TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.1.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới:
Nghiên cứu về quản trị dự án rất phong phú, nhưng số lượng nghiên cứu tập trung vào quản trị dự án công nghệ thông tin, đặc biệt là trong các tổ chức cụ thể, lại khá hạn chế Trong luận văn này, tác giả sẽ trình bày một số nghiên cứu tiêu biểu trong lĩnh vực này.
(1) – Pankaj Jalote, 2002, Software Project Management in Practice
Tác giả đã nghiên cứu quy trình quản trị dự án tại Công ty Infosys, một trong những công ty phát triển phần mềm hàng đầu thế giới, từ giai đoạn lập kế hoạch đến thực hiện và kết thúc dự án Nghiên cứu tập trung vào các nội dung quan trọng như ước lượng, dự toán, lập kế hoạch quản trị rủi ro, thu thập số đo, thiết lập mục tiêu chất lượng và sử dụng phép đo để giám sát dự án Công trình này có tính ứng dụng cao, rất hữu ích cho các nhà quản trị dự án phần mềm bận rộn, cung cấp một cuốn cẩm nang tiện dụng.
David W Wirick trong cuốn sách "Public Sector Project Management" (2009) tập trung vào quản trị các dự án đầu tư công, phân tích các vấn đề phát sinh, nguyên nhân thất bại, và các chuẩn mực liên quan Tác giả nhấn mạnh giá trị của quản trị dự án đối với các tổ chức công, đồng thời chỉ ra những yếu tố quyết định sự thành công và các mô hình quản trị chất lượng trong khu vực công Cuốn sách cũng đề cập đến phương pháp đo lường và ứng dụng phần mềm trong quản trị dự án Mặc dù là tài liệu nghiên cứu quan trọng, tác phẩm này có hạn chế khi chỉ tập trung vào quản trị dự án đầu tư công mà không khai thác sâu vào lĩnh vực công nghệ thông tin.
Cuốn sách "Project Management for Healthcare Information Technology" của Scott Coplan và David Masuda (2011) cung cấp cái nhìn sâu sắc về quản trị dự án CNTT trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe tại Mỹ, tập trung vào việc giải quyết các thách thức về chi phí và chất lượng khám chữa bệnh Nó đưa ra các giải pháp thiết thực cho những vấn đề này và mặc dù chủ yếu hướng tới quản trị dự án trong y tế, những bài học từ cuốn sách cũng có thể áp dụng cho các lĩnh vực khác Tuy nhiên, cuốn sách không đi sâu vào các khía cạnh quản trị dự án, công nghệ hay quản trị sự thay đổi, vì vậy những độc giả quan tâm đến những chủ đề này nên tham khảo thêm các tài liệu khác.
(4) – Carol V.Brown, Daniel W.Dehayes, Jeffrey A.Hoffer, E.Wainright Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information Technology (7 th Edition)
Mục đích của nghiên cứu này là cung cấp cái nhìn toàn diện về quản trị hệ thống thông tin và xu hướng công nghệ dành cho học viên cao học, nghiên cứu sinh và nhà quản trị Công trình khoa học mang đến thông tin cập nhật về các thành tựu công nghệ và nhiều tình huống nghiên cứu thực tiễn Cuốn sách là công cụ hữu ích cho giảng viên trong việc nghiên cứu và giảng dạy, cũng như cho học viên chuẩn bị cho sự nghiệp trong lĩnh vực quản trị kinh doanh và hệ thống thông tin Nghiên cứu được chia thành 4 phần: Công nghệ thông tin, Ứng dụng Công nghệ thông tin, Xây dựng hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý Mặc dù nghiên cứu đã phân tích kỹ lưỡng về công nghệ thông tin, bao gồm phần cứng, phần mềm, hệ thống và dữ liệu, nhưng phần nghiên cứu về quản trị dự án CNTT vẫn còn hạn chế.
Joseph Heagney (2014) trong tác phẩm "Quản trị dự án - Những nguyên tắc căn bản" đã nghiên cứu các nội dung quan trọng như phạm vi dự án, lập kế hoạch, quản trị rủi ro, giám sát tiến độ, quản lý nhóm dự án, cùng với việc xây dựng chiến lược, tầm nhìn và mục tiêu cho dự án.
Hoạch định dự án là bước đầu tiên quan trọng, tiếp theo là sơ đồ phân rã công việc để xác định các nhiệm vụ cụ thể Xây dựng lịch trình khả thi giúp đảm bảo tiến độ thực hiện, trong khi phân tích kết quả thu được cho phép đánh giá hiệu quả của từng giai đoạn Cuối cùng, việc kiểm soát và đánh giá tiến độ là cần thiết để điều chỉnh và cải thiện các quy trình quản trị dự án.
Công trình nghiên cứu "Information Technology Project Management - Providing Measurable Organizational Value" của Jack T Marchewka (2016) là một tài liệu có giá trị cao về quản trị dự án công nghệ thông tin Tác giả đã nghiên cứu toàn diện các đặc điểm, phương pháp và quy trình liên quan đến dự án CNTT, đặc biệt tập trung vào giai đoạn lập kế hoạch dự án như xây dựng hạ tầng, xác định phạm vi, lập lịch biểu và ngân sách Ngoài ra, tác giả cũng phân tích quản trị rủi ro, quản trị quan hệ với các bên liên quan, quản trị chất lượng, lãnh đạo đội dự án và quản lý sự thay đổi Mặc dù công trình này mang lại giá trị thực tiễn cho việc đo lường lợi ích của quản trị dự án CNTT, nhưng vẫn còn thiếu cái nhìn tổng thể về quản trị dự án nói chung và một số nội dung trong quy trình thực hiện và kiểm soát dự án chưa được phân tích kỹ lưỡng.
Cuốn sách "Information Technology Project Management" (tái bản lần thứ 8) của Kathy Schwalbe, Cengage, 2018, là một nghiên cứu toàn diện về quản trị dự án CNTT Tác giả đã phân tích chi tiết các yếu tố quan trọng trong quản trị dự án, bao gồm quy trình, sự thống nhất, phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, thuê ngoài, và các bên liên quan Cuốn sách cũng hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị dự án Microsoft Project 2013 Tuy nhiên, do tính chuyên môn cao, một số nội dung và quy trình trong tài liệu có thể không dễ dàng áp dụng cho các tổ chức công như Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.
1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước:
Quản trị dự án là một lĩnh vực được nghiên cứu rộng rãi, nhưng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, số lượng tài liệu như sách, luận văn và bài viết lại khá hạn chế Mặc dù có một số nghiên cứu về quản trị dự án công nghệ thông tin tại các cơ quan và đơn vị cụ thể, nhưng chúng vẫn chưa đủ để đáp ứng nhu cầu thực tiễn Trong luận văn này, tác giả sẽ chỉ ra một số nghiên cứu có tính ứng dụng cao và thực tiễn trong lĩnh vực này.
(1) – Trường Đại học Công nghệ thông tin, Thành phố Hồ Chí Minh, 2010,
Quản lý dự án công nghệ thông tin
Tác giả đã tiến hành nghiên cứu và phân tích sâu sắc về quản lý dự án CNTT, bắt đầu từ khái niệm cơ bản về dự án và dự án CNTT, cùng với các đặc trưng và phân loại dự án Cuốn sách chi tiết hóa chu trình quản lý dự án theo các giai đoạn: xác định, phân tích, thiết kế, thực hiện, kiểm thử và vận hành Ngoài ra, tác giả còn đề cập đến các kỹ năng quản lý quan trọng như ước lượng, lập lịch, quản lý rủi ro, kiểm soát dự án, nhân sự, cũng như đánh giá tài chính và hiệu quả dự án, bao gồm cả phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Mặc dù có nhiều giai đoạn được nêu ra, nhưng một số giai đoạn như xác định, phân tích và thiết kế có thể được gộp lại thành giai đoạn lập kế hoạch, trong khi thực hiện, kiểm thử hệ thống và vận hành có thể hợp nhất thành giai đoạn thực hiện Giai đoạn kiểm soát dự án và đánh giá tài chính cũng được đưa vào phần kỹ năng quản lý, mặc dù chúng thường thuộc về giai đoạn kiểm soát và kết thúc dự án.
(2) – Lê Văn Phùng, Trần Nguyên Hương, Lê Hương Giang, 2015, Quản lý dự án công nghệ thông tin
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin, nhóm tác giả do TS Lê Văn Phùng dẫn dắt đã biên soạn cuốn sách này dựa trên tài liệu thu thập và kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình thực hiện và quản lý dự án CNTT tại Việt Nam.
Cuốn sách này bao gồm năm chương chính: Dự án và quản lý dự án, Lập kế hoạch dự án CNTT, Các phương tiện phục vụ quản lý dự án, Tổ chức triển khai, giám sát và điều chỉnh kế hoạch dự án, và Quản lý các hoạt động kết thúc dự án Đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho những ai quan tâm đến quản lý dự án Tuy nhiên, cuốn sách có một số hạn chế, chủ yếu tập trung vào các dự án phần mềm mà chưa bao quát đầy đủ các khía cạnh của dự án CNTT nói chung.
(3) – Đào Thị Hải Yến, 2015, Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục
Công nghệ thông tin và thống kê hải quan
Luận văn đã trình bày các khái niệm cơ bản về quản lý dự án công nghệ thông tin, bao gồm nội dung và kinh nghiệm thực tiễn Bên cạnh đó, luận văn cũng phân tích các quy định pháp luật liên quan và đánh giá thực trạng quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và thống kê hải quan, chỉ ra những kết quả đạt được cũng như các tồn tại và nguyên nhân Cuối cùng, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT, tập trung vào tổ chức, môi trường chính sách, cơ sở hạ tầng và mối quan hệ giữa các bên tham gia dự án.
(4) – Hoàng Thành Sơn, 2015, Quản lý các dự án về công nghệ thông tin ở Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
Luận văn trình bày khái niệm và thuộc tính của dự án, đồng thời định nghĩa quản lý dự án và các đặc điểm cụ thể trong lĩnh vực CNTT ngân hàng Nó nêu rõ mục tiêu, các giai đoạn và các bên tham gia trong dự án, cùng với tiêu chí đánh giá quản lý dự án CNTT tại các ngân hàng thương mại như tuân thủ quy trình, hoàn thành mục tiêu, hiệu quả sử dụng nguồn lực, năng lực cán bộ, chi phí thực hiện và mức độ hài lòng của khách hàng Bên cạnh đó, luận văn cũng đề cập đến các nhân tố ảnh hưởng và kỹ năng cần thiết trong quản lý dự án, bao gồm các yếu tố vĩ mô, vi mô và các lĩnh vực quản lý như phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng Cuối cùng, luận văn phân tích thực trạng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, bao gồm lịch sử phát triển, tình hình hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức, và đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT.
Cơ sở lý luận về quản trị dự án công nghệ thông tin
1.2.1 Khái niệm quản trị dự án CNTT
Quản trị dự án hiện đại gắn liền với sự phát triển của sơ đồ GANTT, được Gantt khởi xướng vào đầu thế kỷ 20 để quản lý dự án đóng tàu trong Thế chiến II Đến những năm 1950, quản lý quân sự Mỹ đã áp dụng sơ đồ này để phát triển hệ thống tên lửa Sau đó, ngành công nghiệp xây dựng Mỹ đã phát triển phương pháp đường găng (PERT/CPM) nhằm nâng cao hiệu quả quản lý các dự án xây dựng.
Quản trị dự án đã phát triển thành một môn khoa học quan trọng, đáp ứng nhu cầu thực tiễn ngày càng cao và trở thành kiến thức chung cho các nhà quản trị dự án toàn cầu Nhiều tổ chức hiện nay áp dụng phương pháp quản trị bằng dự án, trong đó chia nhỏ chương trình thành các dự án và các dự án thành tiểu dự án để quản lý hiệu quả, nhằm giảm thiểu rủi ro.
Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), dự án được định nghĩa là một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả độc nhất.
Theo Viện Quản lý dự án (2008), dự án được định nghĩa là một hoạt động chỉ diễn ra một lần, không được lặp lại Mỗi dự án cần có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, ngân sách cụ thể, phạm vi xác định và các yêu cầu cần đạt được.
Quản trị dự án, theo PMBOK Guide, là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để lập kế hoạch nhằm đáp ứng yêu cầu của dự án Quá trình này diễn ra liên tục từ giai đoạn chuẩn bị, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát cho đến khi kết thúc dự án Một dự án được quản trị hiệu quả khi đáp ứng được các tiêu chí của chủ đầu tư về thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả.
Công nghệ thông tin (CNTT) giúp các công ty tạo sự khác biệt trong sản phẩm và dịch vụ, nâng cao khả năng phục vụ khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin kịp thời Internet mở rộng khả năng tiếp cận nhà cung cấp và khách hàng toàn cầu, trong khi máy tính ngày càng đa dạng về kích cỡ và hiệu suất, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian Nhiều công ty lớn đầu tư vào hệ thống riêng để chia sẻ dữ liệu và xử lý công việc hiệu quả hơn Xu hướng phát triển ứng dụng xã hội như Facebook và LinkedIn cho thấy phần mềm máy tính đang ngày càng tích hợp và dễ sử dụng hơn Công nghệ vệ tinh và di động kết nối khách hàng và nhà cung cấp từ xa, trong khi công nghệ không dây giúp các quốc gia đang phát triển tiết kiệm chi phí hạ tầng Điện toán đám mây cho phép các công ty lưu trữ và xử lý thông tin lớn một cách hiệu quả Cuối cùng, máy tính giúp tự động hóa giao dịch, giảm chi phí và nâng cao chất lượng quyết định quản trị, từ thiết kế sản phẩm đến tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Các tổ chức hiện nay ngày càng phụ thuộc vào hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý giao dịch và hỗ trợ quyết định quản trị Tương lai của các tổ chức gắn liền với khả năng khai thác sức mạnh của công nghệ thông tin và quản lý dự án CNTT hiệu quả Điều này yêu cầu nhà quản trị CNTT phải lập kế hoạch và quản lý nguồn lực CNTT, bao gồm hạ tầng CNTT, nhân lực CNTT và mối quan hệ giữa CNTT và kinh doanh Quản trị hạ tầng CNTT liên quan đến việc lập kế hoạch, xây dựng và vận hành hạ tầng máy tính và truyền thông, đảm bảo thông tin luôn sẵn có cho quản lý và nhân viên Ngoài ra, quản trị CNTT còn bao gồm việc xác định công nghệ mới để đầu tư và ứng dụng giải pháp nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh Nhu cầu về nhân sự CNTT không chỉ yêu cầu kiến thức chuyên môn mà còn cần hiểu biết về kinh doanh và kỹ năng giao tiếp, đặc biệt trong vai trò phân tích kinh doanh và hệ thống, để đáp ứng nhu cầu của các bộ phận như marketing, kế toán và sản xuất.
Quản trị CNTT không chỉ yêu cầu hạ tầng công nghệ hiện đại và đội ngũ chuyên gia giỏi, mà còn cần sự tham gia tích cực của các nhà quản trị kinh doanh Sự phối hợp chặt chẽ giữa CNTT và kinh doanh là yếu tố quan trọng để đầu tư vào các ứng dụng công nghệ mới, đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, từ đó biến lợi nhuận tiềm năng thành lợi nhuận thực tế.
Hình 1.1.: Các yếu tố cấu thành quan trọng của một tổ chức
(Nguồn: Carol V.Brown, Daniel W.Dehayes, Jeffrey A.Hoffer, E.Wainright Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information Technology
Quản trị dự án CNTT là quá trình sử dụng kiến thức, kỹ năng và công cụ để chuẩn bị, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát dự án, nhằm đảm bảo hoàn thành các yêu cầu cụ thể của dự án CNTT.
(Nguồn: Kathy Schwalbe, Cengage, 2018, Information Technology Project Management (8 th edition).)
Các dự án CNTT bao gồm việc sử dụng phần cứng, phần mềm và hệ thống để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả Chúng rất đa dạng, từ nhóm sinh viên phát triển ứng dụng trên điện thoại thông minh và bán trực tuyến, đến công ty phát triển xe tự lái, trường đại học nâng cấp hệ thống internet không dây toàn trường, và chính phủ phát triển ứng dụng tổng điều tra dân số và nhà ở.
Các dự án công nghệ thông tin (CNTT) rất phong phú và đa dạng Một số dự án chỉ yêu cầu một nhóm nhỏ thực hiện việc cài đặt phần cứng và phần mềm, trong khi những dự án khác có quy mô lớn hơn, liên quan đến nhiều thành phần và quy trình phức tạp hơn.
Các quy trình kinh doanh
Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc cấu trúc tổ chức, từ phân tích quy trình nghiệp vụ đến phát triển hệ thống phần mềm đáp ứng nhu cầu người sử dụng Ngay cả các dự án phần cứng nhỏ cũng liên quan đến nhiều thiết bị như máy tính cá nhân, máy chủ và điện thoại thông minh, với hệ thống mạng có thể là có dây hoặc không dây Các dự án phát triển phần mềm thường phức tạp hơn, từ ứng dụng đơn giản như Microsoft Excel đến hệ thống thương mại điện tử toàn cầu, sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình và nền tảng công nghệ khác nhau Mỗi dự án CNTT được thiết kế để phục vụ yêu cầu đặc thù của từng lĩnh vực, ví dụ như dự án CNTT trong ngành thuế sẽ khác biệt so với ngành tư pháp.
Tác giả luận văn đã tham khảo công trình "Information Technology Project Management" (phiên bản 8) của Kathy Schwalbe, xuất bản năm 2018 bởi Nhà xuất bản Cengage, coi đây là tài liệu nghiên cứu đầy đủ nhất về quản trị dự án CNTT Nghiên cứu này cung cấp phân tích toàn diện về quản trị dự án CNTT, bao gồm 5 giai đoạn và 8 nội dung quản trị Khung lý thuyết từ công trình này được sử dụng làm cơ sở lý luận chính cho luận văn, bên cạnh đó, tác giả cũng chọn lọc các lý luận, hình ảnh và bảng biểu từ các tài liệu tham khảo khác để bổ sung cho nội dung nghiên cứu.
1.2.2 Các giai đoạn của dự án CNTT
Quá trình xây dựng và thực hiện dự án CNTT thường được chia thành các giai đoạn cụ thể, được xác định bởi các mốc thời gian, sự kiện và sản phẩm cần hoàn thành Việc phân chia này giúp theo dõi và đánh giá tiến độ dự án Một số dự án CNTT có thể chỉ gồm 3 giai đoạn: Thực hiện, Giám sát và Kết thúc, trong khi những dự án khác có thể có 4 giai đoạn: Lập Kế hoạch, Thực hiện, Giám sát và Kết thúc Nhìn chung, các dự án CNTT có thể được phân loại thành 5 giai đoạn khác nhau.
Hình 1.2 Mối quan hệ tương tác giữa các giai đoạn của dự án
(Nguồn: David W.Wirick, Wiley, 2009, Public Sector Project Management.)
Giai đoạn chuẩn bị dự án:
Việc xác định, định nghĩa và tạo căn cứ là những bước quan trọng cho phép một dự án hoặc giai đoạn của dự án được thực hiện hiệu quả Trong mỗi giai đoạn của dự án, quá trình chuẩn bị đóng vai trò thiết yếu Chẳng hạn, trong giai đoạn kết thúc dự án, quá trình này đảm bảo rằng đội dự án hoàn thành tất cả công việc cần thiết, rút ra bài học kinh nghiệm và nhận được sự chấp nhận từ khách hàng đối với sản phẩm.
