KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Mô tả bài toán quản lý
Trong quá trình khảo sát công việc bán hàng, nhóm nhận thấy các cửa hàng quy mô vừa và nhỏ hiện chỉ có một vài nhân viên phụ trách trông coi, bán hàng và hướng dẫn khách Tuy nhiên, cửa hàng đang trên đà phát triển mạnh mẽ với số lượng sản phẩm ngày càng tăng, đảm bảo chất lượng để đáp ứng nhu cầu mua sắm ngày càng lớn của người tiêu dùng.
Nhiều cửa hàng hiện nay chỉ quản lý hoạt động kinh doanh dựa trên sổ sách giấy tờ, dẫn đến hiệu quả thấp trong việc theo dõi doanh thu và hàng tồn kho Do đó, bài viết này đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin để cải thiện quy trình quản lý bán hàng, giúp cửa hàng hoạt động hiệu quả hơn.
Hệ thống quản lý bán hàng bao gôm các chức năng sau:
Công tác hệ thống quản lý bán hàng của cửa hàng
Sau khi nhập kho, người quản lý bán hàng sẽ chọn lựa những mặt hàng tiêu thụ nhanh nhất và gửi hóa đơn cho nhà cung cấp Khi hàng mới về, chủ cửa hàng cần kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa để đảm bảo đạt yêu cầu Nếu hàng đạt tiêu chuẩn, chúng sẽ được chuyển vào kho Khi các gian hàng bán hết, hàng mới sẽ được xếp vào các gian hàng trống theo từng loại sản phẩm riêng.
Khi nhận hàng, chủ cửa hàng và nhà cung cấp cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và chất lượng sản phẩm, cũng như nguồn gốc hàng hóa để đảm bảo không có sản phẩm kém chất lượng và số lượng không bị hao hụt Việc này rất quan trọng để duy trì uy tín của cửa hàng Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, cửa hàng có cơ hội thu hút nhiều khách hàng và tăng lợi nhuận Ngược lại, nếu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, nhà cung cấp sẽ phải xem xét lại và cung cấp hàng hóa thay thế phù hợp.
Khách mua lẻ sẽ được phục vụ bởi nhân viên tại từng gian hàng để tránh mất hàng hóa Mặc dù các sản phẩm đã có giá bán dán, nhân viên vẫn sẵn sàng hướng dẫn khách hàng lựa chọn và sử dụng sản phẩm Sau khi hoàn tất việc lựa chọn, khách hàng mang hàng hóa đến quầy thanh toán để thanh toán.
Khách hàng mua số lượng lớn thường nhận được nhiều ưu đãi, bao gồm việc giảm giá cho từng sản phẩm Ngoài ra, nếu chủ cửa hàng cho phép, khách hàng có thể được nợ tiền cho đến khi đủ khả năng thanh toán, với hóa đơn nợ được ghi lại và thanh toán qua hóa đơn bán hàng Hóa đơn này sau đó sẽ được bộ phận kế toán lưu giữ và thống kê.
1.2.3 Đánh giá hệ thống bán hàng của cửa hàng Đại đa số các cửa hàng mới được thành lập với quy mô vừa và nhỏ nhưng số lượng hàng rất phong phú và đa dạng Do chỉ sử dụng phương pháp thủ công trên giấy tờ, sổ sách nên công việc quản lý cửa hàng còn gặp nhiều khó khăn và phức tạp nên chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng Công việc quản lý các mặt hàng còn gặp nhiều khó khăn từ khâu nhập hàng vào kho, kiểm kê hàng đến tổng hợp lỗ lãi, thống kê hàng tồn, thống kê các mặt hàng bán chạy, thống kê lợi…
Sau khi khảo sát, tìm hiểu và điều tra nhóm nhận thấy hệ thống bán hàng cần phải đạt những yêu cầu tối thiểu như
- Quản lý được các mặt hàng trong kho
- Quản lý được số lượng hàng xuất
- Quản lý được nhân viên nào nhập, xuất hàng
- Quản lý được việc nhập và xuất hàng b Yêu cầu phi chức năng
- Đảm bảo tính ổn định & an toàn dữ liệu khi sử dụng
- Dùng cho mọi đối tượng, kể cả người không hiểu về tin học
- Thời gian thực hiện không quá 6 tháng
- Lưu trữ dữ liệu an toàn, không để mất hoặc hư hỏng
- Bảo đảm vẫn hoạt động tốt khi dung lượng dữ liệu tăng lên
Công cụ thực hiện đề tài
1.3.1 Tổng quan về phần mềm Microsoft Access
Microsoft Access là một bộ phận trong gói phần mềm MS Office
MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, có khả năng lưu trữ và xử lý tính toán dữ liệu
Một file CSDL trong MS Access có đuôi dạng MDB (với access 2003) hoặc ACCDB ( với MS Access 2007 hoặc cao hơn)
1.3.2 Các thành phần trong màn hình Access
Giao diện của Access bao gồm các thành phần chính như Toolbar, menubar và các menu: File, Edit, View, Insert, Tools, Window, Help Cửa sổ Database là một trong những phần quan trọng nhất, chứa các đối tượng như Bảng (Table), Truy vấn (Query), Mẫu biểu (Form), Báo cáo (Report), Macro và Module Các đối tượng này có khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, tạo báo cáo thông tin và tự động thực hiện nhiều tác vụ khác.
1.3.3 Các đối tượng trong Access
Hình 1.1: Giao diện chương trình access
Bảng là một công cụ quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu, chứa thông tin liên quan đến một chủ đề cụ thể Trong một cơ sở dữ liệu, có thể có nhiều bảng, mỗi bảng bao gồm nhiều trường (field) và bản ghi (record).
Truy vấn (Query) là công cụ dùng để khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, cho phép người dùng chọn và xem thông tin từ một hoặc nhiều bảng theo nhu cầu Trong Microsoft Access, người dùng có thể tạo truy vấn thông qua phương tiện truy vấn đồ hoạ theo mẫu (QBE) hoặc bằng cách viết các lệnh SQL.
Mẫu biểu là công cụ quan trọng để nhập và xuất dữ liệu, cho phép người dùng nhanh chóng xem, nhập hoặc thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu Với thiết kế dễ sử dụng và hấp dẫn, mẫu biểu giúp điều khiển cách trình bày dữ liệu trên màn hình thông qua màu sắc, làm bóng và các quy cách số Người dùng có thể bổ sung các điều khiển như hộp danh sách thả xuống và hộp kiểm tra, cũng như hiển thị đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đồ trực tiếp trên mẫu Bên cạnh đó, mẫu biểu còn có khả năng biểu thị các tính toán dựa trên dữ liệu trong bảng, nâng cao tính năng và hiệu quả sử dụng.
Báo cáo là công cụ quan trọng để xuất dữ liệu, được thiết kế nhằm định dạng, tính toán, in ấn và tổng hợp thông tin đã chọn Người dùng có thể xem trước báo cáo trên màn hình trước khi in, giúp đảm bảo tính chính xác và thẩm mỹ Các báo cáo thường có hình thức trình bày phong phú và hấp dẫn, thu hút người xem.
5 có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể export ra các tập tin khác như Word/Exel
Macro là chuỗi hành động có cấu trúc mà Access thực hiện để phản ứng với một sự kiện cụ thể Ví dụ, một Macro có thể được thiết lập để mở một mẫu biểu thứ hai khi người dùng chọn một phần tử trên mẫu biểu chính Ngoài ra, Macro cũng có thể kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong một trường khi giá trị của trường đó thay đổi.
Module trong Microsoft Access là một đối tượng chứa các thủ tục tùy ý được lập trình bằng Microsoft Access Basic, một biến thể của Microsoft Basic Các module cho phép tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và hỗ trợ việc bẫy lỗi mà macro không thể thực hiện.
Access không chỉ là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) mà còn là hệ quản trị CSDL quan hệ, cung cấp công cụ Wizard giúp tự động tạo bảng, truy vấn và báo cáo Việc phân tách bảng trong Access giúp tránh dư thừa dữ liệu, làm cho nó trở thành công cụ hỗ trợ lý tưởng cho những người mới bắt đầu học tin học Nhờ vào Wizard và các tính năng tự động khác, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình.
- Dựa theo những phân tích trên em lựa chọn công cụ Microsoft Access phiên bản
2003 làm công cụ thực hiện đề tài của mình
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Bảng 2.1 Mô tả các chức năng của hệ thống
STT Tên chức năng Ý nghĩa
Cập nhật các thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp
Các chức năng thêm, lưu, xóa, thoát
2 Quản lý hóa đơn Quản lý thông tin hóa đơn hóa đơn
Các chức năng thêm lưu, xóa, thoát, in hóa đơn
3 Tìm kiếm Tìm kiếm thông tin của sản phẩm, nhân viên, khách hàng theo tên hoặc theo mã sản phẩm
4 Báo cáo Báo cáo số lượng hóa đơn bán theo tháng
Báo cáo giá các sản phẩm
HÓA ĐƠN TÌM KIẾM BÁO CÁO
Biểu đồ luồng dữ liệu
2.2.1 Quy ước trong biểu đồ
Biểu đồ luồng dữ liệu mô tả các chức năng của hệ thống và mối quan hệ chuyển giao thông tin giữa chúng, cung cấp cái nhìn tổng quan và sinh động về hệ thống.
Các ký hiệu để xây dựng biểu đồ :
• Kho dữ liệu: Thông tin cần lưu lại một thời gian để một hay nhiều chức năng sử dụng sau đó
+ Tên kho dữ liệu: là danh từ cộng với tính từ để diễn tả thông tin
+ Biểu diễn: Dùng cặp đoạn thẳng song song
Tên kho dữ liệu + Kho dữ liệu chỉ lưu trữ thông tin chứ không làm thay đổi thông tin Giữa các kho không trao đổi thông tin
• Tác nhân ngoài : Là một nhóm người hay một tổ chức ở bên ngoài hệ thống nhưng có sự trao đổi thông tin với hệ thống
+ Tên của tác nhân ngoài là một danh từ
+ Biểu diễn: Có thể dùng một hình chữ nhật để biểu diễn Giữa hai tác nhân ngoài không được trao đổi thông tin với nhau
Chức năng trong sơ đồ hình tròn được sử dụng để minh họa một quá trình hoặc chức năng cụ thể Đặc điểm nổi bật của chức năng này là khả năng biến đổi thông tin, tức là nó có khả năng thay đổi dữ liệu đầu vào theo nhiều cách khác nhau, bao gồm việc tổ chức lại, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới.
Dòng dữ liệu là quá trình chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, được thể hiện trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu Mũi tên này chỉ ra hướng di chuyển của dòng thông tin.
Tác nhân trong là một chức năng hoặc hệ con của hệ thống, được mô tả ở một trang khác trong mô hình, nhưng có khả năng trao đổi thông tin với các phần tử của trang hiện tại.
Như vậy, tác nhân trong xuất hiện trong biểu đồ luồng chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu
Trong biểu đồ luồng, tác nhân được thể hiện dưới dạng hình chữ nhật không có cạnh trên, bên trong có ghi tên tác nhân thuộc chức năng hoặc hệ thống con.
Tên tác nhân trong phải là một động từ kèm theo bổ ngữ khi cần
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quan nhất Ta xem cả hệ thống là một chức năng duy nhất Các tác nhân ngoài, các luồng dữ liệu vào ra giữa các chức năng và tác nhân ngoài
Sơ đồ 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Đây là sự phân rã trực tiếp từ biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh và phải đáp ứng một số yêu cầu như:
Thông tin khách hàng Đơn đặt hàng Hoá đơn bán hàng
+ Bảo toàn tác nhân ngoài và các luồng thông tin vào ra của hệ thống
+ Bổ sung thay thế một chức năng duy nhất bởi nhiều chức năng con
+ Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ, và các kho dữ liệu cần thiết
Sơ đồ 2.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Thông tin nhà cung cấp
Danh sách nhà cung cấp
Thông tin hoá đơn bán hàng
Thông tin khách mua hàng
Thông tin Khách hàng, Nhân viên, Sản phẩm, nhà cung cấp
Kết quả báo cáo Nhân viên
2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cập nhật thông tin (1)
Các chức năng của biểu đồ có thể được định nghĩa riêng lẻ hoặc kết hợp lại thành một biểu đồ đơn giản Các thành phần của biểu đồ phải tuân theo nguyên tắc nhất định.
+ Về chức năng phân rã chức năng ở mức trên thành các chức năng ở mức dưới thấp hơn
Luồng dữ liệu vào ra ở mức cao được lặp lại ở mức thấp hơn, đồng thời bổ sung thêm các luồng dữ liệu nhờ việc phân rã các chức năng và sự xuất hiện đầy đủ của các kho dữ liệu.
+ Về kho dữ liệu dần dần xuất hiện do nhu cầu nội bộ
+ Tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ như ở mức trên và không thêm gì
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Cập nhật thông tin (1)
Sơ đồ 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cập nhật thông tin (1)
Thông tin Nhân Viên Cập nhật thông tin (1)
Thông tin Nhà cung cấp
2.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý hóa đơn (2)
Sơ đồ 2.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý hóa đơn (2)
2.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Tìm kiếm (3)
Sơ đồ 2.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tìm kiếm (3)
Chi Tiết Hóa Đơn Nhân Viên
Quản lý hóa đơn (2) Hóa đơn mua hàng
Thông tin khách hàng, khách hàng, nhân viên, sản phẩm
2.2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo (4)
Sơ đồ 2.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo (4)
2.2.8 Mô hình thực thể liên kết
Sơ đồ 2.8: Mô hình thực thể liên kết
Thông tin chi tiết hóa đơn
Chi tiết hóa đơn Nhân viên
Sản phẩm Nhà cung cấp
THIẾT KẾ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
Xây dựng bảng (Table)
Hệ thống gồm có 6 bảng:
- Table: Chi tiết hóa đơn CHITIET HD
- Table: Nhà Cung Cấp NCC Được liên kết như hình dưới:
Hình 3.1:Mối quan hệ giữa các bảng
Bao gồm các thông tin về mã nhân viên, họ tên nv, giới, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại Với khóa chính là MANV
Bảng 3.1: Các trường của bảng nhân viên
File Name Data type Properties Ghi chú
20 Địa chỉ GioiTinh Yes/No File size
Caption Số điện thoại NgaySinh DateTime File size
200 Địa chỉ DienThoai Text File size
Hình 3.2: Các trường của bảng nhân viên
Dữ liệu ( bảng nhân viên)
Hình 3.3: Dữ liệu của bảng nhân viên
Bao gồm các thông tin như mã khách hàng, tên nhân viên, địa chỉ, SĐT
Với khóa chính là: mã khách hàng
Bảng 3.2: Các trường bảng khách hàng
File Name Data type Properties Ghi chú
MaKH Text Field size caption
HoTenKH Text Field size caption
Diachi Text Field size caption
200 Địa chỉ DienThoai Text File size caption
Chi tiết ( bảng dữ liệu khách hàng)
Hình 3.4: Dữ liệu của bảng khách hàng thiết kế
Dữ liệu bảng Khách hàng
Hình 3.5: Dữ liệu được nhập vào bảng khách hàng
Bao gồm các thông tin về masp, tensp, donvitinh, dongia
Với khóa chính là: Mã sản phẩm
Bảng 3.3: Dữ liệu của bảng sản phẩm
File Name Data type Properties Ghi chú
50 Tên SP Donvitinh Text Field size
20 Đơn vị tính Dongia Number Field size
Chi tiết bảng: Sản phẩm ( Sanpham)
Hình 3.6: Chi tiết Dữ liệu của bảng sản phẩm
Dữ liệu Bảng sản phẩm
Hình 3.7: Hiển thị két quả Dữ liệu của bảng sản phẩm
3.1.4 Bảng (Table): Hóa đơn (hoadon)
Bao gồm các thông tin mahoadon, makh, manv, ngaylap, ngaynhan
Bảng 3.4: Các trường trong bảng hóa đơn
File Name Data type Properties Ghi Chú
MaHD Text Field size caption
MaKH Text Field size caption
MaNV Number Field size caption
Mã Nhân Viên NgayNhap Date/time Field size caption Ngày xuất
Ngaynhanhang Date/time Field size caption Ngay nhận hàng
Chi tiết bảng hóa đơn (hoadon)
Hình 3.8: Chi tiết Dữ liệu của bảng hóa đơn
Hình 3.9: Hiển thị Dữ liệu của bảng chi tiết hóa đơn
Bao gồm các thông tin MaHD, MaSP, Soluong
Với khóa chính là: Mã hóa đơn (MaHD)
Bảng 3.5: Các trường trong bảng hóa đơn
File Name Data type Properties Ghi chú
Ma HD text Field size caption
Ma SP Text Field size caption
So Luong Text Field size caption
Hình 3.10: Chi tiết Dữ liệu của bảng hóa đơn chi tiết
Hình 3.11: Kết quả hiển thị Dữ liệu của bảng hóa đơn bán hàng
3.1.6 Bảng (Table): Nhà Cung Cấp
Bao gồm các thông tin Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ
Với khóa chính là: MaNCC
Bảng 3.6: Các trường trong bảng nhà cung cấp
File Name Data type Properties Ghi chú
MaNCC Text Field size caption
TenNCC Text Field size caption
50 Tên nhà cung cấp DiaChi Text Field size caption
100 Địa chỉ nhà cung cấp
Hình 3.12: Chi tiết Dữ liệu của bảng nhà cung cấp
Hình 3.13: Kết quả hiển thị Dữ liệu của bảng nhà cung cấp
Xây dựng các truy vấn (Query)
Khi xây dựng chương trình có nhiều truy vấn (Query) để xem hiển thị các thông tin liên quan đến chi tiết Làm nguồn cho Form và Report
Dưới đây là 1 số Query chính
Ngoài ra còn 1 số query chạy trực tiếp lấy nguồn dữ liệu cho các bảng
3.2.1 Truy vấn Query: Chi_tiet_hoa_don
Là truy vấn dùng để hiển thị các mục sau và để tạo Form
Hình 3.14:Thiết kế Query chi tiết hóa đơn
3.2.2 Truy vấn: Query Thống kê
Là truy vấn dùng để khởi tạo lên forms
Hình 3.15:Thiết kế truy vấn bảng thống kê
3.2.3 Truy vấn Query tìm kiếm nhân viên
Là truy vấn dùng để tạo Forms tknhan_vien
Hình 3.16:Thiết kế truy vấn tim kiếm nhân viên
3.2.4 Truy vấn Query tìm kiếm khách hàng
Là truy vấn dùng để hiện kết quả cho tìm kiếm khách hàng
Hình 3.17:Thiết kế truy vấn cho kết quả tìm kiếm khách hàng
3.2.5 Truy vấn Query tìm kiếm sản phẩm
Là truy vấn dùng để hiện kết quả cho tìm kiếm sản phẩm
Hình 3.18:Thiết kế truy vấn truy vấn dùng để hiện kết quả tìm kiếm sản phẩm
Ngoài ra còn 1 số các truy vấn được xây dựng ngay bên trong mỗi Form đê tạo nguồn dữ liệu cho các Form
Thiết kế Form (Giao diện)
3.3.1 Form thông tin khách hàng
Chức năng: hiển thị chế độ nhập và chỉnh sửa khách hàng
Hình 3.19: Form thông tin khách hàng Form gồm có: 4 text box để nhập dữ liệu vào, các nút bấm, subform để hiển thị thông tin
Các nút trên form có các chức năng sau: Đầu tiên: đưa giá trị hiển thị của bảng về bản ghi đầu tiên của bảng
Cuối cùng: đưa giá trị hiển thị của bảng về bản ghi cuối cùng của bảng
Trước: đưa con trỏ tiến về phía trước 1 bản ghi
Trước: đưa con trỏ tiến về phía sau 1 bản ghi
Thêm: để thêm mới 1 bản ghi
Xóa: để xóa bản ghi hiện tại
Lưu: Lưu lại giá trị của các bản ghi đã thay đổi
Thoát: đóng form hiện tại Để thêm 1 bản ghi mới ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Từ nút form thông tin khách hàng chọn nút Thêm, các ô text box sẽ được xóa trắng
Bước 2: Người dùng cần nhập dữ liệu vào các ô text box, lưu ý rằng trường Mã nhà khách hàng là khóa chính và không được thiếu hoặc trùng lặp giá trị Bước 3: Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, người dùng nhấn nút Lưu để lưu kết quả, và thông tin sẽ hiển thị ở Sub form bên dưới Để xóa một bản ghi mới, người dùng cần thực hiện các bước theo hướng dẫn.
Bước 1: Di chuyển tới bản ghi cần xóa
Bước 2: Chọn nút xóa, chương trình sẽ hỏi lại để xác nhận việc xóa Chọn Yes nếu muốn xóa, chọn No nếu không xóa Để đóng form:
Từ form chọn nút Thoát để đóng form
Chức năng: nhập và quản lý thông tin nhân viên
Biểu mẫu nhập thông tin nhân viên bao gồm 6 ô nhập liệu, 1 ô chọn giới tính, các nút chức năng và một subform để hiển thị thông tin.
Các nút trên form có các chức năng sau: Đầu tiên: đưa giá trị hiển thị của bảng về bản ghi đầu tiên của bảng
Cuối cùng: đưa giá trị hiển thị của bảng về bản ghi cuối cùng của bảng
Trước: đưa con trỏ tiến về phía trước 1 bản ghi
Trước: đưa con trỏ tiến về phía sau 1 bản ghi
Thêm: để thêm mới 1 bản ghi
Xóa: để xóa bản ghi hiện tại
Lưu: Lưu lại giá trị của các bản ghi đã thay đổi
Thoát: đóng form hiện tại Để thêm 1 nhân viên mới ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Từ nút form chọn nút Thêm, các ô text box sẽ được xóa trắng
Người dùng cần nhập dữ liệu vào các ô text box và chọn giới tính của nhân viên qua ô checkbox, chọn ô nếu là nữ và để trống nếu là nam Lưu ý rằng trường Mã nhân viên là khóa chính, vì vậy không được để thiếu giá trị và không được trùng lặp với các giá trị đã có.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng nhấn nút Lưu để lưu kết quả, và dữ liệu sẽ hiển thị ở Subform bên dưới Để xóa một nhân viên mới, người dùng cần thực hiện các bước hướng dẫn cụ thể.
Bước 1: Di chuyển tới bản ghi cần xóa
Bước 2: Chọn nút xóa, chương trình sẽ hỏi lại để xác nhận việc xóa Chọn Yes nếu muốn xóa, chọn No nếu không xóa Để đóng form:
Từ form chọn nút Thoát để đóng form
3) Form: Thông tin nhà cung cấp
Hình 3.21: Form thông tin nhà cung cấp Chức năng: Nhập và quản lý thông tin nhà cung cấp
Form gồm có: 3 text box để nhập dữ liệu vào, các nút bấm, subform để hiển thị thông tin
Các nút trên form có các chức năng sau: Đầu tiên: đưa giá trị hiển thị của bảng về bản ghi đầu tiên của bảng
Cuối cùng: đưa giá trị hiển thị của bảng về bản ghi cuối cùng của bảng
Trước: đưa con trỏ tiến về phía trước 1 bản ghi
Trước: đưa con trỏ tiến về phía sau 1 bản ghi
Thêm: để thêm mới 1 bản ghi
Xóa: để xóa bản ghi hiện tại
Lưu: Lưu lại giá trị của các bản ghi đã thay đổi
Thoát: đóng form hiện tại Để thêm 1 nhà cung cấp mới ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Từ nút form thông tin khách hàng chọn nút Thêm, các ô text box sẽ được xóa trắng
Người dùng cần nhập dữ liệu vào các ô text box, bao gồm mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp và địa chỉ Lưu ý rằng trường Mã nhà cung cấp là khóa chính, do đó không được để thiếu giá trị và không được trùng lặp với các giá trị đã có.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng nhấn nút Lưu để lưu kết quả, và dữ liệu sẽ hiển thị trong Subform bên dưới Để xóa một nhà cung cấp, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.
Bước 1: Di chuyển tới bản ghi cần xóa
Bước 2: Chọn nút xóa, chương trình sẽ hỏi lại để xác nhận việc xóa Chọn Yes nếu muốn xóa, chọn No nếu không xóa Để đóng form:
Từ form chọn nút Thoát để đóng form
3.3.3 Form Thông tin sản phẩm
Chức năng: Quản lý thông tin các sản phẩm
Hình 3.22: Form nhập thông tin sản phẩm
Form gồm có: 4 text box để nhập dữ liệu vào, 1 commobox để chọn, các nút bấm chức năng, subform để hiển thị thông tin
Các nút bấm chức năng trên form có vai trò tương tự như trên form nhập nhà cung cấp Để thêm sản phẩm mới, người dùng cần thực hiện một số bước nhất định.
Bước 1: Từ form chọn nút Thêm, các ô text box sẽ được xóa trắng
Người dùng cần nhập dữ liệu vào các ô text box, bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính và đơn giá, đồng thời chọn nhà cung cấp từ danh sách Lưu ý rằng trường mã sản phẩm là khóa chính, vì vậy không được để thiếu giá trị và không được trùng lặp với các giá trị đã có.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, người dùng nhấn nút Lưu để lưu kết quả, và thông tin sẽ được hiển thị trong Subform bên dưới Để xóa một sản phẩm, người dùng cần thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 1: Di chuyển tới bản ghi cần xóa
Bước 2: Chọn nút xóa, chương trình sẽ hỏi lại để xác nhận việc xóa Chọn Yes nếu muốn xóa, chọn No nếu không xóa Để đóng form:
Từ form chọn nút Thoát để đóng form
Giao diện: Sử dụng các nút bấm dạng button để liệt kê các chức năng Giao diện hiển thị tiếng việt dễ dàng cho việc sử dụng
Trên form chính các nút bấm được gom thành các nhóm chính bao gồm:
Nhóm các thông tin nhập vào: Khách hàng, nhân viên, sản phẩm, nhà cung cấp Nhóm các thông tin hóa đơn: Hóa đơn, chi tiết hóa đơn
Nhóm chức năng báo cáo: Xem hóa đơn, báo giá
Nhóm chức năng tìm kiếm: Tìm kiếm
Nhóm chức năng điều khiển: Thoát về Windows
Chức năng: Dùng để làm giao diện chính mở các Form khác và làm trang chủ của chương trình
Để mở các biểu mẫu chức năng, người dùng chỉ cần chọn các nút bấm được ghi rõ tên Để thoát khỏi chương trình, hãy nhấn nút "Thoát" để quay về Windows, chương trình sẽ tự động đóng lại.
Hình 3.23: Form giao diện chính
Chức năng: Quản lý thông tin cho mỗi hóa đơn
Form gồm có: 3 text box để nhập dữ liệu vào, 2 commobox để chọn, các nút bấm chức năng, subform để hiển thị thông tin
Các nút bấm chức năng trên mẫu đơn có vai trò tương tự như trong mẫu nhập nhà cung cấp Để thêm một hóa đơn mới, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Từ form chọn nút Thêm, các ô text box sẽ được xóa trắng
Bước 2: Người dùng cần nhập dữ liệu vào các ô text box, bao gồm mã hóa đơn, ngày lập, ngày nhận, và chọn mã khách hàng cùng mã nhân viên từ commbox Lưu ý rằng trường Mã hóa đơn là khóa chính, do đó không được để thiếu giá trị và không được trùng lặp với các giá trị đã có.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng nhấn nút Lưu để lưu kết quả, và kết quả sẽ hiển thị ở Subform bên dưới Để xóa một hóa đơn mới, người dùng cần thực hiện các bước hướng dẫn cụ thể.
Bước 1: Di chuyển tới bản ghi cần xóa
Bước 2: Chọn nút xóa, chương trình sẽ hỏi lại để xác nhận việc xóa Chọn Yes nếu muốn xóa, chọn No nếu không xóa Để đóng form:
Từ form chọn nút Thoát để đóng form
Hình 3.24: Form quản lý hóa đơn
3.3.6 Form Chi tiết hóa đơn
Chức năng: Quản lý sản phẩm, số lượng và tiền trong từng hóa đơn
Form bao gồm một ô nhập liệu (text box) để người dùng nhập dữ liệu, hai hộp chọn (combobox) để lựa chọn, các nút chức năng, và một subform để hiển thị thông tin cũng như tính tiền cho từng sản phẩm.
Các nút bấm chức năng trên form tương tự như trên form nhập nhà cung cấp Để thêm một chi tiết hóa đơn mới, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.
Bước 1: Từ form chọn nút Thêm, các ô text box sẽ được xóa trắng
Thiết kế Report
3.4.1 Report hóa đơn bán hàng
Chức năng của hệ thống là in chi tiết các mặt hàng trong hóa đơn ra một bảng cụ thể, phục vụ cho việc lưu trữ và đóng dấu, giúp quản lý thông tin hiệu quả hơn.
Bước 1: Ta chọn từ forms chi tiết hóa đơn ta chọn In hóa đơn
Hình 3.30: Form in hóa đơn
Kết quả ta được khi chọn kho cần xem và kich vào In hóa đơn
Chế độ thiết kế của hóa đơn
Hình 3.31: Thiết kế báo cáo hóa đơn bán hàng
3.4.2 Report chi tiết hóa đơn
Báo cáo này sẽ hiển thị chi tiết các hóa đơn theo từng tháng
Chế độ thiết kế báo cáo thống kê hóa đơn theo tháng: Để xem kết quả thống kê chi tiết hóa đơn:
Từ Form xem hóa đơn theo tháng, chọn tháng và chọn Xem thống kê Kết quả hiển thị như sau:
Hình 3.32:Xem chi tiết hóa đơn từng tháng
3.4.3 Report: Báo giá sản phẩm
Chức năng: Với report này sẽ cho ta bảng báo giá các sản phẩm
Để tạo báo giá sản phẩm, người dùng chỉ cần chọn nút "Báo Giá" từ form chính Ngay lập tức, chương trình sẽ hiển thị báo cáo bảng giá sản phẩm cập nhật theo thời điểm hiện tại.
Hình 3.34: Báo giá sản phẩm
ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Những ưu điểm của chương trình
Chương trình được thiết kế dành cho những người quản lý có kiến thức tin học ở mức trung bình, với giao diện dễ sử dụng và hoàn toàn được việt hóa, giúp người quản lý thao tác một cách thuận tiện trên cơ sở dữ liệu.
- Chương trình này của được viết ra nhằm có thể thay thế phần nào những thao tác truyền thống trên giấy tờ nay đã lạc hậu và tốn kém
- Toàn bộ chương trình được đóng gói trong một File cài đặt (chạy trên môi trường Access) chỉ với dung lượng chưa tới 3Mb.
Những nhược điểm của hệ thống của chương trình
- Có nhiều nhược điểm: không update được lượng hàng bán và hàng còn trong kho tự động được
- Bộ phận quản lý mật khẩu và phân quyền chưa có
- Chưa hoàn thiện và có nhiều tùy chọn cho phần in ấn các báo cáo.
Hướng phát triển tiếp theo của chương trình
- Mở rộng chức năng tìm kiếm với nhiều điều kiện
- Cung cấp chức năng bảo mật dữ liệu
- Cho phép nhập dữ liệu nhanh chóng từ các ứng dụng khác như các bảng tính Excel
- Hoàn thiện hơn phần in ấn danh sách, bảng biểu theo yêu cầu
- Có thể cung cấp thêm phần quản lý chấm công cho nhân viên
Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm 3 chúng em đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ thầy Vũ Văn Điệp Nhờ vào sự nỗ lực của cả nhóm, chúng em đã hoàn thiện chương trình trên phần mềm Microsoft Access Tuy nhiên, do trình độ còn hạn chế và hiểu biết chưa đầy đủ, chúng em không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy để đề tài được hoàn thiện hơn.
