KHÁI QUÁT THÔNG TIN VỀ CÔNG TY
Thông tin về doanh nghiệp
● Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
● Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: Vietnam Dairy Products Joint Stock Company
● Tên công ty viết tắt: Vinamilk
● Loại hình: Công ty cổ phần
● Mã chứng khoán trên HOSE: VNM
● Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp HCM
● Email: vinamilk@vinamilk.com.vn
● Website: www.vinamilk.com.vn
Ngày 20/08/1976, Vinamilk được thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại, gồm:
● Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost)
● Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina)
● Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân là nhà máy sữa bột Nestle’ - Thụy Sỹ)
Vào ngày 01/10/2003, sau khi mở rộng các chi nhánh bán hàng từ Bắc vào Nam, công ty đã được cổ phần hóa và chính thức trở thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Vinamilk là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam, nổi bật với việc sản xuất và kinh doanh đa dạng các sản phẩm từ sữa Các sản phẩm chủ lực của công ty bao gồm sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa đậu nành, sữa tươi, cùng với bánh và nước giải khát Vinamilk không ngừng mở rộng danh mục sản phẩm từ sữa để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng.
Vinamilk không chỉ chuyên cung cấp sản phẩm sữa mà còn kinh doanh các thiết bị phụ tùng, nguyên liệu, vật tư và hóa chất liên quan Công ty cũng tham gia vào nhiều lĩnh vực khác như chăn nuôi, môi giới bất động sản, kho bãi, vận tải ô tô và bốc xếp hàng hóa Ngoài ra, Vinamilk còn sản xuất và mua bán bao bì, rượu, đồ uống cùng một số thực phẩm chế biến khác.
Vinamilk là doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sản xuất sản phẩm từ sữa tại Việt Nam, với mạng lưới phân phối rộng khắp 63 tỉnh thành, gần 200 nhà phân phối và 240.000 điểm bán lẻ truyền thống cùng 7.800 kênh bán lẻ hiện đại Công ty chiếm lĩnh thị trường với 54,5% thị phần sữa, 40,6% thị phần sữa bột, 33,9% thị phần sữa chua uống, 84,5% thị phần sữa chua ăn và 79,7% thị phần sữa đặc Vinamilk đặc biệt chú trọng mở rộng nhóm khách hàng như bệnh viện, khách sạn, nhà hàng và trường học, đặc biệt thông qua chương trình Sữa học đường Quốc gia Không chỉ được yêu thích trong nước, Vinamilk còn xuất khẩu sản phẩm đến 55 quốc gia và vùng lãnh thổ, với tổng kim ngạch xuất khẩu đạt hơn 2,4 tỷ USD từ năm 1997 đến 2020.
Cổ phiếu của Vinamilk được công nhận là cổ phiếu blue-chip tại Việt Nam, đại diện cho những doanh nghiệp có tăng trưởng và doanh thu ổn định Hằng năm, doanh thu của Vinamilk ghi nhận mức tăng khoảng 20%.
Năm 2020, ngành sữa Việt Nam gặp khó khăn với mức giảm 6% do tác động tiêu cực của đại dịch Covid-19, khiến thu nhập bình quân của người lao động giảm 3,2% so với năm 2019 Tuy nhiên, Vinamilk đã nỗ lực vượt qua thách thức và đạt được doanh thu hợp nhất 59,723 tỷ đồng, tăng 5,9% so với năm trước Công ty chiếm hơn 20% tổng giá trị của top 50 thương hiệu hàng đầu Việt Nam và nắm giữ hơn 50% thị phần sữa trong nước.
Vinamilk, một công ty có lịch sử lâu dài tại Việt Nam, đã khẳng định được vị thế vững mạnh không chỉ trong nước mà còn trên thị trường quốc tế Qua nhiều năm hoạt động, Vinamilk đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật, thể hiện sự xuất sắc và nỗ lực không ngừng của mình.
● Danh hiệu Anh hùng lao động (2000).
● Huân chương Độc lập hạng III (2005, 2016), hạng II (2010).
● Huân chương Lao động hạng III (1985), hạng II (1991), hạng I (1996).
● Vinamilk tự hào là Thương hiệu Quốc gia, thuộc “Top 10 thương hiệu sữa giá trị nhất toàn cầu” và “Top 36 công ty sữa lớn nhất thế giới”.
● Dẫn đầu trong Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững Việt Nam (2020).
● Top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam - Forbes (2016 - 2020).
● Top 10 hàng Việt Nam chất lượng cao (1995 - 2020).
● Top 200 công ty doanh thu trên 1 tỷ USD tốt nhất Châu Á - Thái Bình Dương (2019).
● Top 50 công ty niêm yết lớn nhất Châu Á - Thái Bình Dương (2016).
● Top 300 công ty năng động nhất châu Á - Tạp chí Nikkei (2016 - 2020).
● Top 50 Doanh nghiệp sữa có doanh thu lớn nhất thế giới (Đứng thứ 49) theo báo cáo của Euro Monitor & KPMG (2016).
Cơ cấu tổ chức
Số lượng nhân viên của Vinamilk vào năm 2020 đạt 9.361 người, với cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng Sơ đồ tổ chức được thiết kế chuyên nghiệp và hợp lý, phân cấp rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên và phòng ban Vinamilk được điều hành bởi Đại hội đồng cổ đông, có nhiệm vụ định hướng phát triển và quản lý Hội đồng quản trị, bao gồm 4 tiểu ban: chiến lược, nhân sự, lương thưởng và kiểm toán, quyết định các chiến lược và kế hoạch kinh doanh hàng năm Tổng giám đốc là người đứng đầu điều hành công ty, phụ trách hoạt động hàng ngày và lãnh đạo các giám đốc phòng ban như Giám đốc Hoạch định Chiến lược và Giám đốc Công nghệ thông tin Ngoài ra, cơ cấu tổ chức còn có Giám đốc Kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro, tư vấn cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, trong khi Giám đốc Kiểm toán nội bộ làm việc dưới Tiểu ban kiểm toán.
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Công tác quản trị hành chính văn phòng
2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc
Môi trường làm việc và không gian làm việc ảnh hưởng đáng kể đến tâm lý và hiệu suất của nhân viên Nhân viên luôn mong muốn làm việc trong không gian tiện nghi, thoải mái, hiện đại và năng động Một môi trường làm việc tích cực không chỉ tạo động lực mạnh mẽ cho sự sáng tạo mà còn giúp nhân viên đưa ra những quyết định và phương án đúng đắn trong công việc.
Kể từ khi thành lập vào năm 1976, Vinamilk đã liên tục cải tiến môi trường làm việc của mình trong suốt 45 năm phát triển Công ty luôn nằm trong danh sách các doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều năm liên tiếp.
Trong danh sách “100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam” do Anphabe công bố, Vinamilk tiếp tục giữ vị trí số 1 trong năm 2020, đánh dấu 3 năm liên tiếp dẫn đầu Sự thành công này phản ánh chiến lược nhân sự bền vững của Vinamilk, trong đó yếu tố con người được xác định là nhân tố quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Văn phòng làm việc của Vinamilk nằm trên đường Tân Trào, quận 7, TP Hồ Chí Minh, được thiết kế theo kiểu hỗn hợp với các ô chữ nhật lớn có vách ngăn cho từng nhóm nhân viên Không gian làm việc giữa các thành viên trong cùng một nhóm không có vách ngăn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi công việc Phòng làm việc của ban lãnh đạo được bố trí riêng biệt, yên tĩnh, sử dụng tường cách âm và có cửa ra vào riêng, tách biệt với khu vực làm việc của nhân viên.
Mỗi nhóm nhân viên tại Vinamilk được bố trí không gian làm việc chung với bàn làm việc xếp theo hình chữ nhật, có lối ra vào ở giữa và vách ngăn thấp để tách biệt với nhóm khác Lối đi chung rộng rãi tạo cảm giác thông thoáng cho văn phòng Ngoài ra, công ty còn cung cấp các phòng họp vừa và nhỏ với không gian kín hoặc mở, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của nhân viên.
Không gian làm việc của Vinamilk được thiết kế với nhiều tiểu cảnh liên quan đến sữa, tạo cảm hứng cho nhân viên, đặc biệt là khu vực riêng cho đội ngũ Marketing với không gian mở trải thảm cỏ như một trang trại Tại đây, các giải thưởng của công ty được trưng bày, mang lại động lực cho nhân viên Sản phẩm của Vinamilk hiện diện khắp nơi, không chỉ làm cho không gian thêm sinh động mà còn kích thích ý tưởng phát triển sản phẩm Những chiếc bàn tròn nhỏ được bố trí khắp văn phòng giúp nhân viên thuận tiện trong việc họp nhóm Màu sắc chủ đạo của văn phòng là trắng, xanh lá cây và xanh dương, cùng với hoa và cây cảnh, tạo ra bầu không khí trong lành và hòa nhập với thiên nhiên.
Vinamilk chú trọng đến môi trường làm việc sáng sủa với sự kết hợp giữa ánh sáng thiên nhiên và ánh sáng nhân tạo Mặc dù văn phòng chủ yếu sử dụng ánh sáng nhân tạo, mỗi tầng đều được thiết kế với tường kính giúp đón ánh sáng tự nhiên Rèm kéo màu xám nhạt không chỉ tạo cảm giác dễ chịu mà còn tăng cường sự thoải mái cho nhân viên.
Văn phòng làm việc của Vinamilk được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại như máy in laser, máy in màu và máy photocopy, đảm bảo hiệu quả công việc cho nhân viên Mỗi nhân viên có một máy tính riêng và ghế xoay lưới màu đen sang trọng, mang lại sự thoải mái trong suốt quá trình làm việc Nội thất và màu sắc tươi sáng của bàn làm việc và tường tạo cảm giác thoáng đãng và rộng rãi, góp phần nâng cao trải nghiệm làm việc tại văn phòng.
Vinamilk không chỉ nổi bật với môi trường làm việc hiện đại mà còn chú trọng đến việc tạo ra các không gian nghỉ ngơi, giải trí và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên Khu vực ăn trưa và giải khát được thiết kế rộng rãi, sạch sẽ, phục vụ số lượng lớn nhân viên cùng lúc Ngoài những giờ làm việc căng thẳng, nhân viên có thể thư giãn tại các không gian như quán cà phê sân vườn ngoài trời, rèn luyện sức khỏe tại phòng gym với thiết bị hiện đại, hoặc tận hưởng khu vực hồ bơi của công ty.
2.1.1.1 Ưu điểm trong cách bố trí của Vinamilk
Thiết kế không gian làm việc của Vinamilk tối ưu hóa hiệu quả làm việc cá nhân và nhóm, cho phép các nhóm tập trung vào nhiệm vụ riêng biệt Bên cạnh đó, thiết kế này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa các thành viên, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển.
Thiết kế văn phòng theo kiểu hỗn hợp của Vinamilk là sự kết hợp hoàn hảo giữa ưu điểm của văn phòng kiểu đóng và kiểu mở, vừa đảm bảo hiệu quả giám sát nhân viên vừa tối ưu hóa không gian làm việc Với cách bố trí thông minh này, công ty không chỉ tiết kiệm được chi phí xây dựng, mua trang thiết bị và trang trí nội thất mà còn tạo ra môi trường làm việc năng động, sáng tạo cho nhân viên.
Bố trí văn phòng theo kiểu hỗn hợp mang lại sự linh hoạt trong việc điều chỉnh, nâng cấp và mở rộng không gian làm việc, phù hợp với sự phát triển của số lượng nhân sự trong công ty.
Văn phòng làm việc của Vinamilk không chỉ tạo hứng thú cho nhân viên thông qua cách bố trí hợp lý, mà còn giúp họ cảm thấy gắn bó và được chăm sóc cả về sức khỏe tinh thần lẫn thể chất.
2.1.1.2 Nhược điểm trong cách bố trí của Vinamilk
Không gian làm việc với các vách ngăn mỏng làm giảm hiệu quả bảo mật, khiến cho việc bảo vệ thông tin trở nên khó khăn Ngoài ra, các không gian hội họp mở hoàn toàn có nguy cơ bị nghe lén hoặc đánh cắp ý tưởng, ảnh hưởng đến sự sáng tạo và an toàn thông tin trong công ty.
Không gian làm việc mở thường có nhiều loại tiếng ồn như tiếng trao đổi và tiếng đi lại, điều này có thể gây mất tập trung cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Xây dựng các biểu mẫu văn bản của Vinamilk
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như trên; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- …………; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT, 5 … 6 … Họ và tên
1Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
2Trích yếu nội dung công văn.
5Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
6Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
7Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax(nếu cần). Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- …… ; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- …………; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT, 5 … 6 … Họ và tên
1Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo thông báo.
3Trích yếu nội dung thông báo.
5Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
6Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam trân trọng giới thiệu: Ông (bà): 3 Chức vụ: Được cử đến: 4
Về việc: Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ. Giấy này có giá trị đến hết ngày /.
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như trên; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- Lưu: VT (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
1Chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn bản.
3Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
4Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
Căn cứ vào Quyết định số ;
Căn cứ vào Điều lệ Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;
Căn cứ vào quy chế khen thưởng của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam;
Căn cứ vào 4 ; Theo đề nghị của Giám đốc Điều hành Nhân sự - Hành chính và Đối Ngoại
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT,… 6 … 7 Họ và tên
1Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định.
3Trích yếu nội dung quyết định.
4Các căn cứ để ban hành quyết định.
6Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
7Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;
Căn cứ 5 ; Theo đề nghị của
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT,… 7 … 8 Họ và tên
1Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định.
Quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ được ghi rõ chức vụ của người đó Trong trường hợp thẩm quyền này thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức, cần ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức tương ứng.
5Các căn cứ để ban hành quyết định.
7Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
8Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Căn cứ Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;
Căn cứ hợp đồng lao động giữa: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam và ông
(bà) , ký ngày ; Căn cứ 5 ; Theo đề nghị của
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định.
3Trích yếu nội dung quyết định.
Quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ được ghi rõ chức vụ của họ Trong trường hợp thẩm quyền này thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức, tên của tập thể hoặc cơ quan, tổ chức sẽ được ghi nhận.
5Các căn cứ để ban hành quyết định.
7Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
8Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi
Văn thư là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của công ty theo quy định của pháp luật.
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, cũng như các tài liệu như fax, văn bản truyền qua mạng, văn bản mật và các đơn, thư gửi đến doanh nghiệp.
Văn bản đi bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, bao gồm cả bản sao, văn bản nội bộ và văn bản mật do công ty phát hành Đăng ký văn bản là quá trình ghi chép và cập nhật thông tin cần thiết về văn bản, bao gồm số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, tên loại, trích yếu nội dung, nơi nhận và các thông tin khác vào Sổ đăng ký văn bản.
2.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi và đến của công ty phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để thực hiện thủ tục tiếp nhận và đăng ký, ngoại trừ những văn bản được phép đăng ký riêng theo quy định pháp luật Các văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư sẽ không được các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi và đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong cùng ngày, hoặc chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản đến có dấu mức độ khẩn như “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”, cần phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận Đối với văn bản khẩn đi, thủ tục phát hành và chuyển phát phải được hoàn thành ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, hồ sơ và tài liệu cần được lưu giữ và bảo vệ an toàn, đảm bảo nguyên vẹn trong suốt quá trình tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết công việc Việc sử dụng đúng mục đích các tài liệu này là rất quan trọng để duy trì tính chính xác và hiệu quả trong công việc.
2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đến
Người thực hiện Các bước thực hiện Thời gian Biểu mẫu
Văn thư hành chính Trong ngày nhận
Văn thư hành chính Trong ngày nhận
Văn thư hành chính Trong ngày nhận BMĐ-03-01
Văn thư hành chính Trong ngày nhận
Trong 24 giờ (ngoại trừ công văn hỏa tốc)
Trong ngày nhận từ lãnh đạo BMĐ-06-01
Văn thư hành chính Theo quy định của công tác lưu trữ
Bảng 2.1 Lưu đồ xử lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản Đóng dấu văn bản đến vào Sổ văn bản
Trình, giao nhận văn bản đến
Phân công đơn vị, cá nhân thực hiện, giải quyết
Lưu hồ sơ hoặc chuyển qua Quy trình soạn thảo văn bản đi
Tiếp nhận, xử lí văn bản
Mô tả chi tiết quy trình
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm nhận và kiểm tra số lượng, dấu niêm phong của tài liệu trước khi ký nhận Nếu phát hiện sai sót như mất bì, rách bì hay văn bản “Hỏa tốc” đến muộn, cần thông báo ngay cho nơi gửi hoặc báo cáo cho Trưởng phòng văn thư hành chính.
Bước 2: Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản
● Phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho công ty;
Không bóc bì văn bản là quy định quan trọng trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính bảo mật và chính xác trong việc chuyển giao thông tin Các văn bản được ghi đích danh cá nhân hoặc phòng ban chức năng sẽ được chuyển trực tiếp đến người nhận Nếu văn bản liên quan đến công việc chung của công ty, người nhận có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để thực hiện việc đăng ký.
Yêu cầu khi bóc bì:
● Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
Không làm hư hại văn bản, đảm bảo không bỏ sót nội dung trong bì, giữ nguyên số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
Cần đối chiếu số và ký hiệu trên bì với số và ký hiệu của văn bản bên trong Nếu văn bản đến kèm theo phiếu gửi, cần so sánh văn bản với phiếu gửi, ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi lại cho nơi gửi Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo cho nơi gửi để giải quyết.
Bước 3: Đóng dấu văn bản đến vào Sổ văn bản
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
Khi ghi nhận văn bản đến, cần ghi rõ số đến và ngày giờ nhận, nếu cần thiết Đối với văn bản nhận qua Fax hoặc mạng, cần sao chép hoặc in ra giấy và đóng dấu "Đến" Đối với bản fax, cần chụp lại trước khi đóng dấu, còn với văn bản chuyển phát qua mạng, có thể in ra và thực hiện thủ tục đóng dấu "Đến" Cuối cùng, khi nhận được bản chính, cần đóng dấu "Đến" vào bản chính và thực hiện đăng ký văn bản đến.
Những văn bản đến không cần đăng ký tại Văn thư, như văn bản gửi trực tiếp cho tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân, sẽ được chuyển đến nơi nhận mà không cần đóng dấu “Đến”.
Dấu “Đến” cần được đóng rõ ràng và ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với các văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn), hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM ĐẾN Số: ………
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước35mm x 50mm.
Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
Số đến là số thứ tự dùng để đăng ký văn bản đến, được đánh liên tục từ 01, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ngày đến được xác định là ngày, tháng, năm mà công ty nhận được văn bản, kèm theo dấu đến và đã được đăng ký Đối với ngày dưới 10 và tháng 1, 2, cần thêm số 0 ở trước Năm được ghi bằng hai chữ số cuối, ví dụ như 03/01/11, 27/07/11, và 31/12/11.
Đối với văn bản đến có dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (bao gồm cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư cần ghi rõ giờ nhận, và trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30.
● Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
● Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan.
Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản
2.4.1 Sơ đồ quy trình lưu trữ văn bản
Trách nhiệm Các bước thực hiện Tài liệu
Nhân viên văn thư Tiếp nhận từ bộ phận, các thành viên trong công ty
Nhân viên văn thư Theo quy định của công ty
Trưởng phòng và nhân viên văn thư Theo quy định của công ty
Các lãnh đạo, các bộ phận, nhân viên văn thư BM-05-01
Nhân viên văn thư Theo quy định của công ty
Nhân viên văn thư Theo quy định của công ty
Nhân viên văn thư Tài liệu đính kèm ( nếu có )
Trưởng bộ phận văn thư Theo quy định của công ty
Ban lãnh đạo Biên bản, Danh mục hồ sơ
Bảng 2.3 Quy trình lưu trữ văn bản
Tiếp nhận, thu thập hồ sơ
Lập danh mục hồ sơ
Kiểm tra thời gian lưu trữXác định giá trị hồ sơKhông Có
Bước 1: Tiếp nhận, thu thập hồ sơ
Văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cá nhân, đảm bảo lưu trữ hiệu quả cho công ty Quá trình này được thực hiện thông qua việc chuyển giao giấy tờ trực tiếp hoặc sử dụng phần mềm CloudOffice, giúp tối ưu hóa quản lý tài liệu.
Hình 2.3 Giao diện chức năng lưu trữ tài liệu trên phần mềm CloudOffice
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp, giúp điều hành công việc một cách toàn diện Được thiết kế khoa học, CloudOffice cung cấp đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp trực tuyến Phần mềm cho phép theo dõi và xử lý công việc từ xa qua Internet, nâng cao hiệu quả làm việc cho người dùng.
Bước 2: Phân loại hồ sơ Đối với cách lưu trữ hồ sơ giấy truyền thông:
1) Phân loại theo phòng ban
2) Phân loại theo chủ đề chi tiết
● Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng: Các văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu về cuộc họp, các công văn, giấy tờ “đi” và “đến”.
● Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự: Hồ sơ về việc thành lập công ty, các quyết định khen thưởng, kỷ luật lao động.
● Hồ sơ về hoạt động sản xuất kinh doanh: Kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty, báo cáo thường niên.
● Hồ sơ, tài liệu kỹ thuật: Thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền.
● Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán: Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán.
3) Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề thì nên chia nhỏ theo các cụm như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3…
4) Phân loại theo mức độ quan trọng:
● Hồ sơ tối cần thiết: bản chính hợp đồng, con dấu.
● Hồ sơ quan trọng: hồ sơ về thuế, các tài khoản thu-chi, hóa đơn, sổ lương, v.v
● Hồ sơ thường sử dụng: thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, nhà cung cấp, hợp đồng chuyên chở, v.v
● Hồ sơ không cần thiết: thư từ giao dịch hàng ngày, thông báo cuộc họp, thư mời, v.v. Đối với cách lưu trữ bằng phần mềm CloudOffice:
Trước khi lưu tài liệu vào hệ thống, Văn thư cần sử dụng chức năng Phân loại tài liệu để tạo ra các chủ đề cho hồ sơ Để thực hiện việc phân loại hồ sơ, cần tiến hành các thao tác cụ thể.
B1: Vào chức năng “Tài liệu → Phân loại tài liệu”
Sau khi chọn “Phân loại tài liệu”, hệ thống sẽ hiện thị màn hình phân loại chủ đề tài liệu như hình sau:
Hình 2.4 Màn hình tạo phân loại tài liệu
B2: Tích chọn nhóm quản lí phù hợp cho tài liệu, rồi gõ tên chủ đề, tên nhãn tương ứng với nhóm chủ đề vừa lựa chọn.
CloudOffice cho phép người dùng phân loại tài liệu theo 4 nhóm như sau:
Tài liệu thông thường là các file lưu trữ chỉ có một thuộc tính thông tin duy nhất, đó là "Tên tài liệu" Những tài liệu này bao gồm các định dạng như văn bản, Excel, PDF, và thường gặp trong các hồ sơ hành chính văn phòng, hồ sơ tổ chức nhân sự, bản vẽ thiết kế sản phẩm, đăng ký bản quyền, quyết định khen thưởng hay kỷ luật lao động, cùng với kế hoạch thu chi và chứng từ sổ sách kế toán.
● Tài liệu đa thuộc tính: là các tài liệu có hơn một thuộc tính, ngoài thuộc tính
“Tên tài liệu” Các thông tin này có thể là thời hạn hợp đồng, tên đối tác trên hợp đồng, trị giá hợp đồng,…
Ứng dụng tự định nghĩa là các phần mềm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của người dùng trong lĩnh vực công tác của họ, chẳng hạn như ứng dụng quản lý nhân sự hoặc quản lý KPI.
Hồ sơ sự kiện là một công cụ hữu ích để phân loại và lưu trữ thông tin liên quan đến các sự kiện hoặc đối tượng theo tiến trình thời gian Bạn nên chọn mục này để ghi lại các thông tin quan trọng như dự án đầu tư, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty, và báo cáo thường niên.
B3: Bấm nút “Ghi nhận” để ghi thông tin vào hệ thống hoặc bấm “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc tạo phân loại chủ đề cho tài liệu.
Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ
Kiểm tra lại giá trị hồ sơ:
● Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;
● Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn;
● Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy.
Thành lập hội đồng để xác định giá trị hồ sơ:
● Lãnh đạo công ty Chủ tịch Hội đồng;
● Đại diện lãnh đạo phòng ban, đơn vị có tài liệu: ủy viên;
● Đại diện của lưu trữ công ty: ủy viên.
Bước 4: Lập danh mục hồ sơ
● Danh mục này phải được cập nhật thường xuyên.
● Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, các phòng ban xác định danh mục hồ sơ.
Để quản lý hiệu quả, công ty cần lập các hồ sơ quan trọng như chương trình kế hoạch và công tác năm Đối với các văn bản giấy, việc lập danh mục hồ sơ theo mẫu quy định là rất cần thiết để đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng tra cứu.
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNGHÒAXÃHỘICHỦNGHĨAVIỆTNAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY VINAMILK
( Ban hành kèm theo Quyết định số….)
Số và ký hiệu HS
Tên đề mục và tiêu đề
Thời hạn bảo quản Đơn vị/Người lập HS
Bản danh mục hồ sơ này có … (1) hồ sơ, bao gồm:
……… 2 hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……… 2 hồ sơ bảo quản có thời hạn.
HƯỚNG DẪN CÁCH GHI DANH MỤC HỒ SƠ
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ;
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ, tiêu đề hồ sơ;
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v….
(1) Ghi tổng số và ký hiệu của hồ sơ
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong danh mục. Đối với phần mềm CloudOffice:
B1: Vào chức năng “Tài liệu → Cập nhật tài liệu”
Hình 2.5 Màn hình cập nhật hồ sơ
B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu:
● Nếu tài liệu thuộc nhóm “Tài liệu thông thường” thì người dùng chỉ nhập thông tin vào 2 tiêu chí là phân loại chủ đề và tên tài liệu.
Đối với tài liệu thuộc nhóm “Tài liệu đa thuộc tính” hoặc “Ứng dụng tự định nghĩa”, người dùng cần cung cấp thêm thông tin cho từng thuộc tính ngoài hai tiêu chí bắt buộc là phân loại chủ đề và tên tài liệu.
Đối với các tài liệu cần theo dõi thời gian như hợp đồng hay kế hoạch, người dùng nên nhập thông tin ngày hết hạn vào ô "Ngày hết hạn" và có thể chọn ô "Bật cảnh báo" để nhận thông báo nhắc nhở.
Để thêm file văn bản vào hệ thống, người dùng cần chọn “Thêm”, sau đó một cửa sổ sẽ hiện ra để lựa chọn file Cuối cùng, nhấn “Open” để hoàn tất việc đưa văn bản vào hệ thống.
B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống hoặc bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu.
B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu.
Bước 5: Sắp xếp hồ sơ
● Theo chủ đề: Hành chính văn phòng, kỹ thuật, kế toán, v.v
● Theo địa danh: các chi nhánh của công ty
● Theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi
● Theo phòng ban, lĩnh vực: phòng sáng tạo, marketing, truyền thông.
Bước 6: Bảo quản hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)
● Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ:
Trước khi nhập kho, tài liệu cần được khử trùng và làm vệ sinh sạch sẽ Ngoài ra, tài liệu phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp Nếu chưa được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, tài liệu phải được bao gói cẩn thận.
Mỗi hộp, cặp, bao gói đều phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tra tìm.
● Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ:
Không được phép tự ý sao chép, mang tài liệu ra khỏi khu vực lưu trữ khi không được cho phép;
Không được tự ý thay đổi vị trí ban đầu của hồ sơ;
Khi có nhu cầu mượn, sử dụng thì phải làm văn bản đề nghị mượn, làm thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ.
Phòng lưu trữ (kho): khô ráo, thoáng, sạch sẽ, v.v Đầy đủ các thiết bị cần thiết: giá, tủ sắp xếp, thiết bị chống ẩm, v.v
● Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất:
Tháo bỏ ghim, kẹp bằng dao lưỡi mỏng, móc chuyên dụng;
Làm phẳng tài liệu và bìa hồ sơ;
Dùng bàn chải thích hợp để quét chải.
● Xây dựng nội quy phòng hỏa: có thiết bị báo cháy, chống cháy.
● Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể.
Để chống nấm mốc và côn trùng, cần thường xuyên kiểm tra và khử trùng kho Sử dụng hóa chất khi cần thiết để phòng ngừa và tiêu diệt nấm mốc cũng như côn trùng.
Bước 7: Cập nhật hồ sơ
● Cập nhật định kỳ 6 tháng/lần, hoặc khi phòng nhân sự có sự thay đổi.
● Bổ sung các tài liệu của các phòng ban theo từng quý.
Để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ, việc kiểm tra định kỳ là cần thiết Điều này giúp lập kế hoạch điều chỉnh phù hợp và bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.
● Loại bỏ bản trùng, bản nháp, hoặc những tư liệu tham khảo không cần thiết.
● Kiểm tra những hồ sơ còn thời gian lưu trữ thì tiếp tục bảo quản, hết hạn thì tiến hành tiêu hủy theo quy định của công ty.
● Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice để tra cứu các hồ sơ cần hủy và xóa bỏ, cập nhật mới.
B1: Vào chức năng “Tài liệu → Tra cứu tài liệu”
B2: Nhập các tiêu chí tìm kiếm, sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để hiển thị danh sách các tài liệu cần tìm.
Hình 2.6 Màn hình tra cứu hồ sơ
Nhấp vào từng tài liệu để hệ thống hiển thị chi tiết các thuộc tính bên tay phải màn hình, bao gồm mã hồ sơ, ngày cập nhật hồ sơ, và nhắc nhở ngày hết hạn hồ sơ.
Hình 2.7 Màn hình xem chi tiết các tài liệu Bước 8: Kiểm tra thời gian lưu trữ
Nếu hồ sơ còn thời hạn lưu trữ thì tiến hành cập nhật và bảo quản hồ sơ
