TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG Tên sinh viên ĐỖ THỊ HUỆ Lớp 2008VTLA Người hướng dẫn THS CÙ THỊ LAN ANH Hà Nội, 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG Tên sinh viên ĐỖ THỊ HUỆ Lớp 2008VTLA Người hướng dẫn THS CÙ THỊ LAN ANH Hà Nội, 2022 MỤC LỤC.
PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư và lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức Trong quá trình học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tác giả đã được trang bị kiến thức về lĩnh vực này Để hiểu rõ hơn về thực tiễn, tác giả thực tập tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương, nhằm củng cố kiến thức lý thuyết đã học Thời gian thực tập giúp tác giả nâng cao kỹ năng về văn thư và lưu trữ, đồng thời hệ thống hóa và củng cố kiến thức chuyên ngành.
Thực tập tốt nghiệp tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đóng vai trò quan trọng trong quá trình học tập của tác giả, giúp tích lũy kinh nghiệm từ bộ phận văn thư và lưu trữ Qua thực tập, tác giả có cơ hội áp dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn, từ đó có cái nhìn khách quan hơn về ngành nghề Đây cũng là dịp để tác giả nâng cao chuyên môn, thực hành các công việc liên quan và làm quen với môi trường làm việc thực tế, góp phần hình thành năng lực cần thiết Hơn nữa, thực tập là điều kiện quan trọng để tác giả hoàn thành chương trình học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, giúp đáp ứng các yêu cầu để tốt nghiệp.
Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, tác giả đã nhận được sự hỗ trợ tận tình từ ban lãnh đạo và các phòng ban, đặc biệt là Phòng Hành chính Những kiến thức về văn thư và lưu trữ từ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp tác giả có nền tảng vững chắc để thực hiện công việc một cách chính xác và khoa học Hơn nữa, môi trường làm việc tích cực, văn hóa tổ chức và sự ủng hộ từ gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong việc học tập và tiếp thu kiến thức thực tiễn.
Mặc dù có nhiều thuận lợi trong thời gian thực tập tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, tác giả cũng đối mặt với một số khó khăn như thiếu kinh nghiệm thực tiễn và ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 đến quá trình thực tập Tuy nhiên, nhờ sự quan tâm và tạo điều kiện từ Viện, gia đình, bạn bè cùng với nỗ lực cá nhân, tác giả đã hoàn thành nhiệm vụ thực tập tốt nghiệp Đặc biệt, tác giả xin cảm ơn ban lãnh đạo Viện, các đồng nghiệp và ThS Cù Thị Lan Anh đã trực tiếp hướng dẫn trong suốt thời gian thực tập, cũng như sự hỗ trợ từ các thầy cô tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Thực tập tốt nghiệp là một phần quan trọng trong chương trình học tập thực tế tại các cơ quan, tổ chức Trong quá trình thực tập và viết báo cáo, không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô để có thể rút kinh nghiệm, phục vụ cho công việc và công tác sau này Xin chân thành cảm ơn!
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG
Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương
Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương được thành lập vào ngày 31/12/1984 theo Quyết định số 1531/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế, với tên gọi ban đầu là Viện Huyết học và Truyền máu, thuộc Bệnh viện Bạch Mai Viện do GS Bạch Quốc Tuyên làm Viện trưởng và được hình thành từ sự sáp nhập của Khoa Huyết học - Truyền máu và Phòng Bệnh máu (C5).
Viện Huyết học và Truyền máu ra đời đánh dấu sự trưởng thành của đội ngũ cán bộ chuyên khoa, khẳng định nhu cầu phát triển chuyên khoa Huyết học – Truyền máu nhằm đáp ứng hiệu quả cho công tác cấp cứu và điều trị.
Vào thời điểm đó, Viện có một phòng lâm sàng (C5) cùng với các labo tế bào, đông máu, hóa sinh – huyết học, di truyền, phòng hành chính, phòng trữ máu (tiếp nhận và lưu trữ máu) và phòng miễn dịch Tổng số cán bộ, nhân viên tại Viện khoảng 80 người, bao gồm cả cán bộ của Bộ môn Huyết học – Truyền máu.
Vào ngày 29/5/1990, Bộ Y tế đã ký Quyết định số 427/BYT-QĐ phê duyệt kế hoạch cải tạo và mở rộng Viện Huyết học và Truyền máu thuộc Bệnh viện Bạch Mai Trong giai đoạn này, số lượng khoa phòng đã tăng lên đáng kể, đội ngũ cán bộ nhân viên đạt 100 người, và trang thiết bị được nâng cấp đầy đủ và đồng bộ hơn so với trước đây.
Sau 20 năm thành lập (1984-2004), Viện đã có những bước tiến dài về mọi mặt và nhiệm vụ đặt ra là phải xây dựng viện chuyên khoa đầu ngành để chỉ đạo chuyên môn, đào tạo cán bộ chuyên khoa, phát triển chuyên khoa sâu về Huyết học – Truyền máu để tăng cường năng lực chẩn đoán và điều trị bệnh máu, bảo đảm cung cấp máu và chế phẩm máu an toàn cho nhu cầu điều trị tại Hà Nội và các khu vực lân cận
Ngày 08/3/2004, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương chính thức hoạt động độc lập dưới sự quản lý của Bộ Y tế theo quyết định số 31/2004/QĐ-TTg Sự kiện này đánh dấu một bước ngoặt quan trọng, khẳng định vị trí và vai trò của Viện trong công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân, đồng thời nâng cao uy tín của Viện như một cơ sở chuyên khoa hàng đầu, tương xứng với tiêu chuẩn khu vực và quốc tế.
Mặc dù phải đối mặt với nhiều khó khăn về nhân lực, tài chính và cơ sở vật chất, cùng với áp lực chuyên môn, Viện đã đạt được những thành tựu quan trọng Viện không chỉ trở thành đơn vị Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới mà còn duy trì chất lượng chuyên môn hàng đầu trong lĩnh vực của mình.
Viện Huyết học đã phát triển một hệ thống phòng xét nghiệm hàng đầu tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và tâm huyết Họ luôn cập nhật các kỹ thuật tiên tiến trên thế giới, giúp triển khai nhiều kỹ thuật cao trong các lĩnh vực đông máu, miễn dịch, di truyền và sinh học phân tử Đặc biệt, viện đã áp dụng xét nghiệm sinh học phân tử vào chẩn đoán trước sinh các bệnh máu di truyền từ mẫu tế bào ối và tế bào phôi, cũng như chẩn đoán các ca bệnh khó và theo dõi điều trị bằng phương pháp nhắm đích và ghép tế bào gốc.
Với chất lượng chuyên môn cao và các hoạt động chăm sóc người bệnh hiệu quả, Viện đã trở thành cơ sở điều trị bệnh máu và tạo máu lớn nhất cả nước, được người dân tin tưởng Sau 35 năm phát triển, từ một đơn vị lâm sàng với 35 giường bệnh, Viện hiện có 8 đơn vị lâm sàng và duy trì số lượng bệnh nhân nội trú từ 1.200 – 1.300 người mỗi ngày Năm 2019, số lượt bệnh nhân đến khám đạt 154.829, gấp hơn 41 lần so với năm 2004, trong khi số lượt bệnh nhân điều trị nội trú là 41.480, gấp hơn 12 lần so với năm 2004.
Kể từ năm 2006, Viện đã triển khai kỹ thuật ghép tế bào gốc và thực hiện thành công 400 ca ghép, trở thành đơn vị hàng đầu tại Việt Nam về lĩnh vực này Năm 2014, Viện thành lập Ngân hàng tế bào gốc máu dây rốn cộng đồng, và vào đầu năm 2015 đã thành công trong việc ghép tế bào gốc từ máu dây rốn không cùng huyết thống, mang lại hy vọng cho nhiều bệnh nhân thiếu người hiến phù hợp Hiện tại, Ngân hàng đang lưu trữ hơn 4.000 mẫu tế bào gốc phục vụ điều trị các bệnh máu Đối với các bệnh máu di truyền như hemophilia và thalassemia, Viện không ngừng nâng cao chất lượng chẩn đoán và điều trị, đồng thời tổ chức các hoạt động hỗ trợ cho bệnh nhân Trong bối cảnh nguồn lực hạn chế, Viện cũng đẩy mạnh vận động chính sách, hợp tác quốc tế và truyền thông về bệnh máu di truyền, nhằm giảm thiểu số trẻ sinh ra mắc bệnh và nâng cao chất lượng dân số Việt Nam.
Viện đã phát triển Trung tâm Máu Quốc gia với quy trình hoàn chỉnh và đồng bộ, bao gồm các hoạt động tuyên truyền, vận động hiến máu, tiếp nhận, sàng lọc, điều chế, lưu trữ và phân phối máu cùng các chế phẩm máu Trung tâm được trang bị công nghệ hiện đại và có công suất lớn, đảm bảo cung cấp máu an toàn và hiệu quả.
Viện đã tổ chức nhiều chương trình hiến máu quy mô lớn, đa dạng về hình thức và nội dung, góp phần thúc đẩy phong trào hiến máu tình nguyện Nổi bật là Lễ hội Xuân Hồng và chương trình Hành trình Đỏ, hai sự kiện lớn nhất cả nước nhằm khắc phục tình trạng thiếu máu vào dịp Tết và hè, với mục tiêu chất lượng, hiệu quả và bền vững.
Trong những năm qua, lượng máu tiếp nhận hàng năm đã tăng nhanh chóng, từ gần 3.500 đơn vị vào năm 1994 với chỉ 10% từ hiến máu tình nguyện, đến hơn 355.000 đơn vị vào năm 2019, trong đó tỷ lệ hiến máu tình nguyện chiếm trên 98% Trung tâm Máu Quốc gia đã sản xuất hơn 640.000 đơn vị chế phẩm máu chất lượng, đảm bảo an toàn truyền máu, phục vụ cho 170 bệnh viện và đáp ứng nhu cầu cấp cứu, điều trị của 25 tỉnh thành khu vực phía Bắc.
Các hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo và chuyển giao kỹ thuật cho tuyến dưới được thực hiện thường xuyên và hiệu quả, góp phần thúc đẩy hệ thống Huyết học – Truyền máu trên toàn quốc Viện đã xây dựng mối quan hệ hợp tác quốc tế chặt chẽ, giúp tiếp cận những tiến bộ trong y học toàn cầu và nhận được nhiều nguồn lực hỗ trợ từ bạn bè quốc tế, mang lại lợi ích lớn cho bệnh nhân.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn a Chức năng
Viện là cơ sở y tế hàng đầu chuyên về khám, chữa bệnh và phòng ngừa các bệnh liên quan đến huyết học và truyền máu Viện còn thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, và đào tạo nguồn nhân lực y tế Ngoài ra, Viện có nhiệm vụ chỉ đạo tuyến và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực huyết học và truyền máu, đồng thời tổ chức các dịch vụ y tế khác phù hợp với quy định pháp luật.
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương
bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương
Bộ phận Văn thư của Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương, thuộc phòng Hành chính, đảm nhận nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư và lưu trữ Các hoạt động chính bao gồm soạn thảo và ký ban hành văn bản, quản lý tài liệu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, cùng với việc quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật Phòng Hành chính tọa lạc tại Tầng 10 tòa nhà H, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, với số điện thoại liên hệ là (024) 3.782.1892 (số máy lẻ 663).
Email: hanhchinh.nihbt@gmail.com
Phụ trách phòng: ThS Cù Thị Lan Anh
Số cán bộ nhân viên: 05 trong đó có 01 nhân viên phụ trách công tác văn thư và lưu trữ
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính a Chức năng
Để hỗ trợ Đảng ủy và Ban Lãnh đạo Viện, công tác tham mưu được thực hiện nhằm theo dõi và đôn đốc các đơn vị thuộc Viện thực hiện chương trình và kế hoạch công tác một cách hiệu quả.
Quy chế làm việc của Đảng ủy bao gồm việc tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản lý văn phòng Đảng, Công đoàn và Đoàn thanh niên Ngoài ra, còn có nhiệm vụ thư ký, quản lý văn thư, lưu trữ, tổ chức lễ tân và điều hành Văn phòng Trung tâm Máu Quốc gia.
Công tác hành chính tại Viện bao gồm việc tổng hợp, theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cùng Quy chế làm việc của Đảng ủy và Ban Lãnh đạo Ngoài ra, công tác này cũng liên quan đến việc phối hợp giữa Viện và các Bộ, Ban, Ngành cũng như các đơn vị bên ngoài Viện trưởng sẽ nhận được sự tham mưu về công tác hành chính, bao gồm việc ban hành các biểu mẫu văn bản hành chính và hướng dẫn thực hiện cho các đơn vị Bên cạnh đó, việc phối hợp thực hiện cải cách hành chính cũng là một nhiệm vụ quan trọng khi được phân công.
- Công tác văn phòng Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên
+ Nhiệm vụ công tác văn phòng Đảng:
+ Nhiệm vụ công tác văn phòng Công đoàn:
+ Nhiệm vụ công tác văn phòng Đoàn thanh niên:
- Công tác thư ký: Thực hiện tổng hợp và xây dựng lịch làm việc của Lãnh đạo
Viện có nhiệm vụ trình ban hành các văn bản theo chức năng, bao gồm chương trình công tác, lịch công tác tuần và thông báo nhiệm vụ từ Viện trưởng Hằng ngày, Viện tiếp nhận văn bản trình ký từ các đơn vị trực thuộc và các tổ chức, cá nhân liên quan, đồng thời kiểm tra thể thức, nội dung và tính hợp pháp của các văn bản Sau khi có ý kiến phê duyệt của Ban lãnh đạo, Viện sẽ bàn giao văn bản và theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện Ngoài ra, Viện còn soạn thảo và lưu trữ công văn, giấy tờ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo, đồng thời chuyển tải thông tin và công văn đến các đơn vị, cá nhân liên quan một cách nhanh chóng Viện cũng tham gia đón tiếp khách và đối tác trong và ngoài nước của Ban lãnh đạo.
- Công tác văn thư, lưu trữ:
Thực hiện ban hành và bổ sung, sửa đổi (khi cần thiết) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Viện, cùng với bộ tên khắc của Ban Lãnh đạo Viện, các tổ chức đoàn thể và cán bộ chủ chốt, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành.
Sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được ủy quyền
Quản lý theo dõi và gửi các văn bản đi
Để đảm bảo công tác lưu trữ hiệu quả, cần thực hiện việc lưu trữ công văn đi và đến một cách chính xác, khoa học và đầy đủ Định kỳ, các công văn này sẽ được đóng thành tập và đưa vào kho lưu trữ Việc cất giữ tài liệu cần được thực hiện cẩn thận để phục vụ kịp thời và chính xác cho việc khai thác thông tin.
Tiếp nhận mọi loại văn bản được chuyển đến qua các đường: V-office, Bưu điện, fax, email
Chuyển các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện trên văn bản đến các Trưởng đơn vị, các cá nhân có trách nhiệm giải quyết
- Công tác lễ tân, phục vụ: Tổ chức tiếp nước, đón khách đến làm việc với Viện;
Tổ chức thực hiện công việc phục vụ các cuộc họp, Hội nghị, Hội thảo…
Công tác Văn phòng Trung tâm Máu Quốc gia bao gồm việc tổng hợp thông tin từ các đơn vị trực thuộc theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Ngoài ra, Văn phòng còn ghi biên bản họp giao ban và quản lý các văn bản đi, đến, đảm bảo tuân thủ đúng quy định trong hoạt động của Trung tâm Các nhiệm vụ khác cũng được thực hiện theo sự phân công của Ban Giám đốc.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính
Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành Chính, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
Trong chương 1, tác giả đã giới thiệu tổng quan về Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương, bao gồm lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Tác giả cũng tìm hiểu về bộ phận văn thư và lưu trữ, nhấn mạnh rằng công tác này là một nhiệm vụ quan trọng của phòng Hành chính, được quy định rõ trong chức năng và nhiệm vụ của phòng Qua việc khái quát và nghiên cứu về Viện và phòng Hành chính, tác giả có cái nhìn tổng quát hơn về nhiệm vụ thực tập của mình, tạo nền tảng vững chắc cho việc hoàn thành nhiệm vụ thực tập tốt nghiệp.
Nhân viên HC, lễ tân, PV, VP Trung tâm máu QG
Nhân viên PT công tác Đảng, đoàn, công đoàn
Nhân viên Văn thư, lưu trữ
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC -TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 11 2.1 Hoạt động quản lý
Chủ thể và đối tượng quản lý
Chủ thể quản lý tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương bao gồm cán bộ, nhân viên có thẩm quyền như Viện trưởng, các Phó viện trưởng, và Trưởng phòng Hành chính, cùng với những cá nhân được giao nhiệm vụ về công tác Văn thư và lưu trữ Đối tượng quản lý là các cán bộ, nhân viên trong các đơn vị, phòng ban thuộc Viện, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và tổ chức của Viện.
Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thực hiện công tác văn thư và lưu trữ theo các quy định pháp luật hiện hành do nhà nước ban hành.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ, Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
Tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương đã ban hành quy chế về công tác văn thư:
- Quyết định số 1099/QĐ-HHTM ngày 08/6/2021 Ban hành Quy chế công tác văn thư của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương [Phụ lục 02]
Hoạt động quản lý công tác văn thư và lưu trữ
Quản lý công tác văn thư tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương được thực hiện bởi lãnh đạo Viện, với quy chế văn thư được ban hành rõ ràng Các đơn vị trong viện phải thực hiện tốt công tác văn thư theo chức năng và nhiệm vụ của mình, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Phòng Hành chính là cơ quan phụ trách chính về công tác văn thư và lưu trữ, có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các hoạt động văn thư và kiểm duyệt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.
Hoạt động nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn bản
2.2.1 Số lượng văn bản ban hành
Trong quá trình thực tập tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, tác giả đã nghiên cứu về số lượng văn bản được ban hành tại viện qua các năm.
Bảng 2.1 Số lượng văn bản ban hành tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương giai đoạn 2019-2021
Số lượng (%) Số lượng (%) Số lượng (%)
Các văn bản HC khác 126 3.0 142 3.3 211 4.5
Từ bảng 2.1, có thể nhận thấy rằng số lượng văn bản được ban hành tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đã liên tục tăng từ năm 2019 đến hết năm 2021 Cụ thể, năm 2019, tổng số văn bản ban hành là 4.252, trong đó Quyết định chiếm 2.766 văn bản, tương đương 65,1%, và công văn chiếm 931 văn bản, tương đương 21,9% Các loại văn bản khác như kế hoạch, tờ trình, báo cáo và thông báo chiếm 13%.
Năm 2020, Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đã ban hành 4347 văn bản, tăng 2.2% so với năm 2019, trong đó Quyết định chiếm 66.7%, công văn 20.6%, và các loại văn bản khác 12.7% Đến năm 2021, số lượng văn bản tăng lên 4733, tăng 8.9% so với năm trước, với 2876 Quyết định (60.8%), 1196 công văn (25.3%), và 13.9% là các văn bản khác.
Từ năm 2019 đến 2021, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương đã ghi nhận sự gia tăng liên tục về số lượng văn bản, cho thấy hoạt động của Viện ngày càng phát triển với nhiều chỉ đạo và trao đổi với các cơ quan, đơn vị Trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, bên cạnh các văn bản liên quan đến huyết học và truyền máu, Viện cũng đã ban hành nhiều chỉ thị nghiêm ngặt về biện pháp phòng, chống dịch bệnh, cùng với các phương án ứng phó nhanh chóng trước tình hình dịch bệnh.
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Căn cứ vào Quyết định số 31/2014/QĐ-TTg ngày 08/3/2004 của Thủ tướng Chính phủ, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương được thành lập Theo Quyết định số 2556/QĐ-BYT ngày 19/6/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế, Viện này không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật Tuy nhiên, Viện có trách nhiệm tham mưu và đề xuất ý kiến về các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình.
Y tế xem xét và quyết định các văn bản hành chính bao gồm nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển và giấy biên nhận.
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có quyền ban hành các văn bản chuyên ngành trong lĩnh vực Y tế, bao gồm chứng nhận và giấy khám sức khỏe Đồng thời, viện cũng thực hiện việc trao đổi văn bản với các cơ quan, tổ chức và cá nhân nước ngoài nhằm phục vụ cho hoạt động của mình, mở rộng phạm vi hoạt động và tăng cường mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước.
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có quyền ban hành các văn bản hành chính và chuyên ngành theo quy định của pháp luật.
2.2.3 Nội dung của văn bản
Theo khảo sát, các văn bản do Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ban hành chủ yếu thuộc lĩnh vực y tế và nghiên cứu khoa học Những văn bản này được soạn thảo chính xác, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và làm rõ mục đích ban hành, như giải quyết công việc và kết quả mong đợi Nội dung văn bản thực tế, phù hợp với quy định và đảm bảo tính chính xác.
Các văn bản do Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương ban hành đều đảm bảo tính hợp pháp, phù hợp với chủ trương của Đảng và chính sách pháp luật Nhà nước Những văn bản này có đầy đủ căn cứ pháp lý và thực tiễn, với nội dung logic và bố cục chặt chẽ, không chồng chéo Đồng thời, nội dung của các văn bản cũng phù hợp với hình thức quy định.
2.2.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương được quy định theo Quyết định số 1099/QĐ-HHTM, ngày 08/6/2021, nhằm thực hiện Quy chế công tác văn thư của viện Quyết định này căn cứ vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Chi tiết sơ đồ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được trình bày trong Phụ lục 02.
1 Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm)
2 Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4 Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng
3 Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm
4 Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen
5 Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức
6 Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo [Phụ lục 02]
7 Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất
Thực tế, tác giả nhận thấy một số văn bản tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương vẫn canh lề chưa chuẩn, đặc biệt là lề bên phải
Công văn số 58 HH/TM của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương đã phúc đáp về chương trình đánh giá, trong đó nêu rõ kế hoạch đánh giá với canh lề bên phải 2 cm và bên trái 2.5 cm [Phụ lục 03].
2.2.4.2 Các thành phần thể thức chính a Quốc hiệu: Được trình bày ở phía trên cùng về phía bên phải của văn bản, gồm hai dòng: Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman đậm, cỡ chữ 12 nét đậm
