NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH
Quyền, trách nhiệm đăng ký khai sinh
1.1 Quyền, trách nhiệm của người đi đăng ký khai sinh
Luật Hộ tịch năm 2014 quy định rằng trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh, cha hoặc mẹ phải thực hiện việc đăng ký khai sinh cho con Nếu cha mẹ không thể thực hiện nghĩa vụ này, ông bà, người thân hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em sẽ có trách nhiệm thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ.
Người thân thích theo quy định tại khoản 19 Điều 3 Luật Hôn nhân và
Theo quy định năm 2014, gia đình bao gồm những người có quan hệ hôn nhân, nuôi dưỡng, những người có cùng dòng máu trực hệ và những người có họ trong phạm vi ba đời.
Trong trường hợp người đi đăng ký khai sinh (ĐKKS) không phải là cha hoặc mẹ của trẻ, họ có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác về nội dung ĐKKS Người này cần trao đổi và thống nhất với cha, mẹ của trẻ về các nội dung ĐKKS, đảm bảo rằng những thông tin này được cha mẹ lựa chọn và chịu trách nhiệm trước cơ quan đăng ký hộ tịch, điều này được thể hiện qua cam đoan trong Tờ khai ĐKKS.
1.2 Trách nhiệm của cơ quan đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch
1.2.1 Cơ quan đăng ký hộ tịch
UBND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo và đôn đốc việc đăng ký khai sinh, đảm bảo mọi sự kiện sinh đều được ghi nhận Cần chủ động bố trí cơ sở vật chất và nhân lực cho việc đăng ký lưu động, nhằm bảo vệ quyền lợi của trẻ em Bên cạnh đó, UBND cấp xã phải phối hợp với các cơ quan liên quan để thực hiện liên thông thủ tục hành chính, bao gồm đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi theo quy định của Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT.
1.2.2 Công chức tư pháp – hộ tịch
Công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện thủ tục ĐKKS, có trách nhiệm hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của người đi ĐKKS Họ kiểm tra và đối chiếu hồ sơ với quy định pháp luật, ghi vào Sổ ĐKKS và nhập thông tin vào phần mềm ĐKKS nếu hồ sơ đầy đủ Sau đó, họ cấp số định danh cá nhân, ghi và in Giấy khai sinh, trình lãnh đạo UBND xã ký, bổ sung số định danh trong Sổ ĐKKS, hướng dẫn người đi ĐKKS ký tên và nhận Giấy khai sinh.
Công chức tư pháp – hộ tịch có trách nhiệm tư vấn cho lãnh đạo UBND cấp xã trong việc quản lý nhà nước về công tác hộ tịch Họ thường xuyên kiểm tra và đôn đốc việc đăng ký khai sinh cho trẻ em, đồng thời tham mưu cho UBND cấp xã thực hiện đăng ký khai sinh lưu động.
Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh
Người đi đăng ký khai sinh có thể nộp hồ sơ bằng hai phương thức chính: nộp trực tiếp tại cơ quan chức năng hoặc gửi qua hệ thống bưu chính Hiện tại, việc gửi hồ sơ trực tuyến chưa được triển khai do điều kiện chưa cho phép.
2.1 Thẩm quyền đăng ký khai sinh
2.1.1 Căn cứ theo đối tượng được đăng ký khai sinh
UBND cấp xã có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra trong nước, khi cả cha và mẹ đều là công dân Việt Nam cư trú tại Việt Nam Đồng thời, trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới và người còn lại là công dân của nước láng giềng cũng được đăng ký khai sinh tại đây.
- UBND cấp huyện ĐKKS cho:
+ Trẻ em sinh ra tại Việt Nam và thuộc một trong các trường hợp:
(i) Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch;
(ii) Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước còn người kia là công dân Việt Nam đang định cư ở nước ngoài;
(iii) Có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
(iv) Có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch
+ Trẻ em sinh ra ở nước ngoài, chưa được ĐKKS, về cư trú tại Việt Nam và thuộc trường hợp sau:
(i) Có cha và mẹ là công dân Việt Nam;
(ii) Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam
Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh tại khu vực biên giới, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam và người kia là công dân nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam, thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện do có yếu tố nước ngoài Tuy nhiên, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện thủ tục này, cơ quan chức năng đã áp dụng một số quy định tương tự như các thủ tục đăng ký hộ tịch khác.
4 khác dành cho các trường hợp này, thẩm quyền ĐKKS thuộc UBND cấp xã
2.1.2 Căn cứ theo nơi cư trú của cha, mẹ trẻ em Đối với UBND cấp xã, trước đây, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đã xác định thẩm quyền ĐKKS theo thứ tự ưu tiên: Trước hết, thẩm quyền ĐKKS được xác định thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ thường trú; nếu người mẹ không có nơi thường trú thì mới thực hiện việc ĐKKS tại UBND cấp xã nơi người mẹ đăng ký tạm trú có thời hạn Trong trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú của người mẹ thì mới thực hiện việc ĐKKS cho trẻ tại UBND cấp xã, nơi người cha thường trú; trường hợp người cha không có nơi thường trú thì mới thực hiện việc ĐKKS tại UBND cấp xã nơi người cha đăng ký tạm trú có thời hạn Trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú của cả người cha và người mẹ thì thực hiện việc ĐKKS cho trẻ tại UBND nơi trẻ đang sinh sống thực tế
Luật hộ tịch năm 2014 đã mở rộng thẩm quyền đăng ký khai sinh (ĐKKS) theo nơi cư trú, tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu Cụ thể, Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ đều có thẩm quyền tương đương trong việc thực hiện ĐKKS Điều này cho phép người thực hiện ĐKKS lựa chọn bất kỳ cơ quan nào trong số các UBND cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú của cha mẹ mà không cần tuân theo trình tự ưu tiên.
Ví dụ: Anh A thường trú trên địa bàn phường Láng Hạ, kết hôn với chị
Chị B, sau khi kết hôn, đã chuyển đến sinh sống cùng chồng và gia đình chồng tại phường Láng Hạ, quận Đống Đa Mặc dù vậy, chị vẫn giữ hộ khẩu thường trú tại phường Thành Công.
Chị B, cư trú tại phường Thành Công, đã đăng ký thường trú tại đây Năm 2017, khi sinh con, chị B cần thực hiện đăng ký khai sinh cho con tại UBND phường Láng Hạ hay UBND phường Thành Công?
Theo quy định trước đây, nơi cư trú của người mẹ được xác định rõ ràng, do đó cơ quan có thẩm quyền ĐKKS cho cháu bé là UBND phường Thành Công, nơi mẹ cháu bé đăng ký hộ khẩu thường trú Việc ĐKKS tại "nơi cư trú của người cha" (UBND phường Láng Hạ) không được áp dụng Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2016, những quy định này đã có sự thay đổi.
Theo Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn có hiệu lực, chị B có quyền đăng ký khai sinh cho con tại UBND phường Láng Hạ, dựa trên nơi cư trú của người cha.
Theo Điều 12 Luật cư trú năm 2006 (sửa đổi, bổ sung năm 2013), nơi cư trú của một người được xác định là nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú Nếu không có nơi đăng ký nào, nơi cư trú sẽ là nơi người đó đang sinh sống Do đó, chỉ khi cả cha và mẹ không có nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú, nơi cư trú mới được xác định là nơi sinh sống thực tế Việc xác định nơi cư trú là rất quan trọng để tránh nhầm lẫn trong việc xác định thẩm quyền ĐKKS Cả UBND cấp huyện và UBND cấp xã đều thực hiện việc ĐKKS dựa trên nơi cư trú của cha hoặc mẹ cho trẻ em.
2.2 Hồ sơ đăng ký khai sinh
Hồ sơ ĐKKS bao gồm các giấy tờ phải xuất trình và các giấy tờ phải nộp
2.2.1 Giấy tờ phải xuất trình
Người đi ĐKKS tại UBND cấp xã, UBND cấp huyện phải xuất trình các giấy tờ sau:
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu ĐKKS;
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để chứng minh thẩm quyền ĐKKS;
- Giấy chứng nhận kết hôn trong trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn
Đối với việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài và cư trú tại Việt Nam, cần phải xuất trình các giấy tờ cần thiết Bao gồm hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh từ cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh, cùng với văn bản xác nhận cư trú tại Việt Nam từ cơ quan công an có thẩm quyền.
Công dân Việt Nam cần xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú và giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ trong giai đoạn chuyển tiếp, đặc biệt khi cha mẹ của trẻ em đã đăng ký kết hôn.
Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc vẫn chưa hoàn thiện để hoạt động đồng bộ trên toàn quốc Khi giai đoạn chuyển tiếp kết thúc, các thông tin cần thiết đã có trong CSDL quốc gia về dân cư, do đó chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân để xác định số định danh cá nhân.
- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên
Người đi ĐKKS tại UBND cấp xã hay UBND cấp huyện đều phải nộp các giấy tờ sau:
- Tờ khai ĐKKS theo mẫu;
Để đăng ký khai sinh, cần nộp bản chính Giấy chứng sinh Nếu không có Giấy chứng sinh, người đăng ký phải cung cấp văn bản xác nhận của người làm chứng về việc sinh Trong trường hợp không có người làm chứng, cần có giấy cam đoan về việc sinh.
- Văn bản ủy quyền đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ĐKKS
Khi thực hiện đăng ký khai sinh tại UBND cấp huyện, cần lưu ý rằng đối với trẻ em sinh ra ở nước ngoài, Giấy chứng sinh hoặc các giấy tờ khác do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, trừ những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Đăng ký khai sinh cho một số trường hợp đặc biệt
3.1 Đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi
- Thẩm quyền ĐKKS cho trẻ bị bỏ rơi là UBND cấp xã nơi phát hiện trẻ bị bỏ rơi
Bước 1: Lập biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi
Người phát hiện trẻ bị bỏ rơi phải có trách nhiệm bảo vệ trẻ và ngay lập tức thông báo cho Ủy ban Nhân dân hoặc công an cấp xã nơi xảy ra sự việc Nếu trẻ bị bỏ rơi tại cơ sở y tế, Thủ trưởng cơ sở y tế sẽ có trách nhiệm thông báo cho các cơ quan chức năng.
Ngay khi nhận được thông báo, Chủ tịch UBND cấp xã hoặc Trưởng công an cấp xã phải tiến hành tổ chức lập biên bản Nội dung biên bản cần được ghi chép đầy đủ và chính xác.
Khi phát hiện trẻ bị bỏ rơi, cần ghi rõ thời gian, địa điểm, đặc điểm nhận dạng như giới tính, thể trạng và tình trạng sức khỏe của trẻ Cũng cần ghi chú tài sản hoặc đồ vật đi kèm (nếu có) và thông tin về họ, tên, giấy tờ chứng minh nhân thân, nơi cư trú của người phát hiện Biên bản phải được ký tên bởi người lập, người phát hiện và các nhân chứng (nếu có), cùng với dấu xác nhận của cơ quan lập Biên bản được lập thành hai bản: một bản lưu tại cơ quan và một bản giao cho cá nhân hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ.
UBND cấp xã có trách nhiệm giao trẻ cho cá nhân hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng theo quy định pháp luật
UBND cấp xã có trách nhiệm niêm yết thông tin về trẻ bị bỏ rơi tại trụ sở trong vòng 07 ngày liên tiếp Văn bản niêm yết cần bao gồm các đặc điểm nhận dạng của trẻ, như giới tính, thể trạng và độ tuổi.
Sau khi hết thời hạn niêm yết, nếu không có thông tin về cha, mẹ đẻ của trẻ hoặc không có người nhận là cha, mẹ đẻ kèm theo chứng minh mối quan hệ với trẻ, UBND cấp xã sẽ thông báo cho cá nhân hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ để tiến hành đăng ký khai sinh cho trẻ em.
+ Người có trách nhiệm ĐKKS là cá nhân hoặc đại diện tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ
Hồ sơ ĐKKS (Đăng ký khai sinh) tương tự như hồ sơ ĐKKS thông thường, trong đó biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi có thể thay thế cho Giấy chứng sinh khi trẻ không có giấy tờ này.
Theo quy định của pháp luật dân sự, họ, chữ đệm và tên của trẻ được xác định một cách rõ ràng Trong trường hợp không có thông tin về ngày, tháng, năm sinh và nơi sinh, ngày tháng phát hiện trẻ bị bỏ rơi sẽ được coi là ngày sinh Năm sinh sẽ được xác định dựa trên thể trạng của trẻ, trong khi nơi sinh là địa điểm phát hiện trẻ Quê quán của trẻ được xác định theo nơi sinh, quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam, và dân tộc của trẻ cũng được quy định theo pháp luật dân sự.
Từ ngày 01/01/2017, Bộ luật dân sự năm 2015 có hiệu lực, quy định việc xác định họ và đặt tên cho trẻ em bị bỏ rơi được thực hiện theo Điều 26 của Bộ luật này.
Kể từ ngày 01/01/2017, khi Bộ luật dân sự chính thức có hiệu lực, việc xác định dân tộc cho trẻ em bị bỏ rơi sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 29 của Bộ luật này.
Trong Giấy khai sinh và Sổ hộ tịch, cha mẹ của trẻ cần để trống, không được gạch chéo hay ghi tên người tạm thời nuôi dưỡng Trong Sổ hộ tịch, cần ghi rõ "Trẻ bị bỏ rơi".
+ Việc xác định dân tộc cho trẻ bị bỏ rơi:
Việc xác định dân tộc cho trẻ bị bỏ rơi được xác định theo quy định tại Điều 29 Bộ luật Dân sự năm 2015 5
Khi có đủ căn cứ xác định về ngày tháng năm sinh và nơi sinh của trẻ, cần ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh và nơi sinh của trẻ dựa trên những thông tin đã được xác minh.
Trong trường hợp trẻ bị bỏ rơi có giấy tờ ghi rõ họ, chữ đệm, tên và thông tin cha mẹ, nếu sau khi niêm yết theo quy định mà không tìm được cha mẹ đẻ, thông tin này sẽ chỉ được ghi chú trong cột ghi chú của Sổ ĐKKS mà không ghi vào mặt sau của Giấy khai sinh Thông tin về người mẹ và người cha trong Sổ ĐKKS và Giấy khai sinh của trẻ sẽ để trống.
3.2 Đăng ký khai sinh cho trẻ chưa xác định được cha, mẹ
- Thẩm quyền: UBND cấp xã nơi trẻ đang cư trú thực hiện ĐKKS
Trong trường hợp chưa xác định được cha của trẻ (khi trẻ đang sống với mẹ hoặc người thân khác), mẹ không bắt buộc phải khai thông tin về cha trong ĐKKS Nếu mẹ có thông tin về cha, hướng dẫn sẽ được cung cấp để thực hiện thủ tục nhận con Họ, dân tộc, quê quán và quốc tịch của trẻ sẽ được xác định theo thông tin của mẹ Phần khai về người cha trong Giấy khai sinh và Sổ ĐKKS cần để trống và không được gạch chéo.
Nếu trong thời gian đăng ký khai sinh, người cha yêu cầu thực hiện thủ tục nhận con theo quy định, Ủy ban Nhân dân sẽ phối hợp giải quyết việc nhận con cùng với việc đăng ký khai sinh.
Trẻ em bị bỏ rơi và chưa xác định được cha mẹ đẻ, khi được nhận làm con nuôi, sẽ có dân tộc được xác định theo dân tộc của cha nuôi hoặc mẹ nuôi, dựa trên thỏa thuận giữa các bên Nếu chỉ có một trong hai người là cha nuôi hoặc mẹ nuôi, dân tộc của trẻ sẽ được xác định theo dân tộc của người đó.
NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI TỬ
Đăng ký khai tử tại UBND cấp xã
1.1 Thẩm quyền đăng ký khai tử
- UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc ĐKKT cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước
Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết, bao gồm cả nơi thường trú và nơi tạm trú, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó qua đời hoặc nơi phát hiện thi thể sẽ thực hiện việc đăng ký khai tử.
1.2 Hồ sơ đăng ký khai tử
1.2.1 Các giấy tờ phải nộp
- Tờ khai ĐKKT theo mẫu quy định
- Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay cho giấy báo tử Giấy tờ thay Giấy báo tử bao gồm:
Giấy xác nhận việc thi hành án tử hình được cấp bởi Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình, xác nhận tình trạng của người đã thi hành án tử hình.
+ Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án đối với trường hợp người bị Tòa án tuyên bố là đã chết;
+ Văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của
Cơ quan giám định pháp y đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn
Giấy báo tử được cấp bởi cơ sở y tế nếu người chết xảy ra tại đó; ngược lại, nếu người chết không tại cơ sở y tế và không thuộc các trường hợp đặc biệt, giấy báo tử sẽ do UBND cấp xã nơi xảy ra sự việc cấp.
Trường hợp UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện việc ĐKKT cho người chết cư trú trên địa bàn thì không phải cấp Giấy báo tử
1.2.2 Các giấy tờ phải xuất trình
- Giấy tờ tùy thân của người đi ĐKKT;
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người chết để chứng minh thẩm quyền ĐKKT
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên
1.3 Trình tự đăng ký khai tử
- Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra thẩm quyền, tính hợp lệ, thống nhất của các giấy tờ do người đi ĐKKT nộp và xuất trình
Nếu các giấy tờ đầy đủ và hợp lệ, việc đăng ký khai tử sẽ được báo cáo lên Chủ tịch UBND để xem xét Nếu Chủ tịch UBND đồng ý, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ ghi và in Trích lục khai tử (bản chính), đồng thời ghi nội dung vào Sổ ĐKKT và trình Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp Trích lục.
Người nhận kết quả ĐKKT cần kiểm tra kỹ nội dung trong Trích lục khai tử và Sổ ĐKKT để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với hồ sơ ĐKKT Sau khi xác nhận thông tin đúng, người nhận phải ký tên trong Sổ ĐKKT và nhận Trích lục khai tử.
Việc đăng ký kết hôn sẽ được xử lý ngay trong ngày Nếu hồ sơ được nộp sau 15 giờ và không thể giải quyết ngay, kết quả sẽ được trả vào ngày làm việc tiếp theo, theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Luật Hộ tịch năm 2014.
Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài tại khu vực biên giới
Đăng ký khai tử cho người nước ngoài cư trú tại khu vực biên giới thuộc loại việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài, và theo Luật Hộ tịch năm 2014, UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện Hồ sơ và trình tự giải quyết việc đăng ký khai tử cho người nước ngoài tương tự như đối với công dân Việt Nam trong nước, nhưng cần lưu ý một số vấn đề đặc thù liên quan đến khu vực biên giới.
- Về thẩm quyền ĐKKT: UBND cấp xã ở khu vực biên giới, nơi người chết là người nước ngoài cư trú thực hiện việc ĐKKT cho người đó
Trong hồ sơ ĐKKT, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước láng giềng cấp cần được dịch sang tiếng Việt Người dịch phải cam kết về tính chính xác của nội dung dịch mà không cần thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký Đồng thời, giấy tờ này cũng được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Sau khi đăng ký khai tử, UBND xã sẽ gửi thông báo cùng bản sao trích lục khai tử đến Bộ Ngoại giao, nhằm thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của quốc gia mà người đã qua đời mang quốc tịch.
Đăng ký khai tử tại UBND cấp huyện
UBND cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người chết có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký khai tử cho người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư tại nước ngoài qua đời tại Việt Nam.
Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết, Ủy ban Nhân dân cấp huyện nơi người đó qua đời hoặc nơi phát hiện thi thể sẽ thực hiện việc đăng ký khai tử.
3.2 Hồ sơ đăng ký khai tử
Các giấy tờ phải nộp, xuất trình khi ĐKKT tương tự như hồ sơ ĐKKT tại Uỷ ban nhân dân cấp xã
3.3 Trình tự dăng ký khai tử
Công chức tại Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra thẩm quyền và tính hợp lệ của các giấy tờ mà người dân nộp khi đăng ký khai tử Việc này đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ đều đầy đủ và hợp lệ trước khi tiến hành các thủ tục tiếp theo.
Khi có đủ giấy tờ hợp lệ, việc khai tử sẽ được Phòng Tư pháp báo cáo lên Chủ tịch UBND cấp huyện Nếu Chủ tịch đồng ý, công chức hộ tịch sẽ ghi vào Sổ ĐKKT và người đi khai tử sẽ ký xác nhận Cuối cùng, Chủ tịch UBND cấp huyện sẽ cấp Trích lục khai tử cho người yêu cầu.
Sau khi đăng ký khai tử, UBND cấp huyện cần gửi thông báo bằng văn bản kèm theo trích lục khai tử đến Bộ Ngoại giao Điều này nhằm thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi công dân đã qua đời.
3.4 Thời hạn giải quyết việc đăng ký khai tử
Kết quả sẽ được giải quyết ngay trong ngày làm việc; nếu hồ sơ được nhận sau 15 giờ mà không thể xử lý ngay, thì sẽ trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.
Đăng ký lại khai tử
4.1 Đăng ký lại khai tử tại UBND cấp xã
4.1.1 Điều kiện đăng ký lại khai tử
- Việc khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016;
- Sổ ĐKKT và bản chính Giấy chứng tử/Trích lục khai tử đều bị mất
4.1.2 Thẩm quyền đăng ký lại khai tử
Thẩm quyền đăng ký lại khai tử thuộc UBND cấp xã nơi đã ĐKKT trước đây
4.1.3 Hồ sơ đăng ký lại khai tử
- Tờ khai đăng ký lại khai tử theo mẫu quy định;
- Giấy chứng tử/Trích lục khai tử bản sao (trước đây) được cấp hợp lệ
Nếu không có thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết
Người yêu cầu có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu khác có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại khai tử
4.1.4 Trình tự giải quyết đăng ký lại khai tử
Công chức tư pháp – hộ tịch sẽ kiểm tra hồ sơ khai tử; nếu thông tin đầy đủ và chính xác, họ sẽ báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã để xem xét Nếu được đồng ý, công chức sẽ ghi nội dung đăng ký khai tử vào Sổ ĐKKT, hướng dẫn người yêu cầu ký và ghi rõ họ tên Cuối cùng, Chủ tịch UBND sẽ ký và cấp bản chính Trích lục khai tử cho người yêu cầu.
Thời gian giải quyết việc đăng ký lại khai tử là 5 ngày làm việc Nếu công chức tư pháp – hộ tịch cần xác minh thêm thông tin, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
4.2 Đăng ký lại khai tử tại UBND cấp huyện
4.2.1 Điều kiện đăng ký lại khai tử
- Việc khai tử của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người nước ngoài đã ĐKKT tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016;
- Sổ ĐKKT và bản chính Giấy chứng tử/Trích lục khai tử đều bị mất
4.2.2 Thẩm quyền đăng ký lại khai tử
Uỷ ban nhân dân cấp huyện, nơi đã ĐKKT trước đây thực hiện đăng ký lại khai tử
Trường hợp việc khai tử trước đây được đăng ký tại UBND cấp xã thì việc đăng ký lại khai tử do UBND cấp huyện cấp trên thực hiện
Trong trường hợp khai tử trước đây được đăng ký tại UBND cấp tỉnh hoặc Sở Tư pháp, việc đăng ký lại khai tử sẽ được thực hiện bởi UBND cấp huyện nơi cư trú hiện tại của Sở Tư pháp.
Cách ghi Trích lục khai tử, Sổ đăng ký khai tử
Khi thực hiện đăng ký khai tử, công chức hộ tịch cần ghi đầy đủ thông tin như họ, chữ đệm, tên, năm sinh, số định danh cá nhân (nếu có), nơi chết, nguyên nhân chết, cùng với giờ, ngày, tháng, năm theo Dương lịch, và quốc tịch của người chết.
Việc ghi Trích lục khai tử và Sổ ĐKKT phải tuân thủ nguyên tắc ghi sổ và giấy tờ hộ tịch theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP Cần chú ý đến các nội dung quan trọng trong quy định này để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong công tác quản lý hộ tịch.
- Họ, chữ đệm, tên người chết phải viết bằng chữ in hoa, có dấu
Mục “Đã chết vào lúc” trên Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP cần ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm mất bằng cả số và chữ Nếu không xác định được giờ, phút chết, mục này có thể để trống.
Mục “Nơi chết” cần ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính tương ứng, đặc biệt là khi trường hợp tử vong xảy ra tại cơ sở y tế.
Trong trường hợp người chết do tai nạn giao thông, tại trại giam, nơi thi hành án tử hình, hoặc tại trụ sở cơ quan, cần ghi rõ địa danh hành chính đủ 3 cấp (xã, huyện, tỉnh) Nếu không xác định được nơi chết, mục “Nơi chết” sẽ ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp (xã, huyện, tỉnh) tại nơi phát hiện thi thể.
Nguyên nhân chết sẽ được ghi theo Giấy báo tử hoặc các giấy tờ thay thế theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Nếu chưa xác định được nguyên nhân chết, mục này sẽ để trống.
Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế cần ghi rõ tên giấy tờ, số hiệu, ngày, tháng, năm cấp, cũng như cơ quan hoặc tổ chức đã cấp Nếu trường hợp không thuộc diện UBND cấp xã phải cấp Giấy báo tử, thì phần này cần để trống và không ghi gì.
Ví dụ: Giấy báo tử số 05/UBND-GBT, UBND phường Lam Sơn, quận
Lê Chân, thành phố Hải Phòng cấp ngày 05/01/2016.
Một số lưu ý khi giải quyết yêu cầu đăng ký khai tử
Giấy báo tử được quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, trong đó Bộ Y tế có trách nhiệm hướng dẫn các cơ sở y tế cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cung cấp số liệu thống kê sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền Hiện nay, Bộ Y tế đang tiến hành xây dựng Thông tư hướng dẫn này Trong thời gian chờ đợi, việc cấp Giấy báo tử vẫn chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể từ Bộ Y tế.
26 tử, để tạo thuận lợi cho người dân, theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, UBND cấp xã thực hiện theo hướng:
Nếu người chết do nguyên nhân tự nhiên như già yếu tại nơi cư trú cuối cùng, việc đăng ký khai tử sẽ dựa vào khai báo của người thân mà không cần cấp Giấy báo tử Ngược lại, nếu người chết do bệnh tật, tai nạn hay ốm đau, cần có Biên bản xác nhận từ cơ quan y tế hoặc công an xã để thực hiện thủ tục khai tử.
Nếu người chết xảy ra ở nơi không thuộc địa bàn cấp xã nơi cư trú cuối cùng, UBND cấp xã nơi xảy ra cái chết sẽ cấp giấy báo tử Giấy báo tử này cần ghi rõ thông tin như họ, chữ đệm, tên, năm sinh, số định danh cá nhân (nếu có), địa điểm chết, nguyên nhân cái chết, giờ, ngày, tháng, năm chết theo Dương lịch và quốc tịch của người chết.
Khi người chết là người nước ngoài, cần thông báo cho cơ quan công an cấp huyện để thực hiện các thủ tục cần thiết Sau đó, Ủy ban Nhân dân cấp huyện sẽ tiến hành đăng ký khai tử theo quy định.
Theo Điều 28 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, bản sao Giấy chứng tử do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp là cần thiết để thực hiện đăng ký lại khai tử Nếu không có bản sao Giấy chứng tử, người yêu cầu phải cung cấp hồ sơ và giấy tờ liên quan để chứng minh sự kiện chết đã được đăng ký Các hồ sơ này sẽ được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan quản lý liên quan để kiểm tra và xác minh.
Khi phát hiện người chết là người lang thang không có thông tin cá nhân hoặc tổ chức liên quan, UBND cấp xã sẽ phối hợp với các cơ quan liên quan để lập biên bản ghi nhận sự việc Việc này nhằm thống kê thông tin mà không tiến hành đăng ký khai tử.
Khi yêu cầu đăng ký lại khai tử cho người đã mất từ lâu mà không có bất kỳ giấy tờ, hồ sơ hay đồ vật nào để xác định thông tin, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ từ chối giải quyết yêu cầu này.