soạn thảo văn bản thực trạng và giải pháp ban hành văn bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại phân hiệu trường đại học nội vụ hà nội tại thành phố hồ chí minh
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái quát về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Các khái niệm
Giao tiếp là nhu cầu thiết yếu của con người từ xưa đến nay, được thực hiện qua nhiều phương tiện khác nhau, trong đó ngôn ngữ đóng vai trò quan trọng nhất Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ có thể diễn ra dưới hai hình thức: giao tiếp bằng ngôn ngữ viết và giao tiếp bằng ngôn ngữ nói Sản phẩm của giao tiếp ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn, trong khi sản phẩm của giao tiếp bằng chữ viết là văn bản.
Văn bản, xuất phát từ tiếng Latinh "actur," có nghĩa là hành động Nó thể hiện ý chí của cơ quan nhà nước và là công cụ chủ yếu để thực hiện giao dịch, lãnh đạo, điều hành và quản lý.
Theo Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên Hà Nội 2018, văn bản được định nghĩa từ hai góc độ: từ ngôn ngữ, văn bản là sự kết hợp của các đơn vị ngôn ngữ liên kết theo quy tắc để truyền tải thông tin đầy đủ và phục vụ một mục đích giao tiếp cụ thể; từ góc độ quản lý, văn bản là công cụ ghi chép và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định.
Theo từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam (Hà Nội, 2015), văn bản được định nghĩa là vật mang tin thành văn, được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội và được trình bày theo thể thức nhất định.
Theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 của Chính phủ, văn bản được định nghĩa là thông tin thành văn, được truyền đạt qua ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và phải được trình bày đúng theo thể thức, kỹ thuật quy định.
Văn bản được định nghĩa là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật quy định Thông tin thành văn là tập hợp các sự kiện được ghi nhận bởi các cơ quan, tổ chức; ngôn ngữ sử dụng phải là tiếng Việt, không được phép dùng từ địa phương, từ cổ hay từ thông tục Ngoài ra, văn bản còn sử dụng các ký hiệu như chữ viết tắt, dấu gạch nối (-), gạch chéo (/) và phải tuân thủ các quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
Văn bản hành chính ở Việt Nam hiện đang được diễn đạt theo nhiều cách khác nhau trong các nghiên cứu khoa học và văn bản pháp luật của nhà nước.
Trong cuốn sách "Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính", tác giả Nguyễn Minh Phương định nghĩa rằng văn bản hành chính là các loại văn bản được ban hành bởi cơ quan, tổ chức nhằm mục đích trao đổi, giải quyết, đề nghị hoặc phản ánh một vấn đề hay công việc nào đó theo quy định của pháp luật.
Theo Ngô Sĩ Trung trong cuốn “Soạn thảo văn bản hành chính”, văn bản hành chính được định nghĩa là các thông tin quản lý thành văn, được hình thành trong quá trình quản lý và điều hành của các tổ chức tham gia vào việc quản lý xã hội.
Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 2015, văn bản hành chính được định nghĩa là tài liệu do các cơ quan, tổ chức phát hành nhằm mục đích quản lý, điều hành và giải quyết các công việc theo trách nhiệm được quy định bởi pháp luật.
Theo Khoản 3, Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020, văn bản hành chính được định nghĩa là những tài liệu được tạo ra trong quá trình chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính là loại tài liệu được tạo ra trong các cơ quan và tổ chức như tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và tổ chức nghề nghiệp, nhằm giải quyết các công việc nghiệp vụ như phản ánh tình hình, giao dịch và hướng dẫn Vai trò chính của văn bản hành chính là cụ thể hóa các quy phạm pháp luật, hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của nhà nước, đồng thời hỗ trợ quá trình quản lý hành chính và cung cấp thông tin pháp luật.
Đặc điểm của văn bản hành chính
- Về tác giả ban hành văn bản
Văn bản hành chính là loại văn bản chủ yếu được sử dụng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý của các cơ quan, bao gồm thông báo về chủ trương, quyết định nhân sự, báo cáo kết quả hoạt động, và ghi chép ý kiến cũng như kết luận trong các hội nghị Loại văn bản này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giao dịch thông tin giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan, tổ chức với công dân Do đó, văn bản hành chính chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số văn bản do các cơ quan và tổ chức ban hành.
Văn bản hành chính được ban hành bởi nhiều cơ quan có thẩm quyền, bao gồm các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và tổ chức xã hội nghề nghiệp.
Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần có phạm vi điều chỉnh hẹp và chỉ áp dụng đối với một hoặc một nhóm đối tượng
- Về nội dung văn bản
Nội dung của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý đa chiều, nhằm đảm bảo sự quản lý chặt chẽ giữa các cơ quan cấp trên và cấp dưới Cơ quan cấp trên cần ban hành các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cấp dưới Các cơ quan cấp dưới phải xây dựng quy hoạch, kế hoạch công tác và báo cáo tình hình thực hiện công việc cho cấp trên Văn bản hành chính không chỉ phục vụ cho việc quản lý giữa các cấp mà còn là phương tiện truyền đạt thông tin giữa các cơ quan ngang cấp và giữa các cơ quan với tổ chức, cá nhân liên quan trong giao tiếp hành chính.
Nội dung văn bản hành chính khi ban hành phải phù hợp với quy định của nhà nước và của cơ quan.
Chức năng của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước và văn bản hành chính có nhiều chức năng quan trọng Việc lựa chọn các chức năng phù hợp khi soạn thảo văn bản hành chính sẽ nâng cao chất lượng, hiệu lực và hiệu quả của văn bản khi được ban hành.
Văn bản hành chính có một số chức năng cơ bản:
Chức năng thông tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản quản lý, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, lưu trữ và truyền đạt thông tin Trong hoạt động quản lý, văn bản quản lý nhà nước là phương tiện chủ yếu, với những đặc trưng riêng biệt Việc truyền đạt thông tin qua văn bản được coi là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất Đặc biệt, chức năng thông tin không chỉ bao gồm việc sao chép và truyền đạt thông tin mà còn kết hợp với các phương tiện hiện đại để nâng cao hiệu quả.
Chức năng thông tin của văn bản quản lý nhà nước bao gồm việc cung cấp và truyền đạt thông tin quản lý giữa các cơ quan trong hệ thống và từ cơ quan đến người dân, giúp các cơ quan thu thập thông tin cần thiết cho công tác quản lý hiệu quả.
Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu thập được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác
Chức năng thông tin có thể được phân loại thành ba loại dựa trên yếu tố thói quen và thời gian: thông tin về quá khứ, thông tin hiện tại và thông tin dự đoán cho tương lai.
Quản lý bằng văn bản, theo học thuyết "Bộ máy thư lại" của học giả Max Weber, là nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hiện đại Để quản lý hiệu quả, mọi thông tin và quyết định của lãnh đạo cần được văn bản hóa, nhằm tạo căn cứ và bằng chứng cho các quyết định này Điều này không chỉ hỗ trợ lãnh đạo mà còn giúp các thành viên trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ dưới sự giám sát của các bộ phận quản lý, từ đó xác định rõ chức năng quản lý của văn bản.
Chức năng quản lý là chức năng có tính chất của văn bản quản lý, được thể hiện ở những khía cạnh sau:
Thông tin trong văn bản hành chính là yếu tố quan trọng hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc tổ chức công việc hiệu quả, đồng thời cung cấp cơ sở vững chắc cho việc ban hành các quyết định quản lý.
+ Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định
+ Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý
Chức năng pháp lý là sự cho phép của nhà nước, thể hiện qua các quy tắc xử sự bắt buộc mà mỗi thành viên trong xã hội phải tuân thủ Mọi hành vi chỉ được thực hiện khi được pháp luật cho phép, và nếu vi phạm quy định, cá nhân sẽ bị xử phạt theo pháp luật Do đó, chức năng pháp lý là một chức năng đặc thù của nhà nước, đảm bảo trật tự và công bằng trong xã hội.
Quy phạm pháp luật và quan hệ pháp lý trong xã hội được ghi lại và điều chỉnh bởi pháp luật Khi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản để truyền tải quyết định và thông tin quản lý, họ thực hiện quyền hạn của mình Các mệnh lệnh trong văn bản có giá trị bắt buộc, yêu cầu mọi người phải tuân thủ.
Cơ sở pháp lý đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đồng thời là nền tảng để xây dựng hệ thống pháp luật và tạo ra hành lang pháp lý cần thiết cho sự hoạt động hiệu quả của các cơ quan này.
Văn bản và hệ thống văn bản quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ pháp lý giữa các tổ chức và cơ quan Chúng giúp xác định rõ ràng trách nhiệm của các bên liên quan, đồng thời tạo ra sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan và cá nhân trong quá trình trao đổi văn bản Điều này đảm bảo rằng mọi vi phạm trong hoạt động quản lý đều được xử lý theo đúng quyền hạn đã được giao.
+ Là cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh
- Chức năng văn hóa - xã hội
Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, được hình thành qua quá trình nhận thức và lao động nhằm tổ chức xã hội và cải tạo thế giới Nó đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa tốt đẹp của đất nước cho các thế hệ mai sau Thông qua văn bản, chúng ta có thể nhận biết trình độ văn hóa, quản lý và giao tiếp của các cơ quan, đồng thời phản ánh quá trình quản lý và cải tạo thế giới.
Ngoài ra còn có một số chức năng khác như: chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức năng sử liệu…
Các loại văn bản hành chính
Trước đây theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm
2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
Theo Nghị định số 08/2004/NĐ-CP của Chính phủ, văn bản hành chính bao gồm 32 loại, như: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, và thư công.
Theo Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ, công tác văn thư quy định 29 loại văn bản, bao gồm: nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo và thư công.
Văn bản hành chính cá biệt, theo cuốn “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước” của Học viện Hành chính Quốc gia năm 2006, là quyết định hành chính thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức, cũng như biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật Văn bản này được ban hành dựa trên quyết định chung và quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc chính cơ quan ban hành Các loại văn bản hành chính cá biệt bao gồm nghị quyết và quyết định, mang tính áp dụng pháp luật và nhằm xác định quyền lợi và nghĩa vụ cụ thể cho các bên liên quan.
Văn bản hành chính là sản phẩm từ thực tiễn quản lý Nhà nước, được ban hành bởi nhiều chủ thể khác nhau Mục đích chính của văn bản này là truyền đạt thông tin quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý Nó cũng được sử dụng để giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân.
Văn bản hành chính thông thường là một nhóm văn bản đa dạng, phong phú, được ban hành phục vụ cho giao dịch công tác Chúng có vai trò ghi nhận sự kiện, quy định quy tắc xử sự nội bộ và trình bày kế hoạch công việc trong một khoảng thời gian nhất định.
Yêu cầu đối với văn bản hành chính
Văn bản hành chính thông dụng được xây dựng dựa trên thực tiễn quản lý nhà nước, yêu cầu nội dung phải thiết thực và phù hợp với thực tế Các câu và đoạn văn cần được sắp xếp hợp lý và khoa học Trong quá trình soạn thảo, cần đảm bảo các yêu cầu này để tạo ra văn bản hiệu quả và chính xác.
Khi soạn thảo văn bản, việc xác định mục đích rõ ràng là rất quan trọng, bao gồm chủ đề, tính phục vụ chính trị và nhân dân Cần xem xét văn bản này có thật sự cần thiết hay không, cũng như vấn đề mà nó giải quyết và giới hạn của nó Đánh giá kết quả thực hiện văn bản sau khi ban hành sẽ dựa trên sự rõ ràng và cụ thể của mục đích đã đề ra.
Để nâng cao hiệu quả quản lý trong các cơ quan, tổ chức, văn bản hành chính cần đảm bảo tính hợp lý và cụ thể Điều này bao gồm việc ban hành văn bản kịp thời, nội dung phù hợp với thực tiễn, lựa chọn hình thức văn bản thích hợp với công việc và mục đích của chủ thể ban hành Bố cục văn bản cần chặt chẽ, logic, trình bày rõ ràng, chính xác, dễ hiểu và dễ nhớ Nội dung phải cụ thể, rõ ràng, mạch lạc và nhất quán về chủ đề Do đó, người soạn thảo cần có chuyên môn vững vàng, kỹ năng soạn thảo tốt cùng với hiểu biết về pháp luật và quản lý hành chính nhà nước.
Tính công quyền thể hiện sự cưỡng chế và bắt buộc thực hiện các văn bản pháp luật ở các mức độ khác nhau, yêu cầu các đối tượng phải tuân thủ Nó không chỉ truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác mà còn đảm bảo tính hợp pháp của văn bản, yêu cầu phải được ban hành theo đúng thể thức và trình tự luật định.
Một văn bản có tính khoa học cần đảm bảo thông tin chính xác, cụ thể và kịp thời, với nội dung logic và nhất quán về chủ đề Bố cục của văn bản phải chặt chẽ, triển khai các sự việc liên quan để tránh trùng lặp và chồng chéo Ngôn ngữ và cách hành văn trong văn bản hành chính cần khách quan, chuẩn mực và phổ thông, đồng thời đảm bảo tính thống nhất để tránh mâu thuẫn trong văn bản và hệ thống văn bản.
Văn bản cần phải dễ hiểu và dễ nhớ để phù hợp với các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, nhằm đảm bảo tính đại chúng cao nhất Tuy nhiên, điều này không được ảnh hưởng đến tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của nội dung Đồng thời, văn bản cũng phải phản ánh ý chí và nguyện vọng chính đáng, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân.
Tính khả thi của văn bản phụ thuộc vào việc kết hợp hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính công quyền và tính đại chúng Nếu văn bản thiếu các yếu tố như tính mục đích, tính phổ thông, tính khoa học và tính pháp lý, khả năng thực thi sẽ bị ảnh hưởng Để nội dung văn bản được thi hành hiệu quả, cần đảm bảo các điều kiện về trình độ, năng lực và khả năng thi hành của chủ thể Ngoài ra, khi quy định quyền cho chủ thể, cần kèm theo các điều kiện đảm bảo thực hiện quyền đó và xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan trong văn bản cụ thể.
Văn bản hành chính nhà nước cần đảm bảo tính pháp lý để duy trì quyền lực của Nhà nước và truyền đạt ý chí đến nhân dân cũng như các chủ thể pháp luật khác Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình, dựa trên Hiến pháp và luật pháp, đồng thời phải phù hợp với các văn bản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp Ngoài ra, văn bản của cấp dưới cũng cần phải tương thích với các văn bản cấp trên, đảm bảo nội dung phù hợp với tính chất pháp lý của từng nhóm hệ thống văn bản.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ, thể thức văn bản được định nghĩa là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản Điều này bao gồm các thành phần chính áp dụng cho tất cả các loại văn bản, cùng với các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ
+ Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản
+ Số, ký hiệu của văn bản
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Ký hiệu người soạn thảo văn bản cùng với số lượng văn bản phát hành là thông tin quan trọng Ngoài ra, địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại và số Fax cũng cần được cung cấp đầy đủ để đảm bảo tính liên lạc và minh bạch.
- Về kỹ thuật soạn thảo
Kỹ thuật soạn thảo văn bản bao gồm các yếu tố như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, và vị trí cách trình bày các thành phần thể thức Ngoài ra, số trang văn bản, quy định viết hoa và viết tắt trong văn bản hành chính cũng được nêu rõ Tất cả những nội dung này được quy định chi tiết trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các công việc cần thực hiện để tạo ra một văn bản chính thức Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, quy trình này bao gồm các bước cụ thể trong việc soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính.
Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích của văn bản, người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền sẽ giao nhiệm vụ cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo văn bản cần thực hiện các công việc quan trọng như xác định tên loại, nội dung, độ mật và mức độ khẩn của văn bản Họ cũng phải thu thập và xử lý thông tin liên quan, đồng thời đảm bảo soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, người được giao nhiệm vụ soạn thảo cần chuyển bản thảo và tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống, đồng thời cập nhật các thông tin cần thiết.
Khi cần sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ đưa ra ý kiến trên bản thảo hoặc qua hệ thống Sau đó, bản thảo sẽ được chuyển lại cho lãnh đạo đơn vị chủ trì để giao cho cá nhân có nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm báo cáo với người đứng đầu đơn vị và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được giao.
Dự thảo văn bản sau khi được kiểm tra và sửa chữa sẽ được trình duyệt, quy trình này khác nhau tùy thuộc vào loại văn bản và cơ quan, tổ chức Có những quy trình đơn giản như trình duyệt qua trưởng đơn vị và người ký, hoặc phức tạp hơn với sự tham gia của Chánh Văn phòng Đối với các văn bản quan trọng, quy trình trình duyệt sẽ nhiều bước và phức tạp hơn Theo Điều 11, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký duyệt, và nếu có sửa chữa, bổ sung, cần trình người duyệt xem xét và quyết định.
1.2.3 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là bước quan trọng trong quy trình soạn thảo Cần phải cẩn thận xem xét từng câu, từng từ ngữ để tránh những sai sót nghiêm trọng Thực tế cho thấy, nhiều trường hợp bản sạch trình lên người ký vẫn còn mắc lỗi chính tả, thậm chí thiếu đoạn văn hoặc nhầm lẫn giữa các văn bản Những lỗi này chỉ được phát hiện khi văn bản được thực hiện bởi các đơn vị nhận Do đó, việc kiểm tra bản đánh máy so với bản dự thảo đã được phê duyệt trước khi ký là yêu cầu bắt buộc.
Theo Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật Đồng thời, người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng phải chịu trách nhiệm tương tự về các yếu tố này.
1.2.4 Ký ban hành văn bản
Trước khi văn bản được trình ký bởi người có thẩm quyền, thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải đảm bảo tính chính xác của nội dung Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Điều 9 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Sau khi kiểm tra, cả người chịu trách nhiệm về nội dung và người chịu trách nhiệm về hình thức cần ký tắt vào văn bản Theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan có quyền ký tất cả các văn bản, có thể ủy quyền cho cấp phó ký thay cho những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công Nếu cấp phó được giao phụ trách, họ sẽ ký thay cấp trưởng trong các trường hợp liên quan.
Người ký văn bản có trách nhiệm pháp lý đối với văn bản mình đã ký Lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm về tất cả các văn bản do đơn vị mình ban hành Đối với văn bản giấy, cần sử dụng bút mực màu xanh và tránh các loại mực dễ phai.
1.3 Những quy định về văn bản và việc soạn thảo ban hành văn bản hành chính Đã có nhiều văn bản quy định về thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu hóa làm cơ sở cho các cơ quan trong việc soạn thảo, ban hành văn bản Có thể kể ra một số tiêu chuẩn Việt Nam về văn bản như TCVN 5700:1992 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) được ban hành bởi Quyết định số 228/QĐ ngày 31/12/1992 của Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường Tiêu chuẩn này đã được sửa đổi và thay thể bởi Tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700:2002 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) kèm theo Quyết định số 20/2002/QĐBKHCN ngày 31/12/2002 của Bộ Khoa học và Công nghệ Ngoài ra, còn có một số văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về thể thức, hình thức văn bản của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước như Thông tư số 33-BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản
Mới đây nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm
2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đã xây dựng và ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ dựa trên các văn bản của Nhà nước Quy định này bao gồm hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nhằm giúp các đơn vị thực hiện thống nhất và triệt để các quy định của nhà nước.
Trong giao tiếp giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân, việc sử dụng thông tin bằng văn bản đóng vai trò quan trọng và phổ biến Chương 1 của bài viết đã trình bày khái quát về cơ sở lý luận và các quy định chung của nhà nước liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản Nội dung này bao gồm các khái niệm như văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính, và các loại văn bản hành chính khác Đồng thời, chương cũng đề cập đến yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản, cũng như những quy định liên quan đến việc soạn thảo và ban hành văn bản Những nội dung này là cơ sở lý luận quan trọng để nghiên cứu và làm rõ hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Những quy định về văn bản và soạn thảo ban hành văn bản hành chính
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1 Khái quát về Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, được thành lập từ Văn phòng đại diện của trường vào ngày 17/10/2012 theo Quyết định số 879/QĐ-ĐHNV Ngày 18/12/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 1877/QĐ-BNV, chính thức thành lập Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Vào ngày 14/11/2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 4035/QĐ-BNV nhằm thực hiện chủ trương thu gọn đầu mối, giải thể Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Theo quyết định này, toàn bộ cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, người lao động và học viên sẽ được chuyển giao nguyên trạng về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để quản lý.
Vào ngày 27/12/2016, Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2165/QĐ-ĐHNV, giao nguyên trạng cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, nhân viên và học viên của Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương cho Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố.
Vào ngày 27/12/2018, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 5600/QĐ-BGDĐT, thành lập Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh Quyết định này được thực hiện dựa trên việc kế thừa đội ngũ nhân lực và cơ sở vật chất của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố này.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Khái quát về Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, được thành lập từ Văn phòng đại diện của trường tại Thành phố Hồ Chí Minh theo Quyết định số 879/QĐ-ĐHNV ngày 17/10/2012 Vào ngày 18/12/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 1877/QĐ-BNV, chính thức thành lập Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 14/11/2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 4035/QĐ-BNV nhằm thực hiện chủ trương thu gọn đầu mối, quyết định giải thể Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Theo đó, toàn bộ cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, người lao động và học viên sẽ được chuyển giao về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để quản lý.
Vào ngày 27/12/2016, Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2165/QĐ-ĐHNV, trong đó giao nguyên trạng cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, nhân viên và học viên của Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương cho Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố.
Vào ngày 27/12/2018, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 5600/QĐ-BGDĐT, thành lập Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh Quyết định này nhằm kế thừa đội ngũ nhân lực và cơ sở vật chất của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là cơ sở giáo dục đại học công lập, trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ sở này có chức năng đào tạo trình độ đại học và sau đại học, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, cũng như cung cấp dịch vụ công phục vụ ngành nội vụ và nhu cầu xã hội.
Phân hiệu trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và chịu sự quản lý trực tiếp từ trường Đồng thời, phân hiệu cũng phải tuân thủ sự quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo từ Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, đó là:
Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền chiến lược, kế hoạch phát triển Phân hiệu và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
Chúng tôi phối hợp với các đơn vị liên quan để tổ chức tuyển sinh và đào tạo nguồn nhân lực ở các ngành trình độ đại học và sau đại học Đồng thời, chúng tôi thực hiện quy trình cấp chứng chỉ môn học và giấy xác nhận theo quy định.
Để đảm bảo sự liên thông giữa các chương trình và trình độ đào tạo, Trường cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan trong việc phát triển chương trình đào tạo Đồng thời, tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch và biện pháp giáo dục hiệu quả, nhằm quản lý tốt hơn quá trình học tập của người học.
Tham gia tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền;
Nghiên cứu khoa học và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc ứng dụng, phát triển và chuyển giao kết quả hoạt động, đồng thời bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội Bên cạnh đó, việc đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học cũng là một nhiệm vụ thiết yếu của Phân hiệu.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và đào tạo trong lĩnh vực khoa học và công nghệ, đồng thời hợp tác công tư để nâng cao chất lượng dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ Các hoạt động này được thực hiện phù hợp với năng lực của Phân hiệu và tuân thủ quy định của pháp luật, nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội.
Thực hiện hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài trong việc đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định;
Thực hiện quy chế dân chủ và xây dựng môi trường sư phạm văn hóa là những nhiệm vụ quan trọng trong cải cách hành chính theo kế hoạch của Bộ Nội vụ Đồng thời, cần tham mưu các quy định và quy chế quản lý nội bộ phù hợp với pháp luật hiện hành.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện việc tiếp nhận và quản lý đội ngũ viên chức, người lao động, đồng thời ký kết hợp đồng thời vụ theo đúng quy định của pháp luật và phân cấp quản lý.
Quản lý và sử dụng nguồn lực tài chính theo quy định pháp luật và phân cấp của Trường, bao gồm việc Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở vật chất; đồng thời, được vay vốn và hưởng các chính sách miễn, giảm thuế theo quy định.
Tham gia vào việc xây dựng và đóng góp ý kiến thẩm định các dự án, chính sách, quy hoạch và kế hoạch phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo sự phân công của Hiệu trưởng là một nhiệm vụ quan trọng.
Quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ viên chức và người lao động là rất quan trọng Điều này bao gồm các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và công nghệ, cùng với hợp tác quốc tế Hệ thống thông tin, thư viện và trang thiết bị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học cần được xây dựng và phát triển để nâng cao chất lượng đào tạo.
Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu 27 1 Soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh Đây là nhiệm vụ thường xuyên, đặc biệt cần thiết trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay.
Từ năm 2019 đến nay, số lượng văn bản tại Phân hiệu được hình thành trong quá trình hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao hơn năm trước
Thời gian Văn bản đi Văn bản đến
Các loại văn bản hành chính được ban hành tại Phân hiệu bao gồm: Quyết định, báo cáo, thông báo, tờ trình, kế hoạch, công văn…
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu được thực hiện theo trình tự các bước theo quy định của Nhà nước
Soạn thảo văn bản đóng vai trò quan trọng trong quy trình biên soạn và ban hành tài liệu tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, các phòng, khoa, trung tâm tiến hành soạn thảo văn bản theo yêu cầu Các đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì cần xác định tên loại, nội dung, độ mật và mức độ khẩn của văn bản; thu thập và xử lý thông tin liên quan; đồng thời soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Phân hiệu đã thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng quy định chung, tuân thủ đầy đủ các bước cần thiết trong quy trình này.
Bước 1 Xác định mục đích ban hành văn bản
Mục đích ban hành văn bản đóng vai trò quan trọng trong quy trình soạn thảo, giúp xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được và làm cơ sở cho các bước tiếp theo trong quá trình này.
Xác định mục đích ban hành văn bản là bước quan trọng giúp giới hạn nội dung và xác định vấn đề cần giải quyết Khi mục đích đã rõ ràng, nội dung văn bản sẽ được tập trung vào các vấn đề cụ thể, từ đó nâng cao tính hiệu quả và sự rõ ràng trong việc thực hiện các quy định.
Nhóm tác giả đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số viên chức và giảng viên tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh để thảo luận về mục đích ban hành văn bản cụ thể Câu hỏi chính được đưa ra là: "Với hình thức công văn, mục đích ban hành là gì và vai trò của việc xác định mục đích văn bản trong quá trình soạn thảo là như thế nào?"
Kết quả phỏng vấn chỉ ra rằng mục đích ban hành công văn bao gồm hướng dẫn, đôn đốc, trả lời, triệu tập cuộc họp và chỉ đạo Việc xác định rõ mục đích này giúp quá trình soạn thảo văn bản trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tránh được sai sót trong việc xác định tên loại, thể thức và nội dung của văn bản theo quy định.
Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm đã khảo sát về việc cần ban hành văn bản thông báo Lịch nghỉ Tết và thời gian đóng học phí hay không Kết quả cho thấy 100% người được khảo sát, gồm 18 viên chức và giảng viên, đều cho rằng cần thiết phải ban hành văn bản Hai văn bản này nhằm mục đích thông báo thông tin cho sinh viên về thời gian nghỉ Tết và thời gian đóng học phí của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh Điều này chứng minh rằng việc xác định mục đích ban hành văn bản là rất quan trọng, và tất cả viên chức, giảng viên đều nhận thức rõ mục đích này.
Qua khảo sát thực tế tại Phân hiệu, người soạn thảo văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo dựa trên nhiệm vụ được giao Họ xác định rõ mục đích ban hành văn bản để giải quyết các vấn đề như quy định chế độ, chính sách, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, báo cáo công tác, hoặc trả lời đề nghị của cơ quan, cá nhân Trong quá trình này, các cá nhân soạn thảo chú ý đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị mà họ chịu trách nhiệm.
Bước 2 Chọn tên loại văn bản
Việc xác định mục đích ban hành văn bản là yếu tố quan trọng giúp các đơn vị trong Phân hiệu xác định đúng tên loại văn bản cần soạn thảo Khi soạn thảo, các đơn vị và cá nhân thường đã rõ ràng về mục đích, từ đó đảm bảo tên loại văn bản chính xác Ngoài mục đích, việc xác định tên loại văn bản còn phụ thuộc vào thẩm quyền ban hành của từng đơn vị, điều này góp phần nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong quá trình soạn thảo văn bản.
Kết quả khảo sát đối với 18 Trưởng, Phó phòng và giảng viên tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh cho thấy 100% cán bộ và giảng viên đều nhận diện chính xác tên loại văn bản khi được ban hành.
Tại Phân hiệu, chỉ được phát hành các văn bản hành chính, do đó việc xác định tên loại văn bản mà các đơn vị và cá nhân soạn thảo là rất quan trọng và đã được thực hiện đúng cách.
Bước 3 Thu thập, xử lý thông tin
Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin và tìm kiếm nguồn cung cấp thông tin phù hợp Quá trình này bao gồm việc tập hợp thông tin theo yêu cầu để đạt được các mục tiêu đã được đặt ra trước đó.
Để soạn thảo một văn bản chất lượng và hiệu quả trong công việc, người viết cần thu thập đầy đủ thông tin liên quan từ nhiều nguồn khác nhau Mỗi kênh thông tin đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại thông tin cần thiết Việc lựa chọn nguồn thông tin thích hợp sẽ đảm bảo hiệu quả trong quá trình thu thập và nâng cao chất lượng thông tin.
Nhận xét chung
Việc soạn thảo, ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong công tác quản lý Sự quan tâm của Ban Giám đốc đã góp phần tạo ra những chuyển biến rõ rệt, nâng cao hiệu quả trong việc soạn thảo và ban hành văn bản Điều này được thể hiện qua số lượng văn bản được ban hành hàng năm ngày càng tăng.
Một số văn bản do Phân hiệu ban hành đã tuân thủ đúng quy trình từ soạn thảo đến ban hành Nội dung của các văn bản này được thực hiện đúng quy định, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao Các văn bản có nội dung ngắn gọn, rõ ràng và chính xác, đúng với thể loại quy định.
Văn bản được ban hành đã đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về thể thức, được trình bày đúng theo quy định của nhà nước về kỹ thuật và cách thức trình bày văn bản hành chính.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cần được thực hiện một cách chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật và các quy định liên quan Việc khảo sát cơ bản sẽ giúp đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quá trình này.
Đội ngũ viên chức tại Phân hiệu có trình độ chuyên môn cao, được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để soạn thảo và ban hành văn bản hiệu quả.
Phân hiệu được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, giúp việc soạn thảo văn bản diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và kịp thời.
Phân hiệu đã tổ chức tập huấn cho viên chức nhằm sử dụng phần mềm V-office trong việc soạn thảo và phát hành tài liệu điện tử.
Hiện nay, việc soạn thảo, ban hành văn bản của Phân hiệu bên cạnh những ưu điểm còn có nhưng hạn chế như:
- Có một số văn bản ban hành chưa đúng về thể thức
Nội dung văn bản gặp phải một số sai sót như việc sao chép từ văn bản này sang văn bản khác mà không chỉnh sửa, dẫn đến lỗi chính tả Bên cạnh đó, cách viết hoa và sử dụng dấu câu cũng chưa được thực hiện chính xác.
- Trình độ soạn thảo văn bản của một số viên chức chưa đồng đều
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Mặc dù có nhiều quy định cụ thể từ nhà nước và Phân hiệu về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, nhưng việc thực hiện các quy định này vẫn chưa nghiêm túc Các văn bản khi soạn thảo thường gặp sai sót về nội dung và thể thức, dẫn đến chất lượng văn bản ban hành không cao, thậm chí có trường hợp phải thu hồi.
Những nguyên nhân chính dẫn đến việc soạn thảo, ban hành văn bản của Phân hiệu chưa đạt hiệu quả cao:
Một là: Phân hiệu chưa ban hành đầy đủ các quy định, hướng dẫn cụ thể về soạn thảo và ban hành văn bản
Năng lực của đội ngũ viên chức tham gia soạn thảo văn bản còn không đồng đều và hạn chế về chuyên môn Họ chưa được tập huấn đầy đủ và kịp thời về các văn bản hướng dẫn liên quan đến công tác soạn thảo.
Ba là: Quy trình soạn thảo văn bản của Phân hiệu chưa được chuẩn hóa, việc soạn thảo văn bản còn tùy tiện, chưa đúng quy định
Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là hoạt động thiết yếu trong các cơ quan, tổ chức, giúp ghi chép và lưu giữ thông tin quan trọng Mặc dù mỗi cơ quan có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng tất cả đều cần văn bản để đảm bảo hoạt động hiệu quả Thực hiện tốt công tác văn thư và soạn thảo văn bản không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính mà còn giúp cho Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh hoạt động suôn sẻ Do đó, việc nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo văn bản là cần thiết để cải thiện hiệu quả hoạt động của từng cơ quan.
Sau hơn 4 năm thành lập, Phân hiệu đã nỗ lực trở thành trung tâm đào tạo và nghiên cứu phát triển nguồn nhân lực cao cho các tỉnh phía Nam, phù hợp với yêu cầu của Bộ Nội vụ và Trường Tuy nhiên, Phân hiệu cũng đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm việc kiện toàn tổ chức nhân sự và xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu đào tạo Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Phân hiệu đã có những tiến bộ nhất định, nhưng vẫn còn hạn chế, như lãnh đạo các đơn vị chưa quan tâm đầy đủ đến việc duyệt bản thảo và kiểm tra văn bản trước khi phát hành, dẫn đến việc các văn bản chưa được kiểm tra chặt chẽ về thành phần thể thức và nội dung.
Khảo sát về thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác này Những hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành văn bản không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng của các văn bản mà còn tác động đến hoạt động chung của Phân hiệu Từ đó, cần đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu.