NỘI DUNG
Cơ sở lý luận và pháp lý
Qua thời gian làm kế toán tại các doanh nghiệp và hiện tại là kế toán tại trường THPT Quỳnh Lưu 3, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu Những bài học từ đồng nghiệp ở các đơn vị khác và các buổi tập huấn nghiệp vụ kế toán do Sở Giáo dục và Đào tạo Nghệ An tổ chức đã giúp tôi nâng cao kỹ năng chuyên môn và hiểu biết về lĩnh vực này.
Phòng Tài Chính - Kế hoạch huyện đã hỗ trợ tôi trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn Bên cạnh đó, tôi luôn chủ động tìm tòi, nghiên cứu để nâng cao kiến thức, điều này đã tạo nền tảng vững chắc cho tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài này.
- Văn bản số 12328/BTC-NSNN ngày 7/10/2019 của Bộ Tài chính về việc báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước năm 2019;
- Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp;
Thông tư 137/2017/TT-BTC, ban hành ngày 25/12/2017 bởi Bộ Tài chính, quy định về quy trình xét duyệt, thẩm định, thông báo và tổng hợp quyết toán năm cho các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, đơn vị sự nghiệp công lập, cũng như các tổ chức và cá nhân liên quan đến ngân sách nhà nước.
- Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ngân sách nhà nước;
- Thông tư 342/2016/TT-BTC ngày 30/12/2016 về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 163/2016/NĐ-CP;
- Thông tư 93/2019/TT-BTC ngày 31/12/2019 sửa đổi Thông tư 324/2016/TT-BTC hệ thống mục lục ngân sách;
- Luật ngân sách nhà nước 2015 số 83/2015/QH13 mới nhất đang áp dụng năm 2022 quy định về lập, chấp hành, kiểm toán, quyết toán, giám sát ngân sách nhà nước.
Thực trạng của đề tài
Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Nghệ An cùng với Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Quỳnh Lưu luôn chú trọng bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ giáo viên Điều này nhằm đáp ứng các yêu cầu và đòi hỏi ngày càng cao trong công tác giáo dục và đào tạo.
- Phần mềm kế toán cập nhật liên tục phiên bản mới để đáp ứng yêu cầu báo cáo của cấp trên cũng như kho bạc
- Được lãnh đạo nhà trường tạo điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất như bảo dưỡng, chữa chữa máy móc thường xuyên
Công ty TNHH Tin học Thương mại Dũng Diệu (Misa) tổ chức các lớp tập huấn kế toán hàng năm, bao gồm lý thuyết và thực hành về các phần hành kế toán, đặc biệt chú trọng vào báo cáo quyết toán năm trên phần mềm kế toán Misa.
Các văn bản, thông tư và nghị định liên quan đến kế toán thường xuyên thay đổi, dẫn đến nhiều khó khăn và vướng mắc trong quá trình hạch toán Tuy nhiên, những vấn đề này thường không được giải đáp kịp thời.
Hiện nay, vẫn chưa có sự đồng nhất giữa yêu cầu của cấp trên và cách hạch toán theo hướng dẫn của TT107/2017/TT-BTC Một số nghiệp vụ đã được hạch toán đúng theo quy định của TT 107/2017/TT-BTC, nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu từ cấp trên, chẳng hạn như các chứng từ chi từ nguồn trích lập Quỹ PL, mua TSCĐ và thu nhập tăng thêm.
Hiện nay, chưa có chính sách hỗ trợ kịp thời cho các cán bộ kế toán trong các trường học, dẫn đến việc họ không được hưởng đầy đủ chế độ của Nhà nước Điều này ảnh hưởng đến sự ổn định đời sống và tâm lý làm việc của họ.
Các tình huống và giải pháp khắc phục
3.1 Các kiểm tra chứng từ, sổ sách hạch toán trong phần mềm kế toán
Mục đích của việc kiểm tra các nghiệp vụ bất thường và chứng từ chưa ghi sổ là để đảm bảo tính chính xác của số liệu báo cáo, tránh bỏ sót các chứng từ chi tạm ứng và ghi thu ghi chi Các kế toán thường gặp khó khăn trong việc lập bảng kê tạm ứng và thanh toán tạm ứng, dẫn đến sai sót trong sổ sách Khi gặp tình huống này, kế toán cần kiểm tra lại các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề.
TT Nguyên nhân Giải pháp
Do kế toán hạch toán sai tài khoản hoặc chi ở nguồn này nhưng khi chọn nguồn lại chọn nguồn khác
Vào Trợ giúp/Hướng dẫn quyết toán, rồi nhấn Kiểm tra chứng từ, sổ sách
Tại bảng Kiểm tra chứng từ sổ sách, chọn khoảng thời gian cần kiểm tra, rồi nhấn vào chữ Kiểm tra tại mục 9
Nghiệp vụ bất thường để chỉnh sửa lại các bút toán cho đúng
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh nhưng kế toán lại quên ghi sổ dẫn đến số liệu lên báo cáo không chính xác
Vào Trợ giúp/Hướng dẫn quyết toán, rồi nhấn Kiểm tra chứng từ, sổ sách
Tại bảng Kiểm tra chứng từ sổ sách, chọn khoảng thời gian cần kiểm tra, rồi nhấn vào chữ Kiểm tra tại mục 1
Chứng từ chưa ghi sổ và nhấn nút Cất ghi sổ chứng từ đó
Hạch toán chi phí chưa đúng tài khoản chi phí 6112 dẫn đến khi lập bảng kê chứng từ thanh toán thì không thấy chứng từ để lập
Kiểm tra các chứng từ chi phí đảm bảo các chứng từ này phải được hạch toán Nợ TK6112/Có TK111 và lập bảng kê chứng từ thanh toán
Vào Kho bạc/Lập bảng kê chứng từ thanh toán/Chọn khoảng thời gian chứng từ/Tích vào chứng từ cần thanh toán/ấn nút thanh toán
Chứng từ hạch toán chi Nợ
Việc chọn cột nghiệp vụ và cấp phát không đúng trong TK111 dẫn đến việc dự toán và tạm ứng đã cấp không chính xác, gây khó khăn trong việc lập bảng kê do thiếu chứng từ thanh toán.
Mở chứng từ hạch toán Nợ TK6112/Có TK111 chọn lại nghiệp vụ, cấp phát là dự toán, tạm ứng đã cấp dự toán
Các chứng từ chi Nợ
TK611 không lựa chọn hoạt động sự nghiệp dẫn đến việc lập bảng kê ghi thu ghi chi gặp khó khăn Khi cất báo thiếu hoạt động sự nghiệp, việc sinh chứng từ kết chuyển sẽ không thành công.
Tại giao diện bảng kê, hãy kéo thanh cuốn ngang đến cột Hoạt động sự nghiệp Đối với các dòng có hoạt động sự nghiệp để trống, bạn cần nhấp đúp chuột để mở chứng từ và chọn lại hoạt động sự nghiệp trong trang thống kê Sau khi đã hoàn tất việc chọn cho tất cả các dòng thiếu, hãy nhấn hoãn và lập lại bảng kê.
3.2 Cách kiểm tra các tài khoản trong bảng cân đối phát sinh
- Kiểm tra số dư 2 bên số phát sinh nợ = số phát sinh có đầu kỳ
Vào Nghiệp vụ\nhập số dư ban đầu\tìm đến tài khoản đó\kích đúp vào tài khoản đó để chỉnh sửa
* Kiểm tra số dư các tài khoản 111, 112 và số dư tài khoản 334, 332, 531,
Kiểm tra số dư tài khoản 111 và 112 là cần thiết để đảm bảo tính chính xác của số liệu thực tế do thủ quỹ quản lý Quá trình này bao gồm việc đối chiếu với kho bạc và sổ phụ ngân hàng nhằm xác nhận rằng số liệu trên sổ sách khớp đúng với số liệu theo dõi của thủ quỹ, từ đó đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Để kiểm tra số dư tài khoản 111 - Tiền mặt, thủ quỹ và kế toán cần đối chiếu vào cuối mỗi tháng Nếu phát hiện sai lệch, kế toán sẽ truy cập Tiệp\Báo cáo\Tiền mặt và in báo cáo S11-H để so sánh với Sổ quỹ tiền mặt nhằm xác định nguyên nhân và xử lý Đối với tài khoản 112 - Ngân hàng, việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán tiền gửi và kho bạc cũng diễn ra vào cuối tháng Khi có sai lệch, kế toán sẽ vào Tiệp\Báo cáo\Tiền gửi, in báo cáo S12-H để đối chiếu với kho bạc và sổ phụ ngân hàng để tìm ra nguyên nhân và xử lý.
Kiểm tra số dư tài khoản 334 và 332 là cần thiết để đảm bảo rằng các số liệu về bảo hiểm và tiền lương đã được trả khớp chính xác Việc này giúp xác minh tính chính xác của thông tin tài chính liên quan đến bảo hiểm và tiền lương.
Tài khoản 334 thường không có số dư vào cuối kỳ, trừ khi tổ chức nợ lương hoặc ứng trước lương cho cán bộ công nhân viên Nếu không có nợ lương nhưng vẫn thấy số dư trên Bảng cân đối tài khoản, điều này cho thấy có sai sót trong số liệu của TK334 Để xử lý, đơn vị cần kiểm tra bảng cân đối tài khoản từng tháng, xác định tháng có số dư sai và truy vấn sổ cái TK334 để kiểm tra Đơn vị cần xác định phát sinh Nợ hay Có TK334 chính xác bằng cách đối chiếu giấy rút lương và ủy nhiệm chi thanh toán lương.
9 lương đúng vì được hạch toán theo chứng từ rút dự toán tiền mặt hoặc chuyển khoản lương và đã có xác nhận của kho bạc
Khi phát hiện sai sót trong số liệu kế toán, kế toán cần điều chỉnh bằng cách lập lại chứng từ hạch toán chi phí (Nợ TK 611/Có TK 334) hoặc chứng từ chuyển khoản trả lương (Nợ TK 334/Có TK 111, 112) để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
Tài khoản 332 tương tự như tài khoản 334, cho thấy rằng nếu không có nợ bảo hiểm hoặc không có khoản thừa bảo hiểm, số dư của tài khoản này sẽ bằng 0 Để kiểm tra sai sót trong tháng, cần xem xét các khoản hạch toán chi phí bảo hiểm (Nợ TK611/Có TK332), các khoản bảo hiểm khấu trừ vào lương (Nợ TK334/Có TK332), và các khoản đã thanh toán cho bảo hiểm (Nợ TK332/Có TK511).
Lưu ý rằng với hai tài khoản TK334 và TK332, thường có sự biến động ít giữa các tháng Do đó, chúng ta có thể xử lý theo tháng bằng cách sử dụng chức năng nhân bản chứng từ để lấy số liệu chính xác từ tháng trước cho tháng sau.
- Kiểm tra chi và thu hoạt động TK511, TK611 phải bằng nhau và có bằng dự toán chi hoạt động 008 Trường hợp không bằng nhau tìm nguyên nhân
Trường hợp TK511 bằng TK611 nhưng không bằng TK008 do các yếu tố như hao mòn tài sản, mua sắm tài sản cố định, cấp bù học phí, và trích quỹ phúc lợi, khen thưởng.
- Kiểm tra các số dư tài khoản cuối năm TK511, TK611 không còn số dư cuối kỳ
Thông thường, tài khoản TK511 và TK611 không nên có số dư cuối kỳ Việc kiểm tra số chi và thu trong hoạt động là cần thiết để xác định xem đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối năm hay chưa Nếu trong bảng cân đối tài khoản TK511 và TK611 vẫn còn số dư, kế toán cần truy cập vào phần Tổng hợp/Xác định kết quả hoạt động và chọn thời điểm 31/12 của năm để xác định kết quả hoạt động.
Kiểm tra số dư tiền mặt dịch vụ (TK111), tiền gửi (TK112) và tiền đang chuyển (TK113) so với tài khoản phải nộp nhà nước và phải trả khác (TK333, TK338), quỹ đặc thù (TK353), thặng dư (TK421) và các quỹ (TK431) để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong quản lý tài chính.
Mục đích của việc kiểm tra này là để xác định tính chính xác của bảng cân đối tài khoản của đơn vị Nếu tổng số liệu không khớp, kế toán cần kiểm tra lại từng tài khoản để đảm bảo tính chính xác.
Có: TK333 + TK338 + TK353 + TK421 + TK4311 + TK4312 = 74.650.400 + 47.654.335 + 506.302.682 + 302.380.366 + 60.680.000 + 212.393.244 1.204.061.027 đồng
Hiệu quả của đề tài
Là kế toán tại trường THPT Quỳnh Lưu 3, tôi mong muốn chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm từ thực tiễn Việc áp dụng phần mềm kế toán Misa giúp theo dõi, đo lường và quản lý nguồn kinh phí hiệu quả Để đưa ra các giải pháp, tôi cần nắm vững nguyên lý kế toán và thành thạo phần mềm kế toán Những kinh nghiệm từ thực tế tại doanh nghiệp và trường học đã giúp tôi kết hợp hiệu quả giữa lý thuyết và thực hành trong công tác kế toán.
Mặc dù không phải là chuẩn mực tuyệt đối, nhưng tôi tin rằng việc áp dụng các biện pháp này là cần thiết cho cả bản thân tôi và những người làm kế toán tại các trường học khác Nhờ vào những phương pháp này, tôi đã đạt được kết quả tối ưu trong việc thực hiện báo cáo quyết toán cuối năm qua các năm Điều này không chỉ giúp tôi làm việc chuyên nghiệp hơn mà còn giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả, giảm đáng kể thời gian và công sức Tôi ước tính rằng mình đã giúp kế toán giảm bớt khối lượng công việc tại đơn vị, cho phép một kế toán viên có thể xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
