NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
Cơ sở lý luận và thực tiễn
Công tác Văn thư- Lưu trữ là hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý công việc tại các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội cũng như các đơn vị vũ trang nhân dân.
Tình hình thực tế về công tác Văn thư- Lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5 vào các năm trước như sau:
Nhân viên văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và truyền đạt thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác Họ phải ghi nhớ và xử lý một khối lượng thông tin lớn hàng ngày để đảm bảo công việc được thực hiện kịp thời và không bị trùng lặp Để phối hợp hiệu quả, cần thiết lập chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu nắm bắt kịp thời các nhiệm vụ của nhà trường Việc đánh giá giá trị tài liệu cần được thực hiện một cách chu đáo, dựa trên các nguyên tắc lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn liên quan đến nội dung và chức năng của văn kiện trong hoạt động giáo dục.
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong công tác hàng ngày của nhà trường, bao gồm hồ sơ học sinh, giáo viên và các báo cáo sơ kết, tổng kết Việc xây dựng chương trình và kế hoạch cũng cần dựa trên các văn bản được sao gửi và lưu trữ cẩn thận tại trường.
Để tổ chức công tác một cách khoa học và hiệu quả, việc quản lý hồ sơ cần được thực hiện một cách gọn gàng, giúp đảm bảo công việc được tiến hành nhanh chóng và chính xác.
Căn cứ vào lý luận, sáng kiến kinh nghiệm về văn thư và lưu trữ cơ quan được xây dựng dựa trên các văn bản chủ yếu như sau:
- Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, đơn vị;
- Căn cứ pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
- Căn cứ pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
- Căn cứ văn bản quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội ban hành;
- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30 tháng 12 năm 2016 cuả Bộ GD&ĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Ngành giáo dục;
- Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường Phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT;
Thông tư số 18/2018/TT-BGD&ĐT quy định về việc kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận trường đạt chuẩn quốc gia, áp dụng cho các trường THCS, THPT và trường phổ thông nhiều cấp học.
- Căn cứ Nghi định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Theo Thông tư số 09/2016/TT-BNV ban hành ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ, quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu được hình thành trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, việc quản lý và lưu trữ tài liệu là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong công tác hành chính.
Căn cứ Thông tư 01/2020/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2020 của Bộ Nội vụ, một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành đã được bãi bỏ.
Công tác Văn thư- Lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo theo đúng quy định của pháp luật và các chính sách của Đảng Ngoài ra, công tác này còn góp phần vào việc giáo dục học sinh thông qua môi trường học tập và cảnh trí xung quanh, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển toàn diện của các em.
Công tác Văn thư-Lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn, bảo quản và tổ chức một cách khoa học các văn bản và giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường và cá nhân Việc này không chỉ giúp lưu giữ bằng chứng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu khi cần thiết.
Công tác Văn thư - Lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong trường học, tạo mối liên kết chặt chẽ giữa Ban Giám hiệu, giáo viên và học sinh Hoạt động này không chỉ giúp lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả mà còn đảm bảo thông tin được quản lý và truy cập dễ dàng trong suốt quá trình giảng dạy và học tập.
Công tác Văn thư- Lưu trữ cần đảm bảo việc báo cáo thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác, nhằm hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý hồ sơ học sinh và giáo viên.
Công tác Văn thư - Lưu trữ học tại trường học bao gồm nhiều nhiệm vụ quan trọng như giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê Những hoạt động này cần được thực hiện thường xuyên và liên tục, đồng thời phải củng cố và bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý thông tin.
Cán bộ văn thư cần sở hữu những phẩm chất thiết yếu như trung thực, thẳng thắn, chân thành và bí mật Họ cũng phải tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp và gọn gàng trong công việc Độ tin cậy, tính nguyên tắc và phương pháp khoa học là những yêu cầu không thể thiếu để đảm bảo hiệu quả công việc.
Công tác văn bản hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được ba mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan Ngược lại, nếu hồ sơ không được lập đầy đủ và chất lượng kém, sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu lực chỉ đạo và điều hành, làm giảm chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức, cũng như bộ máy Nhà nước, đặc biệt là tại trường THPT Nghi Lộc 5.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP
1 Giải pháp 1: a./ Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác Văn thư- Lưu trữ rất quan trọng trong quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết b./ Hiệu trưởng quan tâm chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác Văn thư-Lưu trữ của nhà trường Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực hiện các văn bản về công tác Văn thư- Lưu trữ đến giáo viên, bộ phận chuyên môn Vì thế, các bộ phận chuyên môn làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, lưu gửi cẩn thận tại trường c./ Để so sánh với 02 giải pháp trên thì nhà trường đã làm tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường
2 Giải pháp 2: a Để thực hiên tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ chúng tôi đã thực hiện theo các Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữu cơ quan
- Căn cứ văn bản quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội ban hành;
- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30 tháng 12 năm 2016 cuả Bộ GD&DDT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Ngành giáo dục;
Theo Thông tư số 09/2016/TT-BNV ban hành ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ, quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu, các cơ quan tổ chức cần tuân thủ các quy định liên quan đến thời gian lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động.
- Căn cứ thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản hành chính
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác Văn thư, nhằm phù hợp với xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước Việc này không chỉ cần thiết cho việc bảo quản hồ sơ mà còn góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu.
Chúng tôi, những người phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ, luôn nỗ lực học hỏi để nâng cao kỹ năng quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ tại trường Việc này là một giải pháp tổng thể và đồng nhất nhằm bảo quản hiệu quả các loại hồ sơ, bao gồm quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, cũng như theo dõi quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, cùng với hoạt động giảng dạy của giáo viên trong nhà trường.
Trong quá trình hoạt động hàng năm, nhà trường tạo ra nhiều loại giấy tờ, tài liệu và sổ sách Để tránh thất lạc và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết, các loại giấy tờ này cần được phân loại và sắp xếp một cách khoa học, theo thứ tự thời gian.
Cần nhận thức đúng đắn về vai trò và ý nghĩa của công tác Văn thư- Lưu trữ, đồng thời xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến quy trình này Việc nâng cao hiệu quả công tác Văn thư- Lưu trữ sẽ đảm bảo hồ sơ lưu trữ tại trường được quản lý một cách tốt nhất.
Lập hồ sơ tốt giúp lưu trữ đầy đủ các văn bản và giấy tờ liên quan đến từng vấn đề, sự việc, con người, từ đó hỗ trợ nghiên cứu và thực hiện nhiệm vụ theo đúng chủ trương của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước Điều này cũng tạo nền tảng vững chắc để giải quyết hiệu quả từng công việc cụ thể.
Lập hồ sơ tốt giúp thừa kế kinh nghiệm và phương pháp làm việc hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng công tác và tiết kiệm thời gian, góp phần chống lại tình trạng quan liêu trong công tác Văn thư - Lưu trữ Để bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường một cách hiệu quả, người phụ trách cần thu thập đầy đủ chứng cứ, hỗ trợ việc kiểm tra và theo dõi hoạt động của nhà trường Điều này cũng đảm bảo lưu trữ đầy đủ tài liệu giá trị, phục vụ tốt cho công tác báo cáo và triển khai chương trình công tác mới một cách nhanh chóng.
ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐẾN
Công văn đến bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, cũng như các hình thức như fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật Đồng thời, nó cũng bao gồm các đơn thư được gửi đến các cơ quan và tổ chức.
1 Trình tự theo dõi công văn đến a Về nguyên tắc tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức Khi tiếp nhận phải kiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)….đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận b Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản có dấu “hỏa tốc”, “khẩn”,
Khi nhận được văn bản "thượng khẩn", người được giao trách nhiệm cần báo cáo ngay và lập biên bản nếu cần thiết, yêu cầu người chuyển giao ký nhận Đối với văn bản gửi qua Fax hoặc mạng, cán bộ văn thư phải kiểm tra số lượng, số trang, nơi gửi và nơi nhận Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo kịp thời cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết.
Ví dụ: Sổ đăng ký CV đến
- Trình tự theo dõi công văn đến qua mạng
Khi nhận văn bản qua mạng, cần kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc và toàn vẹn của văn bản trước khi phân phối Văn thư cơ quan sẽ chuyển văn bản giấy cho cán bộ công chức chuyên môn phụ trách giải quyết Việc scan văn bản phải tuân theo quy định của từng cơ quan và lưu trữ trong các thư mục riêng biệt.
+ Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức)
2 Phân loại văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận, bì văn bản đến phải được sơ bộ
Văn bản được phân loại thành hai loại chính: loại thứ nhất là văn bản chính thức, loại thứ hai bao gồm thư riêng và sách báo tư liệu, thường được gửi trực tiếp đến cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị có liên quan.
Văn bản được phân loại thành hai loại chính: loại gửi cho cơ quan và loại gửi cho đơn vị, tổ chức, đoàn thể Đối với văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể, việc chuyển phát được thực hiện trực tiếp mà không cần bóc bì Trong khi đó, văn bản gửi chung cho cơ quan phải trải qua quy trình bóc bì và đăng ký thủ tục.
Việc tiếp nhận và bóc bì văn bản mật phải tuân thủ quy định tại Thông tư 24/2020/TT-BCA, ban hành ngày 10 tháng 3 năm 2020, của Bộ Công an, nhằm thực hiện Nghị định số 26/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 28 tháng 2 năm 2020, của Chính phủ.
3 Bóc bì văn bản đến:
+ Những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được bóc bì trước để giải quyết kịp thời
+ Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan
Khi bóc bì văn bản, cần chú ý không làm rách hoặc mất chữ của tài liệu Địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện cũng phải được giữ lại để thuận tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết.
Khi nhận văn bản có kèm phiếu gửi, cần ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi, sau đó chuyển trả lại cơ quan gửi để đảm bảo theo dõi và xử lý kịp thời.
+ Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo thì khi bóc bì giữ lại bì đính kèm văn bản để làm bằng chứng
Tất cả văn bản đến cần được đăng ký tại văn thư và phải được đóng dấu "đến" Đối với văn bản Fax, cần chụp lại trước khi đóng dấu Trong trường hợp văn bản được chuyển phát qua mạng, có thể in ra và thực hiện thủ tục đóng dấu "đến" khi cần thiết.
Dấu đến cần được đặt rõ ràng và ngay ngắn trên giấy trắng, dưới số và ký hiệu, hoặc dưới trích yếu nội dung, cũng như dưới địa danh và ngày tháng ban hành văn bản Kích thước của dấu đến là 30 mm x 50 mm.
+ Nội dung của dấu đến:
- Tên cơ quan nhận văn bản
- Số đến: Là số thứ tự văn bản đến cơ quan được tính từ ngày đầu cơ quan nhận được văn bản cho đến ngày cuối cùng trong năm
- Ngày đến: Là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
- Chuyển đến: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
5 Đăng ký văn bản đến: Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan Hiện nay, ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký văn bản đến:
- Đăng ký bằng máy vi tính
Tất cả văn bản đến phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn, đảm bảo rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định Khi thực hiện đăng ký, không sử dụng bút chì và không dập xóa Tránh viết tắt các từ ít thông dụng để giảm thiểu nhầm lẫn và dễ dàng trong việc tra cứu.
BỘ CÔNG NGHIỆP ĐẾN Số:………
Theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 và công văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng được hướng dẫn chi tiết nhằm đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong công tác lưu trữ.
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì chỉ nên lập hai sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 văn bản đến 5000 văn bản đến trong một năm thì lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật); + Sổ đăng ký văn bản mật đến
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 văn bản đến dưới 5000 văn bản đến trong một năm thì lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến cửa các Bộ, Ngành, cơ quan trung ương;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến
Các cơ quan và tổ chức tiếp nhận hơn 5000 văn bản hàng năm cần lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch cụ thể, cùng với sổ đăng ký văn bản mật đến.
ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐI
Công văn đi bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, bao gồm cả bản sao, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật, được phát hành bởi các cơ quan, tổ chức.
Văn bản đi bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật như nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ trưởng Chính phủ, thông tư của Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cùng với các chỉ thị và quyết định của Ủy ban nhân dân.
Văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung, có thể được phân loại thành các nhóm chính khác nhau.
- Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm pháp luật;
- Thứ hai là nhóm văn bản hành chính;
- Thứ ba là nhóm văn bản chuyên ngành;
Văn bản đi có thể được chuyển giao giữa các cơ quan hoặc tới tổ chức, cá nhân bên ngoài Hình thức chuyển giao có thể là trực tiếp hoặc thông qua bưu điện, máy Fax, hoặc qua mạng.
1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản a Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình văn bản
Trước khi ghi số và ngày tháng cho văn bản, văn thư cơ quan cần kiểm tra kỹ lưỡng về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày Cần xác định xem văn bản có đáp ứng các tiêu chí thể thức theo quy định của Nhà nước hay không Những văn bản không đạt yêu cầu về thể thức và hình thức trình bày cần được chỉnh sửa trước khi gửi đến các đối tượng liên quan.
Sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành, Lộc 5 cần được chuyển đến văn thư để đánh số theo hệ thống số chung của trường, do Văn thư thống nhất quản lý, ngoại trừ một số văn bản chuyên ngành như hóa đơn và chứng từ kế toán.
Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi
Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định
* Ghi số văn bản: Văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệ thống số chung cơ quan
- Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật:
Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành được quy định tại Điều 7 của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 63/2020/QH14, có hiệu lực từ ngày 18 tháng 6 năm 2020.
Số và ký hiệu của Luật, Nghị quyết Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội được tổ chức theo thứ tự: “Loại văn bản: số thứ tự của văn bản/ năm ban hành/ tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội.”
Ví dụ: Kế hoạch số: 01/KH-THPTNL5
Quyết định số: 02/QĐ-THPTNL5
Phương án số: 03/PA-THPTNL5
Tờ trình số: 04/TTr-THPTNl5
Số và ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật được sắp xếp theo thứ tự: “số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản – tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản”.
Số của văn bản quy phạm pháp luật được xác định bởi thứ tự đăng ký theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm, cùng với năm ban hành Số này được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, với năm ban hành được ghi đầy đủ Ví dụ, các năm sẽ được ghi là 2020, 2021, v.v Đối với các văn bản như Luật, pháp lệnh, và nghị quyết của Quốc hội, việc đánh số sẽ dựa trên từng loại văn bản và nhiệm kỳ của Quốc hội.
Ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng quy định, bản sao kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước như Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ.
Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ban hành được quy định tại Điều 7 của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 31/2004/QH11, ban hành ngày 03 tháng 12 năm 2004.
- Số, ký hiệu của văn bản hành chính:
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm, bắt đầu từ số 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 Các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản dựa trên tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được phát hành Số văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập.
Ký hiệu của văn bản hành chính:
Ký hiệu của quyết định và chỉ thị cá biệt, cùng với các hình thức văn bản khác, bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Ngoài ra, cũng cần chú ý đến việc sử dụng chữ viết tắt cho tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước như Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ khi ban hành văn bản.
Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn (nếu có).
Ví dụ: Công văn của Trường THPT Nghi Lộc 5 soan thảo: Số:…./TB- THPTNL5
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI NHÀ TRƯỜNG
1 Lập danh mục hồ sơ a Khái niệm:
Lập hồ sơ là quá trình tổ chức và sắp xếp các văn bản, tài liệu để theo dõi và giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định Việc lập hồ sơ có tác dụng quan trọng trong việc quản lý thông tin, tăng cường hiệu quả công việc và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình làm việc.
Lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng:
- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả
- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị
Việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ không chỉ phục vụ cho nghiên cứu hiện tại mà còn hỗ trợ lâu dài Mỗi cán bộ, công chức cần lập đầy đủ hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc để đảm bảo tính khoa học trong các ý kiến đề xuất, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác Đối với các cơ quan, đơn vị, việc lập hồ sơ hiệu quả sẽ giúp quản lý công việc và tài liệu một cách chặt chẽ, đồng thời giữ gìn bí mật thông tin.
Lập hồ sơ khoa học giúp xây dựng nề nếp trong công tác văn thư, ngăn chặn tình trạng nộp tài liệu không có tổ chức và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên lưu trữ Điều này sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc khai thác và nghiên cứu tài liệu.
2 Căn cứ lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ bao gồm các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; quy chế làm việc và quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ; cùng với kế hoạch và nhiệm vụ công tác hàng năm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân.
3 Nội dung lập danh mục hồ sơ a Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ; b Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập; c Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; d Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ; e Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách:
4 Tổ chức lập danh mục hồ sơ a Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách:
Mỗi năm, nhân viên văn thư được giao nhiệm vụ lập danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan, sau đó sẽ tách riêng danh mục hồ sơ của từng đơn vị và chuyển giao cho các bộ phận liên quan.
Trưởng các đơn vị cần chỉ đạo từng bộ phận và nhân viên tham gia góp ý, bổ sung và hoàn thiện danh mục của đơn vị mình Sau khi hoàn tất, gửi lại cho nhân viên văn thư của cơ quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
+ Nhân viên văn thư hoàn chỉnh lần cuối bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan rồi trình cho người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành
+ Cuối mỗi năm văn thư, các bộ phận, nhân viên tự dự kiến những hồ sơ thuộc phần công việc của mình cần phải lập trong năm;
Căn cứ vào các nhiệm vụ chủ yếu được giao, cán bộ, giáo viên và công nhân viên cần xác định nhóm hồ sơ cũng như các hồ sơ cần lập trong năm.
Mỗi nhiệm vụ lớn thường bao gồm một nhóm hồ sơ, trong đó mỗi công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể sẽ được ghi lại dưới dạng một hồ sơ riêng biệt, đặc biệt nếu trong quá trình thực hiện phát sinh nhiều tài liệu.
Cán bộ, nhân viên phụ trách tuyển dụng cần xác định nhóm hồ sơ cần lập là hồ sơ tuyển dụng Mỗi chức danh sẽ được chia thành một hồ sơ riêng, ví dụ như hồ sơ tuyển dụng Thư viện, hồ sơ tuyển dụng giáo viên dạy Hóa, và các hồ sơ khác tương ứng.
Sau khi hoàn thành, cần nộp bản danh mục hồ sơ cho trưởng đơn vị để tiến hành kiểm tra, xem xét, sửa đổi và bổ sung Sau khi hoàn chỉnh, bản danh mục sẽ được chuyển đến Văn thư của cơ quan.
Nhân viên Văn thư-Lưu trữ có trách nhiệm tổng hợp và hoàn chỉnh danh mục hồ sơ của cơ quan, sau đó trình lãnh đạo ký duyệt và ban hành vào đầu năm Danh mục hồ sơ này sẽ được sao chụp và gửi đến các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện hồ sơ chưa sát với thực tế hoặc có công việc phát sinh, các đơn vị hoặc cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào danh mục của mình, để Văn thư tổng hợp và cập nhật danh mục hồ sơ của cơ quan.
5 Mở hồ sơ a Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ b Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (Theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ)
6 Thu thập, cập nhất văn bản, tài liệu vào hồ sơ a Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm b Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của Lãnh đạo, tham luận các đại hội tại hội nghị, hội thảo,… đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc
7 Kết thúc hồ sơ a Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; b Loại bỏ văn bản trùng, bản nháp hoặc tư liệu tham khảo xét thấy không cần đưa vào hồ sơ (nếu có); c Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ, quy định rõ về việc quản lý và sử dụng con dấu Ngoài ra, việc này cũng được hướng dẫn trong Điều 25 và 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 liên quan đến công tác văn thư.
1.Quản lý và sử dụng con dấu
1.1 Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiên theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này
1.2 Con dấu cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiên thực hiên những quy định sau.: a Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; b Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; c Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; d Không được đóng dấu khống chỉ
1.3 Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau: a Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; b Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vị quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó
2.1 Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định 2.2 Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
2.3 Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục
2.4 Việc đóng dấu giáp lại, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành Việc quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư được Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện tại: Điều 13,15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Khoản 2, Điều
Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012, hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Nội dung của thông tư này quy định rõ ràng các bước cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ tài liệu được thực hiện một cách hiệu quả và hợp pháp, nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước.
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ được quy định tại các điều 20, 26 và 27 trong mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng quy chế này Ảnh minh họa cho thấy két sắt dùng để bảo quản con dấu.
QUẢN LÝ HỌC BẠ, SỔ ĐĂNG BỘ, HỒ SƠ CHUYỂN ĐI- CHUYỂN ĐẾN (HỒ SƠ HỌC SINH), HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Quản lý học bạ học sinh là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư Để thực hiện việc này hiệu quả, cần phải có những biện pháp quản lý chặt chẽ và hệ thống.
- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục)
- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học)
- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong mỗi năm học)
- Sổ ký mượn-trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết
1 Học bạ: a Hình thức học bạ bằng giấy:
Trình tự quản lý và theo dõi:
Vào đầu năm học, nhân viên văn thư cần kiểm tra và đếm lại số lượng học bạ theo danh sách lớp, đồng thời kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo Sau khi ghi lại số lượng vào sổ theo dõi, học bạ sẽ được bàn giao cho học sinh để ghi các chi tiết cần thiết Sau khi hoàn tất, giáo viên chủ nhiệm (GVCN) phải trả lại học bạ cho văn thư để quản lý Khi mượn học bạ, cần ký vào sổ mượn, và khi trả, phải ký vào sổ đã trả; văn thư cũng cần kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi nhận lại.
Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt và giữ cho nó sạch sẽ Bên trong học bạ, các hồ sơ của học sinh như giấy khai sinh (bản sao), phiếu trúng tuyển vào lớp 10, giấy chứng nhận tốt nghiệp THCS tạm thời, và đơn xin nhập học cần được lưu giữ cẩn thận Để tránh rơi rớt, các hồ sơ này nên được bấm lại bằng kim bấm Đặc biệt, đối với học bạ lớp 10, văn thư cần ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
Nhà trường định kỳ kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các chi tiết trong học bạ, đồng thời lập biên bản cụ thể cho từng lần kiểm tra Nhân viên văn thư có trách nhiệm xem xét và xử lý những thiếu sót thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên liên quan để kịp thời xử lý.
Học bạ cần được sắp xếp theo thứ tự A, B, C, D và buộc lại bằng dây theo từng lớp Mỗi lớp nên được lưu trữ trong một ngăn riêng, bên ngoài ghi rõ tên lớp, năm học, tên giáo viên chủ nhiệm, số lượng học sinh của mỗi lớp và kèm theo danh sách lớp để dễ dàng tra cứu thông tin kịp thời.
Đối với học bạ của học sinh đã nghỉ học hoặc ra trường nhưng chưa nhận, văn thư cần ghi sổ theo dõi và sắp xếp theo thứ tự A, B, C để dễ dàng tìm kiếm khi cần giao cho phụ huynh và ký nhận Hình ảnh minh họa cho tủ đựng học bạ của ba khối lớp 10, 11, 12 năm học 2021-2022 Bên cạnh đó, cần chú ý đến hình thức học bạ điện tử.
.-< số học bạ>
- Số thứ tự ghi vào sổ đăng bộ:
Mã tỉnh là 29, mã trường THPT Nghi Lộc 5 là 126, năm tuyển sinh là 2022, và số thứ tự học bạ là 003 Số thứ tự ghi vào sổ đăng bộ được xác định là 2022/003.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý học bạ điện tử, bao gồm việc in Sổ học bạ từ phần mềm vào cuối học kỳ I, học kỳ II và cả năm học Sau khi in, nhân viên sẽ lấy chữ ký của giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm, sau đó trình Hiệu trưởng ký duyệt và đóng dấu.
Trình tự quản lý và theo dõi:
Sau khi hoàn tất hồ sơ tuyển sinh lớp 10 và phân bổ theo lớp, văn thư sẽ tập hợp danh sách các lớp 10, mua học bạ theo chỉ tiêu tuyển sinh của năm học Sau đó, danh sách này sẽ được phát cho giáo viên chủ nhiệm để viết và trình Hiệu trưởng ký vào trang đầu Cuối cùng, danh sách sẽ được sắp xếp theo thứ tự A, B, C và ghi vào sổ đăng bộ một cách chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin theo mẫu quy định.
+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: Lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học
Cuối mỗi năm học, cần ghi chép số lượng học sinh đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, và bỏ học, đồng thời phải có xác nhận của Hiệu trưởng.
3 Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi- chuyển đến)
Để chuyển trường, học sinh cần chuẩn bị đơn xin rút học bạ và đơn xin chuyển trường có sự đồng ý của nơi tiếp nhận Đối với việc chuyển trường trong tỉnh, thẩm quyền thuộc về nhà trường, do Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký xác nhận Nếu chuyển trường ngoài tỉnh, nhà trường phải viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Sở GD&ĐT Nghệ An để xem xét Văn thư sẽ mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó cho phụ huynh ký vào sổ.
Khi thực hiện việc chuyển trường, phụ huynh cần chuẩn bị các giấy tờ như học bạ, giấy giới thiệu và các tài liệu liên quan khác Văn thư có trách nhiệm kiểm tra học bạ để đảm bảo đầy đủ thông tin về kết quả học tập, chữ ký của giáo viên chủ nhiệm và xác nhận từ hiệu trưởng cũ Nếu học bạ thiếu thông tin, văn thư sẽ trả lại cho phụ huynh để bổ sung và hẹn thời gian nộp lại.
4 Hồ sơ cấp phát văn bằng, chứng chỉ
Theo thông tư số 21/2019/TT-BGDDT ngày 29 tháng 11 năm 2011 Cán bộ văn thư thực hiện các mục sau:
1 Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm: a) Kiểm tra, đối chiếu và ghi chính xác, đầy đủ các thông tin trong văn bằng, chứng chỉ Yêu cầu người được cấp văn bằng, chứng chỉ xác nhận về việc đã kiểm tra thông tin, xác nhận các yêu cầu chỉnh sửa thông tin và cung cấp các căn cứ yêu cầu chỉnh sửa thông tin; b) Lập đầy đủ hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ và lưu trữ theo quy định của Quy chế này; c) Bảo đảm tính chính xác và chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ, trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ; d) Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ
2 Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm: a) Ban hành quy chế bảo quản, lưu giữ, sử dụng, cấp phát văn bằng, chứng chỉ của cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ Quy chế phải quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân và chế tài xử lý khi để xảy ra vi phạm; b) Tổ chức in, cấp văn bằng, chứng chỉ đúng thẩm quyền và đúng thời hạn theo quy định của Quy chế này; c) Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 25 của Quy chế này; d) Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc theo quy định tại Chương IV của Quy chế này; đ) Cấp phụ lục văn bằng kèm theo văn bằng giáo dục đại học; e) Xác minh tính xác thực của văn bằng, chứng chỉ khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; g) Chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 21, Điều
Theo Điều 22, Điều 23 và Điều 24 của Quy chế này, việc cấp lại văn bằng, chứng chỉ được thực hiện theo quy định tại Điều 18 Người quản lý có trách nhiệm cá nhân trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật về công tác quản lý và cấp phát văn bằng, chứng chỉ.
VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ THEO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Để đáp ứng yêu cầu của thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa, việc lưu trữ hồ sơ trên máy tính văn thư đòi hỏi người dùng phải nắm vững cách cài đặt phần mềm lưu trữ và quản lý ổ đĩa Hơn nữa, cần có khả năng sáng tạo và luôn cập nhật kiến thức để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp.
Các bước lưu trữ và quản lý văn bản:
- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để thuận trong việc quản lý và tra cứu thông tin
Ví dụ: Vào explore Data(D:) SANG KIEM NĂM HỌC 2021-2022
Để bảo vệ thông tin trên máy tính, hãy diệt virus hàng ngày Việc thường xuyên truy cập Internet không chỉ giúp bạn cập nhật thông tin mới mà còn hỗ trợ trong việc tự nghiên cứu và giải đáp những thắc mắc của bản thân.
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch 01/2011/TT-BNV; còn phải biết sáng tạo.
VĂN PHÒNG PHẨM
Theo kinh phí tự chủ, nhà trường cấp phát văn phòng phẩm theo quý và tháng, với văn thư chịu trách nhiệm quản lý các loại như giấy in, giấy photocopy, kim bấm, sổ da, keo dán, kéo, bọc nhựa, dập ghim, kẹp hồ sơ, giấy thi và giấy nháp Những vật dụng này phục vụ cho công tác chuyên môn như sổ điểm, sổ GVCN, sổ đầu bài, sổ dự giờ và sổ công tác thư viện, đặc biệt là công tác văn phòng Do đó, người phụ trách công việc này cần có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận.
Để quản lý văn phòng phẩm hiệu quả, cần có sổ theo dõi và ký nhận hàng ngày Mọi giấy A4 sử dụng cho in ấn văn bản, đề thi, thời khóa biểu và các công việc liên quan phải được ghi chép cụ thể và bảo quản cẩn thận Điều này nhằm mục đích chống lãng phí và ngăn ngừa thất thoát tài sản.
Để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, cần kiểm tra thường xuyên tình trạng văn phòng phẩm và kịp thời thông báo cho Ban giám hiệu về những mặt hàng đã hết Việc xin ý kiến bổ sung sẽ giúp đảm bảo đủ nguồn lực phục vụ công việc một cách tốt nhất.
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ Văn thư-Lưu trữ, công tác này tại trường THPT Nghi Lộc 5 đã được cải thiện đáng kể, nâng cao tinh thần đoàn kết và hợp tác giữa các thành viên Các tổ chức đoàn thể và tổ chuyên môn đã phối hợp hiệu quả trong việc soạn thảo văn bản và chỉ đạo chuyên môn Hiện nay, hầu hết các bộ phận chuyên trách có khả năng tự soạn thảo văn bản và sắp xếp hồ sơ lưu trữ khoa học, đúng quy định Việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng giúp cập nhật kịp thời các văn bản điều hành, đảm bảo mọi hoạt động của nhà trường diễn ra thông suốt và hiệu quả.
