Vào số dư công nợ đầu kỳ
Chức năng này cho phép cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp trước khi bắt đầu sử dụng chương trình Ngày bắt đầu sử dụng chương trình cần được khai báo trong mục “Khai báo ngày bắt đầu nhập liệu”.
Trường hợp ngày bắt đầu nhập liệu trùng với ngày đầu năm tài chính thì số dư công nợ đầu kỳ cũng là số dư công nợ đầu năm
Khi ngày bắt đầu nhập liệu khác với ngày đầu năm tài chính, người dùng có thể cập nhật số dư công nợ đầu năm bằng cách chọn “Có” trong phần “Vào chi tiết số dư khách hàng/nhà cung cấp đầu năm tài chính” Nếu chọn “Không”, số dư đầu năm sẽ được nhập theo tài khoản công nợ trong phân hệ kế toán tổng hợp Người sử dụng chỉ cần cập nhật số dư đầu kỳ một lần khi bắt đầu sử dụng chương trình; các kỳ tiếp theo và các năm sau, số dư công nợ sẽ được chương trình tự động tính toán và kết chuyển.
Màn hình cập nhật chi tiết “Thêm số dư công nợ đầu kỳ”
Tài khoản công nợ cần nhâp số dư của nhà cung cấp Tài khoản được lấy từ danh sách các tài khoản công nợ trong “Danh mục tài khoản”
Mã của nhà cung cấp có số dư đầu kỳ Mã nhà cung cấp được lấy từ danh mục nhà cung cấp
• Dư nợ đầu kỳ / Dư có đầu kỳ
Số dư nợ hoặc dư có đầu kỳ của nhà cung cấp Chỉ được nhập một bên nợ hoặc có
• Dư nợ đầu kỳ ngoại tệ / Dư có đầu kỳ ngoại tệ
Số dư nợ hoặc dư có đầu kỳ theo ngoại tệ của nhà cung cấp Chỉ được nhập một bên nợ hoặc có
Tiện ích chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính
Chương trình cho phép chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính, nhằm giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công
• Quy trình thực hiện như sau:
- Mở chức năng "Vào số dư công nợ đầu kỳ";
- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;
Sau khi nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, bạn hãy nhấn vào biểu tượng và chọn tệp bảng tính để chương trình tải dữ liệu từ tệp mẫu vào bảng dữ liệu số dư đầu kỳ.
Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu:
Tài khoản khách hàng (ncc) cần phải là tài khoản chi tiết và thuộc loại tài khoản công nợ Khi nhập, hãy sử dụng các mã đã tồn tại trong danh mục tương ứng, đảm bảo độ dài mã nhập vào phải phù hợp với quy định trong màn hình thêm mới hoặc sửa danh mục.
Dư nợ đầu kỳ, dư có đầu kỳ, dư nợ đầu năm và dư có đầu năm cần được nhập theo định dạng số, với độ dài tối đa là 14 chữ số và 2 chữ số thập phân, tuân theo tiêu chuẩn của chương trình.
Dư nợ và dư có tại đầu kỳ và đầu năm cần nhập theo định dạng số với độ dài tối đa 12 chữ số và 2 chữ số thập phân Chương trình sẽ thông báo lỗi trong một số trường hợp không hợp lệ.
Dữ liệu cột chứa mã khách hàng, nhà cung cấp, và tài khoản không có trong danh mục tài khoản sẽ được xác định là tài khoản tổng hợp hoặc tài khoản công nợ Trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ ra rõ ràng địa chỉ ô không hợp lệ.
- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép, độ rộng tương tự như nhập thủ công
- Khi đã khóa số liệu hệ thống hoặc khóa theo đơn vị (có ngày khóa sau ngày bắt đầu nhập liệu) thì không thể chuyển dữ liệu;
Người dùng cần có quyền "Sửa" trong chức năng "Vào số dư công nợ đầu kỳ" để có thể cập nhật các dòng số dư đã có trong dữ liệu, bằng cách chọn Kiểu sao chép là "Chép đè".
Người dùng cần có quyền "Mới" trong chức năng "Vào số dư công nợ đầu kỳ" để có thể thêm mới các dòng số dư chưa có trong dữ liệu, với tùy chọn Kiểu sao chép được thiết lập là "Không".
- Nếu ngày nhập liệu tương ứng với ngày đầu năm tài chính thì Số dư đầu kỳ = Số dư đầu năm;
- Không hỗ trợ các tệp bảng tính chứa macro;
- Bảng tính có phiên bản 2007 trở lên.
Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn
Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi công nợ với nhà cung cấp thông qua việc cập nhật thông tin hóa đơn đã có trước đó Điều này giúp chương trình tính toán và phản ánh chính xác công nợ theo hóa đơn, đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Màn hình danh sách “Số dư đầu kỳ của các hóa đơn"
Màn hình cập nhật chi tiết “Số dư đầu kỳ của các hóa đơn”
• Ngày hóa đơn/Số hóa đơn
Ngày và số của hóa đơn công nợ đầu kỳ
Mã của nhà cung cấp
Tài khoản dùng để theo dõi công nợ của nhà cung cấp Chỉ được lấy các tài khoản được khai báo là tài khoản công nợ
Các thông tin liên quan đến hóa đơn đang cập nhật
Mã của loại tiền tệ trên hóa đơn công nợ đầu kỳ
Số tiền nợ theo đồng tiền ngoại tệ
Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ tại thời điểm doanh nghiệp nợ nhà cung cấp
Số tiền nợ theo đồng tiền hạch toán của hóa đơn
Số tiền còn phải trả trên hóa đơn
Số tiền đã thanh toán cho hóa đơn
• Số tiền còn phải trả
Số tiền còn phải thanh toán (tính theo đồng tiền giao dịch) cho hóa đơn Tính bằng “Tổng tiền phải thu” – “Số tiền đã thu”
Mã thanh toán cho biết hóa đơn này thuộc loại thanh toán nào, hạn thanh toán bao lâu
Cho biết hóa đơn này còn theo dõi nữa hay không, được trả về tự động là
1 nếu số tiền còn phải thanh toán = 0 Hóa đơn sẽ không hiện khi thanh toán nếu tất toán = 1
Tiện ích chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính
Chương trình cho phép chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính, nhằm giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công
• Quy trình thực hiện như sau:
- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;
Sau khi nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng và chọn tệp bảng tính Chương trình sẽ tự động tải dữ liệu từ tệp mẫu vào bảng dữ liệu số dư đầu kỳ.
Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu:
Tài khoản công nợ và khách hàng (NCC) cần phải là tài khoản chi tiết và thuộc loại công nợ Để thực hiện, hãy nhập các mã đã tồn tại trong danh mục tương ứng, đảm bảo độ dài của các mã này phù hợp với cách nhập liệu trên màn hình thêm mới hoặc sửa danh mục.
- Tổng tiền, Số tiền đã trả: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 14 số và 2 số lẻ (theo chuẩn chương trình);
- Tỷ giá: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 12 số và 2 số lẻ (theo chuẩn chương trình);
- Số hóa đơn, Diễn giải: Nhập tự do, độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa);
- Ngày hóa đơn: định dạng kiểu ngày tháng;
- Tất toán: Chấp nhận giá trị 1 hoặc 0
Chương trình sẽ thông báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:
Dữ liệu cột bao gồm mã khách hàng, nhà cung cấp và tài khoản không có trong danh mục tài khoản, đồng thời là tài khoản tổng hợp hoặc không phải là tài khoản công nợ Trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ ra địa chỉ ô không hợp lệ.
- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép, độ rộng tương tự như nhập thủ công
- Khi đã khóa số liệu hệ thống (có ngày khóa sau ngày bắt đầu nhập liệu) thì không thể chuyển dữ liệu;
Người dùng cần có quyền "Sửa" trong chức năng "Vào số dư công nợ đầu kỳ" để có thể cập nhật các dòng số dư hiện có trong dữ liệu bằng cách chọn Kiểu sao chép là "Chép đè".
Người dùng cần có quyền "Mới" trong chức năng "Vào số dư công nợ đầu kỳ" để có thể thêm mới các dòng số dư chưa có trong dữ liệu, với tùy chọn Kiểu sao chép được chọn là "Không".
- Không hỗ trợ các tệp bảng tính chứa macro;
- Bảng tính có phiên bản 2007 trở lên.
Vào số dư đầu kỳ hợp đồng
Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi công nợ của khách hàng theo hợp đồng bằng cách cập nhật thông tin số dư của các hợp đồng đã có Điều này giúp chương trình lập báo cáo cân đối công nợ chính xác cho từng khách hàng.
Màn hình cập nhật chi tiết “Thêm số dư hợp đồng”
Tài khoản định khoản cho hợp đồng này
Chọn hợp đồng cần theo dõi số dư từ danh mục hợp đồng, tìm các hợp đồng có trường "Theo dõi số dư" và chọn giá trị "1 - Có".
Số tiền dư bên phát sinh nợ đầu kỳ
Số tiền dư bên phát sinh có đầu kỳ
• Dư nợ đầu kỳ ngoại tệ
Số tiền ngoại tệ dư bên phát sinh nợ đầu kỳ
• Dư có đầu kỳ ngoại tệ
Số tiền dư ngoại tệ bên phát sinh có đầu kỳ
Tiện ích chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính
Chương trình cho phép chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính, nhằm giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công
• Quy trình thực hiện như sau:
- Mở chức năng "Vào số dư đầu kỳ các tài khoản";
- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;
Sau khi nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng và chọn tệp bảng tính để chương trình tự động tải dữ liệu từ tệp mẫu vào bảng dữ liệu số dư đầu kỳ.
Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu:
Đơn vị là các mã Đvcs được phân quyền, và bạn cần nhập các mã có sẵn trong danh mục tương ứng Độ dài của mã cần phải phù hợp với cách nhập liệu trong màn hình thêm mới hoặc sửa danh mục.
- Mã hợp đồng: Nhập các mã tồn tại trong danh mục, độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục;
- Dư nợ, Dư có: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 14 số và 2 số lẻ (theo chuẩn chương trình);
- Dư nợ nt, Dư có nt: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 12 số và 2 số lẻ (theo chuẩn chương trình)
- Chương trình sẽ thông báo lỗi trong trường hợp Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép, độ rộng tương tự như nhập thủ công;
- Không chuyển số liệu các tài khoản không có số dư;
Kiểm tra xem tổ hợp "Đơn vị, Tài khoản" đã tồn tại trong số dư hay chưa; nếu chưa có, sẽ thực hiện thêm mới với tùy chọn = 0 Nếu tổ hợp đã tồn tại, tiến hành sửa đổi các thông tin khác theo yêu cầu.
= 1) Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa);
- Khi đã khóa số liệu hệ thống hoặc khóa theo đơn vị (có ngày khóa sau ngày bắt đầu nhập liệu) thì không thể chuyển dữ liệu;
- Người dùng phải có quyền "Sửa" trong chức năng "Vào số dư đầu kỳ các hợp đồng";
- Người dùng phải có quyền "Sửa" trong "Phân quyền truy nhập theo đvcs";
- Có thể chuyển dữ liệu cho nhiều đvcs;
- Không hỗ trợ các tệp bảng tính chứa macro;
- Bảng tính có phiên bản 2007 trở lên
Hoá đơn mua hàng trong nước
Mô tả các trường phần thông tin chung
Mã nhà cung cấp được chọn từ danh mục có sẵn và không thể thay đổi sau khi đã nhập vào thông tin chi tiết Để thay đổi mã nhà cung cấp, bạn cần xóa toàn bộ thông tin trong phần này.
Khi khai báo trong "Danh mục chứng từ", nếu sử dụng trường "Người giao dịch", trường này sẽ tự động được lấy từ danh mục nhà cung cấp nhưng có thể được chỉnh sửa theo nhu cầu.
Lý do mua hàng, trường này có thể nhập tùy ý
Tài khoản ghi có trong hạch toán hóa đơn (công nợ hoặc tiền mặt, tiền gửi)
Ngầm định lấy từ danh mục nhà cung cấp tại trường "Tk ngầm định", được phép sửa lại;
• Số hoá đơn / Ký hiệu/ Ngày hóa đơn
Thông tin hóa đơn do nhà cung cấp lập đóng vai trò quan trọng trong việc kê khai chứng từ thuế GTGT đầu vào Những thông tin này cũng được sử dụng để lập danh sách các hóa đơn, phục vụ cho việc thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn sau này.
Hoá đơn được cố định với giao dịch - 2 - “Hoá đơn kiêm phiếu nhập”
Số của chứng từ kế toán được ghi trong sổ cái
• Ngày lập / Ngày hạch toán
Ngày lập hóa đơn và ngày các hạch toán trên hóa đơn được chuyển vào sổ cái
Khi nhập hóa đơn bằng ngoại tệ, bạn cần chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá tương ứng Tỷ giá sẽ được tự động lấy theo từng loại ngoại tệ từ danh mục tỷ giá quy đổi, dựa trên ngày gần nhất trước khi lập hóa đơn.
Trạng thái của chứng từ Có 3 trạng thái:
- Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
Chuyển KTTH: Nếu có chứng từ thuế VAT, hóa đơn sẽ được ghi vào sổ sách và báo cáo thuế Trong trường hợp có chứng từ thanh toán liên quan đến hóa đơn, nó sẽ được chuyển vào sổ công nợ chi tiết theo hóa đơn.
- Đã chuyển vào sổ cái: ghi vào tất cả sổ sách liên quan
Dùng để quản lý công nợ theo hạn thanh toán, nếu không có nhu cầu theo dõi thì không cần nhập Chọn từ danh mục thanh toán
Mô tả các trường phần thông tin chi tiết
Mã vật tư trên hóa đơn có thể được nhập trực tiếp từ “Danh mục vật tư” hoặc lấy từ các bước quy trình trước như “Phiếu nhập”.
Đơn vị tính của vật tư hàng hóa có thể được xác định từ danh mục vật tư hoặc thay đổi nếu vật tư đó được theo dõi bằng nhiều đơn vị tính Điều kiện là phải có khai báo đơn vị tính quy đổi trong danh mục quy đổi đơn vị tính.
Kho nhập hàng trong hóa đơn, được nhập trực tiếp trên màn hình từ
Trong danh mục kho, nếu vật tư đã được khai báo mã kho mặc định trong danh mục hàng hóa, chương trình sẽ tự động điền mã kho vào trường này Người dùng có quyền chỉnh sửa mã kho theo nhu cầu.
Mã kho cũng được lấy từ các bước quy trình trước như “Phiếu nhập”
Mã vụ việc dùng để theo dõi một quá trình mua hàng
Số lượng hàng hóa từng loại trên hoá đơn, có thể tự nhập hoặc lấy giá trị ngầm định từ trường số lượng trong đơn hàng / phiếu nhập
• Giá Đơn giá mua của vật tư theo đồng tiền hạch toán
Nếu lấy thông tin từ đơn hàng hoặc phiếu nhập thì đơn giá sẽ lấy giá trị từ trường đơn giá trong đơn hàng và được phép sửa lại
Tài khoản ghi nợ trong bút toán nhập hàng thường là tài khoản vật tư đã được khai báo trong danh mục vật tư hàng hóa Nếu cần, tài khoản này có thể được điều chỉnh lại theo thông tin trong danh mục vật tư.
Mô tả các trường ngăn Chi phí
Ngăn chi phí trong hóa đơn được sử dụng để cập nhật các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng Nếu chi phí phát sinh liên quan đến nhà cung cấp khác với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, thì cần sử dụng chức năng “Phiếu nhập chi phí mua hàng” để thực hiện cập nhật.
Mã chi phí được kèm theo hóa đơn, được lấy từ Danh mục chi phí
Chi phí mua hàng sẽ được phân bổ theo từng mã chi phí, với các khoản chi tương ứng được phân chia cho từng vật tư trong hóa đơn Tiêu thức phân bổ này phụ thuộc vào danh mục chi phí đã được lập.
Mô tả các trường ngăn thuế GTGT
Thông tin về thuế sẽ được chuyển từ phần thông tin chung, nhưng cũng có thể điều chỉnh một số thông tin chưa được nhập trước đó hoặc trong những trường hợp đặc biệt.
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế
Bao gồm các loại sau:
- - 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);
- - 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
- - 5- Hoá đơn bán hàng thông thường
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) của hàng hóa và dịch vụ mua vào được quy định rõ ràng, đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại và lập báo cáo "Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)".
Bao gồm các tính chất sau:
- - 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu;
- - 2- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD không chịu thuế GTGT;
- - 3- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT;
- - 4- Hàng hoá, dịch vụ dùng cho TSCĐ chưa phát sinh doanh thu được khấu trừ dần theo quý;
- - 5- Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp khi lên tờ khai 01/GTGT
Mã tính chất ngầm định được khai báo trong tham số tùy chọn tại trường mã tính chất thuế ngầm định
• Số hóa đơn/ Số seri/ Ngày hoá đơn
Những thông tin này được ngầm định chuyển từ phần thông tin chung sang và được phép sửa lại
• Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp / Mã số thuế / Tên hàng hóa – dịch vụ
Các thông tin về nhà cung cấp và loại hàng hóa của hóa đơn
Thông tin được chọn nhập từ danh mục thuế suất thuế GTGT
Cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế
Một số thao tác khi cập nhật chứng từ
• Lấy dữ liệu từ tệp bảng tính
Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng
Quy trình thực hiện như sau:
- Vào hóa đơn mua hàng trong nước;
- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;
Sau khi nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng và chọn tệp bảng tính Chương trình sẽ tự động tải dữ liệu từ tệp mẫu vào các chi tiết của phiếu.
Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu:
Nhập mã hàng, đơn vị tính, mã kho, mã nhà xuất, tài khoản nợ/có, vụ việc, bộ phận, lịch sản xuất, sản phẩm, hợp đồng, phí và khế ước cần phải tuân thủ các mã tồn tại trong danh mục tương ứng, với độ dài phù hợp như hướng dẫn trên màn hình thêm mới.
Hoá đơn mua hàng nhập khẩu
Mô tả các trường phần thông tin chung
Mã nhà cung cấp được chọn từ danh mục nhà cung cấp và không thể thay đổi sau khi đã nhập thông tin chi tiết Để thay đổi mã nhà cung cấp, bạn cần xóa toàn bộ thông tin trong phần này.
Khi khai báo trong "Danh mục chứng từ" có sử dụng trường "Người giao dịch", trường này sẽ tự động được lấy từ danh mục nhà cung cấp, tuy nhiên người dùng vẫn có thể chỉnh sửa lại thông tin nếu cần thiết.
Lý do mua hàng nhập khẩu Trường này có thể nhập tùy ý
Tài khoản ghi có trong hạch toán hóa đơn (công nợ hoặc tiền mặt, tiền gửi)
Ngầm định lấy từ danh mục nhà cung cấp tại trường "Tk ngầm định", được phép sửa lại
• Số hoá đơn / Ký hiệu/ Ngày hóa đơn
Thông tin hóa đơn do nhà cung cấp lập là cần thiết để kê khai thuế GTGT đầu vào và để lập danh sách các hóa đơn phục vụ cho việc thanh toán chi tiết sau này.
Mã giao dịch của chứng từ, được cố định mã 2 - “Hoá đơn kiêm phiếu nhập”
Số của chứng từ kế toán được ghi trong sổ cái
• Ngày lập / Ngày hạch toán
Ngày lập hóa đơn và ngày các hạch toán trên hóa đơn được chuyển vào sổ cái
Khi nhập hóa đơn bằng ngoại tệ, tỷ giá giao dịch sẽ được xác định dựa trên mã ngoại tệ đã chọn và tỷ giá nhập vào Tỷ giá này sẽ được tự động lấy theo từng loại ngoại tệ từ danh mục tỷ giá quy đổi, dựa trên ngày gần nhất trước khi lập hóa đơn.
Trạng thái của chứng từ Có 3 trạng thái:
- Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
Chuyển KTTH: Nếu có chứng từ thuế VAT, hóa đơn sẽ được ghi vào sổ sách và báo cáo thuế Trong trường hợp có chứng từ thanh toán liên quan đến hóa đơn, chúng sẽ được chuyển vào sổ công nợ chi tiết theo từng hóa đơn.
- Đã chuyển vào sổ cái: ghi vào tất cả sổ sách liên quan
Chọn từ danh mục thanh toán
Mô tả các trường phần thông tin chi tiết
Mã vật tư trên hóa đơn có thể được nhập trực tiếp từ "Danh mục vật tư" hoặc lấy từ các bước quy trình trước, chẳng hạn như "Phiếu nhập".
Đơn vị tính (Đvt) của vật tư hàng hóa có thể được xác định theo danh mục vật tư hiện có, tuy nhiên, có thể thay đổi nếu vật tư đó được theo dõi bằng nhiều đơn vị tính khác nhau và có khai báo quy đổi trong danh mục quy đổi đơn vị tính.
Kho nhập hàng trong hóa đơn, được nhập trực tiếp trên màn hình từ
“Danh mục kho” hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Phiếu nhập” hoặc “Đơn hàng”
Mã sự vụ dùng để theo dõi một quá trình mua hàng
Số lượng hàng hóa từng loại trên hoá đơn, có thể tự nhập hoặc lấy giá trị ngầm định từ trường số lượng trong đơn hàng / phiếu nhập
• Giá Đơn giá mua của vật tư theo đồng tiền hạch toán
Nếu lấy thông tin từ đơn hàng hoặc phiếu nhập thì đơn giá sẽ lấy giá trị từ trường đơn giá trong đơn hàng và được phép sửa
Tài khoản ghi nợ trong bút toán nhập hàng thường là tài khoản vật tư đã được khai báo trong danh mục vật tư hàng hóa Nếu cần thiết, tài khoản này có thể được điều chỉnh lại dựa trên thông tin trong danh mục vật tư.
• Giá tính thuế nk/ Tiền t.thuế nk
Giá tính thuế nhập khẩu, tiền tính thuế nhập khẩu, người dùng tự xác định và nhập vào
• Mã thuế nk / Th.suất nk/ Tk thuế nk
Mã thuế nhập khẩu của mặt hàng được lựa chọn từ danh mục thuế nhập khẩu trong hệ thống quản lý mua hàng Khi nhập mã thuế, hệ thống sẽ cung cấp thông tin về tài khoản thuế nhập khẩu và thuế suất nhập khẩu tương ứng.
• Thuế nk/ Thuế NK (ngoại tệ)
Tiền thuế nhập khẩu tính theo đồng tiền hạch toán và ngoại tệ
• Mã thuế TTĐB / Th.suất TTĐB/ Tk thuế TTĐB
Mã thuế TTĐB cho mặt hàng nhập khẩu được chọn từ danh mục thuế suất thuộc phân hệ quản lý mua hàng Khi nhập mã thuế, hệ thống sẽ cung cấp thông tin về tài khoản thuế TTĐB và thuế suất tương ứng.
• Thuế TTĐB/ Thuế TTĐB (ngoại tệ)
Tiền thuế TTĐB tính theo tiền hạch toán và ngoại tệ
• Mã thuế GTGT / Th.suất GTGT/ Tk thuế GTGT
Mã thuế GTGT cho mặt hàng nhập khẩu được lấy từ danh mục thuế suất trong hệ thống quản lý mua hàng Khi nhập mã thuế, hệ thống sẽ cung cấp thông tin về tài khoản thuế GTGT và thuế suất tương ứng.
• Thuế GTGT/ Thuế GTGT (ngoại tệ)
Tiền thuế GTGT tính theo tiền hạch toán và ngoại tệ
• Phiếu nhập/ Số đơn hàng/ Dòng
Số phiếu nhập, số đơn hàng và số dòng của vật tư trong phiếu nhập, đơn hàng (nếu lấy thông tin từ phiếu nhập hoặc đơn hàng)
Số tờ khai hải quan đã được lập từ hóa đơn mua hàng nhập khẩu này và số dòng của vật tư trong tờ khai hải quan
Thông tin về thuế tiêu thụ đặc biệt chỉ xuất hiện khi có khai báo sử dụng thuế này đối với hàng nhập khẩu, được tìm thấy trong phần “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các tham số tùy chọn”.
Mô tả các trường ngăn Chi phí
Ngăn chi phí trong hóa đơn được sử dụng để cập nhật các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng Nếu chi phí phát sinh liên quan đến nhà cung cấp khác với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, thì không nên cập nhật tại đây mà cần sử dụng chức năng “Phiếu nhập chi phí mua hàng” để thực hiện việc cập nhật.
Mã chi phí được kèm theo hóa đơn, được lấy từ Danh mục chi phí
Chi phí liên quan đến việc mua hàng sẽ được phân bổ cho từng vật tư trong hóa đơn dựa trên các mã chi phí cụ thể Tiêu thức phân bổ này phụ thuộc vào danh mục chi phí đã được lập.
Mô tả các trường ngăn thuế GTGT
Thông tin về thuế sẽ được chuyển từ phần thông tin chung, nhưng có thể điều chỉnh một số dữ liệu chưa được nhập hoặc trong những trường hợp đặc biệt.
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế Bao gồm các loại sau:
- - 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);
- - 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
- - 5- Hoá đơn bán hàng thông thường
Hóa đơn mua hàng dịch vụ
Mô tả các trường thông tin chung
Mã của nhà cung cấp, mã này được chọn từ danh mục nhà cung cấp
Tên người giao hàng được lựa chọn từ danh mục nhà cung cấp (trường “Đối tác”) dựa trên mã khách hàng đã nhập, hoặc có thể được nhập thủ công Việc khai báo trường này có thể được điều chỉnh trong phần “Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.
Tài khoản ghi có trong định khoản để phản ánh nghiệp vụ phát sinh Tài khoản có được chọn từ danh mục tài khoản
• Số hoá đơn/ Ký hiệu/ Ngày hóa đơn
Thông tin hóa đơn do nhà cung cấp lập là cần thiết để kê khai chứng từ thuế GTGT đầu vào, cũng như để lập danh sách chi tiết các hóa đơn phục vụ cho việc thanh toán sau này.
Diễn giải về nội dung phát sinh mua hàng dịch vụ Trường này không bắt buộc nhập
Số chứng từ được chương trình tự động đánh tăng lên 1 khi nhập chứng từ mới nhưng người sử dụng được sửa lại
Ngày lập chứng từ là ngày được ghi trên tài liệu, chỉ mang tính chất tham khảo và không được sử dụng trong các phép tính Trong quá trình tính toán, chương trình sẽ dựa vào ngày hạch toán để thực hiện các phép tính chính xác.
Ngày hạch toán của chứng từ là ngày được sử dụng trong các tính toán và thường được gán bằng ngày lập chứng từ Trường này chỉ có thể được cập nhật khi người dùng kích chuột vào, và ngày hạch toán cần phải lớn hơn ngày đã khóa sổ.
Khi nhập hóa đơn bằng ngoại tệ, bạn cần chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá tương ứng Tỷ giá sẽ được tự động lấy theo từng loại ngoại tệ dựa trên danh mục tỷ giá quy đổi của ngày gần nhất trước khi hóa đơn được lập.
Trạng thái của chứng từ Có 3 trạng thái:
- Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
Chuyển KTTH: Khi có chứng từ thuế VAT, hóa đơn sẽ được ghi vào sổ sách và báo cáo thuế Nếu là chứng từ thanh toán liên quan đến hóa đơn, nó sẽ được chuyển vào sổ công nợ chi tiết theo hóa đơn.
- Đã chuyển vào sổ cái: ghi vào tất cả sổ sách liên quan
Dùng để quản lý công nợ theo hạn thanh toán, nếu không có nhu cầu theo dõi thì không cần nhập Chọn từ danh mục thanh toán
Mô tả các trường ngăn Chi tiết
Mã số của tài khoản ghi nợ Tài khoản nợ được chọn trong danh mục tài khoản
Tiền hàng ngoại tệ phát sinh
Tiền hàng phát sinh theo đồng tiền hạch toán
Diễn giải về nội dung phát sinh
Mã của vụ việc có liên quan đến hóa đơn mua dịch vụ Mã này được chọn từ danh mục vụ việc
Thông tin trong ngăn “Thuế”
Ngăn “Thuế” được sử dụng để cập nhật các thông tin của các hóa đơn để chương trình tự động lên bảng kê thuế GTGT đầu vào
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế Bao gồm các loại sau:
- - 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);
- - 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
- - 5- Hoá đơn bán hàng thông thường
Theo quy định, tính chất thuế GTGT của hàng hóa và dịch vụ mua vào cần được xác định rõ ràng Điều này là cần thiết để phân loại trong báo cáo “Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)”.
Bao gồm các tính chất sau:
- 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu;
- 2- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD không chịu thuế GTGT; 3- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT;
- 4- Hàng hoá, dịch vụ dùng cho TSCĐ chưa phát sinh doanh thu được khấu trừ dần theo quý;
- 5- Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp khi lên tờ khai 01/GTGT
Trường “Mẫu hóa đơn” ngầm định lấy từ tham số tùy chọn, cho phép sửa lại
Chương trình sẽ xét thứ tự ưu tiên để kết xuất lên cột "Ký hiệu mẫu hóa đơn" của báo cáo thuế:
- Nếu trường “Mẫu hóa đơn” có cập nhật, chương trình sẽ ngầm định dùng trường này để lên báo cáo thuế;
Nếu trường "Mẫu hóa đơn" không được cập nhật, chương trình sẽ tự động sử dụng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" trong các tùy chọn.
Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" không được khai báo trong phần tùy chọn, chương trình sẽ không hiển thị thông tin này trên báo cáo.
• Số hóa đơn/ Ký hiệu/ Ngày hoá đơn
Những thông tin này được ngầm định chuyển từ phần thông tin chung sang và được phép sửa lại
• Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp/ Địa chỉ / Mã số thuế / Tên hàng hóa – dịch vụ
Các thông tin về nhà cung cấp và loại hàng hóa của hóa đơn
• Mã thuế / Thuế suất/ Tk thuế
Mã thuế GTGT đầu vào được ngầm định trong trường "Mã thuế GTGT đầu vào ngầm định" trong phần "Khai báo tham số tùy chọn" Thuế suất và tài khoản thuế cũng được xác định dựa trên mã thuế trong danh mục thuế suất thuế GTGT.
Cơ quan thuế Nhà nước là nơi doanh nghiệp thực hiện đăng ký và kê khai thuế Trong trường hợp tài khoản thuế được coi là tài khoản công nợ, việc nhập thông tin vào Cục thuế là bắt buộc Để biết thêm chi tiết về các thao tác làm việc với chứng từ, vui lòng tham khảo “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ.”
Hóa đơn nhập mua - xuất thẳng
Trong ngành xây lắp, phòng kế toán thường thực hiện việc xuất hàng trực tiếp cho các công trình mà không cần làm phiếu xuất.
Chương trình quản lý số liệu tồn kho tự động tạo chứng từ phiếu xuất kho ảo với mã hàng và số lượng tương ứng với phiếu nhập Khi tính giá xuất cuối tháng, nếu không chọn “Xuất đích danh”, chương trình sẽ áp dụng giá vào phiếu xuất PXG như các phiếu xuất khác Ngược lại, nếu chọn “Xuất đích danh”, giá xuất sẽ được lấy từ giá nhập.
Phiếu nhập xuất thẳng được hạch toán tương tự như hóa đơn mua hàng, nhưng có thêm định khoản phản ánh phần xuất dùng Cụ thể, ghi Nợ tài khoản chi phí xuất thẳng và Có tài khoản nợ (tức tài khoản vật tư).
Khi hạch toán mua hàng bằng tiền mặt, quy trình khử trùng tương tự như đối với hóa đơn mua hàng, nghĩa là các bút toán sẽ không được ghi vào sổ cái, trừ phần hạch toán liên quan đến xuất dùng sẽ không bị khử trùng.
Mô tả các trường thông tin chung
Tương tự như Hoá đơn mua hàng
Mô tả các trường ngăn Chi tiết
Tương tự như Phiếu nhập mua hàng nhưng bổ sung một số trường thông tin thể hiện trên màn hình nhập liệu:
• TK chi phí xuất thẳng
Dùng để làm tài khoản nợ trong phiếu xuất tự động Người dùng nhập vào tài khoản này khi lập phiếu nhập
• Tùy chọn “Xuất đích danh”
Tùy chọn này áp dụng cho vật tư được tính giá theo phương pháp bình quân, bình quân di động và đích danh Mặc định, ô “Xuất đích danh” sẽ được chọn khi thêm mới phiếu Trong trường hợp này, các trường giá xuất và tiền xuất sẽ được gán bằng giá nhập và tiền nhập.
Mô tả các trường ngăn thuế GTGT
Xem - Hoá đơn mua hàng trong nước, mô tả các trường ngăn thuế GTGT
Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”
Phiếu nhập chi phí mua hàng
Mô tả các trường thông tin chung - phần trên
Mã nhà cung cấp trả lại, được nhập từ Danh mục nhà cung cấp Trường này bắt buộc phải nhập
Người giao hàng phía nhà cung cấp, trường này không bắt buộc nhập
Phần giải thích thêm thông tin của chi phí mua hàng Trường này không bắt buộc nhập
Tài khoản ghi có đối ứng tài khoản hàng mua Trường này bắt buộc phải nhập
Lưu ý rằng phiếu nhập chi phí là một chứng từ có thể bị khử bút toán trùng Do đó, đối với tài khoản tiền mặt và tiền gửi, cần phải thực hiện nhập bút toán tại phân hệ tiền mặt.
Phiếu nhập chi phí mua hàng có hai loại mã giao dịch: mã giao dịch trong nước (1) và mã giao dịch ngoài nước (2), cả hai đều bắt buộc phải khai báo Đối với mã giao dịch=1, chương trình sẽ sử dụng giá trị hàng hóa trong phiếu nhập để tính hệ số phân bổ, không bao gồm chi phí và các loại thuế Ngược lại, với mã giao dịch=2, hệ số phân bổ sẽ dựa trên giá trị thực nhập của hàng hóa, đã bao gồm tất cả chi phí và thuế liên quan.
• Số hoá đơn / Số seri/ Ngày hóa đơn
Thông tin hóa đơn do nhà cung cấp lập được sử dụng để kê khai chứng từ thuế GTGT đầu vào và để khai báo danh sách hóa đơn phục vụ cho việc thanh toán chi tiết sau này.
Số phiếu nhập chi phí mua hàng được tăng tự động dựa trên các khai báo trong danh mục chứng từ Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể nhập theo hệ thống số chứng từ riêng của mình.
• Ngày lập / Ngày hạch toán
Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán phiếu nhập chi phí mua hàng Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán có thể khác nhau
Theo dõi tỷ giá ngoại tệ là rất quan trọng trong việc quản lý công nợ Sau khi chọn mã ngoại tệ, chương trình sẽ cung cấp tỷ giá gần nhất với ngày lập chứng từ Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể khai báo lại tỷ giá nếu cần thiết.
Trạng thái của chứng từ Có 3 trạng thái:
- Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
Chuyển KTTH: Nếu có chứng từ thuế VAT, hóa đơn sẽ được ghi vào sổ sách và báo cáo thuế Đối với chứng từ liên quan đến thanh toán theo hóa đơn, chúng sẽ được chuyển vào sổ công nợ chi tiết theo từng hóa đơn.
- Đã chuyển vào sổ cái: ghi vào tất cả sổ sách liên quan
Mô tả các trường ngăn Chi tiết
Mã vật tư trong phiếu nhập hoặc hóa đơn cần phân bổ
Đơn vị tính của vật tư hàng hóa có thể được xác định theo danh mục vật tư, nhưng cũng có thể thay đổi sang đơn vị tính quy đổi trong các trường hợp đặc biệt.
• Mã kho / Mã vị trí / Mã lô/ Số lượng
Những thông tin được chuyển từ hóa đơn cần phân bổ, không thể sửa những trường này
Vụ việc mua hàng… liên quan đến vật tư nhập hàng
Chi phí đã được phân bổ chi tiết cho các mặt hàng trong hóa đơn
Tài khoản này được trả về theo tài khoản vật tư trong phần cập nhật phiếu nhập mua hàng trước đó và không được phép sửa
Số hoá đơn và số dòng trên hoá đơn Trường này chỉ hiện giá trị nếu phiếu nhập lấy số liệu từ hoá đơn
Mô tả các trường ngăn Chi phí
Ngăn chi phí dùng để cập nhật các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng
Mã chi phí được kèm theo hóa đơn, được lấy từ Danh mục chi phí
Chi phí mua hàng được phân bổ theo từng mã chi phí cho từng vật tư trong hóa đơn, dựa trên tiêu thức phân bổ đặc trưng của từng mã phí Tiêu thức này phụ thuộc vào danh mục phí đã được lập.
• Thao tác phân bổ chi phí mua hàng
Phiếu nhập chi phí mua hàng cho phép phân bổ một hoặc nhiều hóa đơn
- Phân bổ cho 1 hóa đơn:
Để xóa chi tiết trên màn hình phiếu nhập chi phí, hãy nhấn nút “-” và chọn phiếu nhập Nhập các thông tin điều kiện lọc và nhấn để lọc phiếu nhập cần phân bổ chi phí Lưu ý rằng chức năng này chỉ cập nhật một hóa đơn, do đó khi chọn hóa đơn khác, dữ liệu cũ sẽ bị xóa.
- Phân bổ cho nhiều hóa đơn:
Trên màn hình phiếu nhập chi phí, nhấn nút “- Chọn phiếu nhập” và nhập các thông tin điều kiện lọc Sau đó, nhấn để lọc phiếu nhập cần phân bổ chi phí Cập nhật chi tiết phân bổ cho hóa đơn đã chọn và nhấn nhận Tiếp theo, bạn có thể chọn thêm hóa đơn khác để phân bổ, thực hiện thao tác tương tự.
Trong trường hợp không chấp nhận kết quả phân bổ do máy tính thực hiện, nhấn nút “ sau đó nhập chi tiết kết quả chi phí
- Khi thêm mới phiếu và lưu, chương trình sẽ phân bổ tự động;
- Chứng từ đã được phân bổ tự động (trước đây), sau khi sửa thêm chi phí và lưu lại thì chương trình sẽ phân bổ tự động;
Nếu người dùng đã nhấn vào phân bổ hoặc sửa phân bổ, chương trình sẽ ngừng tự động phân bổ và liên tục kiểm tra tổng chi phí giữa hai ngăn chi tiết và chi phí.
Mô tả các trường ngăn thuế GTGT
Thông tin về thuế có thể được chuyển từ phần thông tin chung, nhưng cũng có khả năng chỉnh sửa một số thông tin chưa được nhập trước đó hoặc trong những trường hợp đặc biệt.
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế
Bao gồm các loại sau:
- 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);
- 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
- 5- Hoá đơn bán hàng thông thường
Thuế GTGT của hàng hoá và dịch vụ mua vào được quy định rõ ràng, nhằm phân loại thông tin trong báo cáo "Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)".
Bao gồm các tính chất sau:
- 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu (ngầm định);
- 2- Hàng hoá, dịch vụ không đủ điều kiện khấu trừ;
- 3- Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không đủ điều kiện khấu trừ thuế;
- 4- Hàng hóa dịch vụ dùng chung cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế;
- 5- Hàng hóa dịch vụ không phải tổng hợp lên tờ khai 01/GTGT
Trường “Mẫu hóa đơn” ngầm định lấy từ tham số tùy chọn, cho phép sửa lại
Chương trình sẽ xét thứ tự ưu tiên để kết xuất lên cột "Ký hiệu mẫu hóa đơn" của báo cáo thuế:
- Nếu trường “Mẫu hóa đơn” có cập nhật, chương trình sẽ ngầm định dùng trường này để lên báo cáo thuế;
Nếu trường "Mẫu hóa đơn" không được cập nhật, chương trình sẽ tự động sử dụng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" từ các tùy chọn đã thiết lập.
Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" không được khai báo trong phần tùy chọn, chương trình sẽ không hiển thị thông tin này trên báo cáo.
• Số hóa đơn/ Số seri/ Ngày hoá đơn
Những thông tin này được ngầm định chuyển từ phần thông tin chung sang và được phép sửa lại
• Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp / Mã số thuế / Tên hàng hóa – dịch vụ
Các thông tin về nhà cung cấp và loại hàng hóa của hóa đơn
• Mã thuế / tài khoản thuế
Thông tin được chọn nhập từ danh mục thuế suất thuế GTGT
Cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế
Mô tả các trường thông tin chung - phần dưới
Chọn từ danh mục thanh toán
Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”
Phiếu thanh toán tạm ứng
Mô tả các trường thông tin chung - phần trên
Mã của nhân viên yêu cầu thanh toán tạm ứng Mã này được chọn từ danh mục nhà cung cấp
Tên người giao hàng được chọn từ danh mục nhà cung cấp, tương ứng với mã khách đã nhập, hoặc có thể nhập tay Việc sử dụng trường này được quy định trong phần “Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.
Tài khoản được dùng để theo dõi các khoản tạm ứng của nhân viên Tài khoản có được chọn từ danh mục tài khoản
Loại chứng từ thanh toán Bao gồm 2 loại: Thanh toán thông thường và Thanh toán bù trừ công nợ
Nội dung của việc thanh toán tạm ứng
Số chứng từ của phiếu thanh toán tạm ứng
Ngày lập chứng từ là ngày được ghi trên chứng từ và chỉ mang tính chất tham khảo, không được sử dụng trong các phép tính Trong quá trình tính toán, chương trình sẽ dựa vào ngày hạch toán để thực hiện các phép toán chính xác.
Ngày hạch toán của chứng từ là ngày quan trọng trong các tính toán kế toán, thường được gán bằng ngày lập chứng từ Trường này chỉ được cập nhật khi người dùng kích chuột vào, và cần lưu ý rằng ngày hạch toán phải lớn hơn ngày đã khóa sổ.
Khi nhập hóa đơn bằng ngoại tệ, tỷ giá giao dịch sẽ được xác định bằng cách chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá tương ứng Tỷ giá này sẽ được lấy mặc định theo từng loại ngoại tệ, dựa trên danh mục tỷ giá quy đổi trong ngày gần nhất trước khi xuất hóa đơn.
Trạng thái của chứng từ Có 3 trạng thái:
- Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
Chuyển KTTH yêu cầu rằng nếu có chứng từ thuế VAT, hóa đơn sẽ được ghi vào sổ sách và báo cáo thuế Trong trường hợp chứng từ liên quan đến thanh toán theo hóa đơn, chúng sẽ được chuyển vào sổ công nợ chi tiết theo từng hóa đơn.
- Đã chuyển vào sổ cái: ghi vào tất cả sổ sách liên quan
Mô tả các trường ngăn Chi tiết
Mã số của tài khoản ghi nợ Tài khoản nợ được chọn trong danh mục tài khoản
Diễn giải về nội dung phát sinh
Số phát sinh được tính theo đồng tiền giao dịch Trong trường hợp có sự thay đổi giá trị của tiền ngoại tệ, giá trị sẽ được tính lại bằng công thức: tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán, thì phần này sẽ không được hiển thị.
Số phát sinh theo đồng tiền hạch toán
Mã của vụ việc có liên quan Mã này được chọn từ danh mục vụ việc Trường này có thể nhập hoặc không
Thông tin trong ngăn “Thuế”
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế Bao gồm các loại sau:
- - 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);
- - 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
- - 5- Hoá đơn bán hàng thông thường
Theo quy định, tính chất thuế GTGT của hàng hoá và dịch vụ mua vào được sử dụng để phân loại trong báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)” Các tính chất này bao gồm nhiều yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo việc kê khai và quản lý thuế chính xác.
- - 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu;
- - 2- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD không chịu thuế GTGT;
- - 3- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT;
- - 4- Hàng hoá, dịch vụ dùng cho TSCĐ chưa phát sinh doanh thu được khấu trừ dần theo quý;
- - 5- Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp khi lên tờ khai 01/GTGT
Trường “Mẫu hóa đơn” ngầm định lấy từ tham số tùy chọn, cho phép sửa lại
Chương trình sẽ xét thứ tự ưu tiên để kết xuất lên cột "Ký hiệu mẫu hóa đơn" của báo cáo thuế:
- Nếu trường “Mẫu hóa đơn” có cập nhật, chương trình sẽ ngầm định dùng trường này để lên báo cáo thuế;
Nếu trường "Mẫu hóa đơn" không được cập nhật, chương trình sẽ tự động sử dụng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" trong các tùy chọn.
Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" không được khai báo trong các tùy chọn, chương trình sẽ không hiển thị thông tin này trên báo cáo.
• Số hóa đơn / Ký hiệu / Ngày hđ
Số hóa đơn, số seri và ngày chứng từ của hóa đơn gốc là các yếu tố quan trọng để thực hiện thanh toán tạm ứng và cập nhật vào bảng kê hóa đơn thuế đầu vào.
Mã nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ sẽ được sử dụng làm mã khách hàng cho phiếu thanh toán tạm ứng, nhưng có thể chỉnh sửa nếu cần Mã này được chọn từ danh sách khách hàng, và sau khi nhập, chương trình sẽ tự động cập nhật tên, địa chỉ và mã số thuế của nhà cung cấp Tuy nhiên, người dùng có thể bỏ qua trường này nếu muốn tự nhập thông tin của nhà cung cấp, điều này thường áp dụng cho các nhà cung cấp lẻ.
• Tên khách hàng thuế / Mã số thuế
Tên và mã số thuế của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ
• Tên hàng hóa - dịch vụ
Tên (nhóm) hàng hóa, dịch vụ mua vào Trường này do người sử dụng chủ động nhập vào
• Mã thuế / Thuế suất / Tk thuế
Mã thuế suất GTGT được chọn từ danh mục thuế suất và sẽ hiển thị thuế suất cùng tài khoản thuế sau khi nhập mã Người dùng có thể chỉnh sửa thông tin sau khi nhập mã thuế.
Số tiền hàng phát sinh được tính theo đồng tiền giao dịch Trong trường hợp có sự thay đổi về giá trị của tiền ngoại tệ, giá trị tiền sẽ được tính lại bằng công thức: tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán, thì không cần hiển thị thông tin này.
Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch
Số tiền hàng phát sinh theo đồng tiền hạch toán
Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán Tiền thuế = Tiền hàng * Thuế suất tương ứng với mã thuế được nhập
Mã của cục thuế là một thông tin quan trọng được chọn từ danh mục khách hàng, nhằm theo dõi các cục thuế khác nhau Điều này đặc biệt cần thiết cho các đơn vị xây lắp có các công trình trải rộng trên nhiều tỉnh, giúp quản lý thuế một cách hiệu quả hơn.
Các ghi chú liên quan đến hóa đơn vừa nhập
Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”
Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ
Chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ giữa hai nhà cung cấp được sử dụng để cập nhật các khoản phải trả khác không nằm trong hóa đơn mua hàng.
Các bút toán điều chỉnh liên quan đến chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, điều chỉnh số dư nợ nhỏ, hoặc hạch toán bù trừ công nợ giữa hai nhà cung cấp hoặc giữa một nhà cung cấp và người mua là rất quan trọng trong quản lý tài chính.
Giải thích các trường thông tin chung
Số chứng từ được chương trình tự động đánh tăng lên 1 khi nhập chứng từ mới nhưng người sử dụng được sửa lại
Ngày lập được ghi trên chứng từ chỉ mang tính chất tham khảo và không được sử dụng trong các xử lý hay tính toán Trong quá trình tính toán, chương trình sẽ sử dụng ngày hạch toán để đảm bảo tính chính xác.
Ngày hạch toán của chứng từ Theo ngầm định, ngày hạch toán sẽ bằng ngày lập chứng từ Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày đã khóa sổ
Khi loại tiền được xác định là đồng tiền hạch toán, tỷ giá sẽ là 1 và không cần cập nhật Nếu tỷ giá được điều chỉnh, chương trình sẽ tự động tính toán lại các giá trị liên quan đến tiền ngoại tệ và tiền theo đồng tiền hạch toán.
Giải thích các trường chi tiết
Mã số của tài khoản Tài khoản được chọn trong danh mục tài khoản
Mã của nhà cung cấp
• Phát sinh nợ / Phát sinh có
Số phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán
Diễn giải về nội dung phát sinh
Thông tin về phát sinh các hợp đồng nếu có liên quan trong chứng từ
Thông tin về phát sinh các khoản vay hoặc hợp đồng vay có liên quan trong chứng từ
Mã của vụ việc có liên quan đến mua hàng dịch vụ Mã này được chọn từ danh mục vụ việc
• Mã thanh toán/Số hóa đơn/Ngày hóa đơn
Các trường này chỉ được thể hiện khi tham số “Theo dõi thanh toán trong phiếu kế toán” là "Có"
Nếu tham số này có giá trị là “Có”, tương ứng:
Tài khoản được nhập tại cột “Tài khoản” trong phần chi tiết là “Tk công nợ” thuộc tham số “Danh sách tk công nợ phải thu” Nếu tài khoản này có “Phát sinh nợ”, hóa đơn công nợ sẽ được chuyển vào danh sách hóa đơn phải thu.
Để chuyển hóa đơn công nợ thành hóa đơn phải trả, bạn cần nhập tài khoản vào cột “Tài khoản” trong phần chi tiết, sử dụng tài khoản “Tk công nợ” thuộc tham số “Danh sách tk công nợ phải trả” với điều kiện có “Phát sinh có”.
Trường này được áp dụng khi hạch toán nhiều nợ và nhiều có trong cùng một chứng từ, yêu cầu người sử dụng phải tách thành các nhóm định khoản như 1 nợ / nhiều có hoặc nhiều nợ / 1 có Mục đích của việc tách nhóm này là để tạo ra các báo cáo liên quan đến tài khoản đối ứng của một tài khoản Để phân biệt các nhóm định khoản, người sử dụng cần đánh số từng nhóm theo thứ tự tăng dần như 1, 2, 3…
Thông tin trong ngăn “Thuế GTGT đầu vào”
Thông tin thuế có thể được chuyển từ phần thông tin chung, nhưng cũng cho phép sửa đổi một số thông tin chưa được nhập trước đó hoặc trong những trường hợp đặc biệt.
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế Bao gồm các loại sau:
- - 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);
- - 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
- - 5- Hoá đơn bán hàng thông thường
Theo quy định, thuế giá trị gia tăng (GTGT) của hàng hóa và dịch vụ mua vào cần được xác định rõ ràng Điều này rất quan trọng trong việc phân loại và lập báo cáo “Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)”.
Bao gồm các tính chất sau:
- - 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu (ngầm định);
- - 2- Hàng hoá, dịch vụ không đủ điều kiện khấu trừ
- - 3- Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không đủ điều kiện khấu trừ thuế
- - 4- Hàng hóa dịch vụ dùng chung cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế
- - 5- Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp khi lên tờ khai 01/GTGT
Trường “Mẫu hóa đơn” ngầm định lấy từ tham số tùy chọn, cho phép sửa lại
Chương trình sẽ xét thứ tự ưu tiên để kết xuất lên cột "Ký hiệu mẫu hóa đơn" của báo cáo thuế:
- Nếu trường “Mẫu hóa đơn” có cập nhật, chương trình sẽ ngầm định dùng trường này để lên báo cáo thuế;
Nếu trường "Mẫu hóa đơn" không được cập nhật, chương trình sẽ tự động sử dụng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" trong các tùy chọn.
Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" không được khai báo trong các tùy chọn, chương trình sẽ không hiển thị thông tin này trên báo cáo.
• Số hóa đơn/ Số seri/ Ngày hoá đơn
Thông tin về số hoá đơn, số seri, ngày hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ phát sinh (nếu có)
• Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp / Mã số thuế / Tên hàng hóa – dịch vụ
Các thông tin về nhà cung cấp và loại hàng hóa của hóa đơn
• Mã thuế / Tk thuế/ Tk đối ứng
Thông tin về “Mã thuế” và “Tk thuế” được lựa chọn từ danh mục thuế suất của thuế GTGT, trong khi đó, “Tk đối ứng” được sử dụng để cập nhật tài khoản tương ứng với “Tk thuế”.
Cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế
Một số thao tác cơ bản
• Tạo các nhóm định khoản khác nhau trong phiếu
Trong kế toán, việc nhập tài khoản nợ và có trong cùng một trường là rất quan trọng, vì nó giúp xác định rõ tài khoản nào phát sinh Trong nhóm định khoản, chỉ cho phép thực hiện đối ứng theo quy tắc 1-1 hoặc 1-nhiều, và tổng số phát sinh nợ phải bằng tổng số phát sinh có để đảm bảo tính chính xác.
• Kết nhập dữ liệu từ tệp excel (chi tiết từng chứng từ)
Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng
Quy trình thực hiện như sau:
- Vào chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ;
- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;
Sau khi nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng và chọn tệp bảng tính để chương trình tự động tải dữ liệu từ tệp mẫu vào chi tiết phiếu.
Chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:
Dữ liệu trong các cột chứa mã đối tượng không có trong danh mục hiện tại (khách hàng, tài khoản, vụ việc, ) sẽ được hiển thị trên màn hình chi tiết Tuy nhiên, khi người dùng cố gắng lưu, chương trình sẽ cảnh báo "Trường xxx chưa nhập hoặc giá trị nhập không hợp lệ", yêu cầu người dùng chỉnh sửa thông tin trước khi tiến hành lưu.
- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép Ghi chú khác
- Chương trình chỉ hỗ trợ chuyển dữ liệu chi tiết của từng phiếu, dùng trong trường hợp thường xuyên nhập những bút toán định kỳ tương tự nhau;
- Nếu không có quyền "Mới", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong chi tiết;
- Nếu không có quyền "Sửa", không thể sửa dữ liệu đã có trong trong chi tiết;
- Các trường tên trong danh mục, người dùng không cần nhập, chương trình sẽ tự cập nhật lại
• Kết nhập dữ liệu từ tệp excel (hàng loạt các chứng từ)
Cũng tương tự như kết nhập dữ liệu cho từng phiếu, một số lưu ý như sau:
Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu:
- Tài khoản: Tài khoản phải là tài khoản chi tiết;
- Mã khách: Nếu tài khoản là tài khoản ngoại tệ, cột mã khách buộc phải nhập;
- Mã ngoại tệ: nếu một chứng từ có nhiều dòng, sẽ lấy mã nt của dòng đầu tiên để áp dụng cho phiếu;
