Microsoft Word TLTK ERP 2020 docx TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Hồ Thị Linh Nguyễn Văn Thi TÀI LIỆU THAM KHẢO TP Hồ Chí Minh, tháng 042021 Lưu hành nội bộ 2 189 LỜI MỞ ĐẦU Tài liệu tham khảo Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được biên soạn để phục vụ cho sinh viên các khối ngành kinh doanh quản lý, nhằm giúp sinh viên hiểu được quy trình nghiệp vụ điển hình của các doanh nghiệp và sự hỗ trợ của hệ thống thông tin tích hợp cho các quy trình nghiệp vụ nhằm phục vụ cho v.
Khái niệm và vai trò của hệ thống ERP
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một ứng dụng đa phân hệ, hỗ trợ tổ chức trong việc quản lý nguồn lực và điều hành các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
Hệ thống ERP tích hợp các ứng dụng nhằm hỗ trợ các chức năng cốt lõi của tổ chức, giúp kết hợp các quy trình hoạt động riêng lẻ thành một tổng thể thống nhất Điều này cho phép tích hợp hầu hết các hoạt động của tổ chức vào một hệ thống duy nhất, bao gồm các chức năng như kế toán, tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, tiếp thị và bán hàng, cũng như quản lý thông tin khách hàng và các ứng dụng khác.
Hệ thống ERP là một giải pháp tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh, kết hợp giữa con người và công nghệ Phần mềm ERP hoạt động theo các quy tắc với trách nhiệm rõ ràng, giúp liên kết các phòng ban trong công ty một cách hiệu quả.
1 Nguồn: Marcelino Tito Torres (2003) “Manufacturing Resource Planning”, Tài liệu Workshop.
Hệ thống ERP tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí so với các hệ thống không tích hợp Đồng thời, nó cũng giúp việc tích hợp toàn cầu trở nên dễ dàng hơn.
Hệ thống ERP tích hợp con người và dữ liệu, giúp loại bỏ nhu cầu cập nhật nhiều hệ thống máy tính riêng biệt, cho phép ban lãnh đạo quản lý hoạt động hiệu quả hơn Hệ thống này không chỉ giảm đáng kể chi phí mà còn nâng cao hiệu suất làm việc Chẳng hạn, công ty Microsoft đã giảm thời gian giao hàng từ 10% đến 40%, thời gian sản xuất từ 10% đến 50%, mức tồn kho giảm từ 10% đến 50%, và thời gian giao hàng trễ giảm từ 25% đến 50%.
Sự phát triển của hệ thống ERP
Sự tiến bộ của công nghệ phần cứng và phần mềm
Trong những năm 1960 và 1970, phần cứng và phần mềm máy tính đã phát triển nhanh chóng, với máy tính lớn đầu tiên được sử dụng trong kinh doanh Mặc dù những máy tính này đã bắt đầu thay đổi cách thức tiến hành kinh doanh, nhưng chúng không đủ mạnh để cung cấp dữ liệu tích hợp theo thời gian thực cho quyết định kinh doanh Qua thời gian, máy tính ngày càng trở nên nhanh hơn, nhỏ hơn và rẻ hơn, dẫn đến sự gia tăng của các thiết bị di động hiện nay Sự phát triển này được mô tả bởi Định luật Moore, khi Gordon Moore của Intel nhận thấy rằng số lượng bóng bán dẫn trong chip máy tính tăng gấp đôi sau mỗi 24 tháng, và xu hướng này vẫn tiếp tục cho đến nay.
Hình 1: Đị nh lu ậ t Moore Năm
Trong những năm 1970, phần mềm máy tính đã phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là phần mềm cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép doanh nghiệp lưu trữ, truy xuất và phân tích khối lượng lớn dữ liệu, tận dụng tối đa khả năng của phần cứng máy tính ngày càng tiên tiến.
Phần mềm bảng tính, một công cụ thiết yếu trong kinh doanh hiện đại, đã trở nên phổ biến từ những năm 1980 Nhờ vào bảng tính, các nhà quản lý có khả năng thực hiện các phân tích kinh doanh phức tạp mà không cần phụ thuộc vào lập trình viên để phát triển các chương trình tùy chỉnh.
Sự phát triển phần cứng và phần mềm máy tính của những năm 1960, 1970 và
1980 đã mở đường cho sự phát triển của hệ thống ERP.
Những nỗ lực đầu tiên để chia sẻ tài nguyên
Vào những năm 1980, khi máy tính cá nhân trở nên phổ biến trong kinh doanh, người dùng cần một cách hiệu quả để chia sẻ thiết bị ngoại vi và dữ liệu, vì máy in và đĩa cứng lúc bấy giờ khá đắt Thông tin kinh doanh quan trọng được lưu trữ trên máy tính cá nhân, nhưng việc chia sẻ thông tin điện tử còn gặp nhiều khó khăn Đến giữa những năm 1980, sự phát triển của viễn thông đã cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu và thiết bị ngoại vi qua các mạng cục bộ, giúp nhân viên trong tổ chức tải dữ liệu từ máy tính trung tâm xuống máy tính để bàn và làm việc hiệu quả hơn.
Kiến trúc máy khách - máy chủ hiện nay cho phép máy chủ trở nên mạnh mẽ hơn, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng Khả năng mở rộng này có nghĩa là công suất của thiết bị có thể tăng lên thông qua việc thêm phần cứng mới, giúp kéo dài tuổi thọ của khoản đầu tư phần cứng Điều này tạo ra sự linh hoạt cho mạng máy khách - máy chủ, điều mà thường không có ở các hệ thống dựa trên máy tính lớn (mainframe).
Cuối những năm 1980, sự phát triển của hệ thống ERP được hỗ trợ bởi nhiều phần cứng và phần mềm thiết yếu, bao gồm tính toán nhanh, truy cập mạng và công nghệ cơ sở dữ liệu tiên tiến.
Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) giúp doanh nghiệp lưu giữ và tổ chức dữ liệu kinh doanh một cách hiệu quả, đồng thời cho phép truy xuất thông tin dễ dàng Đến giữa những năm 1980, nhu cầu sử dụng DBMS gia tăng để hỗ trợ quản lý sự phát triển của các phần mềm ERP phức tạp.
Yếu tố quyết định cho sự phát triển phần mềm ERP là sự hiểu biết và chấp nhận từ phía cộng đồng doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức đầy đủ về lợi ích của hệ thống thông tin tích hợp và chưa sẵn sàng đầu tư nguồn lực cho việc phát triển phần mềm ERP.
Nguồn gốc sản xuất của ERP
Phần mềm sản xuất đã tiến hóa từ những năm 1960 và 1970, từ hệ thống theo dõi hàng tồn kho đơn giản đến phần mềm lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) MRP giúp lập lịch trình sản xuất, xác định thời gian và số lượng vận hành, đồng thời phát hành đơn đặt hàng mua để đáp ứng nhu cầu sản xuất Giám đốc nhà máy dựa vào dự báo bán hàng để tính toán nguyên vật liệu thô cần thiết và dự kiến chi phí Đối với các công ty có nhiều sản phẩm, việc dự báo này trở nên khả thi nhờ vào máy tính Sự phát triển của trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) đã giúp các công ty tối ưu hóa quy trình mua hàng, giảm chi phí và thời gian liên quan đến hóa đơn và đặt hàng giấy Ngày nay, lĩnh vực này được gọi là Quản lý chuỗi cung ứng (SCM), bắt đầu từ việc chia sẻ lịch trình sản xuất giữa các nhà sản xuất và nhà cung cấp.
Động lực của quản lý để phát triển ERP
Cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, nhiều công ty đã phải trải qua giai đoạn khó khăn về kinh tế, dẫn đến việc sắp xếp và tổ chức lại hoạt động Các cuộc đại tu công ty trở thành một giải pháp quan trọng để cải thiện hiệu quả và thích ứng với thị trường.
16 / 189 những kích thích cho sự phát triển ERP Các công ty cần tìm ra cách nào đó để tránh các loại tình huống sau:
Mountaineering, Inc là một nhà cung cấp dịch vụ ngoài trời phục vụ cho các vận động viên trẻ trung và sành điệu, tuy có lợi nhuận và cạnh tranh tốt nhưng hệ thống thông tin của công ty chưa được tích hợp và kém hiệu quả Bộ phận Tiếp thị và Bán hàng sử dụng quy trình giấy tờ phức tạp, gây khó khăn trong việc đàm phán và chốt doanh số với các nhà bán lẻ Để đảm bảo lịch trình sản xuất chính xác, Giám đốc Bộ phận sản xuất cần thông tin kịp thời về các đơn đặt hàng từ Bộ phận Tiếp thị và Bán hàng Thiếu thông tin này, Giám đốc sản xuất phải dự đoán sản phẩm và số lượng cần sản xuất, dẫn đến nguy cơ dự đoán sai lệch về nhu cầu thị trường.
Việc sản xuất thừa sản phẩm có thể do thị trường giảm sút hoặc thay đổi nhu cầu theo mùa, dẫn đến chi phí lưu kho cho công ty Ngược lại, sản xuất không đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu có thể gây ra tình trạng thiếu sản phẩm vào ngày giao hàng, làm khách hàng không hài lòng và có thể hủy đơn Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể phải trả thêm chi phí cho làm thêm giờ hoặc phí giao hàng nhanh.
Ban lãnh đạo các công ty lớn đã nhận ra rằng họ không thể tiếp tục chịu đựng sự kém hiệu quả do mô hình chức năng tổ chức kinh doanh gây ra, như minh họa trong ví dụ Mountaineering Mô hình này, có nguồn gốc từ hoạt động kinh doanh của Hoa Kỳ và được phát triển bởi Alfred P Sloan tại General Motors vào những năm 1930, tạo ra một kho thông tin hạn chế Nó làm giảm khả năng trao đổi thông tin giữa các cấp điều hành thấp hơn và chỉ cho phép lãnh đạo cao nhất xử lý thông tin, những người thường không nắm rõ các khu vực chức năng riêng lẻ.
Mô hình chức năng rất hữu ích trong nhiều thập kỷ và nó đã thành công ở Hoa
Trong bối cảnh cạnh tranh hạn chế, việc ra quyết định nhanh chóng không phải là yếu tố thiết yếu cho thành công Tuy nhiên, vào những năm 1990, khi thị trường thay đổi nhanh chóng, mô hình chức năng đã khiến các tổ chức trở nên cồng kềnh và không thể phản ứng kịp thời Do đó, cần thiết phải xem doanh nghiệp như một tập hợp các quy trình chức năng chéo, thay vì chỉ là mô hình kinh doanh chức năng với các kho thông tin riêng biệt Hiện nay, thông tin được luân chuyển giữa các nhóm điều hành mà không cần sự tham gia của quản lý cấp cao.
Dòng thông tin Marketing, Dòng thông tin Bán hàng, Dòng thông tin Sản xuất, Dòng thông tin Hậu cần, và Dòng thông tin Tài chính và Kế toán đều là những yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Dòng nguyên vật liệu và sản phẩm
Hình 2: Mô hình t ổ ch ứ c theo h ướ ng ch ứ c n ă ng
Tài chính và kế toán
Kế toán phải trả Kế toán phải thu
Marketing và bán hàng Mua sắm Sản xuất Hậu cần
Lưu trữ và vận chuyển
Dòng nguyên vật liệu và sản phẩm
Hình 3: Mô hình doanh nghi ệ p theo h ướ ng quy trình
Trong một công ty theo định hướng quy trình, luồng thông tin và hoạt động quản lý diễn ra "ngang" giữa các chức năng, phù hợp với quy trình sản xuất và cung ứng Dòng chảy ngang này không chỉ thúc đẩy sự linh hoạt mà còn giúp ra quyết định nhanh chóng Cuốn sách mang tính bước ngoặt của Michael Hammer, "Tái cấu trúc công ty: Tuyên ngôn cho cuộc cách mạng kinh doanh" (1993), đã làm nổi bật tầm quan trọng của việc quản lý quy trình kinh doanh Sự kết hợp giữa những tư tưởng của Hammer và tình hình kinh tế khó khăn cuối những năm 1980 đã khiến các nhà quản lý nhìn nhận phần mềm ERP như một giải pháp hiệu quả cho các vấn đề kinh doanh hiện tại.
Trong những năm gần đây, sự thúc đẩy áp dụng hệ thống ERP ngày càng mạnh mẽ, chủ yếu xuất phát từ nỗ lực của các công ty trong việc tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 Đạo luật này được ban hành nhằm ngăn chặn gian lận kế toán, đặc biệt sau những vụ bê bối lớn tại các tập đoàn như Enron và WorldCom.
SAP là công ty tiên phong trong phát triển phần mềm hệ thống ERP và hiện đang dẫn đầu thị trường phần mềm ERP Tính đến năm 2011, SAP phục vụ hơn 109.000 khách hàng, sở hữu 53.000 nhân viên và đạt doanh thu hàng năm lên đến 12,5 tỷ USD.
Lựa chọn nhà tư vấn và nhà cung cấp
Do tính phức tạp và quy mô lớn của các gói phần mềm ERP, việc hiểu và so sánh các hệ thống khác nhau trở nên khó khăn cho cá nhân Vì vậy, trước khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, các công ty thường tiến hành nghiên cứu nhu cầu của mình và thuê nhóm tư vấn phần mềm bên ngoài Nhóm tư vấn này sẽ làm việc cùng khách hàng, áp dụng kiến thức chuyên môn để lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp.
Sau khi giới thiệu nhà cung cấp, các chuyên gia tư vấn sẽ đề xuất các mô đun phần mềm phù hợp với hoạt động của công ty và cấu hình tối ưu cho từng mô đun Lập kế hoạch này không chỉ liên quan đến các nhà tư vấn và bộ phận CNTT mà còn cần sự phối hợp với quản lý tất cả các khu vực chức năng trong công ty.
Các câu hỏi liên quan đến ERP
Chi phí m ộ t h ệ th ố ng ERP là bao nhiêu?
Tổng chi phí triển khai hệ thống ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng Đầu tiên, quy mô của phần mềm ERP cần phù hợp với quy mô của công ty Thứ hai, doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào phần cứng mới để đảm bảo khả năng vận hành phần mềm ERP phức tạp Bên cạnh đó, phí tư vấn và chuyên gia phân tích cũng là một yếu tố cần xem xét Thời gian thực hiện hệ thống ERP có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, và cuối cùng, việc đào tạo nhân viên sẽ tốn cả thời gian lẫn chi phí.
Một công ty lớn, với hơn 1.000 nhân viên, có khả năng sẽ chi từ $100 triệu đến
Triển khai một hệ thống ERP đa quốc gia có thể tiêu tốn lên đến 500 triệu đô la, bao gồm 30 triệu đô la cho bản quyền phần mềm, 200 triệu đô la cho phí tư vấn, và hàng triệu đô la cho phần cứng mới cùng đào tạo nhân viên Quá trình cài đặt phức tạp này có thể kéo dài từ bốn đến sáu năm, đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và nguồn lực.
Một công ty quy mô trung bình (công ty có ít hơn 1.000 nhân viên) có thể chi từ
$ 10 triệu đến $ 20 triệu trong tổng chi phí triển khai và đưa hệ thống ERP của mình vào hoạt động trong khoảng hai năm
Các công ty nhỏ, với doanh thu hàng năm dưới 50 triệu USD, có thể đầu tư khoảng 300.000 USD cho việc triển khai ERP, trong khi các công ty có doanh thu từ 100 triệu đến 250 triệu USD có thể chi khoảng 1,4 triệu USD Thời gian triển khai ERP cho những công ty này thường kéo dài khoảng 10 tháng.
Có ph ả i m ọ i doanh nghi ệ p nên mua gói ERP?
Các gói ERP yêu cầu người dùng tuân theo một cách làm kinh doanh nhất định, điều này có thể không phù hợp với một số hoạt động hoặc bộ phận của doanh nghiệp Do đó, trước khi lựa chọn phương pháp tiếp cận ERP, doanh nghiệp cần phân tích chiến lược kinh doanh, cấu trúc tổ chức, văn hóa và hoạt động của mình để đảm bảo sự phù hợp.
Vào năm 2002, Kmart đã chịu tổn thất 130 triệu USD do một dự án chuỗi cung ứng ERP không thành công Khi đó, Kmart không hài lòng với phần mềm chuỗi cung ứng hiện tại và đã vội vàng triển khai một sản phẩm mới.
Trong suốt nhiều năm, Walmart, nhà bán lẻ lớn nhất tại Hoa Kỳ, đã quyết định không đầu tư vào một hệ thống ERP mà thay vào đó tự phát triển toàn bộ phần mềm của mình Triết lý của Walmart nhấn mạnh rằng công nghệ phải được thúc đẩy bởi các quy trình kinh doanh chiến lược toàn cầu Nhân viên CNTT của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa triết lý này.
Vào năm 2007, Walmart đã thay đổi chiến lược và quyết định triển khai SAP Financials, với mục tiêu phát triển kinh doanh tại nhiều quốc gia, bao gồm cả Trung Quốc Giám đốc điều hành của công ty nhấn mạnh rằng việc áp dụng gói SAP Financials sẽ hỗ trợ Walmart trong việc tối ưu hóa quy trình bán hàng trước khi tích hợp công nghệ.
Chính phủ Singapore đang triển khai dự án ERP kết nối 20 nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, dự kiến nâng cao hiệu quả hơn 20% và giảm thiểu thông tin trùng lặp Hệ thống này không chỉ bao gồm các phân hệ tài chính và quản lý nhân sự mà còn tích hợp hồ sơ y tế điện tử và quản lý lâm sàng Tuy nhiên, một số công ty có thể chưa sẵn sàng cho ERP, thường do ban lãnh đạo không nắm rõ quy trình nghiệp vụ hiện tại, dẫn đến quyết định triển khai chậm trễ Hệ thống ERP có thể giúp giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, nhưng nếu công ty không sẵn sàng thay đổi, họ sẽ phải chịu chi phí lớn cho phần mềm và tư vấn mà không đạt được hiệu quả như mong đợi.
Ph ầ n m ề m ERP có linh ho ạ t không?
Mặc dù hệ thống ERP, đặc biệt là SAP ERP, thường bị coi là cứng nhắc, nhưng nó thực sự cung cấp nhiều tùy chọn cấu hình cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu riêng Các lập trình viên có thể phát triển quy trình riêng biệt bằng ngôn ngữ lập trình ABAP của SAP Nền tảng NetWeaver cung cấp sự linh hoạt trong việc tích hợp cả các thành phần của SAP và không phải SAP vào hạ tầng CNTT của doanh nghiệp Tuy nhiên, các công ty cần thận trọng với mức độ tùy chỉnh lập trình để tránh việc chỉ đơn giản là tái tạo hệ thống thông tin hiện tại trong một gói phần mềm mới, thay vì tận dụng lợi ích từ các quy trình nghiệp vụ tích hợp và cải tiến.
21 / 189 đặt các hệ thống dành cho các chức năng Tài chính và Nhân sự với ít hoặc không có sửa đổi
Khi triển khai hệ thống ERP, việc cấu hình lại trong khi bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu có thể tốn kém và mất thời gian Do đó, lập kế hoạch kỹ lưỡng trước khi thực hiện là rất quan trọng Tùy chỉnh chương trình ERP sẽ dễ dàng hơn nhiều trong giai đoạn cấu hình hệ thống, trước khi dữ liệu được lưu trữ.
Doanh nghi ệ p có th ể mong đợ i l ợ i nhu ậ n gì t ừ vi ệ c đầ u t ư ERP?
Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích tài chính, nhưng việc tính toán chúng có thể gặp khó khăn do ERP tăng doanh thu và giảm chi phí theo những cách khó đo lường Thêm vào đó, một số thay đổi diễn ra theo thời gian dài, làm cho việc theo dõi hiệu quả trở nên phức tạp Cuối cùng, hệ thống thông tin cũ có thể không cung cấp dữ liệu chính xác về hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP, dẫn đến khó khăn trong việc so sánh.
Tuy nhiên, lợi tức đầu tư vào hệ thống ERP có thể được đo lường và diễn giải theo nhiều cách:
ERP giúp loại bỏ nỗ lực dư thừa và dữ liệu trùng lặp, từ đó tiết kiệm chi phí hoạt động Hệ thống này không chỉ tăng tốc độ sản xuất hàng hóa và dịch vụ mà còn thúc đẩy doanh số bán hàng hàng tháng, mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp.
Trong một số trường hợp, việc không triển khai hệ thống ERP có thể khiến một công ty bị các đối thủ cạnh tranh có hệ thống ERP ép buộc ngừng hoạt động Do đó, việc tính toán lợi thế về tiền tệ trong khi vẫn duy trì hoạt động kinh doanh là rất quan trọng.
Một hệ thống ERP hoạt động hiệu quả có khả năng giảm thiểu sự thất vọng cho nhân sự, nhà cung cấp, nhà phân phối và khách hàng của công ty Đây là một lợi ích thiết thực, mặc dù khó có thể định lượng chính xác.
Việc tiết kiệm chi phí và gia tăng doanh thu từ đầu tư vào hệ thống ERP diễn ra trong nhiều năm, khiến cho việc xác định con số chính xác về lợi ích tài chính từ khoản đầu tư ban đầu trở nên khó khăn.
SAP và R/3
Năm 1972, một cựu nhân viên phân tích hệ thống của IBM tại Mannheim, Đức đã sáng lập ra SAP (System analyse und Programmentwicklung) Mục tiêu của SAP là phát triển phần mềm tiêu chuẩn có khả năng cấu hình linh hoạt, đáp ứng nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp Phần mềm này cung cấp dữ liệu trong thời gian thực và cho phép người dùng làm việc trực tiếp trên màn hình máy tính, thay vì phải xử lý một khối lượng giấy tờ lớn.
Trong quá trình làm việc tại công ty hóa chất ICI của Đức, Plattner và Hopp đã phát triển ý tưởng về phần mềm mô đun Phần mềm mô đun bao gồm các chương trình độc lập có thể mua, cài đặt và vận hành riêng lẻ, nhưng tất cả đều truy cập dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu chung.
Năm 1982, SAP phát hành gói phần mềm ERP máy tính lớn R/2 Trong suốt những năm 1980, doanh số bán hàng tăng nhanh chóng, SAP đã mở rộng khả năng phần
26 / 189 mềm của mình và mở rộng ra các thị trường quốc tế Đến năm 1988, SAP đã thành lập các công ty con ở nhiều nước ngoài
Năm 1988, SAP khởi đầu việc phát triển hệ thống R/3 nhằm tận dụng công nghệ máy khách - máy chủ Đến năm 1992, phiên bản đầu tiên của SAP R/3 chính thức ra mắt Hệ thống này được thiết kế với kiến trúc mở, cho phép các công ty phần mềm bên thứ ba phát triển các sản phẩm bổ trợ có thể tích hợp dễ dàng với phần mềm hiện có.
Các tính năng của phần mềm SAP ERP:
Một số mô đun hiện tại của phần mềm SAP ERP bao gồm:
• Mô-đun Bán hàng và Phân phối
• Mô-đun Quản lý Vật tư (MM)
• Mô-đun Hoạch định Sản xuất (PP)
• Mô-đun Quản lý Chất lượng (QM)
• Mô-đun Bảo trì Nhà máy (PM)
• Mô-đun Quản lý Tài sản (AM)
• Mô-đun Nhân sự (HR)
• Mô-đun Hệ thống Dự án (PS)
• Mô-đun Kế toán Tài chính (FI)
• Mô-đun kiểm soát (CO)
• Mô-đun quy trình làm việc (WF)
Triển khai phần mềm SAP ERP:
Không phải mọi công ty sử dụng SAP đều triển khai tất cả các mô đun của SAP ERP Mức độ tích hợp dữ liệu đạt hiệu quả cao nhất khi công ty chọn một nhà cung cấp duy nhất cho toàn bộ các mô đun Các tùy chọn cấu hình cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các mô đun đã chọn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
Nhóm dung sai (Tolerance groups) xác định các phạm vi cụ thể cho giới hạn giao dịch SAP đã định nghĩa phương pháp nhóm dung sai như một cách để thiết lập giới hạn cho nhân viên, giúp quản lý hiệu quả hơn Cấu hình này cho phép các công ty điều chỉnh phương pháp luận nhóm dung sai theo nhu cầu riêng của họ.
SAP ERP là phần mềm tiên phong trong việc tích hợp ERP theo thời gian thực, được nhiều công ty lớn tin dùng mặc dù chi phí cao Phần mềm này tự động hóa việc cập nhật dữ liệu và áp dụng các phương pháp tốt nhất, giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ Các nhà thiết kế phần mềm của SAP đã lựa chọn những giải pháp hiệu quả nhất để cải thiện hiệu suất làm việc.
ERP đám mây so với ERP tại chỗ
Khi các công ty đang xem xét việc triển khai một hệ thống ERP mới hoặc nâng cấp giải pháp ERP hiện tại, cả hai lựa chọn đều mang lại những lợi ích riêng Việc đưa ra quyết định chiến lược liên quan đến hệ thống kinh doanh và đám mây cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố quan trọng.
• Đặc điểm của ERP đám mây và ERP tại chỗ
Khi so sánh ERP đám mây và ERP tại chỗ, các doanh nghiệp cần chú ý đến những yếu tố quan trọng như chi phí, chức năng, xu hướng công nghệ, khả năng nâng cấp, bảo mật, thời gian hoạt động, kịch bản kết hợp và lợi tức đầu tư Những cân nhắc này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu và chiến lược phát triển của mình.
B ả ng 1: So sánh các cách th ứ c tri ể n khai h ệ th ố ng ERP Đặc điểm của hệ thống
ERP tại chỗ Đặc điểm của một đám mây và hệ thống ERP tại chỗ kết hợp Đặc điểm của hệ thống ERP đám mây
• Định giá: mua giấy phép phần mềm
• Lưu trữ: hệ thống chạy trên cơ sở hạ tầng tại chỗ, do tổ chức điều hành
(không phải nhà cung cấp
ERP hoặc bên thứ ba)
Doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát thời gian và tần suất nâng cấp phần mềm, từ đó quyết định những nâng cấp nào cần thực hiện hoặc có thể bỏ qua.
• Có một số thành phần đám mây được ghép nối với ERP tại chỗ, cho dù đó là:
Lưu trữ dữ liệu có thể được thực hiện thông qua bên thứ ba hoặc nhà cung cấp ERP, với hệ thống không được lưu trữ tại chỗ mà được triển khai trên nền tảng đám mây thông qua mô hình Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ (IaaS).
(2) Tích hợp đám mây: tích hợp các ứng dụng Phần mềm như một Dịch vụ (SaaS) hoặc Nền tảng như một Dịch vụ (PaaS) với ERP tại chỗ
• Định giá: dựa trên đăng ký
• Lưu trữ: hệ thống chạy trên đám mây thông qua một nhà cung cấp ERP sử dụng IaaS
• Nâng cấp: bắt buộc và thường xuyên (hai đến ba lần một năm) và nhà cung cấp ERP thiết lập lịch trình cho thời điểm nâng cấp diễn ra.
Câu hỏi ôn tập và bài tập
Định luật Moore thường được coi là một xu hướng hơn là một chỉ số chính xác về số lượng bóng bán dẫn trên chip silicon Hiện tại, Định luật Moore đang đối mặt với nhiều thách thức, và nếu nó không còn đúng, điều này có thể ảnh hưởng sâu sắc đến tương lai của ngành công nghiệp máy tính.
Bài tập 2: Các đặc điểm chính của hệ thống ERP là gì? Một số tính năng mới được phát triển của hệ thống ERP là gì?
Nhiều bài báo đã đề cập đến hệ thống ERP trên các phương tiện truyền thông, cả in lẫn trực tuyến Một công ty đã có trải nghiệm tích cực khi triển khai hệ thống ERP, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh Ngược lại, một công ty khác lại gặp phải những khó khăn và thất vọng trong quá trình triển khai, dẫn đến việc không đạt được mục tiêu đề ra Những câu chuyện này phản ánh rõ ràng những lợi ích và thách thức mà các doanh nghiệp có thể gặp phải khi áp dụng hệ thống ERP.
Triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động Ví dụ về việc triển khai ERP có thể là một công ty sản xuất lớn áp dụng phần mềm ERP để quản lý chuỗi cung ứng, từ khâu đặt hàng nguyên liệu đến sản xuất và phân phối sản phẩm Qua việc tích hợp dữ liệu và quy trình, công ty có thể cải thiện khả năng dự báo nhu cầu, giảm thiểu tồn kho và tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban Những cải tiến này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
CÁC CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 29
Các khu vực chức năng và quy trình nghiệp vụ
Để nắm bắt khái niệm ERP, trước tiên cần phân tích cách thức hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc xem xét các khu vực chức năng chính, đại diện cho các hoạt động nghiệp vụ lớn trong một doanh nghiệp điển hình.
2.1.1 Các khu vực chức năng
Hầu hết các công ty hoạt động dựa trên bốn khu vực chức năng chính: Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM), Tiếp thị và Bán hàng (M/S), Kế toán và Tài chính (A/F), cùng với Nhân sự (HR) Mỗi khu vực này bao gồm nhiều chức năng nghiệp vụ cụ thể, phản ánh các hoạt động đặc trưng của từng lĩnh vực.
Các doanh nghiệp thường có cơ cấu tổ chức phân tách các khu vực chức năng, tương tự như cách tổ chức trong các trường học, với mỗi khu vực được giảng dạy như một khóa học riêng biệt Trong mô hình này, Tiếp thị và Bán hàng có thể hoàn toàn tách biệt khỏi Quản lý Chuỗi cung ứng, mặc dù họ phụ thuộc vào sản phẩm do bộ phận này cung cấp Điều này dẫn đến việc các khu vực chức năng không liên kết chặt chẽ với nhau Tuy nhiên, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các khu vực chức năng là rất quan trọng; mỗi bộ phận cần dữ liệu từ các bộ phận khác Do đó, việc tích hợp hiệu quả các hoạt động giữa các khu vực chức năng sẽ giúp công ty đạt được thành công trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
B ả ng 2: Ví d ụ v ề các ch ứ c nghi ệ p v ụ c ủ a các b ộ ph ậ n / phòng ban
Quản lý chuỗi cung ứng
Kế toán và tài chính
Quản lý nguồn nhân lực Chức năng nghiệp vụ
Tiếp thị sản phẩm Mua hàng hoá và nguyên liệu
Kế toán tài chính của việc thanh toán từ khách hàng và cho nhà cung cấp
Nhận đơn đặt hàng Nhận hàng hoá và nguyên liệu
Phân bổ và kiểm soát chi phí Đào tạo
Hỗ trợ khách hàng Vận chuyển và hậu cần
Lên kế hoạch và lập ngân sách
Quảng lý mối quan hệ khách hàng
Lên lịch vận hành sản xuất
Quản lý dòng tiền mặt
Dự báo bán hàng Sản xuất hàng hoá
Quảng cáo Bảo trì nhà xưởng
Tích hợp hệ thống thông tin không chỉ cải thiện giao tiếp mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc Mỗi khu vực chức năng đều cần dữ liệu từ các khu vực khác để hoạt động hiệu quả Hệ thống thông tin bao gồm con người, quy trình, phần mềm và phần cứng, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, tổ chức, phân tích và cung cấp thông tin cần thiết.
Quy trình nghiệp vụ bao gồm các hoạt động sử dụng đầu vào để tạo ra đầu ra có giá trị cho khách hàng, có thể là khách hàng bên ngoài hoặc nội bộ Ví dụ, Tiếp thị và Bán hàng liên kết chặt chẽ với Quản lý chuỗi cung ứng trong việc cung cấp sản phẩm cho người tiêu dùng.
B ả ng 3: Ví d ụ v ề quy trình nghi ệ p v ụ liên quan đế n bán đ i ệ n tho ạ i thông minh Đầu vào Khu vực chức năng chịu trách nhiệm cho đầu vào
Yêu cầu mua điện thoại thông minh
Marketing và bán hàng Đơn đặt hàng Đơn hàng được phát sinh
Hỗ trợ tài chính cho mua hàng
Kế toán và tài chính Sắp xếp tài chính nội bộ
Khách hàng có tài chính thông qua công ty điện thoại thông minh
Quản lý chuỗi cung ứng Vận chuyển và giao hàng
Khách hàng nhận được điện thoại thông minh
Hỗ trợ kỹ thuật Marketing và Bán hàng Đường dây hỗ trợ 24 giờ sẵn có
Yêu cầu kỹ thuật của khách hàng được giải quyết
Quy trình nghiệp vụ giúp nhà quản lý hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, chẳng hạn như khi một khách hàng muốn mua điện thoại thông minh mới Khách hàng tìm kiếm thông tin về sản phẩm và các phụ kiện công nghệ để đưa ra lựa chọn tốt nhất Họ mong muốn đặt hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời có thể sắp xếp tài chính thông qua công ty Khách hàng kỳ vọng vào việc giao hàng nhanh chóng và chính xác, cùng với dịch vụ hỗ trợ 24/24 để giải quyết mọi vấn đề phát sinh Họ không quan tâm đến quy trình sản xuất hay logistics, mà chỉ muốn sở hữu công nghệ điện thoại di động mới nhất với mức giá hợp lý.
Doanh nghiệp cần xem xét quan điểm của khách hàng trong mọi giao dịch Sự khác biệt giữa chức năng nghiệp vụ và quy trình nghiệp vụ từ góc độ khách hàng là rất quan trọng Chẳng hạn, khi điện thoại di động của khách hàng bị hỏng trong quá trình vận chuyển, việc chấp nhận trả lại sản phẩm hỏng chỉ thuộc một khu vực chức năng Đây là một chức năng nghiệp vụ, cụ thể là một phần của quản lý quan hệ khách hàng trong lĩnh vực Tiếp thị và Bán hàng Việc hiểu rõ quy trình này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng cường mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Quy trình sửa chữa và trả lại điện thoại di động cho khách hàng liên quan đến 32/189 khu vực chức năng, cho thấy đây là một quy trình nghiệp vụ phức tạp Trong trường hợp này, khách hàng phải tương tác với nhiều bộ phận của công ty trong suốt quá trình mua và nhận điện thoại thông minh.
Tương tác thành công với khách hàng không yêu cầu họ phải giao tiếp riêng lẻ với từng chức năng trong quy trình nghiệp vụ Nếu các công ty không hợp tác giữa các bộ phận, khách hàng có thể nhận thông tin mâu thuẫn và dễ dàng trở nên không hài lòng Các nhà quản lý thành công luôn nhìn nhận hoạt động kinh doanh từ góc độ của khách hàng và nỗ lực để đảm bảo sự hài lòng của họ.
Để tạo dựng một "bộ mặt" nhất quán và tích cực cho khách hàng, công ty điện thoại di động cần đảm bảo sự tích hợp giữa các khu vực chức năng Trong bối cảnh công nghệ điện thoại di động thay đổi nhanh chóng, nhân viên bán hàng phải luôn cập nhật thông tin về các loại điện thoại mới nhất để tránh tình trạng khách hàng đặt hàng sản phẩm không còn sản xuất Đồng thời, bộ phận sản xuất cần nhận thông tin đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác từ nhân viên bán hàng, giúp đóng gói và vận chuyển sản phẩm đúng hạn Nếu khách hàng vay tiền mua điện thoại thông minh, nhân viên bán hàng cần thu thập và xử lý thông tin khách hàng kịp thời để khoản tài trợ được phê duyệt, hỗ trợ việc giao hàng đúng thời gian.
Chia sẻ dữ liệu hiệu quả giữa các khu vực chức năng giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ Hệ thống thông tin tích hợp, được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ dữ liệu, cho phép các nhà quản lý kiểm soát tổ chức tốt hơn Nhờ vào luồng thông tin được cải thiện, giao tiếp giữa các bộ phận trong công ty cũng trở nên hiệu quả hơn.
Tích hợp hệ thống thông tin giúp tăng năng suất và giảm chi phí, tạo ra một tổ chức hiệu quả hơn với các quy trình nghiệp vụ tối ưu.
Các doanh nghiệp sử dụng tài nguyên vật chất, con người và thiết bị để chuyển đổi thành hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng Quản lý hiệu quả các yếu tố đầu vào và quy trình nghiệp vụ yêu cầu thông tin chính xác và cập nhật Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng, trong khi nhân viên sản xuất lên lịch sản xuất Nhân viên logistics sắp xếp giao hàng sản phẩm, và nếu cần nguyên liệu thô, bộ phận sản xuất yêu cầu nhân viên thu mua thực hiện việc mua hàng Logistics sẽ nhận nguyên vật liệu, xác minh biên nhận với kế toán để thanh toán cho nhà cung cấp, và chuyển hàng đến nơi sản xuất Kế toán duy trì hồ sơ giao dịch trong suốt quy trình nghiệp vụ.
Các khu vực chức năng và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhỏ 33
Chúng ta sẽ phân tích cách các quy trình nghiệp vụ liên quan đến nhiều khu vực chức năng thông qua ví dụ về một cửa hàng cà phê Việc phối hợp giữa các khu vực chức năng là rất quan trọng để đạt được quy trình nghiệp vụ hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất Để điều phối các hoạt động trong các khu vực chức năng khác nhau, cần có thông tin chính xác và kịp thời.
2.2.1 Quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) bao gồm các chức năng như phát triển kế hoạch sản xuất, đặt hàng nguyên liệu thô, nhận nguyên liệu, sản xuất sản phẩm, bảo trì cơ sở vật chất và vận chuyển sản phẩm đến khách hàng Trong bối cảnh quán cà phê, SCM liên quan đến việc pha chế cà phê và mua nguyên liệu thô Kế hoạch sản xuất cần đảm bảo cà phê luôn sẵn có mà không gây lãng phí, yêu cầu dự báo bán hàng từ bộ phận Tiếp thị và Bán hàng Dự báo này dựa trên ước tính nhu cầu sản phẩm trong tương lai và sẽ chính xác hơn khi sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử, với các yếu tố như thời tiết và sự kiện xã hội ảnh hưởng đến nhu cầu.
Dự báo từ Tiếp thị và Bán hàng là yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch sản xuất, giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu và tối ưu hóa quy trình sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định.
Kế hoạch sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc xác định yêu cầu nguyên liệu như hạt cà phê, túi trà, chất làm ngọt, kem và sữa, cũng như bao bì như cốc, máy khuấy, ống hút, đĩa và khăn ăn Việc tạo đơn đặt hàng nguyên liệu và bao bì dựa trên những yêu cầu này giúp đảm bảo rằng cửa hàng sẽ không gặp phải tình trạng thiếu hụt nguyên liệu, từ đó duy trì doanh số bán hàng ổn định Đồng thời, kế hoạch này cũng giúp tránh tình trạng tồn kho quá mức, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng hàng hóa.
Quản lý chuỗi cung ứng, tiếp thị và bán hàng cần xác định công thức cho từng sản phẩm đồ uống, ví dụ như lượng hạt cà phê cần dùng cho mỗi bình cà phê Công thức chuẩn đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định số lượng đặt hàng cho từng nguyên liệu thô, thuộc chức năng mua hàng Hơn nữa, việc áp dụng công thức này cũng rất cần thiết để duy trì hồ sơ sản xuất chính xác, giúp các nhà quản lý trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan.
Kế toán và Tài chính có thể giúp phân tích chi phí từng cốc cà phê, cho phép các nhà quản lý so sánh chi phí thực tế với giá thành dự kiến để pha chế một tách cà phê.
2.2.2 Tiếp thị và bán hàng
Chức năng Tiếp thị và Bán hàng bao gồm phát triển sản phẩm, xác định giá cả, quảng bá sản phẩm và nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Ngoài ra, Tiếp thị và Bán hàng còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra dự báo bán hàng, góp phần đảm bảo sự thành công cho quán cà phê.
Để quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh tiền mặt, việc theo dõi khách hàng là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp có thể gửi tờ rơi hoặc lời cảm ơn định kỳ cho những khách hàng lặp lại Do đó, hồ sơ không chỉ cần ghi lại số lượng bán hàng mà còn phải xác định rõ khách hàng thường xuyên quay lại.
Phát triển sản phẩm có thể diễn ra một cách không chính thức trong các doanh nghiệp nhỏ, thông qua việc thu thập thông tin về sở thích của khách hàng và phân tích phản hồi về từng sản phẩm Việc xem xét hồ sơ bán hàng lịch sử giúp phát hiện các xu hướng tiềm ẩn Quyết định về việc có bán sản phẩm hay không còn phụ thuộc vào chi phí sản xuất, ví dụ như nhu cầu về cà phê không chứa caffein hoặc trà chai từ khách hàng.
Để xác định liệu sản phẩm mới có thể được sản xuất và bán có lãi hay không, cần phân tích dữ liệu từ quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm thông tin về chi phí sản xuất và quản lý nguyên liệu Trong một quán cà phê nhỏ, chủ cửa hàng thường biết khách hàng của mình và có thể chấp nhận mua chịu đến một mức nhất định Do đó, hồ sơ phải ghi rõ số nợ và tín dụng hiện có của từng khách hàng Dữ liệu phải chính xác và sẵn có khi khách hàng yêu cầu tín dụng Chức năng kế toán đóng vai trò quan trọng trong quy trình bán hàng, vì hồ sơ kế toán và tài chính cần được truy cập trong quá trình này.
2.2.3 Kế toán và tài chính
Kế toán và Tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế toán tài chính, nhằm cung cấp tóm tắt dữ liệu hoạt động cho các báo cáo quản lý Chức năng của bộ phận này bao gồm kiểm soát tài khoản, lập kế hoạch và ngân sách, cũng như quản lý dòng tiền Họ ghi lại dữ liệu thô từ các giao dịch như bán hàng, mua nguyên liệu, tính lương và thu tiền từ khách hàng, với dữ liệu thô là những con số được thu thập từ hoạt động bán hàng, sản xuất và các hoạt động khác.
Không có bất kỳ thao tác hay tính toán nào được thực hiện để trình bày dữ liệu Những thông tin này sau đó được tóm tắt một cách có ý nghĩa nhằm xác định lợi nhuận của quán cà phê và hỗ trợ cho quá trình ra quyết định.
Dữ liệu từ Kế toán và Tài chính đóng vai trò quan trọng trong các quyết định của Tiếp thị, Bán hàng và Quản lý chuỗi cung ứng Hồ sơ bán hàng là yếu tố then chốt trong việc dự báo doanh thu, hỗ trợ quyết định về nhân sự và lập kế hoạch sản xuất Thông tin từ các khoản phải thu giúp xác định khả năng cấp tín dụng cho khách hàng và theo dõi chính sách tín dụng của quán cà phê Đồng thời, cần đảm bảo có đủ tiền mặt để mua nguyên liệu thô và thiết bị mới.
Một doanh nghiệp, dù nhỏ, cũng cần nhân viên hỗ trợ cho các lĩnh vực Tiếp thị, Bán hàng và Quản lý Chuỗi Cung ứng, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và bồi thường cho nhân viên Tất cả những hoạt động này đều thuộc chức năng của bộ phận Nhân sự (HR).
Tại quán cà phê, số lượng nhân viên và thời gian tuyển dụng phụ thuộc vào mức độ bán cà phê và trà Bộ phận Nhân sự sử dụng dự báo bán hàng để xác định nhu cầu nhân sự Trong những giờ hoặc ngày cao điểm, có thể cần nhân viên bán thời gian, nhưng mức lương cho họ lại phụ thuộc vào điều kiện thị trường việc làm và luật pháp hiện hành Nhiệm vụ của Bộ phận Nhân sự là giám sát các điều kiện này để đảm bảo tuyển dụng hiệu quả.
Hệ thống thông tin theo khu vực chức năng
Bài viết này sẽ trình bày các đầu vào và đầu ra tiềm năng cho từng khu vực chức năng trong doanh nghiệp, nhấn mạnh các loại dữ liệu cần thiết cho từng lĩnh vực Nó cũng sẽ giải thích cách mọi người sử dụng dữ liệu và hệ thống thông tin để duy trì mối quan hệ giữa các khu vực chức năng và các quy trình nghiệp vụ.
2.3.1 Quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) cũng cần thông tin từ các khu vực chức năng khác nhau
Các công ty sản xuất thiết lập kế hoạch sản xuất chi tiết để mở rộng năng lực, tuyển dụng công nhân mới và chi trả thêm giờ làm cho nhân viên hiện tại Những kế hoạch này dựa trên thông tin doanh số bán hàng thực tế và dự kiến từ bộ phận Tiếp thị và Bán hàng Chức năng thu mua sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng nguyên vật liệu, lô hàng dự kiến, thời gian giao hàng và mức tồn kho hiện có Với dữ liệu chính xác về nhu cầu sản xuất, nguyên liệu và bao bì có thể được đặt hàng kịp thời, đảm bảo quản lý tồn kho hiệu quả.
Để tiết kiệm chi phí và duy trì sản xuất hiệu quả, việc giữ mức tồn kho thấp là rất quan trọng Tuy nhiên, dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến thiếu hụt nguyên liệu và bao bì, gây gián đoạn sản xuất và bỏ lỡ ngày giao hàng Để tránh tình trạng này, các công ty thường dự trữ an toàn, nhưng điều này có thể dẫn đến đầu tư quá mức vào hàng tồn kho Nếu hàng hóa nhạy cảm với thời gian bị lưu trữ quá lâu, chúng có thể hư hỏng và phải tiêu hủy Độ chính xác của dự báo rất quan trọng trong việc xác định lượng tồn kho an toàn cần thiết để giảm thiểu rủi ro Dự báo chính xác giúp giảm nhu cầu về hàng tồn kho bổ sung và tối ưu hóa năng lực sản xuất Hơn nữa, việc chia sẻ thông tin lập kế hoạch với các nhà cung cấp có thể cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm giá thành sản phẩm.
Bản ghi của Quản lý chuỗi cung ứng cung cấp dữ liệu quan trọng cho Tài chính, giúp xác định mức độ sử dụng các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công và chi phí trong quá trình sản xuất sản phẩm hoàn thành trong kho.
Dữ liệu quản lý chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động tiếp thị và bán hàng, cung cấp thông tin chi tiết về quy trình sản xuất và vận chuyển hàng hóa Chẳng hạn, các nhà bán lẻ trực tuyến như Amazon sử dụng dữ liệu này để cung cấp thông tin chi tiết cho khách hàng trên trang web của họ.
Kế toán và Tài chính
Quản lý chuỗi cung ứng Đơn hàng nguyên liệu và đóng gói
Khả năng có sẵn và giao hàng nguyên liệu
Các yêu cầu luật pháp và thông tin công việc
Nhu cầu thuê và thông tin nhân sự
Dữ liệu khả năng có sẵn sản phẩm và tình trạng đơn hàng
Dự báo bán hàng và đơn đặt hàng
Dữ liệu bán hàng và phân tích chi phí sản xuất
Kế hoạch sản xuất, nguyên liệu, tồn kho
Hình 4: Khu v ự c ch ứ c n ă ng Qu ả n l ý chu ỗ i cung ứ ng trao đổ i d ữ li ệ u v ớ i các nhà cung c ấ p và v ớ i các khu v ự c ch ứ c n ă ng Nhân s ự , Ti ế p th ị và Bán hàng, K ế toán và
Gửi email tự động thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được giao là một phương pháp hiệu quả, với các công ty vận chuyển như UPS và FedEx cung cấp thông tin trực tuyến qua số theo dõi Khách hàng có thể theo dõi quy trình giao hàng, từ khâu chuẩn bị đến khi nhận hàng, như dịch vụ của Domino’s Pizza Thông tin sản xuất chính xác và kịp thời không chỉ hỗ trợ quá trình bán hàng mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng Amazon đã đứng đầu trong khảo sát trải nghiệm khách hàng của Tập đoàn Temkin năm 2011, với hai yếu tố quan trọng là trải nghiệm chức năng và khả năng tiếp cận Để đạt được điều này, cần có sự tích hợp hiệu quả giữa các quy trình Tiếp thị, Bán hàng và Quản lý chuỗi cung ứng.
Quản lý chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc tương tác với Nguồn nhân lực, chẳng hạn như chuyển thông tin tuyển dụng cho Bộ phận nhân sự Đồng thời, Bộ phận nhân sự cũng thông báo cho Ban quản lý chuỗi cung ứng về các chính sách sa thải và thu hồi của công ty, có thể ảnh hưởng đến công nhân trong nhà máy.
Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm đầu vào như dữ liệu bán sản phẩm, kế hoạch sản xuất, mức tồn kho, và chính sách sa thải, thu hồi của công ty Đầu ra của quá trình này có thể là đơn đặt hàng nguyên liệu thô, đơn đặt hàng đóng gói, dữ liệu chi tiêu nguồn lực, báo cáo sản xuất và tồn kho, cùng với thông tin tuyển dụng.
2.3.2 Tiếp thị và bán hàng
Khu vực Tiếp thị và Bán hàng (M/S) cần thu thập thông tin từ tất cả các chức năng để thực hiện hiệu quả các hoạt động kinh doanh mà họ phụ trách.
Khách hàng có thể thông báo đơn đặt hàng qua nhiều kênh như nhân viên bán hàng trực tiếp, điện thoại, email, fax hoặc web Đối với hệ thống dựa trên Web, dữ liệu khách hàng và đơn đặt hàng sẽ được lưu trữ tự động, trong khi dữ liệu phải được nhập thủ công nếu không sử dụng hệ thống tự động Các đơn đặt hàng cần được chuyển cho Quản lý chuỗi cung ứng để lập kế hoạch và cho bộ phận Kế toán và Tài chính để thực hiện hóa đơn.
Phân tích xu hướng bán hàng từ 39/189 hàng bán có giá trị quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh Quản lý Tiếp thị và Bán hàng có thể tận dụng báo cáo để đánh giá hiệu quả các nỗ lực tiếp thị, từ đó xác định chiến lược phù hợp cho lực lượng bán hàng.
Tiếp thị và Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá sản phẩm, yêu cầu hiểu biết về cạnh tranh thị trường và chi phí sản xuất Giá sản phẩm thường được tính dựa trên chi phí đơn vị cộng với một tỷ lệ phần trăm Chẳng hạn, nếu chi phí sản xuất một sản phẩm là 5 USD và ban quản lý muốn tăng giá lên 40%, giá bán sẽ là 7 USD Để xác định chi phí sản xuất, cần có thông tin từ Kế toán và Tài chính, dựa vào dữ liệu từ Quản lý chuỗi cung ứng.
Bộ phận Tiếp thị và Bán hàng cần hợp tác chặt chẽ với Bộ phận Nhân sự để trao đổi thông tin về nhu cầu tuyển dụng và các yêu cầu pháp lý liên quan Khi có cơ hội tuyển dụng nhân viên bán hàng cấp dưới, Bộ phận Nhân sự sẽ đảm nhận việc quảng cáo vị trí này Ngoài ra, Bộ phận Nhân sự cũng sẽ thông báo về các chính sách hoàn trả chi phí cho những nhân viên bán hàng có công việc yêu cầu di chuyển.
Các yếu tố đầu vào quan trọng cho Tiếp thị và Bán hàng bao gồm dữ liệu khách hàng, thông tin đặt hàng, xu hướng bán hàng và chi phí trên mỗi giao dịch.
Kế toán và Tài chính
Tình trạng đơn hàng Đơn đặt hàng
Các yêu cầu luật pháp và thông tin công việc
Nhu cầu thuê và thông tin nhân sự
Dữ liệu đơn hàng bán
Phân tích chi phí lợi nhuận
Dữ liệu sản phẩm sẵn có và tinh trạng đơn hàng
Dự báo bán hàng và đơn đặt hàng
Hình 5: Khu v ự c ch ứ c n ă ng Ti ế p th ị và Bán hàng trao đổ i d ữ li ệ u v ớ i khách hàng và v ớ i các khu v ự c ch ứ c n ă ng Nhân s ự , K ế toán và Tài chính và Qu ả n l ý
Chính sách chi phí đi lại của công ty bao gồm 40/189 đơn vị, ảnh hưởng đến đầu ra cho Tiếp thị và Bán hàng Các yếu tố quan trọng trong chiến lược này bao gồm chiến lược bán hàng, định giá sản phẩm và nhu cầu việc làm.
2.3.3 Kế toán và tài chính
Kế toán và Tài chính (A/F) cần thông tin từ tất cả các khu vực chức năng khác để hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách chính xác
Câu hỏi ôn tập và bài tập
Một trường đại học có thể tổ chức dịch vụ giáo dục của mình xung quanh các quy trình nghiệp vụ thay vì các chức năng nghiệp vụ bằng cách tối ưu hóa trải nghiệm học tập của sinh viên Việc này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quản lý mà còn tạo ra một môi trường học tập tích cực hơn Tập trung vào quy trình nghiệp vụ sẽ mang lại lợi ích lớn cho sinh viên, giúp họ tiếp cận thông tin nhanh chóng, tương tác tốt hơn với giảng viên và nhận được sự hỗ trợ kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng giáo dục.
Để thực hiện quy trình mua hàng trên trang web Amazon mà không thực sự hoàn tất giao dịch, người dùng có thể truy cập vào http://www.amazon.com và tìm kiếm một sản phẩm mong muốn Trong quá trình này, các luồng thông tin giữa các bộ phận tại Amazon như Tiếp thị và Bán hàng, Kế toán và Tài chính, cùng với Quản lý Chuỗi cung ứng được thể hiện rõ ràng Tiếp thị và Bán hàng phối hợp để thu hút khách hàng, trong khi Kế toán và Tài chính đảm bảo tính chính xác của giao dịch và quản lý dòng tiền Quản lý Chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình trạng hàng hóa và đảm bảo sản phẩm sẵn sàng cho giao dịch Tổng thể, quy trình mua hàng tại Amazon rất dễ dàng và thuận tiện, tạo điều kiện cho người tiêu dùng có trải nghiệm mua sắm mượt mà.
Khi bạn mua một món đồ điện tử công nghệ cao, quy trình này thường liên quan đến nhiều khu vực chức năng khác nhau Đầu tiên, bạn có thể bắt đầu bằng việc nghiên cứu sản phẩm qua các trang web đánh giá và so sánh giá cả Tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu về các tính năng và lợi ích của sản phẩm để đảm bảo nó phù hợp với nhu cầu của mình Sau khi quyết định, bạn sẽ chọn nơi mua, có thể là cửa hàng trực tiếp hoặc trực tuyến, và xem xét các yếu tố như chính sách bảo hành và dịch vụ khách hàng Cuối cùng, bạn hoàn tất giao dịch và nhận sản phẩm, đồng thời có thể chia sẻ trải nghiệm của mình với người khác qua các nền tảng mạng xã hội hoặc diễn đàn.
Biên nhận mua hàng là tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin cần thiết cho các chức năng nghiệp vụ như kiểm tra giao dịch, xử lý hoàn trả và đổi hàng Để thực hiện các quy trình này, thông tin từ biên nhận như số hóa đơn, ngày mua và chi tiết sản phẩm cần được lưu trữ và sử dụng Khi bạn muốn trả lại mặt hàng, biên nhận sẽ giúp xác minh giao dịch và đảm bảo quyền lợi của bạn trong quá trình hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm.
Để tối đa hóa doanh số bán hàng cho cửa hàng kem tại hồ bơi, việc cho phép khách hàng mua hàng theo hình thức tín dụng là một chiến lược hiệu quả, đặc biệt khi hầu hết mọi người không mang theo tiền mặt Để quản lý tín dụng này, bạn cần theo dõi số dư nợ của từng khách hàng, đảm bảo họ không vượt quá giới hạn $20 Các vấn đề có thể phát sinh bao gồm việc khách hàng quên thanh toán, khả năng không thu hồi được nợ, và việc kiểm soát số lượng khách hàng sử dụng tín dụng, điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của cửa hàng.