Tổng quan về Công ty TNHH Xuân Dược
Đặc điểm chung của Công ty TNHH Xuân Dược
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xuân Dược:
Tên gọi : Công ty TNHH Xuân Dược Địa điểm : Phòng 107, H94, tổ 18D, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội
Công ty TNHH Xuân Dược, được thành lập vào ngày 07/04/2004 với vốn điều lệ 700.000.000 đồng, đã đạt được nhiều thành công trong gần 4 năm hoạt động Tuy nhiên, công ty cũng đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường thuốc phòng và chữa bệnh Để thích ứng với nền kinh tế thị trường, công ty đã đa dạng hóa các sản phẩm và hình thức bán hàng, bao gồm dịch vụ phục vụ tận nơi và thanh toán tại chỗ Hiện tại, đội ngũ nhân viên của công ty đã tăng lên 24 người.
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Xuân Dược:
Công ty đã phát triển một tổ chức hoàn chỉnh với các phòng ban chuyên trách nhằm tối ưu hóa hoạt động thương mại và kinh doanh dược phẩm Các sản phẩm bao gồm thuốc chữa bệnh, thuốc bổ, hóa mỹ phẩm, thực phẩm bổ dưỡng và nguyên liệu chính cho một số loại thuốc.
Công ty TNHH Xuân Dược đã hợp tác với các cơ sở sản xuất và hiện có xưởng sản xuất nhận khoán tại Công ty cổ phần Dược Nam Định và Hải Dương Đồng thời, công ty còn thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu và hướng dẫn các cơ sở sản xuất nuôi trồng, thu hái và chế biến một số dược liệu trong nước.
Công ty đã thiết lập mối quan hệ hợp tác với một mạng lưới các thành viên chuyên trách phân phối sản phẩm trên toàn quốc, nhằm nâng cao hiệu quả và mở rộng thị trường.
1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Xuân Dược:
1.3.1 Mô hình tổ chức của Công ty TNHH Xuân Dược:
Mô hình tổ chức của Công ty TNHH Xuân Dược được thể hiện theo sơ đồ:
1.3.2 Đặc điểm, chức năng của từng bộ phận như sau:
+ Hội đồng quản trị đồng thời đóng vài trò là Ban Giám đốc
- Gồm 3 người: Giám đốc điều hành, Giám đốc Marketting, Giám đốc sản xuất
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - BAN GIÁM ĐỐC
- Chức năng: Lập kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, chỉ đạo công tác ở các bộ phận
+ Bộ phận sản xuất: Do Giám đốc sản xuất trực tiếp quản lý:
- Số lượng lao động làm việc tại bộ phận sản xuất là 5 người
Bộ phận này có chức năng nghiên cứu sản phẩm và cách chế biến một số loại dược liệu, đồng thời hướng dẫn triển khai và cố vấn trong việc huấn luyện đào tạo quản lý sản xuất cùng kỹ năng cho đội ngũ lao động tại hai cơ sở sản xuất ở Hải Dương và Nam Định.
+ Bộ phận Marketting: Do Giám đốc Marketting trực tiếp làm trưởng bộ phận
- Số lượng lao động làm việc tại bộ phận này là 6 người
Bộ phận Marketing có vai trò quan trọng trong việc trực tiếp thực hiện công tác bán hàng cho công ty, đồng thời hỗ trợ các công ty thành viên trong hoạt động này Họ chịu trách nhiệm lập hồ sơ đăng ký sản phẩm, thiết kế bao bì và mẫu mã sản phẩm, cũng như quản lý và triển khai các kế hoạch cụ thể để nâng cao hiệu quả bán hàng.
Marketting cụ thể của từng sản phẩm
+ Bộ phận Tổng hợp: Do Giám đốc điều hành trực tiếp quản lý
- Số lượng lao động làm việc tại bộ phận Tổng hợp là 5 người
Chức năng chính của bộ phận là tổ chức công tác nhân sự hành chính, theo dõi lương thưởng cho toàn bộ nhân viên trong công ty, đồng thời lập kế hoạch và quản lý điều hành các dự án.
+ Bộ phận Tài chính - Kế toán: Do Kế toán trưởng làm trưởng bộ phận
- Số lao động làm việc tại bộ phận này là 5 người
- Chức năng là thực hiện công tác quản lý tài chính - kế toán, phân tích các hoạt động tài chính và lập báo cáo để trình Ban Giám đốc
1.4 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Xuân Dược:
+ Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Xuân Dược là :
Hoạt động thương mại trong lĩnh vực dược phẩm bao gồm nhiều sản phẩm như thuốc chữa bệnh, thuốc bổ, hóa mỹ phẩm và thực phẩm bổ dưỡng Một số sản phẩm tiêu biểu là Amocixylin 500mg, Biotin Nam Hà, Hoạt huyết dưỡng não, Nghệ mật ong, Nước súc miệng Deflu, và Nước xịt mũi Labfun.
Công ty TNHH Xuân Dược có bộ
+ Hiện nay Công ty TNHH Xuân Dược áp dụng hai hình thức phân phối chủ yếu là: phân phối trực tiếp và phân phối gián tiếp
Phân phối trực tiếp được thực hiện tại các quầy hàng bán buôn cho bệnh viện, nhà thuốc tư nhân, cung cấp nguyên liệu sản xuất cho các xí nghiệp dược, và tại các quầy bán lẻ phục vụ trực tiếp người tiêu dùng.
Phân phối gián tiếp chủ yếu được áp dụng tại phòng kinh doanh và một phần tại các cửa hàng bán buôn của Công ty Hình thức này cho phép Công ty tiếp cận thị trường thông qua các công ty trung gian, bao gồm các công ty dược phẩm ở các tỉnh và huyện.
Công ty TNHH Xuân Dược đã chứng tỏ vai trò quan trọng của mình trong nền kinh tế thị trường thông qua việc cải cách con người, cấu trúc tổ chức và mạng lưới kinh doanh Sự năng động này đã giúp lợi nhuận của công ty tăng rõ rệt từ năm 2007 đến năm 2008, đánh dấu một bước tiến đáng mừng cho một doanh nghiệp non trẻ như Xuân Dược.
Một số chỉ tiêu thể hiện năng lực kinh doanh của Công ty TNHH Xuân Dược
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh
Doanh thu thuần 4.726.403.184 4.954.780.162 104,6% Lợi nhuận sau thuế 9.386.267 15.488.206 165,0%
Số cán bộ nhân viên 20 24
Công ty TNHH Xuân Dược đã đạt được những kết quả khả quan qua các năm, cho thấy mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hiệu quả Năm 2007, quy mô hoạt động của công ty được mở rộng cả về chiều sâu và chiều rộng, với số lượng cán bộ nhân viên và thu nhập bình quân đều tăng Mô hình quản lý năm 2007 cũng có hiệu quả hơn so với năm 2006 Mặc dù doanh thu thuần tăng trưởng chậm hơn lợi nhuận sau thuế (104,6% < 165%), công ty đã biết tiết kiệm chi phí kinh doanh hợp lý, đồng thời giảm số tiền vay dài hạn so với năm trước, cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh năm 2007 cao hơn năm 2006.
Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty TNHH Xuân Dược
2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
+ Việc tổ chức công tác - bộ máy kế toán tiến hành theo hình thức tổ chức công tác - bộ máy kế toán tập trung
+ Cơ cấu bộ máy kế toán là:
+ Nhiệm vụ của từng cá nhân trong phòng Tài chính - Kế toán:
Kế toán trưởng có trách nhiệm lập các báo cáo tổng hợp để trình bày trước Ban Giám đốc, cơ quan quản lý nhà nước và các khách hàng đầu tư cho Công ty vay vốn Họ cũng xây dựng các kế hoạch tài chính nhằm hỗ trợ Ban Giám đốc đưa ra những phương án tài chính hợp lý cho Công ty, đáp ứng nhu cầu ngắn hạn và dài hạn.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty, bao gồm kế toán thanh toán, giao dịch ngân hàng, kê khai thuế hàng tháng, và quản lý vốn vay cũng như cho vay Họ cũng chịu trách nhiệm lập kế hoạch thu chi ngắn hạn và phối hợp với kế toán trưởng để tạo ra các báo cáo tổng hợp.
Kế toán công nợ phải trả đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi hoạt động mua hàng, nhập hàng và xuất hàng Công việc này bao gồm việc quản lý công nợ phải trả của khách hàng và thường xuyên báo cáo tình hình công nợ cho kế toán trưởng cũng như kế toán tổng hợp, nhằm đảm bảo có kế hoạch tài chính hợp lý.
KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Để quản lý hiệu quả quỹ thu hồi nợ, cần thiết lập kế hoạch trả nợ đúng hạn và thực hiện đối chiếu định kỳ mỗi 7 ngày với kế toán công Đồng thời, theo dõi tình hình xuất hàng ra khỏi kho và phối hợp với kế toán trưởng để lập báo cáo tổng hợp.
Kế toán công nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi hoạt động bán hàng và xuất hàng, cũng như quản lý công nợ của khách hàng Công việc này bao gồm việc chủ động liên hệ với khách hàng để thu hồi nợ kịp thời, tránh tình trạng nợ kéo dài Ngoài ra, kế toán công nợ phải thu cần thường xuyên báo cáo tình hình công nợ cho kế toán trưởng và kế toán tổng hợp, đồng thời định kỳ đối chiếu với kế toán công nợ phải trả về tình hình hàng xuất kho Cuối cùng, cùng với kế toán trưởng, họ cần lập báo cáo tổng hợp để quản lý hiệu quả hơn.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt tại Công ty Hàng tháng, thủ quỹ cần đối chiếu với kế toán tổng hợp để cập nhật tình hình thu chi tiền mặt và lập báo cáo gửi cho Kế toán trưởng cùng Ban Giám đốc, nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của Công ty.
2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH Xuân Dược
2.2.1 Đặc điểm chính sách kế toán:
- Hình thức sổ kế toán: hình thức Nhật Ký Chung
- Niên độ kế toán: một kỳ kế toán là 1 năm
- Phương pháp tính thuế: áp dụng phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên
- Trị giá vốn: phương pháp giá đích danh
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán: VNĐ
- Công ty có sử dụng phần mềm kế toán Fast accounting để phục vụ cho công tác kế toán của công ty
2.2.2 Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán:
Tổ chức chứng từ là giai đoạn quan trọng đầu tiên trong việc ghi sổ và lập báo cáo, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho quản lý trong quá trình ra quyết định kinh doanh Nó cũng hỗ trợ mã hoá và vi tính hoá thông tin, đồng thời là căn cứ để xác minh nghiệp vụ và kiểm tra kế toán, cũng như giải quyết các tranh chấp kinh tế Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành như hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, phiếu thu, phiếu chi, và nhiều loại chứng từ khác Ngoài ra, công ty còn thiết kế một số mẫu chứng từ riêng như giấy đề nghị và bản đối chiếu để phục vụ nhu cầu nội bộ.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế trong đơn vị, Kế toán Công ty thực hiện định khoản và ghi nhận nghiệp vụ trên chứng từ, đồng thời thu thập chữ ký của những cá nhân liên quan để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch.
Chứng từ kế toán được phân loại theo các phần hành và đối tượng sử dụng cụ thể Kế toán tiền mặt sử dụng các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng Đối với kế toán hàng tồn kho, các chứng từ cần thiết bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu kiểm kê vật tư, hàng hoá và giấy đề nghị xuất vật tư, hàng hoá Kế toán công nợ chủ yếu sử dụng hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi và bảng lương Cuối cùng, kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cần các chứng từ như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu và phiếu chi.
- Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
- Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành
- Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ
Khi cần sử dụng lại chứng từ đã lưu trữ, kế toán công ty cần tuân thủ các yêu cầu nhất định Đặc biệt, nếu chứng từ được sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp, kế toán phải xin phép trước khi tiến hành.
Kế toán trưởng o Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị
- Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại
Các giai đoạn của chứng từ kế toán có mối liên hệ chặt chẽ và bắt buộc phải được thực hiện Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH Xuân Dược được thực hiện một cách nghiêm ngặt và hiệu quả.
2.2.3 Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Danh mục hệ thống kế toán của công ty bao gồm: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, trong đó:
TK 131 được theo dõi riêng cho từng khách hàng
TK 151, 156 được theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng
- Loại 2: TK 211 : TSCĐ hữu hình
2112 : nhà cửa, vật kiến trúc
2115 : Thiết bị dụng cụ quản lý
2118 : Tài sản cố định khác
TK 241 : Xây dựng cơ bản dở dang
Trong đó các TK 311, 331, 341 được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp
- Loại 7: TK711 – thu nhập khác
- Loại 8: TK811 – chi phí khác
- Loại 9: TK911 – xác định kết quả kinh doanh
- Các Tài khoản ngoài bảng: 001, 002, 004
2.2.4 Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán:
Công ty TNHH Xuân Dược áp dụng hệ thống sổ sách kế toán tài chính doanh nghiệp dựa trên các công văn, quyết định và chỉ thị mới nhất của Bộ Tài Chính, đồng thời xem xét tình hình thực tế tại công ty để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả trong quản lý tài chính.
+ Công ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
Dựa trên chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán thực hiện việc ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp, từ đó tạo ra hệ thống Báo cáo tài chính cuối cùng.
+ Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty TNHH Xuân Dược bao gồm:
- Các số chi tiết các tài khoản, có thể theo dõi chi tiết theo từng đối tượng cụ thể
- Sổ quỹ, Thẻ kho, Bảng tổng hợp chi tiết của các tài khoản: 131, 151,
- Sổ cái các tài khoản, Sổ Nhật ký chung
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ và sổ sách thể hiện như sau:
SỔ CHI TIẾT CÁC TK
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CÁC TK
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
SỔ QUỸ hoặc THẺ KHO
: ghi hàng ngày : hàng tháng đối chiếu
+ Quá trình ghi chép của hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký chung có những đặc trưng cơ bản quan trọng Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Sổ Nhật ký chung", trong đó việc ghi chép diễn ra theo trình tự thời gian Mỗi nội dung kinh tế chỉ được ghi một dòng trên Sổ Cái, đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong việc quản lý thông tin tài chính.
- Sổ Nhật ký chung do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán
+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại Công ty TNHH Xuân Dược:
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ đã được kiểm tra làm căn cứ để lập Sổ Nhật ký chung Dựa vào Sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ ghi chép vào Sổ Cái Các chứng từ này cũng được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Xuân Dược
Đặc điểm công tác tiêu thụ tại công ty Xuân Dược
1.1.1 Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá:
Hạch toán chi tiết hàng hóa giúp phòng kế toán nắm rõ tình hình tồn kho của từng loại sản phẩm, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa.
Trước khi hàng hóa được nhập kho, bộ phận sản xuất tiến hành kiểm tra chất lượng và quy cách một cách nghiêm ngặt, đảm bảo chỉ những sản phẩm đạt yêu cầu mới được phép lưu trữ.
Công ty áp dụng chính sách giá linh hoạt để thu hút khách hàng, với giá bán dựa trên giá thành đầu vào, giá thị trường và mối quan hệ với khách hàng Để khuyến khích khách hàng mua thường xuyên và với khối lượng lớn, công ty thực hiện giảm giá cho những khách hàng ở xa hoặc thanh toán ngay Giảm giá này có thể được áp dụng trên hóa đơn hoặc vào cuối kỳ, với tỷ lệ từ 1% đến 1.5% trên tổng doanh thu hàng năm của khách hàng Nhờ vào các chính sách giảm giá, chiết khấu và thái độ phục vụ tận tình, uy tín của công ty ngày càng được nâng cao trong mắt khách hàng.
Công ty cung cấp nhiều phương thức thanh toán linh hoạt, tùy thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết, cho phép khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 30 ngày.
15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay; có thể thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc hàng đổi hàng …
Việc thanh toán có thể thực hiện ngay hoặc sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận hàng, giúp khách hàng thuận lợi hơn Công ty luôn tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng trong quá trình thanh toán, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại cho doanh nghiệp Hiện nay, phương thức thanh toán trả chậm đang được áp dụng chủ yếu cho các hình thức bán buôn.
Để quản lý hiệu quả các khoản phải thu, Công ty áp dụng lãi suất 1,5%/tháng đối với số tiền chưa thanh toán nếu khách hàng chậm thanh toán quá thời gian quy định trong hợp đồng Chính sách này giúp hạn chế tình trạng khách hàng không đủ khả năng thanh toán và giảm thiểu việc chiếm dụng vốn Ngoài ra, việc cho phép thanh toán chậm chỉ áp dụng cho những khách hàng có mối quan hệ lâu dài với Công ty hoặc những khách hàng có tài sản thế chấp được ngân hàng bảo lãnh.
1.2 Các phương thức tiêu thụ Công ty đang áp dụng:
Công ty TNHH Xuân Dược hiện đang áp dụng hai phương thức tiêu thụ đó là: Bán trực tiếp và Bán buôn dưới hình thức gửi bán
+ Bán buôn qua kho của Công ty:
Trong hình thức bán buôn, tổng giá trị thanh toán thường lớn, vì vậy công ty yêu cầu hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ các điều khoản quan trọng như tên đơn vị mua hàng, số lượng, đơn giá, quy cách phẩm chất hàng hóa, thời gian và địa điểm giao nhận hàng, thời hạn và phương thức thanh toán, cùng các chế độ ưu đãi (nếu có) Ngoài ra, cần xác định rõ trọng tài kinh tế hoặc tòa án kinh tế nào sẽ giải quyết tranh chấp nếu xảy ra.
- Bán buôn qua kho của Công ty thường dưới hình thức xuất bán trực tiếp cho các cửa hàng thuốc, các công ty dược ở các tỉnh …
Khách hàng có thể nhận được chiết khấu từ 1% đến 1,5% trên hóa đơn hoặc ngoài hóa đơn, tùy thuộc vào yêu cầu của họ khi sử dụng phương thức thanh toán này.
+ Bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty:
Công ty xuất hàng cho các cửa hàng theo hình thức giao khoán, trong đó nhân viên bán hàng nhận lương từ công ty Nếu họ bán được số lượng hàng hóa vượt mức quy định, sẽ nhận được thưởng hấp dẫn.
- Hàng tháng các cửa hàng phải kiểm kê và nộp báo cáo kiểm kê, nộp báo cáo bán hàng và tiền hàng về phòng kế toán
- Tại các cửa hàng này cũng có chiết khấu cho khách hàng trên hoá đơn
1.2.2 Bán buôn dưới hình thức gửi bán:
Công ty thường ít áp dụng hình thức này, chủ yếu khi muốn giới thiệu sản phẩm mới hoặc mở rộng thị trường tiêu thụ, với mục đích quảng cáo là chính.
Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Xuân Dược
2.1 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán vào công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty
Công ty TNHH Xuân Dược chuyên kinh doanh đa dạng hàng hóa, bao gồm thuốc chữa bệnh, thuốc bổ, hóa - mỹ phẩm, thực phẩm bổ dưỡng và nguyên vật liệu sản xuất dược phẩm Do lượng hàng hóa lớn và hoạt động xuất, nhập hàng liên tục, công tác kế toán của công ty gặp nhiều thách thức trong việc theo dõi và quản lý.
Trong chuyên đề này, tôi sẽ trích dẫn một số loại hàng hóa để làm minh chứng cho hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của công ty.
- Bổ huyết ích não, Hoạt huyết dưỡng não, Dưỡng can sáng mắt, Đường tinh luyện, Tinh dầu bạc hà, Paraphin lỏng, Acid Bezen, Than hoạt tính Nhật, TAL VN
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho
- Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo có, Giấy báo nợ
- Sổ chi tiết doanh thu
- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
- Sổ chi tiết công nợ
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá
- Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn
- Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán
- Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng
- Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán trong hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ:
SỔ CÁI TK 632 SỔ CÁI TK 911 SỔ CÁI TK 421 SỔ CÁI TK 511
HOÁ ĐƠN GTGT, PT, PC
SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG
BẢNG TỔNG HƠP DOANH THU BÁN HÀNG TRONG KỲ
SỔ CHI TIẾT CÁC TK
BẢNG T.H TÌNH HÌNH THANH TOÁN VỚI K.H
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Đối chiếu cuối tháng : Ghi cuối tháng
+ Hệ thống tài khoản sử dụng:
Diễn giải sơ đồ hạch toán:
(1a) - Xuất kho hàng hoá để bán
(1b) - Phản ánh Doanh thu thuần phải thu người mua hoặc thu bằng tiền
Phản ánh thuế GTGT đầu ra phải thu từ người mua hoặc thu bằng tiền, đồng thời cần ghi nhận giám giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, hoặc chiết khấu thanh toán cho người mua.
(2b) - Nhập kho hàng bán bị trả lại
Tk156,157 Tk632 Tk 911 Tk 511 Tk 131, 111, 112… Tk 131, 111, 112…
(2c) - Khấu trừ cho người bán do giảm giá hàng mua, hàng bán bị trả lại, hoặc chiếu thanh toán cho người mua
(2d) - Ghi giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp do hàng bán bị trả lại
(3) - Kết chuyển Giá vốn hàng bán sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh
(4) - Kết chuyển Doanh thu bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doant
(5a) - Kết chuyển lãi sang tài khoản 421
(5b) - Kết chuyển lỗ sang tài khoản 421
2.2 Thực trạng công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán:
+ Phương pháp tính giá vốn hàng bán:
Giá vốn thực tế hàng nhập kho được xác định dựa trên giá thành mua vào từ các công ty nhận khoán sản xuất Mỗi loại hàng hóa sẽ có giá vốn riêng, được kế toán công nợ phải trả tính toán và ghi chép trong Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.
Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá được theo dõi riêng cho từng loại hàng hoá ở từng kho khác nhau
- Giá vốn của hàng hoá được xác định là tiêu thụ :
Công ty TNHH Xuân Dược áp dụng phương pháp giá đích danh để tính giá hàng hóa xuất kho, trong đó giá vốn hàng bán được xác định theo giá nhập kho của từng lô hàng Phương pháp này rất phù hợp với đặc điểm của thuốc tân dược, vốn có quy định về hạn sử dụng cụ thể Nhờ vào cách tính giá này, công ty giảm thiểu nguy cơ hàng hóa quá hạn sử dụng mà chưa được bán Kế toán sẽ theo dõi chi tiết lô hàng và hạn sử dụng của từng lô thông qua Thẻ kho.
Giá vốn hàng bán = Đơn giá chỉ định của mỗi lô hàng
Ví dụ: trên hoá đơn GTGT số 1026903 ngày 06/03/2008 của Công ty TNHH Xuân Dược bán hàng cho công ty Long Việt số hàng:
Hoạt huyết dưỡng não số lượng là: 8.500 hộp Đơn giá xuất được chỉ định là: 4.620 đồng/hộp theo đơn giá của lô hàng B0041 (hạn dùng tháng 10/2010)
Bên Nợ : phản ánh giá trị hàng hoá nhập kho trong kỳ Bên Có : phản ánh giá trị hàng hoá xuất kho trong kỳ
Số Dư Nợ : phản ánh giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ
- Tài khoản 157: Hàng gửi bán
Bên Nợ thể hiện giá trị hàng hóa đã gửi cho khách hàng
Số Dư Nợ : Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi đi nhưng chưa được bán hoặc chấp nhận thanh toán
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
Bên Nợ : phản ánh giá vốn của hàng hoá đã được bán hoặc chấp nhận thanh toán
Bên Có : phản ánh giá vốn của hàng hoá bị trả lại và số kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh
- Các tài khoản liên quan khác: TK 111(tiền mặt), TK 112 (tiền gửi ngân hàng) …
- Khi hàng hoá nhập kho (do mua về, kiểm kê thừa…) :
Nợ TK 156 : Giá trị hàng hoá nhập kho
Có TK 111,112, 1381 … : Giá trị hàng hoá nhập kho
- Khi hàng hoá xuất kho:
Khi xuất kho đem gửi bán kế toán ghi:
Nợ TK 157 : Giá vốn hàng đem gửi bán
Có TK 156 : Giá trị hàng hoá xuất kho Khi hàng hoá được bán hoặc được chấp nhận thanh toán:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng hoá được bán
Có TK 156 : Giá trị hàng hoá xuất kho để bán hoặc Có TK 157 : Giá vốn hàng đem gửi bán được bán hoặc được chấp nhận thanh toán
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng:
Phiếu nhập kho có vai trò quan trọng trong việc xác nhận số lượng và giá trị hàng hoá, vật tư được nhập Nó là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và sổ chi tiết, đồng thời xác định trách nhiệm của các bên liên quan như thủ kho, người nhận hàng và người giao hàng Ngoài ra, phiếu nhập kho còn được sử dụng để ghi vào sổ nhật ký chung.
* Căn cứ để ghi phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho được lập căn cứ vào
Hoá đơn GTGT của hàng hoá mua về, hoặc lệnh nhập của cấp trên, hoặc Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá, …
* Kết cấu: Phiếu nhập kho gồm 3 phần
Phần 1: Ghi các thông tin như: số phiếu nhập kho, ngày tháng năm lập phiếu nhập kho, họ tên người giao hàng, đơn vị cung cấp hàng hoá, số hoá đơn GTGT, lý do nhập kho, tài khoản đối ứng …
Phần 2: là một bảng gồm các cột ghi thông tin về hàng hoá như: mã kho, tên hàng hoá, số hiệu tài khoản, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và giá trị của hàng hoá nhập kho
Phần 3: Ghi họ tên, chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho để sau làm căn cứ xác định trách nhiệm của mỗi người
Phiếu nhập kho được lập trong trường hợp nhập kho hàng hoá vật tư mua ngoài, kiểm kê thừa, nhận vốn góp …
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 0035798 ngày 07/03/2008 của Công ty cổ phần dược Nam Định bán cho Công ty TNHH Xuân Dược số hàng hoá sau:
Bổ huyết ích não: số lượng 10.000 hộp, đơn giá 5.080 đồng/hộp
Hoạt huyết dưỡng não: số lượng 7.000 hộp, đơn giá 4.559 đồng/hộp Khi nhập kho, kế toán công nợ phải trả sẽ ghi phiếu nhập kho như sau:
CÔNG TY TNHH XUÂN DƯỢC
Phòng 107, H9, tổ 18D, phường Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Số : 12N Người giao hàng : Nguyễn Quốc Hùng Đơn vị : Công ty cổ phần dược Nam Định Địa chỉ : Số 66, đường Trần Phú, thành phố Nam Định
Nội dung : Mua hàng về nhập kho
Tài khoản Có : 331 - Phải trả khách hàng
Mã kho Tên vật tư, hàng hoá TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ: Tám mươi hai triệu, bẩy trăm mười ba nghìn đồng chẵn
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Phiếu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi số lượng và giá trị vật tư, hàng hóa xuất kho Nó là căn cứ để ghi chép vào Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa và Sổ nhật ký chung Ngoài ra, phiếu này còn được sử dụng để hạch toán chi phí giá vốn hàng bán và xác định trách nhiệm của các cá nhân liên quan như thủ kho, người giao hàng và người nhận hàng.
* Căn cứ ghi phiếu xuất kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, lệnh xuất kho của cấp trên, hoặc biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá
* Kết cấu: tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cũng chia làm 3 phần:
Phần 1: Ghi các thông tin như: Số phiếu xuất kho, ngày tháng năm lập phiếu xuất kho, họ tên người nhận hàng, đơn vị mua hàng, địa chỉ, số hoá đơn GTGT, lý do xuất, tài khoản đối ứng
Phần 2: là một bàng gồm các cột ghi các thông tin về hàng hoá như: mã kho, tên hàng hoá vật tư, số hiệu tài khoản, đơn vị tính, số lượng xuất và giá trị của hàng hoá vật tư xuất kho
Phần 3: Ghi họ tên, chữ ký những người có liên quan: người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho để sau làm căn cứ xác định trách nhiệm của mỗi người
Phiếu xuất kho được sử dụng khi xuất kho vật tư, hàng hóa để bán, khi kiểm kê phát hiện thiếu hụt, hoặc khi chuyển hàng để góp vốn.
Ví dụ: Trên hoá đơn GTGT số 1026903 ngày 06/03/2008 của Công ty
TNHH Xuân Dược bán hàng cho công ty TNHH Long Việt số hàng sau:
Bổ huyết ích não số lượng là: 6000 Đơn giá được chỉ định là : 5.110 đồng/hộp theo đơn giá của hàng tồn đầu kỳ
CÔNG TY TNHH XUÂN DƯỢC
Phòng 107, H9, tổ 18D, phường Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Số : 18X Người giao hàng : Trần Văn Cẩn Đơn vị : Công ty TNHH Long Việt Địa chỉ : Số 389, đường Lạc Long Quân, thành phố Hà Nội
Nội dung : Xuất kho để bán
Tài khoản Nợ : 632 - Giá vốn hàng bán
Mã kho Tên vật tư, hàng hoá TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi chín triệu, chín trăm ba mươi nghìn đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thẻ kho là công cụ quan trọng giúp theo dõi số lượng hàng hóa và vật tư tại từng kho, xác định trách nhiệm vật chất của các cá nhân liên quan, và làm cơ sở đối chiếu số lượng với sổ chi tiết về vật tư và hàng hóa cùng loại.
Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đã được thực hiện để ghi
Thẻ kho do thủ kho lập và dùng để ghi hàng ngày
