TẦM QUAN TRỌNG VÀ Ý NGHĨA CỦA PTTK HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Trong kỷ nguyên khoa học và công nghệ hiện nay, thông tin đóng vai trò là nguồn tài nguyên quan trọng của mọi tổ chức doanh nghiệp Sự phát triển nhanh chóng của xã hội đòi hỏi việc quản lý và điều hành hiệu quả thông qua các quyết định đúng đắn, và điều này chỉ có thể đạt được khi dựa vào nguồn thông tin chất lượng cao và thường xuyên được cập nhật.
Với sự gia tăng nhu cầu về thông tin, các nhà lãnh đạo và quản lý cần thay đổi phương thức làm việc và tiếp nhận thành viên mới trong đội ngũ quản lý thông tin Hệ thống thông tin, dựa trên công nghệ máy tính, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin thiết yếu cho các tổ chức Việc xây dựng hệ thống thông tin giúp tự động hóa công tác quản lý, trở thành nhu cầu thiết yếu cho mỗi doanh nghiệp Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý đã trở nên phổ biến tại Việt Nam, với nhiều tổ chức và doanh nghiệp áp dụng vào các lĩnh vực như quản lý công văn, tài liệu, tài chính, nhân lực, khách hàng và tài sản.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là yếu tố quan trọng được các doanh nghiệp chú trọng, phản ánh toàn diện tiềm năng trí lực và thể lực của từng lao động Hệ thống này cung cấp thông tin về số lượng và chất lượng nhân sự ở mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai Do đó, công tác quản lý nhân sự cần được thực hiện thường xuyên, đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ thông tin cho quản lý cấp trên, từ đó giúp hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng
Hà nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới để thay thế phương pháp thủ công hiện tại, không còn đáp ứng nhu cầu của công ty Mặc dù có nhiều phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường, nhưng chúng thường không phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp Do đó, Hà đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Du Lịch”.
Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà triển khai hệ thống "Thương Mại Tân Hồng Hà" nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, giúp công việc diễn ra nhanh chóng và tiện lợi hơn Hệ thống này không chỉ giảm thiểu nguồn lực sử dụng mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
TỔNG QUAN VỀ PTTK HTTT
Công tác quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, dẫn đến nhiều nghiên cứu về vấn đề này Một trong những công trình tiêu biểu là khóa luận tốt nghiệp của Vũ Anh Quyết, với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc Sáu”, thuộc lớp Tin 44C, Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân Luận văn đã trình bày các lý thuyết về phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc, đồng thời hoàn thành các bước phân tích thiết kế hệ thống thông tin và xây dựng mã chương trình.
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính, Trường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh, với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long”, nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và gần gũi với hệ thống cũ Luận văn đã lưu trữ hoàn toàn dữ liệu và cung cấp thông tin được xử lý chính xác, đáp ứng một phần nhu cầu thực tế Tuy nhiên, hệ thống vẫn còn hạn chế do cơ sở dữ liệu được xây dựng trên nền tảng thông tin mạng, hiện tại chỉ hoạt động trên máy cục bộ và chưa hoàn thiện đầy đủ các chức năng quản lý.
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Trang, sinh viên K50 Khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Thương Mại, với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần giải pháp công nghệ SAVIS Việt Nam”, nổi bật với khả năng nâng cấp dễ dàng, cho phép bổ sung dữ liệu và hàm vào các đối tượng khi hệ thống mở rộng Tuy nhiên, luận văn vẫn còn tồn tại một số hạn chế như chương trình khá đơn giản, cơ sở dữ liệu chưa được tối ưu hóa chặt chẽ, và vấn đề bảo mật cơ sở dữ liệu chưa đạt yêu cầu cao.
Chuyên đề tốt nghiệp của Lê Thị Thúy Quỳnh, sinh viên lớp CNTTK1 tại Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông, tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân Tác giả đã trình bày các lý thuyết liên quan đến xây dựng hệ thống thông tin và thực hiện các bước phân tích, thiết kế hệ thống Mặc dù hệ thống thông tin quản lý nhân sự được phát triển đã đáp ứng một số yêu cầu cơ bản, nhưng hiện tại chỉ dừng lại ở giai đoạn thiết kế giao diện.
Khóa luận tốt nghiệp về "Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà" sẽ được xây dựng theo phương pháp hướng đối tượng, sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ thống hướng đối tượng – UML Phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm khả năng nâng cấp dễ dàng, cho phép bổ sung dữ liệu và các hàm vào các đối tượng khi hệ thống mở rộng.
Chương trình đã được rút gọn nhờ loại bỏ các đoạn lặp lại, tạo ra sự ngắn gọn hơn Hệ thống được thiết kế theo hướng đối tượng, mô tả và phản ánh trung thực, đầy đủ các yếu tố của hệ thống trong thực tế.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ
1.3.1 Mục tiêu tổng quát Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH
"Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà" được đề xuất nhằm khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty Mục tiêu là phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp, giúp giải quyết vấn đề quản lý nhân sự hiệu quả Hệ thống này sẽ nâng cao hiệu suất trong việc quản lý hồ sơ, quy trình công tác và hợp đồng lao động cho cán bộ nhân viên.
Khảo sát ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty về nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cần thiết Cần thu thập tối thiểu 20 kết quả khảo sát để đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự hiện tại, bao gồm các hạn chế, khó khăn, và mức độ hoàn thành công việc Qua đó, xác định nhu cầu của ban lãnh đạo và nhân viên về công tác quản lý nhân sự trong tương lai.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty sẽ được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng, sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ thống hướng đối tượng (UML) Hệ thống thông tin này cần đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân sự, đồng thời đảm bảo tính dễ sử dụng, khả năng nâng cấp và bảo trì hiệu quả.
Sau khi phân tích thiết kế phải giúp người dùng hình dung được hệ thống thông qua các kết quả bao gồm:
- Mô tả tổng quan về hệ thống (các chức năng chính, mô tả chức năng, người thực hiện chức năng,…).
- Hoàn thiện các biểu đồ: UC, lớp, trạng thái, hoạt động, thành phần, triển khai.
- Thiết kế sơ đồ quan hệ CSDL, giao diện hệ thống. Đưa ra các đề xuất để công ty có thể tiếp tục hoàn thiện dự án.
PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Phương pháp thu thập tài liệu là cách thức thu thập thông tin và dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) liên quan đến các đối tượng nghiên cứu Qua việc sử dụng các phương pháp phân tích, xử lý và tổng hợp dữ liệu từ nguồn tài liệu đã thu thập, chúng ta có thể tạo ra thông tin chính xác và cần thiết Việc thu thập tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đầu vào cho quá trình chuyển đổi dữ liệu thành nguồn thông tin hữu ích.
Khóa luận tốt nghiệp này áp dụng phương pháp thu thập tài liệu để thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua bảng câu hỏi phỏng vấn và dữ liệu thứ cấp từ các lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, phân tích thiết kế hệ thống, thông tin trên website, cũng như các bài nghiên cứu liên quan đến Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng.
Hà…) để làm nguồn tài liệu hữu ích cho quá trình phân tích, xử lý sau này Phương pháp thu thập tài liệu:
Gửi phiếu phỏng vấn cho các phòng ban nhằm thu thập thông tin về tình hình hiện tại của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Điều này giúp xác định nhu cầu xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới cho công ty.
Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty…
Nghiên cứu tài liệu từ các bài báo, internet và bản tin công ty là cách hiệu quả để nắm bắt tình hình chung của công ty cũng như các nghiệp vụ quản lý nhân sự Việc thu thập thông tin này giúp hiểu rõ hơn về các chính sách, quy trình và thực tiễn nhân sự đang được áp dụng, từ đó cải thiện chiến lược quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống.
1.5.2 Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu
Sau khi thu thập và phân tích các số liệu sơ cấp và thứ cấp, chúng ta có thể đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự và hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà Điều này cho thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận Dựa trên kết quả khảo sát, chúng ta sẽ lựa chọn biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống phù hợp, nhằm đảm bảo đáp ứng các mục tiêu đã đề ra.
1.5.3 Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài
Microsoft Access là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ do Microsoft phát hành, nằm trong bộ Microsoft Office Với giao diện thân thiện và khả năng tích hợp với các công cụ của Windows, Access cho phép người dùng dễ dàng thao tác với dữ liệu được tổ chức thành các bảng có mối quan hệ với nhau Người dùng có thể sử dụng câu lệnh truy vấn SQL để lấy thông tin từ một hoặc nhiều trường trong các bảng khác nhau Bên cạnh đó, Microsoft Access còn hỗ trợ liên kết cơ sở dữ liệu với các đối tượng OLE trong Excel, Paintbrush và Word for Windows.
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic nổi bật với khái niệm lập trình trực quan, cho phép người dùng tương tác qua giao diện đồ hoạ (GUI) Khi thiết kế chương trình, người dùng có thể ngay lập tức thấy kết quả từ các thao tác của mình, tạo nên trải nghiệm trực quan và dễ dàng trong quá trình sử dụng.
Visual Basic có khả năng tích hợp với các thư viện liên kết động, cho phép sử dụng các chức năng của Windows mà không cần thiết kế lại, như việc sử dụng các hộp thoại chung với Windows Ngoài ra, nó còn hỗ trợ truy xuất tới các thư viện liên kết động và giao tiếp với các công cụ khác hoạt động trong môi trường Windows thông qua công nghệ OLE.
Visual Basic cho phép truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu từ các hệ quản trị như Access, Foxpro, và Dbase một cách dễ dàng Đặc biệt, các ứng dụng xử lý dữ liệu do Visual Basic phát triển không phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu mẹ như Access, giúp tăng tính độc lập Hơn nữa, Visual Basic cũng làm cho việc bảo trì cơ sở dữ liệu trở nên đơn giản hơn và hỗ trợ dễ dàng trong việc xây dựng các ứng dụng trên Internet.
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li,
Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 6.3 mm + Indent at: 12.7 mm
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li,
Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 6.3 mm + Indent at: 12.7 mm
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Rational Rose là một bộ công cụ mạnh mẽ hỗ trợ phát triển phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ UML Công cụ này cho phép người dùng tạo, quan sát, sửa đổi và quản lý các biểu đồ một cách trực quan, với tập ký hiệu đồng nhất với UML Rational Rose rất hữu ích trong việc thiết kế các loại sơ đồ như sơ đồ use case, sơ đồ lớp, sơ đồ tuần tự và sơ đồ hoạt động.
Tôi đã quyết định sử dụng Microsoft Access để tổ chức cơ sở dữ liệu, Rational Rose để mô hình hóa hệ thống, và ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế giao diện cho phần mềm.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Đề tài khóa luận được chia thành 3 phần:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự của Công ty TNHH
Du lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà
Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản lý nhân sự của
Công ty TNHH Thương Mại và Du lịch Tân Hồng Hà
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li,
Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 6.3 mm + Indent at: 12.7 mm
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
1.1.1 Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý
Thông tin là những tin tức được trao đổi giữa con người, bao gồm tri thức về các đối tượng Nó đóng vai trò là nguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra trong hệ thống quản lý Việc tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý, giúp họ thực hiện các chức năng quản lý, hoạch định chính sách và đưa ra quyết định kinh tế cho doanh nghiệp.
Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý,
NXB Thống kê, Hà Nội).
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức bao gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, cùng hoạt động để đạt được một mục tiêu chung Hệ thống cũng có sự trao đổi thông tin và tài nguyên với môi trường bên ngoài.
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội).
Hệ thống thông tin là một tập hợp bao gồm con người, quy trình và tài nguyên, nhằm mục đích thu thập, xử lý, truyền tải và phát tán thông tin trong một tổ chức.
Thu thập Xử lý và lưu giữ
Sơ đồ 1.1 Mô hình hệ thống thông tin
(Nguồn: Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội)
Trong hệ thống thông tin, các yếu tố đầu vào (Input) liên quan đến việc thu thập dữ liệu cần thiết cho quá trình xử lý Quá trình xử lý (Processing) chuyển đổi các đầu vào thành đầu ra (Output) và gửi chúng đến đích cuối cùng.
(Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System): Là các
HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo
Formatted: 123, Tab stops: Not at 15 mm
1.3 li và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung (Nguồn: Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội).
1.1.2 Tổng quan về hệ thống quản lý nhân sự
Khái ni ệm chung về hệ thống quản lý nhân sự
Nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó Nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và trí lực Đây là những yếu tố quan trọng tạo nên giá trị và năng lực cạnh tranh của mỗi tổ chức.
Quản lý nhân sự, hay còn gọi là quản lý nhân lực, là quá trình khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong tổ chức hoặc công ty Hoạt động này không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà còn áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác Theo chức năng quản lý, quản lý nhân lực bao gồm các hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người.
(Nguồn Nguyễn Ngọc Quân - Nguyễn Vân Điềm (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực,
NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội).
Mục tiêu của quản lý nhân sự là tối ưu hóa việc quản lý nhân viên để đạt hiệu quả cao nhất Điều này không chỉ bao gồm việc quản lý lương và thưởng, mà còn mở rộng đến việc quản lý hồ sơ và theo dõi quá trình công tác của nhân viên.
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động Mỗi công ty đều cần có các phòng ban và hệ thống cấp bậc, do đó, công tác quản lý nhân sự tạo ra môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp Điều này có thể xem như một yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của công ty.
Quản lý nhân sự đóng vai trò thiết yếu trong sự tồn tại và phát triển của công ty, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật và người lao động là những yếu tố có mối quan hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau trong hoạt động của tổ chức Quản lý nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động và sự thành công của một tổ chức Khi con người được phân công công việc hợp lý, công ty sẽ đạt được hiệu quả cao và sự hài lòng của nhân viên, từ đó duy trì nguồn nhân lực chất lượng và giảm thiểu tình trạng vắng mặt Ngược lại, nếu công tác quản lý nhân sự kém, sẽ dẫn đến nhiều vấn đề trong hoạt động của công ty.
Formatted: Normal, Level 2, Indent: First line:
10 mm, Line spacing: Multiple 1.3 li, No bullets or numbering
Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple 1.3 li
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple 1.3 li
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li không phát huy được hết cơ hội cho từng nhân viên từ đó làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty.
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động Đây là một vấn đề chung của xã hội, và mọi hoạt động kinh tế đều hướng đến mục tiêu cuối cùng là đảm bảo người lao động được hưởng lợi từ những thành quả mà họ đã tạo ra.
Quản lý nhân sự là một phần thiết yếu trong mọi tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong chức năng quản trị Mỗi cơ quan đều cần có bộ phận nhân sự, với sự hiện diện ở tất cả các phòng ban và cấp quản lý Cách thức quản lý nhân sự không chỉ tạo ra văn hóa doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của tổ chức Vai trò của quản lý nhân sự rất lớn, mặc dù thường diễn ra âm thầm, nhưng lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các ch ức năng chính của hệ thống quản lý nhân sự
Tuyển dụng nhân sự là bước quan trọng trong việc xác định và thu hút những ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí công việc, từ đó bổ sung lực lượng lao động cần thiết để đạt được mục tiêu của công ty.
Bố trí và sử dụng nhân lực trong công ty là quy trình quan trọng nhằm sắp xếp nhân viên vào các vị trí phù hợp, khai thác tối đa khả năng làm việc của họ để đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.2.1 Một số lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Các thành phần của hệ thống thông tin
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: con người, phần cứng, phần mềm, Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng.
Con người là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống thông tin, đóng vai trò điều hành và sử dụng các phần cứng và phần mềm Trong hệ thống này, phần cứng và phần mềm được xem là trung tâm, nhưng chính con người lại quyết định hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống Nguồn lực con người được phân chia thành hai nhóm chính, góp phần vào sự phát triển và vận hành của hệ thống thông tin.
+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống: Là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì.
+ Nhóm sử dụng hệ thống: Là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định.
Phần cứng máy tính là các thiết bị vật lý chủ yếu được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin Trong hệ thống thông tin, phần cứng đóng vai trò quan trọng như công cụ kỹ thuật giúp thu thập, xử lý và truyền tải thông tin hiệu quả.
Phần mềm máy tính là tập hợp các chỉ lệnh được sắp xếp theo một trật tự nhất định, giúp điều khiển thiết bị phần cứng thực hiện các công việc tự động Phần mềm được phát triển thông qua ngôn ngữ lập trình.
Cơ sở dữ liệu là một thành phần thiết yếu trong nguồn lực dữ liệu, bao gồm một hoặc nhiều bảng liên quan được tổ chức và lưu trữ trên thiết bị tin học Nó được quản lý bởi hệ thống chương trình máy tính, giúp cung cấp thông tin cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau.
Hệ thống mạng là tập hợp các máy tính và thiết bị được kết nối thông qua các đường truyền vật lý, theo một kiến trúc nhất định, nhằm mục đích chia sẻ tài nguyên và tiềm năng của mạng.
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Những kết nối vật lý giữa các thiết bị, như dây dẫn, là những mối liên hệ có thể quan sát được Tuy nhiên, nhiều mối liên kết khác giữa các yếu tố trong hệ thống lại không thể nhìn thấy, và chúng chỉ được hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống Ví dụ, việc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, truyền tải dữ liệu qua khoảng cách xa hàng trăm cây số, và lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ xa là những hoạt động quan trọng trong hệ thống thông tin.
Sơ đồ 1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin
Phân loại hệ thống thông tin
Theo mục đích thông tin đầu ra, HTTT được chia thành các loại sau:
HT hỗ trợ điều hành ESS
HTTT hỗ trợ ra quyết định
HT QL tri thức KWS HT tự động hóa VP OAS
HT xử lý giao dịch TPS
Formatted: Indent: Left: 7.9 mm, Line spacing:
Multiple 1.3 li, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 6.3 mm
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ các HTTT chính trong doanh nghiệp Formatted: 123
(Nguồn: Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống Formatted: Line spacing: Multiple
1.3 li thông tin quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội)
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) là công cụ quan trọng ở cấp tác nghiệp, giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp đi lặp lại TPS thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện các hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả.
HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System) là một hệ thống máy tính được thiết kế để thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin Nó hỗ trợ việc gửi thông báo, tài liệu và các hình thức truyền thông khác giữa cá nhân, nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Hệ thống quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems) được thiết kế nhằm hỗ trợ chia sẻ kiến thức, vượt qua việc chỉ đơn thuần chia sẻ thông tin Hệ thống này không chỉ giúp phân loại dữ liệu và thông tin mà còn kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động Bên cạnh đó, KWS tạo ra các giải pháp đa dạng để giải quyết những vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là công cụ hỗ trợ quan trọng cho các hoạt động quản lý, bao gồm lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp thông tin, báo cáo và ra quyết định tại các cấp quản lý bậc trung.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS) là một hệ thống thông tin kết hợp tri thức con người với khả năng của môi trường, nhằm nâng cao chất lượng quyết định DSS hoạt động như một công cụ hỗ trợ dựa trên máy tính, giúp các nhà quản lý giải quyết vấn đề trong các tình huống cụ thể.
Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS) là công cụ thiết yếu cho các nhà quản trị cấp cao, giúp họ hoạch định và kiểm soát chiến lược hiệu quả ESS cung cấp khả năng truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng tổng thể của doanh nghiệp, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định.
Vai trò, nhi ệm vụ và các chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý không chỉ cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà còn trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp đạt được ưu thế cạnh tranh và duy trì thế mạnh Những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp khả năng tối ưu hóa quy trình, ra quyết định thông minh và cải thiện dịch vụ khách hàng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
Đầu tư vào công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả điều hành doanh nghiệp, giúp cắt giảm chi phí và cải thiện chất lượng sản phẩm Điều này cũng góp phần hoàn thiện quy trình phân phối sản phẩm và dịch vụ, mang lại lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp.
Xây dựng hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp tăng cường lợi thế cạnh tranh thông qua việc thiết lập mối quan hệ bền chặt với khách hàng và nhà cung cấp nguyên liệu.
- Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ góp phần khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp.
TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.3.1 Tình hình nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên thế giới
Cuốn sách “Management Information Systems” tái bản lần thứ 16 của Kenneth
C Laudon và Jane Price Laudon được xuất bản vào năm 2019 Cuốn sách mang đến cái nhìn rất chi tiết và logic về hệ thống thông tin quản lý Điểm đặc biệt của cuốn sách là nó không chỉ dừng ở việc mang đến những kiến thức về hệ thống thông tin quản lý mà còn tập trung mô tả vai trò của các nhà quản lý trong một tổ chức Cuốn sách nhấn mạnh tác dụng của hệ thống thông tin quản lý như hỗ trợ việc ra quyết định, kế hoạch chiến lược, phát triển sản phẩm,…nhằm giúp tổ chức đạt được lợi thế cạnh tranh Cuốn sách cũng thảo luận về các phương pháp phát triển phân tích hệ thống và thiết kế cho phép các hệ thống thông tin thực tế được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của một tổ chức Qua đây, em có thể nắm được nhiều kiến thức quý báu và có cái nhìn sâu sắc hơn về vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.
Cuốn sách “Human Resource Information Systems” tái bản lần thứ 4 của
Cuốn sách của Michael J Kavanagh và Richard D Johnson, xuất bản năm 2020, mang đến cái nhìn độc đáo về hệ thống thông tin quản lý nhân sự Tác phẩm này hướng dẫn các tổ chức cách tối ưu hóa hệ thống thông tin để đưa ra quyết định tốt hơn và quản lý chi phí nhân sự hiệu quả hơn.
Cuốn sách cung cấp kiến thức quan trọng về bảo mật thông tin, quyền riêng tư, điện toán đám mây và phần mềm quản lý nhân sự Điểm nổi bật là cách tiếp cận kiến thức thông qua các ví dụ thực tiễn từ hệ thống thông tin quản lý nhân sự của nhiều doanh nghiệp toàn cầu, giúp người đọc dễ dàng tiếp cận thông tin và có cái nhìn đa chiều Đặc biệt, đề tài “Thiết kế hệ thống quản lý lương của công ty” tại công ty Lei sẽ được phân tích sâu sắc trong bối cảnh này.
Xiong của College of Information Engineering, Jiangxi University of
Bài báo được xuất bản bởi Atlantis Press vào năm 2015 tại Nanchang, Jiangxi, đã phân tích những hạn chế của hệ thống quản lý tiền lương, đồng thời trình bày các yêu cầu, tính khả thi và thiết kế cho từng module Các module chức năng bao gồm quản lý người dùng, quản lý mật khẩu, quản lý nhân viên, quản lý biên chế và truy vấn bảng lương, nhằm mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng và quản lý Giao diện được thiết kế đơn giản, thực tế, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác và đáp ứng thói quen sử dụng của họ.
Formatted: Line spacing: Multiple 1.2 li
Formatted: Level 1, Line spacing: Multiple
1.3.2 Tình hình nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong Formatted: Line spacing: Multiple 1.2 li nước
Nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu đã được thực hiện liên quan đến hệ thống thông tin quản lý nhân sự, thu hút sự quan tâm của sinh viên trong việc viết khóa luận và ứng dụng thực tiễn Dưới đây là một số đề tài mà tôi đã có cơ hội tìm hiểu.
Cuốn sách "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin" của Nguyễn Văn Ba, do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội phát hành, cung cấp quy trình chi tiết để xây dựng hệ thống tin học Tác phẩm này trình bày rõ ràng từng giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống, cùng với các phương pháp phân tích và thiết kế kinh điển như phương pháp SA cho phân tích chức năng, phương pháp E/A và mô hình quan hệ cho phân tích dữ liệu, cũng như phương pháp SD cho thiết kế hệ thống Những phương pháp này không chỉ mang lại kiến thức bổ ích mà còn hướng dẫn các bước cần thiết để tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả.
Cuốn sách "Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML" của Đặng Văn Đức, do Nhà xuất bản giáo dục Hà Nội phát hành, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình xây dựng hệ thống thông tin thông qua phân tích và thiết kế hướng đối tượng Sách giới thiệu các loại biểu đồ cần thiết để tạo ra một hệ thống thông tin hiệu quả, giúp độc giả hiểu rõ hơn về việc phát triển một hệ thống thông tin hoàn chỉnh Đây là tài liệu hữu ích cho những ai muốn nắm vững kiến thức trong lĩnh vực này.
Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”, PGS.TS Đàm Gia Mạnh, nhà xuất Formatted: Line spacing: Multiple
1.2 li bản thống kê Hà Nội Giáo trình mang đến nhiều kiến thức mới, hay và bổ ích Cho chúng ta cái nhìn chung nhất về hệ thống thông tin quản lý, những nền tản công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin quản lý Bên cạnh đó, quyển sách này giới thiệu đến cho người đọc các công đoạn để xây dựng hệ thống thông tin, quản lý thông tin, những hệ thống thông tin hiện nay đang được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến.
Nhờ vào những kiến thức quý báu này, em đã nắm vững những kiến thức cơ bản để xây dựng một hệ thống thông tin, từ đó áp dụng hiệu quả vào bài khóa luận của mình.
Giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" của TS Trần Thị Song Minh, do nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân phát hành, cung cấp thông tin quý giá về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, đồng thời đề cập đến các rủi ro trong quản lý mà các nhà quản trị cần lưu ý Đề tài tốt nghiệp của Nguyễn Thị Liên (2016) tại khoa quản trị hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Thương Mại, với nội dung "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab", đã phân tích và khảo sát hiện trạng, từ đó thiết kế hệ thống nhân sự theo hướng đối tượng với cơ sở lý luận chặt chẽ Chu Thị Thủy (2018) cũng nghiên cứu trong lĩnh vực này tại khoa HTTTKT & TMĐT – Đại học Thương Mại, góp phần làm phong phú thêm tài liệu về hệ thống thông tin quản lý.
Khóa luận tốt nghiệp này tập trung vào việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS Mục tiêu của nghiên cứu là cải thiện quy trình quản lý nhân sự thông qua việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại, nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc trong tổ chức.
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Chương 2 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
CỦA CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI TÂN HỒNG HÀ
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI TÂN HỒNG HÀ
2.1.1 Thông tin chung về Công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà
- Tên quốc tế: TAN HONG HA TRAVEL AND TRADING COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: TAN HONG HA CO., LTD
- Email: carbooking.thh@gmail.com
- Trụ sở chính: Số 3 đường Phan Huy Ích, quận Ba Đình, Hà Nội
- Hình thức sở hữu: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
- Người đại diện pháp luật: Từ Gia Lâm
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Được thành lập từ năm 2000, xuất phát điểm ban đầu là trụ sở duy nhất tại Hà
Nội với gần 20 cán bộ công nhân viên và 15 đầu xe đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong suốt quá trình phát triển Ban lãnh đạo doanh nghiệp phải gánh vác trách nhiệm lớn, bao gồm cả cơ chế chính sách và khó khăn nội lực như nguồn tài chính hạn chế, cơ sở vật chất yếu kém và nhân lực thiếu kinh nghiệm Để vượt qua những khó khăn này, ban lãnh đạo đã xây dựng tầm nhìn tương lai với mục tiêu tạo sự khác biệt và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, từ đó xây dựng thương hiệu vận tải vững mạnh Kể từ năm 2005, số lượng xe đã tăng từ 20 lên 75 vào năm 2010 và đạt con số ấn tượng vào năm 2017.
350, số lượng nhân sự của công ty cũng lên tới 420 cán bộ Cũng trong 2017, Tân
Hồng Hà vừa giới thiệu dịch vụ cho thuê xe sang trọng mang tên Luxcars, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty Luxcars cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về các thương hiệu và kiểu dáng xe, với nhiều mẫu xe nổi bật sẵn có.
Formatted: Level 1, Line spacing: Multiple
Tân Hồng Hà không chỉ nổi bật với dịch vụ cho thuê xe sang như Lexus, BMW, Mercedes-Benz, Audi, và Infinity, mà còn mở rộng cung cấp các dịch vụ đa dạng khác từ năm 2005 Công ty đã phát triển dịch vụ du lịch lữ hành nội địa, chăm sóc ô tô, và đại lý vé máy bay, nhằm đáp ứng toàn diện nhu cầu của khách hàng.
Trung thành với khẩu hiệu “Our experience & professional drives us forward”,
Trong suốt 20 năm qua, công ty Tân đã đạt được nhiều thành công nổi bật, khẳng định vị thế là một đơn vị vận tải uy tín và được khách hàng tin tưởng Đặc biệt, đội ngũ cán bộ nhân viên đã nỗ lực thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn ban đầu trong việc xây dựng thương hiệu, góp phần tạo dựng niềm tin và sự yêu mến từ phía khách hàng.
2.1.3 Khái quát ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty
- Dịch vụ cho thuê xe ô tô
- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch bằng xe ô tô.
- Trung tâm chăm sóc ô tô
- Trung tâm nhập khẩu ô tô và phụ tùng cao cấp
- Dịch vụ du lịch lữ hành nội địa
- Kinh doanh, quản lý và khai thác địa ốc, bất động sản
- Vận tải hàng hóa và hành khách
- Kinh doanh, dịch vụ trông giữ xe ô tô, xây dựng khai thác điểm đỗ
- Đại lý bán vé máy bay
2.1.4 Tình hình kinh doanh và định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2017-2019
Tình hình kinh doanh của Công ty giai đoạn 2017-2019
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt với các công ty khởi nghiệp công nghệ, hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều thách thức Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ công nhân viên luôn nỗ lực vượt qua khó khăn và tận dụng nội lực để đạt được các mục tiêu chung Nhờ vậy, công ty vẫn duy trì vị thế là một trong những đơn vị vận tải uy tín hàng đầu tại Việt Nam trong lòng khách hàng.
Bảng 2.1 Tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty trong các năm Formatted: 123
(Đơn vị: đồng ) Formatted: Line spacing: Multiple
Năm 2017 2018 2019 Formatted: Line spacing: single
Tổng doanh thu 243.851.914.322 271.861.633.317 196.333.423.174 Formatted: Line spacing: single
Tổng chi phí 240.611.854.832 268.537.272.087 193.070.922.169 Formatted: Line spacing: single
Lợi nhuận trước thuế 3.240.059.490 3.324.361.230 3.262.501.005 Formatted: Line spacing: single
Lợi nhuận sau thuế 2.248.012.498 2.264.872.246 2.252.500.201 Formatted: Line spacing: single
(Nguồn: Kế toán thu ế - Phòng kế toán) Formatted: Line spacing: Multiple
Định hướ ng phát triển Công ty: Formatted: Line spacing: Multiple
Từ năm 2018, Tân Hồng Hà đã chú trọng phát triển dịch vụ cho thuê xe ô tô hạng sang, xác định đây là thế mạnh và điểm khác biệt của doanh nghiệp Hiện nay, Tân Hồng Hà đang mở rộng dịch vụ cho thuê xe hạng sang ra các tỉnh thành trên toàn quốc, không chỉ giới hạn ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh.
2.1.5 Khảo sát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin tại công ty
Trang thiết bị phần cứng
Để đáp ứng nhu cầu sử dụng thiết bị điện tử của nhân viên, công ty đã đầu tư vào trang thiết bị tốt nhất, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
- 01 máy chủ với cấu hình main Intel Server Board, CPU Intel Xeon, ram
- 30 máy trạm với cấu hình Intel Pentium, ram 4GB.
- 05 router phát wifi do FPT cung cấp.
- 10 máy in màu hãng Canon.
- 05 máy in thường hãng Canon.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh sản xuất, công ty luôn nỗ lực đầu tư và áp dụng công nghệ tiên tiến Các phần mềm ứng dụng được sử dụng tại công ty đều dựa trên nền tảng hệ điều hành Windows, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Phần mềm quản lý xưởng - xe
Tân Hồng Hà đã hợp tác với Công ty cổ phần Giáo Dục Công Nghệ Cao TNT để phát triển phần mềm quản lý xưởng - xe tùy chỉnh Phần mềm này được thiết kế riêng để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của ban lãnh đạo trong việc kiểm soát kho và xe Các chức năng chính của phần mềm bao gồm quản lý xe, phụ tùng, nhà cung cấp và bảo hiểm.
Quản lý nhập xuất xưởng hiệu quả với phần mềm có giao diện đơn giản và thân thiện, giúp dễ dàng thao tác Phần mềm hỗ trợ phân tích, thống kê và báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của công ty, cho phép đội ngũ nhanh chóng làm quen và sử dụng.
Phần mềm kế toán Misa MSE.NE, được phát triển bởi công ty Misa với hơn 20 năm kinh nghiệm, cung cấp giải pháp kế toán đa dạng cho doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp và hộ kinh doanh cá thể.
Phần mềm quản trị tài chính - kế toán đạt tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001:2008, CSA STAR và CMMi, được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC, hỗ trợ quản lý tài chính kế toán trên thiết bị di động Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp trực tiếp với các hệ thống hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử và kết nối với Tổng cục Thuế.
Chữ ký số VNPT-CA
VNPT-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, được Bộ TT&TT cấp phép vào ngày 15/9/2009 VNPT, thông qua Công ty VDC, trở thành đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ này cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong các hoạt động công cộng.
Chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chứng thực, nâng cao độ an toàn và chính xác, đồng thời đơn giản hóa các giao dịch, loại bỏ hoạt động thủ công và giảm thiểu việc lưu trữ giấy tờ.
Chữ ký số đã có mặt tại Việt Nam từ lâu và được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và lớn Các nhà cung cấp chữ ký số đa dạng, với các biện pháp bảo mật ngày càng được cải thiện để đảm bảo an toàn cho người dùng.
Hệ điều hành Windows với ưu điểm tích hợp cao, dễ sử dụng, bảo mật tốt, hỗ trợ nhiều ứng dụng.
Phần mềm văn phòng như Microsoft Office, Unikey, Chrome, Firefox, IE, Winrar, Adobe reader.
THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY
TNHH DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI TÂN HỒNG HÀ
2.2.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Phòng kế Phòng kinh Trung tâm quản Phòng hành toán doanh lý xe và lái xe chính - nhân sự
Ban kinh Ban Phòng kỹ Phòng quản lý doanh Marketing thuật - xe, lái xe xưởng Formatted: Indent: First line: 0 mm, Line spacing:
(Nguồn: Phòng nhân sự) Multiple 1.3 li
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu bộ máy nhân sự của Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại
Mô tả cụ thể các chức năng phòng ban trong bộ máy nhân sự của công ty: Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Ban quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty Họ thường xuyên giám sát các hoạt động kinh doanh, kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.
Ban điều hành chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty và xây dựng quy chế quản lý nội bộ Họ đưa ra các chiến lược và mục tiêu cho công ty, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Ban quản trị và pháp luật về việc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ được giao.
Phòng Kinh doanh: Phòng kinh doanh chia thành 2 ban, 1 ban Kinh doanh và 1 ban Marketing:
Ban Kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch và báo cáo kinh doanh Đội ngũ này cũng tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường, tìm kiếm cơ hội mới và triển khai các hoạt động bán hàng nhằm tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Ban Marketing chịu trách nhiệm xây dựng các chiến lược marketing cho công ty theo tháng, quý và năm, bao gồm tiếp thị sản phẩm và quảng bá hình ảnh công ty Đội ngũ này cũng hướng dẫn và giải đáp thắc mắc của khách hàng, đồng thời truyền tải thông tin về doanh nghiệp và kết quả sản xuất kinh doanh đến đối tác, khách hàng và cổ đông Ngoài ra, Ban Marketing còn tạo dựng và quảng bá thương hiệu công ty, nhằm thu hút sự chú ý của nhà đầu tư và các doanh nghiệp khác Một phần quan trọng trong nhiệm vụ của họ là kêu gọi tài trợ và tổ chức các chương trình mang ý nghĩa xã hội.
Phòng Hành chính - nhân sự có nhiệm vụ đảm bảo các bộ phận và cá nhân trong công ty thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tránh tình trạng chồng chéo hay đổ lỗi Đồng thời, phòng cũng đảm bảo quy trình tuyển dụng, xây dựng, phát triển và đánh giá đội ngũ cán bộ công nhân viên phù hợp với yêu cầu và chiến lược của công ty.
Phòng Kế toán cung cấp dịch vụ tính toán và hỗ trợ tài chính cho doanh nghiệp, bao gồm việc ghi chép và theo dõi tất cả các tài khoản thu chi, kê khai tài sản, tiền lương, tài sản cố định và các tài liệu tài chính khác Qua đó, phòng Kế toán đánh giá tình hình tài chính của công ty và đưa ra các biện pháp quản lý thu chi hiệu quả nhất.
Trung tâm quản lý xe và lái xe: Trung tâm quản lý xe và lái xe bao gồm phòng kỹ thuật – xưởng và phòng quản lý xe, lái xe:
Phòng kỹ thuật – xưởng có vai trò quan trọng trong việc đề xuất và lập kế hoạch cho lãnh đạo nhằm triển khai các chỉ đạo về kiểm tra, giám sát kỹ thuật và hoạt động của xưởng Phòng này chịu trách nhiệm quản lý, vận hành xưởng và mạng lưới kỹ thuật, cũng như bảo trì và xử lý sự cố nếu xảy ra Ngoài ra, phòng còn thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu trang thiết bị và dụng cụ sửa chữa xe Để đảm bảo thông tin được cập nhật, phòng kỹ thuật – xưởng cần gửi báo cáo hàng tuần về các hoạt động liên quan đến xưởng và kỹ thuật lên ban điều hành.
Phòng quản lý xe, lái xe có nhiệm vụ quản lý, cập nhật và báo cáo tình hình xe cùng lái xe cho ban điều hành theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm Phòng này chịu trách nhiệm giám sát số lượng và tình trạng xe, đồng thời phải báo cáo ngay đến phòng kỹ thuật nếu có sự cố kỹ thuật xảy ra Trong trường hợp có sự cố pháp lý liên quan đến xe hoặc lái xe, phòng cần thông báo khẩn cấp đến ban điều hành Ngoài ra, phòng cũng có trách nhiệm đào tạo và hướng dẫn lái xe mới, sắp xếp và giám sát lịch trình hoạt động của đội ngũ lái xe để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
2.2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty
Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà áp dụng chế độ làm việc 6 ngày mỗi tuần, với thời gian làm việc 8 giờ mỗi ngày và nghỉ vào thứ 7 và chủ nhật Dưới đây là những hoạt động chính trong quản lý nhân sự tại công ty.
Quản lý hồ sơ nhân viên là việc lưu trữ và tổ chức thông tin quan trọng của nhân viên trong công ty, bao gồm mã nhân viên, tên, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ, số CMND, email, chi nhánh, phòng ban và bằng cấp.
Quản lý lương là trách nhiệm của phòng kế toán, nơi nhân viên sẽ tính toán lương dựa trên mức lương cơ bản và các chính sách phụ cấp phù hợp với chức vụ của từng nhân viên Mỗi chức vụ sẽ có mức lương tương ứng, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quy trình trả lương.
Nhân viên bộ phận quản lý nhân sự thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên thông qua thông tin từ các trưởng phòng và thư ký phòng ban Khi có quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật, bộ phận này sẽ ghi chép các thông tin liên quan vào sổ quản lý và thực hiện xử lý theo quy định của công ty.
Công ty thực hiện quy trình tuyển dụng qua việc đăng thông báo trên các trang web như Jobgo, Vietnamwork, Topcv và các mạng xã hội khác Sau khi nhận hồ sơ ứng viên, bộ phận nhân sự sẽ xem xét và chọn lọc các hồ sơ đạt yêu cầu Những ứng viên đủ tiêu chuẩn sẽ nhận thông báo phỏng vấn qua email Buổi phỏng vấn hoặc bài thi kiểm tra năng lực sẽ được tổ chức để chọn ra ứng viên phù hợp Khi ứng viên trúng tuyển ký hợp đồng, nhân viên quản lý sẽ nhập đầy đủ thông tin cá nhân và hợp đồng lao động vào hồ sơ nhân sự của công ty.
Tìm kiếm thông tin: Việc tìm kiếm thông tin được tiến hành thủ công, tới phòng quản lý hồ sơ rồi tra cứu trực tiếp trên giấy tờ.
Hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại thư viện công ty, được phân loại và đóng gói trong hộp cứng hoặc túi đựng Tất cả hồ sơ đều được sắp xếp trên giá có nhãn phân loại rõ ràng.
Cuối tháng và cuối quý, các bộ phận phụ trách sẽ thực hiện báo cáo và thống kê thông tin cá nhân cũng như thông tin lương của nhân viên theo yêu cầu của ban lãnh đạo Bên cạnh đó, ban lãnh đạo có quyền yêu cầu báo cáo bất cứ lúc nào để nắm bắt thông tin chi tiết về bảng lương và hồ sơ nhân viên.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
TNHH DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI TÂN HỒNG HÀ
Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê xe và vận chuyển hành khách.
Hiện nay, sự cạnh tranh trong ngành gọi xe 4.0 ngày càng gia tăng, buộc các công ty phải nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ Để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất, công ty chú trọng vào việc tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, đồng thời ứng dụng công nghệ tiên tiến nhằm cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Phòng nhân sự của Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực, bao gồm tất cả các khía cạnh từ tuyển dụng cho đến đào tạo và phát triển nhân viên.
Formatted: Hình Formatted: Line spacing: Multiple
1.3 li tạo, quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi quá trình công tác,…của toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty cũng như đưa ra các báo cáo về lao động cho cấp trên.
Sự phát triển của công ty dẫn đến sự gia tăng số lượng nhân viên, và chất lượng công việc của họ phụ thuộc chủ yếu vào phương pháp quản lý của các nhà quản trị.
Quản lý nhân viên hiệu quả là yếu tố quyết định đến năng suất làm việc của họ, do đó, việc áp dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng là rất cần thiết Hiện tại, công ty vẫn đang gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự do thiếu hệ thống phần mềm hỗ trợ, dẫn đến việc quản lý chủ yếu chỉ dựa vào các phương pháp truyền thống.
Công ty đang lên kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin (HTTT) nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự, kết hợp sử dụng các phần mềm như Word, Excel và Misa để quản lý lương.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Misa để nâng cao hiệu quả trong việc thống kê lương và quản lý nhân sự Đội ngũ nhân viên phòng Nhân sự không ngừng trau dồi kinh nghiệm và cải tiến kỹ năng, giúp giải quyết nhanh chóng và chính xác các rủi ro trong quản lý.
Công việc quản lý nhân sự trong công ty chủ yếu dựa vào việc làm việc và quản lý trên sổ sách, kết hợp với việc sử dụng các công cụ tin học văn phòng Do đó, không yêu cầu người thực hiện phải có trình độ chuyên môn cao, bất kỳ ai cũng có thể đảm nhiệm công việc này.
Công ty sở hữu hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại và đầy đủ, với mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng cao Mặc dù hiện tại vẫn quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công, nhưng điều này tạo thuận lợi lớn cho việc phát triển một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn toàn tự động Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự.
H ạn chế Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều hạn chế, cụ thể như là:
Việc sử dụng phương pháp thủ công trong quản lý nhân sự dẫn đến sai sót trong số liệu, quá trình xử lý thông tin chậm và thiếu chính xác Điều này dễ gây nhầm lẫn mà khó phát hiện, do quy trình quản lý chỉ được xây dựng trên Excel, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty.
Không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác,…của ban lãnh đạo.
Việc quản lý thông tin nhân viên đang trở nên tốn thời gian, công sức và chi phí do khối lượng sổ sách, giấy tờ ngày càng gia tăng Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nhân lực cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin, dẫn đến tăng chi phí hoạt động.
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li,
Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 6.3 mm + Indent at: 12.7 mm
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li,
Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 6.3 mm + Indent at: 12.7 mm
Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li
Lưu trữ thông tin truyền thống thường gặp rủi ro do quản lý hồ sơ bằng giấy, dẫn đến khối lượng lớn tài liệu khó kiểm soát Việc tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn và có nguy cơ mất mát dữ liệu trong quá trình lưu trữ.
Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật không cao.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, hệ thống quản lý thủ công sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý, vì lượng thông tin cần xử lý gia tăng đáng kể.
Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.
Việc truyền tải thông tin giữa các phòng ban và các cấp trong công ty thường diễn ra qua hình thức trao tay trực tiếp hoặc qua điện thoại, dẫn đến tình trạng mất thời gian, thiếu chuyên nghiệp và giảm hiệu suất công việc.
