Tiểu luận môn Quản trị học: Phân tích mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị (PODC)

Trong bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào, quản trị luôn là công việc tọng yếu được các nhà lãnh đạo thực hiện một cách thường xuyên và liên tục. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc của toàn bộ hệ thống. Trong đó chức năng quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện, nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Trong quản trị doanh nghiệp, để hoạt động hiệu quả thì tổ chức sẽ chia bộ máy nhân sự thành các bộ phận, các tuýp người khác nhau khi làm việc. Tuy nhiên, quy trình chung mà mỗi nhà quản trị cần sử dụng để đạt được các mục tiêu của tổ chức đều thông qua việc thực hiện 4 chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

BÀI TIỂU LUẬN HẾT MÔN – MÔN QUẢN TRỊ HỌC

TÊN ĐỀ TÀI: “Phân tích mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị (PODC) Chỉ ra

những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp Lấy một ví dụ thực tế mà anh (chị) biết để minh họa cho phân tích của anh chị.”

BÀI LÀM:

I Các chức năng quản trị và mối quan hệ giữa các Chức năng quản trị (PODC)

Trước khi phân tích mối quan hệ giữa các chức năng quản trị, chúng ta cùng tìm hiểu

sơ lược về lý thuyết quản trị, mô hình quản trị bao gồm những chức năng nào

1 Các chức năng quản trị

Trong bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào, quản trị luôn là công việc tọng yếu được các nhà lãnh đạo thực hiện một cách thường xuyên và liên tục Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc của toàn bộ hệ thống Trong đó chức năng quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện, nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Trong quản trị doanh nghiệp, để hoạt động hiệu quả thì tổ chức sẽ chia bộ máy nhân sự thành các bộ phận, các tuýp người khác nhau khi làm việc Tuy nhiên, quy trình chung mà mỗi nhà quản trị cần sử dụng

để đạt được các mục tiêu của tổ chức đều thông qua việc thực hiện 4 chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

1.1 Chức năng hoạch định

Hoạch định là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị doanh nghiệp Hoạch định bao gồm ba giai đoạn là thiết lập các mục tiêu (mức tăng lợi nhuận, thị phần, tăng doanh thu…); phân bổ nguồn lực; và ra quyết định về những hoạt động của tổ chức (quyết định quá trình lựa chọn phương án hành động, quyết định nhằm ứng phó trước những biến động thị trường,…)

Có thể nói, chức năng hoạch định đóng vai trò quyết định tới định hướng phát triển, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai Bên cạnh đó, thông qua chức năng này, mỗi cá nhân, mỗi bộ phận thuộc tổ chức có thể biết rõ đích đến cũng như là mục tiêu mà mình hướng tới nhằm giúp các nhà quản trị phân bổ nhân lực và vật lực một cách hiệu quả

1.2 Chức năng tổ chức

Hoạt động tổ chức thường đi sau hoạch định và nó phản ánh cách thức mà tổ chức

nỗ lực như thế nào để hoàn thành kế hoạch đã được vạch ra Đây là quá trình xây dựng,

cơ cấu các bộ phận trong tổ chức cũng như là mối quan hệ giữa các thành viên, từ đó cho phép họ triển khai kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức

Hoạt động tổ chức bao gồm các công việc: Cơ cấu các bộ phận, thiết lập phòng ban

và xây dựng bảng mô tả công việc của tổ chức bao gồm cả chức năng nhân sự như tuyển chọn, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực; truyền đạt mệnh lệnh, thông tin và những tri thức cần thiết để thực hiện công việc đồng thời nhận thông tin phản hồi Nếu chức năng hoạch định liên quan trực tiếp đến mục tiêu hoạt động thì chức năng tổ chức liên quan trực tiếp đến yếu tố con người, là chức năng quan trọng đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

1.3 Chức năng lãnh đạo

Thông qua các chỉ thị, mệnh lệnh, chức năng lãnh đạo thể hiện việc sử dụng tầm ảnh hưởng để động viên, chỉ huy và phối hợp nhân sự nhằm thực hiện các mục tiêu đã định

và giải quyết các vấn đề mâu thuẫn phát sinh trong quá trình thực hiện

Lãnh đạo bao hàm những việc tạo ra các giá trị và văn hóa, chia sẻ chúng cũng như

là truyền thông các mục tiêu đến mọi cá nhân trong toàn bộ tổ chức; đồng thời truyền cảm hứng đến nhân viên với kỳ vọng họ sẽ thực hiện công việc một cách hiệu quả Ngoài ra, chức năng lãnh đạo góp phần giúp các công việc được điều phối một cách trơn tru giữa các bộ phận với nhau để cùng hướng đến mục tiêu chung dài hạn

1.4 Chức năng kiểm tra

Kiểm tra, chức năng thứ tư của quản trị, nhằm đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch Chức năng này bao hàm việc giám sát các hoạt động của doanh nghiệp cũng như

là nhân viên thuộc các bộ phận, đảm bảo tổ chức đi đúng hướng trong quá trình thực hiện mục tiêu; đồng thời, tiến hành thu thập kết quả thực hiện thực tế để so sánh với các mục tiêu đã được đặt ra và thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết Chức năng kiểm tra không chỉ được thực hiện bởi các nhà quản trị cấp cao mà đôi khi nó còn diễn ra ở những nhân viên cấp dưới thông qua việc tự kiểm điểm, đánh giá lại mức độ hoàn thành công việc nhằm phòng trừ sai sót Do đó, kiểm tra giúp các hoạt động được thực hiện trơn tru và ít xảy ra rủi ro hơn

2 Mối quan hệ giữa các Chức năng quản trị (PODC)

Trên cơ sở lý thuyết thì các chức năng của quản trị được phân tách một cách rõ ràng nhưng trên thực tế nó là một thể thống nhất Giữa chúng luôn có mối quan hệ liên kết chặt chẽ, tác động qua lại lẫn nhau, đồng thời chức năng này còn là nền tảng là tiền đề của chức năng kia Chúng không ngừng vận động và luân chuyển trong suốt quá trình tồn tại cũng như là phát triển của doanh nghiệp

Đầu tiên là chức năng hoạch định có nhiệm vụ đề ra chiến lược và phương thức thực hiện Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản lý, đồng thời được coi là chức năng nền tảng của quản trị học, bởi đây là công việc mà nhà quản trị phải thực hiện ngay từ đầu để triển khai các hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu đặt ra Trong hầu hết các trường hợp, chức năng hoạch định chi phối tất cả các chức năng khác của hệ thống quản lý Bởi nếu chức năng hoạch định không được thực hiện, doanh nghiệp sẽ bị mất phương hướng, không xác định được những công việc cần làm, thiếu cơ sở để tổ chức bộ máy nhân sự và lãnh đạo con người, càng không có tiêu chuẩn

để thực hiện chức năng kiểm tra Và trên một phương diện nào đó, khi mà chức năng hoạch định không được thực hiện tốt thì tất nhiên các chức năng còn lại cũng không thể tránh khỏi sự sai lệch và trở nên vô nghĩa Do đó, các chức năng khác phải dựa vào hoạch định để hoạt động; các nhà quản trị sẽ phải dựa vào những công việc, những mục

tiêu được hoạch định sẵn để tiếp tục thực hiện các chức năng tiếp theo nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và phát triển trong tương lai

Chức năng tổ chức có nhiệm vụ tổ chức ra cơ cấu để thực hiện các chiến lược đã được hoạch định Đã có hoạch định thì phải có tổ chức, bởi nếu không thực hiện chức năng tổ chức thì sẽ không có bất kỳ một kết quả nào xảy ra và các nhà quản trị sẽ không

có cơ sở thực tế để thực hiện chức năng kiểm tra Sẽ không sai nếu nói rằng chức năng

tổ chức là nhân tố quyết định sự thành bại của mọi tổ chức Tất cả các quyết định quản

lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo và kiểm tra sẽ không trở thành hiện thực nếu không biết tổ chức thực hiện một cách khoa học Do đó, có thể nói đây là chức năng quyết định nhằm biến các phương án hành động, những mục tiêu đã được hoạch định thành hiện thực

Chức năng lãnh đạo có nhiệm vụ điều chỉnh, kết hợp các nhân tố liên quan để thực hiện kế hoạch Bản chất của chức năng lãnh đạo là khả năng động viên và sử dụng con người Tất cả các chức năng khác của quản trị như hoạch định, tổ chức và kiểm tra sẽ không hoàn thành tốt nếu nhà quản trị không hiểu được và không phát huy được yếu tố con người, vì suy cho cùng con người với tư cách là chủ thể vừa là đối tượng của kinh doanh, là nhân tố bên trong quyết định sự thành bại của một tổ chức Chức năng lãnh đạo đóng vai trò quan trọng tạo sự liên kết giữa các bộ phận của bộ máy tổ chức, giúp hoạt động của các bộ phận ăn khớp nhau, nhờ đó thực hiện tốt các chức năng khác của quản trị

Cuối cùng là chức năng kiểm tra có trách nhiệm đánh giá mức độ hoàn thành của doanh nghiệp, từ đó phát hiện ra các vấn đề phát sinh để khắc phục, sửa đổi và hoàn thiện cho phù hợp với chiến lược và việc hoạch định Có thể thấy, trong quá trình thực hiện kế hoạch, tổ chưc sẽ luôn đụng phải những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến, khiến

tổ chức đi lệch hướng so với kế hoạch ban đầu, hoặc làm chậm tiến độ Do đó mà các nhà quản lý phải định kỳ thực hiện chức annwg kiểm tra nhằm dự đoán và phát hiện những vấn đề có thể nảy sinh, đồng thời đưa ra các biện pháp khắc phục đưa tổ chức

hoàn thành mục tiêu của kế hoạch đã đề ra Các chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo dù được thực hiện tốt đến đâu nhưng trong quá trình thực hiện mắc phải những vấn

đề phát sinh hay những sai sót không đáng có cũng khiến cho doanh nghiệp khó tránh khỏi thất bại và hoạt động kém Do đó, chức năng kiểm tra đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo sự phát huy hiệu quả của các chức năng còn lại

Như vậy, các chức năng này móc nối với nhau tạo ra sự vận động của doanh nghiệp,

nó làm cho guồng máy đó vận động đúng quỹ đạo và hướng tới mục tiêu đã định Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết với nhau, chức năng này bổ trợ cho chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ chức phát triển và lớn mạnh hơn qua thời gian Nếu tách rời các chức năng này thì chúng không có ý nghĩa, không có tác dụng và không có vai trò gì trong quản lý

II Điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp

1 Giống nhau

Dù là nhà quản trị cấp cao hay cấp thấp trong doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều vận dụng các kỹ năng để thực hiện bốn chức năng của quản trị đó là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

2 Khác nhau

Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị được phân công ở nhiều mức độ khác nhau, mỗi cấp độ sẽ có một vai trò và vị trí nhất định trong tổ chức, cấp độ quản trị càng cao thì chức năng hoạch định và tổ chức càng cao, và ngược lại, các nhà quản trị cấp thấp tập trung nhiều hơn vào chức năng lãnh đạo

Đối với nhà quản trị cấp cao thì phần lớn thời gian dành cho chức năng hoạch định

và tổ chức Công việc của các nhà quản trị cấp cao chủ yếu tập trung vào thiết lập các mục tiêu dài hạn, kiến tạo tầm nhìn phát triển của tổ chức, xây dựng các kế hoạch và chiến lược hoành động để đạt được mục tiêu; đồng thời giám sát môi trường bên ngoài

và đưa ra các quyết định có tầm ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức Họ nhìn về tương lai

dài hạn và quan tâm đến những khuynh hướng của môi trường tổng quát và sự thành công chung của tổ chức Bên cạnh đó thì các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm điều phối hoạt động của công ty; đồng thời ra quyết định, triển khai các chương trình thay đổi tổ chức, có thể là cơ cấu lại tổ chức hay định hình văn hóa công ty, giúp cho công

ty thực hiện đổi mới và theo kịp tốc độ thay đổi nhanh chóng

Còn các nhà quản trị cấp thấp sẽ giành phần lớn thời gian cho chức năng lãnh đạo

Họ chịu trách nhiệm về hoạt động của các đội và thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển những nhân viên thừa hành không giữ chức vụ quản lý Công việc chính của

họ là lập các kế hoạch ngắn hạn chi tiết, thực hiện các quy định và quy trình để đạt hiệu suất cao trong sản xuất, cung cấp các hỗ trợ về chuyên môn; đồng thời, tiến hành phân công công việc cụ thể, giám sát hoạt động hàng ngày cũng như là động viên, đánh giá nhân viên trực thuộc Nhìn chung, các hoạt động của nhà quản trị cấp thấp có tầm ngắn hạn và thường nhấn mạnh vào việc thực hiện các mục tiêu hàng ngày, họ tập trung vào chức năng lãnh đạo, đó là phân công, phân nhiệm, giao quyền và thiết kế bộ máy hợp lý; duy trì kỉ luật, kỉ cương cũng như là động viên, khai thác hiệu quả tiềm năng và năng lực của nhân viên

Như vậy mỗi nhà quản trị đều phải có đầy đủ các kỹ năng và thực hiện đồng thời các chức năng quản trị Tuy nhiên ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều

kỹ năng tư duy hơn và tập trung nhiều vào chức năng hoạch định, tổ chức; tập trung vào thiết kế tầm nhìn và xây dựng chiến lược dài hạn Trong khi đó, các nhà quản trị cấp thấp là những người tiếp xúc trực tiếp với các nhân viên cấp dưới, do đó chức năng lãnh đạo được thể hiện rõ thông qua phân bổ nhiệm vụ, thực hiện các quy định cũng như là cách mà họ động viên và sử dụng con người

III Ví dụ thực tế

1 Ví dụ 1: Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị

Để có thể hình dung rõ hơn về mối liên kết chặt chẽ giữa các chức năng quản trị, ta cùng xem xét một ví dụ điển hình là Ford trong việc tung ra chiếc Edsel vào tháng 9 năm 1957 Trong dự án lần đó, Ford đã vấp phải rất nhiều sai lầm trong việc hoạch định

kế hoạch, cụ thể là: Tên sản phẩm không thu hút được khách hàng, thời điểm tung ra thị trường không phù hợp (bởi các mẫu xe mới thuộc hãng xe khác thường được bán vào tháng 11), thiết kế không nổi trội, gặp nhiều vấn đề về kỹ thuật trong khi giá thành lại quá cao Kết quả là chiếc Edsel chỉ tồn tại trong vòng 4 năm với doanh số thấp hơn

kỳ vọng, chưa đến 30% Ta có thể thấy, Ford đã mắc sai lầm từ đầu ngay ở bước hoạch định, từ thiết kế, đặt tên sản phẩm đến dự kiến thời gian ra mắt và định giá đều không phù hợp với tình hình thực tế và thị hiếu của khách hàng Hoạch định là chức năng nền tảng nhưng các nhà quản trị cấp cao của Ford đã không thực hiện tốt, mắc phải những sai lầm chí mạng, dẫn đến một tổ hợp các chức năng quản trị còn lại trở nên vô nghĩa

2 Ví dụ 2: Điểm khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp

28%

18%

15%

36%

33%

24%

22%

36%

51%

14%

13%

10%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% CẤP CAO

CẤP TRUNG

CẤP THẤP

Mối quan hệ giữa cấp bậc quản lý và chức năng quản trị

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO KIỂM TRA

Theo nghiên cứu Mahoney, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao sẽ dành phần lớn thời gian cho chức năng hoạch định (28%) và tổ chức (36%) Trong khi đó nhà quản trị cấp thấp lại tập trung chủ yếu vào chức năng điều khiển (51%)

Daniel Wheeler, hai mươi tám tuổi, là nhà quản trị cấp thấp tại Dell Monte Foods; công việc của anh liên quan trực tiếp đến việc xúc tiến sản phẩm, chuẩn y các thiết kế bao bì và tổ chức mọi người thực hiện các sự kiện giới thiệu mẫu sản phẩm Anh là người tiếp xúc trực tiếp với các nhân viên và chỉ đạo, phân công nhiệm vụ để hoàn thành công việc một cách tối ưu Do vậy mà chức năng lãnh đạo được thực hiện thường xuyên nhất tại vị trí này Bởi để hoàn thành chỉ thị được giao cũng như là giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra thì Daniel Wheeler cần phải vận dụng những kỹ năng cần thiết để động viên, để khai thác triệt để tiềm năng của mỗi nhân viên, thúc đẩy các hoạt động xúc tiến sản phẩm đồng thời giải quyết mâu thuẫn phát sinh trong nội bộ Trong khi Dometic Antonellis, là tổng giám đốc của công ty New England Confectionary (Necco) chuyên sản xuất những viên kẹo nhỏ đầy màu sắc hình trái tim,

đã đưa ra các thông điệp đi kèm như “Hãy là của tôi-Be Mine” hay “Hãy hôn tôi-Kiss me” Trên cương vị là nhà quản trị cấp cao, Dometic Antonellis tất nhiên sẽ có ít thời gian tiếp xúc với nhân viên cũng như là hoạt động sản xuất kinh doanh, thay vào đó, ông tham gia và xử lý những vấn đề thiên về tính vĩ mô hơn, hoạch định chiến lược và định hướng tầm nhìn của tổ chức, thiết kế và truyền thông những thông điệp mang tính đại diện cho cả tổ chức

Cả hai đều là những nhà quản trị và họ đều thực hiện các hoạt động như hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhưng mức độ và phương thức thực hiện có khác nhau

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình tiếng Việt môn Quản trị học: Kỷ nguyên mới của quản trị - Richard L Daft, Nhà xuấ bản Hồng Đức

2

http://luanvan.net.vn/luan-van/de-tai-chuc-nang-hoach-dinh-trong-quan-tri-75611/#:~:text=Ch%E1%BB%A9c%20n%C4%83ng%20ho%E1%BA%A1ch%20% C4%91%E1%BB%8Bnh%20bao,hi%E1%BB%87n%20c%C3%B4ng%20t%C3%A1 c%20ho%E1%BA%A1ch%20%C4%91%E1%BB%8Bnh

3 https://kinhtequantri.com/dinh-nghia-phan-loai-va-ky-nang-cua-nha-quan-tri/

4

http://luanvan.net.vn/luan-van/de-tai-chuc-nang-hoach-dinh-trong-quan-tri-75611/#:~:text=Ch%E1%BB%A9c%20n%C4%83ng%20ho%E1%BA%A1ch%20% C4%91%E1%BB%8Bnh%20bao,hi%E1%BB%87n%20c%C3%B4ng%20t%C3%A1 c%20ho%E1%BA%A1ch%20%C4%91%E1%BB%8Bnh

5 https://text.123docz.net/document/5042659-chuong-8-chuc-nang-lanh-dao.htm

KẾT QUẢ CHECK ĐẠO VĂN