Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:
- Đánh giá thực trạng việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình
- Đề xuất các giải pháp cụ thể góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
Phương pháp nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng của đề tài tập trung nghiên cứu là thực trạng tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
Phạm vi nghiên cứu
Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại địa phương diễn ra ở nhiều cấp, bao gồm tỉnh, huyện và xã, nhưng bài viết này tập trung vào việc tổ chức quản lý nhà nước về lưu trữ ở cấp tỉnh, cụ thể là Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình Chi cục này thuộc Sở Nội vụ Ninh Bình, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Sở Nội vụ trong việc tham mưu cho UBND tỉnh về quản lý văn thư và lưu trữ, đồng thời quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định pháp luật Nghiên cứu sẽ được thực hiện tại Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Tại Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, chúng tôi tiến hành nghiên cứu toàn diện các khía cạnh của công tác lưu trữ, bao gồm việc ban hành văn bản và kiểm tra, hướng dẫn quy trình lưu trữ hiệu quả.
Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, nghiên cứu được thực hiện nhằm đánh giá công tác quản lý tài liệu lưu trữ trước và sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực Mục tiêu là làm rõ thực trạng quản lý nhà nước về lưu trữ, nhận diện những biến chuyển tích cực cũng như những tồn tại cần khắc phục trong công tác này.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, người nghiên cứu luận văn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn và hiệu quả cho tài liệu lưu trữ Bài viết sẽ làm rõ các vấn đề tổng quan liên quan đến lý luận và khoa học về quản lý nhà nước trong lĩnh vực này Đồng thời, sẽ đề cập đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình, nhằm nâng cao nhận thức và hiệu quả công tác lưu trữ tại địa phương.
- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình
Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình, bài viết sẽ đánh giá những ưu điểm và nhược điểm trong công tác này Việc phân tích này nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả quản lý và đưa ra những khuyến nghị cải thiện cho công tác lưu trữ trong tương lai.
- Nghiên cứu, xây dựng giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về công tác lưu trữ ở địa phương đã được thực hiện từ lâu và không phải là một hướng nghiên cứu mới trong ngành Lưu trữ Nhiều công trình nghiên cứu quy mô đã đóng góp quan trọng cho cả khoa học và thực tiễn, bao gồm luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài viết trên tạp chí chuyên ngành và các hội thảo, hội nghị khoa học.
- Một số đề tài cấp ngành về công tác lưu trữ như:
Đề tài "Nghiên cứu cơ sở khoa học để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ huyện" do tác giả Nguyễn Nghĩa Văn chủ trì, nhằm mục tiêu xác định và phân loại các nguồn tài liệu cần lưu trữ tại cấp huyện, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn thông tin quan trọng.
Từ năm 1995 đến 1998, nghiên cứu này đã cung cấp các cơ sở khoa học để xác định nguồn gốc và thành phần tài liệu lưu trữ tại huyện Đồng thời, nó cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ ở cấp huyện.
Đề tài “Cơ sở khoa học xác định biên chế và trình độ nghiệp vụ cán bộ lưu trữ cấp tỉnh” do tác giả Nguyễn Thị Minh Tâm cùng các cộng sự thực hiện, nhằm nghiên cứu và đề xuất các phương pháp xác định biên chế hợp lý cũng như nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ tại các tỉnh Nghiên cứu này không chỉ góp phần cải thiện hiệu quả công tác lưu trữ mà còn đáp ứng yêu cầu phát triển nguồn nhân lực trong lĩnh vực lưu trữ hiện nay.
Đề tài nghiên cứu từ năm 1996 đến 1998 đã được đánh giá cao nhờ việc cung cấp các cơ sở khoa học, pháp lý và lý luận để xác định biên chế và trình độ nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ cấp tỉnh Công trình này có giá trị tham khảo lớn cho các cơ quan lưu trữ địa phương.
Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm (năm 2001) được chia thành hai phần Phần I tập trung vào sự phát triển của tổ chức ngành lưu trữ tại Việt Nam và tham khảo từ các mô hình quốc tế Phần II giới thiệu mô hình tổ chức ngành lưu trữ ở Việt Nam, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong quản lý nhà nước.
- Một số Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học về hướng đề tài này như:
Đề tài "Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội" của tác giả Phạm Thị Diệu Linh đã nghiên cứu tổng quan về tài liệu lưu trữ cấp huyện và thực trạng công tác lưu trữ tại Hà Nội Tác giả đưa ra nhiều giải pháp khả thi nhằm cải thiện hiệu quả lưu trữ, trong đó bao gồm việc ổn định tổ chức lưu trữ và chuẩn hóa các văn bản hướng dẫn.
Đề tài “Bổ sung tài liệu vào các TTLT tỉnh - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Trần Quang Hồng đã phân tích thực trạng công tác bổ sung tài liệu tại các Thư viện tỉnh, đồng thời đề xuất các giải pháp cụ thể Những giải pháp này tập trung vào việc nâng cao trách nhiệm của cơ quan quản lý vĩ mô trong lĩnh vực lưu trữ, cũng như trách nhiệm của Ủy ban nhân dân tỉnh và Trung tâm lưu trữ tỉnh, bên cạnh đó là vai trò của các cơ quan nguồn nộp lưu trong việc đảm bảo tài liệu được bổ sung hiệu quả.
+ Đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình -
Bài viết của tác giả Nguyễn Hằng Thủy đề cập đến thực trạng công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình, là một trong số ít nghiên cứu chuyên sâu về vấn đề này Tác giả đã đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện quản lý tài liệu hồ sơ hành chính tại UBND thành phố Ninh Bình, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
Ngoài ra, nhiều khóa luận tốt nghiệp, niên luận và báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên, cùng với các bài viết trên tạp chí chuyên ngành và tại các hội thảo khoa học, đã đề cập đến những vấn đề cụ thể trong quản lý công tác lưu trữ tại địa phương.
Trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ, có bài viết phân tích về công tác tập huấn lưu trữ tại các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương, nhấn mạnh những điểm cần cải thiện trong quy trình đào tạo và nâng cao kỹ năng cho cán bộ lưu trữ.
Bài viết của tác giả Hà Quảng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/1995 đánh giá công tác tập huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước tại 10 tỉnh Tác giả tập trung vào các vấn đề như chủ trương tổ chức, nội dung, thời gian và đối tượng tham gia tập huấn Bài viết cung cấp nguồn tư liệu quý giá để cơ quan quản lý có biện pháp kịp thời nâng cao chất lượng công tác tập huấn tại địa phương.
Bài viết của tác giả Trần Việt Hà trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam bàn về quản lý nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ tại địa phương Tác giả phân tích những thách thức và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo tồn tài liệu và thông tin trong hệ thống hành chính Qua đó, bài viết góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong việc phát triển nền hành chính hiện đại.
Bài viết đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ tại địa phương, trong đó nhấn mạnh việc giao chức năng quản lý lưu trữ cho Sở Nội vụ.
Bài viết của tác giả Trần Quốc Thắng trên Tạp chí đề cập đến việc thống nhất quản lý nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ, từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn hiện nay Tác giả phân tích những thách thức và cơ hội trong việc áp dụng các quy định pháp luật vào thực tiễn quản lý, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải cách hành chính để nâng cao hiệu quả công tác này Qua đó, bài viết cũng đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Đóng góp của luận văn
Nếu được thực hiện tốt, chúng tôi hy vọng luận văn sẽ góp phần:
Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch lưu trữ tại địa phương Điều này bao gồm việc phát triển lý luận quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ, ban hành các văn bản chỉ đạo, và thực hiện kiểm tra, hướng dẫn Ngoài ra, cần chú trọng đến công tác thi đua, khen thưởng nhằm khuyến khích các đơn vị trong việc nâng cao chất lượng lưu trữ Việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin cũng là yếu tố then chốt trong tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, giúp tối ưu hóa quy trình và bảo đảm tính hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Luận văn này đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình, đồng thời đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm cải thiện hiệu quả công tác này Kết quả nghiên cứu sẽ giúp Lãnh đạo tỉnh Ninh Bình chú trọng hơn đến vấn đề lưu trữ, từ đó tạo cơ sở vững chắc để đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này.
Kết quả của luận văn góp phần nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với lãnh đạo và cán bộ tại các cơ quan, đơn vị ở tỉnh Ninh Bình.
Kết quả của luận văn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý ngành Lưu trữ, giúp họ xây dựng các chiến lược và hoạch định phát triển cho ngành này, cả ở cấp độ tổng thể và tại địa phương.
9 Bố cục của luận văn
Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của luận văn được chia làm 3 chương như sau:
Chương 1 của luận văn tập trung vào “Tổng quan về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ”, bao gồm các khái niệm liên quan đến lưu trữ và quản lý nhà nước Nội dung chương này trình bày cơ sở lý luận và khoa học về quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ, đồng thời nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Chương 2 của luận văn tập trung vào thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình, thông qua khảo sát và nghiên cứu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình Nội dung chương này bao gồm việc xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ, ban hành và kiểm tra các quy định về lưu trữ, thống kê lưu trữ, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ, tổ chức tập huấn nghiệp vụ, cũng như giải quyết khiếu nại và thực hiện thi đua, khen thưởng Dựa trên những phân tích này, luận văn đưa ra đánh giá khách quan về các ưu điểm và hạn chế trong công tác lưu trữ tại Ninh Bình.
Chương 3 của luận văn tập trung vào "Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh Ninh Bình", đóng vai trò quan trọng nhất trong toàn bộ nghiên cứu Tác giả trình bày các giải pháp dựa trên khảo sát và đánh giá trước đó, nhằm cải thiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Các giải pháp này bao gồm việc hoàn thiện và nâng cao hệ thống văn bản quy định, cải tiến hướng dẫn nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả công tác tập huấn nghiệp vụ, tăng cường công tác kiểm tra, cùng với một số giải pháp cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ.
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Trần Hoàng, người đã tận tình hướng dẫn và góp ý Bên cạnh đó, tác giả cũng rất trân trọng sự hỗ trợ từ các cán bộ, công chức, viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cùng với sự giúp đỡ từ thầy cô giáo, bạn bè và đồng nghiệp.
Do những hạn chế từ cả chủ quan lẫn khách quan, việc xảy ra sơ suất và thiếu sót là điều khó tránh khỏi Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý từ các thầy cô và đồng nghiệp.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời nhằm bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước Thông tin từ tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao, giúp đảm bảo cho các hoạt động hành chính diễn ra thông suốt Việc tổ chức tốt công tác lưu trữ không chỉ hỗ trợ trong việc theo dõi, kiểm tra công việc mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, chất lượng dịch vụ công Điều này càng trở nên cần thiết trong bối cảnh yêu cầu cải cách nền hành chính hiện đại, với mục tiêu nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và tài liệu Khái niệm “công tác lưu trữ” đã được hiểu theo nhiều cách khác nhau Theo các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, và Nguyễn Văn Thâm trong cuốn "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" xuất bản năm 1990, việc định nghĩa này cần được xem xét kỹ lưỡng để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và chức năng của công tác lưu trữ trong xã hội hiện đại.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của nhà nước, bao gồm các vấn đề lý luận, pháp lý và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điều này đảm bảo rằng thông tin được lưu giữ một cách có hệ thống và hiệu quả, phục vụ cho nhu cầu tra cứu và nghiên cứu trong xã hội.
Nội vụ đưa ra trong cuốn Giáo trình Lưu trữ cũng có những nét tương đồng:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tổ chức tài liệu, bảo quản và khai thác tài liệu phục vụ quản lý, nghiên cứu và nhu cầu cá nhân Ngành lưu trữ hiện nay đã trở thành một hoạt động chính thức của Nhà nước, ngang hàng với các lĩnh vực khác trong xã hội Nhiệm vụ cốt lõi của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và tổ chức, khai thác tài liệu một cách hiệu quả Để thực hiện tốt công tác lưu trữ, vai trò của quản lý nhà nước là không thể thiếu.
Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Để tìm hiểu khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, trước tiên ta phải hiểu quản lý nhà nước là gì?
Quản lý là quá trình tác động lên một hệ thống nhằm đạt được mục tiêu cụ thể và xuất hiện trước khi có Nhà nước, thể hiện bản chất của lao động xã hội quy mô lớn Theo C Mác và Ph Ăng ghen, mọi lao động xã hội hay lao động chung đều cần sự quản lý để phối hợp hoạt động cá nhân và thực hiện chức năng chung Do đó, quản lý xã hội không phải là sản phẩm của sự phân chia quyền lực, mà là kết quả của sự phân công lao động, giúp liên kết và phối hợp hoạt động của con người.
Quản lý nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và phát triển của các lĩnh vực trong xã hội Theo giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước, quản lý nhà nước được hiểu là sự chỉ huy và điều hành của nhà nước đối với xã hội và công dân thông qua các văn bản quy phạm pháp luật Điều này cho thấy quản lý nhà nước không chỉ là hoạt động đơn thuần mà còn dựa trên quyền lực cao nhất của nhà nước, yêu cầu sự tuân thủ từ các đối tượng quản lý Trong từng lĩnh vực, khái niệm quản lý nhà nước có thể khác nhau, đặc biệt là trong công tác lưu trữ, nơi chưa có định nghĩa cụ thể từ các văn bản chính thức Tuy nhiên, dựa trên định nghĩa chung về quản lý nhà nước và công tác lưu trữ, có thể hiểu rằng quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ là việc chỉ huy và điều hành các hoạt động công vụ của các cơ quan có thẩm quyền nhằm ban hành quy định và văn bản pháp luật để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là việc thực hiện chức năng quản lý đối với hoạt động lưu trữ của các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước Điều này bao gồm việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển ngành lưu trữ; ban hành và tổ chức thực hiện văn bản pháp luật về lưu trữ; quy định tiêu chuẩn cho cán bộ và cơ sở vật chất; tổ chức quản lý chất lượng và kiểm tra; thực hiện thống kê và thông tin về tổ chức văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo và bồi dưỡng cán bộ; huy động và sử dụng nguồn lực cho sự phát triển lưu trữ; ứng dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực lưu trữ; hợp tác quốc tế về lưu trữ; thanh tra và kiểm tra việc chấp hành pháp luật; cũng như giải quyết khiếu nại và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.
Các cơ sở quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
1.3.1 Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Quản lý hiện nay đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội, hiện diện trong nhiều lĩnh vực như chính trị, văn hóa, khoa học kỹ thuật, sản xuất và kinh doanh Hoạt động này không chỉ diễn ra ở các cơ quan hành chính nhà nước mà còn ở doanh nghiệp và các tổ chức xã hội, chính trị, nghề nghiệp.
Quản lý, theo nghĩa chung nhất, là sự tác động có ý thức nhằm chỉ huy và hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi con người để đạt được mục tiêu đúng đắn và phù hợp với quy luật khách quan Vai trò của quản lý khác nhau giữa các lĩnh vực, ví dụ như trong ngành công nghiệp, quản lý giúp phát triển ổn định, trong khi ở nông nghiệp cũng có vai trò tương tự Quản lý nhà nước là cần thiết trong mọi lĩnh vực để đảm bảo tính liên tục và ổn định trong tổ chức và hoạt động Đặc biệt, trong công tác lưu trữ, quản lý nhà nước đóng vai trò quan trọng, đảm bảo tổ chức lưu trữ hoạt động ổn định và hiệu quả từ trung ương đến địa phương Lưu trữ là một lĩnh vực phức tạp, liên quan đến cả tổ chức bộ máy và chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ.
Việc tổ chức bộ máy lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất từ Trung ương đến địa phương, theo Luật Lưu trữ năm 2011 Chính phủ quản lý nhà nước về lưu trữ, với Bộ Nội vụ là cơ quan quản lý cao nhất Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực tiếp tham mưu cho Bộ Nội vụ Ở các Bộ và cơ quan ngang Bộ, Phòng Văn thư - Lưu trữ được thành lập để thực hiện chức năng này Tại địa phương, bộ máy lưu trữ được chia thành ba cấp: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tại UBND cấp tỉnh, công chức chuyên trách tại UBND cấp huyện, và công chức kiêm nhiệm tại UBND cấp xã, phường Quá trình quản lý nhà nước về lưu trữ diễn ra theo ngành dọc, yêu cầu các cơ quan cấp trên hướng dẫn cấp dưới và ngược lại, các cơ quan cấp dưới phải báo cáo và tham mưu cho cấp trên về công tác lưu trữ.
Quản lý tài liệu lưu trữ được tổ chức từ Trung ương đến địa phương nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng Ở cấp Trung ương, có 4 Trung tâm lưu trữ Quốc gia được thành lập tại Hà Nội, Lâm Đồng và thành phố Hồ Chí Minh Tại địa phương, các kho lưu trữ lịch sử được thiết lập thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ của các tỉnh.
Để đảm bảo các cơ quan và tổ chức thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ lưu trữ, cần có sự quản lý chặt chẽ từ phía nhà nước Ngoài ra, các cơ quan này cũng có trách nhiệm hướng dẫn và chỉ đạo chuyên môn cho những đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ Điều này được thể hiện qua việc ban hành các văn bản chi tiết từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản an toàn tài liệu và khai thác hiệu quả nguồn tài liệu lưu trữ Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, sự quản lý của nhà nước là cần thiết Các cơ quan lưu trữ cần có đội ngũ cán bộ chuyên môn vững vàng, cùng với việc đầu tư cơ sở vật chất như kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu, nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Quản lý nhà nước về lưu trữ rất quan trọng, đặc biệt ở cấp địa phương, nơi cần sự chú ý nhiều hơn Để thực hiện nguyên tắc tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ, cần có sự đồng bộ từ trung ương đến địa phương Lưu trữ tại tỉnh, thành phố phản ánh trực tiếp hoạt động của địa phương, tạo nền tảng cho các cơ quan cấp trên trong việc chỉ đạo và hướng dẫn công tác lưu trữ Để các cơ quan, đơn vị thực hiện lưu trữ hiệu quả, không thể thiếu văn bản chỉ đạo, hướng dẫn từ các cơ quan cấp trên, vì đây là cơ sở để thực hiện nhiệm vụ Các văn bản này hướng dẫn về cơ cấu tổ chức và chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, càng chi tiết càng giúp việc áp dụng vào thực tế thuận lợi hơn Việc xây dựng và ban hành các văn bản quản lý lưu trữ cũng là một phần quan trọng trong quản lý nhà nước về lĩnh vực này Do đó, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng và cần thiết.
Tài liệu lưu trữ luôn mang giá trị thiết yếu cho nhiều lĩnh vực trong xã hội, và để phát huy tối đa giá trị này, cần có sự đầu tư và can thiệp từ cán bộ lưu trữ cùng các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Các hoạt động như thu thập, phân loại, xác định giá trị, bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu đều cần sự hướng dẫn và chỉ đạo từ các cơ quan này, nhằm đảm bảo quản lý thống nhất về chuyên môn và nghiệp vụ lưu trữ.
Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không chỉ giúp phát triển tổ chức lưu trữ một cách tập trung và thống nhất, mà còn nâng cao hiệu quả thực hiện các nghiệp vụ Việc quản lý hiệu quả trong lĩnh vực này còn góp phần cải thiện hoạt động quản lý nhà nước, giảm thiểu tình trạng quan liêu, và thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính Do đó, việc thực hiện quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ là cần thiết và cần được triển khai một cách triệt để, toàn diện.
1.3.2 Cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, được Nhà nước coi là một phần thiết yếu trong quản lý nhà nước Trong những năm gần đây, sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác lưu trữ ngày càng tăng, thể hiện qua việc Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 vào ngày 11 tháng 11 năm 2011 Đây là bước tiến quan trọng, khẳng định vai trò to lớn của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của dân tộc.
Lưu trữ là một ngành quan trọng trong xã hội, vì vậy Đảng, Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền đã liên tục ban hành văn bản nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Những văn bản này không chỉ hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn được bổ sung và điều chỉnh để phù hợp với thực tế Đây là cơ sở pháp lý cần thiết để các cơ quan, đơn vị và tổ chức thực hiện hiệu quả công tác lưu trữ.
Cơ sở pháp lý cho quản lý nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm các văn bản quy định thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước, cơ quan quản lý cao nhất về văn thư và lưu trữ Đặc biệt, Sắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục vào ngày 08/9/1945 của Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa là một trong những văn bản quan trọng Tiếp theo, vào ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số, tiếp tục củng cố hệ thống lưu trữ quốc gia.
Cục Lưu trữ Nhà nước được thành lập nhằm bảo vệ giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia, theo Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962, và nghiêm cấm việc tiêu huỷ hồ sơ mà không có sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền Đến ngày 11/12/1982, Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia đã được Hội đồng Nhà nước thông qua, và theo Điều 14 của Pháp lệnh này, Nghị định số 34/HĐBT được ban hành vào ngày 01/3/1984 quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước Vào ngày 25/01/1991, Quyết định số 24 của Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng tiếp tục củng cố vai trò của Cục trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ.
CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý công tác văn thư
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương đã được thành lập từ sớm, với các văn bản quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước Những quy định này tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho công tác quản lý lưu trữ ở cấp Trung ương.
Cơ sở pháp lý cho quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được quy định trong các văn bản hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các tổ chức lưu trữ thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các tỉnh Ngày 24 tháng 01 năm 1998, Thông tư số 40/1998/TT-TCCP đã được Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành nhằm hướng dẫn tổ chức lưu trữ tại các cơ quan nhà nước Đến ngày 01 tháng 02 năm 2005, Bộ Nội vụ đã phát hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV để thay thế thông tư trước đó, quy định rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các tổ chức Văn thư Lưu trữ Mới đây, vào ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ tiếp tục ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV, cập nhật các hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các tổ chức văn thư, lưu trữ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình
Công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình được điều chỉnh theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan Văn thư, Lưu trữ.
Ngày 24/12/2012, UBND tỉnh Ninh Bình đã ban hành Quyết định số 33/2012/QĐ-UBND, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình là tổ chức thuộc Sở Nội vụ tỉnh, chịu sự quản lý và chỉ đạo của Sở Nội vụ và hướng dẫn chuyên môn từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Với tư cách pháp nhân, Chi cục có con dấu, tài khoản riêng và trụ sở tại Sở Nội vụ tỉnh Chức năng chính của Chi cục là hỗ trợ Giám đốc Sở Nội vụ trong việc tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, đồng thời quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định pháp luật.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm, đồng thời tổ chức thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ Đơn vị này cũng hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định liên quan, thẩm định và trình phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ, cũng như tài liệu hết giá trị Ngoài ra, Chi cục còn nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, tổ chức tập huấn nghiệp vụ, phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ để giải quyết khiếu nại và xử lý vi phạm pháp luật Cuối cùng, Chi cục thực hiện báo cáo, thống kê, sơ kết và tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực này.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; thu thập và bảo quản hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu; thống kê và sắp xếp hồ sơ; thực hiện tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác tài liệu; cung cấp dịch vụ công về lưu trữ; đồng thời quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Giám đốc Sở Nội vụ.
- Cơ cấu tổ chức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình gồm có 02 đơn vị giúp việc và 01 đơn vị sự nghiệp trực thuộc, bao gồm:
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp;
+ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
+ Trung tâm Lưu trữ tỉnh
Tiểu kết chương 1 nhấn mạnh rằng công tác lưu trữ ngày càng trở nên quan trọng trong đời sống xã hội, đòi hỏi sự quan tâm và thay đổi trong quản lý nhà nước để theo kịp thời đại Quản lý nhà nước không chỉ giúp phát triển công tác lưu trữ một cách tập trung và thống nhất, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ Thực tế cho thấy, quản lý nhà nước về lưu trữ ở Việt Nam đã có nhiều cải cách, thể hiện sự chuyển mình liên tục của ngành Đặc biệt, Luật Lưu trữ năm 2011 đã khẳng định vai trò quan trọng của ngành trong xã hội và là cơ sở thiết yếu cho việc quản lý nhà nước về lưu trữ hiện nay.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH
Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ
Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, việc xây dựng và triển khai kế hoạch phát triển cùng các chương trình, đề án liên quan là rất quan trọng Những kế hoạch này đóng vai trò như kim chỉ nam cho công tác lưu trữ trong một giai đoạn cụ thể, đồng thời là tiêu chuẩn và thước đo để đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình luôn chú trọng vào việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ, cùng với các chương trình và đề án liên quan Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và có định hướng cho công tác lưu trữ của tỉnh.
Kế hoạch phát triển lưu trữ của tỉnh Ninh Bình được lập hàng năm, kết hợp giữa công tác văn thư và lưu trữ, và được Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành kèm theo Quyết định để đảm bảo thực thi đến tất cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Kế hoạch này dựa trên hướng dẫn về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các tỉnh thành phố và tình hình thực tế của tỉnh Nội dung kế hoạch chia thành hai phần: nhiệm vụ thường xuyên, bao gồm tổ chức cán bộ, ban hành văn bản và kiểm tra, và nhiệm vụ trọng tâm, là các nhiệm vụ quan trọng được xác định hàng năm Ví dụ, trong Kế hoạch phát triển lưu trữ năm 2012, nhiệm vụ trọng tâm bao gồm tuyên truyền Luật Lưu trữ, xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc và thu thập tài liệu vào lưu trữ, cùng với việc xây dựng và cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng.
Gần đây, UBND tỉnh đã giao Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan liên quan để triển khai Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng nhằm đảm bảo thu thập, chỉnh lý và bảo quản hàng vạn mét giá tài liệu đang trong tình trạng thất thoát và hư hỏng Đề án này được thực hiện theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 09 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cho các tỉnh, thành phố trực thuộc.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình đang tích cực triển khai kế hoạch phát triển lưu trữ, bao gồm việc ký kết hợp đồng với Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và xây dựng Ninh Bình để thực hiện khảo sát và lập dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng Hiện tại, các tài liệu đang trong quá trình hoàn chỉnh để báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, tuy nhiên, tiến độ dự án gặp khó khăn do nguồn vốn hạn chế Bên cạnh đó, Chi cục cũng đang xây dựng dự thảo “Đề án sưu tầm tài liệu quý hiếm” để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt, theo Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31 tháng.
5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nội dung đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình đang triển khai quy hoạch công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đến năm 2020, với tầm nhìn đến năm 2030, theo Quyết định số 579/QĐ-BNV Tuy nhiên, công tác quy hoạch gặp nhiều khó khăn do quy hoạch ngành Lưu trữ của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có tính chất vĩ mô, không phù hợp với thực trạng của tỉnh Do đó, cần áp dụng linh hoạt và dựa trên điều kiện thực tế để tổ chức thực hiện hiệu quả.
Mặc dù công tác lập kế hoạch và xây dựng chương trình đã có nhiều chuyển biến tích cực gần đây, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Số lượng kế hoạch và đề án được xây dựng hiện vẫn ít so với yêu cầu thực tiễn, chủ yếu chỉ dừng lại ở kế hoạch hàng năm mà chưa có các kế hoạch dài hạn như 5 năm hay 10 năm Ngoài ra, các đề án thiết thực như chỉnh lý tài liệu, số hóa hồ sơ điện tử và giải mật tài liệu vẫn chưa được triển khai Hơn nữa, hiệu quả của các kế hoạch hiện tại chưa cao, với các mục tiêu chủ yếu tập trung vào công việc thường xuyên, thiếu tính sáng tạo và đột biến.
2.2 Xây dựng, ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ
Việc xây dựng và ban hành văn bản là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng của mình Văn bản không chỉ là công cụ quản lý hiệu quả để ghi lại và truyền đạt các quyết định, mà còn cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý nhà nước Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ và đảm bảo quản lý nhà nước khoa học, cần thiết phải có các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về lưu trữ từ Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình.
Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình đã tư vấn cho UBND tỉnh và Sở Nội vụ Ninh Bình trong việc ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị Một số văn bản tiêu biểu đã được phát hành trong giai đoạn này.
-Văn bản do UBND tỉnh ban hành:
+ Công văn số 03/UBND-TTLT ngày 22/6/2007 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
Quyết định số 1456/QĐ-UBND ngày 22/6/2007 của UBND tỉnh Ninh Bình đã bổ sung các cơ quan là nguồn nộp lưu hồ sơ và tài liệu lưu trữ lịch sử vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
+ Công văn số 01/UBND-TTLT ngày 11/3/2008 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ;
+ Công văn số 55/UBND – VP7 ngày 24/02/2009 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2009;
Quyết định số 365/QĐ-UBND ngày 15/4/2009 của UBND tỉnh Ninh Bình đã ban hành Danh mục số 1, quy định các cơ quan có trách nhiệm nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
+ Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 21/3/2011 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc giao kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ năm 2011;
+ Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 07/9/2011 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Quyết định số 140/QĐ-UBND ngày 27/02/2012 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2012
- Văn bản do Sở Nội vụ ban hành:
Công văn số 121/SNV-QLVTLT ngày 09/4/2009 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng và ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cấp huyện, thành phố, thị xã.
Công văn số 145/SNV-QLVTLT ngày 23/4/2009 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cho các huyện, thành phố, thị xã Văn bản này nhằm đảm bảo quy trình quản lý tài liệu và thông tin được thực hiện một cách hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác hành chính tại địa phương.
+ Công văn số 211/SNV-QLVTLT ngày 27/5/2009 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
Công văn số 545/SNV-QLVTLT ngày 23/8/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình quy định thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Công văn số 689/SNV-QLVTLT ngày 05/11/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đề cập đến việc lập hồ sơ hiện hành và quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Đồng thời, Công văn số 736/SNV-QLVTLT ngày 25/11/2010 cũng của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị.
+ Công văn số 774/SNV-QLVTLT ngày 02/11/2011 của Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình về việc hệ thống, lưu trữ văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về lưu trữ
Thanh tra và kiểm tra là hoạt động thiết yếu đối với mọi cơ quan, tổ chức Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ, kiểm tra được xác định là một khâu quan trọng trong công tác lưu trữ.
Công tác thanh tra là một phần quan trọng trong quản lý lưu trữ, có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện pháp luật và các quy định của Đảng và Nhà nước liên quan đến lưu trữ tại các cơ quan nhà nước và tổ chức xã hội Điều này đặc biệt áp dụng trong các phòng, kho lưu trữ, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các quy định hiện hành.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình thường xuyên thực hiện thanh tra, kiểm tra việc chấp hành quy định pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong tỉnh Qua các đợt kiểm tra, nhận thức của lãnh đạo về vai trò quan trọng của công tác này được nâng cao Công tác thanh tra còn giúp đánh giá tình hình thực hiện quy định, tác động của văn bản trong thực tế, từ đó hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ Đồng thời, công tác này cũng đề ra định hướng chỉ đạo phù hợp với từng giai đoạn cụ thể Kiểm tra thực tế tại các đơn vị giúp đoàn kiểm tra đưa ra nhận xét khách quan về tình hình công tác văn thư, lưu trữ, chỉ rõ đúng sai và tìm ra biện pháp khắc phục kịp thời Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra sẽ giảm thiểu sai phạm trong giải quyết công việc, giúp hạn chế xử lý các vi phạm không đáng có.
Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình luôn coi công tác thanh tra, kiểm tra là nhiệm vụ trọng tâm trong quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Kể từ khi Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007, việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được chú trọng, dẫn đến việc kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh được thực hiện thường xuyên hơn so với trước đây.
Trong những năm qua, UBND tỉnh đã tích cực tuyên truyền và phổ biến quy định về văn thư, lưu trữ, đồng thời thành lập nhiều đoàn kiểm tra, khảo sát tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Nội dung kiểm tra tập trung vào việc thực hiện các quy định của Luật, Pháp lệnh và Chỉ thị của Thủ tướng Các hoạt động này đã góp phần khắc phục tồn tại, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Từ năm 2007 đến 2012, Sở Nội vụ đã thành lập nhiều đoàn kiểm tra với sự tham gia của lãnh đạo sở và phòng nghiệp vụ tại 16 sở, ban, ngành, 10 đơn vị trực thuộc, 6 UBND cấp huyện và 34 cấp xã, cùng 33 trường học Đối tượng kiểm tra được lựa chọn dựa trên nhiều tiêu chí và tình hình cụ thể của từng đơn vị, với ưu tiên cho những nơi còn hạn chế trong công tác này như huyện Gia Viễn và Yên Khánh, trong khi những đơn vị thực hiện tốt như thành phố Ninh Bình và huyện Kim Sơn ít được lựa chọn hơn.
Đoàn thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn bao gồm trưởng đoàn, thư ký và các thành viên, với trưởng đoàn là lãnh đạo Chi cục nếu có sự tham gia, hoặc lãnh đạo Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ nếu không Thư ký là chuyên viên từ phòng chủ trì, trong khi các thành viên khác là chuyên viên từ phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ hoặc Trung tâm Lưu trữ Thành phần Đoàn kiểm tra chưa được thống nhất do Chi cục chưa thành lập Tổ kiểm tra, dẫn đến việc điều động và phân công luân phiên cán bộ trong Chi cục.
Nội dung thanh tra và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị bao gồm việc đánh giá tình hình kiện toàn tổ chức bộ phận, biên chế và trình độ đội ngũ cán bộ Đồng thời, cần xem xét việc thực hiện các quy định trong các khâu nghiệp vụ lưu trữ như thu thập và chỉnh lý tài liệu, xử lý tài liệu tồn đọng, bảo quản tài liệu cũng như tổ chức khai thác tài liệu một cách hiệu quả.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình tiến hành thanh tra, kiểm tra và hướng dẫn hàng năm theo kế hoạch công tác đã ban hành Thời gian cho mỗi đợt thanh tra, kiểm tra thường kéo dài 01 ngày, trong đó Đoàn thanh tra sẽ làm việc tại 3 đến 4 đơn vị.
Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, công tác thanh tra và kiểm tra về văn thư, lưu trữ đã được chú trọng hơn Trong năm 2013, Chi cục đã tiến hành kiểm tra 01 đơn vị cấp huyện và 02 đơn vị cấp xã, tập trung vào việc quản lý và chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cùng các hoạt động nghiệp vụ liên quan.
Qua quá trình thanh tra và kiểm tra, các đơn vị đã phát hiện và khắc phục những tồn tại, đồng thời nhận được hướng dẫn trực tiếp về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ Những nội dung được chú trọng bao gồm quy trình quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ công việc, bảo quản tài liệu lưu trữ, và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Mặc dù đã có sự chú trọng đến công tác thanh tra, kiểm tra và hướng dẫn, nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế trong việc thanh tra, kiểm tra và hướng dẫn về công tác lưu trữ Cần khắc phục những vấn đề này trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình chỉ có 03 cán bộ, dẫn đến việc không thể thành lập Tổ Kiểm tra và hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Tình trạng này là một trong những nguyên nhân chính gây ra sự thiếu hụt trong tổ chức thanh tra, kiểm tra và hướng dẫn, khiến cho các đợt kiểm tra không diễn ra thường xuyên và không đạt hiệu quả cao Hơn nữa, các đợt kiểm tra cũng chưa thực sự sâu sát và chưa phát huy được tác dụng mong muốn sau mỗi lần thực hiện.
Công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình đang trong quá trình hoàn thiện, nhưng vẫn tồn tại nhiều bất cập và vấn đề cần giải quyết ở từng đơn vị, địa phương Các đợt kiểm tra chủ yếu tập trung vào việc hướng dẫn các sai phạm nghiệp vụ, mà chưa có sự đánh giá thực chất hay các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, địa phương được kiểm tra.
Công tác thanh tra và kiểm tra hiện nay chưa được thực hiện thường xuyên và rộng khắp, đồng thời phương pháp kiểm tra cũng cần được cải thiện Hiện tại, hình thức kiểm tra chủ yếu là định kỳ, kết hợp với công tác hướng dẫn, nhưng thiếu sự đa dạng với các hình thức kiểm tra hiệu quả khác như kiểm tra đột xuất và kiểm tra chéo.
Một vấn đề đáng lưu ý là tính bột phát trong việc kiểm tra Thời gian kiểm tra không đồng nhất, nội dung và thành phần kiểm tra cũng khác nhau, cho thấy sự thiếu hụt quy trình kiểm tra cụ thể.
Tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về lưu trữ
2.4.1 Tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ
Nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ tại Việt Nam, đặc biệt là ở tỉnh Ninh Bình, vẫn chưa được đầy đủ Do đó, việc tuyên truyền và phổ biến các văn bản quy định về lưu trữ là rất cần thiết và đã được lãnh đạo tỉnh Ninh Bình chú trọng.
Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, Chính phủ và Bộ Nội vụ đã tích cực triển khai các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ, nhằm nâng cao ý thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc bảo quản tài liệu Việc tuyên truyền Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ đã đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ Sau khi Chỉ thị được ban hành, UBND tỉnh đã nhanh chóng gửi văn bản chỉ đạo thực hiện và tổ chức hội nghị quán triệt nội dung Chỉ thị Hàng năm, Sở Nội vụ còn tổ chức hội nghị giao ban với Chủ tịch UBND cấp huyện, nhấn mạnh trách nhiệm của lãnh đạo các cấp trong việc quản lý và đầu tư cho hoạt động lưu trữ.
Tất cả 08 huyện, thành phố, thị xã đã tổ chức Hội nghị với sự tham gia của cán bộ, công chức, viên chức để phổ biến Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản của Bộ Nội vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời, 23/23 Sở, ban, ngành cũng đã gửi văn bản đến các phòng, ban, đơn vị trực thuộc để đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ.
Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, công tác tuyên truyền và phổ biến các văn bản liên quan đã được chú trọng và có những chuyển biến tích cực tại tỉnh Ninh Bình Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành văn bản số 402/UBND-VP7 ngày 17/12/2012, yêu cầu các cơ quan, đơn vị tổ chức tuyên truyền Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Sở Nội vụ đã chủ động đăng tải các tài liệu liên quan trên cổng thông tin điện tử, đồng thời phối hợp với các cơ quan truyền thông để nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức và người dân Các huyện, thành phố cũng đã tổ chức hội nghị quán triệt nội dung Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Nhờ sự chỉ đạo quyết liệt của Ủy ban nhân dân tỉnh, nhận thức của cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được nâng cao, góp phần cải thiện hiệu quả công tác lưu trữ.
2.4.2.Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
Sau khi Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP được ban hành, các cơ quan, đơn vị trong tỉnh đã chú trọng hơn đến việc củng cố tổ chức văn thư, lưu trữ Số lượng và chất lượng biên chế công chức, viên chức làm công tác này đã được tăng cường Đến ngày 30/4/2013, tỉnh đã ghi nhận sự gia tăng đáng kể trong số lượng biên chế làm công tác văn thư lưu trữ.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ: 13
- Tại các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh: 40
+ Tại Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện: 19
Bộ máy công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại một số sở, ban, ngành và UBND huyện, thành phố, thị xã vẫn chưa đáp ứng yêu cầu ngày càng cao, với nhiều người không đúng chuyên ngành và kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác Do đó, việc tổ chức và tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết Trong những năm gần đây, công tác tổ chức tập huấn và bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tích cực.
Để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức, UBND tỉnh đã chỉ đạo Sở Nội vụ tổ chức các lớp tập huấn Hàng năm, Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch tổ chức từ 02 - 03 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức và lãnh đạo phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở ba cấp Đến nay, Sở Nội vụ đã mở 16 lớp tập huấn cho 582 công chức, viên chức từ các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện, cấp xã, với sự giảng dạy của giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ngoài ra, các cơ quan, đơn vị cũng chủ động bố trí kinh phí để tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, như UBND thành phố Ninh Bình và huyện Yên.
Sở Nội vụ đã cử báo cáo viên hướng dẫn các cơ quan trong việc lập hồ sơ công việc và kỹ năng soạn thảo văn bản, giúp nâng cao chuyên môn cho công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ Kết quả là nhiều cơ quan đã lập danh mục hồ sơ và chú trọng hơn đến việc lập hồ sơ công việc, góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ vào nền nếp Đặc biệt, vào tháng 9 năm 2012, Sở Nội vụ phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức khóa bồi dưỡng cho 240 học viên, cung cấp kiến thức về Luật Lưu trữ và các chủ trương của Đảng, Nhà nước Tuy nhiên, trong năm 2013, Sở Nội vụ không tổ chức đào tạo về văn thư, lưu trữ theo kế hoạch bồi dưỡng của tỉnh.
Trong những năm gần đây, công tác tuyên truyền và phổ biến các văn bản quy định về lưu trữ đã có những tiến bộ đáng kể Tuy nhiên, vẫn còn một số điểm yếu cần được khắc phục, đặc biệt trong việc tổ chức tập huấn và bồi dưỡng cho cán bộ.
Công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình đang gặp nhiều khó khăn do trình độ của cán bộ công chức, viên chức chưa đáp ứng yêu cầu Việc tổ chức đào tạo và bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ là cần thiết nhưng chưa được thực hiện thường xuyên và triệt để Năm 2013, mặc dù là năm quan trọng sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, công tác đào tạo vẫn không được tổ chức Đối tượng được tập huấn chủ yếu là cán bộ làm văn thư, lưu trữ, trong khi đội ngũ lãnh đạo các đơn vị, sở, ban ngành chưa được quan tâm, dù họ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lý công tác này.
Thống kê, sơ kết, tổng kết về lưu trữ
2.5.1 Thống kê về lưu trữ
Thống kê về lưu trữ là một biện pháp quan trọng trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, giúp ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tổ chức, cán bộ, quản lý văn bản, cũng như số lượng, chất lượng và thành phần tài liệu lưu trữ Để thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ, cần có các sổ sách như sổ nhập tài liệu, danh sách phông, phiếu phông, mục lục hồ sơ và biên bản bàn giao tài liệu Báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ là công cụ quan trọng, giúp lãnh đạo các cơ quan nắm bắt tình hình tổ chức, cán bộ và tài liệu, từ đó có biện pháp chấn chỉnh công tác tổ chức, tăng cường biên chế và cải thiện kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ.
Công tác thống kê lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình được thực hiện nghiêm túc, tuân thủ quy định của Nhà nước Trước năm 2013, thống kê lưu trữ được thực hiện theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ban hành ngày 06 tháng 01 năm 2005.
Vào năm 2005, Bộ Nội vụ đã ban hành quy định về việc báo cáo thống kê định kỳ liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ Đến năm 2013, Bộ Nội vụ tiếp tục phát triển quy định này thông qua Thông tư 09/2013/TT-BNV, được ban hành vào ngày 31 tháng 10.
Kể từ năm 2013, tỉnh Ninh Bình đã thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư quy định.
Sau khi Thông tư 09/2013/TT-BNV ban hành, tỉnh Ninh Bình đã nhanh chóng hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các quy định về báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, cùng các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và xã, cần nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình và báo cáo về Phòng Nội vụ huyện Đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc sở, ban, ngành, báo cáo sẽ được gửi về sở, ban, ngành tương ứng Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình và các sở, ban ngành cũng phải thực hiện báo cáo theo quy định.
Ninh Bình tổ chức các cơ quan, tổ chức Trung ương theo ngành dọc, với trách nhiệm của các doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh trong việc nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Sở Nội vụ là cơ quan tổng hợp số liệu và báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ từ các huyện, sở, ban, ngành, và các tổ chức liên quan Sau khi nhận được báo cáo từ các đơn vị, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình tổng hợp và gửi báo cáo lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Đồng thời, Sở cũng thực hiện báo cáo về tài liệu lưu trữ lịch sử đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ của tỉnh.
Kỳ hạn gửi báo cáo thống kê về lưu trữ là 01 năm, từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo Báo cáo phải được gửi trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp cho các cơ quan như Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình, các sở, ban ngành và doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh Đối với báo cáo thống kê tổng hợp, thời hạn gửi là trước ngày 31 tháng 01 năm sau, và báo cáo tổng hợp của Sở Nội vụ Ninh Bình phải gửi trước ngày 15 tháng 02 năm sau Nội dung báo cáo thống kê cơ sở và tổng hợp đều giống nhau, bao gồm các văn bản chỉ đạo, tổ chức nhân sự, tài liệu lưu trữ, thu thập và loại hủy tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu và nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ.
Nhìn chung, sau khi có Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
Năm 2013, chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã được thực hiện nghiêm túc và kịp thời hơn so với trước Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố chưa tuân thủ đầy đủ nguyên tắc thống kê theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Điều này dẫn đến tình trạng báo cáo thống kê cơ sở bị trễ hạn và thiếu chính xác Hệ quả là số liệu thống kê tổng hợp không đầy đủ, độ chính xác thấp và không kịp thời, không phản ánh đúng thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị.
2.5.2 Sơ kết, tổng kết về lưu trữ
Công tác sơ kết và tổng kết lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước tại các cơ quan, đơn vị Đây là cơ hội để xem xét những thành tựu đã đạt được, những hạn chế còn tồn tại và xác định phương hướng phát triển cho tương lai.
Công tác sơ kết và tổng kết về lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình được thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả Qua việc thực hiện thường xuyên, lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình có thể nắm bắt rõ ràng kết quả công tác lưu trữ trên địa bàn, đồng thời nhận diện được các ưu điểm và hạn chế cần khắc phục trong công tác này.
Sơ kết thường được thực hiện cho các công việc và kế hoạch ngắn hạn chưa hoàn thành, nhằm đánh giá tiến độ và hiệu quả Một số ví dụ điển hình bao gồm sơ kết 6 tháng đầu năm về công tác văn thư, lưu trữ và sơ kết 1 năm thực hiện đề án chỉnh lý tài liệu.
Tổng kết lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình được thực hiện thường xuyên, nhằm đánh giá các kế hoạch và vấn đề trong thời gian dài, từ một năm đến nhiều năm Các báo cáo tổng kết bao gồm công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Ninh Bình năm 2012 và công tác kiểm tra, hướng dẫn năm 2012.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình không chỉ thực hiện sơ kết và tổng kết các kế hoạch công tác lưu trữ của tỉnh mà còn tiến hành đánh giá các văn bản quy định và kế hoạch từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Một số hoạt động tiêu biểu bao gồm tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (2007-2012) và tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh kể từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực.
Việc sơ kết và tổng kết về lưu trữ được thường xuyên đôn đốc và chỉ đạo đến các đơn vị, địa phương Trước khi thực hiện sơ kết, tổng kết một kế hoạch lưu trữ của tỉnh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình sẽ cung cấp các văn bản hướng dẫn và đôn đốc thực hiện Sau khi các đơn vị và địa phương hoàn thành sơ kết, tổng kết, họ sẽ gửi lại cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình để tiến hành tập hợp và tổng kết.
Công tác sơ kết và tổng kết lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình đã đạt được nhiều kết quả tích cực; tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế như việc thực hiện sơ kết và tổng kết muộn, cũng như chưa phản ánh chính xác kết quả công tác.
Thi đua, khen thưởng
Trong giai đoạn hiện nay, thi đua và khen thưởng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, là hình thức động viên, ghi nhận thành tích của cá nhân và tập thể Đặc biệt trong công tác lưu trữ, việc khen thưởng kịp thời và đúng người không chỉ ghi nhận công lao mà còn thúc đẩy tinh thần tự giác và ý thức hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc.
Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhận thức rõ vai trò quan trọng của công tác lưu trữ trong việc bảo tồn thông tin và tài liệu Họ cũng hiểu được ý nghĩa và tác dụng của việc thi đua, khen thưởng, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và khuyến khích tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong ngành lưu trữ.
Ninh Bình vẫn chưa thực sự chú trọng đến công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Điểm nổi bật duy nhất là việc trao Kỉ niệm chương cho các cá nhân, tập thể xuất sắc vào năm 2008, một hoạt động có ý nghĩa khích lệ tinh thần nhưng không được duy trì trong những năm sau Công tác thi đua và khen thưởng được kết hợp với đánh giá nhiệm vụ cuối năm, nhưng việc này không được thực hiện thường xuyên Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng tổ chức khen thưởng theo phòng ban, tuy nhiên, tiêu chí đánh giá hồ sơ chưa được thực hiện nghiêm túc, dẫn đến sự thiếu hụt trong công tác thi đua, khen thưởng trong thời gian gần đây.
Sự biến động và điều chuyển hàng năm của đội ngũ cán bộ làm công tác thi đua khen thưởng tại tỉnh Ninh Bình đã ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện công tác này Tuy nhiên, vấn đề cốt lõi nằm ở nhận thức của lãnh đạo các cấp về vai trò và ý nghĩa của thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ.
Nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong lưu trữ
2.7.1 Nghiên cứu khoa học trong lưu trữ
Mục đích của công tác nghiên cứu khoa học trong lưu trữ là nghiên cứu và tổng kết các vấn đề lý luận và thực tiễn, xây dựng chế độ nghiệp vụ để chỉ đạo thống nhất ngành lưu trữ, và phát triển cơ sở lý luận phù hợp với thực tiễn đất nước Việc thực hiện hiệu quả công tác nghiên cứu khoa học sẽ góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác lưu trữ.
Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, công tác nghiên cứu khoa học về lưu trữ tại Ninh Bình chưa được quan tâm, dẫn đến việc không có đề tài nghiên cứu nào được thực hiện tại các cơ quan quản lý Dù đã có cán bộ lưu trữ tốt nghiệp đại học từ những năm 70, nhưng tình trạng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn, nguy cơ thất lạc và hư hỏng ngày càng cao Sau khi Luật Lưu trữ ra đời, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình đã khẩn trương xây dựng đề tài khoa học “Chỉnh lý khoa học tài liệu tích đống, tồn đọng, bó gói” Đề tài này không chỉ mang ý nghĩa chuyên môn mà còn thể hiện sự chuyển biến trong nhận thức và biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ, tạo nền tảng vững chắc cho công tác nghiên cứu khoa học và lưu trữ trong tương lai.
Mặc dù tỉnh có tiềm lực con người với trình độ chuyên môn cao, nhưng việc chỉ có một đề tài nghiên cứu khoa học về lưu trữ là không đủ Hơn nữa, thiếu kế hoạch và định hướng cụ thể trong tổ chức nghiên cứu sẽ dẫn đến tình trạng chồng chéo, bỏ sót và chất lượng nghiên cứu không đảm bảo, không thể ứng dụng vào thực tiễn.
2.7.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
Công nghệ thông tin giữ vai trò quan trọng trong sự phát triển xã hội hiện đại, trở thành cầu nối giữa các thành phần toàn cầu Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực khác nhau là yêu cầu cấp thiết, đặc biệt trong công tác lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ giúp tổ chức khoa học tài liệu hiệu quả, thiết kế công cụ tra cứu hiện đại, giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao kỹ năng và tư duy sáng tạo cho cán bộ lưu trữ.
Tại Ninh Bình, công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ đang được chú trọng và đầu tư, góp phần hiện đại hóa quản lý lưu trữ nhà nước Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ, được chuyển giao từ Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, với các chức năng chính hỗ trợ hiệu quả trong công tác lưu trữ.
- Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo hệ thống khung phân loại thông tin rất nhanh chóng và chính xác;
- Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu theo các trường thông tin chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành;
Cập nhật và quản lý phông, bộ sưu tập lưu trữ là rất quan trọng để đảm bảo tài nguyên luôn sẵn có cho độc giả Đồng thời, việc đăng ký và quản lý độc giả, theo dõi tình hình khai thác sử dụng cũng góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ Quản lý thẻ độc giả và phiếu yêu cầu, cùng với việc sao chụp tài liệu, giúp tối ưu hóa quy trình và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người dùng.
- Quản lý và theo dõi tình hình khai thác trực tuyến, kiểm soát được lượt người truy cập chương trình cũng như thời gian truy cập
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình hiện đang thử nghiệm nhập dữ liệu tài liệu lưu trữ, với kết quả đạt được là đã nhập thông tin của 6.000 hồ sơ.
Trung tâm Lưu trữ Ninh Bình hiện có 9,000 văn bản, chủ yếu là hồ sơ nguyên tắc, nhưng việc nhập dữ liệu mới vẫn còn hạn chế Điều này đã ngăn cản việc triển khai và sử dụng hiệu quả phần mềm trong công tác lưu trữ Thực tế, quá trình nhập dữ liệu tài liệu lưu trữ đã bị tạm dừng do khó khăn về nhân lực và kinh phí.
Tỉnh Ninh Bình đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm việc cài đặt và chuyển giao phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (e-office) cho 11 cơ quan, đơn vị Nhiều cơ quan đã xây dựng website và lắp đặt phần mềm quản lý văn bản để cải thiện công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành, đồng thời đưa thông tin đến công chúng một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí Với sự chỉ đạo sát sao từ Chi cục Văn thư - Lưu trữ, các cơ quan như Ủy ban nhân dân thành phố Ninh Bình, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Giáo dục và Đào tạo, Bảo hiểm xã hội, và Sở Nội vụ đã triển khai hiệu quả các ứng dụng này.
Ninh Bình đang dẫn đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ, thông qua việc triển khai hệ thống thư điện tử và lập hồ sơ điện tử Điều này được thể hiện qua Quyết định số 10/2013/QĐ-UBND ngày 10 tháng 7 năm 2013, quy định về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tại tỉnh Ninh Bình.
Mặc dù tỉnh Ninh Bình đã đạt được những kết quả đáng khích lệ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong quản lý nhà nước Việc ngừng triển khai nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ là một vấn đề cần được xem xét và giải quyết Hơn nữa, kể từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, tỉnh Ninh Bình vẫn chưa ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể cho các cơ quan, đơn vị về quản lý tài liệu điện tử Khắc phục những hạn chế này sẽ nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của tỉnh.
Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
Công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong ngành Lưu trữ, đặc biệt là đối với Chi cục Văn thư Đây là nhiệm vụ thiết yếu nhằm đảm bảo việc bảo tồn và truy xuất thông tin hiệu quả.
Lưu trữ Ninh Bình hướng tới mục tiêu quản lý hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của chúng Quá trình này bao gồm các hoạt động như thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, tổ chức công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài liệu, và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.8.1 Tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là bước đầu tiên và quan trọng trong công tác lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các khâu nghiệp vụ tiếp theo Quy trình này quyết định thành phần, nội dung và chất lượng của phông lưu trữ, đồng thời giúp hoàn thiện không ngừng kho tài liệu Việc thu thập đầy đủ tài liệu cho phép người làm công tác lưu trữ phân loại và chọn lọc các tài liệu có giá trị, từ đó áp dụng chế độ bảo quản phù hợp Điều này đảm bảo việc tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả những giá trị mà tài liệu lưu trữ mang lại.
Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Ninh Bình chủ yếu từ các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước và phát triển kinh tế xã hội trong tỉnh Để đảm bảo việc thu thập và bổ sung tài liệu được thực hiện nghiêm túc và thống nhất, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình đã ban hành Quyết định số 365/QĐ-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2009, quy định danh mục các cơ quan phải nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quyết định này thay thế cho các quy định trước đó, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ.
Năm 2007, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình đã ban hành danh mục các cơ quan nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, tuy nhiên trước đó chỉ có 28 cơ quan được xác định, thiếu sót trong việc liệt kê đầy đủ các cơ quan như Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh và các đơn vị khác Đến Quyết định số 365/QĐ-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2009, danh mục đã được bổ sung lên 46 cơ quan, nhưng vẫn còn tồn tại hạn chế, đặc biệt sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2013, chức năng lưu trữ lịch sử chỉ được thực hiện tại cấp tỉnh Hiện tại, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình vẫn sử dụng danh mục cũ từ năm 2009 mà chưa cập nhật danh mục mới cho các cơ quan nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Tình trạng thiếu quan tâm đến việc giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình thể hiện rõ qua việc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình chưa ban hành Danh mục thành phần tài liệu cần giao nộp Điều này dẫn đến việc thu thập và bổ sung tài liệu không đúng thành phần từ các cơ quan, gây lúng túng và khó khăn trong công tác thu thập, phân loại và bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Việc thu thập và bổ sung tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình tuân theo các nguyên tắc cơ bản như thu thập theo thời kỳ lịch sử, đặc trưng vật liệu và phương pháp chế tác Đặc biệt, nguyên tắc thu thập theo phông và khối phông được thực hiện thường xuyên để đảm bảo tài liệu không bị phân tán, giữ vững mối liên hệ giữa các sự kiện và văn bản trong phông tài liệu.
Thủ tục giao nộp tài liệu cũng được Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình quy định rõ ràng, cụ thể Thủ tục giao nộp gồm các bước sau:
1 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
2 Phối hợp với các đơn vị xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
3 Hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
4 Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
5 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu Các tài liệu như: “Biên bản giao nhận tài liệu” và “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản
Thời gian giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã được điều chỉnh từ 5 năm lên 10 năm kể từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực Các đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ sơ và tài liệu phải tuân thủ thời hạn này, trừ trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp, phải được sự đồng ý của cơ quan lưu trữ cấp tỉnh.
Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã đạt được những kết quả đáng kể Công tác này ngày càng được chú trọng, với khối lượng tài liệu nộp vào trung tâm gia tăng theo từng năm UBND tỉnh đã chỉ đạo các cơ quan, đơn vị lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng và xác định hồ sơ có giá trị lịch sử để nộp lưu trữ theo quy định Nhờ đó, công tác thu thập tài liệu đã có những tiến triển rõ rệt, nhiều tài liệu được phân loại và sắp xếp đúng trình tự, đảm bảo nộp lưu đúng thời hạn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và khai thác thông tin.
Đến nay, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã thu thập và bổ sung 550 mét giá tài liệu, bao gồm 07 phông tài liệu, trong đó có phông của Uỷ ban hành chính tỉnh.
Tại tỉnh Ninh Bình, chỉ có 5/46 cơ quan, đơn vị đã hoàn thành việc chỉnh lý sơ bộ tài liệu tồn đọng và sẵn sàng giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, bao gồm Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Cục Thống kê tỉnh, Cục Thuế tỉnh và Bảo hiểm xã hội tỉnh Hiện tại, tỉnh vẫn còn khoảng gần 15.000 mét giá tài liệu tồn đọng từ các cơ quan, đơn vị khác, vẫn trong tình trạng tích đống và chưa được xử lý Mặc dù một số tài liệu đang được bảo quản tại lưu trữ lịch sử huyện, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình chưa thể thu thập do thiếu kho lưu trữ chuyên dụng và diện tích kho tạm thời chật hẹp.
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình vẫn chưa đạt hiệu quả cao Tình trạng này kéo dài và chưa có biện pháp khắc phục hiệu quả, nguyên nhân chủ yếu là do thiếu sự quan tâm và đầu tư cho hoạt động lưu trữ.
Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, các cơ quan và đơn vị phải nộp hồ sơ lưu trữ vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tuy nhiên, quy định mới này đã gây khó khăn cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong việc xác định các cơ quan cần thu thập hồ sơ và quy trình thu thập Do đó, Trung tâm chưa thể thực hiện theo các quy định mới của Luật Lưu trữ.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình chưa ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, gây khó khăn trong việc thu thập và bổ sung tài liệu hiệu quả Công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Ninh Bình còn nhiều hạn chế, với tình trạng hồ sơ bị bó gói và chưa được chỉnh lý, phân loại, dẫn đến việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử không đúng quy định.
