CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
1.1.1.1 Khái niệm Để hiểu về Hệ thống thông tin kế toán, trước hết phải tìm hiểu các khái niệm về Hệ thống, Hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống (System) là tập hợp các thành phần có mối quan hệ với nhau, cùng hoạt động để thực hiện các mục tiêu định trước.
Hệ thống thông tin là một cấu trúc thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu cho người dùng Khái niệm này thường liên quan đến môi trường xử lý và được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý là công cụ quan trọng trong doanh nghiệp, giúp ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh Hệ thống này cung cấp thông tin hữu ích, hỗ trợ các nhà quản trị trong việc ra quyết định hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng trong việc thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán Nó tạo ra thông tin hữu ích cho người sử dụng, có thể áp dụng công nghệ tiên tiến hoặc thực hiện thủ công, hoặc kết hợp cả hai phương pháp.
Kế toán truyền thống xác nhận và ghi chép các hoạt động kinh tế, trong khi dưới góc nhìn của Hệ thống thông tin, nó được xem như một hệ thống chứng từ điện tử được kiểm soát và lưu trữ, giúp cung cấp thông tin hữu ích về các hoạt động kinh doanh.
1.1.1.2 Chức năng của Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống cần thu thập và lưu trữ dữ liệu về các sự kiện, nguồn lực và đối tượng bằng cách ghi chép các giao dịch qua chứng từ gốc Sau đó, các giao dịch này sẽ được phản ánh lên sổ nhật ký theo thứ tự thời gian và chuyển đổi sang sổ cái theo số hiệu tài khoản.
Biến đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích giúp nhà quản trị đưa ra quyết định về sự kiện, nguồn lực và các đối tượng Quá trình này chuyển đổi dữ liệu thu thập được thành thông tin có giá trị, có thể được trình bày dưới dạng sổ sách, báo cáo tài chính hoặc báo cáo quản lý, phục vụ cho việc ra quyết định hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các chốt kiểm soát cần thiết để bảo vệ các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm cả dữ liệu Chức năng này đảm bảo kiểm soát tổng thể chặt chẽ, giúp duy trì tính bảo mật và độ chính xác trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin Nhờ đó, thông tin được cung cấp từ hệ thống không chỉ đạt yêu cầu về độ tin cậy mà còn được cập nhật kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo toàn giá trị tài sản cho doanh nghiệp.
1.1.1.3 Phân loại a, Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin
• Hệ thống thông tin kế toán tài chính:
Mục tiêu của việc cung cấp thông tin tài chính bên ngoài doanh nghiệp là tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời phản ánh chính xác các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ Thông tin này cần đảm bảo tính khách quan và có khả năng kiểm tra được, nhằm tăng cường độ tin cậy cho các bên liên quan.
- Hình thái thông tin: Thông tin chỉ được theo dõi dưới hình thái giá trị.
- Dữ liệu đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Hệ thống thông tin kế toán quản trị:
Mục tiêu của việc cung cấp thông tin trong doanh nghiệp là đáp ứng yêu cầu quản lý từ ban lãnh đạo, với sự chú trọng đến tính linh hoạt của số liệu Các thông tin này được tổng hợp và phân tích từ nhiều góc độ khác nhau, nhằm phản ánh xu hướng biến động và có tính dự báo chính xác.
- Hình thái thông tin: Thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị và hiện vật.
- Dữ liệu đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin liên quan khác. b, Phân loại theo phương tiện xử lý
• Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công:
Hệ thống thông tin kế toán thủ công ghi nhận các sự kiện và nghiệp vụ ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính thông qua việc lập chứng từ, sau đó phản ánh lên sổ sách và báo cáo.
Sơ đồ 1.2 Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công.
• Hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính:
Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính ghi nhận tất cả các sự kiện và nghiệp vụ liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh trên chứng từ, bao gồm cả những sự kiện không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Từ đó, hệ thống cho phép truy xuất thông tin tài chính và phi tài chính theo nhu cầu sử dụng.
Sơ đồ 1.3 Hệ thống thông tin kế toán xử lý trên nền máy tính
Ngày nay, doanh nghiệp chủ yếu áp dụng hệ thống máy tính trong kế toán vì tính ưu việt và tiện lợi so với phương pháp thủ công Nhờ vào máy tính, nhân viên kế toán chỉ cần nhập liệu vào hệ thống, giúp tự động cập nhật số liệu và lưu trữ, dễ dàng truy xuất sổ sách và báo cáo khi cần thiết, từ đó tiết kiệm thời gian Hơn nữa, việc sử dụng máy tính còn giảm thiểu khả năng sai sót nhờ vào các phép tính chính xác được thực hiện tự động.
Sơ đồ 1.4 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán.
Thu thập dữ liệu là quá trình gathering thông tin về một sự kiện kinh tế và nhập dữ liệu vào hệ thống để phục vụ cho việc xử lý Phương pháp và kỹ thuật thu thập dữ liệu cũng như nội dung thu thập thường xuyên thay đổi, tùy thuộc vào các công cụ thu thập, xử lý thông tin và nhu cầu thông tin của người dùng.
Trong kế toán thủ công, quá trình thu thập dữ liệu bao gồm việc lập chứng từ, nhận chứng từ và ghi nhận thông tin ban đầu từ chứng từ vào sổ nhật ký chung.
TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Mô hình R.E.A về chu trình doanh thu
Mô hình R.E.A là khung cơ sở quan trọng cho kế toán, giúp mô hình hóa quy trình thu thập dữ liệu trong các hoạt động kinh doanh Qua đó, nó tạo nền tảng vững chắc cho việc tổ chức và quản lý dữ liệu trong hệ thống.
Trong hệ thống thông tin kế toán, mô hình R.E.A được sử dụng nhờ sự chuyển tiếp từ ngôn ngữ thương mại sang ngôn ngữ kỹ thuật.
Mô hình R.E.A là một công cụ quan trọng trong việc thể hiện nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh Nó phản ánh các hoạt động diễn ra trong chu trình, các nguồn lực được sử dụng và các đối tượng liên quan đến chu trình đó, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Xây dựng mô hình R.E.A giúp xác định các hoạt động, đối tượng và nguồn lực cần thiết để thu thập dữ liệu Qua đó, mô hình này định hướng rõ ràng về dữ liệu cần thu thập cho từng đối tượng và hoạt động cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả nghiên cứu tổ chức chu trình.
Sơ đồ 1.6 Mô hình R.E.A của chu trình doanh thu.
Mô hình R.E.A gồm có 3 thành phần chính:
Nguồn lực là tài sản của doanh nghiệp, được quản lý và điều phối bởi doanh nghiệp trong quá trình trao đổi hàng hóa, tiền tệ và thông tin kế toán.
Sự kiện kinh tế là những hiện tượng ảnh hưởng đến sự thay đổi nguồn lực, có thể xuất phát từ các hoạt động như sản xuất, trao đổi, tiêu dùng và phân phối Những sự kiện này đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán, vì chúng cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng cơ sở dữ liệu phong phú và chi tiết.
Đối tượng (Agent) trong sự kiện kinh tế bao gồm các cá nhân tham gia vào quá trình phát sinh sự kiện này Các đối tượng này có thể là bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp, như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên kinh doanh và nhân viên kế toán.
1.2.2 Tổ chức chu trình doanh thu trong doanh nghiệp
Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng Khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, họ sẽ thu được lợi ích kinh tế, giúp hồi phục vốn đã đầu tư và tạo điều kiện để mở rộng sản xuất Kết quả của chu trình doanh thu không chỉ phản ánh hiệu quả của chính nó mà còn cho thấy toàn bộ kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thực hiện tốt chu trình này sẽ thúc đẩy các quá trình khác trong chu trình kinh doanh.
• Chu trình doanh thu thường có 4 hoạt động chính:
- 1.0 Xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng
- 4.0 Thu tiền Đối tượng bên ngoài:
Khách hàng là nguồn gốc phát sinh yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ, đồng thời cũng là bên nhận hàng hóa, dịch vụ và thực hiện thanh toán cho doanh nghiệp.
Khi Khách hàng thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng, doanh nghiệp sẽ thiết lập mối liên kết với các ngân hàng để đảm bảo quá trình thu tiền diễn ra một cách hợp lý và hiệu quả.
Chu trình chi phí là yếu tố quan trọng trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ, hỗ trợ cho chu trình doanh thu Nó tiếp nhận thông tin về yêu cầu hàng hóa và dịch vụ cần mua, đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
Chu trình nhân sự được xây dựng dựa trên nhu cầu nhân sự của chu trình kinh doanh, từ đó tiến hành tuyển dụng nhân viên Kết quả kinh doanh mà từng nhân viên đạt được sẽ là căn cứ để xác định lương và thu nhập của họ.
Bộ phận bán hàng là người tiếp nhận Đơn đặt hàng từ Khách hàng, thực hiện đàm phán về các điều kiện bán hàng như hình thức, thời hạn thanh toán và điều kiện chiết khấu Họ cũng xét duyệt tín dụng Khách hàng và phản hồi chấp nhận hoặc từ chối Đơn đặt hàng Ngoài ra, bộ phận này còn xử lý các yêu cầu trả hàng hóa và khiếu nại của Khách hàng, đồng thời có thể đảm nhiệm nhiệm vụ giao hàng hóa đến tay Khách hàng.
Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho, theo dõi và hạch toán chi tiết lượng hàng hóa nhập xuất Công việc này được thực hiện thông qua việc ghi chép vào các thẻ kho dựa trên các chứng từ nhập xuất hàng hóa.
Nhân viên lập hóa đơn có trách nhiệm tạo hóa đơn bán hàng dựa trên việc đối chiếu và kiểm tra các chứng từ liên quan đến giao dịch bán hàng Họ cũng ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng vào sổ nhật ký bán hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý doanh thu.
Nhân viên lập hóa đơn có trách nhiệm tạo hóa đơn bán hàng bằng cách đối chiếu và kiểm tra các chứng từ liên quan đến giao dịch Họ cũng ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng vào sổ nhật ký bán hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình kế toán.
+ Kế toán kho: ghi sổ chi tiết hàng tồn kho thông qua việc đối chiếu các chứng từ phiếu xuất kho, phiếu giao hàng.
+ Kế toán phải thu: Theo dõi ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập các báo cáo liên quan.
+ Kế toán tiền: Lập phiếu thu và giao tiếp với khách hàng khi khách hàng đến thanh toán.
KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.3.1 Kiểm soát theo hoạt động
1.3.1.1 Kiểm soát hoạt động 1.0 Xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng a, Rủi ro thường gặp
- Ghi nhận sai thông tin Khách hàng.
- Ghi nhận sai thông tin hàng hóa mà Khách hàng đặt: sai về tên, số lượng
Nhân viên bán hàng có thể cấp hạn mức nợ không hợp lý cho khách hàng, đặc biệt là những khách hàng không có khả năng chi trả, nhằm tăng doanh số bán hàng Hành động này dẫn đến việc công ty phải đối mặt với rủi ro tín dụng cao.
- Đội ngũ Nhân viên bán hàng có thể chấp nhận Đơn đặt hàng mà công ty không đủ khả năng đáp ứng. b, Thủ tục kiểm soát
Để quản lý hiệu quả, công ty cần sử dụng một mẫu đơn chuẩn được đánh số thứ tự liên tục và phải có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền khi tiếp nhận đơn đặt hàng.
- Đơn đặt hàng này phải phản ánh cụ thể:
+ Quy trình bán hàng liên quan đến từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể (có thể khác nhau giữa những đơn hàng khác nhau).
+ Đã kiểm tra tình trạng còn hàng để đáp ứng Đơn đặt hàng hay không?+ Đã thỏa thuận thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng với Khách hàng.
Chúng tôi đã tiến hành kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng Đối với khách hàng mới, việc này cần được phê duyệt bởi Bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng.
Khi tiếp nhận một Đơn đặt hàng mới, đơn vị cần xác minh Khách hàng ngay lập tức, trừ các Khách hàng quen, để đảm bảo tính xác thực của Đơn đặt hàng và ngăn chặn việc bán hàng cho các Khách hàng giả mạo.
Để đảm bảo tính chính xác trong giao dịch, giá bán trên Đơn đặt hàng phải khớp với giá chính thức hoặc hợp đồng đã ký giữa Doanh nghiệp và Khách hàng Nếu phát hiện sự chênh lệch, cần nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân và liên hệ với Khách hàng để yêu cầu gửi lại Đơn đặt hàng hoặc Công văn xác minh Điều này giúp tránh sai sót về giá, ngăn chặn thất thoát tài chính và bảo vệ uy tín của doanh nghiệp.
Trước khi xác nhận giao dịch bán hàng, doanh nghiệp cần xác minh khả năng cung ứng bằng cách kiểm tra lượng hàng tồn kho để đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu.
Bộ phận bán hàng cần liên hệ với Bộ phận kho hoặc truy cập hệ thống quản lý để kiểm tra tình trạng hàng hóa Nếu không đủ hàng hóa hoặc nguồn lực không đáp ứng được yêu cầu, cần thương lượng ngay với Khách hàng để tìm giải pháp phù hợp.
Để đảm bảo tính chính xác trong quy trình bán hàng, cần thiết lập một bộ phận hoặc nhân sự độc lập có trách nhiệm kiểm tra sự phù hợp giữa thông tin trên Đơn đặt hàng và Lệnh bán hàng được lập trên hệ thống Việc này phải được thực hiện trước khi gửi các liên quan của Lệnh bán hàng đến các bên liên quan.
Xét duyệt bán hàng là quá trình phê duyệt hoặc từ chối các Lệnh bán hàng dựa trên Đơn đặt hàng nhận được, đóng vai trò quan trọng trong chu trình doanh thu Bộ phận này cần hoạt động độc lập và được trang bị các công cụ, hệ thống để kiểm tra thông tin của Khách hàng và Đơn đặt hàng một cách hiệu quả.
1.3.1.2 Kiểm soát hoạt động 2.0 Xuất kho, cung cấp hàng hóa a, Rủi ro thường gặp
Công ty giao hàng không chính xác số lượng sản phẩm cho khách hàng, gây ra sự không hài lòng và dẫn đến việc khách hàng từ chối thanh toán cho hàng hóa đã nhận, cũng như phát sinh các chi phí phụ không cần thiết.
- Trong quá trình giao hàng do sự cố khiến hàng hóa bị hư hỏng. b, Thủ tục kiểm soát
- Các chứng từ và LBH đã được xét duyệt sẽ được gửi tới cho các BP chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho Khách hàng.
- Mỗi khi có một LBH được thực hiện, nhân viên cần cập nhật lên HT quản lý.
- Các chứng từ và Lệnh bán hàng đã được xét duyệt sẽ được gửi tới cho các
Bộ phận cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng cần cập nhật thông tin mỗi khi có lệnh bán hàng được thực hiện trên hệ thống quản lý.
Bộ phận giao hàng cần lập Phiếu giao hàng với nhiều liên để gửi đến các bộ phận liên quan, đảm bảo rằng phiếu này được đánh số thứ tự trước và được xây dựng dựa trên Đơn đặt hàng đã được phê duyệt.
Phiếu giao hàng là tài liệu quan trọng ghi lại số lượng hàng hóa đã được giao, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc đơn vị vận chuyển bên ngoài để thực hiện quy trình giao hàng hiệu quả.
Phiếu giao hàng cần có chữ ký xác nhận của Khách hàng để công ty có bằng chứng rằng Khách hàng đã nhận hàng và đồng ý với số lượng hàng hóa đã giao.
1.3.1.3 Kiểm soát hoạt động 3.0 Lập hóa đơn, theo dõi công nợ a, Rủi ro thường gặp
- Công ty lập Hóa đơn sai nội dung, các điều khoản thanh toán.
- Nhân viên kế toán bỏ sót, không phát hành Hóa đơn, không ghi nhận doanh thu cho các hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho Khách hàng.
- Nhân viên bán hàng có thể lập lặp một Hóa đơn hai lần, lập Hóa đơn khống trong khi không giao hàng cho Khách hàng.
- Phát hành hóa đơn trễ dẫn đến công ty không thu được tiền theo đúng kỳ vọng.
- Không ghi nhận các khoản phải thu khách hàng khi bán chịu. b, Thủ tục kiểm soát
- Hóa đơn cần lập căn cứ vào:
+ Phiếu giao hàng đã được Khách hàng ký nhận.
+ Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với Phiếu giao hàng
+ Hợp đồng giao hàng (nếu có)
- Hóa đơn bán hàng cần được đánh số thứ tự liên tục.
- Công ty nên ghi lại trên Hóa đơn số tham chiếu đến Phiếu giao hàng để dễ dàng trong việc kiểm tra tham chiếu.
- Một người độc lập như Kế toán thuế hoặc Kiểm toán nội bộ nên: Chọn mẫu
Kiểm tra hóa đơn là cần thiết để đảm bảo tính chính xác về số lượng, đơn giá, các khoản chiết khấu và việc tính tiền Việc này cần được đối chiếu với sổ sách liên quan đến doanh thu và nợ phải thu Có thể thực hiện kiểm tra theo mẫu ngẫu nhiên hoặc tập trung vào những hóa đơn có giá trị lớn.
1.3.1.4 Kiểm soát hoạt động 4.0 Thu tiền a, Rủi ro thường gặp
- Bán hàng không ghi nhận doanh thu nên khi Khách hàng thanh toán, Nhân viên biển thủ số tiền đó.
THỰC TRẠNG TRONG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm, thành lập ngày 13/09/2019 với vốn điều lệ 9 tỉ VND, cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng như điều kiện tiên quyết cho sự thành công Mục tiêu của công ty là trở thành nhà cung cấp hàng đầu về vật liệu và thiết bị xây dựng, cung cấp sản phẩm chất lượng cao và tiên tiến, phù hợp với từng phân khúc khách hàng Công ty coi con người là yếu tố hàng đầu và không ngừng tìm kiếm, nuôi dưỡng tài năng, tạo cơ hội cho các thành viên thể hiện giá trị bản thân và đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty.
• Trụ sở công ty: Số 78 Phố Nguyễn Khang, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
• Người đại diện pháp luật: Nguyễn Ngọc Tiến
Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm chuyên cung cấp các vật liệu và thiết bị xây dựng tại thị trường nội địa Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn và bán lẻ, đồng thời còn tham gia vào một số hoạt động sản xuất kinh doanh khác.
- Bán buôn, bán lẻ các đồ dùng cho gia đình.
- Bán buôn, bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm, thiết bị viễn thông.
- Bán buôn máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế máy.
- Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
- Bán lẻ thảm, đệm, chăn, màn, rèm, vật liệu phủ tường và sàn.
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác.
- Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi.
- Sửa chữa giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự.
- Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác.
- Sản xuất đồ gỗ xây dựng đơn giản.
- Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ
2.1.1.3 Khái quát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 2.1 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Việt Lâm từ khi thành lập đến nay. Đơn vị: VND
Các khoản giâm trừ DT 62.402.200 168.121.349 42.030.337 14.058.010
Doanh thu thuần về bán háng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 312.352.499 1.619.148.828 404.787.207 518.140.487
Doanh thu hoạt động tài chính 17.090.000 269.042.100 67.260.525 11.200.100 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 159.660.309 1.000.876.988 250.219.247 304.096.577
Nguồn BCTC của CTCP Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm
Lợi nhuận của công ty đã tăng trưởng liên tục qua các thời kỳ, với mức tăng trung bình quý năm 2020 đạt 56,72% so với quý 4 năm 2021 Đồng thời, quý 1 năm 2021 cũng ghi nhận mức tăng 21,53% so với trung bình quý năm 2020.
Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty trong quý 4 năm 2019 đánh dấu thời điểm khởi đầu hoạt động Mặc dù gặp nhiều khó khăn, tình hình tài chính của công ty vẫn cho thấy sự khả quan.
- Cụ thể doanh thu bình quân quý năm 2020 so với quý 4 năm 2019 tăng gấp 1,78 lần và quý 1 năm 2021 tăng 1,04 lần so với bình quân quý năm 2020.
Từ đầu năm 2020, Việt Nam đã trải qua ba đợt dịch Covid-19, ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế và hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Trong bối cảnh dịch bệnh phức tạp và yêu cầu cách ly toàn xã hội, một số công ty vẫn đạt được mức tăng trưởng cao, cho thấy sự kiên cường và khả năng thích ứng của doanh nghiệp trong thời kỳ khó khăn.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc xác định khả năng hoạt động của doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu hoạt động hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận, doanh nghiệp cần thiết kế cơ cấu quản lý một cách hợp lý.
Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm đã triển khai mô hình quản lý trực tuyến nhằm nâng cao hiệu quả làm việc Trong mô hình này, nhà quản trị trực tiếp đưa ra quyết định và giám sát cấp dưới, mỗi nhân viên chỉ nhận chỉ đạo từ một cấp trên duy nhất Mối quan hệ làm việc được thực hiện qua hình thức trực tuyến, giúp cho việc ra quyết định và báo cáo trở nên nhanh chóng và rõ ràng.
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của CTCP Việt Lâm.
Mô tả chức năng, đặc điểm của các bộ phận:
Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền quyết định toàn bộ vấn đề của công ty, bao gồm 4 thành viên góp vốn Trong đó, Tổng giám đốc nắm giữ cổ phần lớn nhất với tỷ lệ 62%.
Tổng giám đốc là người đứng đầu điều hành công ty, được ủy quyền làm đại diện hợp pháp Người này có trách nhiệm quản lý toàn bộ các bộ phận và phòng ban, đồng thời chỉ đạo các hoạt động kinh doanh theo các chiến lược đã được Hội đồng quản trị thống nhất.
Phó tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm theo dõi và giám sát hoạt động nghiệp vụ của đơn vị, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền từ cấp trên Hiện tại, công ty có hai Phó tổng giám đốc đang làm việc.
Bộ phận kế toán là phòng ban quan trọng, chịu trách nhiệm thực hiện các công việc kế toán theo quy định pháp luật, bao gồm lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, và làm việc với cơ quan thuế Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý kế toán ngân hàng, theo dõi tình hình công nợ, thực hiện thanh toán, hạch toán chi phí, và xác định kết quả hoạt động kinh doanh Đồng thời, kế toán cũng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các chính sách của công ty.
Bộ phận kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi hàng tồn kho hiện tại và dự đoán nhu cầu tương lai của công ty Họ sử dụng dữ liệu thống kê để điều chỉnh lượng hàng hóa cần đặt, đồng thời phối hợp với các hãng vận chuyển nhằm tối ưu hóa quá trình vận chuyển và đàm phán giá cả có lợi nhất cho công ty.
Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch và hợp đồng kinh doanh đã được phê duyệt, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam Bộ phận này thực hiện các giao dịch mua bán với khách hàng và nhà cung cấp, góp phần quan trọng vào hoạt động thương mại của doanh nghiệp.
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng và đào tạo ứng viên mới, đánh giá hiệu quả làm việc và thúc đẩy nhân viên Họ cũng chịu trách nhiệm truyền thông nội bộ về an toàn lao động và chăm sóc đời sống công sở cho nhân viên, đồng thời đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động.
• Bộ phận kỹ thuật: Đây là bộ phận phụ trách về vấn đề kỹ thuật cho các sản phẩm của công ty.
Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm sở hữu bộ máy quản lý chuyên nghiệp với các phòng ban chuyên môn đảm nhiệm những nhiệm vụ riêng biệt Đặc biệt, việc thành lập bộ phận kỹ thuật cho thấy công ty chú trọng đến chất lượng sản phẩm, từ đó nâng cao uy tín trên thị trường.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau:
Sơ đồ 2.2 Tổ chức Bộ máy kế toán của CTCP Việt Lâm.
THỰC TRẠNG TRONG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VÀ THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ VIỆT LÂM
Doanh thu của Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm chủ yếu đến từ việc bán sản phẩm xây dựng và thiết bị Khách hàng có thể đặt hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp tại công ty Nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng Nếu đơn hàng được chấp nhận, bộ phận kho sẽ xuất hàng cho khách, hoặc công ty sẽ thuê đơn vị vận chuyển cho những đơn hàng ở xa Sau khi giao hàng thành công, khách hàng kiểm tra sản phẩm, thanh toán và ký xác nhận vào phiếu giao hàng (PGH) Nhân viên giao hàng sẽ chuyển PGH cho kế toán để ghi nhận doanh thu và theo dõi nợ.
2.2.1 Mô hình R.E.A chu trình doanh thu của công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị Việt Lâm
Sơ đồ 2.3 Mô hình R.E.A chu trình doanh thu của công ty.
Xây dựng mô hình R.E.A chu trình doanh thu là công việc rất quan trọng.
Mô hình R.E.A phản ánh rõ ràng quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm các hoạt động chính trong chu trình và các nguồn lực được sử dụng Nó cũng nêu bật các đối tượng liên quan đến chu trình doanh thu của công ty, giúp hiểu rõ hơn về hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Mô hình R.E.A hoàn chỉnh sẽ hỗ trợ công ty trong việc xác định dữ liệu cần thu thập cho từng nguồn lực và đối tượng cụ thể Điều này giúp hệ thống hóa các chứng từ cần thiết, từ đó giảm thiểu gian lận và sai sót.
2.2.2 Thực trạng trong tổ chức chu trình doanh thu của công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị Việt Lâm
2.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt a, Nội dung hoạt động
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kinh doanh (cụ thể là Nhân viên bán hàng)
- Đối tượng bên ngoài: Khách hàng, Bộ phận kế toán (Nhân viên kế toán), Bộ phận kho.
1.1 Xét duyệt đơn đặt hàng
+ Bộ phận kinh doanh (Nhân viên bán hàng) nhận Đơn đặt hàng của Khách hàng chuyển đến (theo hình thức trực tiếp, qua điện thoại).
Nhân viên bán hàng cần xét duyệt Đơn đặt hàng để đảm bảo thông tin về lượng hàng tồn kho chính xác Việc này yêu cầu xác nhận từ Thủ kho, từ đó đánh giá khả năng đáp ứng Đơn hàng của Khách hàng.
Khi khách hàng đặt hàng các sản phẩm đặc thù không có sẵn trong kho, việc thương lượng về thời gian giao hàng dự kiến, chi phí phát sinh và các điều khoản bổ sung (nếu có) là cần thiết.
+ Nếu các điều kiện được đáp ứng sẽ chấp nhận Đơn đặt hàng của Khách hàng. 1.2 Lập và in lệnh bán hàng
+ Sau khi hoàn tất quá trình xét duyệt, sẽ thông tin kết quả xét duyệt đơn đặt hàng đến Khách hàng.
Nếu chấp nhận: Nhân viên bán hàng sẽ nhập liệu Đơn đặt hàng lên phần mềm, lập Lệnh bán hàng sau đó in ra Lệnh bán hàng gồm 3 liên:
Liên 1 Lệnh bán hàng giao cho Bộ phận kho làm căn cứ xuất kho hàng hóa. Liên 2 Lệnh bán hàng chuyển cho Bộ phận kế toán (Nhân viên kế toán 1 - Kế toán bán hàng) để làm căn cứ lập Hóa Đơn.
Liên 3 Lệnh bán hàng chuyển cho Khách hàng.
Nếu không chấp nhận sẽ gửi thông báo từ chối cho Khách hàng.
STT Mã SP Tên SP So lượng Đơn vị tính Đơn giá
1 DG-112 Đâù ghi hình 8 kênh 1 M Dahua ĩ ChI = :
2 CA-013 Camera Dahua IMb (3 Dome + 1 thân ổng) 4 Chiếc
3 OC-058 Ố cứng Western Digital 2Tb (láp cho đầu ghĩ hình) 2 Chiếc
4 TB-095 5G95-24-AS Swrtch Cisco SG95-24 Ports 10/100/1000
Mbps with 2 combo mini- GBIC slots ĩ Chiếc
5 TB-098 Cisco SG95D-08 8-Port 10/100/1000 Gigabit Desktop
6 TB-322 Thiết bị cân bằng tãì Router DrayTeck Vigor2133N ĩ Chiếc
7 TB-134 Bộ phát sóng không dây UBIQUƯI UniFi AP-AC-LITE 6 Chiếc
8 TB-144 Card mở rộng Cho tổng đài 2 trung kế và 8 máy nhánh ĩ Chiếc
9 TB-145 Card mỡ rộng Cho tổng đài 3 trung kế và 8 máy nhánh ĩ Chiếc
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ DFD cấp 1 của hoạt động Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt tại công ty. c, Lưu đồ
Lưu đồ 2.1 Lưu đồ quy trình Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt của công ty. d, Chứng từ kế toán, báo cáo sử dụng:
Đơn đặt hàng là tài liệu do Khách hàng gửi, có thể có nhiều mẫu khác nhau, nhưng cần đảm bảo hiển thị rõ các thông tin cần thiết.
- Nhà cung cấp là ai?
- Các sản phẩm muốn mua, số lượng cụ thể.
- Các yêu cầu khác về sản phẩm (nếu có).
- Thông tin về địa điểm, thời gian giao hàng.
- Phương thức thanh toán sử dụng. cộng hòa xã hội chú nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 00342
Kính gửi: CTCP vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm.
CTCP Xây dựng Việt Nam có nhu cầu đặt hàng tạĩ quý công ty theo mầu yêu càu.
Nộĩ dung đặt hàng như sau:
Mã SP Tên SP SỐ lượng
Don vị tính Đơn giá Thành tiền ĩ 112 DCi Đâù ghi hình 8 kênh 1 M Dahua ĩ Chiếc 2.450.000 2.450.000
Camera Dahua 1 Mb (3 Dome ÷ 1 thân Ống) 4 Chiếc 550.000 2.200.000
058 O cúng Western Digital 2Tb (lắp cho đầu ghi hình) 2 Chiếc 2.000.000 4.000.000
SG95-24-AS Switch Cisco SG95-24 Ports
10/100/1000 Mbps with 2 combo mini- GBIC slots ĩ Chicc 4.250.000 4.250.000
6 TB-322 Thiết bị cân bàng tài Router DrayTeck Vigor2 1 33N ĩ Chiếc 3.450.000 3.450.000
7 TB-I 34 Bộ phát sóng không dây GBIỌUITI CJniFi
Card mó rộng cho tông đài 2 trung kê và 8 máy nhánh ĩ Chiếc 2.300.000 2.300.000
9 TB-145 Card mó rộng cho tong đài 3 trung kế và 8 máy nhánh ĩ Chicc 2.450.000 2.450.000
Tông cộng tiên thanh toán 44.550.000
Thời gian giao hàng: Ngày 05/08/2020. Địa điểm giao hàng: số nhà 59 ngõ 08 Khu đô thị văn Phú, Phường Phú La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Phương thức thanh toán: TM/CK
Ngày 05 tháng 08 năm 2020 Giám đõc công ty
Hình 2.2 Đơn đặt hàng của CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST.
Lệnh bán hàng là chứng từ quan trọng do Bộ phận kinh doanh lập ra, nhằm thông báo cho Khách hàng về việc Đơn đặt hàng của họ đã được chấp nhận Đồng thời, lệnh bán hàng cũng là căn cứ để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ xuất kho và giao hàng cho Khách hàng Chứng từ này bao gồm các thông tin chi tiết như mã số, tên hàng, số lượng và các thông tin khác nếu có.
CTCP Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm
So 78 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cau Giấy, Hà Nội.
Khách hàng: CÔNG TY CÔ PHẦN XÂY DựNG VIỆT NAM INVEST
Mã sổ thuế: 0105742129 Địa chỉ: So nhà 59 ngô 08 Khu đô thị Văn Phú, Phường Phú La,Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
MSSP TtaSP Sò lượn g ĐơnvỊ tinh Đơn giá chièt khau
Doanhthu Thuê VAT Tổng tiền
GM-211 Gạch Vigia 40x40 Gray 5 ÕÕ Vita 24.500 12.250.000 1225.00
CA-013 Camera Dahua IMb ( 3 Dome + 1 thàn ông) ~r Chièc 550.000 550.000 55.000 605 000
GN-OOl Gjch nung 2 Io 1.20
SN-156 Sen Epocoat Top Light Green 5 lit 4
DG-112 Đâu ghi hình 8 kénh IM Dahua T Chita 2450.000 2.450.0
CA-013 Camera Dahua IMb ( 3 Dome + 1 thân ổng) - T Chiec 550.000 2
OC-058 ổ cứng Western Digital 2TB (lãp cho đâu ghi hình) T Chièc 2.000
SG95-24-AS Switch Cisco SG95-24 Ports IOTOO 1000 Mbps with 2 combo mιm-GBIC slots 1 Chiec 4.250.00
TB-098 Cisco SG95D∙08 8-Port IOTOO 1000 Gigabit Desktop Switch 4 Chita 1.750.00
TB-322 Thiết bɪ cân bàng tài Router DrayTek -
TB-134 Bó phát sóng khóng dày LT3IQLTTI LniFi AP-AC-LlTE 6 Chita 2.450.00
470.000 16 1 70.000 TB-144 Card mờ rộng cho tông đái 2 trung kê và 8 máy nhánh -
TB-145 Card mơ rộng cho tồng đãi 3 trung ké và 8 may nhanh -
VS-037 Vói sen nóng lạnh Crom thanh trượt ~ĩ Bộ 3
BN-103 Bộ nguồn máy VT Acbel HK35O+ 4 Bộ 363 000 1
Hình 2.3 Lệnh bán hàng cho CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST.
Bảng kê hàng hóa theo mã hàng hóa là công cụ quan trọng giúp tổng hợp thông tin về sản phẩm của công ty, bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, doanh thu, chiết khấu và tổng tiền của các hàng hóa đã bán ra.
Minh họa bảng kê hàng hóa đã bán ra của công ty Ngày 05/08/2020:
BAXG KẼ HÁNG HOA BĂN R A
Hình 2.4 Bảng kê hàng bán ra ngày 05/08/2020.
2.2.2.2 Xuất kho - Giao hàng a, Nội dung hoạt động
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kho
- Đối tượng bên ngoài: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế toán, Khách hàng.
Khi nhận được Lệnh bán hàng từ Bộ phận kinh doanh, Thủ kho tại Bộ phận kho sẽ lập Phiếu xuất kho trên phần mềm và in Phiếu xuất kho với 3 liên.
Liên 1 Phiếu xuất kho cùng với Lệnh bán hàng nhận được lưu tại Bộ phận Kho.
Liên 2 Phiếu xuất kho gửi cho Bộ phận Ke toán để nhân viên tiến hành lập
Liên 3 Phiếu xuất kho gửi cho Bộ phận kinh doanh.
Sau đó Thủ kho tiến hành nhập liệu vào máy tính.
2.2 Giao hàng hóa cho Khách hàng
+ Tại Bộ phận kinh doanh nhận được liên 3 Phiếu xuất kho của Bộ phận kho chuyển sang.
+ Căn cứ vào Đơn đặt hàng đã lưu cùng Liên 3 của Phiếu xuất kho tiến hành lập Phiếu giao hàng gồm 3 liên:
Liên 1 Phiếu giao hàng và liên 3 Phiếu xuất kho được lưu tại Bộ phận Kinh doanh. Liên 2 Phiếu giao hàng chuyển sang cho bộ phận Kế toán để lập Hóa đơn.
Liên 3 Phiếu giao hàng chuyển cho Khách hàng cùng với hàng hóa. b, Sơ đồ
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ DFD cấp 1 của hoạt động Xuất kho - Giao hàng của công ty
STT ∖ ⅛SP ɪsr - SÒ hi ng ụ Đon \ị linh Đon gii Thành bẽn Γ
DC-112 Điú ≡b binh 8 kénh ] X-I DnliIM ι ĩ ChZκ
- 1 - CA-OJj Camera Dahaa IMb ¢3 Dotne + 1 than ông)
058 ữ cúng tes⅛ Digital 2Tb (]àp cho ∖ πι đãll ehi hình) ĩ ChlBC
SG95-24-AS Swtch Cisco SG95-24 Parts lũ 100 1000 XtbfH with 2 combo Ml- GBIC s 0⅛ ∣
- 5 - TB 098 Ctaca SO95D-C l S S-Poit 10 IW ]Q00
322 Thiit b+ can b⅛ng tát Romei DrayTeck
TB-I J -I Bõ phut lóũg khang di UBIQtTn γ
TB-144 Ced m ròng cho lòng ớ il JI 2 trung ké vi S máy Iilianli
145 Cird mò ráng cho tông đài 3 trang ké vã S mÃv nhánli
Tliủ Hiu Nliin 1'iin bán liáiiE Ké tuin LliJ
{Ký, họ ttaì (Ký, họ IiHJ (Ký, bọ téự) c, Lưu đồ
Bộ phận kho Bộ phận kinh doanh
Lưu đồ 2.2 Lưu đồ quy trình Xuất kho - Giao hàng của công ty d, Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho là chứng từ nội bộ quan trọng trong công ty, dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất khỏi kho và làm căn cứ hạch toán chi phí Phiếu này được Bộ phận kho lập thành 3 liên, trong đó 1 liên lưu tại Bộ phận kho, 2 liên còn lại được chuyển đến Bộ phận kinh doanh và Bộ phận Kế toán.
Phiếu xuất kho không hiển thị giá xuất kho vì công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ Do đó, vào cuối kỳ, Kế toán viên sẽ sử dụng phần mềm kế toán để tự động tính toán giá xuất kho hàng hóa.
CTCP V t li u rây d QẼ vi Ttuit ặ ệ ự b ị Cijtiz lĩẼh Vi t Lãm ị ệ
Sô , 7S Nguiea Khang, Yên Hóa Cáu Giày Há Nót
PHT U Ẻ xu Λτ KHO Ngiv 05 tháng OS n⅛m 2020
Sô XKYIiM Tỉ Ten KhjtJ 1 hân=: CONG TY co FHANXAYD NG VItTNAMINVEST ự
Dta chi Sn-Tiliji 59 ng ỏ CE Khu đi th Vta Hni Ph ị ườ ng PlniLỊ Qu n Há Đ ng, Thãnti phò H⅛N⅛L Vi t ặ ỏ ệ
Mã só thuè: Ol0 742129 Ỉ Diea giãi: Ban hàng :hs CTCP XAYDUNG V T NAM Ẹ INVEST
