Kiểm soát nội bộ là một trong những vấn đề quan trọng mà bất kỳ tổ chức nào cũng cần quan tâm để góp phần thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị; Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí và sử dụng sai mục đích; Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ; Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn, kịp thời. Tại Việt Nam, kiểm soát nội bộ trong khu vực công hiện chưa được xác định cụ thể. Mặc dù, hệ thống quản lý tài chính công của quốc gia có nhiều cơ chế và nắm vai trò giám sát nội bộ nhưng mục tiêu của cơ quan chức năng kiểm soát nội bộ này tập trung vào thanh tra hơn là xem xét hệ thống để đưa ra những phản hồi định kỳ và thường xuyên đối với việc quản lý kiểm soát nội bộ và sử dụng nguồn lực công. Các đơn vị sự nghiệp công lập thường quan tâm đến vấn đề tuân thủ quy định, quy trình đã được thiết lập sẵn bởi các cơ quan cấp trên và bỏ qua việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị để tăng cường hiệu quả hoạt động của chính đơn vị. Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam (sau đây gọi là Tổng cục), có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng và tích hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật. Giai đoạn 2018-2019 là giai đoạn có nhiều thay đổi trong hoạt động của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia. Trung tâm thực hiện cơ cấu lại tổ chức nhằm hướng tới mục tiêu phát triển thành đơn vị cấp quốc gia. Trong giai đoạn chuyển đổi, hoạt động của Trung tâm có nhiều xáo trộn. Năm 2019, đầu năm 2020, Trung tâm rơi vào tình trạng khó khăn do không được ngân sách nhà nước giao nhiều dự án so với các năm trước. Hơn nữa, dịch vụ sự nghiệp công do Trung tâm cung cấp không có tính xã hội hóa cao nên việc tìm kiếm các cơ hội bên ngoài còn gặp nhiều khó khăn. Nguồn thu trong giai đoạn này của Trung tâm giảm mạnh, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Trung tâm. Do nguồn thu giảm, tình trạng nợ tồn đọng bắt đầu tăng đáng kể so với giai đoạn trước đó do Trung tâm tạm thời chưa bố trí được nguồn tài chính để chi trả. Việc gia tăng các khoản nợ tồn đọng của Trung tâm đã làm bộc lộ các dấu hiệu về sự yếu kém trong việc theo dõi các khoản nợ: Trung tâm không tận dụng được các khoản chiết khấu thanh toán trong một số hợp đồng gần đây; đã có trường hợp phải chịu lãi chậm trả. Các vấn đề bất cập trong việc theo dõi và thanh toán các khoản nợ phải trả đã gây lãng phí tài sản của đơn vị trong tình hình tài chính vốn đang eo hẹp. Cũng liên quan đến vấn đề lãng phí tài sản, các khoản chi thường xuyên cho công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm tăng nhẹ trong năm 2019. Dù mức tăng không cao, nhưng xét trong tình trạng Trung tâm không có nhiều dự án đang hoạt động so với năm trước, tác giả đánh giá có tình trạng lãng phí trong việc chi tiêu thường xuyên này. Nợ phải trả cho các nhà cung cấp các loại hàng hóa trên vì vậy cũng tăng tương ứng. Tuy nguyên nhân của việc gia tăng các khoản chi này có khả năng xuất phát từ quy trình mua sắm, cụ thể là việc phê duyệt các khoản mua sắm trong định mức cho phép, tác giả cũng xem xét vấn đề này trong mối liên hệ với quy trình thanh toán. Do đó, Trung tâm cần rà soát, đánh giá các kiểm soát đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán. Câu hỏi đặt ra là, liệu việc xảy ra các lãng phí như trên có phải do kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán chưa phù hợp hoặc chưa hiệu lực hay không. Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp kiểm soát nhằm cải thiện quy trình thanh toán, giảm thiểu các chi phí không cần thiết, vừa là một giải pháp tình thế cho tình trạng giảm nguồn thu hiện tại của Trung tâm (bên cạnh việc tìm kiếm cơ hội gia tăng nguồn thu), vừa tạo tiền đề để xây dựng quy trình kiểm soát hoàn thiện phù hợp với cơ cấu tổ chức mới. Vì lý do trên, tôi lựa chọn đề tài cho luận văn của mình đó là: “Thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia”.
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia, trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam, có nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng và quản lý hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường biển, hải đảo Trung tâm thực hiện việc tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng, tích hợp, trao đổi và chia sẻ dữ liệu liên quan đến tài nguyên và môi trường biển, hải đảo Đồng thời, Trung tâm cũng cung cấp các dịch vụ ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật.
Giai đoạn 2018-2019 chứng kiến nhiều biến động tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia, với việc xây dựng đội ngũ lãnh đạo mới từ nguồn nhân sự hiện có Tuy nhiên, tình hình tài chính của Trung tâm lại diễn biến không thuận lợi, dẫn đến việc bộc lộ một số thiếu sót và yếu điểm trong kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán.
Đề tài luận văn của tôi là “Thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia” Mục tiêu là đánh giá quy trình kiểm soát hiện tại và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình thanh toán, giảm thiểu chi phí không cần thiết Điều này không chỉ giải quyết tình trạng giảm nguồn thu hiện tại của Trung tâm mà còn tạo nền tảng cho việc xây dựng quy trình kiểm soát hoàn thiện, phù hợp với cơ cấu tổ chức mới.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Có thể kể đến một số công trình nghiên cứu có liên quan như sau:
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thiện Chương (2012) về "Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng" đã nghiên cứu thực tiễn chu trình cung ứng, tập trung vào kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán Tác giả đã chỉ ra những tồn tại và hạn chế trong quá trình này, đồng thời nêu bật những bất cập trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Cuối cùng, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề đã được xác định.
Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Ngọc Yến (2012) tập trung vào việc “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung” Nghiên cứu này phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán của công ty, chỉ ra những tồn tại và bất cập hiện có Đồng thời, luận văn cũng nêu rõ nguyên nhân dẫn đến những yếu kém này và đề xuất các giải pháp hiệu quả nhằm cải thiện công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung.
Và một số đề tài khác như:
Bài luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hạnh (2010) nghiên cứu về việc "Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán" tại Công ty Cổ phần Dược vật tư y tế Quảng Nam Nội dung chính của nghiên cứu tập trung vào việc cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động mua sắm và thanh toán Thông qua việc áp dụng các biện pháp kiểm soát chặt chẽ, công ty có thể đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch tài chính.
Bài luận văn thạc sĩ của Huỳnh Thị Cam Thảo (2009) tập trung vào việc "Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng" tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ Nghiên cứu này thuộc chuyên ngành kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình cung ứng của doanh nghiệp.
Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp trong khu quản lý đường bộ 5 Nghiên cứu của Trịnh Thị Hoàng Dung (2006) trong luận văn thạc sĩ kinh tế chuyên ngành kế toán đã chỉ ra rằng việc áp dụng các biện pháp kiểm soát hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất tài chính và giảm thiểu lãng phí Các doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý chi phí.
Bài viết "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu Đà Nẵng" của Trần Thị Sáu, được trình bày tại Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học Đại học Đà Nẵng năm 2008, tập trung vào việc cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ nhằm quản lý hiệu quả chi phí sản xuất Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất tại công ty Sông Thu.
Các đề tài này giúp tác giả tổng hợp cơ sở lý luận cần thiết để đánh giá hiệu quả kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả cho người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia.
Mục tiêu nghiên cứu
Đánh giá tính phù hợp và hiệu lực của thủ tục kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia là rất cần thiết Việc phát hiện những thiếu sót trong kiểm soát và kiểm soát không hiệu lực trong quy trình thanh toán có thể dẫn đến các vấn đề như thất thoát và lãng phí tài sản, bao gồm thanh toán trễ hạn hoặc không tận dụng được chiết khấu thanh toán.
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
Việc thiết kế các thủ tục kiểm soát nội bộ và thực hiện kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán.
- Về không gian: Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia
Câu hỏi nghiên cứu
Để đánh giá sự phù hợp và hiệu lực của kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia, cần xem xét các tiêu chí như tính minh bạch, khả năng phát hiện sai sót, và mức độ tuân thủ quy định Ngoài ra, việc đánh giá cũng cần dựa trên hiệu quả trong việc ngăn ngừa gian lận và đảm bảo tài chính được sử dụng đúng mục đích Sự tham gia của các bên liên quan và việc thực hiện các biện pháp kiểm tra định kỳ cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ trong quy trình thanh toán tại Trung tâm còn tồn tại một số thiếu sót và yếu điểm Những vấn đề này có thể dẫn đến việc thất thoát và lãng phí tài sản, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Trung tâm Cần đánh giá và cải thiện quy trình này để tăng cường tính minh bạch và bảo vệ tài sản.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu định tính, bao gồm các kỹ thuật như phỏng vấn sâu, quan sát, phân tích nội dung và phân tích tường thuật, được sử dụng kết hợp với thống kê mô tả nhằm giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
Ý nghĩa kết quả của đề tài
Bài luận văn này tập trung vào việc phát triển một phương pháp đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ trong quy trình thanh toán các khoản phải trả cho người bán tại một đơn vị cụ thể Mục tiêu là xác định hiệu quả của các biện pháp kiểm soát hiện có và đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quy trình thanh toán.
Thiết kế thủ tục kiểm soát quy trình thanh toán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia hiện đang tồn tại một số thiếu sót, dẫn đến việc gia tăng rủi ro trong quy trình Những khiếm khuyết này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tính chính xác và hiệu quả của quy trình thanh toán, đồng thời tạo ra các lỗ hổng trong kiểm soát tài chính Việc cải thiện thiết kế thủ tục kiểm soát là cần thiết để giảm thiểu rủi ro và nâng cao độ tin cậy của hệ thống.
- Phát hiện các yếu điểm trong thực hiện thủ tục kiểm soát ảnh hưởng tới khả năng ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa sai phạm.
- Đề xuất các phương hướng, giải pháp thiết thực để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán.
Kết cấu của đề tài nghiên cứu
- Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu
- Chương 2: Cơ sở lý luận đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán khoản phải trả người bán trong đơn vị sự nghiệp công lập
- Chương 3: Thực trạng kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia
- Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, đề xuất giải pháp và kết luận.
Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THANH
TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 2.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ
2.1.1 Bản chất của kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO năm 1992, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu quan trọng: (i) cung cấp báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) tuân thủ các luật lệ và quy định; và (iii) đảm bảo hoạt động diễn ra hiệu quả và hiệu suất cao.
Sau hơn 20 năm, COSO đã phát hành bản cập nhật COSO Internal Control 2013, trong đó khẳng định rằng kiểm soát nội bộ là quy trình được thiết lập bởi Ban quản trị, nhà quản lý và các nhân sự khác trong doanh nghiệp Quy trình này nhằm đảm bảo việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
2.1.2 Giới thiệu khuôn mẫu kiểm soát nội bộ của COSO
Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ, được nêu trong định nghĩa của COSO về kiểm soát nội bộ, bao gồm:
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính.
(i) Mục tiêu kết quả hoạt động (Hiệu quả và hiệu năng hoạt động)
Mục tiêu thông tin bao gồm độ tin cậy, tính hoàn thiện và sự cập nhật của thông tin tài chính và thông tin quản lý Đồng thời, mục tiêu tuân thủ yêu cầu đảm bảo mọi hoạt động của đơn vị đều phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn hiện hành.
2.1.2.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ bao gồm năm yếu tố cơ bản có mối liên hệ chặt chẽ, bao gồm: Môi trường kiểm soát, Quy trình đánh giá rủi ro, Các hoạt động kiểm soát, Hệ thống thông tin và Giám sát các kiểm soát.
2.1.2.3 Các nguyên tắc thiết kế của khung kiểm soát nội bộ theo COSO Môi trường kiểm soát
Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thiết lập cơ chế độc lập giữa hoạt động quản lý và hoạt động giám sát.
Nhà quản lý cần thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng, xây dựng các loại báo cáo phù hợp và phân định trách nhiệm cũng như quyền hạn dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4 nhấn mạnh sự cam kết của đơn vị trong việc sử dụng nhân viên có năng lực, thông qua quy trình tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5 nhấn mạnh rằng các cá nhân trong đơn vị cần được yêu cầu báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức rõ ràng về vai trò của mình và cam kết thực hiện các mục tiêu đã đề ra, đồng thời góp phần vào việc đánh giá rủi ro hiệu quả hơn.
Nguyên tắc 6 yêu cầu các đơn vị cần thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ Điều này giúp nhận diện và đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình đạt được mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 7 yêu cầu các đơn vị phải nhận diện và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu của mình Việc này giúp xác định những rủi ro cần được quản trị hiệu quả.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 9 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần nhận diện và đánh giá những biến động của môi trường có tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ Những biến động này bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài như kinh tế và chính trị, sự chuyển biến trong cách thức kinh doanh với các loại hình và kỹ thuật mới, cũng như sự thay đổi trong cách quản lý và triết lý của các nhà quản lý liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 10 yêu cầu các đơn vị lựa chọn và thiết lập các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, từ đó đạt được các mục tiêu của đơn vị ở mức độ chấp nhận được.
Nguyên tắc 11 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin Mục đích của những hoạt động này là nhằm hỗ trợ đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục.
Thông tin và truyền thông
Nguyên tắc 13 yêu cầu các đơn vị cần thu thập hoặc tự tạo ra thông tin phù hợp và chất lượng cao Những thông tin này sẽ hỗ trợ hiệu quả cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 14 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần phải truyền thông nội bộ những thông tin cần thiết để hỗ trợ chức năng kiểm soát Đối tượng cần được thông tin bao gồm nhân viên, người quản lý và Hội đồng quản trị Việc này giúp đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức đều nắm rõ các thông tin quan trọng, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát và quản lý.
Nguyên tắc 15 yêu cầu các đơn vị phải cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ cho các đối tượng bên ngoài, bao gồm cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng và nhà cung cấp Việc này nhằm đảm bảo tính minh bạch và xây dựng lòng tin giữa các bên liên quan.