Khái niệm: 5
KSNB là một quy trình thiết yếu trong doanh nghiệp, được định nghĩa theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 Quy trình này do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị KSNB giúp đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan.
Theo Luật Kế toán 2015, kiểm soát nội bộ (KSNB) là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Mục tiêu của KSNB là đảm bảo tuân thủ pháp luật, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời rủi ro, đồng thời đạt được yêu cầu đề ra.
88/2015/QH13, có hiệu lực từ 201/01/2017]
Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN), Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc cùng các cá nhân khác trong đơn vị Mục tiêu của KSNB là tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị, bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC), nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật và các quy định liên quan.
Theo COSO năm 1992, KSNB (Kiểm soát nội bộ) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của tổ chức thực hiện, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
(ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ;
(iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một tập hợp các hoạt động, biện pháp và quy định được thiết lập bởi ban lãnh đạo nhằm chỉ đạo nhân viên và thực hiện các hoạt động trong tổ chức KSNB không chỉ bao gồm các chức năng tài chính và kế toán, mà còn mở rộng ra các lĩnh vực hành chính và quản lý sản xuất, tạo nên một hệ thống kiểm soát toàn diện cho doanh nghiệp.
Mục tiêu của KSNB 6
Theo COSO KSNB được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu:
Cần bảo đảm độ tin cậy của thông tin do hành ngày, hằng giờ những thông tin TC của
DN luôn thay đổi, do đó, nhà quản lý cần thông tin kịp thời, tin cậy và đầy đủ để ra quyết định Những thông tin này phải phản ánh khách quan thực trạng hoạt động của đơn vị, đặc biệt là tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) Độ tin cậy này thể hiện qua nhiều yếu tố quan trọng trong quá trình báo cáo.
- Nguyên tắc ghi nhận (Recording);
- Thẩm quyền tiếp cận tài sản (Access to Assets);
- Sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách (Asset Accountability).
(ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ
KSNB phải đạt các yêu cầu sau:
•Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
•Ngăn chặn, phát hiện kịp thời và xử lý các sai sót, gian lận trong mọi hoạt động của đơn vị.
•Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan
Tính tuân thủ (Compliance) là việc thực hiện các hành động theo đúng chỉ thị và quy định hiện hành Trong môi trường doanh nghiệp, sự tuân thủ được thể hiện ở hai cấp độ khác nhau.
- Tuân thủ tất cả các quy định của pháp luật hiện hành tại Việt Nam;
- Tuân thủ các quy định của Điều lệ công ty; các quy trình, quy định nội bộ, văn hóa, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp.
Tính minh bạch (Transparency), bao gồm:
- Sự chính xác: Thông tin phản ánh chính xác dữ liệu tổng hợp từ sự kiện phát sinh;
- Sự nhất quán: Thông tin được trình bày có thể so sánh được và là kết quả của những phương pháp được áp dụng đồng nhất;
Sự thích hợp của thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định khác biệt, giúp người sử dụng dự đoán kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai Đồng thời, nó cũng hỗ trợ xác nhận và hiệu chỉnh các mong đợi của người dùng.
- Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh một cách đầy đủ các sự kiện phát sinh và các đối tượng có liên quan;
- Sự rõ ràng: Thông tin truyền đạt được thông điệp và dễ hiểu;
- Sự kịp thời: Thông tin có sẵn cho người sử dụng trước khi thông tin giảm khả năng ảnh hưởng đến các quyết định;
- Sự thuận tiện: Thông tin được thu thập và tổng hợp dễ dàng.
(iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
KSNB được thiết kế để ngăn chặn sự trùng lặp và lãng phí nguồn lực, do đó, nhà quản lý cần kết hợp hài hòa các mục tiêu để đạt được KSNB hiệu quả nhất Tính hiệu lực và hiệu quả trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh là yếu tố quan trọng, thể hiện qua kết quả đạt được.
- Phạm vi hoạt động (Scope);
Nhiệm vụ của KSNB 8
Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ:
Các thủ tục kiểm soát cần được thiết kế để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế được thực hiện đúng quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hoặc cố ý Việc này giúp bảo vệ tài sản và tiền bạc của đơn vị, đồng thời giảm thiểu thiệt hại trong kinh doanh.
Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát tài sản có thể tránh:
Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình chặt chẽ để kiểm soát toàn bộ tài sản nợ và có, nhằm ngăn chặn thất thoát và lãng phí hàng hóa Việc tuân thủ chính sách kinh doanh là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu này.
Cơ cấu KSNB cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chấp hành chính sách kinh doanh của DN.
Các bộ phận cấu thành của KSNB 8
Đánh giá rủi ro 10
Đánh giá rủi ro là quy trình động và tương tác, giúp nhận diện và phân tích các rủi ro để đạt được mục tiêu tổ chức Nghiên cứu cho thấy rằng việc đánh giá rủi ro không chỉ tăng cường kiểm soát mà còn yêu cầu sự chủ động trong nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá và phân tích, từ đó phát triển chiến lược giảm thiểu tác hại đến hoạt động kinh doanh Các nhà quản lý cần xem xét những thay đổi trong môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức, vì những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu.
Mỗi doanh nghiệp đều phải thường xuyên đối mặt với nhiều rủi ro từ cả bên trong và bên ngoài Vì vậy, để đánh giá rủi ro một cách hiệu quả, cần đảm bảo rằng quy trình đánh giá được thực hiện một cách chất lượng.
Ban lãnh đạo cần chú trọng và khuyến khích nhân viên trong việc phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng.
DN đã triển khai các biện pháp và kế hoạch cụ thể nhằm giảm thiểu tác động của rủi ro đến mức chấp nhận được Đồng thời, DN cũng đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên hiểu rõ về tác hại của rủi ro và giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận.
DN đã đặt ra mục tiêu tổng thể và chi tiết để nhân viên có thể tham khảo trong quá trình làm việc Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được điều chỉnh để xử lý hiệu quả các rủi ro mới phát sinh cũng như các rủi ro trước đây chưa được kiểm soát.
Hoạt động kiểm soát 11
Các hoạt động kiểm soát là những hành động được thiết lập theo chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện chỉ dẫn của nhà quản lý, giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu Chúng cần trở thành một phần thiết yếu trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, cần có cấu trúc kiểm soát phù hợp với các hoạt động kiểm soát được xác định ở mọi cấp độ trong tổ chức và trong nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động, bao gồm cả môi trường công nghệ Các hành động kiểm soát phải đạt được những nội dung cụ thể để đảm bảo hiệu quả.
Phân chia trách nhiệm một cách hợp lý là rất quan trọng trong quy trình nghiệp vụ Điều này đảm bảo rằng không một cá nhân hay bộ phận nào có thể thực hiện toàn bộ quy trình, mà cần có sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau Việc này không chỉ nâng cao tính minh bạch mà còn giảm thiểu rủi ro trong quản lý và thực hiện công việc.
Để đảm bảo tính chính xác trong các hoạt động, mọi nghiệp vụ đều cần được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong giới hạn quyền hạn cho phép Đặc biệt, đối với các phê chuẩn cụ thể, người quản lý cần thực hiện việc phê duyệt cho từng nghiệp vụ một cách chi tiết.
Kiểm soát chứng từ là một quy trình quan trọng bao gồm việc sử dụng biểu mẫu chứng từ đầy đủ và rõ ràng, đánh số liên tục trước khi sử dụng, lập chứng từ kịp thời, lưu chuyển chứng từ một cách khoa học, và bảo quản cũng như lưu trữ chứng từ một cách an toàn.
- Kiểm soát sổ sách: (1) - Thiết kế sổ sách; (2) - Ghi chép kịp thời, chính xác; (3) - Bảo quản và lưu chữ.
Để kiểm soát vật chất hiệu quả, cần hạn chế việc tiếp cận tài sản thông qua việc sử dụng thiết bị bảo vệ, giới hạn số lượng người có quyền truy cập và bảo vệ thông tin liên quan Đồng thời, việc kiểm kê chính xác giá trị tài sản và xác định quyền sở hữu đối với tài sản là điều cần thiết.
Việc kiểm tra độc lập thực hiện các thủ tục kiểm soát là cần thiết để phát hiện biến động bất thường và xử lý kịp thời Các thủ tục kiểm soát bao gồm chính sách và quy định kỹ thuật giúp thực hiện chỉ đạo của nhà quản lý, đồng thời đảm bảo quản lý rủi ro trong quá trình đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Những thủ tục này được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ và đặc điểm của từng đơn vị, do đó có sự khác biệt rõ rệt giữa các đơn vị và nghiệp vụ.
Hệ thống thông tin và truyền thông 12
Để xây dựng một hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả trong doanh nghiệp, cần đảm bảo thông tin được truyền tải liên tục từ cấp lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại Điều này giúp mọi nhân viên nhận được thông tin cần thiết và hiểu rõ các thông điệp từ quản lý cấp cao Chất lượng của hệ thống thông tin sẽ được nâng cao khi các yếu tố cốt lõi được đảm bảo.
- DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
Hệ thống truyền thông trong doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả nhân viên, bất kể cấp độ nào, đều hiểu rõ các nội quy và chuẩn mực của tổ chức Hệ thống này cũng cam kết cung cấp thông tin kịp thời và chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng để nhân viên có thể dễ dàng báo cáo những hành vi và sự kiện bất thường, nhằm ngăn chặn những thiệt hại có thể xảy ra cho doanh nghiệp.
- DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
Để đối phó với thiên tai và các hiểm họa, DN đã triển khai các chương trình và kế hoạch phòng chống, cũng như ứng cứu sự cố mất thông tin Hệ thống KSNB yêu cầu thiết lập các kênh thông tin hiệu quả, giúp truyền tải thông tin chính xác đến đúng đối tượng Kênh thông tin từ dưới lên đảm bảo báo cáo kịp thời tới HĐQT và Ban TGĐ về các rủi ro kinh doanh và hiệu quả hoạt động của ngân hàng Ngược lại, kênh thông tin từ trên xuống giúp truyền đạt các mục tiêu, chiến lược và chính sách của ngân hàng đến các cấp quản lý và nhân sự liên quan, nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Để đảm bảo hiệu quả trong kiểm soát nội bộ (KSNB), việc thiết lập kênh liên lạc hiệu quả giữa các phòng ban là rất quan trọng Điều này giúp tất cả nhân viên trong doanh nghiệp nắm rõ và tuân thủ các chính sách, thủ tục liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của họ, đồng thời nhận được thông tin cần thiết một cách kịp thời.
Hệ thống giám sát và thẩm định 13
Giám sát kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong từng giai đoạn, bao gồm việc đánh giá kịp thời tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát và thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết Ban Giám đốc thực hiện giám sát thông qua các hoạt động liên tục, đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai Các hoạt động giám sát liên tục thường liên quan đến các hoạt động lặp đi lặp lại của đơn vị, bao gồm quản lý và giám sát thường xuyên.
Ban Giám đốc thực hiện các hoạt động giám sát dựa trên thông tin từ bên ngoài, bao gồm khiếu nại của khách hàng và ý kiến từ cơ quan quản lý Những thông tin này giúp xác định các vấn đề và lĩnh vực cần cải thiện trong tổ chức.
Ban Giám đốc có trách nhiệm thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) một cách thường xuyên, bao gồm việc giám sát các kiểm soát để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả và phù hợp với sự thay đổi của đơn vị Việc giám sát này bao gồm các hoạt động như kiểm tra bảng đối chiếu ngân hàng, đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với quy định hợp đồng bán hàng, và giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức cũng như chính sách hoạt động của đơn vị Mục tiêu của giám sát là đảm bảo rằng các kiểm soát luôn duy trì hiệu quả theo thời gian.
Kiểm toán viên nội bộ có vai trò quan trọng trong việc giám sát và đánh giá các kiểm soát của đơn vị thông qua những đánh giá riêng biệt Họ cung cấp thông tin định kỳ về hoạt động của kiểm soát nội bộ (KSNB), tập trung vào việc đánh giá tính hiệu quả của KSNB Ngoài ra, họ cũng trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện KSNB.
Nguyên tắc thiết kế KSNB 14
Trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả, có ba nguyên tắc thiết kế quan trọng cần tuân thủ: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền Những nguyên tắc này giúp đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và kiểm soát chặt chẽ trong hoạt động quản lý.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng trong tổ chức là yếu tố then chốt để tạo ra sự chuyên môn hóa và hiệu quả trong công việc Nguyên tắc này giúp mỗi cá nhân hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của bản thân cũng như của người khác, từ đó nâng cao khả năng phối hợp và kiểm soát lẫn nhau Khi có nhiều người tham gia, sai sót dễ dàng được phát hiện và gian lận khó có thể xảy ra nhờ vào cơ chế kiểm tra chéo Điều này không chỉ đảm bảo sự minh bạch trong quy trình nghiệp vụ mà còn góp phần đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm yêu cầu sự tách biệt trách nhiệm của từng nhân viên trong công việc để ngăn ngừa sai phạm, đặc biệt là sai phạm cố ý và lạm dụng quyền hạn Cách ly trách nhiệm hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro về sai sót, và nguyên tắc này cần được tuân thủ trong nhiều tình huống nhất định.
-Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán
-Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó
-Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Nguyên tắc ủy quyền trong quản lý cho phép các nhà quản lý cấp dưới quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi nhất định, trong khi cấp trên vẫn chịu trách nhiệm về các quyết định này Quá trình ủy quyền tạo ra một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn, đảm bảo sự thống nhất trong toàn đơn vị Phê chuẩn là bước quan trọng để xác nhận các quyết định trong phạm vi quyền hạn được giao, với yêu cầu tất cả nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn Có hai loại phê chuẩn: phê chuẩn chung cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, và phê chuẩn cụ thể cho từng nghiệp vụ riêng biệt, nhằm đảm bảo các mục tiêu kiểm soát được thực hiện hiệu quả.
Bên cạnh 3 nguyên tắc chính nêu trên còn có 7 nguyên tắc sau:
Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều được kiểm soát bởi KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt động chính của đơn vị.
Hoạt động liên quan đến nhau phải được kiểm soát bởi ít nhất 2 người hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo.
Nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí:
Một thủ tục kiểm soát chỉ nên được triển khai khi chi phí của nó thấp hơn lợi ích mang lại Vì vậy, kiểm soát nội bộ cần phải xác định các khu vực có mức độ rủi ro cao hơn để tăng cường các biện pháp kiểm soát tại những nơi này.
Chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ:
Chứng từ và sổ sách là công cụ quan trọng để phản ánh và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời đóng vai trò là dấu vết kiểm soát thiết yếu cho việc kiểm tra và đánh giá quy trình kiểm soát.
Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách:
Để bảo vệ tài sản hiệu quả, cần hạn chế việc tiếp cận bằng cách xây dựng két an toàn cho tiền, chứng từ có giá và sổ sách Ngoài ra, việc sử dụng thiết bị bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ cũng rất quan trọng.
Tiến hành kiểm tra độc lập từng khách thể trong quá trình kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm tạo ra một môi trường khách quan và trung thực.
Cần thực hiện phân tích so sánh giữa hai số liệu từ các nguồn khác nhau, với việc làm rõ mọi khác biệt theo từng chỉ tiêu cụ thể Nguyên tắc này giúp phát hiện nhanh chóng gian lận, sai sót hoặc biến động bất thường, từ đó có biện pháp đối phó kịp thời.
Lý luận Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho trong doanh nghiệp 16 1: Nội dung và bản chất chu trình Hàng tồn kho trong hoạt động của doanh nghiệp 16 1.1: Đặc điểm chung về chu trình Hàng tồn kho 16
Chức năng của chu trình 17
Chu trình hàng tồn kho bao gồm các chức năng chính như mua hàng, nhận hàng, lưu kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đi tiêu thụ Dựa trên những chức năng này, doanh nghiệp có thể xây dựng kiểm soát nội bộ (KSNB) cho hàng tồn kho bằng cách thiết lập các bộ phận riêng biệt để thực hiện các chức năng cơ bản.
Chức năng mua hàng trong doanh nghiệp cần được tổ chức thông qua một phòng chuyên biệt như phòng vật tư hay phòng cung ứng, có trách nhiệm thực hiện mua hàng nhưng không có quyền quyết định Quy trình bắt đầu khi bộ phận kho hoặc bộ phận có nhu cầu viết "Phiếu yêu cầu mua hàng" để yêu cầu lập "Đơn đặt mua hàng" Phiếu này có thể được lập khi hàng tồn kho đạt mức tối thiểu, dựa trên đơn hàng của khách hàng hoặc kết quả kiểm kê định kỳ Để tiến hành mua hàng, các phiếu yêu cầu cần được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền Đơn đặt hàng phải được đánh số thứ tự và nêu rõ thông tin về số lượng, chủng loại, giá cả và thời gian giao nhận Một bản sao của đơn đặt hàng sẽ được gửi đến phòng kế toán và bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu Tất cả hàng hóa mua về phải được bộ phận nhận hàng kiểm tra số lượng và chất lượng, lập biên bản kiểm nhận và chuyển đến kho Bộ phận nhận hàng cần phải độc lập với bộ phận mua hàng, vận chuyển và kho để đảm bảo tính khách quan trong quá trình kiểm tra.
Tất cả vật tư hàng hóa sẽ được chuyển đến kho để kiểm tra chất lượng và số lượng Bộ phận kho sẽ thực hiện thủ tục nhập kho, lập phiếu nhập kho và thông báo cho bộ phận kế toán về số lượng hàng nhận Sau đó, bộ phận kho ghi nhận số lượng, chủng loại và quy cách hàng vào sổ kho, đồng thời thiết lập quy trình bảo quản nhằm giảm hao hụt và chi phí lưu kho.
Chức năng xuất kho vật tư, hàng hoá
Bộ phận kho có trách nhiệm quản lý hàng hóa và yêu cầu phải có Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư hàng hóa đã được phê duyệt từ các đơn vị sử dụng Phiếu yêu cầu được lập thành ba liên: một liên cho đơn vị yêu cầu, một liên cho bộ phận kho để xuất kho và hạch toán, và một liên cho Phòng Kế toán để ghi sổ Để tránh việc sử dụng phiếu yêu cầu cho mục đích không rõ ràng, các đơn vị cần quy định kiểm soát chặt chẽ các Phiếu yêu cầu, đảm bảo rằng chúng được lập dựa trên đơn đặt hàng sản xuất hoặc đơn đặt hàng của khách hàng.
Việc sản xuất cần được kiểm soát chặt chẽ thông qua kế hoạch và lịch trình sản xuất, được xây dựng dựa trên ước tính nhu cầu sản phẩm và tình hình hàng tồn kho hiện có Mục tiêu của kế hoạch này là tránh tình trạng ứ đọng hoặc thiếu hàng hóa, đồng thời đảm bảo nguyên vật liệu và nhân công cần thiết Người giám sát sản xuất có trách nhiệm theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình từ khi nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho đến khi sản phẩm hoàn thành Các chứng từ như phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, phiếu xuất kho, và bảng chấm công được sử dụng để ghi chép và theo dõi Sản phẩm sau khi sản xuất xong sẽ được kiểm định chất lượng trước khi nhập kho, nhằm phát hiện sản phẩm hỏng hoặc không đạt tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng tồn kho có giá trị cao hơn thực tế Sản phẩm hoàn thành sẽ được lưu kho chờ bán, và bất kỳ xuất kho thành phẩm nào cũng cần có sự phê chuẩn, thường là từ đơn đặt hàng của khách Bộ phận vận chuyển sẽ lập phiếu vận chuyển hàng hóa và phân phối các liên để chứng minh cho quá trình vận chuyển, giúp khách hàng kiểm tra số lượng và chủng loại hàng hóa so với đơn đặt hàng.
Sai sót, rủi ro thường gặp trong chu trình Hàng tồn kho 20 1.2.3: Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Hàng tồn kho 21 Kết luận chương 1 23 CHƯƠNG 2: Tổng quan về DN và thực trạng quy trình KSNB hàng tôn kho của DN 24
Quá trình kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình quản lý hàng tồn kho thường gặp phải nhiều rủi ro, bao gồm cả những rủi ro có thể dự đoán và những tình huống bất ngờ Mỗi loại rủi ro khác nhau đòi hỏi những phương pháp xử lý và cơ chế kiểm soát phù hợp.
Hàng tồn kho thường có tỷ trọng lớn với số lượng và chủng loại đa dạng, dẫn đến nhiều nghiệp vụ phát sinh và chứng từ phức tạp Việc ghi chép không cẩn thận có thể gây ra sai sót, đặc biệt khi các chứng từ không được đánh số liên tục, dễ dẫn đến tình trạng trùng lặp.
Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
Việc không có sự phê duyệt từ người có thẩm quyền trong quy trình mua hàng và đặt hàng có thể dẫn đến tình trạng đơn hàng không hợp lệ hoặc số lượng không chính xác, gây ra lãng phí và thiệt hại cho doanh nghiệp.
Việc không đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách hợp lý có thể dẫn đến việc hàng hóa mua về không đạt tiêu chuẩn, gây lãng phí cho doanh nghiệp Hơn nữa, nếu người chịu trách nhiệm mua hàng thông đồng với nhà cung cấp, họ có thể ăn chặn và hưởng hoa hồng, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của công ty.
Người mua hàng kiêm nhiệm không chỉ nhận hàng mà còn kiểm tra chất lượng, điều này có thể dẫn đến nguy cơ cấu kết với nhà cung cấp, dẫn đến việc nhận hàng hóa kém chất lượng hoặc không đủ số lượng.
Kho bảo quản không đạt tiêu chuẩn về an ninh và cơ sở vật chất có thể dẫn đến mất mát, hư hỏng và giảm giá trị hàng tồn kho Việc xuất kho nguyên vật liệu thừa do đánh giá nhu cầu không chính xác gây lãng phí, đồng thời xuất kho không được phê duyệt bởi người có thẩm quyền cũng là một vấn đề nghiêm trọng.
1.2.3: Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Hàng tồn kho
Để xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả cho quản lý hàng tồn kho, nhà quản lý cần xác định rõ phương châm và triết lý kinh doanh của doanh nghiệp Việc lựa chọn nhân viên có năng lực phù hợp với đặc trưng doanh nghiệp là rất quan trọng, với yêu cầu nhân viên kho phải trung thực, có hiểu biết về sản phẩm và chăm chỉ Thủ kho cần nắm vững nghiệp vụ, có đạo đức tốt và không có ý đồ gian lận Đồng thời, chế độ chính sách cần được thiết lập để tạo sự gắn bó giữa nhân viên và doanh nghiệp, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh Mỗi doanh nghiệp có những chính sách tuyển chọn nhân viên khác nhau, có thể là tuyển nhân viên mới để đào tạo hoặc chọn những nhân viên có kinh nghiệm để tiết kiệm chi phí đào tạo.
Quy trình đánh giá rủi ro trong chu trình hàng tồn kho là cần thiết để giúp các nhà quản lý phát hiện sớm các gian lận liên quan đến thất thoát và hỏng hóc hàng hóa Việc này không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn hỗ trợ đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời Các nhà quản lý cần thực hiện đánh giá rủi ro liên tục đối với các hoạt động trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong quản lý hàng tồn kho, nhằm ước tính khả năng xảy ra các rủi ro tiềm ẩn và áp dụng các biện pháp ngăn chặn hiệu quả.
Việc quản lý xuất nhập và bảo quản hàng tồn kho là hoạt động quan trọng, ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, do đó cần xây dựng và thực hiện các biện pháp kiểm soát chặt chẽ để tránh sai sót và thất thoát tài sản Các biện pháp kiểm soát cần phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp Đối với kiểm soát xuất nhập kho và lưu kho, hàng hóa phải được ghi chép và quản lý đầy đủ để ngăn ngừa thất thoát và hàng hóa không rõ nguồn gốc Cần kiểm tra phiếu xuất kho với hàng hóa thực tế, cộng sổ và đối chiếu với lượng hàng còn lại, cũng như đối chiếu chứng từ với sổ kho để đảm bảo tính chính xác.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Dữ liệu, dù được ghi chép thủ công hay lưu trữ trên máy tính, cần phải rõ ràng, trung thực và hợp lý Việc trao đổi thông tin giữa các nhà quản lý, nhân viên và các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài cần được cụ thể hóa để dễ hiểu.
Giám sát thường xuyên là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) diễn ra hiệu quả Các chốt kiểm soát cần được thiết lập để theo dõi quy trình quản lý hàng tồn kho, và việc tổ chức giám sát phụ thuộc vào đánh giá của nhà quản lý về tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp Hàng ngày, các nhà quản lý cần thực hiện quan sát và đánh giá hành vi của nhân viên, đồng thời lắp đặt camera theo dõi để tăng cường hiệu quả giám sát.
Giám sát định kỳ là hoạt động quan trọng mà các nhà quản lý thực hiện hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, nhằm mời kiểm toán độc lập hoặc giao nhiệm vụ cho kiểm toán nội bộ để đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong chu trình hàng tồn kho Qua đó, các nhà quản lý có thể phát hiện ra những hạn chế và tìm kiếm các giải pháp để cải thiện quy trình này.
KSNB là quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, giúp quản lý hiệu quả và toàn diện Việc xây dựng quản lý KSNB cho hàng tồn kho đóng vai trò then chốt, vì hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: Tổng quan về DN và thực trạng quy trình KSNB hàng tôn kho của
Tổng quan về Công Ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt 24
Quá trình hình thành và phát triển 24
Công ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt, được thành lập vào ngày 22/05/2015, là doanh nghiệp tư nhân hoạt động dưới sự cấp phép của Chi cục Thuế Quận Đống Đa Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại Số 41, ngách 1, ngõ 178 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 24
Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ
Công ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt chuyên cung cấp phụ kiện điện thoại và dịch vụ in ấn, phục vụ cho việc bảo vệ và trang trí sản phẩm điện thoại Công ty chủ yếu phân phối sản phẩm qua các trang thương mại điện tử như Lazada, Sendo, Shopee và Tiki, với nguồn hàng phong phú từ cả trong và ngoài nước Bên cạnh đó, công ty còn thiết kế và in ấn ốp lưng điện thoại, giá đỡ điện thoại theo yêu cầu của khách hàng, giúp mở rộng thị trường tiêu thụ trên toàn quốc qua hệ thống bán hàng trực tuyến.
Công ty hiện có văn phòng chính tại ngõ 178 Thái Hà, quận Đống Đa, Hà Nội, chuyên quản lý và kinh doanh bán buôn, bán lẻ cả trực tiếp tại văn phòng và trực tuyến.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 24
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức của công ty gồm 6 thành phần, do Giám đốc đứng đầu Với quy mô hoạt động nhỏ, công ty hiện có 26 nhân viên, và nhiệm vụ của từng bộ phận được phân chia một cách rõ ràng.
Ban giám đốc chịu trách nhiệm quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty Họ điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày, tuyển dụng nhân sự, tổ chức kế hoạch kinh doanh và ban hành quy chế quản lý nội bộ.
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm quản lý hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán theo quy định hiện hành, theo dõi công việc thu nợ gốc và lãi, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời giao dịch trực tiếp với khách hàng và tổng hợp phiếu xuất nhập hàng Thủ quỹ đảm nhiệm việc kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi phát sinh trong đơn vị.
DN cần thực hiện kiểm tra các phiếu thu, phiếu chi, ký xác nhận và giao các liên, đồng thời quản lý tạm ứng và lưu trữ toàn bộ giấy tờ liên quan đến quy trình này.
Bộ phận bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tư vấn và giúp họ lựa chọn sản phẩm - dịch vụ phù hợp Nhân viên bán hàng có trách nhiệm giải đáp thắc mắc về sản phẩm, thuyết phục khách hàng mua hàng để tăng doanh thu cho công ty Họ cũng tạo phiếu bán hàng cho các đơn hàng phát sinh và kiểm tra sự khớp nhau giữa số lượng và loại hàng hóa trên phiếu bán hàng với số lượng thực tế mà khách đặt.
Bộ phận kho đảm nhiệm việc lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu, thực hiện quy trình nhập kho và xuất kho trước khi giao nhận hàng hóa Họ cũng chịu trách nhiệm đóng gói sản phẩm, kiểm kê hàng hóa xuất nhập mỗi ngày và báo cáo tổng số lượng hàng hóa thực tế được nhập xuất hàng ngày.
Thực trạng quy trình Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp 26 1: Môi trường kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp 26
Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch: 26
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ, đặc biệt đối với các công ty bán phụ kiện điện thoại, mặt hàng đa dạng và dễ thất thoát Theo Giám đốc Nguyễn Đức Trình, việc thiết lập một hệ thống quản lý hàng tồn kho chặt chẽ là cực kỳ quan trọng để kiểm soát và tối ưu hóa doanh thu.
Kiểm soát hàng tồn kho là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả Ban lãnh đạo công ty luôn nỗ lực cải thiện quản lý hàng tồn kho, đặc biệt chú trọng đến bộ phận kho với đội ngũ nhân lực đông đảo Việc thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh cơ cấu quản lý cho thấy sự quan tâm sát sao, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm soát hàng tồn kho.
Tính trung thực và giá trị đạo đức: 26
Trong quá trình làm việc, tôi nhận thấy rằng các nhà điều hành luôn coi trọng tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp Để giảm thiểu hành vi vi phạm các giá trị này, công ty đã thiết lập các chính sách và quy định quản lý rõ ràng Ban Giám đốc cũng đã đưa ra nội quy cụ thể về chuẩn mực đạo đức và hình thức xử phạt đối với những cá nhân cố tình vi phạm, nhằm ngăn chặn các hành vi không đúng mực có thể xảy ra.
Công ty thiết lập nội quy chung và riêng cho từng bộ phận, trong đó quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân trong hợp đồng lao động Các nội quy được lập thành văn bản và phổ biến đến từng phòng ban Đối với quy định chung, các điều khoản được nêu rõ ràng kèm theo hình thức xử phạt cụ thể cho từng trường hợp và mức độ vi phạm.
Nhân viên sử dụng phần mềm Dingtalk trên điện thoại để thực hiện chế độ điểm danh và chấm công khi đến công ty Sau khi kết nối với wifi công ty và mở định vị, họ chỉ cần mở ứng dụng Dingtalk, chọn mục Công việc, rồi chọn Check in và ấn nút check in để hoàn tất quá trình chấm công.
+ Nếu phần check in hiện normal (bình thường) tức là check in thành công
+ Nếu hiện off site tức là check in chưa đủ điều kiện (chưa đến đúng địa điểm văn phòng hoặc chưa kết nối với wifi công ty),
Nếu bạn đến muộn so với giờ quy định (8h sáng), điều này được gọi là "late" Đối với trường hợp làm việc ngoài văn phòng, bạn cần chụp ảnh chứng minh đã đến văn phòng kèm theo thời gian để xác nhận.
8h, nếu không có ảnh chứng minh bị tính như đi muộn. Đối với trường hợp đi muộn:
Dưới 5 phút: nhân viên partime bị phạt 10,000 VND, nhân viên fulltime bị phạt 20,000 VND
Trên 5 phút: nhân viên partime bị phạt 10,000 VND, nhân viên fulltime bị phạt 20,000 VND
(trích điều 2 phần Áp dụng Nội Quy Công ty) về xin nghỉ phép hoặc xin đi muộn
Theo quy định của công ty, mọi yêu cầu xin đến muộn hoặc xin nghỉ phép đều phải được phê duyệt Người lao động có thể thực hiện việc xin nghỉ hoặc xin đến muộn trực tiếp qua phần mềm Dingtalk mà không cần gặp mặt cấp trên tại công ty.
1/ Trường hợp xin nghỉ phép nguyên 1 buổi (sáng hoặc chiều) hoặc nguyên 1 ngày.Điển biểu mẫu phê duyệt “Đơn Xin Nghỉ Phép" muộn nhất vào 17h30 hôm trước ngày nghỉ phép (Ví dụ thời điểm nghỉ là ngày 30/09 cần điển biểu mẫu “Đơn xin nghỉ phép
Mức phạt Điền đầy đủ lý do nghỉ phép
- Chọn người Approver: đã được chọn sẵn gửi cho Giám đốc
Khi chọn Notifier, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến người chấm công và các cá nhân liên quan trong Phòng Chẳng hạn, khi nhân viên kho điền đơn xin nghỉ phép, thông báo sẽ được gửi đến toàn bộ Phòng Kho Các phòng ban đã được thiết lập sẵn trong hệ thống, chỉ cần chọn tên bộ phận để gửi thông báo đến tất cả thành viên.
- Phải đăng ký và được phê duyệt biểu mẫu trước khi làm thêm để được tính công hôm đó
2/ Trường hợp xin về sớm (áp dụng cho cả trường hợp xin nghỉ theo giờ) Điền biểu mẫu “Đơn Xin Phép Về Sớm" ở phần Phê Duyệt trong Dingtalk
Người lao động có thể xin về sớm trong cùng ngày hoặc trước ngày dự kiến xin về Nếu xin về sớm trong cùng ngày, cần thông báo trước 2 giờ tính từ thời điểm xin về.
- Điện thời gian xin về sớm Ví dụ: xin về sớm từ 10h30 đến giờ nghỉ 12h Điền 10h30 đến 12h.
- Điền lý do xin Về sớm
- Phần Approver: Đã được chọn sẵn gửi cho Giám đốc
- Phần Notifier: Đã được chọn sẵn gửi cho người chấm công Cần chọn thêm các cá nhân liên quan cùng Phòng
3/ Trường hợp xin đến muộn
- Điền biểu mẫu "Đơn Xin Phép Đến Muộn" ở phần Phê Duyệt trong Dingtalk.
- Cách điểm tương tự biểu mẫu “Đơn Xin Phép Về Sớm” về tác phong và trang phục:
- Làm việc chuyên nghiệp nghiêm túc, tập trung trong giờ.
- Giữ yên lặng trong giờ làm việc để tránh gây ảnh hưởng tới người khác.
- Ăn mặc lịch sự phù hợp là việc tại nơi công sở
- Đối với nhân viên đội kho mặc quần áo thoải mái, dễ hoạt động, di chuyển trong quá trình làm việc nhưng vẫn đảm bảo lịch sự
Giám đốc cần làm gương bằng cách tuân thủ nghiêm túc nội quy và thể hiện hành vi liêm chính trong quản lý Sự chuẩn mực trong quyết định và cách cư xử với nhân viên sẽ thiết lập nền nếp và văn hóa công sở tích cực trong doanh nghiệp Hành động làm gương của giám đốc sẽ tạo động lực cho nhân viên, giúp họ làm việc vui vẻ, nghiêm túc và có trách nhiệm hơn, từ đó giảm bớt những suy nghĩ tiêu cực về hành vi không trung thực, phi pháp hoặc phi đạo đức.
Công ty không chỉ áp dụng các quy định xử phạt vi phạm mà còn có chế độ khen thưởng khuyến khích cho nhân viên, bao gồm cả vật chất lẫn tinh thần Điều này góp phần tạo động lực cho nhân viên làm việc với thái độ tích cực và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Ví dụ về mức thưởng phạt của bộ phận kho:
Phạt khi gói sai đơn hàng
Gói và gửi sai sản phẩn
Tiền phạt = tiền vận chuyển + 30%*giá trị đơn hàng
Gói và gửi thiếu sản phẩm Tiền phạt = tiền vận chuyển Đối tượng Mức thưởng
Nhân viên kho Tiền thưởng = (số lượng đơn hàng vượt chỉ tiêu KPI)*2000
Thủ kho Tiền thưởng = tổng tiền thưởng nv kho*30%
Bảng 2.1: Công thức tính phạt của bộ phận kho tại DNCông thức tính thưởng
Bảng 2.2: Công thức tính thưởng của bộ phận kho tại DN
CÔNG TV TNHH TH ƯƠ NG MAl S NG T O VI T C NG HÒA XÂ H I CH Ả Ạ Ệ Ộ Ộ Ủ NG H I A VIỆT NAM s : 1510/2019/STV/QUYDINH ố ĐỘC l p ậ - T do ự - H nh phúc ạ
Hà N i, ngày 15 tháng 10 năm 2019 ộ NỘI QUV CÓNG TY
N i quy chung đ ộ ượ c áp d ng t ngày 15/10/2019 ụ ừ
Nội quy CHLNC yêu cầu nhân viên thực hiện đầy đủ giờ làm việc và tắt màn hình cùng máy tính khi kết thúc ca làm Nếu máy tính được sử dụng cho ca tiếp theo, không cần phải tắt Vệ sinh khu vực làm việc và giữ vị trí làm việc sạch sẽ là điều bắt buộc Nhân viên không được vứt rác bừa bãi và không sử dụng điện thoại hay truy cập Facebook, YouTube hay các trang web giải trí khác trong giờ làm việc, trừ những thông tin liên quan đến điện thoại và công nghệ.
- Nội Quy trên duợc áp dụng cho toàn bộ nhân viên dang làm việc tại công ty.
- Vi Phạm Điêm a, phạt theo quy dịnh trường hơp dưới 5' (Partime : 10,000d, Fulltime :
20,OOOd), Trường hựp trên 5' (Partime: 20,000d, Fulltime: 50,000d)
- Mục b,c,d,e vi phạm sẽ nhẳc nhớ 1 lần, trước khi phạt 20, OOOd / lần phi phạm.
- Phụ lục bổ sung nội quy này sẽ dược thông báo khi thêm mới hoặc thay dôi.
Hình 2.2: Nội quy chung của Công ty
CÕNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SÁNG TẠO VIẾT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHÙ NGHĨA VIỆT NAM
Sδ: 280902/2020/STV/QUYDiNH Độc lỊp - Tự do - Hạnh phúc
Hà NỘI ngây 28 tháng 09 nâm 2020
Vỉ việc Xin Nghi Phép Vii XJn vẽ i&m đén muộn, xin nghi theo giờ
Từ Ngày 28/09/2020 Nhàn Viên Đàng Ki Nghi Phep vàXln vỉ sớm, DẻnMuộn, Xln Nghi theo giờ áp dụng theo quy định bèn dưới:
I/ I nrimg họp MB nghi phép nguyên 1 bnói (stag huậc chiều) hoặc nguyên 1 ngày.
Biểu mẫu phê duyệt “Đun Xm Nglu Pbcp” cần được nộp trước ngày nghỉ phép Ví dụ, nếu nghỉ vào ngày 09 tháng 10, thì biểu mẫu “Dun Xtn nghỉ phép” phải được hoàn thành và nộp trước ngày 29 tháng 09.
• Dicn đấy dù “lý du nghi phép'*
■ Chun người Approver Dã đuuc chon sẵn gui chu A Trinh
Chun Notifer đã được chọn sẵn và gửi cho Tliuy, đồng thời cần thêm các nhãn liên quan đến Phung Ví dụ, Nga điên dũng xin nghỉ phép SC để cản thõng báu cho tuần bù Phóng Kbo.
• Phai duuc pbẽ duy Ct biẽu mẫu Iruuc khi làm thêm gtá.
2/ I ruling hop ùn về Mim (áp dụng cho cá Irirtmg hụp xin Ughi theo gioi
- Dtcn biêu mẫu “Dun Xm Pbep Ve Sinn" ở phán Phe Duy Ct trung Dingtalk
Cò thể điền củng ngày Xtn vé Mim huác Lruoc ngây Xm vé sum Trong trường hợp điền cùng ngày Xtn, vé sớm sẽ được diền trước 2h kè tú thui diém Xin vé xum.
• Dien thói gian Xm Ve súm Vi du: Xin Ve sum tú IOliAO dền gió nghi 12h Dien IOhAO den 12h.
• Dien lý do Xin Vc sùm.
• Phán Appruvcr Dã duuc chun săn gui chu A Tnnli
• Phàn NoCifer Đả duoc chon sẵn gui chu Tbuy, Cản ebon thêm các cá nhãn bẽn quan cùng phòng.
3/ I ruling hụp xin đèn muộn
• Dten bleu mẫu “Dun Xin Pbcp Dcn Muun" U phan Pbc Duyct trong Dingtalk
• Cách diến Luung tư biêu mau “dun Xin Ve sum".
11/ ẤP DỤNG VÀ THƯỞNG HỢP NGOẠI LỆ
Hình 2.3: Quy định về việc xin nghỉ phép, về sớm, đi muộn, làm thêm giờ tại công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy: 33
Dù là doanh nghiệp nhỏ với nguồn nhân lực hạn chế, quản lý hàng tồn kho vẫn là nhiệm vụ quan trọng Do đó, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều có mối liên hệ chặt chẽ với hoạt động kiểm soát hàng tồn kho và bộ phận kho.
Thủ kho là bộ phận quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp, đảm nhiệm việc quản lý số lượng hàng hóa xuất nhập kho hàng ngày và hàng tồn kho Họ cũng có trách nhiệm sắp xếp, bảo quản hàng hóa, đồng thời tổng hợp số liệu nhập xuất hàng ngày để báo cáo cho bộ phận quản lý.
Dưới sự quản lý của thủ kho, việc kiểm kho đảm bảo xác nhận chính xác số lượng hàng hóa thực tế được nhập và xuất mỗi ngày, dựa trên phiếu bán hàng từ bộ phận bán hàng.
Nhân viên kho có nhiệm vụ xếp hàng hóa vào vị trí quy định sau khi kiểm tra và nhập số lượng hàng hóa vào hệ thống do thủ kho tạo Họ cũng rút hàng theo phiếu bán hàng được giao và chuyển lại cho kiểm kho để kiểm tra.
Nhân viên đóng gói chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn bán hàng và hàng hóa sau khi đã được kiểm tra bởi người kiểm kho Họ xác nhận số lượng hàng hóa giao đúng với số lượng trên đơn hàng trước khi tiến hành đóng gói.
Ghép đơn hàng từ các trang thương mại rồi bàn giao cho bộ phận kho.
Kiểm tra đơn hàng trên hệ thống quản lý của công ty để xác nhận mặt hàng và sản phẩm có đúng với đơn bán hàng từ trang thương mại điện tử hay không.
Xác nhận số lượng đơn đã đóng gói nhận lại so với số lượng đơn đã bàn giao trong ngày.
Trực tiếp quản lý hoạt động của bộ phận kho.
Trực tiếp quản lý việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa và tạo thông báo khi hàng về trên hệ thống quản lý.
Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện: 34
Công ty TNHH Sáng Tạo Việt chuyên cung cấp phụ kiện và trang trí điện thoại qua nền tảng trực tuyến, vì vậy nhân viên cần có kiến thức về các dòng điện thoại và sàn thương mại điện tử Đối với đội ngũ nhân viên kho, công ty ưu tiên tuyển chọn những người chăm chỉ, tỉ mỉ và kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác trong quản lý hàng tồn kho Công ty cũng thường xuyên đào tạo nhân viên để họ nắm vững thông tin về hàng hóa, đặc biệt là các sản phẩm bán chạy, nhằm tránh nhầm lẫn và tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, điều này rất quan trọng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty chú trọng vào việc tuyển chọn người quản lý bộ phận kho, bao gồm thủ kho và kiểm kho, nhằm nâng cao trình độ và chất lượng cán bộ quản lý hàng tồn kho Tất cả nhân viên từ các phòng ban đều được thông báo rõ ràng về quy định chung, chế độ thưởng phạt theo năng suất lao động ngay từ ngày tuyển dụng Hàng tháng và hàng quý, công ty tổ chức các buổi họp mặt để trao đổi kinh nghiệm và thảo luận về các vấn đề phát sinh Ngoài ra, công ty cũng khuyến khích nhân viên góp ý trực tiếp hoặc qua thùng thư góp ý để cải thiện môi trường làm việc và nâng cao hiệu quả công việc.
“Tuyển dụng Nhân Viên Kho Vận Thương Mại Điện Tử Shopee, Tiki, Lazada, Sendo tại Hà Nội
Công Ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt (Handtown )
Số 9 Ngõ 218 Tây Sơn, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, HN
- Thực hiện kiểm kê hàng hoá định kỳ
- Lập báo cáo hàng tồn kho
- Quản lý và sắp xếp hàng hoá Trong Kho
- Thực hiện xuất nhập hàng hoá
- Sử Dụng Thành Thạo Excel, Ưu Tiên Ứng Viên Đã Từng Sử Dụng Qua Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Như Nhanh.vn Hoặc Kiot Việt
- Nhanh nhẹn, Cẩn Thận, chịu khó học hỏi
- Kinh nghiệm: tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương
- Trình Độ Trung Cấp Trở Lên
Thu Nhập 6 - 8Tr (Bao Gồm Thưởng KPIs)
- Bảo hiểm sau 2 tháng làm việc
- Thưởng tháng lương thứ 13 (làm việc trên 12 tháng)
- Thưởng KPIs Theo Hiệu Quả Công Việc Từ 1 - 3 Triệu
- Xét tăng lương 6 tháng / lần
Công Ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt (Handtown )
Ngõ 178 Tây Sơn, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, HN”
(Trích: Phòng quản lý Tổng hợp)
2.2.2: Quy trình đánh giá rủi ro hàng tồn kho trong DN
Việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt trong quản lý hàng tồn kho Để giảm thiểu tác hại của rủi ro, công ty cần xây dựng quy trình đánh giá rủi ro toàn diện, xem xét cả nguyên nhân chủ quan và khách quan Công ty TNHH Sáng Tạo Việt đã xác định phương thức phòng trừ và giảm thiểu rủi ro, nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
Phiếu nhập kho lập trễ dẫn đến không kịp thời phản ánh số lượng hàng tồn kho chính xác trên hệ thống
Việc không cập nhật kịp thời hàng tồn kho có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa bị đặt hàng không cần thiết Mức tồn kho quá cao không chỉ gây khó khăn trong công tác bảo quản và quản lý mà còn làm tăng nguy cơ hư hỏng, thất thoát và lãng phí tài sản công.
Theo quy định, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho phải được lập vào thời điểm cụ thể và đánh số thứ tự Trong trường hợp hàng hóa nhận từ nhà cung cấp bị thiếu hụt hoặc hỏng hóc, công ty cần xử lý và yêu cầu bồi thường hoặc giao lại hàng hóa theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng với nhà cung cấp.
Quá trình nhập hàng xảy ra sai sót như đếm thiếu, phân loại,dán tem mã vạch sản phẩm nhầm
Lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật sai so với thực tế, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra,
Khi nhập hàng, cần thực hiện quy trình cẩn thận với sự tham gia của nhiều nhân viên khác nhau Việc cho hai nhân viên cùng đếm một lô hàng sẽ giúp so sánh và đảm bảo tính chính xác của kết quả Nếu không chú ý, việc phân loại nhầm sản phẩm có thể dẫn đến việc nhân viên kho gửi nhầm hàng cho khách, gây thiệt hại và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Quá trình quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của công ty và tránh thiệt hại kinh tế Để giảm thiểu rủi ro hư hỏng hàng hóa, nhân viên cần tuân thủ các quy định về bảo quản hàng tồn kho Trong trường hợp hàng tồn kho bị hư hỏng diện rộng, tổn thất cho công ty có thể rất lớn Do đó, công ty cần chú trọng hơn đến công tác bảo quản, đồng thời thực hiện các biện pháp phòng ngừa như kiểm soát cháy nổ và ẩm mốc để bảo vệ kho hàng.
Lắp bình cứu hỏa, thiết bị báo cháy cũng như quạt thông gió, thiết bị điều hòa nhiệt độ và chất hút ẩm trong kho.
Để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý kho, cần thường xuyên kiểm tra hàng hóa và vệ sinh kho định kỳ để ngăn ngừa chuột bọ, đồng thời giữ cho kho luôn khô ráo Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định phòng cháy chữa cháy là rất quan trọng, bao gồm kiểm tra định kỳ các thiết bị phòng cháy Cần đưa ra các quy định nhằm ngăn chặn sự cố, như hạn chế đặt các thiết bị dễ cháy nổ, hạn chế sạc điện và pin trong khu vực kho, đồng thời bảo quản các sản phẩm dễ bắt nhiệt và điện ở nơi an toàn, tránh xa công tắc và ổ cắm Cuối cùng, cần cấm hút thuốc trong nhà kho để đảm bảo an toàn tối đa.
Hàng tồn kho bị mất mát, thâm hụt, lãng phí
Để giảm thiểu thiệt hại kinh tế do thất thoát, mất cắp và lãng phí, công ty đã triển khai chính sách hạn chế số lượng nhân viên vào kho cùng lúc, quy định thời gian nhập và rút hàng của mỗi nhân viên, cũng như số đơn hàng mà mỗi người được phép rút trong một lần vào kho.
Không cho phép người lạ vào kho hàng khi chưa có sự cho phép, bao gồm cả nhân viên công ty Đảm bảo hàng tồn kho được đặt ở vị trí dễ nhìn thấy và sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng, ngăn nắp.
Lắp đặt camera giám sát để bao quát toàn bộ khu vực trong và xung quanh kho, đảm bảo không có góc khuất nào mà camera không ghi lại được Nên đặt camera tại các khu vực quan trọng như khu vực gói hàng, khu vực nhận hàng và bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển.
Giám đốc công ty khuyến khích việc khen thưởng cho nhân viên liên quan đến hàng tồn kho trong quá trình làm việc Đồng thời, công ty cũng áp dụng mức phạt nếu phát hiện thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa trong ca làm, nhằm nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong việc bảo quản tài sản và hàng hóa của công ty.
Hàng tồn kho bị thiếu hụt không đủ cung cấp ra bên ngoài, hoặc để tồn quá lâu
Chậm tiến độ kinh doanh gây thiệt hại về kinh tế, lợi nhuận cho Công ty, tăng chi phí trong quá trình hoạt động
Kiểm kê hàng tồn kho và xác định hạn mức tồn kho hợp lý. Đối với hàng tồn kho để quá lâu, vượt mức cần thiết:
Xác định lại mức tồn kho tối ưu trong điều kiện cho phép.
Báo cáo với phòng quản lý khi hàng hóa tồn kho vượt quá hoặc thấp hơn mức an toàn để ban lãnh đạo có phương pháp xử lý.
Dựa trên xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng để thay đổi số lượng nhập hàng hóa mỗi lần.
Quá trình xuất kho Xuất kho không đúng số lượng
Lãng phí, xuất kho thừa có thể bị nhân viên kho chiếm đoạt để sự dụng
Xuất kho dựa trên phiếu bán hàng hoặc phiếu xuất kho yêu cầu uy tín của công ty, tăng chi phí cho việc xử lý lại đơn hàng
Bảng 2.3: Đánh giá rủi ro trong DN
(Trích: Phòng quản lý Tổng hợp)
2.2.3: Thông tin và truyền thông hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Công ty TNHH Sáng Tạo Việt quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng cách sử dụng phần mềm quản lý Nhanh.vn để cập nhật toàn bộ dữ liệu về hàng hóa, số lượng nhập xuất hàng ngày, vị trí và tình trạng đơn hàng Tất cả thông tin được cập nhật tức thời, giúp nâng cao hiệu quả tìm kiếm và quản lý Để thống kê số lượng nhập xuất thực tế, công ty sử dụng Google Drive, cho phép thủ kho dễ dàng theo dõi và tổng hợp số liệu hàng hóa một cách liên tục.
DN sử dụng phần mềm Dingtalk để quản lý nhân sự và kết nối toàn thể nhân viên trong công ty Tất cả thông báo, quyết định và tin tức đều được truyền tải qua Dingtalk, nơi mỗi nhân viên có tài khoản cá nhân và được phân chia theo cơ cấu bộ phận rõ ràng Các nhóm thảo luận riêng biệt cho từng bộ phận đảm bảo thông tin chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết Các hoạt động hàng ngày như chấm công, ghi nhận đơn hàng và liên lạc giữa các bộ phận đều được thực hiện qua Dingtalk Ngoài ra, việc xin nghỉ phép, xin tăng ca hay giải quyết các vấn đề liên quan cũng được xử lý qua phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và không cần gặp trực tiếp giám đốc để xin phê duyệt.
Ngoài việc sử dụng các trang thương mại điện tử, công ty còn thiết kế website riêng cho doanh nghiệp, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận và kiểm tra thông tin Các sản phẩm trên website được cập nhật liên tục từ hệ thống quản lý nhanh.vn Việc sở hữu website riêng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng mà còn nắm bắt nhu cầu của họ, từ đó đáp ứng và thỏa mãn khách hàng một cách hiệu quả nhất.
2.2.4: Hoạt động kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Theo quy định của công ty, hàng tồn kho sẽ được nhập và xuất theo đầy đủ xác khâu sau:
Nhập kho 42
a Các công việc cụ thể
Bước 1: Bộ phận kho nhận hàng tại địa điểm giao nhận, kiểm tra đủ số lượng thùng hàng được báo rồi ký hóa đơn giao nhận.
Khi hàng hóa được chuyển về kho, chúng sẽ được mở và kiểm tra từng thùng để đảm bảo chất lượng Mỗi sản phẩm đều phải trải qua quy trình kiểm tra chất lượng để xác nhận rằng hàng hóa không bị móp méo (đối với ốp điện thoại) hoặc không bị vỡ (đối với các loại cường lực dán màn hình) sau khi vận chuyển.
Thủ kho sẽ tiến hành phân loại hàng hóa dựa trên thông tin từ bao bì sản phẩm hoặc phiếu nhập kho do Bộ phận kế toán cung cấp Trong quá trình này, thủ kho cũng sẽ đếm số lượng hàng hóa và dán tem, mã vạch cho từng sản phẩm để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Bước 4: So sánh số lượng hàng hóa nhận được so với phiếu nhập kho bộ phận kế toán đã giao Nếu có chênh lệch, thì báo lại.
Bước 5: Nhập hàng hóa vào trong kho cả trên hệ thống nhanh.vn và trên thực tế
Hình 2.4: Quá trình nhập kho của DN b Các hoạt động kiểm soát được tiến hành tại chu trình
Tại bước 3, phần mềm nhanh.vn hỗ trợ nhận diện và phân loại sản phẩm nhập kho bằng cách tạo mã vạch cho từng loại sản phẩm Việc cập nhật hình ảnh giúp thủ kho phân loại hàng hóa một cách dễ dàng và chính xác hơn.
Tại bước 3, công ty yêu cầu phân chia số lượng sản phẩm nhập kho cho nhân viên kiểm đếm Mỗi kiện hàng cần được kiểm đếm hai lần bởi các cá nhân khác nhau để đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm hàng.
Sau khi nhận hàng hóa, cần kiểm tra và nhập kho trong ngày Đồng thời, phải báo cáo và bàn giao đầy đủ số lượng cùng tình trạng hàng hóa cho bộ phận kế toán, nhằm đảm bảo việc cập nhật thông tin hàng tồn kho diễn ra liên tục và kịp thời.
Trong quá trình kiểm tra và đếm hàng hóa, việc dán tem mác và mã vạch đầy đủ giúp quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn Điều này cho phép nhanh chóng phân biệt hàng hóa khi xuất nhập kho thông qua mã vạch.
Sắp xếp và bảo quản hàng hóa 43
a Các công việc cụ thể
Thủ kho thực hiện kiểm tra các vị trí trống trong kho và sắp xếp hàng hóa đúng theo khu vực quy định Sau khi kiểm đếm và dán tem mác, nhân viên kho sẽ cất giữ hàng hóa theo vị trí đã được thủ kho chỉ định Các hoạt động kiểm soát được thực hiện trong toàn bộ chu trình quản lý kho.
Trong kho hàng tại công ty Sáng Tạo Việt có tổng cộng 22 kệ được đánh số, phân khu rõ ràng trong kho:
Kệ từ 1-10 là loại kệ thấp, lý tưởng cho việc trưng bày các mặt hàng và phụ kiện nhỏ gọn như cường lực điện thoại, dán PPF, dán carbon chống xước cho cả mặt trước và sau của điện thoại, dây treo điện thoại, và giá đỡ điện thoại.
Kệ 11-20 là kệ to, dành cho hàng hóa với số lượng lớn hoặc cần nhiều diện tích như ốp điện thoại.
Kệ 21-22 là kệ thiết kế riêng để đựng cường lực dành cho camera điện thoại
Mỗi kệ hàng được thiết kế với nhiều tầng, mỗi tầng lại chia thành các ô nhỏ được phân biệt bằng các rổ hàng Mỗi rổ hàng có ghi vị trí rõ ràng theo logic, ví dụ như K1-TA-O1 cho kệ 1, tầng A, ô thứ nhất Ngoài ra, mỗi vị trí kệ còn đi kèm với một mã vạch, trong đó phần mềm Nhanh tự động xuất mã CODE QR cho từng vị trí kệ.
Kho hàng được trang bị sơ đồ dán trước cửa, giúp thủ kho nắm rõ vị trí và cách sắp xếp hàng hóa, từ đó hỗ trợ việc tìm kiếm hiệu quả Sơ đồ này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên kho trong việc xác định vị trí hàng hóa, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm.
Sau khi kiểm đếm hàng hóa, thủ kho sẽ xác định các vị trí trống trong kho để sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý Nhân viên kho sau đó sẽ tiến hành nhập kho hàng hóa theo đúng vị trí mà thủ kho đã chỉ định.
Hàng hóa sau khi kiểm được xếp kho ngay trong ngày, không để hàng hóa dưới đất để tránh ẩm mốc, hỏng hóc hàng hóa.
Xử lý đơn hàng trực tuyến và xuất hàng 44
a Các công việc cụ thể
Công ty TNHH Sáng Tạo Việt chuyên cung cấp sản phẩm điện tử trực tuyến qua các trang thương mại điện tử Khi khách hàng đặt hàng qua bất kỳ kênh thương mại điện tử nào, hệ thống nhanh.vn sẽ tự động đồng bộ và tạo đơn hàng trên hệ thống một cách nhanh chóng.
Bộ phận bán hàng sẽ in và ghép đơn hàng của khách hàng trên trang thương mại điện tử đơn nhanh.vn, sau đó sẽ chuyển giao đơn hàng cho bộ phận kho để xử lý.
Bộ phận kho xác nhận đơn hàng từ bộ phận bán hàng, rút hàng theo vị trí và số lượng trên đơn, quét mã vạch sản phẩm để cập nhật trên hệ thống Sau khi kiểm tra đúng sản phẩm và số lượng, đơn hàng sẽ được đóng gói và dán nhãn bên ngoài Bộ phận kho sẽ quét mã vận đơn để xác nhận đã đóng gói và giao cho hãng vận chuyển, trong khi đơn hàng trên trang thương mại điện tử sẽ được lưu trữ bởi thủ kho.
Hình 2.5: Quá trình xuất kho của DN b Các hoạt động kiểm soát được tiến hành tại chu trình
Khi có đơn hàng, nhân viên kho cần thu thập hàng hóa từ nhiều vị trí khác nhau để hoàn tất đơn online Nếu không áp dụng phương pháp lấy hàng hiệu quả, nhân viên sẽ tốn nhiều thời gian và công sức di chuyển giữa các khu vực lưu trữ.
Khi cần lấy hàng, nhân viên chỉ cần truy cập vị trí đã được chỉ định trên đơn nhanh.vn và quét mã vạch sản phẩm để thực hiện thao tác rút hàng Sau khi nhấn lưu, hệ thống sẽ tự động ghi nhận việc lấy sản phẩm khỏi vị trí Đối với các đơn hàng lớn, nhân viên có thể xuất file Excel trước và sau đó cập nhật lên hệ thống một cách dễ dàng.
Sau khi nhận hàng, quy trình kiểm kho sẽ được thực hiện để xác minh rằng nhân viên đã lấy đúng số lượng và loại hàng hóa cho khách hàng, đồng thời ngăn chặn các hành vi gian lận.
Kiểm kho 46
a Các công việc cụ thể
Kiểm tra kho là một công việc thiết yếu và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho Việc kiểm tra hàng hóa định kỳ giúp phát hiện sớm hàng hóa hỏng, thất thoát và kém chất lượng, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời Đồng thời, việc này cũng đảm bảo đủ hàng để bán và xác định thời điểm cũng như khối lượng đặt hàng hợp lý Ngoài ra, cần chú ý đến an toàn cháy nổ trong kho hàng Tại Công ty TNHH Sáng Tạo Việt, quy trình quản lý và kiểm tra kho hàng được thực hiện một cách bài bản và hiệu quả.
Kiểm tra kho hàng được thực hiện định kỳ mỗi tháng vào chiều thứ 7 cuối cùng, nhằm xác định số lượng và chất lượng hàng hóa Quá trình này giúp phát hiện các sản phẩm hư hỏng, không đảm bảo chất lượng hoặc bao bì không đạt yêu cầu Tất cả sản phẩm không phù hợp cần được báo cáo ngay cho Ban lãnh đạo để có phương án xử lý kịp thời.
Bước 1: Dừng bán hàng, XNK khi kiểm
Bước 2: Xác nhận các phiếu chuyển kho đến và đi đã được duyệt chưa? Xử lý hết các trạng thái đơn hàng.
Bước 3: Phân công công việc và chuẩn bị công cụ dụng cụ.
Bước 5: Import file kiểm kho
Bước 6: Gộp các phiếu kiểm kho hoàn thành lại với nhau thành một phiếu tổng *• Tìm ra các mã có tồn mà chưa được kiểm.
Bước 7: Tìm sản phẩm thiếu
Hình 2.6: Quá trình kiểm kho của DN b các hoạt động kiểm soát được tiến hành tại chu trình
- Một nhóm 2 người hỗ trợ nhau: 1 người theo - 1 người quét sản phẩm.
- tạo file excel để quét sản phẩm, quét vào file excel sau đó tổng hợp lại rồi mới cập nhật lên hệ thống
- Đếm nhẩm số lượng sản phẩm tít và so sánh với file excel tránh tính trạng tít thừa/ thiếu sản phẩm.
- Ghi chú từng đoạn vị trí sản phẩm của mỗi kệ khi quét xong để dễ dàng tìm lại các sản phẩm khi có sai sót.
Tổng hợp các sản phẩm không có tem mác và máy quét không nhận mã để xử lý sau Nhân viên kho cần ghi nhớ và ghi lại mã sản phẩm để kiểm tra trên hệ thống, đồng thời nhập lại mã sản phẩm trực tiếp vào hệ thống.
- Xem chi tiết các sản phẩm thiếu:
^ Chi tiết phiếu kiểm ^ Lọc tình trạng thiếu ^ Xuất file excel các sản phẩm thiếu và sắp xếp theo thứ tự từ thiếu nhiều nhất đến ít nhất.
^ Đi tìm lại hàng luôn ^ Nhập các sản phẩm đã tìm thấy, giải trình.
^ Thực hiện bù trừ kiểm kho để tồn trên phầm mềm trả về đúng số thực tế.
Hoạt động giám sát kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp 47
Ban Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi và hoạt động bất thường.
Doanh nghiệp cần bổ sung và chỉnh sửa các quy định còn thiếu trong quá trình hoạt động Hiện tại, công ty chưa thành lập phòng ban riêng về kiểm soát nội bộ (KSNB) và tự thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý.
Nhân viên có ý thức tự giác và kiểm tra lẫn nhau, tuân thủ các chính sách của công ty Ban quản lý thường xuyên giám sát và lấy ý kiến nhân viên để đánh giá hiệu quả của các hoạt động kiểm soát Sau quá trình giám sát, quản lý sẽ xử lý thông tin và báo cáo lại với Ban giám đốc.
Công ty cung cấp các công cụ bảo vệ toàn diện như két giữ tiền, kho lưu trữ an toàn, cửa có khóa và camera giám sát Những thiết bị này giúp ngăn chặn các hoạt động và giao dịch trái phép, và cần được sử dụng liên tục ở mọi nơi có thể.
