CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀNTRONG CÁC DOANH NGHIỆP
KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm và mục tiêu về kiểm soát nội bộ
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh và rủi ro gia tăng đang tác động mạnh mẽ đến khả năng đạt được mục tiêu của các nhà quản lý Việc xây dựng và áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trở thành một nhiệm vụ quan trọng Nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ xuất phát từ yêu cầu và góc nhìn đa dạng của từng tổ chức.
Theo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of the
Ủy ban Treadway, một tổ chức thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ, chuyên chống gian lận trong báo cáo tài chính, nhấn mạnh rằng kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quy trình do quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên điều hành Mục tiêu của KSNB là đảm bảo tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ các luật lệ và quy định, cũng như đảm bảo hoạt động hiệu quả và hiệu suất cao.
Sau hơn 20 năm, COSO đã phát hành bản cập nhật COSO Internal Control 2013, xác định rằng Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân sự khác trong doanh nghiệp thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Luật Kế toán 2015 định nghĩa KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Những nội dung này cần phù hợp với quy định của pháp luật nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đạt được các yêu cầu đề ra (Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017).
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân liên quan nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị KSNB giúp tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Chuẩn mực này được ban hành theo Thông tư số 21/2012/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2014, thay thế chuẩn mực 400.
KSNB là tổng hợp các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, nội quy và chính sách nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu Các nhà quản trị cấp cao có trách nhiệm thiết lập văn hóa hỗ trợ KSNB, giám sát hiệu quả liên tục, và tất cả thành viên trong tổ chức đều phải tham gia vào quá trình này.
KSNB của doanh nghiệp được thiết kế và duy trì để xử lý các rủi ro kinh doanh đã xác định, nhằm đảm bảo rằng đơn vị có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra.
(1) Chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp
Thiết kế và thực hiện kế hoạch cũng như mục tiêu phù hợp với khả năng và định hướng phát triển của doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng, phụ thuộc chủ yếu vào ban quản trị và ban giám đốc Để đạt được hiệu quả và sự nhất quán trong hoạt động của doanh nghiệp, cần đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và nhân viên trong từng bộ phận.
(2) Hệ thống thông tin tài chính (kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin tài chính)
Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin tài chính đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ và chính xác, đồng thời lập báo cáo trung thực và khách quan Các báo cáo tài chính cần được thực hiện kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan Thông tin gửi đến Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị, cổ đông và các cơ quan quản lý phải đảm bảo chất lượng và tính nhất quán, đồng thời được bảo vệ khỏi lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp, bảo vệ tài sản không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý và hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
(4) Tuân thủ pháp luật và các quy định
Đảm bảo tuân thủ các luật và quy định của nhà nước liên quan đến hoạt động doanh nghiệp là rất quan trọng Việc kiểm tra sự tuân thủ này không chỉ bao gồm các yêu cầu quản lý mà còn cả các chính sách và quy trình nghiệp vụ của đơn vị.
Ngăn chặn, phát hiện kịp thời và xử lý các sai phạm, gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
1.1.2 Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần cơ bản, tạo ra một khuôn khổ cho kiểm toán viên đánh giá các khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ trong tổ chức.
(b) Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị;
(c) Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin;
(d) Các hoạt động kiểm soát;
(e) Giám sát các kiểm soát.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quyết định trong quản trị và quản lý, bao gồm các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ Nó không chỉ xác định đặc điểm chung của đơn vị mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức của từng thành viên về vai trò của kiểm soát nội bộ trong hoạt động của tổ chức.
Môi trường kiểm soát của đơn vị bao gồm những yếu tố sau đây
(1) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Doanh nghiệp cần thể hiện cam kết với tính chính trực và các giá trị đạo đức bằng cách thiết lập chuẩn mực đạo đức từ Ban Giám đốc, đồng thời áp dụng các biện pháp để giảm thiểu rủi ro hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp hoặc phi đạo đức của nhân viên Việc truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi các giá trị này thông qua chính sách và quy định công ty là rất quan trọng Ngoài ra, mỗi quản lý cần trở thành tấm gương cho nhân viên trong việc tuân thủ chuẩn mực đạo đức và lan tỏa những giá trị này đến toàn bộ công ty.
(2) Cam kết về năng lực
Mỗi nhân viên trong công ty cần trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình Người quản lý có trách nhiệm xác định các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng cho từng vị trí, đồng thời kiểm tra trình độ của ứng viên tuyển dụng và thiết lập chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
(3) Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức về kiểm soát của đơn vị Trách nhiệm của họ được quy định trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và hướng dẫn nội bộ Hơn nữa, Ban quản trị còn có nhiệm vụ giám sát thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm, cũng như kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
(4) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền
Quá trình bán hàng thu tiền diễn ra qua việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa thông qua trao đổi hàng và tiền Bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng dưới dạng đơn đặt hàng, quá trình này kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền Hàng hóa có thể là tài sản hoặc dịch vụ có giá trị và có khả năng bán được, trong khi tiền tệ được xem như phương tiện thanh toán giúp giải quyết các giao dịch một cách nhanh chóng.
Bán hàng thu tiền là giai đoạn cuối cùng trong chu trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Để đánh giá hiệu quả kinh doanh, các nhà quản lý cần chú ý đến khả năng tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ, tình trạng tài sản doanh nghiệp và khả năng kiểm soát nợ phải thu Do đó, việc kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền một cách hiệu quả là điều cần thiết để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Quy trình bán hàng và thu tiền là hoạt động diễn ra thường xuyên ở trong các doanh nghiệp, trải qua nhiều khâu bao gồm:
Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua là quy trình quan trọng trong kinh doanh, bao gồm các hình thức như đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, và yêu cầu qua thư, fax, điện thoại Bộ phận kinh doanh sẽ xem xét nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, và chủng loại sản phẩm, cũng như thời hạn giao hàng Đồng thời, họ cũng đánh giá khả năng của doanh nghiệp để đáp ứng đơn hàng Dựa trên những yếu tố này, quyết định chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng sẽ được đưa ra.
Chuyển giao hàng có thể được thực hiện bởi bộ phận vận chuyển nội bộ của doanh nghiệp hoặc thông qua dịch vụ thuê ngoài Trong giai đoạn này, các chứng từ quan trọng bao gồm phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển, nếu có Những chứng từ này sẽ được lập khi doanh nghiệp đã xác nhận việc nhận tiền hoặc sau khi có sự phê duyệt cho việc bán chịu.
Bộ phận kế toán có trách nhiệm gửi hóa đơn tính tiền cho khách hàng, ghi rõ nghiệp vụ bán hàng Họ căn cứ vào số lượng hàng hóa đã chuyển giao, dịch vụ cung cấp và giá bán đã được phê duyệt để lập hóa đơn và gửi đến khách hàng.
Ghi sổ: Ghi sổ doanh thu vào nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng, tiền.
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm xử lý và ghi chép các khoản thu tiền để ngăn chặn tình trạng mất cắp và biến thủ Đối với kế toán tiền mặt, cần ghi chép đầy đủ vào sổ nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt Đối với tiền gửi ngân hàng, việc gửi và thu tiền phải được thực hiện chính xác theo số lượng phát sinh.
Bộ phận kế toán có trách nhiệm xử lý và ghi số các khoản giảm giá cũng như doanh thu hàng bán bị trả lại, thường phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh Để đảm bảo ghi sổ chính xác và nhanh chóng, kế toán cần dựa vào các chứng từ thông báo chấp nhận từ doanh nghiệp cùng với các chứng từ gốc liên quan.
Dự phòng nợ khó đòi là quá trình quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện trước khi khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (BCTC) Doanh nghiệp phải đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được và lập dự phòng cho các khoản này, tính vào chi phí hoạt động Việc lập dự phòng dựa trên chính sách của doanh nghiệp, quy định của Nhà nước và phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán của khách hàng, nhằm giảm thiểu tổn thất khi rủi ro xảy ra và hạn chế những biến động trong kết quả kinh doanh của kỳ kế toán.
Trong niên độ, doanh nghiệp cần thực hiện thẩm định và xóa bỏ các khoản phải thu không thu hồi được từ những khách hàng đã mất khả năng thanh toán Để thực hiện điều này, doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa các khoản nợ khỏi danh sách phải thu và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Dựa trên phê duyệt này, bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán các khoản nợ khó đòi.
1.2.2 Các sai sót, rủi ro chủ yếu có thể xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền liên quan đến các tài sản nhạy cảm như tiền, nợ phải thu và hàng hóa, do đó thường là mục tiêu của tham ô, chiếm dụng hoặc thất thoát trong quá trình lưu chuyển.
- Rủi ro xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
+ Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý
+ Đơn đặt hàng được chấp nhận nhưng chưa qua phê duyệt
+ Chấp nhận đơn đặt hàng nhưng không có khả năng cung ứng
+ Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá của hàng hóa
- Rủi ro xét duyệt bán chịu
Bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách có thể dẫn đến rủi ro không thu được tiền, do khách hàng có thể không đủ khả năng thanh toán hoặc từ chối thanh toán.
+ Nhân viên bán hàng vì muốn đẩy mạnh doanh số bán hàng nên để định mức bán chịu quá mức khiến đơn vị gặp phải rủi ro tín dụng
+ Giao hàng khi chưa được xét duyệt
+ Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng
+ Giao hàng trễ, giao không đúng thời gian và địa điểm yêu cầu của khách hàng
+ Hàng hóa bị thất thoát và mất phẩm chất trong quá trình giao hàng
- Rủi ro lập hóa đơn
+ Nhân viên bán hàng cho khách nhưng không lập hóa đơn hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng
+ Xuất hóa đơn sai thông tin về mã số thuế, thuế suất, tên khách hàng, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá
+ Nhân viên thu tiền của khách hàng chiếm dụng vốn của công ty
+ Nhân viên không thu được tiền của khách hàng
- Rủi ro ghi sổ kế toán và theo dõi nợ phải thu khách hàng
+ Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ, dẫn đến phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu
+ Ghi nhận sai về số tiền, thời hạn thanh toán, nợ phải thu khách hàng; ghi nhận trùng hay ghi sót hóa đơn
+ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu dẫn đến thất thoát, không đòi được nợ
+ Xóa sổ nợ phải thu khó đòi nhưng chưa được xét duyệt.
1.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền
Để xây dựng môi trường kiểm soát hiệu quả trong chu trình bán hàng thu tiền, nhà quản lý cần xác định rõ phương châm và triết lý kinh doanh của doanh nghiệp Ban Giám đốc và Ban Quản trị phải có kinh nghiệm quản lý và phong cách làm việc chuyên nghiệp, đồng thời luôn chú trọng đến kiểm soát Doanh nghiệp cần tuyển dụng các ứng viên có trình độ và năng lực phù hợp, đặc biệt là kế toán doanh thu, thủ quỹ và thu ngân, những người này phải nắm vững nghiệp vụ và có đạo đức tốt, không có ý đồ gian lận Nhân viên kho cũng cần trung thực, hiểu biết về sản phẩm và chăm chỉ Hệ thống chính sách phải được thiết lập hợp lý để khuyến khích nhân viên gắn bó với doanh nghiệp, từ đó xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.
Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả, tổ chức đào tạo và phát triển nhân viên, đồng thời thực hiện đánh giá định kỳ để xác định điểm mạnh của họ Qua đó, doanh nghiệp có thể bố trí nhân viên vào những vị trí phù hợp, tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Quy trình đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng thu tiền là rất quan trọng, giúp nhà quản lý nhận diện sớm các rủi ro liên quan đến gian lận doanh thu, thất thoát và hàng hóa tài sản Việc này cho phép họ đưa ra các giải pháp khắc phục và ngăn chặn kịp thời Do đó, các nhà quản lý cần thực hiện việc đánh giá rủi ro liên tục đối với các hoạt động trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng thu tiền.
- Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro bán hàng dựa theo mục tiêu đẩy mạnh quy trình bán hàng ở doanh nghiệp
- Ước tính khả năng xảy ra rủi ro tiềm ẩn trong chu trình bán hàng thu tiền
- Ước lượng, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro trong bán hàng thanh toán
- Đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời
Trong chu trình bán hàng thu tiền, các rủi ro thường gặp bao gồm việc đẩy mạnh doanh số có thể dẫn đến việc phê duyệt công nợ dễ dàng hơn Cần theo dõi tỷ lệ nợ khó đòi và tỷ lệ nợ không thu hồi được để đánh giá giữa tổn thất và lợi ích thu được, như lợi nhuận và mục đích marketing Nếu nhận thấy rủi ro đang ở mức cao, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình phê duyệt để đưa ra quyết định chặt chẽ hơn, hoặc tiếp tục nếu chấp nhận được mức rủi ro hiện tại.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG
2.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG
Người đại diện pháp luật: Bà Đỗ Bích Thủy - Tổng Giám đốc
Mã số thuế: 0101623547 Địa chỉ: Số 11, ngách 57, ngõ 281 Trần Khát Chân, Phường Thanh Nhàn, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang, với mã số thuế 0101623547, đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép đăng ký kinh doanh từ ngày 16/03/2005 Đến nay, công ty đã hoạt động được hơn 15 năm, đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành.
Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang, với thương hiệu Thời Trang Gia Đình VT, bắt đầu từ một cửa hàng bán vải lanh nhỏ Sau 10 năm phát triển, thương hiệu đã mở rộng mạnh mẽ với hệ thống cửa hàng và đại lý phân phối trên toàn Hà Nội Thời Trang Gia Đình VT kết hợp nguồn vải lanh chất lượng và kỹ thuật sản xuất tinh xảo, mang đến những sản phẩm may mặc giá cả phải chăng cho người tiêu dùng Việt Nam.
Công Ty TNHH Sản Xuất luôn nỗ lực không ngừng để đa dạng hóa các dòng sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của Quý khách hàng.
Công ty Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang cung cấp đa dạng sản phẩm, bao gồm trang phục từ vải lanh, đặc biệt là bộ đồ mặc nhà truyền thống, cùng với các sản phẩm làm từ nỉ, cotton và len Ngoài ra, công ty còn cung cấp nhiều loại vải lanh và các sản phẩm chăn, ga, gối với đủ kích thước khác nhau.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề của công ty
Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang chuyên sản xuất và tiêu thụ các mặt hàng may mặc, đặc biệt là sản phẩm từ lanh Với nguyên liệu chất lượng và kỹ thuật sản xuất tinh xảo, công ty cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị trường Việt Nam Minh Quang cũng hợp tác với nhiều đơn vị để mở rộng thị trường, duy trì mối quan hệ ổn định với đối tác và khách hàng, nhằm đảm bảo nguồn cung và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời sử dụng vốn hiệu quả để tăng trưởng lợi nhuận và phát triển bền vững.
2.1.2.2 Nhiệm vụ Định hướng phát triển của công ty là xây dựng và phát triển hệ thống mặt hàng thời trang gia đình rộng khắp cả nước, hình thành chuỗi cửa hàng trên nhiều tỉnh thành Song song với đó, công ty đẩy mạnh kinh doanh theo hình thức bán hàng trực tuyến qua các sàn thương mại điện tử và trang web của công ty Công ty cung cấp cho khách hàng các sản phẩm có chất lượng tốt, giá cả hợp lý và dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh đồ may mặc bằng vải lanh.
Tổ chức cần xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, đồng thời phát triển các phương án kinh doanh phù hợp với mục tiêu và chiến lược của công ty.
Nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường là yếu tố quan trọng giúp xây dựng uy tín trong lòng khách hàng, đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh với các đối thủ.
Thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các chính sách theo chế độ hiện hành của nhà nước.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến tham mưu và được thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Công Ty TNHH Sản Xuất Và
Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang
Tổng giám đốc công ty là bà Đỗ Bích Thủ, người đại diện theo pháp luật, có trách nhiệm quyết định các vấn đề quan trọng và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng chính sách phát triển và kế hoạch chiến lược để trình lên Tổng giám đốc Ngoài ra, phòng còn thực hiện các kế hoạch liên quan đến bán hàng, phát triển thị trường và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin tài chính, lập báo cáo tài chính cuối kỳ, xây dựng kế hoạch tài chính, và theo dõi, giám sát các hoạt động qua các số liệu tài chính.
Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp với các phòng ban để tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân sự Họ hỗ trợ tổng giám đốc trong việc xây dựng các chính sách liên quan đến tổ chức cán bộ, cũng như các quy định về kỷ luật và khen thưởng cho nhân viên.
- Phòng sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất theo nhu cầu thị trường, sản xuất theo kế hoạch và quy trình dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
Các cửa hàng không chỉ bán hàng trực tiếp cho khách hàng mua lẻ mà còn đóng vai trò là kho hàng của công ty Bên cạnh đó, các cửa hàng còn hỗ trợ khách hàng trong việc cung cấp thông tin về bảo hành sản phẩm.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY MINH QUANG
2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty
2.2.1.1 Các hàng hóa chủ yếu của công ty
Công Ty TNHH Sản Xuất đang nỗ lực không ngừng để đa dạng hóa các dòng sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quý khách hàng.
Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang đưa ra thị trường các sản phẩm:
Mùa hè này, sản phẩm chủ đạo từ vải lanh, đặc biệt là trang phục mặc nhà, phù hợp cho mọi lứa tuổi và giới tính, đang được ưa chuộng Để đa dạng hóa danh mục sản phẩm, công ty còn ứng dụng chất liệu cotton cho bộ đồ mặc nhà, mang lại cho khách hàng nhiều sự lựa chọn phong phú hơn.
- Mùa đông có các sản phẩm làm từ len, nỉ, cotton mềm mại và ấm áp.
- Vải lanh màu, lanh hoa, vải dệt kim, vải dệt thoi,
- Các sản phẩm rèm, chăn, ga, gối, đa dạng và đủ các kích thước.
Hoạt động kinh doanh hàng may mặc từ vải lanh là nguồn doanh thu chính của công ty, bao gồm bán buôn tại văn phòng và bán lẻ tại các cửa hàng Công ty nhập vải lanh chất lượng cao và sản xuất nhiều mẫu mã sản phẩm với số lượng lớn Sau khi tạo mã hàng, định giá và gắn mác thương hiệu, hàng hóa được vận chuyển đến các cửa hàng thời trang Việt Thắng để phục vụ người tiêu dùng.
Dựa vào đặc điểm mặt hàng kinh doanh và nhu cầu của thị trường, công ty hiện tiêu thụ hàng hóa dưới hai hình thức:
Công ty hiện đang vận hành 13 cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội, nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm của cá nhân và gia đình.
- Bán buôn tại công ty: Áp dụng cho các khách hàng và các doanh nghiệp muốn mua số lượng lớn.
- Thanh toán trực tiếp dùng tiền mặt
- Thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng
Khách hàng khi đến cửa hàng có thể thanh toán bằng nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ tín dụng, VNPAY hoặc chuyển khoản ngân hàng Họ cũng có thể sử dụng voucher và điểm tích lũy để mua sắm Nhân viên thu ngân cần in hóa đơn và thu đúng số tiền theo hóa đơn Khi hóa đơn được in, phần mềm bán hàng sẽ tự động cập nhật doanh thu và giảm lượng hàng tồn kho tại cửa hàng.
Khách hàng mua sỉ với số lượng lớn thường thực hiện đặt hàng qua đơn đặt hàng hoặc điện thoại Để giảm thiểu rủi ro liên quan đến tiền mặt, họ thường lựa chọn thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng do số tiền lớn.
2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức
Quy tắc ứng xử và phong cách làm việc là nền tảng tạo dựng văn hóa doanh nghiệp và thương hiệu Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức cần có biện pháp từ Ban Giám đốc để ngăn chặn hành vi thiếu trung thực và phi đạo đức Lãnh đạo công minh và gương mẫu đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nề nếp và quy tắc trong doanh nghiệp Thực tế cho thấy, ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận đều cam kết thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức Giám đốc Đỗ Bích Thủy luôn tuân thủ quy định, làm việc đúng giờ và trang phục chỉnh tề Bà đặt khách hàng làm trung tâm và chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, đồng thời công khai tình hình công ty để khẳng định vị thế và uy tín trên thị trường mà không vì lợi nhuận mà vi phạm nguyên tắc kinh doanh.
Ban lãnh đạo thể hiện sự tôn trọng, minh bạch và công bằng trong các mối quan hệ với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác Để nâng cao tính minh bạch và dân chủ, họ thường lắng nghe ý kiến tập thể và tổ chức các cuộc họp với các trưởng bộ phận như trưởng ban nhân sự, kế toán trưởng, và cửa hàng trưởng Qua đó, ban lãnh đạo cùng thảo luận và đưa ra quyết định phù hợp với tình hình hoạt động, mục tiêu công ty và lợi ích từng bộ phận Sự ổn định trong các vị trí quản lý cho thấy niềm tin và động lực phát triển đã được ban lãnh đạo xây dựng trong hoạt động kinh doanh.
Cam kết về năng lực
Công ty hiện có 13 cửa hàng bán trực tiếp và một văn phòng với các phòng chức năng như Sản xuất, Kinh doanh, Hành chính - Kế toán và Giám đốc Tính đến ngày 31/12/2020, tổng số nhân viên là 205, trong đó 85 người có trình độ từ cao đẳng trở lên, chiếm 41% Đội ngũ nhân viên thời vụ chủ yếu là sinh viên hoặc người tốt nghiệp trung học phổ thông Yêu cầu đối với quản lý là có trình độ cao đẳng trở lên, nhanh chóng áp dụng kiến thức và xử lý công việc một cách khoa học Nhân viên bán hàng chiếm đa số và cần năng động, nhiệt huyết, cùng khả năng nắm bắt xu hướng thời trang và tâm lý người tiêu dùng.
Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị có nhiệm vụ quản lý và giám sát các phòng ban trong công ty, chủ yếu thông qua hội đồng thành viên Điều này giúp ban lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động của công ty, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và phù hợp trong việc kiểm soát và điều hành hoạt động kinh doanh.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Quan điểm và phong cách làm việc của Ban giám đốc ảnh hưởng lớn đến thái độ của nhân viên tại công ty Tại Việt Thắng, lợi nhuận chủ yếu đến từ doanh thu bán hàng, vì vậy các hoạt động tập trung vào việc gia tăng doanh số và giá bán Tuy nhiên, ban lãnh đạo không chạy theo lợi nhuận bằng mọi giá; thay vào đó, công ty đặt khách hàng lên hàng đầu và chú trọng vào chất lượng sản phẩm Điều này giúp khẳng định vị thế và uy tín của công ty trên thị trường Ban giám đốc cam kết minh bạch về tình hình công ty và tuân thủ các nguyên tắc kinh doanh, không vì lợi nhuận mà bỏ qua đạo đức kinh doanh.
Ban lãnh đạo công ty tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm và phát triển năng lực đội ngũ nhân viên Trong bối cảnh thị trường kinh tế cạnh tranh sôi động, ban giám đốc điều hành công ty theo hướng chậm nhưng chắc, nhằm khẳng định uy tín doanh nghiệp và cải thiện hệ thống quản lý một cách ổn định.
Giám đốc điều hành công ty phải đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và tuân thủ quy định Giám đốc kiểm soát công tác bán hàng và thu tiền qua bộ phận kế toán, nơi ghi nhận số liệu chính xác và lập báo cáo theo yêu cầu Bộ phận kinh doanh nghiên cứu nhu cầu thị trường và lập kế hoạch cung cấp sản phẩm cho khách hàng Bộ phận cửa hàng thực hiện hoạt động bán hàng và thu doanh thu Hội đồng thành viên tham gia trực tiếp vào quản lý các bộ phận, đánh giá tình hình hoạt động và giải quyết vấn đề kịp thời Mỗi bộ phận có trưởng và phó bộ phận, trong khi nhân viên tự kiểm tra việc thực hiện quy định và chịu trách nhiệm với kết quả công việc.
Tại công ty, bộ phận hành chính và kế toán phối hợp làm việc và báo cáo tình hình kiểm soát cho giám đốc Công ty chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ riêng, dẫn đến việc kiểm soát chủ yếu do ban lãnh đạo thực hiện, từ trưởng phòng đến nhân viên Điều này tạo ra khó khăn trong việc thắt chặt kiểm soát nội bộ, đặc biệt khi công ty đang mở rộng quy mô kinh doanh và thiết lập thêm chi nhánh bán lẻ tại Hà Nội và các tỉnh khác Hiện tại, công ty cũng chưa thực hiện luân chuyển nhân viên thường xuyên cho các vị trí nhạy cảm như bán hàng và thu ngân.
Những người chịu trách nhiệm về doanh thu bán hàng cho công ty có thể tạo ra điểm yếu trong kiểm soát nội bộ, dẫn đến nguy cơ mất mát và gian lận Thực tế cho thấy, ban lãnh đạo thường dựa vào sự tin tưởng và mối quan hệ với nhân viên, điều này có thể tạo ra kẽ hở trong quản lý tài chính.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 49 1 Những kết quả đạt được
2.3.1 Những kết quả đạt được
Công ty thiết kế và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đầy đủ, với sự nhận thức của ban lãnh đạo và nhân viên về vai trò quan trọng của từng cá nhân trong việc thực hiện và duy trì KSNB Mỗi nhân viên đều có trách nhiệm góp phần vào sự hiệu quả của KSNB, và trong quá trình hoạt động, công ty đã đạt được nhiều kết quả tích cực từ hệ thống này.
Dựa trên đặc thù kinh doanh, ban lãnh đạo đã thiết kế bộ máy tổ chức hợp lý với sự phân chia rõ ràng các bộ phận như sản xuất, kinh doanh, kế toán, hành chính nhân sự và ban lãnh đạo trong cùng một văn phòng Điều này giúp ban lãnh đạo dễ dàng giám sát và kiểm tra hiệu quả hoạt động, đồng thời nắm bắt kịp thời các hoạt động bán hàng và thu tiền Giám đốc có thể quản lý trực tiếp hoặc dựa vào báo cáo từ các trưởng bộ phận để đánh giá tình hình kinh doanh từ nhiều góc độ khác nhau.
Các bộ phận trong công ty được phân công công việc một cách rõ ràng và cụ thể, giúp giảm thiểu sự chồng chéo trong nhiệm vụ Ban lãnh đạo thiết lập chỉ tiêu doanh thu hàng quý, từ đó kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh và đánh giá mức độ hoàn thành so với kế hoạch đề ra.
Ban lãnh đạo công ty chú trọng đến công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) và nâng cao năng lực nhân viên thông qua các chương trình đào tạo và đánh giá kỹ năng Để cải thiện chất lượng sản phẩm và nhân sự, ban giám đốc đã đề ra phương châm rõ ràng Mỗi nhà quản lý đều thực hiện nghiêm túc các quy định của công ty, trở thành tấm gương cho toàn bộ nhân viên noi theo.
Quy trình đánh giá rủi ro
Nhà quản lý đã xác định các rủi ro trong chu trình bán hàng như kiểm soát hàng tồn kho, thu tiền khách hàng và công nợ Ban lãnh đạo đã đặt ra các mục tiêu cụ thể và tương ứng xác định rủi ro có thể xảy ra Việc đánh giá rủi ro dựa trên kinh nghiệm của quản lý, các rủi ro đã xảy ra trước đây và ý kiến đóng góp từ nhân viên Ban lãnh đạo thực hiện tốt việc đánh giá rủi ro và đề ra các biện pháp kiểm soát nhằm giảm thiểu sai phạm.
Hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán được ghi chép đầy đủ, rõ ràng, đáp ứng nhu cầu hạch toán và cung cấp thông tin hiệu quả Phần mềm bán hàng Topos và phần mềm kế toán Pentamic dễ sử dụng, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của công ty Đơn vị tận dụng các kênh truyền tin miễn phí và tiện lợi như thư điện tử, điện thoại, và mạng xã hội để truyền thông tin nhanh chóng, tiết kiệm chi phí Ngoài ra, đơn vị còn có các kênh truyền thông ngang và dọc, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban.
Ban lãnh đạo chú trọng đến việc xây dựng và thực hiện các văn bản nội quy, quy định nhằm kiểm soát hiệu quả hoạt động của từng bộ phận Hoạt động kiểm soát được thiết kế rõ ràng với việc phân công trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí, cùng với cơ chế ủy quyền và phê duyệt qua các cấp có thẩm quyền, đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy và an toàn Công ty thực hiện đầy đủ các quy trình phê duyệt và áp dụng các biện pháp kiểm soát vật chất cho những vị trí nhạy cảm, cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ không quá lỏng lẻo và có khả năng giám sát, kiểm tra hiệu quả.
Ban lãnh đạo và các trưởng phòng tại Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang thường xuyên giám sát và kiểm soát hoạt động của nhân viên để đảm bảo tuân thủ quy định và quy trình công ty Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty được thiết kế đầy đủ các thành phần, góp phần quan trọng trong việc giúp ban lãnh đạo đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Chính sách nhân sự của công ty hiện chưa hiệu quả, đặc biệt trong việc ban hành văn bản khen thưởng và trả lương Công ty chưa chú trọng khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên, đồng thời thiếu chế độ phúc lợi hấp dẫn Nguyên nhân một phần do ngành nghề biến động, khiến giám đốc không quan tâm đến việc giữ chân nhân viên lâu dài Để cải thiện tình hình, công ty cần xây dựng chính sách phúc lợi và khen thưởng cho nhân viên quản lý chủ chốt, nhằm khuyến khích họ gắn bó lâu dài với sự phát triển của công ty Chi phí nâng cao phúc lợi cho nhân viên lâu năm thực tế vẫn thấp hơn so với chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
Ban lãnh đạo và quản lý hiện vẫn dựa vào sự tin tưởng và mối quan hệ quen biết để kiểm soát nhân viên Điều này dẫn đến việc các quyết định đôi khi mang tính cá nhân, thiếu công bằng, đặc biệt đối với những nhân viên quen biết khi họ vi phạm nội quy và quy định của công ty.
Quy trình đánh giá rủi ro
Hiện tại, công ty chưa có bộ phận chuyên trách về kiểm tra và giám sát, dẫn đến việc đánh giá của ban lãnh đạo mang tính chủ quan và thiếu quy trình cụ thể Các nhà quản lý chỉ mới nhận diện rủi ro mà chưa tiến hành đánh giá và ước lượng mức độ ảnh hưởng, làm cho việc xử lý rủi ro không kịp thời Mặc dù một số rủi ro đã được phát hiện, nhưng công ty vẫn chưa có giải pháp hạn chế hiệu quả, gây ra nguy cơ mất mát lớn Hơn nữa, còn nhiều rủi ro tiềm ẩn chưa được ban lãnh đạo nhận diện, chỉ đến khi rủi ro xảy ra thì mới tiến hành kiểm soát.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Công ty tận dụng các phương tiện truyền thông miễn phí để tiết kiệm chi phí, nhưng điều này cũng dẫn đến hạn chế trong kiểm soát nội bộ Ban lãnh đạo chưa xây dựng hệ thống thông tin nội bộ riêng và chưa có quy định bảo mật thông tin, làm gia tăng nguy cơ rò rỉ thông tin từ bên ngoài hoặc từ chính nhân viên.
Thông tin thường không được truyền đạt một cách rõ ràng khi chỉ dựa vào giao tiếp bằng lời nói mà thiếu văn bản cụ thể, dẫn đến sai sót trong thực hiện, ảnh hưởng đến chất lượng công việc và gây ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các thành viên Công ty cần chú trọng hơn đến việc phòng ngừa mất mát thông tin và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được thông báo đầy đủ.
Ban lãnh đạo đã thiết kế và vận hành các hoạt động kiểm soát một cách đầy đủ, tuy nhiên, trong thực tế, nhân viên thường bỏ qua một số bước để tiết kiệm thời gian, điều này làm tăng nguy cơ rủi ro sai phạm.
Bộ phận thủ quỹ chưa được trang bị hệ thống giám sát hợp lý, dẫn đến khó khăn trong việc truy tìm nguồn gốc thất thoát tiền mặt Việc kiểm soát lỏng lẻo này không chỉ làm gia tăng nguy cơ gian lận mà còn tạo điều kiện cho nhân viên có thể biển thủ tài sản.
