ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ TRUNG TÂM PHỤ NỮ VÀ PHÁT TRIỂN ( TTPN&PT )
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, ĐỐI TƯỢNG VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CỦA TT
HỆ THỐNG TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TT
Hệ thống tổ chức bộ máy
Hệ thống tổ chức của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển bao gồm Ban Giám đốc Trung tâm, Văn phòng và 3 phòng nghiệp vụ chính như sau:
- Phòng bồi dưỡng nâng cao năng lực.
- Phòng tư vấn và hỗ trợ phát triển.
- Phòng dịch vụ phụ trợ.
Trong đó chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng nghiệp vụ được xác định như sau:
1.1 Phòng bồi dưỡng nâng cao năng lực
Tổ chức các khóa bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp và dạy nghề cho đội ngũ cán bộ phụ nữ tại trung ương và địa phương, đồng thời đáp ứng nhu cầu đào tạo cho lao động nữ.
1.2 Phòng tư vấn và hỗ trợ phát triển
Chúng tôi thực hiện tư vấn pháp luật, giới và gia đình, hướng nghiệp, và khởi sự doanh nghiệp do nữ làm chủ Đồng thời, chúng tôi tổ chức nghiên cứu, xây dựng mô hình và nhân rộng các loại hình phát triển phù hợp với từng lĩnh vực và ngành nghề, nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển toàn diện của phụ nữ Ngoài ra, chúng tôi cũng tổ chức các hoạt động hỗ trợ cho nhóm phụ nữ đặc biệt khó khăn và phụ nữ thiệt thòi, yếu thế.
1.3 Phòng dịch vụ phụ trợ
Trung tâm chuyên tổ chức các hoạt động dịch vụ, trưng bày sản phẩm và đón tiếp đại biểu Ngoài ra, trung tâm còn phục vụ hội nghị, hội thảo, ăn uống, nghỉ ngơi và luyện tập chăm sóc sức khỏe.
Hệ thống tổ chức của Trung tâm Phụ nữ và Phát triển được thiết lập nhằm thực thi hiệu quả các hoạt động chủ yếu của trung tâm.
Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức, Trung tâm được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, kết hợp giữa hai loại cơ cấu này Trong mô hình này, lãnh đạo các cấp hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của nhân viên Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm cao nhất về việc điều hành và quản lý mọi hoạt động của Trung tâm Các Phó Giám đốc và trưởng bộ phận có thể được Giám đốc ủy quyền để đưa ra quyết định.
Mô hình cơ cấu trực tuyến-chức năng kết hợp sự thống nhất và thông tin nhanh chóng, duy trì chế độ một thủ trưởng mà không làm mất đi tính chuyên môn Mô hình này còn thu hút các chuyên gia tham gia giải quyết các vấn đề chuyên môn, từ đó giảm bớt gánh nặng trong quản lý.
3 Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhiệm vụ
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được chia thành 3 cấp: Ban Giám đốc, Văn phòng Trung tâm và các phòng nghiệp vụ cùng các tổ chuyên môn, mỗi bộ phận đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể.
Ban Giám đốc là người quản lý toàn bộ hoạt động của khách sạn, chịu trách nhiệm xây dựng và ban hành các nội quy cho Trung tâm, đồng thời là người đại diện và chịu trách nhiệm trước Trung ương Hội.
Bộ phận hành chính nhân sự
Phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý hai khối hành chính sự nghiệp và dịch vụ, hỗ trợ giám sát hoạt động kinh doanh cùng Ban Giám đốc Trong thời gian Ban Giám đốc vắng mặt, phó giám đốc sẽ xử lý và giải quyết các công việc phát sinh Ngoài ra, phó giám đốc thường xuyên lập báo cáo về tình hình hoạt động và kinh doanh để gửi lên cấp trên, đồng thời đôn đốc nhân viên làm việc hiệu quả.
- Khối hành chính sự nghiệp: bao gồm các bộ phận: bộ phận hành chính- nhân sự, bộ phận kế toán, bộ phận đào tạo:
Bộ phận hành chính- nhân sự tại Trung tâm có vai trò quan trọng trong việc giám sát hoạt động của nhân viên, quản lý hồ sơ cán bộ, thống kê danh sách nhân viên hưởng lương và thưởng hàng tháng Ngoài ra, bộ phận này còn đảm nhận các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, bổ nhiệm và đào tạo đội ngũ nhân viên, đảm bảo sự phát triển và hiệu quả trong hoạt động của Trung tâm.
Bộ phận kế toán tại Trung tâm có nhiệm vụ theo dõi và quản lý mọi hoạt động tài chính, bao gồm kiểm soát thu nhập, thực hiện giao dịch ngân hàng, thu hồi nợ và bảo quản tiền mặt Họ thực hiện công tác kế toán hàng ngày, từ đó thống kê chi phí và doanh thu, lập báo cáo hàng tháng và cuối năm cho Ban giám đốc Thủ quỹ chịu trách nhiệm thu nhận tiền và mua sắm hàng hóa cần thiết cho các bộ phận trong Trung tâm dưới sự chỉ đạo của trưởng bộ phận.
Bộ phận tư vấn-đào tạo đảm nhận việc đào tạo giảng viên nguồn và tư vấn kỹ năng nghề nghiệp cho nghệ nhân, thợ giỏi, đồng thời hỗ trợ đào tạo nghề, xuất khẩu lao động và tạo cơ hội việc làm cho lao động nữ Ngoài ra, bộ phận này cung cấp dịch vụ tư vấn về luật pháp, chính sách, thủ tục thành lập doanh nghiệp, hôn nhân gia đình, giới tính và kỹ năng sống Họ cũng thúc đẩy hoạt động của các tổ chức quần chúng địa phương, tổ chức sự kiện văn hóa và tư vấn cho nhóm phụ nữ yếu thế, đồng thời hỗ trợ phụ nữ và trẻ em là nạn nhân của buôn bán và bạo lực gia đình.
Khối dịch vụ trong ngành khách sạn bao gồm nhiều bộ phận quan trọng như bộ phận kinh doanh tiếp thị, lễ tân, buồng, bếp, nhà hàng, làm sạch, giặt là, kỹ thuật, an ninh và bảo vệ, cùng với bộ phận hỗ trợ đón tiếp, tất cả đều góp phần tạo nên trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng.
Bộ phận kinh doanh tiếp thị của Trung tâm đảm nhiệm việc kinh doanh dịch vụ, thu hút khách hàng và tiếp nhận yêu cầu đặt buồng cho khách công ty và đoàn/tour Họ cũng cung cấp các dịch vụ hội nghị, hội thảo, xúc tiến thương mại, quảng cáo và đối ngoại Ngoài ra, bộ phận này phối hợp với bộ phận tài chính kế toán để thu hồi các khoản nợ trả chậm và đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định giá cho từng đối tượng khách hàng.
Bộ phận lễ tân có vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận đặt buồng và thực hiện thủ tục đăng ký khách sạn Họ phối hợp với các bộ phận khác để cung cấp dịch vụ tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, đồng thời thực hiện quy trình thanh toán cho khách một cách nhanh chóng và hiệu quả.
ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG Ở TTPN&PT
HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA
Hoạt động quản trị nhân lực của TT
Phòng Hành chính- Tổ chức giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên tại Trung tâm, báo cáo hàng tháng về số lượng nhân viên các phòng ban, và thống kê danh sách cán bộ hưởng lương, thưởng Phòng cũng giải quyết các vấn đề nhân sự như tuyển dụng, bổ nhiệm và đào tạo nhân viên, cùng với các chế độ y tế Để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ này, sự đóng góp của các trưởng phòng và trưởng bộ phận là cần thiết, vì họ là những người quản lý trực tiếp nhân viên trong từng bộ phận Nhiệm vụ của phòng Tổ chức- Hành chính được xác định rõ trong “Bảng kê các dịch vụ Trung tâm Phụ nữ và phát triển”.
Giám sát hoạt động của nhân viên.
Tuyển dụng và chọn lựa nhân sự thích hợp.
Hướng dẫn/ lãnh đạo và quản lý nhân sự.
Quản lý mối quan hệ công sở.
Tương trợ của người có kinh nghiệm đối với đồng nghiệp trong công việc.
Hiệu quả hoạt động của Phòng Hành chính- Tổ chức
Trong thời gian vừa qua, để hoàn thành nhiệm vụ của mình, Phòng Hành chính- Tổ chức đã có những hoạt động cụ thể như sau:
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một nhiệm vụ quan trọng, trong đó phòng Hành chính-Tổ chức hàng tháng báo cáo số lượng nhân viên hiện tại cho Ban giám đốc Việc xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn và hàng năm nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh là cần thiết Tuy nhiên, công tác này vẫn chưa đạt hiệu quả cao, dẫn đến tình trạng thiếu nhân lực ở một số bộ phận, đặc biệt trong mùa cao điểm.
Phân tích và thiết kế công việc tại Trung tâm hiện đang còn yếu, với nhiều tiêu chuẩn công việc được xây dựng bởi các trưởng bộ phận dựa trên kinh nghiệm cá nhân mà chưa có sự phối hợp chặt chẽ với phòng Hành chính - Tổ chức Tuy nhiên, phòng đã bắt đầu hợp tác với một số bộ phận khác để phát triển bản phân tích công việc cho một số vị trí cụ thể.
Công tác biên chế nhân lực tại Trung tâm gặp nhiều khó khăn do kế hoạch hoá nguồn nhân lực và phân tích công việc chưa hiệu quả Tuy nhiên, trong năm 2008, Trung tâm đã tuyển mới 57 nhân viên, bao gồm 1 lãnh đạo bổ sung từ cấp trên, kịp thời bổ sung nhân lực cho các bộ phận thiếu người, giúp đảm bảo hoạt động của Trung tâm đạt hiệu quả cao.
Đánh giá thực hiện công việc được tiến hành thông qua việc giám sát hoạt động của nhân viên hàng tháng, nhằm đánh giá không chỉ hiệu suất cá nhân mà còn cả tập thể lao động Đây là cơ sở quan trọng để xác định mức lương và thưởng cho cán bộ nhân viên trong Trung tâm.
Trung tâm chú trọng vào việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thông qua các biện pháp đào tạo tại chỗ, kết hợp với sự hỗ trợ và hướng dẫn từ những người có kinh nghiệm dành cho nhân viên mới.
Thù lao lao động là một nhiệm vụ quan trọng của phòng Tổ chức - Hành chính, bao gồm việc thực hiện các thủ tục về lương và thưởng hàng tháng cho cán bộ nhân viên Phòng còn có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiền lương hàng năm theo quy định của Nhà nước, đồng thời quản lý việc sử dụng các nguồn tiền lương và thưởng theo đúng chế độ chính sách và quy chế của Trung tâm.
Phòng Hành chính-Tổ chức đã đạt được những hoạt động chính trong quản trị nhân lực, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân khác nhau Trung tâm hoạt động trong cả lĩnh vực chính trị và kinh doanh, trong khi đó, khách sạn mới đi vào hoạt động và đang trong quá trình hoàn thiện tổ chức bộ máy Đội ngũ nhân viên trẻ còn thiếu kinh nghiệm, điều này yêu cầu Trung tâm cần có những biện pháp và chính sách cụ thể để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong thời gian tới.
Phương hướng phát triển của Trung tâm
1 Nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị - xã hội trọng tâm theo sự chỉ đạo của Thường trực ĐCT, các ban chuyên môn và các sự kiện quan trọng của TW Hội.
2 Tiếp tục khai thác nguồn kinh phí đầu tư cho hoạt động dạy nghề để khai thác cơ sở vật chất tại TT Phối hợp các cơ quan chuyên môn, các trường nghề tổ chức đào tạo nghề cho các địa phương, nữ chủ Doanh nghiệp và các đối tượng khác để cung ứng lao động xuất khẩu.
3 Mở rộng hoạt động hỗ trợ phát triển doanh nghiệp: đưa website hoạt động có hiệu quả, phát triển mạng lưới cộng tác viên có kiến thức và kinh nghiệm để cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp nữ Triển khai dự án hỗ trợ nạn nhân bị bạo hành, bị buôn bán giai đoạn 2009 – 2010.
4 Tham gia đoàn công tác chỉ đạo cơ sở Tạo điều kiện cho cán bộ, chuyên viên TT thực hiện tốt nhiệm vụ và phong trào do TW Hội đề ra.
5 Hoàn chỉnh, triển khai thực hiện phương án kinh doanh năm 2009 Xây dựng kế hoạch, chủ động triển khai chién dịch quảng bá hình ảnh TT đến với khách hàng với mục tiêu mở rộng các loại hình dịch vụ, đẩy mạnh cung cấp dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng, khai thác thị trường, nâng công suất sử dụng phòng nghỉ, hội nghị, hội trường và các dịch vụ khác trên cơ sở vật chất đã được đầu tư nâng cấp.
6 Đầu tư kinh phí nâng cấp cơ sở vật chất ( Trải thảm, chống thấm, chống tràn nước khu buồng phòng, cầu thang tời khu bếp, khu bể bơi và một số khu khác để duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh tại TT đạt hiệu quả.
7 Tích cực đề nghị các cơ quan chức năng tính toán đền bù giải phóng mặt bằng cho nhà nghỉ Đồ Sơn, hoàn thiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Chủ động mở rộng mối quan hệ hợp tác, tìm đối tác đầu tư và khai thác tốt cơ sở vật chất tại nhà nghỉ Đồ Sơn theo hình thức liên doanh, liên kết Củng cố tổ chức bộ máy, triển khai tốt các hoạt động dịch vụ tạo nguồn thu, đảm bảo chi và có tích luỹ.
8 Đào tạo và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng tay nghề, trình độ ngoại ngữ cho CBCNV Định biên phân công lao động hợp lý, xây dựng tiêu chí tuyển dụng đảm bảo phù hợp cho từng vị trí Xây dựng các chính sách, chế độ đãi ngộ tạo động lực thu hút nhân tài.
9 Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các quy định tạm thời và tổ chức thực hiện tốt các quy định nội bộ như: Nội quy lao động; quy chế trả lương; điều chỉnh bổ sung Quy chế tài chính và Quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế thi đua khen thưởng và kỷ luật…
10 Tăng cường chế độ kiểm tra, giám sát, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên, coi trọng hiệu quả công việc đồng thời thực hiện tốt chính sách thi đua khen thưởng và ky luật.
11 Tiếp tục chỉ đạo cán bộ, nhân viên TT hưởng ứng cuộc vận động “ ” và thực hiện tốt các chỉ thị, nghị quyết, chính sách của Đảng và Nhà nước, thực hiện Luật Nghĩa vụ Quân sự, quán triệt, động viên tinh thần cho thanh niên,sẵn sàng thực hiện nghĩa vụ Quân sự năm 2009.
12 Quan tâm tạo điều kiện cho Công Đoàn, Đoàn thanh niên TT tổ chức các hoạt động chuyên đề nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng nghề nghiệp,phát triển phong trào văn hoá, văn nghệ, TDTT, chăm lo đời sống mọi mặt cho cán bộ, nhân viên.
Phương hướng hoàn thiện hoạt động Quản trị nhân lực của TT
Để nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực, bộ phận Tổ chức - Hành chính cần duy trì các hoạt động và thành tích hiện tại, đồng thời chú trọng đến những vấn đề quan trọng trong thời gian tới.
Đào tạo và nâng cao chuyên môn, kỹ năng tay nghề cùng trình độ ngoại ngữ cho cán bộ nhân viên là rất quan trọng Cần định biên phân công lao động hợp lý và xây dựng tiêu chí tuyển dụng phù hợp cho từng vị trí Đồng thời, việc xây dựng các chính sách đãi ngộ hợp lý sẽ tạo động lực thu hút nhân tài cho tổ chức.
Cần tiếp tục hoàn thiện và bổ sung các quy định tạm thời, đồng thời tổ chức thực hiện hiệu quả các quy định nội bộ như nội quy lao động, quy chế trả lương, điều chỉnh và bổ sung quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, cũng như quy chế thi đua khen thưởng và kỷ luật.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên, cần tăng cường chế độ kiểm tra và giám sát, đồng thời chú trọng đến hiệu quả công việc Việc thực hiện chính sách thi đua khen thưởng và kỷ luật một cách nghiêm túc cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
