Lý do ch ọn đề tài
Trong bối cảnh đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, việc xây dựng một nền hành chính mạnh mẽ là cần thiết để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các vấn đề trong đời sống kinh tế - xã hội Cải cách hành chính Nhà nước hiện nay đặc biệt chú trọng đến công tác hành chính văn phòng, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý, điều hành trong các cơ quan, đơn vị.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước, đảm nhiệm nhiệm vụ then chốt trong việc bảo quản và cung cấp thông tin chất lượng, kịp thời cho quá trình quản lý.
Văn phòng là yếu tố thiết yếu trong quản trị của các cơ quan, tổ chức, do đó, việc củng cố tổ chức và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng cần được chú trọng Việc nâng cao công tác văn phòng không chỉ cần thiết mà còn phải được thúc đẩy hơn nữa để đáp ứng yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước.
Công tác quản trị văn phòng tại nhiều cơ quan, tổ chức vẫn chưa được nhận thức đúng về vai trò và nhiệm vụ của văn phòng, dẫn đến thiếu quan tâm trong việc xây dựng tổ chức và đào tạo cán bộ Nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, gây khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ Việc nâng cao hiểu biết và áp dụng hiệu quả các nghiệp vụ này sẽ giúp các cơ quan đảm bảo hoạt động công vụ liên tục, ổn định và hiện đại.
Sự tồn tại của công tác văn phòng là yếu tố khách quan, đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và tổng hợp, hỗ trợ quản trị hậu cần cho các cơ quan, tổ chức Việc xây dựng một văn phòng mạnh mẽ không chỉ giúp đổi mới phương thức lãnh đạo mà còn nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo Do đó, cần đặc biệt chú trọng đến việc cải cách và tổ chức hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Em đã chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn” để nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay.
L ị ch s ử nghiên c ứ u v ấn đề
- Tình hình nghiên cứu trong nước:
Hiện nay, nghiên cứu về Văn phòng đã trở thành một lĩnh vực phổ biến, với nhiều tác giả đã đóng góp công trình nghiên cứu đáng kể về vấn đề này.
Khóa luận của sinh viên Lê Thị Nga, lớp QT1001P, tập trung vào việc đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện Đầm Hà Nghiên cứu này không chỉ cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình hình hiện tại mà còn đưa ra những kiến nghị thiết thực để cải thiện quy trình làm việc và nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan hành chính địa phương.
- Báo cáo thục tập: “Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Văn phòng tại UBND xã Tân Lập, huyện Lục Yên, tỉnh Yên Bái” của sinh viên
Hoàng Quốc Ngọc lớp ĐHLTQTVP1-K1
Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thanh Hường từ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình bày giải pháp nâng cao hiệu quả hành chính tại Văn phòng UBND xã Ngũ Hùng Nghiên cứu này tập trung vào việc cải thiện quy trình làm việc, tăng cường sự hài lòng của người dân và nâng cao chất lượng dịch vụ công Các đề xuất trong báo cáo nhằm tối ưu hóa quản lý hành chính, từ đó góp phần phát triển bền vững cho địa phương.
- Báo cáo thực tập: “Công tác Hành chính Văn phòng của UBND huyện Vĩnh Tường” của Sinh viên Nguyễn Thị Hương – Trường Đại học Nội vụ Hà
Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu tổng quan về văn phòng trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, nhưng chưa có đề tài nào đi sâu vào công tác quản trị văn phòng tại Văn Phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình Vì vậy, tôi quyết định chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác Quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn” để nghiên cứu một cách chi tiết và đầy đủ.
M ụ c tiêu nghiên c ứ u
Khóa luận này hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản và đánh giá thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại đây.
Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng là cần thiết để nghiên cứu thực trạng và đánh giá hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại cơ quan Việc này giúp xác định các tiêu chí và phương pháp đánh giá phù hợp, từ đó nâng cao chất lượng quản lý và hoạt động văn phòng.
- Khảo sát đánh giá thực trạng trong việc thực hiện công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn;
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn.
Đối tượ ng và ph ạ m vi nghiên c ứ u
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn.
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn.
Gi ả thuy ế t nghiên c ứ u
Kết quả thực hiện công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn đã đáp ứng tiến độ và yêu cầu công việc chưa? Nghiên cứu có thể chỉ ra những nguyên nhân của những hạn chế và vướng mắc trong quá trình thực hiện công việc này.
- Bằng cách nào đểđẩy mạnh và nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn.
Phương pháp nghiên cứ u
Trong quá trình thực hiện, bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và thu thập thông tin từ tài liệu:
Tiến hành phân tích và tổng hợp những tài liệu liên quan nhằm phục vụđề tài nghiên cứu
- Phương pháp điều tra xã hội học: Ghi chép, thống kê.
Cấu trúc dự kiến của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài gồm có 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình.
CƠ SỞ LÝ LU Ậ N NÂNG CAO HI Ệ U QU Ả CÔNG TÁC
Khái niệm quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý tại các cơ quan và đơn vị Để hiểu rõ về quản trị văn phòng, cần bắt đầu từ khái niệm cơ bản về quản trị.
Quản trị là quá trình hợp tác với con người nhằm đạt được mục tiêu tổ chức trong môi trường biến động, theo quan điểm của Theo Nguyễn Hải Sản.
Quản trị được định nghĩa bởi Theo H.L Sisk là quá trình phối hợp tất cả các nguồn lực thông qua các bước hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Mục tiêu của quản trị là đạt được những mục tiêu đã được xác định trước.
Quản trị văn phòng là quá trình mà nhà quản trị thực hiện các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả.
Nội dung của quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng bao hàm hai nội dung:
- Quản lý công tác văn phòng
- Lãnh đạo văn phòng trong cơ quan, đơn vị
Từ những cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, có thể nêu những nội dung cơ bản của từng chức năng quản trị văn phòng:
- Chức năng hoạch định bao gồm các công việc
+ Xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng
+ Hoạch định các cuộc họp của cơ quan, lãnh đạo cơ quan.
+ Hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo
+ Hoạch định cơ sở vật chất, trang thiết bị
Hoạch định là yếu tố then chốt để hướng dẫn hoạt động của văn phòng, tạo nền tảng cho việc triển khai đồng bộ các nhiệm vụ trọng tâm Điều này giúp tăng cường tính chủ động trong công việc của văn phòng và cơ quan, đồng thời thúc đẩy sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận và cá nhân.
- Chức năng tổ chức trong công tác văn phòng: gồm hai nội dung:
+ Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao. + Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao
- Chức năng nhân sự: Là hoạt động của nhà quản trị với lực lượng lao động của văn phòng Hoạt động này gồm các công việc:
Để xác định nhu cầu nhân sự cho công tác văn phòng, thủ trưởng cơ quan cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình Từ đó, xây dựng phương án nhân sự và đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
+ Phân công bố trí công việc cụ thể cho bộ phận từng người căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực.
+ Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực của mỗi cá nhân
+ Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng
Chức năng lãnh đạo là quá trình tác động và hướng dẫn người khác, trong đó lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ thực hiện tốt nhiệm vụ Để hoàn thành vai trò này, lãnh đạo văn phòng cần thiết lập các tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả.
Chức năng kiểm tra là quá trình áp dụng các cơ chế và phương pháp nhằm đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và kết quả đạt được.
+ Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc
+ Kiểm tra công việc: Kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn có thực hiện đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đề ra không.
+ Kiểm tra nhân sự: Xem xét việc thực hiện quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng.
Vai trò c ủ a qu ả n tr ị văn phòng
Văn phòng đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong cơ quan, đơn vị, với chức năng và nhiệm vụ quản trị văn phòng liên quan chặt chẽ đến các lĩnh vực quản trị khác Quản trị văn phòng không chỉ là một lĩnh vực độc lập mà còn hỗ trợ thủ trưởng trong việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động của cơ quan.
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị.
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị.
- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị
- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị
Các y ế u t ố ảnh hưởng đế n qu ả n tr ị văn phòng
Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong và bên ngoài
Yếu tố bên ngoài gồmđiều kiện chính trị pháp lý, điều kiện xã hội, điều kiện khoa học kỹ thuật.
Điều kiện chính trị và pháp lý, thông qua các chính sách và chế độ, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động công tác văn phòng Nếu định hướng chính xác, các yếu tố này sẽ là cơ sở để văn phòng xây dựng quy chế hiệu quả.
Điều kiện xã hội bao gồm các yếu tố như văn hóa, phong tục tập quán, đạo đức và trật tự an toàn xã hội, tất cả đều có ảnh hưởng sâu sắc đến nội dung và nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng Những yếu tố này không chỉ định hình yêu cầu công việc mà còn ảnh hưởng đến cách thức thực hiện nhiệm vụ của họ.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin, đã tác động rõ rệt đến hiệu quả công tác văn phòng Công nghệ không chỉ thay đổi nội dung và hình thức làm việc mà còn cải thiện phương pháp nghiệp vụ, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất làm việc.
Các yếu tố bên trong gồm: Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị,
S ự c ầ n thi ế t và yêu c ầ u nâng cao hi ệ u qu ả trong công tác qu ả n tr ị văn phòng
Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và môi trường hoạt động, dẫn đến sự khác biệt về kích thước giữa các cơ quan Những cơ quan lớn với nhiều lĩnh vực hoạt động thường có công việc văn phòng phức tạp hơn, trong khi các cơ quan nhỏ hơn lại có quy trình đơn giản hơn Cơ cấu tổ chức cũng ảnh hưởng đáng kể đến nội dung và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng.
Yếu tố con người là một trong những thành phần quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng Sự hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong cơ quan sẽ tạo điều kiện cho công việc diễn ra suôn sẻ hơn Trình độ chuyên môn và ý thức trách nhiệm của từng cá nhân cũng đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng.
Quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị được xây dựng nhằm xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân, bao gồm cả văn phòng Quy chế này không chỉ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức mà còn định hình nhiệm vụ cụ thể của văn phòng trong toàn bộ hệ thống.
Cơ sở vật chất kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động của văn phòng Với trang thiết bị hiện đại, nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng và chính xác, đồng thời giúp bảo vệ sức khỏe cho cán bộ Do đó, lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao hiệu suất làm việc.
1.2 Sự cần thiết và yêu cầu nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng
1.2.1 Khái niệm hiệu quả và hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng a, Khái niệm hiệu quả
Hiệu quả được định nghĩa là đạt được kết quả tương tự nhưng với ít thời gian, công sức và nguồn lực hơn Nó có thể được hiểu qua công thức: Hiệu quả = Kết quả/Chi phí, cho thấy mối quan hệ giữa chi phí đầu vào và kết quả đầu ra Hiệu quả cũng là một đại lượng so sánh, phản ánh kết quả đạt được sau quá trình thực hiện.
Hiệu quả thường được hiểu là mục tiêu cần đạt, nhưng cũng có thể là công cụ để đánh giá khả năng tiến tới mục tiêu đó Trong bối cảnh quản trị văn phòng, khái niệm hiệu quả công tác đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các phương pháp và chiến lược nhằm nâng cao năng suất làm việc và đạt được kết quả mong muốn.
Hiệu quả của công tác quản trị văn phòng phản ánh những kết quả đạt được sau khi triển khai các hoạt động quản lý Điều này bao gồm việc tiếp cận hiệu quả các dịch vụ và chính sách được thực hiện đồng bộ, cũng như vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và điều hành các hoạt động văn phòng.
1.2.2 Tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng
Việc nâng cao công tác quản trị văn phòng sẽ cải thiện chất lượng công việc văn phòng, phục vụ và đáp ứng nhu cầu công việc hiệu quả hơn Trong bối cảnh huyện Lộc Bình phát triển, nâng cao chất lượng công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp thông tin, phục vụ hoạt động tham mưu, tổng hợp và hậu cần cho lãnh đạo, từ đó đảm bảo hiệu quả công việc.
Sự phát triển của công tác văn phòng tại huyện Lộc Bình phụ thuộc chủ yếu vào khả năng lãnh đạo và điều hành của người đứng đầu văn phòng, cùng với sự nhiệt huyết và nỗ lực của đội ngũ cán bộ văn phòng vì mục tiêu phát triển chung của địa phương.
TH Ự C TR Ạ NG CÔNG TÁC QU Ả N TR Ị VĂN PHÒNG
T ổ ch ứ c và ho ạt độ ng c ủa Văn phòng HĐND và UBND huyệ n L ộ c Bình
Lộc Bình, vùng đất biên cương phía Đông Bắc Việt Nam, đã trải qua nhiều giai đoạn lịch sử và mang nhiều tên gọi khác nhau dưới các triều đại phong kiến Kể từ khi Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời vào ngày 02/09/1945, Lộc Bình trở thành một huyện thuộc tỉnh Lạng Sơn, nằm ở phía Đông Nam của tỉnh này.
Lộc Bình là huyện miền núi biên giới thuộc tỉnh Lạng Sơn, có tổng diện tích tự nhiên là 198.642 ha, chiếm 11,87% tổng diện tích của tỉnh Huyện này nằm ở phía Đông Nam tỉnh Lạng Sơn, cách thành phố Lạng Sơn 23 km qua quốc lộ 4B.
Quảng Ninh là huyện có chiều dài biên giới giáp Trung Quốc lên đến 28,89 km Huyện này tiếp giáp với các khu vực lân cận như phía Bắc giáp huyện Cao Lộc và nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa, phía Đông giáp huyện Đình Lập, phía Tây giáp huyện Chi Lăng, và phía Nam giáp huyện Đình Lập cùng tỉnh Bắc Giang.
Huyện Lộc Bình có 29 đơn vị hành chính gồm 2 thị trấn (Lộc Bình, Na Dương) và 27 xã với 286 thôn bản, khu phố
Huyện Lộc Bình, qua quá trình phát triển và bảo vệ quê hương, đã hình thành những truyền thống lịch sử và bản sắc văn hóa đáng tự hào Dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng bộ và nhân dân huyện Lộc Bình luôn phát huy tinh thần yêu nước và đoàn kết, vượt qua khó khăn để đóng góp cho công cuộc giải phóng dân tộc và xây dựng chủ nghĩa xã hội Cách mạng Tháng Tám năm 1945 đã mang lại cuộc sống mới cho nhân dân các dân tộc huyện Lộc Bình, giúp họ từ thân phận nô lệ trở thành chủ nhân cuộc đời mình.
Sau khi giành được chính quyền, huyện Lộc Bình đã phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp Dưới sự lãnh đạo của Huyện ủy, đội ngũ cán bộ, đảng viên và quần chúng đã thể hiện tinh thần kiên cường, dũng cảm, quyết liệt chiến đấu để giữ vững từng tấc đất quê hương Phát huy truyền thống đấu tranh cách mạng từ giai đoạn lịch sử 1930 - 1954, họ đã vượt qua gian khổ và mất mát để bảo vệ đất nước.
Năm 1955, Đảng bộ, quân và dân các dân tộc huyện Lộc Bình bước vào thời kỳ cách mạng mới và đạt được nhiều thành tựu đáng kể Sau gần 30 năm đổi mới, huyện Lộc Bình tiếp tục gặt hái thành tựu quan trọng, với nền kinh tế tăng trưởng khá, đời sống người dân được cải thiện và nâng cao Quốc phòng, an ninh được tăng cường, hệ thống chính trị ổn định và công tác đối ngoại được chú trọng, tạo điều kiện cho sự hợp tác hữu nghị giữa huyện Lộc Bình và các địa phương bạn Những thành tựu này đã củng cố niềm tin vào sự lãnh đạo của Đảng, phát huy truyền thống cách mạng và đoàn kết, đóng góp cho sự phát triển bền vững của huyện Lộc Bình.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Từ khi Luật Tổ chức chính quyền địa phương có hiệu lực cho đến khi bầu ra Hội đồng nhân dân nhiệm kỳ 2016 – 2021, các Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tại các đơn vị hành chính sẽ duy trì cơ cấu tổ chức hiện tại và tiếp tục thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11/2003/QH11.
Căn cứ theo Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992, Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001, và Luật Tổ chức HĐND và UBND, bài viết này sẽ trình bày về chức năng và nhiệm vụ của HĐND và UBND cấp huyện.
UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND huyện và là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, có trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên UBND huyện tổ chức thực hiện Hiến pháp, Luật, văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND Ngoài ra, UBND huyện phối hợp với Thường trực UBND và các ban của HĐND để chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xem xét và quyết định UBND huyện còn quản lý nhà nước trong các lĩnh vực công – nông nghiệp, thương mại, y tế, văn hóa, giáo dục, và tài nguyên môi trường Cơ quan này cũng chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành các quy định pháp luật và bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, cùng với việc xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân Bên cạnh đó, UBND huyện quản lý hộ khẩu, hộ tịch và cư trú của người nước ngoài tại địa phương.
Quản lý biên chế và lao động tiền lương theo phân cấp của UBND cấp trên; tổ chức thi hành án theo quy định pháp luật; thực hiện thu chi ngân sách địa phương theo luật định; và quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án điều chỉnh địa giới hành chính là những nhiệm vụ quan trọng của UBND huyện.
UBND huyện Lộc Bình hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, nhằm phát huy vai trò lãnh đạo tập thể và nâng cao trách nhiệm cá nhân của chủ tịch, phó chủ tịch và ủy viên Chủ tịch UBND huyện Lộc Bình là người đứng đầu, chỉ đạo và quản lý mọi hoạt động của UBND huyện, các thành viên, thủ trưởng phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, cùng UBND xã, thị trấn Chủ tịch chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND huyện và thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Luật Tổ chức HĐND và UBND.
Giúp việc cho chủ tịch UBND huyện bao gồm ba phó chủ tịch và các phòng, ban, ngành chức năng trực thuộc UBND, hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ được giao.
Biên chế quản lý hành chính nhà nước của UBND huyện Lộc Bình bao gồm 13 phòng, ban chủ chốt, cụ thể là: Văn phòng HĐND và UBND, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Văn hóa – Thông tin, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội, Phòng Y tế, Phòng Tư pháp, Thanh tra huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Phòng Kinh tế - Hạ tầng, và Phòng Dân tộc.
Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình
Thực trạng công tác tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND
2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có nhiệm vụ tham mưu và tổng hợp thông tin cho HĐND và UBND về hoạt động của các cơ quan này Văn phòng cũng hỗ trợ Chủ tịch UBND trong việc chỉ đạo và điều hành, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước địa phương Ngoài ra, Văn phòng đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND, đặc biệt chú trọng đến việc hỗ trợ các đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống trong khu vực.
UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc
Văn phòng HĐND và UBND là tổ chức có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng, đồng thời chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế cũng như các hoạt động công tác.
UBND huyện đồng thời chịu sự chỉđạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh
Một số hình ảnh vềVăn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình
2.2.1.2 Nhiệm vụ Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:
UBND huyện trình bày chương trình làm việc và kế hoạch công tác hàng tháng, quý, sáu tháng và cả năm Đồng thời, UBND huyện cũng đôn đốc và kiểm tra các phòng ban chuyên môn cùng UBND cấp xã, thị trấn trong việc thực hiện các chương trình và kế hoạch đã được phê duyệt Ngoài ra, UBND huyện theo dõi, đôn đốc và kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn và UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND;
Chủ trì soạn thảo các đề án và dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND huyện, đồng thời theo dõi và đôn đốc các phòng, ban chuyên môn cùng UBND cấp xã thực hiện việc soạn thảo và chuẩn bị các đề án được giao phụ trách.
UBND và Chủ tịch UBND huyện cần duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, UB MTTQVN huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện, cũng như các cơ quan, tổ chức trung ương và tỉnh có mặt tại địa phương.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng;
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc và tiếp khách cho UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện, đồng thời đảm bảo các điều kiện hoạt động cần thiết theo quy định của UBND huyện và các tổ chức liên quan.
Văn phòng có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao bởi UBND và Chủ tịch UBND huyện, bao gồm việc tổ chức phục vụ cho hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các ban của HĐND, cũng như các Đại biểu HĐND huyện.
Tham mưu và xây dựng chương trình làm việc cùng kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và hàng năm cho HĐND, Thường trực HĐND và các Ban của HĐND; đồng thời tổ chức thực hiện các chương trình và kế hoạch đã được phê duyệt.
Tham mưu và phục vụ Thường trực HĐND trong việc điều hành công việc chung của HĐND, đồng thời điều hòa và phối hợp hoạt động các Ban của HĐND Đảm bảo thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, và nội quy kỳ họp HĐND Hỗ trợ Thường trực HĐND trong việc duy trì mối liên hệ với Tổ Đại biểu và các đại biểu HĐND cũng như trong hoạt động đối ngoại.
Thường trực HĐND có nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức kỳ họp, cũng như cuộc họp của Thường trực HĐND và các Ban của HĐND Đồng thời, Thường trực HĐND cần đôn đốc các cơ quan, tổ chức liên quan chuẩn bị tài liệu phục vụ cho các kỳ họp và cuộc họp này.
Thường trực HĐND và các ban của HĐND hỗ trợ trong việc xây dựng báo cáo công tác, phục vụ cho việc thẩm tra các đề án, báo cáo và dự thảo nghị quyết Đồng thời, họ cũng giúp thư ký kỳ họp HĐND hoàn thiện Nghị quyết của HĐND.
Thường trực HĐND và các ban của HĐND có trách nhiệm tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý các kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo Đồng thời, họ cũng theo dõi và đôn đốc việc giải quyết những khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân một cách hiệu quả.
Phối hợp với các cơ quan và tổ chức liên quan để hỗ trợ đại biểu HĐND trong việc tiếp xúc cử tri, đồng thời giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến và kiến nghị của cử tri để gửi đến các cơ quan có trách nhiệm xem xét và giải quyết.
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ công tác với cơ quan tỉnh và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND,
UBMTTQ VN, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương;
- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
Đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện hoạt động cho HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, Tổ đại biểu và đại biểu HĐND là rất quan trọng Điều này bao gồm việc hỗ trợ hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính và lễ tân, nhằm phục vụ HĐND thực hiện các chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND.
- Thực hiện các nhiệm vụkhác do HĐND giao.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình được tổ chức với 04 Phó Chánh văn phòng, cùng với đội ngũ chuyên viên và nhân viên Hiện nay, Văn phòng có 01 Phó Chánh văn phòng phụ trách, hỗ trợ 03 Phó Chánh văn phòng khác trong việc lãnh đạo và điều hành các hoạt động của Văn phòng.
Th ự c tr ạ ng công tác t ổ ch ức, điều hành văn phòng
2.3.1 Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn, đóng vai trò đầu mối trong việc xử lý công việc của UBND huyện Cơ quan này được HĐND và UBND ủy quyền để thực hiện một số thủ tục hành chính thông thường, hỗ trợ Thường trực HĐND và UBND huyện trong việc triển khai nhiệm vụ.
Công tác tham mưu – tổng hợp văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao, bao gồm xây dựng chương trình và lịch công tác, tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND và UBND huyện, cung cấp thông tin, tổng hợp và thực hiện chế độ báo cáo, cũng như soạn thảo, ban hành và đôn đốc thực hiện các văn bản.
Văn phòng đã hỗ trợ lãnh đạo trong việc xây dựng chương trình và kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng và hàng năm Chương trình làm việc được thiết kế rõ ràng, nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ và tiến độ thực hiện công việc.
Văn phòng cũng xây dựng lịch công tác tuần cho lãnh đạo
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, TUẦN THỨ….
Thời gian Nội dung Địa điểm
Văn phòng đã hỗ trợ lãnh đạo trong việc xây dựng chương trình công tác và thực hiện chỉ đạo, điều hành, giám sát của Thường trực HĐND, UBND huyện, góp phần kiểm soát chất lượng công việc Văn phòng theo dõi và đôn đốc các phòng, ban, đơn vị cùng UBND các xã, thị trấn thực hiện chương trình công tác và chế độ thông tin báo cáo theo quy định, đồng thời tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND và UBND Với sự nỗ lực không ngừng, văn phòng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, tham mưu kịp thời cho lãnh đạo để đưa ra quyết định chính xác Để thực hiện hiệu quả chức năng của mình, văn phòng đã xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế cần thiết.
Lãnh đạo Văn phòng chú trọng đến công tác tham mưu và tổng hợp, thường xuyên đôn đốc chuyên viên và cán bộ thực hiện để đảm bảo chất lượng công việc phục vụ lãnh đạo, đồng thời theo sát chương trình công tác đã được đề ra.
2.3.2 Tổ chức quản lý thông tin
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng, giúp thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp cho Văn phòng HĐND và UBND Để thu thập thông tin, văn phòng đã sử dụng nhiều phương thức như tiếp nhận văn bản đến, trao đổi qua điện thoại và khai thác thông tin từ mạng nội bộ, trong đó văn bản là phương thức chủ yếu.
Hệ thống Văn phòng điện tử Eoffice đã được xây dựng để trở thành phương thức trao đổi thông tin bắt buộc trong công việc hàng ngày của UBND huyện Tất cả các hoạt động liên quan đến nhiệm vụ của cán bộ công chức tại các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện, cũng như UBND xã, thị trấn sẽ được thực hiện thông qua hệ thống này.
Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện trên phần mềm Eoffice
Văn phòng duy trì hiệu quả công tác thông tin tổng hợp và chế độ báo cáo, với các báo cáo được gửi định kỳ hàng tuần, hàng tháng và hàng quý đến các cơ quan cấp trên, Thường trực HĐND, UBND huyện cùng các đơn vị liên quan.
Các chuyên viên tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi các lĩnh vực công tác của Thường trực HĐND và UBND huyện, hỗ trợ xây dựng lịch công tác và giám sát hoạt động của các phòng ban, đơn vị, xã, thị trấn Họ giúp lãnh đạo Thường trực HĐND và UBND huyện nắm bắt thông tin kịp thời để chỉ đạo các hoạt động kinh tế, xã hội, và an ninh quốc phòng trong khu vực Nhờ đó, chất lượng báo cáo được cải thiện và công tác xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện với Văn phòng huyện ủy cùng các phòng ban, ngành, đoàn thể, xã và thị trấn trong việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo được duy trì liên tục.
2.3.3 Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Chương trình và kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hoạt động của cơ quan, giúp nhà quản lý linh hoạt ứng phó với các thay đổi trong quá trình điều hành, đồng thời vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Bảng 2.2 Số lượng chương trình, kế hoạch UBND huyện xây dựng được từ năm 2010 đến quý I năm 2016
STT Tên loại văn bản ban hành
(Nguồn: UBND huyện Lộc Bình)
Nội dung lập chương trình, kế hoạch công tác a Nội dung lập chương trình công tác
- Xác định mục tiêu: Văn phòng đề ra mục tiêu xây dựng một chương trình, kế hoạch cụ thể có tính khả thi, đảm bảo chất lượng.
- Cách thức thực hiện mục tiêu: Tiến hành phân công công việc cho cá nhân hoàn thiện văn bản, tiến hành kiểm tra
- Thời gian đạt mục tiêu: Yêu cầu trong một tuần phải ra thành quả. b Quy trình lập chương trình, kế hoạch
Bước 1: Chuẩn bị lập chương trình, kế hoạch:
Bước 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo
Bước 3: Trưng cầu ý kiến về chương trình, kế hoạch dự thảo
Bước 4: Thảo luận thông qua chương trình, kế hoạch dự thảo
Bước 5: Ban hành chương trình, kế hoạch trong đơn vị:
❖ Bố cục chương trình, kế hoạch công tác
- Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch.
- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn.
- Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch
- Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch
- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện.
- Các điều kiện, phương tiện thực hiện.
- Các đối tượng được phân công thực hiện
- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm.
- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thưởng, kỷ luật
- Nêu các đề xuất, kiến nghị
Bảng 2.3 Số lượng chương trình, kế hoạch Văn phòng xây dựng từ năm 2010 đến quý I năm 2016
Tên loại văn bản ban hành
(Nguồn: UBND huyện Lộc Bình)
Chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và mẫu văn bản liên quan, đồng thời dự thảo văn bản theo đúng thể thức và nội dung yêu cầu.
- Lãnh đạo văn phòng kiểm tra, ký nháy vào chỗnơi nhận văn bản
Chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý Phê duyệt văn bản
- Trình lãnh đạo UBND đối với những văn bản có sự phê duyệt của lãnh đạo UBND
Văn thư có trách nhiệm ghi số và đóng dấu của UBND huyện, sau đó chuyển giao cho phòng, ban hoặc đơn vị có nhiệm vụ ban hành văn bản và lưu trữ hồ sơ Đồng thời, văn thư cũng phải lưu giữ bản gốc của văn bản đã đi.
Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch
Dựa trên văn bản đã ban hành, văn phòng tiến hành xác định tính khả thi và kiểm tra lại nội dung cũng như thể thức Sau đó, văn phòng ưu tiên các công việc quan trọng và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận, cá nhân phù hợp với năng lực Cuối cùng, văn phòng tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc sau khi hoàn thành.
2.3.4 Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy,
Chuyên viên Lãnh đạo Văn phòng
Văn thư phát hành quy định
Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình đã ban hành Quyết định số 18/QĐ-VP vào ngày 27 tháng 3 năm 2014, quy định về Quy chế làm việc của văn phòng.
