Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến hai mục tiêu sau:
- Thứ nhất, đánh giá một cách đầy đủ và toàn diện thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ của tỉnh Bắc Giang;
Để cải tiến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh, cần đề xuất một số giải pháp đổi mới như áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình lưu trữ, đào tạo nâng cao kỹ năng cho cán bộ quản lý, và xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử hiện đại Đồng thời, cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và phối hợp giữa các cơ quan liên quan để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài liệu.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chính sau đây:
Quản lý nhà nước về lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và phát triển tài liệu lưu trữ Cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh có chức năng giám sát, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động lưu trữ tại địa phương Nhiệm vụ của cơ quan này bao gồm xây dựng các quy định về quản lý tài liệu, tổ chức thu thập, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Bài viết tìm hiểu chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp tỉnh, tập trung vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang Nghiên cứu khảo sát việc thực hiện các nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và đơn vị trên địa bàn tỉnh Bắc Giang mà Chi cục chịu trách nhiệm quản lý Qua đó, bài viết đánh giá hiệu quả của công tác quản lý nhà nước về lưu trữ của Chi cục, từ đó đưa ra những nhận định và đề xuất cải tiến trong lĩnh vực này.
Dựa trên việc phân tích thực trạng công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang, chúng tôi đã xác định những điểm mạnh và hạn chế hiện có Từ đó, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới phương pháp quản lý lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong công tác này.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Quản lý nhà nước, đặc biệt là quản lý lưu trữ, luôn thu hút sự quan tâm của các nhà khoa học và nhà quản lý Mục tiêu chính của hoạt động này là tổng kết, đánh giá và đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, tổ chức Do đó, nghiên cứu về quản lý công tác văn thư và lưu trữ đã được thực hiện qua nhiều công trình, trong đó có các giáo trình quan trọng như "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của Đào Xuân Chúc và Nguyễn.
Cuốn sách "Văn Hàm - Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm biên soạn" (NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990) đã dành một chương quan trọng về công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ Tiếp theo, cuốn "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" do Vương Đình Quyền biên soạn (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2006) cũng đề cập đến tổ chức quản lý công tác văn thư Cuối cùng, giáo trình "Văn bản và lưu trữ học đại cương" của Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Hàm (NXB Giáo dục) cung cấp kiến thức cơ bản về lĩnh vực này.
Hà Nội, 1996, tái bản 1997, các cuốn giáo trình này cung cấp kiến thức lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Vấn đề tổ chức quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ được phản ánh rõ ràng qua các bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư Lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, và Tạp chí Xưa và Nay.
Trong bài viết "Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương" của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006), tác giả đề xuất giao chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại địa phương cho Sở Nội vụ Quan điểm này được xây dựng dựa trên việc phân tích các quy định của nhà nước liên quan đến chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ.
Bài viết của tác giả Ngân Hà trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2007 phân tích các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND tỉnh, từ đó đề xuất giao cho văn phòng này quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ là hợp lý Đồng thời, tác giả Trần Quốc Thắng cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thống nhất quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ qua góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn.
Trong bài viết này, tác giả tổng quan về hệ thống văn bản quy định chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ từ trung ương đến địa phương Bài viết chỉ ra những khó khăn trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các cơ quan này Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ.
Các bài viết hiện tại chủ yếu tập trung vào việc hoàn thiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ tại địa phương, trong khi chưa đề cập đến thực trạng công tác quản lý nhà nước về lưu trữ ở các khu vực này.
Các khóa luận tốt nghiệp liên quan đến quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nghiên cứu của Trần Thị Hải Vân về thực trạng quản lý nhà nước của Phòng Lưu trữ các cơ quan trung ương, với trọng tâm là tình hình thực hiện chức năng quản lý văn thư lưu trữ tại các Bộ Bên cạnh đó, tác giả Lý Văn Vũ đã hoàn thiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho văn phòng UBND cấp tỉnh, nhấn mạnh quy trình xây dựng công tác này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở cấp tỉnh.
Qua khảo sát, chúng tôi phát hiện rằng chưa có nghiên cứu nào tập trung toàn diện vào thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại cấp tỉnh.
Nghiên cứu toàn diện về tổ chức quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ cấp tỉnh là vấn đề mới và có ý nghĩa thiết thực hiện nay, đặc biệt khi Chi cục Văn thư Lưu trữ vừa được thành lập và tiếp nhận chức năng quản lý lưu trữ từ Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh Việc đi sâu nghiên cứu tại tỉnh Bắc Giang là cần thiết trong bối cảnh hiện tại.
Nghiên cứu tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả lưu trữ, góp phần vào cải cách hành chính Việc tích cực tham gia của tài liệu lưu trữ vào các hoạt động của các cơ quan, tổ chức không chỉ mang lại hiệu quả lớn mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của tỉnh.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nghiên cứu đề tài này, chúng tôi áp dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin cùng với các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, những phương pháp này đã được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu.
Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác nhƣ:
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã thực hiện khảo sát thực tế nhằm tìm hiểu công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức Tác giả có nhiều năm kinh nghiệm hướng dẫn sinh viên chuyên ngành văn thư lưu trữ tại các văn phòng sở, ban, ngành, UBND tỉnh và huyện, cũng như tham gia tập huấn nghiệp vụ tại Bắc Giang Những trải nghiệm phong phú này đã cung cấp cho tác giả những tài liệu quan trọng để đánh giá thực trạng công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương.
Phương pháp so sánh được áp dụng thông qua khảo sát thực tế và nghiên cứu hồ sơ về công tác quản lý nhà nước về lưu trữ, cho phép chúng tôi đối chiếu báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ qua các năm tại tỉnh Bắc Giang Qua đó, chúng tôi nhận diện được những điểm tương đồng và khác biệt trong cách quản lý và chỉ đạo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đối với công tác này, cả trong từng giai đoạn cụ thể và giữa các giai đoạn khác nhau.
Phương pháp phân tích chức năng đã giúp chúng tôi tìm hiểu sâu về nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, từ đó xác định vai trò quan trọng của công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương Công tác này hỗ trợ Sở Nội vụ và UBND tỉnh trong việc quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên toàn tỉnh.
Bằng các phương pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn của chúng tôi chia làm 3 chương, sau đây:
Chương 1 Cơ sở lý luận, pháp lý và nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Chương 2 Thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang
Chương 3 Một số giải pháp đổi mới phương pháp quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã nỗ lực hết mình, nhưng do khả năng còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những sơ suất và thiếu sót Tác giả rất mong nhận được sự góp ý từ các thầy cô và đồng nghiệp để hoàn thiện hơn.
CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Cơ sở lý luận quản lý nhà nước về lưu trữ
1.1.1 Khái niệm quản lý và quản lý nhà nước
Trong tiếng Anh và tiếng Pháp, "management" hiện nay được hiểu là quản lý Một số tác giả cho rằng từ này có nguồn gốc từ tiếng Latinh hoặc phát sinh từ tiếng Ý.
Trong một số từ điển tiếng Pháp, có giải thích về quản lý nhƣ sau:
Quản lý là quá trình tổ chức và lãnh đạo các nguồn lực để đạt được kết quả mong muốn Định nghĩa này tuy ngắn gọn nhưng nhấn mạnh mục tiêu chính của quản lý, đó là đạt được kết quả cụ thể Các nguồn lực được đề cập ở đây có thể tồn tại trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp hoặc quốc gia.
Quản lý bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của các thành viên trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Hiện nay, thuật ngữ quản lý ở Việt Nam được hiểu theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu của các ngành khoa học như kinh tế học, hành chính học, luật học, điều khiển học và xã hội học Mỗi ngành sử dụng thuật ngữ này với nội dung phù hợp với đối tượng nghiên cứu của mình, dẫn đến sự đa dạng trong cách giải thích và ứng dụng của khái niệm quản lý.
Quản lý là quá trình điều khiển và chỉ đạo hệ thống dựa trên các quy luật và nguyên tắc để đạt được mục tiêu đã định Theo khái niệm này, quản lý không chỉ là hành động mà còn là quy trình công nghệ của sự tác động, nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động theo ý muốn của người quản lý.
Quản lý là quá trình tác động có ý thức nhằm chỉ huy và điều hành các hoạt động xã hội cũng như hành vi của con người, với mục tiêu đạt được những kết quả mong muốn, phù hợp với quy luật khách quan.
Quản lý được định nghĩa là "sự tác động có tổ chức và có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đã được xác định trước." Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có kế hoạch và hướng đi rõ ràng trong quá trình quản lý để đạt được hiệu quả tối ưu.
Quản lý là hành vi của con người trong các hoạt động chung, xuất hiện mọi lúc, mọi nơi Để quản lý hiệu quả, cần có tổ chức để phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cá nhân tham gia Đồng thời, quyền uy là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức.
Mục đích của quản lý là điều khiển và chỉ đạo con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ để tạo thành một hoạt động chung thống nhất, hướng đến những mục tiêu đã định trước Thuật ngữ quản lý có nhiều nghĩa khác nhau tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu của các ngành khoa học, nhưng trong lĩnh vực hành chính, quản lý được hiểu một cách thống nhất.
Quản lý là hoạt động có ý thức của con người nhằm tổ chức, chỉ huy và điều hành các quá trình xã hội, giúp hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của con người Mục tiêu của quản lý là phát triển các hoạt động này phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí tối ưu.
* Khái niệm quản lý nhà nước:
Thuật ngữ "Quản lý nhà nước" được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam với nhiều cách tiếp cận khác nhau:
Quản lý nhà nước là hoạt động tổng thể của toàn bộ hệ thống nhà nước, bao gồm các cơ quan quyền lực như Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp, các cơ quan hành chính như Chính phủ, các bộ và Ủy ban hành chính, cùng với các cơ quan kiểm sát.
Quản lý nhà nước là hoạt động chủ yếu của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước, bao gồm Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cùng với Ủy ban Nhân dân (UBND) các cấp và các sở, phòng, ban chuyên môn của UBND.
Một số nhà nghiên cứu hành chính, luật pháp cho rằng:
Quản lý nhà nước là hoạt động của chính phủ trong các lĩnh vực lập pháp, hành pháp và tư pháp, nhằm thực hiện các chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước.
Quản lý nhà nước, hay còn gọi là quản lý hành chính nhà nước, là hoạt động của cơ quan thực thi quyền lực nhà nước nhằm điều hành các lĩnh vực trong đời sống xã hội theo quy định của pháp luật.
Quản lý nhà nước là quá trình chỉ huy và điều hành nhằm thực thi quyền lực nhà nước, bao gồm tổng thể thể chế, pháp luật và quy tắc tổ chức của bộ máy nhà nước Các cơ quan nhà nước như lập pháp, hành pháp và tư pháp, với tư cách pháp nhân công pháp, thực hiện quản lý công việc hàng ngày thông qua các văn bản quy phạm pháp luật Mục tiêu của quản lý nhà nước là tổ chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội cũng như hành vi của công dân, đảm bảo thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nước giao phó.
Cơ sở pháp lý trong quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh
1.2.1 Sự thay đổi chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh
Tỉnh Hà Bắc được thành lập vào ngày 27 tháng 10 năm 1962 từ việc hợp nhất hai tỉnh Bắc Ninh và Bắc Giang Về lưu trữ, Kho lưu trữ tỉnh được thành lập theo Quyết định số 603/TCDC ngày 06 tháng 9 năm 1965 của Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc Các công tác chủ yếu của Kho lưu trữ bao gồm thu thập và chỉnh lý tài liệu, hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và huyện, cùng với việc tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ.
Theo Nghị quyết của Quốc hội Việt Nam tại kỳ họp thứ 10, tỉnh Hà Bắc đã được chia tách thành hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh Ngày 07 tháng 01 năm 1997, UBND tỉnh Bắc Giang đã ban hành Quyết định số 01/UB để thành lập Sở, cơ quan ngang.
Kho Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, thuộc Văn phòng UBND tỉnh, là bộ phận của Phòng Tổ chức - Hành chính, có nhiệm vụ đảm bảo và bảo quản tài liệu, đồng thời thực hiện chỉnh lý và thu nộp tài liệu từ các đơn vị trên địa bàn tỉnh Bắc Giang theo sự chỉ đạo của Văn phòng UBND tỉnh.
Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp, theo đó ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) thành lập Trung tâm Lưu trữ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ, vừa quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cũng đƣợc thành lập trên tinh thần của Thông tƣ 40 Đến ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ
Thông tư 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn thư, Lưu trữ tại các cơ quan nhà nước, thay thế Thông tư 40/1998/TT-TCCP Theo quy định, Văn phòng UBND tỉnh sẽ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, trong khi Trung tâm Lưu trữ tỉnh sẽ hoạt động như một đơn vị sự nghiệp, thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử.
Vào ngày 08 tháng 11 năm 2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 136/2005/NĐ-CP, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng Theo Nghị định này, Văn phòng UBND tỉnh là bộ máy giúp việc của UBND, không có chức năng quản lý chung và không quản lý công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND thực hiện nhiệm vụ quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời hướng dẫn các Sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ và tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định pháp luật.
Kể từ khi Nghị định 136 có hiệu lực từ ngày 23 tháng 11 năm 2005, địa phương không có cơ quan hỗ trợ UBND tỉnh trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ Phòng Văn thư - Lưu trữ, được thành lập theo Thông tư 21, hiện đã được thay thế bởi phòng Hành chính - Tổ chức, đảm nhiệm nhiệm vụ văn thư và lưu trữ cho Văn phòng UBND tỉnh.
Việc quy định chồng chéo và thiếu thống nhất trong các văn bản quy phạm pháp luật đã gây khó khăn cho các tỉnh trong công tác quản lý nhà nước về văn thư và lưu trữ, đặc biệt khi không tính đến điều kiện thực tế tại địa phương.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ương Đảng Khoá X năm 2007 đã đề ra việc đổi mới và nâng cao năng lực của hệ thống chính trị, yêu cầu các cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương thực hiện quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nhằm tổ chức bộ máy tinh gọn và hiệu quả Ngày 04 tháng 02 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 13/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Nghị định số 14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã Theo đó, chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ được chuyển từ Văn phòng UBND tỉnh, huyện về Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quản lý từ Trung ương đến địa phương Để cụ thể hóa quy định này, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV vào ngày 04 tháng 6 năm 2008, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, trong đó thành lập Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và tiếp nhận Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ Văn phòng UBND tỉnh.
Thông tư 04 quy định rằng Sở Nội vụ có Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nhưng không nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và mối quan hệ giữa các đơn vị này Việc cả hai đơn vị thuộc thẩm quyền quyết định thành lập của Giám đốc Sở Nội vụ sẽ gây khó khăn trong công tác quản lý và chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ.
Việc Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc thẩm quyền Giám đốc Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có thể dẫn đến tình trạng hai đơn vị cùng thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Sở Nội vụ trong việc tham mưu cho UBND tỉnh về quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Sự khác biệt về địa vị pháp lý giữa hai đơn vị này sẽ gây khó khăn trong việc thống nhất thực hiện nhiệm vụ Thực tế cho thấy, việc tham mưu quản lý nhà nước và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ luôn liên quan chặt chẽ đến tổ chức bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ.
Quản lý công tác văn thư và lưu trữ tại cấp huyện hiện đang gặp nhiều khó khăn Mặc dù trách nhiệm quản lý đã được chuyển từ Văn phòng UBND huyện sang Phòng Nội vụ, nhưng việc phân định rõ ràng về quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ huyện vẫn chưa được thực hiện.
Vào ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV, hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các tổ chức Văn thư, Lưu trữ tại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp Tại cấp tỉnh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập để quản lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử, dựa trên việc hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV, ngày 30/7/2010, UBND tỉnh Bắc Giang đã ban hành Quyết định số 79/QĐ-UBND để thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Chi cục này có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn thư và lưu trữ tại địa phương.
1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
* Vị trí và chức năng:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trực thuộc Sở Nội vụ, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Sở Nội vụ trong việc tư vấn cho Ủy ban nhân dân tỉnh về quản lý nhà nước liên quan đến văn thư và lưu trữ Đồng thời, chi cục cũng chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định pháp luật.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG
Những kết quả đã đạt được trong quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang
2.1.1 Công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ
* Về công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch phát triển lưu trữ
Quy hoạch là văn bản quan trọng nhằm xác định mục tiêu và giải pháp cho các vấn đề hoặc lĩnh vực hoạt động trong một khoảng thời gian dài.
Quy hoạch ngành Văn thư- Lưu trữ được xây dựng dựa trên việc tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm từ thực tiễn công tác trong quá khứ, nhằm kế thừa và phát huy hiệu quả hoạt động của ngành qua từng giai đoạn Quy hoạch này phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, đồng thời phục vụ tốt cho việc nghiên cứu lịch sử và hoạt động thực tiễn, đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ đổi mới.
Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ là nền tảng vững chắc nhằm đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất trong hoạt động văn thư, lưu trữ của tỉnh Điều này không chỉ thúc đẩy thi đua lập thành tích cao mà còn góp phần thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược phát triển ngành Nội vụ.
Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ của tỉnh được thiết lập nhằm đáp ứng yêu cầu hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước về chuyên môn và nghiệp vụ Đồng thời, nó cũng chú trọng đến việc ứng dụng khoa học và công nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, qua đó nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này.
Ngày 27 tháng 6 năm 2012, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV nhằm phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, nhấn mạnh tầm quan trọng và tính cấp thiết của quy hoạch trong lĩnh vực này.
Đến năm 2030, nhiều tỉnh như Vĩnh Long, Quảng Nam, Bình Định và Vĩnh Phúc đã ban hành quy hoạch ngành văn thư lưu trữ Tuy nhiên, tại Bắc Giang, tỉnh vẫn chưa xây dựng và ban hành quy hoạch ngành lưu trữ, nhưng đã có một số văn bản định hướng và chỉ đạo nhằm phát triển công tác lưu trữ trên toàn tỉnh.
* Về công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ:
Kế hoạch là văn bản quan trọng nhằm xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu và biện pháp thực hiện trong các lĩnh vực công tác của nhà nước, cũng như của từng ngành, cơ quan, đơn vị và địa phương cụ thể.
Nhận thức được tầm quan trọng của kế hoạch trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang hàng năm xây dựng các văn bản xác định mục tiêu và phương hướng công tác lưu trữ, đồng thời hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Trước đây, công tác văn thư lưu trữ được thể hiện trong kế hoạch của Văn phòng UBND tỉnh, nhưng từ năm 2010, khi Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập, phương hướng công tác này đã được thể hiện dưới hình thức công văn chỉ đạo riêng biệt Sự thay đổi này được đánh giá là bước tiến mới, nâng cao hiệu lực thi hành và phạm vi áp dụng của các văn bản liên quan.
- Công văn số 120/SNV-CCVTLT ngày 23/02/2012 về phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2012;
Vào ngày 17 tháng 2 năm 2014, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang đã phát hành Công văn số 110/SNV-CCVTLT, trong đó hướng dẫn các phương hướng và nhiệm vụ trọng tâm cho công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2014.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với Phòng Công chức Viên chức và Đào tạo tham mưu cho Lãnh đạo Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh kế hoạch hàng năm về đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
2.1.2 Công tác xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về lưu trữ
2.1.2.1 Công tác tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản về lưu trữ
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhà nước, đặc biệt trong lĩnh vực lưu trữ Các cơ quan và tổ chức sử dụng văn bản như công cụ để phát triển sự nghiệp lưu trữ Để đảm bảo các văn bản về lưu trữ từ trung ương đến tay các cơ quan, tổ chức và cán bộ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã triển khai nhiều biện pháp tuyên truyền và phổ biến các văn bản này trên toàn tỉnh.
Tuyên truyền và phổ biến pháp luật về lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức và viên chức Hoạt động này đóng vai trò thiết thực, góp phần tạo ra những chuyển biến tích cực trong nhận thức về công tác lưu trữ tại địa phương trong thời gian qua.
Khi các văn bản mới của Nhà nước về công tác lưu trữ được ban hành,
Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã tích cực triển khai tuyên truyền các văn bản mới đến các cơ quan, đơn vị trong tỉnh thông qua nhiều hình thức như tổ chức hội nghị, sử dụng phương tiện thông tin đại chúng như báo chí và đài phát thanh - truyền hình, cùng với việc gửi sao văn bản đến từng cơ quan Nhờ đó, nhiều cán bộ quản lý và nghiệp vụ lưu trữ tại các sở, ban ngành và huyện thị đã được cập nhật thường xuyên về các quy định pháp luật hiện hành.
Các biện pháp lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa lưu trữ với các cơ quan, tổ chức và nhân dân, giúp công tác lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu cho Chủ tịch UBND tổ chức triển khai Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và các văn bản mới qua việc sao gửi đến các cơ quan liên quan Trong các cuộc họp giao ban hàng tháng, Trung tâm Lưu trữ tỉnh thường xuyên báo cáo và yêu cầu các cán bộ thực hiện nghiêm túc nội dung Pháp lệnh Đồng thời, Trung tâm cũng phối hợp với các huyện, thành phố tổ chức hội nghị tập huấn về công tác lưu trữ, phổ biến nội dung Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg và các văn bản mới Các huyện, thành phố đã sao gửi chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện đến các đơn vị thuộc UBND, đồng thời tuyên truyền thông qua hệ thống thông tin đại chúng và đài truyền thanh địa phương.
Trong giai đoạn 2001 - 2006, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã tổ chức 6 lớp tập huấn và 1 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, cùng với 1 hội nghị tọa đàm nghiệp vụ lưu trữ giữa các tỉnh Lạng Sơn, Thái Nguyên, Hà Tây, Ninh Bình, Thái Bình Mỗi lớp tập huấn có từ 10 đến 20 học viên tham gia, trong khi lớp bồi dưỡng thu hút 86 học viên là Chánh, Phó Văn phòng và cán bộ văn thư - lưu trữ của các huyện, thành phố, cùng 46 cơ quan nộp lưu tài liệu Đồng thời, Trung tâm cũng phối hợp với Trường Văn thư Lưu trữ Trung ương I mở 2 lớp Trung cấp Văn thư – Lưu trữ tại thành phố Bắc Giang.
Những tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nước về lưu trữ ở Bắc
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang vẫn bộc lộ một số bất cập và hạn chế cần được khắc phục Những vấn đề này cần được chú trọng để cải thiện hiệu quả hoạt động lưu trữ trong thời gian tới.
Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang hiện đang thiếu hụt về số lượng và yếu kém về chuyên môn, không đáp ứng được yêu cầu của Luật Lưu trữ Nhiều cán bộ không được đào tạo bài bản về lĩnh vực lưu trữ mà chỉ có nền tảng từ các chuyên ngành khác Điều này dẫn đến việc đội ngũ cán bộ cốt cán chưa thực sự đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ Sự nghiệp lưu trữ tại Bắc Giang phụ thuộc vào chính những người làm việc tại đây, cho thấy tầm quan trọng của đội ngũ cán bộ Đây là vấn đề cấp bách nhưng khó có thể giải quyết trong thời gian ngắn.
Việc ban hành các văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức hiện nay vẫn còn hạn chế và chưa đồng bộ Đặc biệt, hệ thống văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cần được cải thiện Sự cụ thể hóa các quy định của nhà nước về lưu trữ cho phù hợp với thực tiễn của Chi cục và từng cơ quan, tổ chức diễn ra chậm, điều này ảnh hưởng đến chất lượng tham mưu cho công tác lưu trữ.
Sở Nội vụ và UBND tỉnh chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong việc hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các quy định về công tác lưu trữ Mặc dù có sự tăng cường trong công tác thanh tra, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
Việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong lưu trữ tại Chi cục còn hạn chế, với rất ít công trình nghiên cứu được thực hiện Tình trạng này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và hiệu quả công việc tại Chi cục.
Từ tháng 7/2012 đến nay, việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ ở địa phương gặp nhiều khó khăn, đặc biệt tại cấp huyện, do thay đổi trong quy định pháp luật Theo Luật Lưu trữ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải được giao nộp cho lưu trữ lịch sử tỉnh, dẫn đến áp lực lớn cho các cơ quan cấp huyện Hơn nữa, đội ngũ cán bộ lưu trữ còn thiếu về số lượng và không đáp ứng được yêu cầu chuyên môn trong bối cảnh mới Cơ sở vật chất và kinh phí cho hoạt động lưu trữ chưa được đầu tư đúng mức, trong khi tài liệu tồn đọng ở các cấp vẫn còn nhiều, gây ra tình trạng mất mát và hư hỏng tài liệu theo thời gian.
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lịch sử tỉnh đang gặp nhiều khó khăn, với việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu chưa được thực hiện đầy đủ Tình trạng tài liệu phân tán tại các cơ quan, tổ chức và cá nhân vẫn phổ biến, đặc biệt ở cấp cơ sở Nhiều tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh đã đến hạn nhưng chưa được nộp kịp thời Công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm gặp khó khăn do thiếu cơ chế rõ ràng, dẫn đến nhiều tài liệu có nguy cơ hư hỏng, mất mát vẫn nằm trong tay người dân Tại Bắc Giang, nhiều tài liệu lưu trữ của các gia đình dòng họ có giá trị nhưng chưa được cơ quan chức năng quan tâm, thiếu biện pháp chỉ đạo và hướng dẫn để bảo quản và khai thác hiệu quả Cần có chính sách đầu tư và hỗ trợ để giúp các cá nhân, gia đình và dòng họ lưu giữ và sử dụng tài liệu của mình một cách hiệu quả, đồng thời quy hoạch quản lý tài liệu này trong tương lai.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay gặp nhiều hạn chế, với phương tiện và thiết bị còn thô sơ, hình thức tổ chức sử dụng nghèo nàn, chủ yếu phục vụ độc giả đến khai thác trực tiếp Việc chủ động thông tin và giới thiệu tài liệu lưu trữ còn rất hạn chế, khiến công tác lưu trữ trở nên xa lạ với nhiều người Đặc biệt, tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Bắc Giang, việc sử dụng tài liệu chủ yếu diễn ra trong nội bộ, với phần lớn người sử dụng là cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước, cho thấy tính xã hội của việc sử dụng tài liệu còn thấp.
Qua khảo sát, phần lớn người sử dụng tài liệu là các chuyên viên nghiên cứu trong các lĩnh vực nội chính, văn xã, kinh tế, thương mại và tài chính Họ thường đến lưu trữ để xin mượn hoặc xin cấp bản sao tài liệu nhằm phục vụ cho công việc nghiên cứu hiện tại, thay vì nghiên cứu lịch sử Đối tượng sử dụng chủ yếu là cán bộ công chức từ các cơ quan, tổ chức khác, trong khi tỷ lệ người dân trong tỉnh và ngoài tỉnh rất thấp.
Trong những năm gần đây, mặc dù cơ sở vật chất và kinh phí cho lưu trữ đã được chú trọng hơn, nhưng vẫn còn nhiều khó khăn, đặc biệt là việc chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng cho tỉnh Tình trạng kho tàng chưa bảo đảm đã dẫn đến việc các hoạt động lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu chưa được triển khai mạnh mẽ Hiện nay, vấn đề kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng đang là thách thức lớn đối với hầu hết các cơ quan, đơn vị Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra cứu tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan tỉnh và huyện vẫn chưa được thực hiện hiệu quả.
Để đáp ứng tình hình thực tế hiện nay, việc đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang là điều cần thiết Mục tiêu cuối cùng của việc này là phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa tỉnh và đáp ứng nhu cầu chính đáng của công dân.
Nguyên nhân
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã triển khai nhiều biện pháp thiết thực nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao, góp phần quan trọng vào công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ tại địa phương Những nỗ lực này đã giúp cải thiện hoạt động lưu trữ, đóng góp tích cực cho sự phát triển của tỉnh Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, công tác lưu trữ vẫn gặp phải nhiều hạn chế, chưa được khắc phục triệt để, dẫn đến việc chất lượng lưu trữ của tỉnh vẫn còn ở mức thấp.
Nghiên cứu thực tế tại tỉnh Bắc Giang cho thấy công tác lưu trữ gặp nhiều hạn chế và yếu kém, xuất phát từ các nguyên nhân khách quan và chủ quan đa dạng.
2.3.1 Nhận thức chưa thật đầy đủ và đúng đắn về vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
Trong những năm gần đây, nhận thức của lãnh đạo Đảng và chính quyền tỉnh Bắc Giang về công tác lưu trữ đã được nâng cao, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế do thói quen làm việc dựa trên kinh nghiệm và thiếu sự chú trọng đến thông tin từ tài liệu lưu trữ Việc coi thường tài liệu lưu trữ đã dẫn đến tình trạng các chính sách về lưu trữ không được triển khai đầy đủ, làm mất đi nhiều cơ hội phát triển Tài liệu lưu trữ với thông tin quá khứ là không thể thay thế, đặc biệt trong việc giải quyết các vụ án dân sự phức tạp hiện nay Để thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển, cần nâng cao nhận thức về giá trị của thông tin quá khứ và áp dụng các biện pháp tích cực nhằm khắc phục những hiểu biết sai lệch về vai trò của công tác lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và phát triển tỉnh Bắc Giang.
Kể từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Tuy nhiên, nhận thức về vấn đề này của nhiều cấp ủy, cơ quan nhà nước và cá nhân cán bộ, đảng viên vẫn còn nhiều sai sót Nhiều người coi tài liệu lưu trữ chỉ là tài sản không còn giá trị, không cần thiết phải lưu trữ đúng cách Thậm chí, một số người cho rằng tài liệu này chỉ nên được lưu trữ chờ tiêu hủy, dẫn đến việc công tác lưu trữ chỉ là hành động đơn giản cất giữ tài liệu để tránh mất mát hoặc bảo mật, mà không mang lại giá trị thực tiễn nào.
Trong lịch sử tỉnh, công tác lưu trữ đã nhận được sự quan tâm từ sớm, thể hiện qua việc thành lập Kho Lưu trữ tỉnh theo Quyết định số 603/TCDC ngày 06 tháng 9 năm 1965 và Hướng dẫn lưu trữ tại văn bản số 739/LT-UB ngày 02 tháng 7 năm 1966 Các cơ quan chức năng cũng đã tích cực nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về tài liệu lưu trữ thông qua việc ban hành văn bản, tổ chức tuyên truyền và hướng dẫn thực hiện Mặc dù nhận thức về công tác lưu trữ đã cải thiện nhiều, nhưng vẫn chưa hoàn toàn đầy đủ.
Để phát triển công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang phù hợp với quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, lãnh đạo và cán bộ cần nâng cao nhận thức về lưu trữ và tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cần thực hiện các biện pháp thiết thực nhằm đổi mới và tăng cường tuyên truyền giáo dục, giúp cán bộ, tổ chức đoàn thể và người dân hiểu rõ hơn về quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ Từ đó, nhận thức đúng đắn sẽ là nền tảng để thúc đẩy hoạt động lưu trữ trong tương lai.
2.3.2 Công tác xây dựng hệ thống tổ chức và đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang
Việc nhận thức chưa đầy đủ về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã dẫn đến những bất cập trong việc xây dựng hệ thống tổ chức, tuyển chọn và bố trí cán bộ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cũng như các cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh.
Xây dựng hệ thống tổ chức và đội ngũ cán bộ lưu trữ là yếu tố quyết định cho sự phát triển công tác lưu trữ tại Bắc Giang Tuy nhiên, trong nhiều năm qua, tổ chức và cán bộ lưu trữ tại tỉnh vẫn còn yếu kém Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ chưa được kiện toàn, nhiệm vụ quản lý chưa rõ ràng, và biên chế cán bộ thiếu hụt, chất lượng chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa Những vấn đề này đã gây ra không ít khó khăn cho công tác lưu trữ tỉnh Bắc Giang trong quá trình phát triển.
Để xây dựng đội ngũ cán bộ lưu trữ tỉnh Bắc Giang mạnh mẽ, cần tuân thủ các quy định của Đảng và Nhà nước, đảm bảo năng lực chuyên môn cao và tình yêu đối với tài liệu Tỉnh cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn nghiệp vụ cho công chức lưu trữ, đồng thời chú trọng phẩm chất chính trị và đạo đức nghề nghiệp Đội ngũ này cần được trang bị kiến thức chuyên môn toàn diện để thích ứng với công nghệ hiện đại và được bố trí sử dụng ổn định lâu dài.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cần xây dựng một hệ thống tổ chức và đội ngũ cán bộ lưu trữ vững mạnh để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác phát triển lưu trữ của tỉnh.
2.3.3 Hệ thống văn bản chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ còn ít, chưa phù hợp với yêu cầu của thời kỳ đổi mới Để công tác lưu trữ tỉnh Bắc Giang phát triển nhanh và đúng hướng thì việc đẩy mạnh xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quản lý của tỉnh về công tác lưu trữ được coi là một nội dung quan trọng hàng đầu Kết quả nghiên cứu cho thấy, thời gian qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã xây dựng, tham mưu cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành được hệ thống văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Song so với yêu cầu thì chƣa đáp ứng đủ cả về lƣợng và chất Văn bản quy phạm pháp luật còn ít Tỉnh Bắc Giang vẫn chƣa xây dựng đƣợc một hệ thống văn bản chỉ đạo và quản lý thật sự hoàn chỉnh, thống nhất và có đầy đủ hiệu lực pháp lý
UBND tỉnh Bắc Giang đã ban hành 01 Chỉ thị và 02 Quyết định liên quan đến công tác lưu trữ, nhưng khoảng thời gian giữa các văn bản này lên đến gần 10 năm, cho thấy sự chậm trễ trong việc xây dựng nền tảng pháp lý cho công tác lưu trữ Tình trạng này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả lãnh đạo và quản lý nhà nước về lưu trữ Để khắc phục, Chi cục cần xây dựng và tham mưu cho các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản chỉ đạo chung, khẳng định quan điểm chỉ đạo của tỉnh về lưu trữ, đồng thời tuyên truyền, giáo dục nâng cao nhận thức của cán bộ, đảng viên và xã hội về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, xác định nguyên tắc và biện pháp thống nhất trong công tác lưu trữ trên toàn tỉnh.
2.3.4 Kinh phí và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ
Nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ đã dẫn đến việc tăng cường kinh phí đầu tư từ nhà nước, tuy nhiên, Bắc Giang, với tình hình kinh tế còn khó khăn, vẫn gặp nhiều hạn chế trong việc này Thiếu kinh phí đã ảnh hưởng đến việc tổ chức triển lãm tài liệu, sưu tầm, chỉnh lý hồ sơ tồn đọng, xây dựng cơ sở hạ tầng, và đào tạo nhân lực Điều này đã cản trở sự phát triển của công tác lưu trữ tại tỉnh, đặc biệt là trong việc giới thiệu tài liệu nhân dịp các sự kiện quan trọng và sưu tầm tài liệu quý hiếm từ cộng đồng So với các tỉnh khác, Bắc Giang đang chậm hơn trong công tác lưu trữ chủ yếu do vấn đề kinh phí.
Trong thời gian qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ, tạo cơ sở pháp lý và tăng cường tính thống nhất trong toàn tỉnh Những nỗ lực này đã nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ trong đội ngũ lãnh đạo và cán bộ tỉnh Đồng thời, Chi cục cũng đã kiện toàn tổ chức lưu trữ, thu thập và quản lý một khối lượng lớn tài liệu, hoàn thiện các phông lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng hiệu quả Bên cạnh đó, việc đào tạo nâng cao chuyên môn và phối hợp với các cơ quan lưu trữ khác đã được thực hiện, khẳng định vai trò của Chi cục trong sự phát triển chung của tỉnh Bắc Giang Những kết quả này không chỉ thể hiện sự cố gắng vượt khó của tập thể cán bộ mà còn chứng minh sự phát triển đáng kể của công tác lưu trữ so với trước đây, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong tỉnh.
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu trong công tác lưu trữ nhà nước, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế như tổ chức lưu trữ chưa được kiện toàn đúng quy định, ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng yêu cầu, và một số nghiệp vụ lưu trữ chưa thực hiện đúng quy định, dẫn đến hiệu quả chưa cao Nguyên nhân chính của những hạn chế này là do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của tài liệu lưu trữ của một bộ phận cán bộ, công chức; năng lực và trách nhiệm của cán bộ lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu; hệ thống văn bản chỉ đạo quản lý còn thiếu và không phù hợp với nhu cầu đổi mới; và cơ sở vật chất phục vụ lưu trữ còn nhiều hạn chế.
