Khái quát chung về giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển
1.1.1 Khái niệm về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần được vận chuyển từ nước bán đến nước mua Nghiệp vụ giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức di chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là mọi loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, các dịch vụ tư vấn và các vấn đề liên quan đến hàng hóa cũng nằm trong phạm vi này.
Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, giao nhận hàng hóa được xác định là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các bên giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý, và có thể thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
Dựa trên vai trò của người giao nhận, hoạt động giao nhận được hiểu là một chuỗi các nghiệp vụ bao gồm chuẩn bị hàng hóa, quản lý kho bãi và thực hiện các thủ tục cần thiết để chuyển giao hàng hóa từ người bán đến người mua.
1.1.2 Vai trò của giao nhận
Khách hàng nhỏ thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận và thương lượng trực tiếp với các hãng vận tải Do đó, họ cần sự hỗ trợ từ các bên trung gian, như forwarder, để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
Sử dụng dịch vụ của forwarder giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, vì họ sẽ tìm kiếm tuyến đường và phương thức vận tải tối ưu nhất cho nhu cầu của bạn Các forwarder còn có khả năng thu xếp nhiều lô hàng nhỏ để đóng ghép và vận chuyển đến địa điểm đích, từ đó giảm thiểu chi phí cho từng chủ hàng riêng lẻ.
Tại Việt Nam, nhiều công ty giao nhận hoạt động như "sân sau" cho những cá nhân có quyền lực trong các hãng vận tải, cảng và chủ hàng, nhằm đáp ứng "nhu cầu" của các bên liên quan Đây là một thực trạng đáng lo ngại nhưng vẫn diễn ra phổ biến trong ngành.
1.1.3 Lợi ích của dịch vụ giao nhận
Việc sử dụng các dịch vụ giao nhận thường mang lại cho doang nghiệp những lợi ích thiết thực sau:
Giảm thiểu rủi ro cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển là một trong những lợi ích quan trọng khi sử dụng dịch vụ giao nhận Những người làm trong ngành giao nhận thường sở hữu kinh nghiệm và kiến thức phong phú về việc thuê phương tiện, đặc biệt là tàu biển Họ thường xuyên làm việc với các hãng tàu, từ đó nắm rõ thông tin về uy tín, cước phí hợp lý và lịch trình tàu, giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả.
Sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho chủ hàng, đồng thời giảm bớt nhân sự cho doanh nghiệp, đặc biệt khi việc giao nhận không thường xuyên Nhờ vào chuyên môn trong lĩnh vực này, các nhân viên giao nhận thực hiện các công đoạn một cách nhanh chóng, hạn chế tình trạng chậm trễ trong hợp đồng xuất nhập khẩu.
Trong trường hợp hàng hóa cần chuyển tải trong quá trình vận chuyển, người giao nhận sẽ đảm nhiệm trách nhiệm này Điều này giúp doanh nghiệp không cần phải cử đại diện tại quốc gia chuyển tải và đảm bảo rằng hàng hóa được bảo vệ tối đa, giảm thiểu tổn thất có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Người giao nhận, khi được ủy quyền, có thể đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các thủ tục khiếu nại đối với người vận chuyển hoặc cơ quan bảo hiểm trong trường hợp xảy ra tổn thất hàng hóa.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp ghi chép chứng từ hợp lý và áp dụng mã thuế cho hàng hóa chịu thuế, nhằm đảm bảo số thuế doanh nghiệp phải nộp là hợp lý và tối thiểu.
Sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ giao nhận xuất phát từ tính tiện lợi mà nó mang lại, đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Dịch vụ này không chỉ chuyên môn hóa mà còn giúp giảm chi phí, từ đó giúp sản phẩm đến tay người tiêu dùng nhanh chóng và với giá cả hợp lý hơn Nhờ đó, giao nhận không chỉ kích thích nhu cầu tiêu dùng mà còn thúc đẩy sự phát triển của các công ty xuất nhập khẩu.
Người giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
1.2.1 Khái niệm và địa vị pháp lý
Hiện nay, chưa có một khái niệm thống nhất về người giao nhận được công nhận trên toàn cầu Theo Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội giao nhận, người giao nhận được định nghĩa là cá nhân chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người vận tải.
Trong thương mại quốc tế, hàng hóa thường phải trải qua nhiều phương thức vận tải và thủ tục xuất nhập khẩu Do đó, người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp các thủ tục và phương thức vận tải, giúp chuyển hàng hóa giữa các quốc gia một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Theo Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam, người giao nhận hàng hóa được xác định là thương nhân sở hữu giấy chứng nhận kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
1.2.2 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận
1.2.2.1 Đại diện cho nhà xuất khẩu
Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau:
- Lựa chọn tuyến đường vận tải
- Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải
Giao hàng hóa và cung cấp các chứng từ liên quan, bao gồm biên lai nhận hàng (Forwarder Certificate of Receipt) và chứng từ vận tải (Forwarder Certificate of Transport), là những bước quan trọng trong quy trình vận chuyển.
Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản pháp luật liên quan đến vận chuyển hàng hóa giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu, bao gồm cả các quốc gia chuyển tải, là rất quan trọng Đồng thời, việc chuẩn bị các chứng từ cần thiết cũng cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
- Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho người giao nhận)
- Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá (nếu được yêu cầu)
- Chuẩn bị kho bao quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần)
Vận chuyển hàng hóa đến cảng bao gồm việc thực hiện các thủ tục liên quan đến lệ phí tại khu vực giám sát hải quan và cảng vụ, sau đó giao hàng hóa cho người vận tải.
- Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện hệ với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài
- Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có)
- Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổn thất của hàng hoá
1.2.2.2 Đại diện cho nhà nhập khẩu
Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người nhập khẩu) những công việc sau:
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển
- Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hoá
- Nhận hàng từ người vận tải
- Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như các lệ phí khác liên quan
- Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần thiết)
- Giao hàng hoá cho người nhập khẩu
- Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hàng hoá
Ngoài các dịch vụ chính, người giao nhận còn hỗ trợ khách hàng với nhiều dịch vụ bổ sung như gom hàng, tư vấn về thị trường mới, phân tích tình huống cạnh tranh, xây dựng chiến lược xuất khẩu và hướng dẫn về các điều kiện giao hàng phù hợp.
1.2.3 Vai trò của người giao nhận
Trong lĩnh vực vận chuyển và giao nhận hàng hóa, các "Forwarders" đóng vai trò là những người trung gian quan trọng Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và Internet, nhiều người lo ngại rằng nghề này sẽ dần bị thay thế, khi các chủ hàng có khả năng giao dịch trực tiếp với các nhà vận chuyển lớn.
Người giao nhận vẫn giữ vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ Dù thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, nhưng vẫn cần có người thực hiện giao nhận hàng hóa Các nhà cung cấp đôi khi chấp nhận vận chuyển hàng hóa cho khách hàng, nhưng khi một container chứa hàng của nhiều người mua, chỉ có người giao nhận mới có thể phân phối đến tay người tiêu dùng Do đó, vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế là không thể thiếu.
1.2.4 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
1.2.4.1 Quyền hạn, nghĩa vụ của người giao nhận Ðiều 167 Luật thương mại quy đinh, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lý do chính đáng nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng, có thể tiến hành khác với chỉ dẫn ban đầu Tuy nhiên, việc này cần phải được thông báo ngay lập tức cho khách hàng.
Sau khi ký hợp đồng, nếu không thể thực hiện theo chỉ dẫn của khách hàng, cần thông báo ngay cho khách hàng để xin thêm hướng dẫn.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng
1.2.4.2 Trách nhiệm của người giao nhận
Khi là đại lý của chủ hàng
Tùy thuộc vào vai trò của người giao nhận, họ cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký và chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan.
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
- Chở hàng đến sai nơi quy định
- Giao hàng cho người không phải là người nhận
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng người giao nhận không chịu trách nhiệm về các hành vi sai sót của bên thứ ba, chẳng hạn như người chuyên chở hoặc các đơn vị giao nhận khác, miễn là họ có thể chứng minh rằng đã thực hiện lựa chọn hợp lý.
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình
Khi là người chuyên chở (principal)
Người giao nhận, với vai trò là một nhà thầu độc lập, chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực chuyên chở.
Anh ta phải chịu trách nhiệm về hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở và người giao nhận mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải, coi như đó là hành vi và thiếu sót của chính mình Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta được quy định bởi luật lệ của các phương thức vận tải Người chuyên chở thu tiền từ khách hàng dựa trên giá dịch vụ cung cấp, không phải là tiền hoa hồng.
Cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt
Việc giao nhận hàng hoá XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam
- Các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi của các bên liên quan Việc áp dụng các loại hợp đồng và thư tín dụng (L/C) mới giúp bảo vệ quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu, đảm bảo giao dịch diễn ra an toàn và minh bạch Những quy định này không chỉ tạo ra khung pháp lý vững chắc cho hoạt động vận tải, mà còn thúc đẩy sự phát triển của thương mại quốc tế tại Việt Nam.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện bởi cảng dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác.
Đối với hàng hóa không qua cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải theo quy định từ năm 1991 Trong trường hợp này, chủ hàng cần kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, cũng như thanh toán các chi phí liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hóa tại cảng được tổ chức và thực hiện bởi cảng Nếu chủ hàng muốn sử dụng phương tiện riêng để xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí cũng như chi phí liên quan.
- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ cũng phải đảm bảo nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm
1.3.3 Nhiệm vụ các cơ quan
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng Hợp đồng có hai loại:
+ Hợp đồng ủy thác giao nhận
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hoá
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu
- Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ
Nếu hàng hoá lưu kho tại cảng bị hư hỏng hoặc tổn thất, cảng có trách nhiệm bồi thường nếu có biên bản hợp lệ Tuy nhiên, cảng có thể miễn trừ trách nhiệm nếu chứng minh được rằng mình không có lỗi trong sự cố này.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong các trường hợp sau:
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hoá ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hoá sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát)
1.3.3.2 Nhiệm vụ của hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan đối với tàu biển và hàng hoá xuất nhập khẩu
- Ðảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu
Để bảo vệ an ninh kinh tế, cần thực hiện các biện pháp hiệu quả nhằm phát hiện, ngăn chặn và điều tra hành vi buôn lậu, gian lận thương mại cũng như vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối và tiền Việt Nam qua cảng biển.
Những hiểu biết chung về container
Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995(E), container hàng hóa (freight container) là một công cụ vận tải có những đặc điểm sau:
- Có đặc tính bền vững và đủ độ chắc tương ứng phù hợp cho việc sử dụng lại;
- Được thiết kế đặc biệt để có thể chở hàng bằng một hay nhiều phương thức vận tải, mà không cần phải dỡ ra và đóng lại dọc đường;
- Được lắp đặt thiết bị cho phép xếp dỡ thuận tiện, đặc biệt khi chuyển từ một phương thức vận tải này sang phương thức vận tải khác;
- Được thiết kế dễ dàng cho việc đóng hàng vào và rút hàng ra khỏi container;
- Có thể tích bên trong bằng hoặc hơn 1 mét khối (35,3 ft khối)
Container tiêu chuẩn quốc tế (ISO container) là những thùng chứa hàng hóa được sản xuất theo các tiêu chuẩn ISO hiện hành Những container này đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định và tiêu chuẩn liên quan đến chất lượng và an toàn trong vận chuyển hàng hóa.
Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995(E), kích thước và trọng lượng container tiêu chuẩn 20’ và 40’ như bảng dưới đây
Hệ Anh Hệ mét Hệ Anh Hệ mét Hệ Anh Hệ mét
Trọng lượng toàn bộ (hàng & vỏ)
Bảng 1.1: Kích thước và trọng lượng tiêu chuẩn của container (Nguồn: www.container-transportation.com)
Tiêu chuẩn này công nhận rằng một số quốc gia có thể áp đặt các giới hạn pháp lý về chiều cao và tải trọng của container.
Tại Việt Nam, Cục Đăng kiểm Việt Nam áp dụng tiêu chuẩn TCVN 6273:2003, quy định về "Quy phạm chế tạo và chứng nhận container vận chuyển bằng đường biển" Tiêu chuẩn này xác định tải trọng tối đa cho container 20’ là 20,32 tấn, thấp hơn so với tiêu chuẩn quốc tế.
Tại Việt Nam, hàng hóa đóng container cho tuyến nội địa thường xuyên gặp tình trạng quá tải Nhiều chủ hàng có thể đóng tới 25 tấn cho container 20 feet và hơn 28 tấn cho container 40 feet.
Theo CODE R688 – 21968 của ISO,phân loại theo mục đích sử dụng, container đường biển bao gồm 7 loại chính như sau:
Container bách hóa thường được sử dụng để chở hàng khô, nên còn được gọi là container khô (dry container, viết tắt là 20’DC hay 40’DC)
Loại container này được sử dụng phổ biến nhất trong vận tải biển
2 Container hàng rời (Bulk container/Bulker freight container)
Container xếp hàng rời khô là loại container chuyên dụng cho việc vận chuyển các loại hàng hóa như xi măng, ngũ cốc và quặng Hàng hóa được nạp vào thông qua miệng xếp hàng ở phía trên và được dỡ ra từ dưới đáy hoặc bên cạnh thông qua miệng dỡ hàng.
Container hàng rời bình thường có hình dáng tương tự như container bách hóa, nhưng khác biệt ở miệng xếp hàng và cửa dỡ hàng Loại container này giúp tiết kiệm sức lao động trong quá trình xếp và dỡ hàng Tuy nhiên, nhược điểm của nó là trọng lượng vỏ nặng và số lượng cửa, nắp có thể gây khó khăn trong việc đảm bảo an toàn và kín nước, đặc biệt khi nắp quá nhỏ sẽ làm khó khăn cho việc xếp hàng có thứ tự.
3 Container chuyên dụng (Named cargo containers)
Là loại thiết kế đặc thù chuyên để chở một loại hàng nào đó như ô tô, súc vật sống
Container chở ô tô là một cấu trúc đặc biệt bao gồm khung liên kết với mặt sàn, không cần vách và mái che bọc, được thiết kế chuyên dụng để vận chuyển ô tô Loại container này có khả năng xếp chồng lên nhau từ 1 đến 2 tầng tùy theo chiều cao của xe Hiện nay, việc vận chuyển ô tô trong container bách hóa vẫn được thực hiện phổ biến.
Container chở súc vật được thiết kế đặc biệt để vận chuyển gia súc một cách an toàn và hiệu quả Với vách dọc hoặc vách mặt trước được trang bị cửa lưới nhỏ, container đảm bảo thông thoáng khí cho động vật bên trong Ngoài ra, phần dưới của vách dọc còn có lỗ thoát bẩn, giúp việc dọn vệ sinh trở nên dễ dàng hơn.
4 Container bảo ôn (Thermal container) Được thiết kế để chuyên chở các loại hàng đòi hỏi khống chế nhiệt độ bên trong container ở mức nhất định Ách và mái loại này thường bọc phủ lớp cách nhiệt Sàn làm bằng nhôm dạng cấu trúc chữ T (T-shaped) cho phép không khí lưu thông dọc theo sàn và đến những khoảng trống không có hàng trên sàn
Container bảo ôn thường có thể duy trì nhiệt độ nóng hoặc lạnh Thực tế thường gặp container lạnh (refer container)
5 Container hở mái (open – top container)
Container hở mái được thiết kế để dễ dàng đóng và rút hàng qua phần mái, với khả năng phủ kín bằng vải dầu sau khi hàng hóa được đóng Loại container này rất thích hợp cho việc vận chuyển máy móc thiết bị hoặc gỗ có chiều dài lớn.
6 Container mặt bằng (Platform container) Được thiết kế không vách, không mái mà chỉ có sàn là mặt bằng vững chắc, chuyên dùng để vận chuyển hàng nặng như máy móc thiết bị, sắt thép…
Container mặt bằng có loại có vách hai đầu (mặt trước và mặt sau), vách này có thể cố định, gập xuống, hoặc có thể tháo rời
Container bồn là một thiết bị vận chuyển hàng lỏng, bao gồm khung chuẩn ISO và bồn chứa Nó được sử dụng để chở các loại hàng hóa như rượu, hóa chất và thực phẩm Hàng hóa được nạp vào qua miệng bồn ở phía trên và có thể được rút ra qua van xả nhờ trọng lực hoặc bằng bơm.
Các phương thức gửi hàng bằng container vận tại đường biển
FCL, hay xếp hàng nguyên container, là phương thức vận chuyển trong đó người gửi và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói và dỡ hàng khỏi container Khi khối lượng hàng hóa đồng nhất đủ để lấp đầy một hoặc nhiều container, người gửi sẽ thuê các container này để vận chuyển hàng hóa.
Trách nhiệm của người gửi theo FCL
Vận chuyển hàng từ kho hay nơi chứa hàng của mình trong nội địa đến bãi chứa container của cảng gửi
Làm thủ tục Hải quan để xuất khẩu hàng hóa
Đóng hàng vào trong container, chằng buộc và chèn lót, đánh ký mã hiệu và hàng dấu chuyên chở
Niêm phong kẹp chì container theo quy chế xuất khẩu và thủ tục hải quan
Giao container đã niêm phong kẹp chì cho người chuyên chở
Chịu mọi chi phí liên quan đến các thao tác nói trên
Người gửi hàng có thể đóng gói hàng hóa vào container tại kho riêng của mình, tuy nhiên cần thực hiện đầy đủ các thủ tục hải quan và chịu trách nhiệm về mọi chi phí vận chuyển container từ kho đến bãi chứa tại cảng.
Trách nhiệm của người nhận theo FCL
Làm thủ tục hải quan để nhập khẩu hàng hóa
Xuất trình vận đơn hợp lệ cho người vận chuyển để nhận hàng
Nhận container tại bãi chứa của cảng dỡ trong tình trạng còn nguyên niêm phong kẹp chì
Rút hàng từ container và vận chuyển về kho bằng xe tải, hoặc có thể mượn container để đưa hàng về kho riêng Sau khi dỡ hàng, cần trả lại vỏ container cho người chuyên chở tại bãi chứa quy định.
Chịu mọi chi phí cho các thao tác nói trên kể cả chi phí điều vận container đi và về bãi chứa
Trách nhiệm của người chuyên chở theo FCL
Quản lý, chăm sóc bảo quản hàng hóa xếp trong container kể từ khi nhận chở đến khi giao
Xếp container từ bãi chứa của cảng xuống tàu, kể cả chằng buộc trên tàu và chuyên chở đến cảng đích
Dỡ hàng từ tàu lên bãi chứa ở cảng đích
Giao hàng cho người nhận có vận đơn hợp lệ
Chịu mọi chi phí xếp dỡ container lên và xuống tàu
Bồi thường mọi tổn thất cho người chủ hàng nếu thuộc phạm vi trách nhiệm của mình
LCL (Less than Container Load) là phương thức vận chuyển hàng hóa trong đó nhiều lô hàng được đóng chung trong một container Người gom hàng, bao gồm người chuyên chở hoặc người giao nhận, sẽ chịu trách nhiệm về việc đóng và dỡ hàng vào ra khỏi container Nếu hàng hóa không đủ để lấp đầy một container, chủ hàng có thể lựa chọn gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ.
Người gom hàng (consolidator) là những doanh nhân chuyên vận chuyển hàng lẻ, họ có nhiệm vụ tập hợp các lô hàng nhỏ từ nhiều chủ hàng khác nhau Sau đó, họ sẽ sắp xếp, phân loại và kết hợp các lô hàng này vào trong container, niêm phong theo quy định xuất khẩu Công việc của họ còn bao gồm làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa cảng để gửi lên tàu, và sau khi hàng đến cảng đích, họ sẽ dỡ container và giao hàng cho người nhận.
Trách nhiệm của người gửi hàng theo LCL
Vận chuyển hàng của mình đến CFS, chịu mọi chi phí vận chuyển này
Giao hàng cho người gom hàng tại CFS
Người gom hàng là những doanh nhân chuyên chở hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau Họ có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại và đóng gói hàng hóa vào container, sau đó niêm phong theo quy định xuất khẩu Sau khi hàng hóa được vận chuyển đến cảng đích, họ sẽ rút hàng và đưa vào CFS để giao cho người nhận.
Chuyển giao cho người hàng những giấy tờ cần thiết
Nhận vận đơn và trả cước phí hàng lẻ
Trách nhiệm của người nhận theo LCL
Thu xếp giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục Hải quan cho lô hàng nhập của mình
Xuất trình vận đơn hợp lệ cho người gom hàng hoặc đại diện của họ để nhận hàng
Nhanh chóng nhận hàng tại CFS
Trách nhiệm của người chuyên chở theo LCL
Trong phương thức này có 2 dạng người chuyên chở
Người chuyên chở thực là doanh nghiệp chuyên vận chuyển hàng lẻ dưới dạng LCL/LCL hoặc FCL/FCL Họ có trách nhiệm ký phát vận đơn, xếp hàng lên tàu, chuyên chở và dỡ hàng tại cảng đích, sau đó giao hàng cho người nhận tại CFS.
Người thầu chuyên chở hàng lẻ không có tàu (NVOCC) thường là các công ty giao nhận hoạt động dưới danh nghĩa người gom hàng Họ chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình vận chuyển, từ khi nhận hàng tại cảng gửi đến khi giao hàng tại cảng đích Vận đơn do người thầu cấp có thể là do họ tự soạn thảo hoặc theo mẫu của Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA) nếu là thành viên Do không sở hữu tàu, người thầu phải thuê tàu từ người chuyên chở thực, người này sẽ xếp hàng lên tàu và cấp vận đơn đường biển cho người thầu Hàng hóa sau đó được vận chuyển đến cảng đích và giao cho người thầu hoặc đại lý của họ.
Phương pháp gửi hàng kết hợp là sự kết hợp giữa FCL và LCL, cho phép chủ hàng thương thảo với người chuyên chở để lựa chọn cách gửi hàng phù hợp theo điều kiện cụ thể.
- Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)
- Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)
Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng
Vận đơn (Bill of Lading – B/L)
Giấy báo nhận hàng (Arrival Notice)
Lệnh giao hàng (Delivery Order)
Hợp đồng nhập khẩu (Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercal Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing list- P/L)
Các chứng từ cần thiết khác : Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O); Kiểm định chất lượng….
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container vận tải biển
Khi khách hàng yêu cầu công ty giao nhận tiếp vận nhận hàng thay mặt mình, công ty sẽ đến kho hàng lẻ (CFS) để thu thập hàng hóa và sau đó giao lại cho khách hàng.
Khi khách hàng không ủy thác công ty giao nhận tiếp vận nhận hàng thay mình, công ty chỉ giao lệnh cho khách hàng khi họ xuất trình HB/L để tự ra kho hàng lẻ nhận hàng.
Nhân viên giao nhận của công ty sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để thanh toán phí chứng từ và phí hàng lẻ nhằm nhận lệnh giao hàng (D/O) Sau khi có D/O, nhân viên sẽ mang theo hóa đơn thương mại (C/I) và danh sách đóng gói (Packing list) đến văn phòng cảng để ký nhận D/O và tìm vị trí để hàng Tại đây, cần lưu lại một bản D/O để đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.
Nhân viên giao nhận cần mang D/O đến kho vận để lập phiếu xuất hàng Tại đây, họ cũng phải lưu lại một bản D/O và nhận "giấy xuất kho" cho nhân viên giao nhận của công ty tiếp vận, bao gồm hai bản.
Người giao nhận sẽ mang hai phiếu xuất kho đến kho hàng để thực hiện thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa chờ kiểm hóa từ Hải Quan Khi Hải Quan hoàn tất việc ký xác nhận và kiểm hóa, hàng hóa sẽ được coi là đã thông quan.
Trường hợp nhận hàng nguyên container:
Như đã nói ở trên nếu như khách hàng tự nhận hàng tại container thì công ty giao nhận tiếp vận sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng
Nếu khách hàng nhờ công ty giao nhận tiếp vận nhận hàng thay mình thì công ty sẽ thay mặt khách hàng nhận hàng
Công ty giao nhận tiếp vận sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu để xác nhận lịch trình tàu Khi nhận được thông báo tàu đến (Notice of Arrival), công ty sẽ cử nhân viên đến đại lý của hãng tàu để trình vận đơn và lấy Giấy phép giao hàng (D/O).
Sau khi hoàn tất các bước cần thiết, D/O sẽ được đưa đến hải quan cảng để thực hiện thủ tục hải quan, kiểm hóa và nhận chứng từ Nhân viên giao nhận từ công ty giao nhận tiếp vận sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan và sau đó sẽ mang chứng từ cùng D/O xuống cảng để nhận hàng.
Nhân viên giao nhận tại công ty giao nhận tiếp vận sẽ thực hiện việc khai báo chi tiết hàng hóa trên tờ khai hải quan để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra các thủ tục giấy tờ Việc khai hải quan yêu cầu phải đảm bảo tính chính xác và trung thực.
Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập bao gồm :
Tờ khai hải quan hàng nhập 2 bản chính
Hợp đồng ngoại thương 1 bản sao
Hóa đơn thương mại 1 bản chính, 1 bản sao
Phiếu đóng gói 1 bản chính, 1 bản sao
Giấy giới thiệu 1 bản chính
Tùy thuộc vào loại hình và mặt hàng nhập khẩu, có thể cần thêm các chứng từ như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch, phụ lục tờ khai và tờ khai trị giá.
Nộp thuế nhập khẩu (NK)
Nhân viên giao nhận tại công ty giao nhận tiếp vận cần hiểu rõ cách tính thuế nhập khẩu cũng như các trường hợp miễn giảm thuế để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng một cách hiệu quả.
Thuế NK = số lượng hay trọng lượng từng mặt hàng * giá tính thuế* thuế suất
Thuế VAT = Thuế NK + trị giá tính thuế * thuế suất (nếu như mặt hàng không có thuế TTĐB)
Nhân viên hải quan tiến hành tiếp nhận tờ khai:
Kiểm tra tư cách pháp lý của người khai hàng nhập khẩu bao gồm việc xác minh chức năng, lý lịch công ty và tình hình thuế trong hạn và quá hạn Điều này giúp xác định căn cứ xếp loại gia hạn thuế hoặc yêu cầu đóng thuế ngay Ngoài ra, cần kiểm tra tờ khai và hồ sơ khai báo Hải Quan liên quan đến hàng nhập khẩu, đảm bảo chủng loại và số lượng chứng từ đúng quy định, với sự chứng kiến của người giao nhận trong quá trình kiểm tra.
Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhập khẩu theo quy định nhà nước là bước quan trọng Cần phân loại hồ sơ và nhập dữ liệu khai báo tờ khai hàng nhập khẩu để lấy số tờ khai chính xác.
Lệnh hình thức kiểm tra là mẫu văn bản do hải quan phát hành, có vai trò xác định tính chất và hình thức kiểm tra hàng hóa cho từng tờ khai cụ thể Văn bản này quy định các tác nghiệp từ khi đăng ký tờ khai cho đến khi thông quan, đồng thời xác định tính chất mặt hàng và phân luồng kiểm tra dựa trên phân tích của phần mềm máy tính.
Luồng xanh (miễn kiểm tra ):
Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc khai báo trên tờ khai hải quan Hải quan áp dụng hình thức miễn kiểm tra và cho phép thông quan ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký và nhận được sự phê duyệt từ lãnh đạo Hải Quan Doanh nghiệp sẽ được đóng dấu miễn kiểm tra và nhận lại tờ khai đã xác nhận đóng lệ phí hải quan, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng.
Luồng vàng (kiểm tra giá thuế của các mặt hàng nhập khẩu được khai báo, miễn kiểm tra hàng hóa ):
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tờ khai, hồ sơ sẽ được chuyển đến bộ phận kiểm tra giá thuế để xác minh tính hợp pháp của giá nhập khẩu và mức thuế suất doanh nghiệp khai báo Công chức hải quan phụ trách sẽ thông báo số thuế mà doanh nghiệp phải nộp Nếu việc quy giá thuế phù hợp với dữ liệu lưu trữ của cơ quan Hải Quan, công chức sẽ ký xác nhận vào tờ khai và ghi ý kiến, sau đó trình lãnh đạo đội kiểm báo ký duyệt và chuyển lên lãnh đạo Hải Quan cửa khẩu để xác nhận thông quan Doanh nghiệp sẽ thực hiện nghĩa vụ đóng phí Hải Quan, thuế nhập khẩu, VAT (nếu có) và nhận lại tờ khai để tiến hành thông quan hàng hóa.
Luồng đỏ (kiểm tra hàng nhập khẩu )
Tổng quan về công ty TNHH Gia Vũ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vận tải Gia Vũ, được thành lập vào ngày 01/10/2007, là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động độc lập về tài chính và có tư cách pháp nhân Công ty hoạt động theo quy định của nhà nước và được cấp giấy phép kinh doanh số 1700547142 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh.
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vận tải Gia Vũ Địa chỉ: 419 Trần Xuân Soạn, Tân Kiểng, 7, Hồ Chí Minh Điện thoại: +84 8 6262 3399 Fax: 08 68385 678
Công ty TNHH TM DV VT Gia Vũ đã hoạt động trong 9 năm, xây dựng uy tín vững chắc trên thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Với kinh nghiệm dày dạn, Gia Vũ đã thiết lập mối quan hệ bền vững với nhiều khách hàng, trở thành sự lựa chọn tin cậy cho cả khách hàng trong nước và quốc tế.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Vận chuyển hàng hóa bằng xe tải và xe container
Nhận ủy thác hàng hóa xuất nhập khẩu
Gom hàng lẻ và phân phối
Dịch vụ khai thuê hải quan
Dịch vụ chứng từ xuất nhập khẩu
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa, bao gồm việc đưa hàng ra cảng, thực hiện thủ tục hải quan, tổ chức xếp dỡ, và giao hàng đến tay người nhận theo yêu cầu Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực ủy thác xuất nhập khẩu, đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Công ty không chỉ chuyên giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển và hàng không, mà còn cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung khác như thu gom và chia lẻ hàng hóa, khai thuê hải quan, tư vấn hợp đồng hợp tác đầu tư, cũng như gia công và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.
Bảo tồn và phát triển nguồn vốn là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Việc tăng cường đầu tư vào điều kiện vật chất sẽ tạo ra nền tảng phát triển vững chắc và bền vững cho công ty trong tương lai.
Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng
Nâng cao trình độ cho nhân viên bằng cách tiếp nhận, trao đổi với thị trường giao nhận trong nước và nước ngoài
Luôn quan tâm, chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm việc công ty
Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước, đồng thời tuân thủ các chính sách và chế độ quản lý kinh tế, xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại của Nhà nước là rất quan trọng.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, việc thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các hãng tàu, Hải quan, cũng như các cảng biển và sân bay là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp công ty nhận được sự ưu đãi mà còn tạo ra nhiều thuận lợi trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Chủ động trong việc giao dịch và ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa, cũng như hợp đồng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước.
Công ty có quyền khởi kiện trước các cơ quan tố tụng và pháp luật đối với tổ chức, cá nhân vi phạm hợp đồng kinh tế và xâm phạm lợi ích của mình.
Các ngân hàng trong và ngoài nước cho phép vay vốn, đồng thời huy động các nguồn vốn khác để đầu tư và phát triển, tuân theo các quy định pháp luật hiện hành.
2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Gia Vũ
2.1.4.2 Chức năng của từng bộ phận
Là người đứng đầu công ty, Giám đốc điều hành có trách nhiệm đại diện cho công ty trong việc quản lý và đưa ra quyết định cho tất cả các hoạt động kinh doanh, đồng thời phải chịu trách nhiệm pháp lý về những quyết định này.
Vạch ra đường lối kinh doanh, tìm kiếm xu hướng kinh doanh mới để đạt mức lợi nhuận cao nhất
Điều hành và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban là rất quan trọng trong việc theo dõi kế hoạch làm hàng của từng lô hàng, nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng tiến độ và nội dung Cần hạn chế tối đa mất mát, hao hụt hàng hóa và kịp thời giải quyết khiếu nại từ khách hàng Ngoài ra, việc kiểm tra các biện pháp an toàn lao động và an toàn hàng hóa trong quá trình giao nhận vận chuyển cũng cần được thực hiện nghiêm túc.
Phòng Kinh doanh kho và vận tải
Đảm bảo công tác lưu giữ và bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu theo đúng yêu cầu kỹ thuật từng loại hàng Quản lý đội xe container và xe tải nhỏ, tổ chức vận chuyển hàng hóa cho công ty một cách hiệu quả.
PHÒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU
BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG NHẬP
BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG XUẤT
Phòng dịch vụ khách hàng:
Quảng bá thương hiện công ty lên các trang mạng
Trực tiếp giới thiệu với khách hàng tiềm năng về dịch vụ của công ty
Chúng tôi xin thông báo và hướng dẫn khách hàng về các nghiệp vụ cần thiết để thực hiện các công việc ban đầu Đồng thời, khách hàng có thể yêu cầu để biết thông tin về tình hình hàng hóa vào kho.
Nhận những yêu cầu và phản hồi khách hàng để có thể bám sát tình hình, giúp họ giải quyết nhanh chóng những khó khăn, bất cập
Bộ phận này hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý kế toán và tài chính một cách chặt chẽ, đồng thời nắm bắt các số liệu thống kê quan trọng để phục vụ cho việc chỉ đạo và tổ chức kinh doanh hiệu quả Họ cũng có trách nhiệm nghiên cứu các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động, từ đó phản ánh toàn diện tình hình kinh doanh và dịch vụ Qua đó, lãnh đạo có thể nắm rõ tình hình thực hiện, nhận diện điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động của công ty, giúp Ban lãnh đạo khắc phục những điểm yếu và phát huy các điểm mạnh.
Phân tích thực trạng quy trình giao nhận vải Polyester nguyên container nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận tại công ty
KH liên hệ công ty
Nhận hồ sơ từ khách hàng
Chuẩn bị chứng từ khai
Làm thủ tục mở TK tại cảng
Nhận hàng và giao chứng từ cho KH
Quyết toán và lưu hồ sơ
Lấy D/O, Kiểm định chất lượng, cược cont
Khai HQ trên hệ thống VNACC Đóng thuế
In phiếu EIR; Thanh lý HQ
2.2.2 Khái quát chung về hợp đồng thương mại lô hàng vải Polyester nhập khẩu
Vào ngày 01/03/2015, công ty Zhejiang Yushi Textile đã ký hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu với công ty Tam Tân về mặt hàng vải Polyester (vải tồn kho) khổ 57/61’’, hàng mới 100% Điều kiện giao hàng là CNF và được thực hiện giao 1 lần, với tổng giá trị lô hàng là 14,440.24 USD.
2.2.3 Phân tích chi tiết quy trình
Toàn bộ chứng từ về quy trình nhập khẩu vải Polyester cho công ty Tam Tân được thể hiện ở phần phụ lục của bài báo cáo
Bước 1: Công ty Tam Tân liên hệ công ty Gia Vũ để ký kết hợp đồng
Nhân viên kinh doanh của công ty Tam Tân tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu từ đại lý hoặc khách hàng, sau đó công ty Gia Vũ sẽ xem xét và báo giá, dẫn đến sự thỏa thuận giữa hai bên Việc tìm kiếm khách hàng là bước đầu tiên quan trọng, ảnh hưởng lớn đến công ty và lợi nhuận Công ty đã xây dựng được lượng khách hàng ổn định và đáng kể, từ đó tạo dựng uy tín và sự hài lòng cho khách hàng.
Một nhược điểm lớn của công ty là thiếu bản hợp đồng cụ thể với khách hàng, thường chỉ giao dịch qua email hoặc điện thoại, đặc biệt là với những khách hàng quen thuộc Điều này có thể gây khó khăn trong việc giải quyết các bất đồng phát sinh.
Bước 2: Liên hệ nhận hồ sơ từ Công ty Tam Tân
Sau khi hoàn tất giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu, Công ty Zhejang Yushi Textile sẽ gửi chứng từ qua email cho Công ty Gia Vũ Các tài liệu đính kèm bao gồm B/L, C/I, P/L, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến, cùng với các yêu cầu để Công ty Gia Vũ kiểm tra và xác nhận.
Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ, Công ty Gia Vũ chờ nhận Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu Maersk Line Việt Nam
Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với Công ty Tam Tân để yêu cầu gửi bộ hồ sơ và Giấy báo hàng Sau đó, nhân viên sẽ photo các chứng từ này thành nhiều bản sao để phục vụ cho công việc Tùy theo tính chất công việc, có lúc bản sao không cần chứng nhận, nhưng có lúc cần phải chứng nhận sao y cho người nhận hàng Khi chứng nhận sao y, Công ty Tam Tân sẽ ký tên, đóng dấu và ghi chức vụ của người chứng nhận, cùng với con dấu “sao y bản chính” của doanh nghiệp.
Các chứng từ cần thiết đề nhập khẩu hàng hóa gồm:
- Hợp đồng thương mại (Contract) số: F-MS02, ngày 01/03/2015
- Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice) số: F-MS02 ngày 19/04/2015
- Phiếu đóng gói (Packing List) số F-MS02 ngày 19/04/2015
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading) số 591679858 ngày 23/04/2015
- Giấy giới thiệu doanh nghiệp
- Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Lưu ý rằng nếu các giấy tờ là bản sao, chúng cần được xác nhận, ký tên và đóng dấu bởi người đứng đầu tổ chức kinh doanh Người xác nhận sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này.
Kiểm tra toàn bộ chứng từ nhận được từ Tam Tân:
Người bán : Công ty TNHH Zhejiang Yushi Textile Địa chỉ: 20# Khu công nghiệp Xucun, Hainingzhejiang Chian
Người mua : Công ty TNHH MTV Thiết bị công nghiệp Tam Tân Đại chỉ: 119B/27 Tân Hòa Đông, Phường 14, Quận 6, TP Hồ Chí Minh Điều khoản 1 – Tên hàng:
Vải Polyester (Vải tồn kho), khổ 57/61’’, hàng mới 100%
Đơn giá: 0,8 USD – Tổng giá lô hàng: 14440,24 USD giá CNF cảng TP Hồ Chí Minh Điều khoản 2:
Chất lượng: Mới 100% Điều khoản 3: Giao hàng
Giao từng phần và chuyển tải là không cho phép
Cảng xếp hàng là bất kỳ cảng ở Trung Quốc
Cảng dỡ hàng là cảng ở Hồ Chí Minh, Việt Nam
Ngày chậm nhất đến cảng ở Hồ Chí Minh là không quá 30/04/2015 Điều khoản 4: Thanh toán
Bằng TT 100% giá trị hóa đơn sau 60 ngày nhận hàng thông qua ngân hàng Sacombank chi nhánh Bình Tây, TP Hồ Chí Minh
Đồng tiền thanh toán: đô la Mỹ
Tất cả phí ở Việt Nam là do người mua chịu
Tất cả phí ngoài Việt Nam do người bán chịu
Người bán chịu mọi rủi ro
Packing list: 3/3 Điều khoản 5: Điều khoản bất khả kháng
Trong trường hợp xảy ra tình huống bất khả kháng, cả hai bên phải thông báo cho nhau trong vòng 5 ngày và xác nhận bằng văn bản trong vòng 7 ngày sau khi nhận được thông báo từ cơ quan có thẩm quyền của chính phủ về việc chấp thuận hay không Mọi yêu cầu sau thời gian quy định sẽ không được giải quyết Điều khoản 6 quy định về khiếu nại.
Mọi tranh chấp hoặc khiếu nại phát sinh từ hợp đồng này, nếu không được hai bên giải quyết, sẽ được Tòa án Kinh tế Hồ Chí Minh xử lý và quyết định cuối cùng Điều khoản 7 quy định về hiệu lực pháp lý.
Hợp đồng này được lập 4 bản copies có giá trị ngang nhau và có hiệu lực từ ngày ký kết đến 30/12/2014
Bất kỳ thay đổi hay bổ sung phải được làm bằng văn bản với sự đồng tình cả hai bên
C/I được lập dùng để thanh toán nên cần kiểm tra các thông tin có trùng khớp với hợp đồng hay không:
Tên và địa chỉ người bán
Tên và địa chỉ người mua
Tên hàng hóa và số lượng
Nếu có sai sót báo ngay cho Công ty Tam Tân để chỉnh sửa
Phiếu đóng gói thể hiện quy cách đóng gói lô hàng được lập dựa trên C/I nên cần kiểm tra có đúng với C/I hay không:
Tên và địa chỉ người bán
Tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, thể tích
Nếu có sai sót bào ngay cho công ty Tam Tân để chỉnh sửa
Kiểm tra các thông tin như người gửi, người nhận, cảng bốc, cảng dỡ, tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích có đúng không
Tên và địa chỉ người bán
Tên và địa chỉ người mua
Cảng bốc, cảng dỡ, tên tàu
Tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, thể tích
Nếu phát hiện sai sót, hãy ngay lập tức thông báo cho Công ty Tam Tân để được sửa chữa Một trong những ưu điểm nổi bật là nhân viên chứng từ có kiến thức vững về các loại chứng từ, do đó, họ thường ít mắc lỗi trong quá trình kiểm tra.
Nhược điểm: việc nhận hồ sơ từ công ty Tam Tân còn chậm do nhân viên giao nhận không yêu cầu Tâm Tân ngày gửi bộ chứng từ
Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ và khai báo hải quan
Sau khi nhận được bản chính hoặc bản fax chứng từ từ khách hàng, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành lập tờ khai Hải quan điện tử trên hệ thống Vnaccs, dựa vào các thông tin có trong bộ chứng từ.
Nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với Công ty Tam Tân để cung cấp dữ liệu chữ ký số qua mạng máy tính Sau đó, họ sẽ soạn thảo chứng từ và thực hiện việc khai báo cho Hải quan, cụ thể là Hải quan Cát Lái.
Phải tìm hiểu kỹ hàng hóa để áp mã thuế cho đúng Ta có thể truy cập vào website www.customs.gov.vn để tra cứu mã số HS
Vải Polyester được phân loại trong phần XI (Nguyên liệu dệt và các sản phẩm dệt), chương 55 (Xơ, sợi staple nhân tạo) với mã hàng hóa 55159990 Sản phẩm này áp dụng thuế suất ưu đãi là 12%.
Các bước khai trên hệ thống Vnacc:
Bước 1: Đăng ký và sử dụng chương trình
Lần đầu chạy chương trình sẽ yêu cầu đăng ký thông tin doanh nghiệp, sau khi điền đầy đủ, nhấn “đồng ý” để hoàn tất
Bước 2: Thiết lập hệ thống trước khi khai báo
Trước khi bắt đầu khai báo, cần thiết lập các thông số cần thiết để kết nối với hệ thống hải quan Để thực hiện điều này, hãy truy cập vào chức năng từ menu "thiết lập thông số khai báo".
Để khai báo tài khoản trên hệ thống VINACCS, người dùng cần nhập đầy đủ các thông số theo hướng dẫn Địa chỉ khai báo VINACCS sẽ là điểm kết nối để truyền dữ liệu đến cơ quan hải quan Nếu doanh nghiệp muốn thực hiện khai báo thử, hãy chọn mục “khai giả lập”, chức năng này cho phép doanh nghiệp mô phỏng quy trình nghiệp vụ thực tế của hệ thống VINACCS, giúp hình dung rõ hơn về quy trình khai báo.
Bước 3: Đăng ký tờ khai hàng nhập khẩu mới (IDA)
Từ giao diện chính của chương trình, vào menu “Tờ khai xuất nhậpkhẩu/đăng ký mở tờ khai nhập khẩu (IDA)
Khi đó màn hình nhập khẩu hiện ra như sau:
Phần 1 là danh sách các nút nghiệp vụ (các nút này sẽ mờ đi hoặc sáng lên theo từng trạng thái của tờ khai)
Phần 2 là hướng dẫn nhập liệu cho từng chỉ tiêu trên tờ khai và thông điệp trả về của hệ thống hải quan
Phần 3 là thông tin tờ khai hải quan gồn thông tin chung, danh sách hàng, chỉ thị của hải quan và kết quả xử lý tờ khai
Nhập thông tin chung của tờ khai tại tab “thông tin chung”
Khi nhập dữ liệu vào mẫu khai báo hải quan, các chỉ tiêu có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc phải nhập Các ô màu xám là thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc tính toán, doanh nghiệp không cần nhập những chỉ tiêu này.
(1) Nhập thông tin cơ bản của tờ khai:
Mã loại hình: người nhập khẩu theo hồ sơ, mục đích nhập khẩu của lô hàng để khai báo mã loại hình:
A12: nhập nguyên liệu sản xuất
A21: chuyển tiêu thụ nội địa từ nguồn tạm nhập
A31: nhập hàng xuất khẩu bị trả lại
(1)Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu:
Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan, hoặc người ủy thác:
Nhập mã số thuế người nhập khẩu
Nếu người nhập khẩu đã đăng ký sử dụng VINACCS hoặc đã nhập mã người nhập khẩu thì hệ thống sẽ tựu động xuất ra tên người nhập khẩu
Tên người nhập khẩu: thông tin đơn vị nhập khẩu
Địa chỉ người nhập khẩu
Số điện thoại người nhập khẩu
Địa chỉ người xuất khẩu
Nhập các thông tin về vận chuyển hàng hóa như số vận đơn, phương tiện vận chuyển, cảng địa điểm xếp / dỡ hàng
Đánh giá về thực trạng về quy trình giao nhận của công ty TNHH Gia Vũ 46
2.3.1 Ưu điểm của quy trình
Chúng tôi duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác tại Hàn Quốc, giúp đội ngũ nhân viên xử lý các lô hàng một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng Hàng hóa được giao đúng thời gian, đảm bảo đầy đủ số lượng và chất lượng trong suốt quá trình giao nhận.
Đội ngũ nhân viên giao nhận hầu hết là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc, chịu khó
Gia Vũ luôn ưu tiên chất lượng dịch vụ và uy tín, với phương châm "uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh" Nhờ đó, công ty đã xây dựng được lòng tin vững chắc từ khách hàng, đặc biệt là những khách hàng lớn và tiềm năng Sự tin tưởng này đã dẫn đến việc ngày càng nhiều khách hàng ký hợp đồng với Gia Vũ.
Kinh doanh uy tín với các đối tác quen thuộc giúp công ty tối ưu hóa quy trình giao nhận, loại bỏ những bước không cần thiết Điều này không chỉ giảm thiểu tình trạng ứ động vốn mà còn rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó tăng cường lợi nhuận.
Công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào đội xe, bao gồm 2 xe đầu kéo container và 3 xe vận tải chuyên dụng, giúp chủ động trong việc vận chuyển hàng hóa Sự đầu tư này không chỉ nâng cao uy tín của công ty mà còn đảm bảo hàng hóa được chuyên chở đúng thời gian và địa điểm quy định, từ đó tối ưu hóa quy trình giải phóng hàng hóa.
Quy trình giao nhận tại công ty Gia Vũ được tối ưu hóa để đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách hàng Mỗi công đoạn trong quy trình được phân công rõ ràng, giúp giảm thiểu chi phí hoạt động và nâng cao hiệu quả.
Quy trình giúp cho nhân viên tích lũy được vốn kinh nghiệm đáng kể trong nhiều lĩnh vực
Quy trình xây dựng uy tín với khách hàng giúp tạo ra nhiều đối tác trung thành Chất lượng dịch vụ và thái độ phục vụ trong quy trình này được khách hàng đánh giá rất cao.
2.3.2 Khuyết điểm của quy trình
Do khối lượng công việc lớn, quá trình chuẩn bị và kiểm tra chứng từ gặp nhiều khó khăn, dẫn đến việc tốn thời gian và chi phí giao dịch Ban giám đốc đã chỉ định phòng XNK bố trí nhân viên phụ trách chứng từ cho cả nhập khẩu và xuất khẩu Khi Hải quan phát hiện sai sót, chứng từ sẽ bị trả về để chỉnh sửa, gây ra tình trạng thiếu hoặc không hợp lệ, kéo dài thời gian giao nhận và phát sinh chi phí không cần thiết Việc hiệu chỉnh chứng từ thường mất khoảng 1 ngày làm việc, gây thiệt hại cho công ty qua việc tăng chi phí lưu kho, đặc biệt là đối với hàng container Hơn nữa, điều này cũng ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh, làm chậm quy trình giao nhận và bỏ lỡ các thị trường hàng hóa quan trọng.
Việc nhận hàng tại cảng khi có sự tham gia của đối tác vận tải chưa được quy định rõ ràng trong hợp đồng, dẫn đến thiếu biên bản chứng nhận tình trạng hàng hóa, dễ gây ra tranh chấp khi sự cố xảy ra Tương tự, khâu giao hàng cho khách hàng cũng thiếu biên bản chứng nhận tình trạng hàng hóa, làm tăng khả năng phát sinh tranh chấp trong quá trình giao nhận.
Phương tiện vận tải tuy có nhưng vẫn ít, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chuyên chở hàng hóa của công ty
Khách hàng hiện chưa nhận được sự hỗ trợ và tư vấn đầy đủ về chứng từ cũng như các quy định pháp luật hiện hành Hơn nữa, gói dịch vụ và giá cước vẫn chưa đạt được tính cạnh tranh cao trên thị trường.
Công ty đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực được đào tạo bài bản Các nhân viên chủ yếu tích lũy kiến thức thông qua kinh nghiệm cá nhân và học hỏi từ đồng nghiệp, điều này không đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Chi phí giao nhận hiện nay chưa thực sự cạnh tranh, và việc nhân viên chứng từ áp mã thuế sai có thể làm tăng chi phí xử lý hàng hóa.
2.3.3 Nguyên nhân tồn tại những khuyết điểm
Tồn tại những khuyết điểm trên là do nhiều yếu tố tác động:
Những chậm trễ trong việc giao nhận đang trở thành vấn đề nghiêm trọng Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự chậm trễ:
- Chủ hàng nhập khẩu gửi không đủ các chứng từ cần thiết, gửi chứng từ chậm Do họ không rành về nghiệp vụ giao nhận
- Các sai sót về những thông tin trên chứng từ, chẳng hạn tên địa chỉ công ty, tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá
- Chậm trễ trong việc làm thủ tục ở từng khâu (kiểm hóa, lấy mẫu, in phiếu EIR…)
Nhân viên giao nhận có trách nhiệm quản lý một lô hàng cụ thể, bao gồm việc đăng ký, nhận chứng từ từ khách hàng và trung tâm kiểm định chất lượng, lấy D/O, cho đến khi hoàn tất giao hàng cho khách hàng.
- Khi nhận bộ chứng từ không kiểm tra kỹ các thông tin cần thiết Ví dụ như: ngày tàu đến, thời gian miễn lưu kho lưu bãi…
Kế hoạch và sự chuẩn bị cho công tác giao nhận hàng hóa cần được thực hiện chu đáo từ trước Đội ngũ và kế hoạch vận chuyển hàng hóa về kho chưa được chuẩn bị kịp thời, dẫn đến việc liên hệ đối tác vận tải vào phút chót khi xe của công ty đang được sử dụng cho mục đích khác Hơn nữa, việc làm việc với đối tác vận tải mà không có hợp đồng rõ ràng về quyền hạn và nghĩa vụ có thể dễ dàng dẫn đến tranh chấp Việc xác nhận tình trạng hàng hóa khi giao cho đối tác và khách hàng mà không có giấy tờ chứng nhận cũng gia tăng nguy cơ tranh chấp khi có sự cố xảy ra.
Cơ sở vật chất và phương tiện vận tải của công ty hiện tại chưa đáp ứng đủ nhu cầu hàng hóa, với số lượng xe kéo và xe tải còn hạn chế Công ty chỉ hợp tác với một trong hai đối tác vận tải quen thuộc mà chưa xem xét đến các lợi ích khác từ các nhà vận tải khác, như độ an toàn, chất lượng công nhân bốc xếp, và vị trí thuận lợi cho việc nhận và trả container.
Công ty cần cải thiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong việc chưng từ và tư vấn, vì nhiều khách hàng chưa nắm rõ thủ tục xuất nhập khẩu, dẫn đến việc gửi chứng từ chậm và thiếu sót Ngoài ra, giá cước dịch vụ chào khách hàng cũng cần được xem xét kỹ lưỡng hơn để đảm bảo tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
