Đề tài khóa luận này được thực hiện với ba mục tiêu chính sau: Khảo sát thực tiễn công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH; Hai là, kết hợp những kết quả khảo sát thực tế để phân tích, đánh giá và nhận xét thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH, từ đó tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng đó; thông qua kết quả nghiên cứu đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Một số công trình nghiên cứu quan trọng về lý luận và phương pháp công tác văn thư bao gồm "Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của PGS Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2011, và "Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư" của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, xuất bản năm 2009 Hai giáo trình này đã cung cấp cái nhìn sâu sắc và đầy đủ về lý thuyết liên quan đến công tác văn thư.
Ngoài những hệ thống lý luận về công tác văn thư, còn có một số khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan cấp Bộ, cơ quan hành chính, doanh nghiệp và trường Cao đẳng Một ví dụ tiêu biểu là khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Quốc Hỷ từ Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Thành Đô.
Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp đang được nghiên cứu và đánh giá qua các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Tác giả Mai Thị Thanh Tuyền đã thực hiện nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư tại cơ quan này Đồng thời, Nhữ Mai Nhung, sinh viên lớp ĐHLT QTVPK1A, đã phân tích tình hình công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc, Thanh Hóa Bùi Thị Mến, sinh viên lớp QT901P, cũng đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa Ngoài ra, tác giả này còn tập trung vào việc hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề số 3, Bộ Quốc phòng.
Báo cáo thực tập và khóa luận tốt nghiệp đều đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước và trường đại học Một ví dụ tiêu biểu là báo cáo thực tập của Nguyễn Văn Đông, sinh viên lớp CĐLT VT-LTK1 tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, với nội dung "Tìm hiểu công tác văn thư ở Bộ".
Báo cáo thực tập của Nguyễn Thị Lan, sinh viên lớp Lưu trữ học và Quản trị văn phòng K53 tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, tập trung vào thực trạng và giải pháp cho công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội Bài viết phân tích những thách thức hiện tại và đề xuất các biện pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thông tin và tài liệu trong ngành này.
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đông Sơn”; báo cáo thực tập của tác giả Đinh
Thị Hoài là “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Trường Đại học
Trong Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, bài viết của Nguyễn Tất Thắng, Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế, đề cập đến thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt động công tác văn thư - lưu trữ trong các doanh nghiệp tại tỉnh Thừa Thiên – Huế.
+ Phí Thị Nhung, Nguyễn Văn Kết – “Phát triển ngành văn thư – lưu trữ nhà nước trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”
Tuy nhiên, chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách đầy đủ và toàn diện về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài khóa luận này được thực hiện với ba mục tiêu chính sau:
Một là, khảo sát thực tiễn công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH;
Kết hợp kết quả khảo sát thực tế, bài viết phân tích và đánh giá tình hình tổ chức cũng như quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH Qua đó, bài viết cũng tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến thực trạng này.
Ba là, nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện tốt đề tài khóa luận này, thì tôi cần phải thực hiện những nhiệm vụ như sau:
Một là, tìm hiểu lý luận chung về công tác văn thư;
Hai là, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH, Văn phòng Bộ;
Ba là, khảo sát công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng
Bốn là, nhận xét, đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư;
Để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, cần thực hiện đánh giá và phân tích nguyên nhân của các vấn đề hiện tại, từ đó đề xuất những giải pháp hợp lý nhằm cải thiện quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc.
Giả thuyết nghiên cứu
Công tác văn thư là một hoạt động thiết yếu trong bộ máy quản lý của mỗi cơ quan, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả hoạt động văn phòng Việc tổ chức và quản lý công tác văn thư một cách hiệu quả sẽ nâng cao hiệu suất làm việc của cơ quan, góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được tốt đề tài khóa luận này, thì trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau:
Phương pháp quan sát được sử dụng để theo dõi cách thức tổ chức và điều hành của lãnh đạo, cũng như cách thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cán bộ văn thư chuyên trách.
- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn công chức, nhân viên và người lao động tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH
- Phương pháp thống kê: được áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu về công tác văn thư
Phương pháp so sánh được sử dụng để đánh giá hiệu quả thực hiện công tác văn thư dựa trên các quy định của Nhà nước và phân tích số liệu văn bản qua các năm.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp:
Chúng tôi đã sử dụng các phương pháp quan sát, phỏng vấn, thống kê và so sánh để tổng hợp và phân tích tư liệu tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH Qua đó, chúng tôi đưa ra những lập luận khoa học và đánh giá khách quan về tổ chức công tác văn thư Dựa trên những phân tích này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu và Phần Kết luận thì khóa luận của tôi gồm có 3 Chương chính như sau:
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LĐTB&XH
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Một số khái niệm
Tổ chức là quá trình sắp xếp công việc, phân quyền và phân bổ nguồn lực nhằm đóng góp hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Quản lý là quá trình tác động có tổ chức và có định hướng của người quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực và thời cơ của tổ chức Mục tiêu của quản lý là đạt được những kết quả mong muốn trong một môi trường luôn biến động.
1.1.3.1 Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi bao gồm tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành, như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, bao gồm cả bản sao, văn bản nội bộ và văn bản mật.
1.1.3.2 Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (bao gồm cả fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và các đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Hồ sơ là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, chia sẻ các đặc điểm chung như loại văn bản, cơ quan phát hành, thời gian và những yếu tố khác Hồ sơ được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
1.1.5 Khái niệm lập hồ sơ
Lập hồ sơ là quá trình tổ chức và sắp xếp các văn bản tài liệu liên quan đến công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân Để thực hiện việc này hiệu quả, trước tiên cần xây dựng Danh mục hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
1.1.6 Khái niệm Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là danh sách hệ thống các hồ sơ dự kiến sẽ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm Danh mục này bao gồm ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập hồ sơ và thời hạn bảo quản của từng hồ sơ.
Con dấu là một vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản
Con dấu là biểu tượng quan trọng thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của các cơ quan, tổ chức Nó khẳng định giá trị pháp lý cho các văn bản và giấy tờ do các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước phát hành.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản
1.1.8 Khái niệm công tác văn thư
Văn thư là thuật ngữ gốc Hán, chỉ chung các loại văn bản như đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả từ cá nhân, gia đình, và các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành như chiếu, chỉ, sắc, lệnh, phục vụ quản lý công việc Thuật ngữ này phổ biến trong các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào Việt Nam từ thời Trung cổ, đặc biệt dưới triều Nguyễn, nơi nó được sử dụng rộng rãi trong hoạt động quản lý của triều đình Thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác văn thư được gọi là Văn thư Phòng, và đến năm 1829, tên gọi này đã được đổi thành Nội các.
Hiện nay, văn bản là công cụ quan trọng được các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và kinh tế sử dụng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ lãnh đạo và điều hành công tác Quá trình xử lý văn bản bao gồm soạn thảo, duyệt, ký, chuyển giao, tiếp nhận, vào sổ đăng ký và lập hồ sơ Những công việc này được gọi là công tác văn thư, trở thành thuật ngữ quen thuộc với cán bộ, viên chức trong mọi cơ quan, tổ chức.
Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta có thể hiểu khái niệm công tác văn thư theo những cách sau:
Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý tài liệu phát sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cũng như quản lý và sử dụng con dấu trong lĩnh vực này.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin bằng văn bản, hỗ trợ lãnh đạo và quản lý công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, cũng như các đơn vị vũ trang nhân dân.
Hoạt động đảm bảo thông tin văn bản là việc xác nhận tính chính xác của nội dung và thể thức, từ đó nâng cao hiệu lực pháp lý của văn bản Đồng thời, việc này cũng đảm bảo tính kịp thời, hỗ trợ lãnh đạo trong công tác chỉ đạo và điều hành.
Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở trên, có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư bao gồm tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, cũng như giải quyết các văn bản và lập hồ sơ hiện hành Mục tiêu của công tác này là đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý hiệu quả của các cơ quan và tổ chức.
Vị trí
Công tác văn thư là một hoạt động thiết yếu trong bộ máy quản lý của các cơ quan, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành Tại văn phòng, công tác này chiếm một phần lớn trong các hoạt động, thể hiện sự gắn kết chặt chẽ với quy trình quản lý của cơ quan Vì vậy, công tác văn thư không chỉ là một yếu tố quan trọng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của từng cơ quan.
Yêu cầu
Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Quá trình giải quyết công việc tại cơ quan chủ yếu dựa vào việc soạn thảo, xây dựng và ban hành văn bản Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản cũng đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả làm việc.
Việc xây dựng và xử lý văn bản một cách nhanh chóng không chỉ giúp cơ quan hoàn thành công việc hiệu quả mà còn giảm thiểu sự hiểu lầm về nội dung trong các tài liệu.
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần phải:
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, thể thức văn bản hành chính được quy định rõ ràng và hướng dẫn cụ thể về cách trình bày.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định; + Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
Công tác văn thư cần phải đảm bảo chính xác về thể thức văn bản, vì nếu không tuân thủ đúng quy định này, hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng và giảm giá trị pháp lý.
- Chính xác về nội dung văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;
+ Số hiệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
- Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật:
Yêu cầu chính xác cần được thực hiện nghiêm ngặt trong mọi giai đoạn nghiệp vụ, bao gồm đánh máy văn bản, đăng ký văn bản và chuyển giao văn bản.
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư
Để đảm bảo tính bảo mật thông tin trong văn bản, việc xác định chính xác đối tượng nhận là điều cần thiết Điều này không chỉ giúp bảo vệ nội dung mà còn tăng cường sự tin cậy trong giao tiếp.
Trong quá trình xử lý văn bản đến và đi của cơ quan, cần chú trọng đến các vấn đề liên quan đến bí mật Nhà nước Thông tin trong văn bản phải được bảo mật, do đó, từ việc xây dựng và quản lý văn bản, tổ chức không gian làm việc, đến việc lựa chọn cán bộ văn thư, tất cả đều phải tuân thủ các quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước của Ủy ban thường vụ Quốc hội và các quy chế chi tiết của Chính phủ về bảo vệ bí mật này.
Việc hiện đại hóa công tác văn thư là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng quản lý Nhà nước Để đáp ứng yêu cầu này, cần áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin trong soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, cũng như sử dụng chữ ký số Sự kết hợp giữa kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan.
Ý nghĩa
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác, phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước của từng cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư hiệu quả giúp cơ quan giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác và nâng cao năng suất, chất lượng, đồng thời tuân thủ chính sách và chế độ Nó cũng góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ, giảm thiểu giấy tờ không cần thiết, và ngăn chặn việc lợi dụng văn bản Nhà nước cho các hành vi trái pháp luật.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ đầy đủ chứng cứ về tất cả các hoạt động của cơ quan, cũng như các hoạt động của cá nhân có trách nhiệm trong cơ quan Việc này không chỉ giúp bảo đảm tính minh bạch mà còn hỗ trợ cho công tác quản lý và kiểm tra hiệu quả hoạt động.
* Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LĐTB&XH
Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH
2.1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH
Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội (LĐTB&XH) là cơ quan Chính phủ có trách nhiệm quản lý nhà nước về lao động, người có công và các vấn đề xã hội trên toàn quốc Bộ cũng đảm nhận vai trò quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của mình.
Bộ LĐTB&XH thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn theo Nghị định số 36/2012/NĐ-CP, ban hành ngày 18 tháng 4 năm 2012, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ và các cơ quan ngang Bộ.
Trình Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ các dự án, dự thảo, chỉ thị, chương trình mục tiêu quốc gia, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, cùng với các dự án và công trình quan trọng quốc gia trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ hoặc theo phân công.
Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý
Bộ có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và chương trình mục tiêu quốc gia Đồng thời, Bộ cũng thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của mình.
Bộ quy định và hướng dẫn tổ chức thực hiện cũng như kiểm tra giám sát trong nhiều lĩnh vực quan trọng như việc làm, bảo hiểm thất nghiệp, và lao động của người Việt Nam ở nước ngoài Ngoài ra, bộ còn chú trọng đến dạy nghề, tiền lương, bảo hiểm xã hội (bắt buộc và tự nguyện), an toàn lao động, và hỗ trợ người có công Các lĩnh vực khác bao gồm bảo trợ xã hội, bảo vệ trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới, dịch vụ công, và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lao động và xã hội.
Bộ đã quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính nhằm đạt được các mục tiêu và nội dung của chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Chủ sở hữu nhà nước có trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên mà Nhà nước sở hữu Việc này bao gồm việc quản lý, giám sát hoạt động của công ty, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực Chủ sở hữu cần định hướng phát triển bền vững cho công ty, đồng thời bảo vệ lợi ích của Nhà nước và cộng đồng.
Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật
Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;
Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội
Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật
Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật
Bao gồm Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH (Phụ lục 01)
2.1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Văn phòng Bộ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định chi tiết tại Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ban hành ngày 01 tháng 7 năm 2013 của Bộ LĐTB&XH.
Văn phòng Bộ LĐTB&XH là đơn vị hỗ trợ Bộ trưởng trong việc theo dõi và đôn đốc các tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ Đồng thời, văn phòng cũng tổ chức công tác hành chính, văn thư và lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất, tài sản và kinh phí hoạt động Văn phòng đảm bảo các phương tiện và điều kiện làm việc cho hoạt động chung của Bộ cũng như công tác quản trị nội bộ Đặc biệt, Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.
1 Tổng hợp, xây dựng và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, các văn bản hành chính thông thường của Bộ; lập báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ đã được phê duyệt
2 Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện các nội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết, chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nước ban hành
3 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo
4 Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ
5 Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ
6 Công tác Thi đua - Khen thưởng
7 Tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạt động của ngành LĐTB&XH ở trong nước và ngoài nước
8 Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ
9 Tổ chức thực hiện công tác hậu cần: Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp cho cơ quan; Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của cơ quan Quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định của pháp luật và của Bộ Công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt, bão Bảo đảm an toàn vệ sinh, môi trường, công tác y tế đối với cơ quan Bộ Tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, an ninh của Bộ và cơ quan Bộ Bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất - kỹ thuật.Thực hiện công tác kế toán, tài chính của cơ quan Bộ
10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định
Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các Phó Chánh Văn phòng Bộ và một số công chức, viên chức, người lao động
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ (Phụ lục 02)
Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH
2.2.1 Tình hình tổ chức việc thực hiện công tác văn thư
2.2.1.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng
Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm hỗ trợ Bộ trưởng trong việc tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ chung của Văn phòng, bao gồm cả công tác văn thư Người này cũng trực tiếp chỉ đạo các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ văn thư tại các cơ quan và đơn vị thuộc Bộ.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm làm các công việc sau:
- Đối với văn bản đi:
+ Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị;
+ Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản do Văn phòng Bộ ban hành;
+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng;
Xem xét và đảm bảo tính chính xác về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày cho tất cả các văn bản trước khi trình lãnh đạo Bộ ký.
- Đối với văn bản đến:
Chánh văn phòng có trách nhiệm xem xét các văn bản, đưa ra ý kiến chỉ đạo và giải quyết các văn bản đến Đồng thời, Chánh văn phòng phân phối các văn bản này cho các đơn vị, cá nhân liên quan và báo cáo với Lãnh đạo Bộ về những công việc quan trọng.
- Đối với việc lập hồ sơ:
Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho Bộ trưởng trong việc lập và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng cũng chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và nhắc nhở các đơn vị thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp đúng thời gian quy định.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
Chánh văn phòng giúp Bộ trưởng kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định
Lãnh đạo Văn phòng đã thực hiện vai trò tham mưu cho lãnh đạo Bộ trong việc ban hành các văn bản, dựa trên các quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
2.2.1.2 Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư
2.2.1.2.1 Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP;
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP, ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001, của Chính phủ, đã sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư số 25/2011/TT-BTP, ban hành ngày 27 tháng 12 năm 2011 bởi Bộ Tư pháp, cung cấp hướng dẫn chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật Thông tư này áp dụng cho các văn bản do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và các văn bản quy phạm pháp luật liên tịch ban hành.
Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 bởi Bộ Nội vụ, cung cấp hướng dẫn chi tiết về quản lý văn bản, lập hồ sơ và quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ Thông tư này nhằm đảm bảo việc lưu trữ tài liệu được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý nhà nước.
Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ban hành ngày 16 tháng 4 năm 2013 bởi Bộ Nội vụ, cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức Quy chế này nhằm đảm bảo việc quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống hành chính.
2.2.1.2.2 Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư
Xác định rõ vị trí và vai trò của hoạt động Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư, là điều quan trọng Dựa trên các văn bản quy định của Nhà nước về công tác văn thư, Lãnh đạo Văn phòng Bộ đã tư vấn cho Bộ trưởng ban hành các chỉ đạo cụ thể hóa những quy định này.
Công văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định về việc sử dụng tờ trình và phiếu trình trong quá trình trình lãnh đạo Bộ.
Công văn số 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn chi tiết về việc lập hồ sơ hiện hành và quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, nhằm đảm bảo quản lý và bảo quản tài liệu hiệu quả.
Công văn số 3043/LĐTBXH-VP, ban hành ngày 31 tháng 8 năm 2006 bởi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, đề cập đến việc thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ liên quan đến việc soạn thảo và ban hành các văn bản hướng dẫn về Luật và Pháp lệnh.
+ Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về ban hành quy chế làm việc của Bộ;
Quyết định số 437/QĐ-BLĐTBXH, ban hành ngày 30 tháng 3 năm 2007, của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định về quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lao động, thương binh và xã hội Quyết định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc soạn thảo các văn bản pháp lý, góp phần nâng cao công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực lao động và xã hội.
Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH, ban hành ngày 03 tháng 10 năm 2013, của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định về Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ này, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và bảo đảm việc lưu trữ thông tin một cách khoa học và có hệ thống.
Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư (Phụ lục 03)
