel.vn hoặc treka.vn;
Công ty TNHH Trek Asia, được thành lập vào ngày 30 tháng 10 năm 2018 với vốn điều lệ 2 tỷ đồng, là một doanh nghiệp lữ hành trẻ và tiên phong trong việc khám phá các dịch vụ và địa điểm du lịch mới, mang đến những trải nghiệm thú vị cho khách hàng.
Công ty đã hoạt động gần 4 năm trong lĩnh vực du lịch, đối mặt với nhiều thách thức và cơ hội tiềm năng Được khách hàng đánh giá cao, công ty nổi bật như một trong những đơn vị tổ chức tour du lịch và sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu.
Công ty hiện có hai thương hiệu: Treka Travel phục vụ khách hàng nội địa và Trek Asia Travel chuyên đón tiếp du khách quốc tế đến Việt Nam Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty tổ chức tour cho nhóm nhỏ và tour đoàn cho các doanh nghiệp, nhà máy lớn, phục vụ số lượng khách lên đến 1000 người.
Các sản phẩm thế mạnh bao gồm:
Công ty chúng tôi chuyên tổ chức tour du lịch trong nước với kinh nghiệm phục vụ trên 1000 khách tham quan tại các điểm đến nổi bật như Sầm Sơn, Hạ Long, Mộc Châu, Mai Châu, Đà Nẵng, Nha Trang và Phú Quốc Đội ngũ tư vấn viên am hiểu thị trường cùng với các hướng dẫn viên chuyên nghiệp, đam mê và được đào tạo bài bản, cam kết mang đến cho khách hàng những kỳ nghỉ và trải nghiệm tuyệt vời nhất.
- Thứ hai là dịch vụ du lịch gồm: tour du lịch tham quan; sản phẩm nghỉ dưỡng;
Khám phá tour du lịch Mice với gói dịch vụ Free and Easy, bao gồm voucher tàu ngủ đêm Hạ Long giá rẻ, dịch vụ đặt phòng khách sạn tiện lợi, đặt vé máy bay nhanh chóng, dịch vụ xe du lịch chất lượng và hỗ trợ làm visa.
Một số sản phẩm du lịch nổi bật bao gồm việc tổ chức tour cho tập đoàn Sun Group với 500 khách tại Hạ Long, Công ty Viễn thông Mobifone với 520 khách tại Serena Resort, và Công ty May Việt Trí với 1000 khách tại Sầm Sơn.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Trek Asia
Công ty TNHH Trek Asia chuyên thiết kế và tổ chức tour du lịch, teambuilding, gala dinner cùng với các sản phẩm nghỉ dưỡng, cung cấp dịch vụ du lịch mới nhằm mang lại trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng.
Công ty đóng vai trò là nhà cung cấp trung gian dịch vụ, tổ chức sản xuất và khai thác các chương trình du lịch Với vai trò này, công ty kết nối các nhà cung cấp với khách hàng có nhu cầu du lịch.
Công ty cung cấp dịch vụ xây dựng các chương trình du lịch trọn gói, đồng thời khai thác các dịch vụ du lịch mới như tour MICE và free and easy.
Dựa trên chức năng đã được đề ra, Công ty TNHH Trek Asia có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
- Triển khai xây dựng và tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty
- Chịu trách nhiệm tuân thủ, chấp hành các văn bản pháp luật: Luật doanh nghiệp, Luật kinh doanh, Luật kinh tế, Luật du lịch
- Thực hiện tốt các chủ trương, chính sách, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội
- Tìm hiểu và tư vấn các loại hình du lịch cho khách hàng
- Thiết kế các tour du lịch, sự kiện phù hợp với nhu cầu của khách hàng
Chúng tôi hợp tác với các hãng hàng không, nhà hàng, khách sạn, resort và đơn vị cung cấp xe du lịch trên toàn quốc nhằm mang đến dịch vụ du lịch chất lượng cho khách hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn.
* Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Trek Asia
2.1.3 Đặc điểm hoạt động của Văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia
* Chức năng của Phòng HC - TH
Phòng Hành chính – Tổng hợp (HC – TH) của Công ty TNHH Trek Asia có nhiệm vụ tham mưu và tổng hợp thông tin cho Giám đốc về các hoạt động của công ty Phòng cũng hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý lĩnh vực hành chính, chỉ đạo và điều hành công ty, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý Ngoài ra, phòng còn đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của công ty.
Để tối ưu hóa hoạt động của công ty, Giám đốc cần tổ chức và chỉ đạo các hoạt động chung của bộ máy tổ chức Việc phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn là rất quan trọng nhằm thực hiện các chỉ đạo và kết luận từ Giám đốc Đồng thời, cần có sự tư vấn hỗ trợ trong công tác hành chính văn phòng để đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý và điều hành.
Xây dựng chương trình làm việc và kế hoạch công tác hàng tháng, quý, năm cho công ty Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch cũng như công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn.
- Xây dựng các quy chế, quy định, nội quy làm việc của công ty
- Xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp
Quản lý hiệu quả các loại văn bản đến và đi của công ty theo quy định, đảm bảo quy trình tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu và chuyển giao được thực hiện kịp thời và bảo mật.
- Thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định của công ty
Tổ chức các cuộc họp, buổi làm việc và tiếp khách là nhiệm vụ quan trọng của công ty, đồng thời cần đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy định của công ty để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Thực trạng chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek
2.2.1 Nhận thức của ban lãnh đạo công ty về chuẩn hoá hoạt động văn phòng
Nhà lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát triển và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, bao gồm cả việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Sự đánh giá về mức độ chuẩn hóa này tại Công ty TNHH Trek Asia phụ thuộc vào nhận thức và quan tâm của lãnh đạo đối với hoạt động chuẩn hóa, cũng như sự thừa nhận của họ về tầm quan trọng của nó trong tổ chức.
Tại buổi họp về chuẩn hoá hoạt động văn phòng, bà Tạ Thị Loan, Giám đốc công ty, cùng bà Nguyễn Thị Chuyên, Trưởng phòng HC – TH, đã có những trao đổi quan trọng.
Công ty 36 đã thể hiện sự quan tâm đến việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng Lãnh đạo công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của việc này trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên.
Về vấn đề hiểu biết đối việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng:
Giám đốc công ty cho biết, khi mới thành lập, công ty tập trung vào kinh doanh và mở rộng tour du lịch, trong khi các phòng ban khác như Phòng HC – TH chưa được chú trọng Tuy nhiên, sự bùng phát của dịch Covid-19 đã làm lộ ra nhiều vấn đề nội bộ, như tình trạng nhân viên cũ nghỉ việc và nhân viên mới không nắm bắt kịp công việc do thiếu tài liệu hướng dẫn Điều này dẫn đến sự lộn xộn trong hoạt động giữa các phòng ban Nhận thấy vấn đề, Giám đốc bắt đầu tìm kiếm giải pháp, trong đó có việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng Việc này bao gồm xây dựng và áp dụng các quy trình, quy định để tạo ra chuẩn mực cho nhân viên và làm cơ sở đánh giá hiệu quả làm việc Để hiểu rõ hơn, ban lãnh đạo đã tham khảo nhiều tài liệu và ý kiến từ các chuyên gia.
Về vấn đề đánh giá tầm quan trọng của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng:
Giám đốc công ty nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng trong bối cảnh thực tiễn hiện nay Quá trình này không chỉ tạo ra sự chuẩn mực và ổn định giữa các phòng ban mà còn giúp nâng cao tính thống nhất trong công việc Bằng cách chuẩn hoá, lãnh đạo mong muốn cải thiện tác phong làm việc của nhân viên, hướng đến sự chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả công việc.
Về việc lãnh đạo công ty đưa các vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng vào các văn bản:
Hiện nay, hoạt động chuẩn hoá văn phòng chưa được chính thức hoá trong chiến lược phát triển hàng năm của công ty, nhưng ban lãnh đạo vẫn thường xuyên nhắc nhở và phân công thực hiện trong các cuộc họp thường niên Giám đốc công ty đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng và yêu cầu các trưởng bộ phận theo dõi quá trình triển khai Đồng thời, ông cũng khuyến khích các đơn vị, bộ phận tham mưu để xây dựng quy chế, chính sách và quy trình làm việc phù hợp.
Về việc phân công nhiệm vụ cho đơn vị phụ trách việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty:
Phòng HC – TH đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và tổ chức chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại công ty Tuy nhiên, nhiệm vụ này chưa được quy định rõ ràng trong các văn bản về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Phòng được giao trách nhiệm xác định các hoạt động cần chuẩn hóa, từ đó tham mưu cho lãnh đạo, xây dựng và thực hiện các nội dung chuẩn hóa, cũng như theo dõi việc thực hiện chúng.
Về việc yêu cầu phòng HC – TH công ty báo cáo, đánh giá về kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng:
Phòng HC – TH Công ty TNHH Trek Asia định kỳ báo cáo tiến độ chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho Giám đốc hàng tháng và tổng kết hàng năm Tuy nhiên, ban lãnh đạo công ty chưa thể theo dõi sát sao và đưa ra chỉ đạo kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
Lãnh đạo Công ty TNHH Trek Asia đã nhận thức rõ về tầm quan trọng của việc chuẩn hoá, đặc biệt là trong hoạt động văn phòng.
2.2.2 Quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty
Sau khi lãnh đạo nhận thức được tầm quan trọng, công ty đã triển khai quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng một cách bài bản Các bước chuẩn hóa này nhằm nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc trong toàn bộ hệ thống.
Thứ nhất là xác định những hoạt động cần được chuẩn hoá và thường xuyên cập nhật
Phòng HC – TH có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về việc chuẩn hóa các hoạt động trong công ty Phòng này sẽ xây dựng và triển khai các quy chế, quy định chung cũng như các quy trình chuyên môn liên quan Đối với các quy chế, quy định và quy trình của các phòng ban khác, Phòng HC – TH sẽ phối hợp thực hiện và báo cáo kết quả cho ban lãnh đạo.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, Phòng HC – TH của công ty đã xác định những hoạt động cơ bản cần được chuẩn hoá gồm:
Sơ đồ 2.2 Những hoạt động văn phòng cơ bản cần chuẩn hóa tại Công ty
TNHH Trek Asia (Nguồn: Tác giả) Để xây dựng được các quy chế, quy định, Phòng HC – TH đã xác định dựa trên các căn cứ cơ bản sau:
- Quyết định thành lập của công ty
- Quyết định ban hành chức năng, nhiệm vụ
Những hoạt động cơ bản cần được chuẩn hoá
Công tác văn thư, lưu trữ
Công tác tổ chức hội họp, sự kiện
Công tác quản lý cơ sở vật chất
Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Xây dựng nội quy, quy chế chung của công ty
Các văn bản quy định của cơ quan nhà nước hướng dẫn các hoạt động trong văn phòng, bao gồm văn thư, lưu trữ, tổ chức hội họp, sự kiện và đón tiếp khách Những quy định này đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong quản lý văn phòng, giúp cải thiện quy trình làm việc và tạo dựng hình ảnh tích cực cho cơ quan.
Ngoài xác định những hoạt động cần chuẩn hoá cho phòng ban mình, Phòng
HC – TH còn hỗ trợ trong việc xác định các hoạt động cần chuẩn hóa của các phòng ban khác trong công ty, bao gồm hoạt động tuyển dụng và đào tạo hội nhập của phòng Nhân sự, cũng như quy trình thanh quyết toán của phòng Kế toán.
Thứ hai là lựa chọn hình thức chuẩn hoá
Công ty TNHH Trek Asia có quy mô chưa lớn, do đó khi chuẩn hoá, Phòng
HC – TH chủ yếu tập trung vào việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy trình chung áp dụng cho toàn công ty Các chuẩn mực cho hoạt động chung và hoạt động riêng của từng phòng ban được thể hiện qua nhiều loại văn bản, tuy nhiên hiện tại vẫn chưa được ban hành đầy đủ.
Thứ ba là xây dựng và áp dụng các quy trình hoặc hệ thống tiêu chuẩn ISO trong quản lý hành chính
Cuối năm 2021, công ty đã quyết định áp dụng hệ thống quy trình theo Tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 Hiện tại, các quy trình quản lý vẫn đang trong giai đoạn xây dựng và chờ đánh giá, với một số dự thảo như quy trình quản lý văn thư – lưu trữ, quy trình đào tạo hội nhập, quy trình tuyển dụng, quy trình tính lương và quy trình nghỉ việc đã được hoàn thiện Các quy trình quản lý khác cũng đang được triển khai xây dựng theo tiêu chuẩn ISO.
