Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Trong xu thế toàn cầu hóa, khi Việt Nam tham gia hàng loạt các hiệp định thương mại với các tổ chức quốc tế và các quốc gia trên thế giới như: Hiệp định thương mại tự do (FTA) giữa Việt Nam - Nhật Bản, Việt Nam - Hàn Quốc, Việt Nam - Liên minh Á Âu, Hiệp định thương mại tự do Việt Nam - Liên minh Châu Âu (EVFTA) và gần đây nhất là Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) cũng như Việt Nam đã tham gia vào cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC) (Nguồn: website của tổng cục thống kê: http:/www.gso.gov.vn/) khi đó, áp lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong nước là rất lớn. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và có chỗ đứng trên thị trường thì phải tìm ra được ưu điểm để phát huy và những hạn chế để khắc phục, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh. Việc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng, nếu tổ chức kế toán sơ sài, đơn giản kém hiệu quả sẽ ảnh hưởng xấu tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ không có được thông tin để đưa ra những chính sách, chiến lược phù hợp với giai đoạn hiện tại; ngược lại, nếu tổ chức kế toán khoa học và hợp lý là một biện pháp giúp DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đảm bảo phát triển bền vững. Vì kế toán là công cụ quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý của DN. Nhận thấy vai trò quan trọng của kế toán, vì vậy, để thực hiện quản lý tài chính hiệu quả và đúng quy định của pháp luật, Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng cần chú trọng đến việc tổ chức kế toán hợp lý, khoa học. Việc nghiên cứu thực trạng và đưa ra biện pháp để hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng là phù hợp với lý luận và thực tiễn. Từ vấn đề nêu trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng” làm luận văn thạc sĩ. 1.2. Tổng quan đề tài nghiên cứu Trong những năm gần đây, có rất nhiều luận văn nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu về tổ chức kế toán các doanh nghiệp, để đảm bảo tính phù hợp và toàn diện, tác giả đã tìm đọc một số luận văn nghiên cứu về tổ chức kế toán của một số tác giả trong nước. Thông qua các luận văn này, tác giả sẽ kế thừa một số lý luận cơ bản về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp vào bài luận văn của mình. Nguyễn Duy Kiên (2016) đã hệ thống lại các vấn đề liên quan tới lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, mô tả được đặc điểm tổ chức quản lý và phân tích được thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Bia Thanh Hóa. Tuy nhiên, trong giải pháp về lập báo cáo kế toán quản trị, luận văn chưa đưa ra được biểu mẫu thể, các trình tự từ khâu thu thập đến xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho kế toán quản trị. Đỗ Thị Trang (2017) đã hệ thống, khái quát những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán và làm sáng tỏ các đặc thù về công tác kế toán đối với ngành dược. Tác giả đã đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Việt Nam. Tuy nhiên, phần giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty vẫn chung chung, chưa được cụ thể. Bùi Thị Giang (2017) đã khái quát được những đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán: nguyên tắc, nội dung của tổ chức công tác kế toán. Luận văn đã phân tích thực trạng kế toán tại các đơn vị được khảo sát. Tuy nhiên, vẫn chưa nghiên cứu được vấn đề về tổ chức công tác kế toán thu - chi tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Tin học và Thông kế tài chính. Phạm Thị Hồng Nhung (2017) đã khái quát hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoa Linh để thấy được những ưu điểm, hạn chế từ đó đưa ra các yêu cầu của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty, đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Bên cạnh những thành công, luận văn còn có một số hạn chế như: tác giả chưa khái quát đầy đủ các nguyên tắc tổ chức kế toán. Trịnh Thùy Dung (2019) đã khái quát được những đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán: nguyên tắc, nội dung của tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp; phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Alphanam; từ đó đưa ra được những ưu điểm, hạn chế và đưa ra biện pháp hoàn thiện. Tuy nhiên, phần giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty vẫn chưa được cụ thể. Trong các công trình trên, các tác giả đã hệ thống nội dung cơ bản về tổ chức kế toán cũng như thực trạng tổ chức kế toán tại đơn vị và đề xuất những giải pháp giúp cho việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, những công trình nêu trên đều là công trình nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức kế toán trong một đơn vị cụ thể với những đặc thù riêng. Kế thừa cơ sở lý luận các công trình đã nghiên cứu trước đã có, tác giả tiếp tục làm rõ hệ thống cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại doanh nghiệp, phân tích thực trang tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán, cung cấp thông tin kế toán tài chính tin cậy, chính xác, kịp thời cho Ban Lãnh đạo công ty trong việc đưa ra quyết định. Đây là phạm vi nghiên cứu mà từ trước tới nay chưa có công trình nghiên cứu nào thực hiện. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu Thứ nhất là làm rõ được đặc điểm, nội dung cơ bản trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Thứ hai là nghiên cứu tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, từ đó đưa ra những ưu điểm và hạn chế của DN. Thứ ba, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán. 1.4. Câu hỏi nghiên cứu 1. Cơ sở lý luận của hoạt động tổ chức kế toán tại DN gồm những nội dung gì? 2. Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng diễn ra như thế nào? 3. Giải pháp gì cần đưa ra nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức kế toán? 1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: cách tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, về: bộ máy kế toán, chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quy trình kiểm tra kế toán. Thời gian nghiên cứu: số liệu, khảo sát thực tế về tổ chức kế toán của Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng giai đoạn 2017 - 2019 và lấy số liệu năm 2019 để minh họa. 1.6. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp tiếp cận: phân tích, đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng trên cơ sở: tài liệu, văn bản luật, nghị định, thông tư,… về kế toán trong khung pháp lý hiện hành tại Việt Nam. Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu: + Từ các tài liệu kế toán: giáo trình, sách báo, internet về cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại doanh nghiệp. + Quy chế hoạt động của Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng + Tài liệu do phòng kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng cung cấp: báo cáo tài chính, sổ sách, chứng từ,… + Tham khảo các công trình nghiên cứu có liên quan. Phương pháp đánh giá, phân tích: Thông qua việc tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng và kiến thức học tập tại trường, đưa ra nhận xét, định hướng và đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng. 1.7. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Ý nghĩa khoa học: luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận gồm những khái niệm, đặc điểm, nội dung chung về tổ chức kế toán tại doanh nghiệp. Ý nghĩa thực tiễn: luận văn đã phản ánh thực tế tình hình tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng thông qua việc tìm hiểu chứng từ kế toán, sổ kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ,… thực tế giai đoạn 2017 - 2019; từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về kết quả đạt được. Không những vậy, phát hiện ra những hạn chế, thiếu sót, bất cập cần hoàn thiện để tổ chức kế toán tại DN đạt hiệu quả. 1.8. Kết cấu của luận văn Luận văn gồm 4 chương: Chương 1: Giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2: Lý luận chung về tổ chức kế toán tại doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán tại công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng
GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, Việt Nam đã tham gia nhiều hiệp định thương mại quốc tế như FTA với Nhật Bản, Hàn Quốc, Liên minh Á Âu, EVFTA và TPP, cùng với việc gia nhập cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC) Điều này tạo ra áp lực cạnh tranh lớn đối với các doanh nghiệp trong nước Để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ ưu điểm để phát huy và khắc phục những hạn chế, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Việc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh Một hệ thống kế toán sơ sài có thể dẫn đến việc nhà quản lý thiếu thông tin cần thiết để xây dựng các chính sách và chiến lược phù hợp Ngược lại, một tổ chức kế toán khoa học và hợp lý không chỉ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán trong việc quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ pháp luật, Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng cần tổ chức kế toán một cách hợp lý và khoa học Việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại công ty là cần thiết và phù hợp với lý luận cũng như thực tiễn Do đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng” cho luận văn thạc sĩ của mình.
Tổng quan đề tài nghiên cứu
Trong những năm gần đây, nhiều luận văn đã nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp Để đảm bảo tính phù hợp và toàn diện trong nghiên cứu này, tác giả đã tham khảo một số luận văn của các tác giả trong nước Qua đó, tác giả sẽ kế thừa các lý luận cơ bản về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp để áp dụng vào bài luận văn của mình.
Nguyễn Duy Kiên (2016) đã tổng hợp các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, phân tích thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Bia Thanh Hóa, nhưng chưa cung cấp biểu mẫu cụ thể cho báo cáo kế toán quản trị Đỗ Thị Trang (2017) đã khái quát lý luận chung về tổ chức công tác kế toán và nghiên cứu thực trạng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Việt Nam, tuy nhiên, các giải pháp đề xuất vẫn còn chung chung và thiếu tính cụ thể.
Bùi Thị Giang (2017) đã tổng hợp các đặc điểm chung của tổ chức công tác kế toán, bao gồm nguyên tắc và nội dung liên quan Luận văn cũng đã phân tích thực trạng kế toán tại các đơn vị khảo sát Tuy nhiên, nghiên cứu vẫn chưa đề cập đến tổ chức công tác kế toán thu - chi tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Tin học và Thống kê tài chính.
Phạm Thị Hồng Nhung (2017) đã nghiên cứu và tổng hợp các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Bài viết phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoa Linh, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế, từ đó đề xuất các yêu cầu và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty Tuy nhiên, luận văn vẫn còn một số hạn chế, đặc biệt là việc chưa khái quát đầy đủ các nguyên tắc tổ chức kế toán.
Trịnh Thùy Dung (2019) đã tổng hợp các đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán, bao gồm nguyên tắc và nội dung của công tác kế toán doanh nghiệp Bài viết cũng phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Alphanam, từ đó chỉ ra những ưu điểm và hạn chế hiện có Mặc dù vậy, phần giải pháp để cải thiện công tác kế toán tại công ty vẫn cần được làm rõ hơn.
Bài viết này hệ thống hóa nội dung về tổ chức kế toán và thực trạng của nó tại một đơn vị cụ thể, đồng thời đề xuất giải pháp để cải thiện việc cung cấp thông tin kế toán đầy đủ và chính xác Dựa trên các nghiên cứu trước, tác giả làm rõ lý luận về tổ chức kế toán tại doanh nghiệp, phân tích thực trạng tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán Mục tiêu là cung cấp thông tin kế toán tài chính tin cậy, chính xác, và kịp thời cho Ban Lãnh đạo công ty trong quá trình ra quyết định Đây là một nghiên cứu độc đáo chưa từng được thực hiện trước đây.
Mục tiêu nghiên cứu
Thứ nhất là làm rõ được đặc điểm, nội dung cơ bản trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp.
Nghiên cứu tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng cho thấy những ưu điểm nổi bật và hạn chế trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp Việc phân tích này giúp xác định các điểm mạnh và yếu, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý tài chính.
Thứ ba, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán.
Câu hỏi nghiên cứu
1 Cơ sở lý luận của hoạt động tổ chức kế toán tại DN gồm những nội dung gì?
2 Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng diễn ra như thế nào?
3 Giải pháp gì cần đưa ra nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức kế toán?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào cách tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, bao gồm các yếu tố như bộ máy kế toán, chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quy trình kiểm tra kế toán.
Nghiên cứu này tập trung vào tổ chức kế toán của Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng trong giai đoạn 2017 - 2019, với số liệu thực tế được thu thập trong năm 2019 để làm ví dụ minh họa.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp tiếp cận trong bài viết này là phân tích và đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, dựa trên các tài liệu, văn bản luật, nghị định và thông tư liên quan.
… về kế toán trong khung pháp lý hiện hành tại Việt Nam.
Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu:
+ Từ các tài liệu kế toán: giáo trình, sách báo, internet về cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại doanh nghiệp.
Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng hoạt động theo quy chế rõ ràng, với sự quản lý chặt chẽ từ phòng kế toán Tài liệu quan trọng bao gồm báo cáo tài chính, sổ sách và chứng từ được cung cấp đầy đủ, đảm bảo minh bạch trong hoạt động tài chính của công ty.
+ Tham khảo các công trình nghiên cứu có liên quan.
Phương pháp đánh giá và phân tích được thực hiện bằng cách nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, kết hợp với kiến thức học tập từ trường Qua đó, bài viết đưa ra nhận xét và định hướng, cùng với các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán tại công ty này.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn này có ý nghĩa khoa học và thực tiễn rõ rệt Về mặt khoa học, nó đã hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến các khái niệm, đặc điểm và nội dung chung về tổ chức kế toán tại doanh nghiệp Về mặt thực tiễn, luận văn phản ánh tình hình tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, thông qua việc nghiên cứu các chứng từ kế toán, sổ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ trong giai đoạn 2017.
Kể từ năm 2019, đã có những nhận xét và đánh giá về kết quả đạt được trong tổ chức kế toán Bên cạnh đó, cũng đã phát hiện ra những hạn chế, thiếu sót và bất cập cần được hoàn thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI
Một số khái niệm cơ bản
Kế toán có nhiều định nghĩa khác nhau, trong đó Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) mô tả nó là "nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp các giao dịch có tính chất tài chính." Giáo sư Robert Anthony từ Harvard xem kế toán là "ngôn ngữ kinh doanh." Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, kế toán được định nghĩa là "việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính." Để cung cấp thông tin hữu ích về doanh nghiệp, cần có các công cụ theo dõi hoạt động kinh doanh hàng ngày và tổng hợp kết quả thành các báo cáo kế toán.
Yêu cầu của kế toán:
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.
- Phản ánh trung thực hiện trạng bản chất sự việc nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính.
- Thông tin, số liệu kế toán phải liên tục.
- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, hệ thống.
Một thực thể kinh doanh cần có tư cách pháp nhân và đơn vị kế toán riêng Sự lựa chọn đơn vị kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp cũng như mức độ phân cấp trong quản lý.
Tất cả các doanh nghiệp và đơn vị đều cần thực hiện công tác kế toán, được gọi là đơn vị kế toán Khi có sự quản lý độc lập hoặc phân cấp quản lý, việc hình thành đơn vị kế toán là điều cần thiết.
Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia làm 3 cấp:
- Đơn vị kế toán cấp chủ quản.
- Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập).
- Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ)
* Tổ chức công tác kế toán:
Tổ chức công tác kế toán là hệ thống các phương pháp và kỹ thuật phối hợp nhằm thực hiện các chức năng kế toán như phản ánh, đo lường và giám sát Mục tiêu của kế toán là cung cấp thông tin chính xác, trung thực và kịp thời, đồng thời đảm bảo sự liên kết chặt chẽ với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là quá trình thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán, nhằm thực hiện chế độ kế toán tại các đơn vị kế toán cơ sở một cách hiệu quả.
Tổ chức công tác kế toán là quá trình thiết lập hệ thống chỉ tiêu thông tin, bao gồm việc ghi chép trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán, nhằm phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả.
Sự cần thiết và nguyên tắc tổ chức kế toán
2.2.1 Sự cần thiết của tổ chức kế toán
Kế toán ra đời và phát triển song song với nền kinh tế hàng hóa, bắt đầu từ những ghi chép đơn giản Theo thời gian, nhu cầu quản lý của chủ sở hữu đã thúc đẩy sự phát triển của kế toán, dẫn đến sự hình thành các hình thức kế toán đa dạng như hiện nay.
Công tác kế toán là một phần thiết yếu trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, góp phần quan trọng trong việc điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Là công cụ quản lý, kế toán cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế, do đó, đóng vai trò then chốt trong hoạt động tài chính của Nhà nước và là yếu tố cần thiết cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp.
2.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán
Quá trình tổ chức kế toán cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Cơ cấu tổ chức kế toán cần được thiết lập như một bộ phận thống nhất trong quản lý doanh nghiệp, đồng thời phải có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành
Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để đảm bảo tính thống nhất trong kế toán, cần áp dụng các phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá thành và phương pháp hạch toán ngoại tệ một cách đồng bộ và nhất quán.
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước, bộ, ngành.
- Phù hợp với khả năng, trình độ của kế toán viên.
- Phù hợp với thông lệ quốc tế.
- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
Để đảm bảo công tác kế toán đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất, các doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức kế toán Việc thực hiện đồng bộ các nguyên tắc này sẽ giúp tổ chức kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả, từ đó cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, chính xác và kịp thời, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý và các cơ quan chức năng.
Các doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc và căn cứ cụ thể tùy thuộc vào điều kiện thực tế để đảm bảo tính khoa học trong tổ chức công tác kế toán Việc này là cần thiết để đảm bảo mọi nội dung kế toán được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Nội dung tổ chức kế toán
Tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính Nghiên cứu tổ chức công tác kế toán là cần thiết để đảm bảo phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí và cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chất lượng Nội dung tổ chức kế toán bao gồm nhiều yếu tố thiết yếu để đáp ứng yêu cầu quản lý khác nhau.
- Tổ chức bộ máy kế toán;
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán;
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán;
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán;
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán;
- Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ.
2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp bao gồm các cán bộ, nhân viên kế toán và thiết bị kỹ thuật để thực hiện công tác kế toán và tài chính Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm sắp xếp và phân công công việc cho từng kế toán viên, cũng như tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán Một bộ máy kế toán được tổ chức hiệu quả giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, tiết kiệm chi phí thuế và đảm bảo tuân thủ thủ tục hành chính Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải bố trí nhân sự kế toán phù hợp với Luật Kế toán, số lượng nhân viên kế toán phụ thuộc vào quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý Doanh nghiệp cũng có thể bố trí kế toán kiêm nhiệm các công việc khác không bị pháp luật cấm.
Tổ chức bộ máy kế toán cần được xây dựng dựa trên quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, cùng với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Nội dung chính của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu quản lý.
Hình thức tổ chức phân công, bổ nhiệm và kế hoạch công tác của kế toán trưởng rất quan trọng, phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý của doanh nghiệp Do đó, việc tổ chức bộ máy kế toán cần được thực hiện linh hoạt theo các hình thức phù hợp để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là phương thức mà toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp, không có bộ phận kế toán riêng ở các phòng ban khác Nhân viên tại các bộ phận này chỉ thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, lập báo cáo và chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý Ưu điểm của hình thức này là tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các công nghệ tính toán hiện đại, đồng thời giúp bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả với ít nhân viên nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:
Hình thức tổ chức kế toán phân tán cho phép công tác kế toán không chỉ diễn ra tại phòng kế toán doanh nghiệp mà còn tại các bộ phận khác như phân xưởng hoặc đơn vị sản xuất Tại những bộ phận này, công việc kế toán được thực hiện bởi bộ máy kế toán địa phương, bao gồm các nhiệm vụ từ kế toán ban đầu, kiểm tra và xử lý chứng từ, đến kế toán chi tiết và tổng hợp Các bộ phận này cũng có trách nhiệm lập báo cáo kế toán theo quy định của kế toán trưởng, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong công tác kế toán.
Phòng kế toán trong doanh nghiệp có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các báo cáo của các bộ phận, phản ánh các nghiệp vụ chung của toàn doanh nghiệp Đồng thời, phòng kế toán lập báo cáo theo quy định của nhà nước và hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán tại các bộ phận.
Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán kết hợp giữa phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán tại các đơn vị khác trong doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm đảm nhiệm việc kế toán cho toàn bộ doanh nghiệp, tổng hợp tài liệu từ các bộ phận không tổ chức kế toán và lập báo cáo chung Đồng thời, họ hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán của toàn bộ đơn vị Các bộ phận kế toán khác thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo phân công từ phòng kế toán trung tâm, với nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và xử lý sơ bộ chứng từ trước khi gửi về phòng kế toán trung tâm định kỳ.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường thích hợp cho các đơn vị lớn, nơi các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau Mỗi bộ phận thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đã được xác định.
Để bộ máy kế toán của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, cần tổ chức một cách khoa học và hợp lý, chuyên môn hóa công việc, đồng thời đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và trực tiếp từ kế toán trưởng Hệ thống kế toán cũng phải phù hợp với quy trình sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Nội dung hạch toán tại doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành cụ thể, được phân công cho từng cá nhân thực hiện dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Sự liên kết giữa các phần hành kế toán yêu cầu phân công công việc một cách khoa học, đảm bảo sự tương tác và phối hợp chặt chẽ nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp thường tổ chức thành các phần hành sau:
• Phần hành kế toán lao động - tiền lương.
• Phần hành kế toán vật liệu - tài sản cố định.
• Phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
• Phần hành kế toán công nợ
• Phần hành kế toán bán hàng
• Phần hành kế toán thuế
• Phần hành kế toán tổng hợp (các phần hành kế toán còn lại và lập báo cáo kế toán).
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được quy định bởi nhà nước, có trách nhiệm tổ chức và điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong doanh nghiệp Với vai trò quan trọng trong quản lý, kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra và giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp Việc thực hiện tốt vai trò này giúp bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, đảm bảo các chức năng vốn có của kế toán được thực hiện đúng cách.
Xây dựng kế hoạch công tác là yếu tố then chốt giúp các hoạt động kế toán diễn ra suôn sẻ, đồng thời cho phép kiểm tra tiến độ thực hiện và điều chỉnh công việc một cách linh hoạt Việc này không chỉ tăng cường sự phối hợp giữa các phần hành mà còn nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Theo Điều 3, khoản 3 của Luật Kế toán, chứng từ kế toán được định nghĩa là các giấy tờ và vật mang thông tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, từ đó làm cơ sở để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán đóng vai trò là cơ sở pháp lý cho các số liệu và thông tin mà kế toán ghi nhận Do đó, mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp cần được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời và khách quan trong các chứng từ kế toán một cách hợp pháp và hợp lệ.
Tổ chức kế toán trong điều kiện công nghệ thông tin
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán để cải thiện quy trình kế toán Ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, mà còn nâng cao năng suất lao động của bộ phận kế toán Điều này tạo điều kiện cho việc tinh giản bộ máy và nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Luật Kế toán sửa đổi 2015 đã tăng cường các quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán, bao gồm chứng từ điện tử, chữ ký điện tử, và quy trình lập, lưu trữ chứng từ kế toán Những quy định này nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn khi công nghệ thông tin ngày càng trở nên quan trọng trong các hoạt động kinh tế, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán.
Công nghệ thông tin đã có tác động sâu rộng đến tổ chức kế toán và chất lượng thông tin kế toán Trong môi trường ứng dụng công nghệ, chất lượng thông tin không chỉ liên quan đến các vấn đề chung mà còn chú trọng đến tính tin cậy, gian lận thông tin, an toàn thông tin và khả năng sẵn sàng sử dụng của thông tin.
Theo quy định của COBIT do ISACA ban hành năm 1996, chất lượng thông tin kế toán được đánh giá dựa trên 7 tiêu chuẩn kiểm soát thông tin và công nghệ.
- Hữu hiệu (nếu phù hợp với yêu cầu xử lý kinh doanh của người sử dụng);
Đáp ứng kịp thời và chính xác trong tính toán số học là rất quan trọng, đồng thời cần đảm bảo tính nhất quán trong các phương pháp kế toán đã được lựa chọn Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định kinh tế mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng các phương pháp kế toán đã áp dụng.
- Hiệu quả (đảm bảo sử dụng các nguồn lực trong quá trình thu thập, xử lý, tạo thông tin nhằm đảm bảo hiệu quả và kinh tế nhất);
- Bảo mật (Đảm bảo thông tin được bảo vệ nhằm tránh việc truy cập như xem, sửa, thêm vào, hủy hay công bố sử dụng không được phép);
Để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của thông tin trong lĩnh vực kinh tế, việc duy trì sự toàn vẹn của dữ liệu là rất quan trọng Điều này giúp các dữ liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trở nên chính xác và đáng tin cậy.
Sẵn sàng đáp ứng nhu cầu xử lý kinh doanh hiện tại và tương lai, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật công, chính sách và tiêu chuẩn xử lý kinh doanh là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và hợp pháp.
Để đảm bảo tính đáng tin cậy trong quản lý doanh nghiệp, cần cung cấp đầy đủ thông tin phù hợp cho việc thực hiện các trách nhiệm liên quan đến lập báo cáo Trong quá trình xử lý thông tin kế toán, các thao tác như tính giá trị tài sản và các nghiệp vụ cuối kỳ sẽ tạo ra sổ kế toán và báo cáo kế toán liên quan Đồng thời, khâu phân tích và cung cấp thông tin kế toán cũng tương tự như quy trình kế toán thủ công.
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, cách thức trình bày thông tin kế toán đã có sự đa dạng về mức độ, thời gian và hình thức thể hiện.
Chất lượng thông tin không chỉ phụ thuộc vào bản chất và bối cảnh mà còn liên quan chặt chẽ đến việc truy cập an toàn Nếu thông tin không thể truy cập một cách an toàn, thì bản chất của nó sẽ không được đáp ứng Điều này có nghĩa là nếu dịch vụ thông tin không đáng tin cậy và không thể thực hiện được, thì sản phẩm thông tin sẽ trở nên vô ích.
Tiêu chuẩn chất lượng thông tin không chỉ yêu cầu nội dung phải chính xác và đầy đủ, mà còn chú trọng đến việc đảm bảo an toàn, bảo mật và khả năng sẵn sàng sử dụng của thông tin cho người dùng.
Công nghệ thông tin đã cách mạng hóa lĩnh vực kế toán, đặc biệt trong việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán, vượt trội hơn hẳn so với quy trình thủ công trước đây Hệ thống thông tin kế toán hoạt động qua ba công đoạn chính, tương tự như các hệ thống thông tin khác.
Kế toán bắt đầu bằng việc ghi nhận dữ liệu dựa trên các sự kiện kinh tế thông qua việc lập chứng từ Khi ứng dụng công nghệ thông tin, bao gồm phần cứng, phần mềm kế toán và công nghệ cơ sở dữ liệu, kế toán viên có khả năng nhập liệu dễ dàng qua bàn phím hoặc quét dữ liệu vào hệ thống.
Xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán là bước quan trọng sau khi ghi nhận thông tin Trong môi trường thủ công, kế toán phải phân loại, sắp xếp và bóc tách ghi sổ nhật ký Tuy nhiên, quy trình này hiện nay đã được tự động hóa, giúp lưu trữ, tổ chức, phân tích và tính toán thông tin tài chính một cách nhanh chóng và chính xác hơn thông qua các chương trình đã được lập trình sẵn.
Kết xuất báo cáo trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin cho phép kế toán dễ dàng và nhanh chóng tạo ra nhiều loại báo cáo khác nhau, vượt trội hơn so với phương pháp kế toán thủ công Điều này được thể hiện qua các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, cũng như các báo cáo thống kê và phân tích.
Khái quát về Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0105141819, hoạt động dưới sự quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội từ ngày 26/01/2011.
Vốn điều lệ: 8.000.000.000 đồng (tám tỷ đồng)
Người đại diện pháp luật: Bà Vũ Thị Ngọc Thủy - Giám đốc công ty
Trụ sở công ty: Số 32, ngách 2, ngõ Thái Thịnh 1, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: Thiết bị & vật liệu y tế, chăm sóc sắc đẹp và thực phẩm chức năng.
3.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng chuyên cung cấp thiết bị và vật liệu y tế, sản phẩm chăm sóc sắc đẹp và thực phẩm chức năng, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại và lưu thông hàng hóa.
- Kênh phân phối: Bán trực tiếp cho bệnh viện thông qua đấu thầu, bán qua các kênh đại lý, cửa hàng và bán hàng trực tuyến tại Việt Nam.
- Số lượng bệnh viện ký hợp đồng: 25 bệnh viện
- Số lượng đại lý, cửa hàng chăm sóc sắc đẹp & các sản phẩm thực phẩm chức năng: Hơn 1500 đơn vị.
- Đối tác đến từ các nhà máy sản xuất của các nước.
Công ty có địa bàn hoạt động kinh doanh rộng khắp trên lãnh thổ Việt Nam,nhưng tập trung chủ yếu tại địa bàn Hà Nội.
3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý
Mô hình tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng:
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chức năng
Hội đồng thành viên là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề theo nhiệm vụ và quyền hạn được quy định bởi pháp luật và Điều lệ Công ty.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, được bổ nhiệm và ký hợp đồng bởi Hội đồng thành viên Hỗ trợ Giám đốc trong công việc là Phó giám đốc cùng với các Trưởng phòng.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho ban lãnh đạo Công ty về kế hoạch kinh doanh và chiến lược khách hàng Đội ngũ phòng kinh doanh, bao gồm 1 Trưởng phòng, 10 nhân viên kinh doanh và 1 nhân viên giao hàng, trực tiếp thực hiện và tổ chức các hoạt động kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho ban lãnh đạo Công ty về quản lý vốn, tài sản và các hoạt động kế toán, tài chính, kiểm soát Phòng thực hiện kế hoạch tài chính theo quy định của Nhà nước và Điều lệ Công ty Đội ngũ phòng kế toán bao gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán thuế, 1 kế toán mua hàng, 1 kế toán bán hàng, 1 thủ kho và 1 thủ quỹ.
Kiểm soát viên đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ, đồng thời phối hợp với kế toán trưởng để rà soát số liệu kế toán Họ đảm bảo rằng tất cả các hoạt động trong công ty tuân thủ đúng nội quy và quy chế của doanh nghiệp Ngoài ra, kiểm soát viên còn kiêm nhiệm vị trí thủ quỹ trong phòng kế toán, có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ chứng từ chi phí trước khi thực hiện thanh toán.
3.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng
Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dẫn đến công việc kế toán không quá phức tạp Tuy nhiên, do hoạt động bán hàng diễn ra liên tục, phòng kế toán cần nhiều nhân sự để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, ảnh hưởng đến các bộ phận khác Thêm vào đó, mối quan hệ cá nhân giữa các thành viên và việc tiết kiệm chi phí đã dẫn đến tình trạng một nhân sự kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, gây ra bất cập trong tổ chức kế toán của công ty.
Các nhân tố trên đã ảnh hưởng đến tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng trên các khía cạnh sau:
- Ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy kế toán
- Ảnh hưởng đến việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán;
- Ảnh hưởng đến việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán;
- Ảnh hưởng đến việc lựa chọn hình thức kế toán;
- Ảnh hưởng đến việc tổ chức báo cáo kế toán;
- Ảnh hưởng đến việc kiểm tra kế toán và kiểm soát nội bộ;
