Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001-2008 trong công tác văn thư - lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công

Mục tiêu của đề tài là làm rõ cơ sở khoa học về HTQLCL; khảo sát, đánh giá thực trạng việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN; đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN.

PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Chính quyền cần bỏ cơ chế xin - cho và chuyển sang phục vụ dân, doanh nghiệp vô điều kiện, vì dân và doanh nghiệp là nguồn thu ngân sách nuôi sống bộ máy chính quyền Ông Đinh La Thăng, Bí thư Thành ủy TP Hồ Chí Minh, đã nhấn mạnh điều này tại Hội nghị lần 4 Ban Chấp hành Đảng bộ TP HCM khóa X Đất nước đang tiến tới xây dựng Nhà nước pháp quyền, với mục tiêu quản lý nhà nước theo pháp luật và phục vụ nhân dân thông qua các dịch vụ công hiệu quả Để nâng cao chất lượng phục vụ, Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu tất cả các cơ quan hành chính áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, được cập nhật bởi Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg.

Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động chất lượng và hiệu quả Đòi hỏi về quản lý chất lượng hiện nay đã trở thành yếu tố quan trọng trong hầu hết các hoạt động của các cơ quan nhà nước, bao gồm cả công tác văn thư và lưu trữ.

Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý Hoạt động này không chỉ gắn liền với quản lý nhà nước mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của từng cơ quan Sự thành công của các cơ quan phần nào phụ thuộc vào chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, không thể thiếu trong việc quản lý thông tin Để nâng cao chất lượng hoạt động này, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn là cần thiết.

Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan không chỉ là yêu cầu cần thiết mà còn là bước đi quan trọng trong xu hướng hiện đại, giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức Tiêu chuẩn này cải thiện chất lượng hoạt động, tổ chức quy trình xử lý công việc văn thư và lưu trữ một cách khoa học, đồng thời khắc phục những thiếu sót trong hoạt động này Hơn nữa, nó tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo kiểm soát công việc hiệu quả hơn và đóng góp tích cực vào công cuộc cải cách hành chính Để hiểu rõ hơn về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ, bài viết sẽ tìm hiểu thực tiễn tại Bộ Khoa học và Công nghệ.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các cấp, ngành và nhà quản lý Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý điều hành mà còn cải thiện năng suất lao động, đồng thời thúc đẩy sự cải tiến liên tục để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường trong nước và quốc tế.

Hiện nay, đã có rất nhiều sách, giáo trình, đề tài khoa học nghiên cứu về ISO Cụ thể:

Kaôru Ixikaoa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thanh

Cuốn sách "Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật" (1990) do Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật phát hành tại Hà Nội, trình bày rõ nét về đặc điểm và bản chất của phương pháp quản lý chất lượng tại Nhật Bản Tác phẩm cũng phân tích cách thức triển khai phương pháp này và hiệu quả đạt được, đồng thời chỉ ra sự khác biệt trong quản lý chất lượng giữa Nhật Bản và Mỹ, nơi khởi nguồn của phương pháp nhưng lại áp dụng kém hiệu quả hơn.

Nguyễn Đình Phan và Đặng Ngọc Sự (2012) trong Giáo trình Quản trị chất lượng do Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội phát hành, cung cấp kiến thức toàn diện về quản trị chất lượng, bao gồm các khía cạnh như khách hàng, tiêu chuẩn hóa, đảm bảo và cải tiến chất lượng, kiểm tra và đo lường chất lượng, cũng như chi phí và thống kê trong kiểm soát chất lượng.

Mai Ngọc Lành (2012) đã thực hiện nghiên cứu về hệ thống hỗ trợ quản lý chất lượng sản phẩm in theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty TNHH MTV in Bình Định, nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý chất lượng trong doanh nghiệp Nghiên cứu giới thiệu các mô hình quản lý chất lượng phổ biến, khái quát về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và TCVN ISO 9001:2008, đồng thời phân tích chất lượng sản phẩm in và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn này Đặng Minh Trí (2013) cũng đã tóm tắt việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tương tự.

Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh tại Trường Đại học Đà Nẵng nghiên cứu TCVN ISO 9001:2008 trong lĩnh vực hành chính công tại UBND phường Hòa Minh, quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng Bài viết cung cấp cái nhìn tổng quan về chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), đồng thời phân tích các đặc điểm của chất lượng dịch vụ hành chính công Ngoài ra, luận văn còn đánh giá thực trạng quản lý chất lượng tại UBND phường Hòa Minh và đề xuất xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nhằm nâng cao hiệu quả công tác hành chính.

Ngoài ra, còn có một số bài viết nổi bật trên các báo, tạp chí như:

Ngô Quý Việt (2003) trong bài viết của mình đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) tại các cơ quan quản lý nhà nước Ông phân tích chi tiết các bước triển khai ISO trong quản lý hành chính và nêu rõ những lợi ích thiết thực mà việc áp dụng này mang lại cho hiệu quả hoạt động của các cơ quan này Bài viết được đăng tải trên Diễn đàn Năng suất Chất lượng của Trung tâm Năng suất Việt Nam, thể hiện sự cần thiết phải cải tiến chất lượng dịch vụ công.

Bài viết của Viết Trọng (2015) trên Báo Lâm Đồng online nhấn mạnh vai trò quan trọng của ISO trong cải cách hành chính tại các cơ quan nhà nước ở Lâm Đồng Tác giả chỉ ra những lợi ích mà công cụ ISO mang lại cho hoạt động cải cách và đồng thời đề xuất các biện pháp nhằm hạn chế tình trạng hình thức khi áp dụng ISO trong quá trình này.

Mặc dù có nhiều tài liệu và nghiên cứu về việc áp dụng ISO, nhưng chủ yếu tập trung vào lĩnh vực sản xuất và quản lý hành chính tại các cơ quan nhà nước, chưa có nghiên cứu sâu về áp dụng ISO trong công tác văn thư, lưu trữ Do đó, nghiên cứu này sẽ kế thừa và phát huy các lý thuyết về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO từ các công trình trước, đồng thời tập trung vào việc áp dụng trong công tác văn thư, lưu trữ tại một cơ quan cấp Bộ cụ thể.

Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN

+ Làm rõ cơ sở khoa học về HTQLCL

+ Khảo sát, đánh giá thực trạng việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN

Để nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư và lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), cần đề xuất một số giải pháp cụ thể Trước hết, tổ chức đào tạo nhân viên về quy trình và tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để nâng cao nhận thức và kỹ năng Thứ hai, cần xây dựng và cập nhật quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch, giúp tối ưu hóa quy trình văn thư và lưu trữ Cuối cùng, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu và lưu trữ sẽ góp phần tăng cường hiệu quả và tính chính xác trong công tác này.

Nhiệm vụ nghiên cứu

Dựa trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, tác giả thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau:

Nghiên cứu các cơ sở khoa học bao gồm lý luận, pháp lý và thực tiễn về quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, đồng thời phân tích việc áp dụng tiêu chuẩn này vào công tác văn thư và lưu trữ.

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ

- Phản ánh tình hình thực tiễn về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN

Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư và lưu trữ tại Bộ KH&CN đã mang lại nhiều ưu điểm như cải thiện quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả quản lý tài liệu Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế như thiếu sự đồng bộ trong việc thực hiện và nhận thức chưa đầy đủ của nhân viên về tiêu chuẩn này Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế này bao gồm thiếu đào tạo và sự hỗ trợ từ lãnh đạo Để khắc phục, cần triển khai các giải pháp như tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu, nâng cao nhận thức cho nhân viên và tăng cường sự chỉ đạo từ lãnh đạo trong việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ

+ Về không gian: Nghiên cứu việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN

+ Về thời gian: Nghiên cứu việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN từ năm 2012 đến năm 2015.

Giả thuyết nghiên cứu

Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN đem lại nhiều hiệu quả cao.

Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện khóa luận, tác giả sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khoa học như:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu là quá trình thu thập, tìm hiểu và đọc các tài liệu liên quan đến quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, nhằm mục đích làm rõ và hiểu sâu hơn về cơ sở khoa học của hệ thống quản lý chất lượng.

Phương pháp phân tích và tổng hợp thông tin là bước quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống lôgic từ những dữ liệu đã thu thập Tác giả sẽ tiến hành phân tích và so sánh các thông tin để tạo ra cái nhìn tổng quát và rõ ràng hơn về vấn đề nghiên cứu.

Phương pháp quan sát và tổng kết thực tiễn là một cách tiếp cận hiệu quả để đánh giá hoạt động nghiệp vụ văn thư và lưu trữ tại Bộ KH&CN Bằng cách tham gia trực tiếp vào các hoạt động này, chúng ta có thể nhận diện được những ưu điểm và nhược điểm, đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế hiện có.

Phương pháp thống kê trong quản lý văn thư và lưu trữ bao gồm việc thống kê số lượng cán bộ làm nhiệm vụ này, số lượng văn bản đến Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), cũng như số lượt khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Những số liệu này giúp đánh giá hiệu quả công việc và nâng cao chất lượng quản lý thông tin trong ngành.

Kết cấu của đề tài

Đề tài “Tìm hiểu về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ” được chia thành 3 chương, trong đó tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý chất lượng, nâng cao hiệu quả công tác văn thư và lưu trữ, đồng thời đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quốc gia Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao trách nhiệm và minh bạch trong quản lý thông tin.

Chương1: Cơ sở khoa học về HTQLCL

Chương này cung cấp các cơ sở khoa học, bao gồm lý luận, pháp lý và thực tiễn, về việc áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Những cơ sở này là nền tảng quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức xây dựng, triển khai và áp dụng HTQLCL một cách hiệu quả.

Chương 2: Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN

Trong chương 2, tác giả phân tích hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) của Bộ Khoa học và Công nghệ, cùng với việc áp dụng cụ thể trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ Tác giả đánh giá các kết quả đạt được, đồng thời chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện hệ thống này.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ KH&CN

Trong chương 3, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) và nâng cao hiệu quả áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư và lưu trữ.

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng

1.1.1 Tổng quan về quản lý chất lượng

1.1.1.1 Chất lượng a) Khái niệm chất lượng

“Chất lượng” là một phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau

Chất lượng là một khái niệm được hiểu theo nhiều cách khác nhau, và hiện nay có nhiều định nghĩa về chất lượng được các chuyên gia trong lĩnh vực này đưa ra.

Theo Juran - một Giáo sư người Mỹ: “Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu” 1

Theo Giáo sư Crosby: “Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định” 2

Theo giáo sư Ishikawa – Chuyên gia chất lượng Nhật Bản: “Chất lượng là sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất” 3

Chất lượng có nhiều quan điểm khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực và mục đích sử dụng Tuy nhiên, định nghĩa về chất lượng được công nhận toàn cầu là của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế ISO Theo Điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005, chất lượng được định nghĩa là mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp các đặc tính vốn có.

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được xác định bởi khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Những sản phẩm hoặc dịch vụ không thỏa mãn yêu cầu của khách hàng sẽ bị đánh giá là kém chất lượng Trong cùng một mục đích sử dụng, sản phẩm nào đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng sẽ được coi là có chất lượng cao hơn.

1 Theo bài viết về Chất lượng trên Bách khoa toàn thư mở Wikipedia

2 Theo bài viết về Chất lượng trên Bách khoa toàn thư mở Wikipedia b) Đặc điểm của chất lượng

➢ Chất lượng được đo bởi sự thoả mãn yêu cầu

Nếu một sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu và không được thị trường chấp nhận, nó sẽ bị xem là chất lượng kém, bất kể công nghệ sản xuất hiện đại hay chi phí chất lượng cao Kết luận này là cơ sở quan trọng để các nhà quản lý xây dựng chính sách và chiến lược phù hợp.

Yêu cầu của khách hàng bao gồm nhu cầu thiết yếu và mong đợi Nhu cầu là những đặc điểm cần thiết mà sản phẩm phải đáp ứng, trong khi mong đợi nếu được thỏa mãn sẽ nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm Ví dụ, hình thức bên ngoài, thái độ và hành vi ứng xử trong dịch vụ đều là những yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự hài lòng của khách hàng.

Chất lượng sản phẩm có thể được chia thành hai loại: "chất lượng phải có", nhằm đáp ứng các nhu cầu cơ bản, và "chất lượng hấp dẫn", để thỏa mãn những mong đợi của khách hàng Tuy nhiên, do sự thay đổi liên tục của các vấn đề và điều kiện sống, những đặc tính từng được coi là mong đợi có thể trở thành nhu cầu thiết yếu trong tương lai.

Người sản xuất kinh doanh cần đáp ứng không chỉ yêu cầu của khách hàng mà còn phải chú ý đến các yếu tố khác như phong tục tập quán và quy định pháp luật để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững.

➢ Chất lượng vừa mang tính cụ thể, vừa mang tính trừu tượng

Yêu cầu có thể được thể hiện qua các quy định và tiêu chuẩn cụ thể, nhưng cũng tồn tại những yêu cầu khó mô tả rõ ràng, mà người sử dụng chỉ có thể cảm nhận hoặc phát hiện trong quá trình sử dụng Do đó, chất lượng cũng mang những đặc điểm tương tự.

➢ Chất lượng sản phẩm mang tính tương đối

Chất lượng được xác định bởi mức độ thoả mãn các yêu cầu, và những yêu cầu này luôn biến đổi Do đó, chất lượng cùng với các tiêu chuẩn chất lượng cũng cần phải điều chỉnh theo thời gian, không gian và điều kiện sử dụng sản phẩm.

Chất lượng không chỉ là đặc điểm của sản phẩm hay hàng hóa, mà còn có thể được áp dụng cho nhiều đối tượng khác như hệ thống và quá trình.

1.1.1.2 Quản lý chất lượng a) Khái niệm

Chất lượng không phải là kết quả ngẫu nhiên, mà là sản phẩm của sự tương tác giữa nhiều yếu tố liên quan Để đạt được chất lượng mong muốn, cần phải quản lý hiệu quả các yếu tố này một cách hợp lý.

Quản lý chất lượng đã trở thành một yếu tố thiết yếu trong mọi ngành công nghiệp và tổ chức, bất kể quy mô hay thị trường hoạt động Việc áp dụng quản lý chất lượng giúp tổ chức thực hiện đúng các quy trình cần thiết, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế Để đạt được điều này, các tổ chức cần tìm hiểu và áp dụng hiệu quả các phương pháp và công cụ của quản lý chất lượng.

Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp của một tổ chức nhằm định hướng và kiểm soát về chất lượng

Quản lý chất lượng, theo tiêu chuẩn ISO 9000, bao gồm tất cả các hoạt động của chức năng quản lý chung, từ việc xác định chính sách và mục tiêu chất lượng đến việc phân định trách nhiệm Các biện pháp thực hiện quản lý chất lượng bao gồm lập kế hoạch, kiểm soát, bảo đảm và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ hệ thống chất lượng.

Chính sách chất lượng là định hướng và ý đồ chung của tổ chức liên quan đến chất lượng, được công bố chính thức bởi lãnh đạo cao nhất.

Mục tiêu chất lượng: Điều được tìm kiếm hay nhằm tới có liên quan đến chất lượng.[5;7]

Hoạch định chất lượng là một yếu tố quan trọng trong quản lý chất lượng, tập trung vào việc xác định mục tiêu chất lượng và quy định các quy trình hoạt động cũng như nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.

Cơ sở thực tiễn về áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 là yêu cầu và mục tiêu quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan quản lý nhà nước Theo chủ trương của Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ngành và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã nỗ lực hoàn thiện và áp dụng hiệu quả HTQLCL theo tiêu chuẩn này.

❖ Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại

Bộ Nội vụ là một trong những Bộ đầu tiên triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 trong toàn khối cơ quan Bộ

HTQLCL của Bộ Nội vụ hiện có 41 tài liệu và quy trình phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, được áp dụng cho quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như tổ chức bộ máy hành chính, chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính, hội và tổ chức phi chính phủ, cũng như đào tạo cán bộ, công chức Đặc biệt, trong lĩnh vực văn thư, Bộ Nội vụ đã ban hành 03 quy trình quan trọng.

- Quy trình xử lý văn bản đi của Bộ Nội vụ - Mã số: QT-VT-01

- Quy trình xử lý văn bản đến Bộ Nội vụ - Mã số: QT-VT-12

- Quy trình Xử lý công văn đến của các đơn vị thuộc Bộ - Mã số: QT-VP-12

❖ Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại

UBND Thành Phố Hải Phòng

Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành Phố Hải Phòng đã xây dựng và ban hành 2 quy trình trong công tác văn thư:

- Quy trình quản lý văn bản đến

Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Sổ đăng ký văn bản đến

Ngay sau khi tiếp nhận văn bản

Bộ phận Văn thư Trong ngày

- Đơn vị, cá nhân có liên quan

- Đơn vị, cá nhân có liên quan

Theo quy định ở mục 6 của quy trình này

( Tổng thời gian thực hiện quy trình là 1-3 ngày)

Tiếp nhận văn bản “đến”

Lưu hồ sơ Giải quyết văn bản

Xem xét, cho ý kiến giải quyết

Vào sổ; chuyển cho đơn vị thực hiện

- Quy trình quản lý văn bản đi

Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan

-Thủ trưởng dơn vị chuyên môn

Bộ phận Văn thư, Sổ đăng ký văn bản đi

Theo mục 6 của quy trình, hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước ở cấp Bộ, tỉnh và huyện đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, đặc biệt trong công tác văn thư Những cơ quan này nhận thức rõ tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đi, đến và đã xây dựng các quy trình chi tiết cùng với tài liệu hướng dẫn Tuy nhiên, việc áp dụng HTQLCL trong xây dựng và ban hành các quy trình lưu trữ vẫn chưa phổ biến, với rất ít cơ quan tổ chức thực hiện theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong lĩnh vực này.

Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi

Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn bản đi Lưu hồ sơ

Kiểm tra thể thức, nội dung và ký tắt trình ký văn bản

Cơ sở pháp lý về áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN

Nhà nước đang phát triển hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO, nhằm cung cấp cơ sở cho các cơ quan và tổ chức hiểu rõ vai trò và phương pháp triển khai HTQLCL một cách nghiêm túc và hiệu quả.

Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11, được ban hành vào ngày 29 tháng 6 năm 2006, là văn bản pháp lý cao nhất do Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 9 thông qua.

Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ 2

Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa

Ngày 20 tháng 6 năm 2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Tại Điều 2, Quyết định quy định rõ: “Quyết định này áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước sau đây: Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” Ngoài ra cũng khuyến khích các cơ quan hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quốc phòng và an ninh; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các cơ quan sự nghiệp trực tiếp phục vụ quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp khác của nhà nước (các viện, trường, bệnh viện, ) xây dựng và thực hiện HTQLCL theo Quyết định này Đây là văn bản pháp luật đầu tiên quy định việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Tuy nhiên, vào thời điểm đó thì nước ta chưa có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nên vẫn áp dụng theo tiêu chuẩn cũ 9001:2000

Ngày 30 tháng 9 năm 2009, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số

Quyết định 118/2009/QĐ-TTg đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 144/2006/QĐ-TTg, trong đó quy định việc thay thế tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn mới này trong quản lý chất lượng.

Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là yêu cầu bắt buộc trong công tác cải cách hành chính, đồng thời là tiêu chí quan trọng để đánh giá và quyết định thi đua, khen thưởng hàng năm cho các cơ quan hành chính Các cơ quan, đơn vị trực thuộc phải chịu trách nhiệm toàn diện về việc xây dựng, áp dụng, và duy trì hiệu lực cũng như hiệu quả của hệ thống này.

Tính đến thời điểm hiện tại, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2014, đã thay thế Quyết định 144/2006/QĐ-TTg và Quyết định 118/2009/QĐ-TTg, quy định về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 cho các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước Điều 1 của Quyết định nêu rõ mục tiêu xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này.

ISO 9001:2008 được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, bao gồm việc xây dựng, áp dụng và công bố Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Đồng thời, việc duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.

Bộ KH&CN, cơ quan quản lý tiêu chuẩn và chất lượng quốc gia, đã ban hành các Thông tư hướng dẫn quan trọng nhằm nâng cao chất lượng quản lý hành chính Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN quy định về tư vấn, đánh giá và chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cho cơ quan hành chính nhà nước Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN hướng dẫn đào tạo kiến thức quản lý hành chính cho chuyên gia tư vấn và đánh giá HTQLCL Cuối cùng, Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý và chứng nhận sản phẩm của tổ chức đánh giá sự phù hợp.

Ngoài ra, còn có công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm

2014 của Bộ KH&CN về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận HTQLCL theo TCVN ISO 9001

Việc xây dựng văn bản quy định về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo TCVN ISO 9001:2008 đã tạo ra hành lang pháp lý quan trọng cho các cơ quan, tổ chức triển khai áp dụng HTQLCL Áp dụng tiêu chuẩn này trong công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là yêu cầu mà còn là nhu cầu cấp thiết, giúp hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đặc biệt là Bộ KH&CN, diễn ra thông suốt và hiệu quả Để thực hiện TCVN ISO 9001:2008, các tổ chức cần nắm vững nguyên tắc, yêu cầu, căn cứ pháp lý và học hỏi kinh nghiệm từ các cơ quan đi trước, từ đó xây dựng kế hoạch áp dụng phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao trong thực tiễn.

THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008