Nhóm là gì?
Trong bối cảnh hiện nay, xu hướng làm việc nhóm ngày càng được khuyến khích, dựa trên quan niệm rằng “trí tuệ tập thể luôn vượt trội hơn trí tuệ cá nhân” Các nhóm làm việc được coi là yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức Tuy nhiên, để phát triển kỹ năng làm việc nhóm một cách thành thạo, cần phải tìm ra phương pháp để phát huy tối đa khả năng của từng cá nhân và sự phối hợp trong mọi hoạt động Đây chính là thách thức mà chuyên đề này đặt ra.
Nhóm được định nghĩa là tập hợp các thành viên từ hai người trở lên, có sự giao tiếp trực tiếp, kỹ năng bổ sung cho nhau và chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung.
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức:
Nhóm chính thức là một tổ chức ổn định với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, thường bao gồm những người có chuyên môn tương đồng hoặc gần gũi Nhóm này tồn tại trong một khoảng thời gian dài, tạo ra sự gắn kết và hiệu quả trong công việc.
Nhóm không chính thức thường được hình thành để giải quyết nhanh chóng các nhiệm vụ đột xuất, bao gồm những thành viên có chuyên môn và lĩnh vực khác nhau Các nhóm này đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các vấn đề trong thời gian ngắn Hầu hết các tổ chức đều có sự hiện diện của cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
Ý nghĩa củalàm việc nhóm
Phân công công việc
Hoạt động nhóm ngày càng trở nên cần thiết trong các tổ chức nhằm phân công và phối hợp công việc hiệu quả Nhiều nhiệm vụ yêu cầu sự hợp tác, vì cá nhân thường không thể giải quyết một mình hoặc đạt hiệu quả cao Do đó, làm việc nhóm là phương pháp tối ưu để hoàn thành nhiệm vụ Mỗi thành viên đóng góp vào công việc chung, đảm bảo tiến độ và chất lượng Sự tương tác giữa các thành viên là cần thiết, vì phân công công việc không chỉ đơn thuần là hoạt động độc lập mà thực chất là sự phối hợp chặt chẽ.
Quản lý và kiểm soát công việc
Làm việc nhóm không chỉ tăng cường quản lý và kiểm soát công việc mà còn giúp các thành viên xem xét toàn diện nhiệm vụ được giao Đối với những công việc cần quyết định rõ ràng, làm việc nhóm tối ưu hóa quá trình giải quyết vấn đề, từ đó hỗ trợ tổ chức đưa ra những quyết định tốt nhất Mỗi thành viên trong nhóm phải tuân theo quy chế làm việc đã thống nhất, chịu sự quản lý của người phụ trách nhóm, điều này giúp điều chỉnh hành vi giao tiếp và giải quyết vấn đề theo khuôn khổ quy định Nhờ vậy, công việc diễn ra một cách trôi chảy, đồng bộ và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên.
Giải quyết vấn đề và ra quyết định
Làm việc nhóm tạo cơ hội cho mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng và phát kiến độc đáo Những vấn đề khó khăn mà một cá nhân không thể giải quyết sẽ được nhóm thảo luận, đưa ra ý kiến và giải pháp đa dạng Qua quá trình này, nhóm sẽ thống nhất các quan điểm và tránh được sự chủ quan, độc đoán Quyết định cuối cùng luôn là thành quả của sự hợp tác, không thuộc về một cá nhân nào.
Thu thập thông tin và các ý tưởng
Làm việc nhóm là quá trình thu thập thông tin và ý tưởng hiệu quả, trong đó mỗi thành viên đóng góp ý kiến liên quan đến các vấn đề cần giải quyết Những thông tin được chia sẻ không chỉ làm phong phú thêm nguồn tư liệu mà còn tạo ra sự đa dạng trong việc đề xuất các giải pháp Nhờ vậy, nhóm có nhiều lựa chọn hơn cho quyết định cuối cùng.
Xử lý thông tin
Xử lý thông tin dựa trên các nguồn dữ liệu đã được cung cấp, nhóm cần lựa chọn thông tin thiết yếu liên quan đến vấn đề cần giải quyết Quyết định xử lý thông tin sẽ được thực hiện bởi tập thể nhóm với cái nhìn đa chiều và đảm bảo tính khách quan Việc xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác là cần thiết do nguồn thông tin và ý tưởng đa dạng Sự tham gia của các thành viên trong nhóm nhằm đạt được tiêu chí này.
Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết
Một nhóm hiệu quả là nhóm có sự phối hợp chặt chẽ, khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên, bao gồm cả những người ngoài nhóm khi cần thiết Sự ăn ý và nhịp nhàng giữa các thành viên giúp tối đa hóa khả năng của từng cá nhân vì mục tiêu chung Trong một nhóm phối hợp tốt, các thành viên cam kết tuân thủ những thỏa thuận đã thống nhất, tránh đưa ra quan điểm cá nhân trong các quyết định cuối cùng.
Đàm phán và giải quyết xung đột
Làm việc nhóm không chỉ tăng cường mối quan hệ giao tiếp mà còn giúp mọi ý kiến cá nhân được xem xét từ góc độ chung của nhóm, yêu cầu sự đồng thuận từ các thành viên Để thuyết phục người khác, các giải pháp cần dựa trên thương thuyết với luận điểm và chứng cứ rõ ràng, từ đó phát huy kỹ năng đàm phán Khi có quan điểm trái chiều, nhóm sẽ điều tiết để đạt được sự thống nhất, giúp tránh xung đột, đặc biệt là xung đột cá nhân.
Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản thân trong các mối quan hệ với những người khác
Làm việc nhóm không chỉ đáp ứng nhu cầu quan hệ xã hội mà còn tạo cơ hội cho các thành viên kết nối và hiểu biết lẫn nhau Qua quá trình này, mỗi người có thể tự ý thức về bản thân trong mối quan hệ với các thành viên khác, đồng thời thể hiện năng lực, trình độ và cá tính của mình Sự tương tác trong nhóm giúp các thành viên đánh giá lẫn nhau, từ đó điều chỉnh hành vi, ngôn ngữ và tính cách để phù hợp hơn với tập thể.
Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể
Thông qua việc tham gia nhóm, mỗi cá nhân có cơ hội cải thiện kỹ năng giao tiếp, khả năng phối hợp và kiến thức của mình, đồng thời nhận được sự hỗ trợ để đạt được các mục tiêu cụ thể Điều này không chỉ giúp phát huy thế mạnh mà còn góp phần khắc phục những điểm yếu của từng người.
Chia sẻ, thông cảm khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể
Làm việc theo nhóm không chỉ giúp chia sẻ và thông cảm, mà còn tạo ra sự cộng hưởng trong việc đạt được thành quả lao động cụ thể Phương pháp này giảm thiểu số lượng nhân sự và khâu trung gian, làm cho tổ chức trở nên linh hoạt hơn trong mọi điều kiện, đặc biệt là trong bối cảnh biến đổi mạnh Nhờ đó, nhóm có thể nắm bắt cơ hội và giảm thiểu rủi ro Ý thức trách nhiệm cá nhân trong nhóm cùng với thành quả công việc ảnh hưởng trực tiếp đến từng thành viên, tạo ra sự đồng cảm và gắn kết Các thành viên chia sẻ niềm vui, nỗi buồn và những bài học quý giá trong quá trình làm việc nhóm.
Tính tất yếu của sự hợp tác trong làm việc nhóm
Chúng ta đều ngưỡng mộ những người thành đạt, những cá nhân tiên phong và dũng cảm, cùng với các nhà khoa học đã thay đổi thế giới nhờ sức mạnh trí tuệ của họ.
Mặc dù chúng ta thường ngưỡng mộ những thành tựu cá nhân, nhưng thực tế cho thấy rằng không có thành tựu nào được tạo ra bởi một cá nhân đơn lẻ Những nhân vật như Rambo hay các anh hùng đơn độc chiến đấu chống lại kẻ thù chỉ tồn tại trong thần thoại và hư cấu, không phản ánh thực tế Thành công thường là kết quả của sự hợp tác và hỗ trợ từ nhiều người.
Những thành tựu cá nhân thực chất là kết quả của nỗ lực tập thể Ngay cả Albert Einstein, người có những đóng góp đột phá cho khoa học với thuyết tương đối, cũng không thể đạt được điều đó một mình Ông đã khẳng định rằng: “Cuộc sống của tôi và những thành tựu mà tôi đạt được ngày hôm nay là nhờ sự đóng góp của rất nhiều người.”
Làm việc nhóm là yếu tố then chốt không chỉ cho sự phát triển cá nhân mà còn cho sự tiến bộ của cả một đất nước và thế giới Những thành tựu lịch sử đã được tạo ra bởi các nhà lãnh đạo tài ba và những cá nhân đổi mới, tất cả đều là thành viên của một tập thể Điều này chứng tỏ rằng sự hợp tác và đoàn kết trong nhóm là cần thiết để đạt được những mục tiêu lớn lao.
Nếu muốn khai thác tiềm năng của mình hoặc đạt một thành tựu nào đó, thì bạn nên gia nhập một nhóm.
Bốn yếu tố nền tảng của một nhóm làm việc
Một nhóm làm việc hiệu quả cần đảm bảo bốn yếu tố quan trọng: đầu tiên, nhóm phải có một mục tiêu chung rõ ràng; thứ hai, cần có tầm nhìn để định hướng phát triển; thứ ba, sứ mệnh của nhóm phải được xác định để hướng dẫn các hoạt động; và cuối cùng, nhóm cần có các giá trị cốt lõi để xây dựng văn hóa làm việc và tạo sự gắn kết.
Mục tiêu chung đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các thành viên trong nhóm, yêu cầu họ cùng chia sẻ trách nhiệm để đạt được mục tiêu đó Khi mục đích rõ ràng và được hiểu đồng nhất, sự thống nhất và tính liên kết trong nhóm sẽ được củng cố mạnh mẽ Ngược lại, nếu mục tiêu mơ hồ hoặc thay đổi thường xuyên, nhóm dễ rơi vào tình trạng rời rạc, chia rẽ, và các thành viên có thể mất đi sự đoàn kết, dẫn đến nghi ngờ lẫn nhau và nhiệm vụ bị chồng chéo.
Gần đây, một số trường đại học đã thành lập "Câu lạc bộ tiếng Anh" để cải thiện kỹ năng nói và nghe của sinh viên thông qua các buổi thực hành ngoại khóa Tuy nhiên, việc duy trì Câu lạc bộ gặp nhiều khó khăn do sự thay đổi thành viên và sự không đều đặn trong sinh hoạt Trong khi những vấn đề như tài chính và nguồn hỗ trợ có thể được giải quyết, việc giữ vững mục đích chung cho từng thành viên lại rất thách thức Sinh viên tham gia với nhiều mục đích khác nhau, như cải thiện kỹ năng, tăng cường sự tự tin, hay tìm kiếm bạn bè Để Câu lạc bộ hoạt động hiệu quả, người tổ chức cần xây dựng và duy trì mục đích chung cho tất cả thành viên, từ đó củng cố mục tiêu cá nhân của mỗi người Sau một thời gian, từ gần 100 thành viên ban đầu, chỉ còn hơn 20 người, nhưng họ đều có mục đích chung rõ ràng.
Những người tổ chức còn có nhiệm vụ không kém phần quan trọng đó chính là tiếp tục phát triển để duy trì mục đích chung cho cả nhóm.
Do đó điều quan trọng là làm sao cho mục tiêu chung của nhóm và mục tiêu cá nhân
Mục tiêu ban đầu của nhóm cần được điều chỉnh và rà soát thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động, nhằm thích ứng với những thay đổi trong cuộc sống và đáp ứng các vấn đề, nhu cầu mới phát sinh.
Tầm nhìn hướng tới tương lai không chỉ là nguồn cảm hứng mà còn là động lực thúc đẩy các thành viên trong nhóm nỗ lực đạt được mục tiêu chung Nó giúp mỗi cá nhân xác định rõ định hướng phát triển bản thân, từ đó nâng cao năng lực và đạt được thành công toàn diện hơn.
Sứ mệnh xác định các hành động cần thiết mà các thành viên trong nhóm phải thực hiện để hiện thực hóa Tầm nhìn Trong khi sứ mệnh chú trọng vào những hoạt động hiện tại, tầm nhìn lại định hướng cho tương lai.
Giá trị cốt lõi (Core Values) là tập hợp các quan niệm và nguyên tắc thiết yếu, lâu dài của một nhóm, xác định điều gì quan trọng đối với nhóm và hướng dẫn cách thức hoạt động của họ.
Các giai đoạn phát triển của một nhóm làm việc
Mỗi nhóm đều trải qua các giai đoạn từ hình thành, phát triển, đến trưởng thành và kết thúc Khi bước vào môi trường Đại học mới, bạn sẽ gặp gỡ những người bạn xa lạ và cùng nhau học tập Ban đầu, có thể xảy ra hiểu lầm và xung đột, nhưng theo thời gian, mọi người sẽ học cách hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được các mục tiêu chung Sau bốn năm học, tình cảm giữa các bạn trở nên sâu sắc, nhưng đó cũng là lúc kết thúc hành trình cùng nhau tại lớp học Khi ra trường, mỗi người sẽ tìm kiếm cơ hội việc làm và gia nhập vào những nhóm mới, điều này cho thấy rằng để đạt được thành công, bạn cần tham gia vào nhiều nhóm khác nhau trong sự nghiệp của mình.
Hiểu rõ quy luật phát triển của nhóm giúp người phụ trách xây dựng các chiến lược can thiệp phù hợp cho từng giai đoạn Theo Bruce Tuckman, nhà Tâm lý học Tổ chức và Công nghiệp, mọi nhóm đều trải qua 5 giai đoạn phát triển cơ bản.
• Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming);
• Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming);
• Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực (norming);
• Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động/ thực thi (performing);
• Giai đoạn kết thúc/ trì hoãn (adjourning). a Giai đoạn hình thành
Giai đoạn hình thành là lúc nhóm được tập hợp, khi mọi người thường giữ gìn và rụt rè Sự xung đột hiếm khi được thể hiện công khai, chủ yếu mang tính cá nhân và tiêu cực Các thành viên trong nhóm, đặc biệt là những người ít quan trọng, thường bị hạn chế bởi ý kiến cá nhân và có xu hướng khép kín Điều này dẫn đến việc nhóm thường cản trở những người có khả năng lãnh đạo nổi bật.
Trong giai đoạn này, các thành viên thể hiện sự khiêm nhường và giữ ý, dẫn đến tình trạng lạnh nhạt, với mâu thuẫn hiếm khi bùng phát do các hoạt động vẫn mang tính cá nhân Mỗi cá nhân có ý kiến riêng và đều dè dặt, khiến không ai chứng tỏ được khả năng lãnh đạo nhóm Hai vấn đề chính cần giải quyết là xác định mục đích và tạo ra sự đồng thuận cao trong nhóm về mục đích đó, cùng với việc xác định những thành viên phù hợp Khởi đầu này gặp nhiều khó khăn, vì nếu cuộc tranh cãi về mục đích không đi đến đâu và tuyển chọn thành viên không phù hợp, nhóm có thể dễ dàng tan rã.
Trong thực tế, khi gia nhập một công ty hoặc lớp học, bạn đã bước vào một nhóm đã hình thành sẵn với những mục đích khác nhau mà không phải ai cũng nhận thức rõ Mỗi thành viên có lý do riêng để tham gia, từ việc thực hiện mong muốn của phụ huynh đến khát khao có được kiến thức và kỹ năng cho sự nghiệp Khi có sự thay đổi lãnh đạo hay thành viên, nhóm cần thảo luận lại mục tiêu chung Giai đoạn bão tố diễn ra khi các thành viên đã hiểu rõ về nhau, dẫn đến sự khác biệt trong nhu cầu và động cơ, gây ra mâu thuẫn và hiềm khích Lúc này, nhóm tìm kiếm sự tự do trong quản lý và bắt đầu tranh luận về mục tiêu chung, từ đó phát triển giá trị và chương trình hành động Các cuộc tranh luận sôi nổi và mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi trong giai đoạn này.
Để gia tăng sự đóng góp của các thành viên cho mục tiêu chung của nhóm, cần chuyển đổi từ việc giao tiếp một chiều sang đối thoại bình đẳng Giai đoạn chuyển tiếp lên giai đoạn 2 là thách thức lớn cho nhà quản lý, khi mà sự tôn trọng trong các cuộc họp nhóm bị thay thế bởi tranh cãi không hồi kết Mọi người có vẻ không còn hợp tác, đặt ra nhiều thách thức cho nhà quản lý, yêu cầu họ phải giải quyết xung đột thay vì duy trì bầu không khí giả tạo Nếu mọi chuyện suôn sẻ, giai đoạn này có thể kéo dài hai tháng, nhưng đây cũng là thời kỳ hình thành bè phái với xung đột giữa các tính cách trái ngược Sự giao tiếp giữa các thành viên rất hạn chế, dẫn đến cuộc “chiến tranh ngầm” với những lời châm chọc và công kích sâu sắc.
Sau giai đoạn làm quen, các thành viên trong nhóm bắt đầu thể hiện ý kiến và cảm xúc của mình, dẫn đến những va chạm khó tránh do sự khác biệt về cá tính và giá trị Mục tiêu chung của nhóm tiếp tục gây tranh cãi, và cần có những phương án cụ thể và khả thi hơn để đạt được mục tiêu đó Giao tiếp trong nhóm chưa thật sự hiệu quả, khiến các thành viên chưa hiểu nhau một cách đầy đủ Đồng thời, một số cá nhân có xu hướng muốn tự khẳng định bản thân và có thể nổi lên với ý định thống trị.
Những người lãnh đạo giả hiệu trong giai đoạn đầu có thể gây khó khăn cho sự ổn định của nhóm Nếu người lãnh đạo không đủ quyết đoán, tập thể sẽ khó đạt được sự ổn định cần thiết để tiến vào giai đoạn phát triển tiếp theo Đây là một giai đoạn phát triển tất yếu, vì vậy nhóm không nên nản lòng hay tìm cách rút ngắn quá trình Giai đoạn ổn định này là thời điểm quan trọng để xây dựng các chuẩn mực trong nhóm.
Nếu một nhóm được quản lý tốt và vượt qua xung đột, sự tin tưởng giữa các thành viên sẽ tăng cường, dẫn đến sự hợp tác và gắn bó mạnh mẽ hơn Các cuộc đối thoại trở nên cởi mở và tập trung vào công việc, giúp giảm thiểu xung đột khi mọi người chú trọng vào nhiệm vụ thay vì địa vị hay quyền lực Giai đoạn phát triển thứ ba của nhóm đặc trưng bởi các cuộc thương lượng nghiêm túc về vai trò và quy trình làm việc, củng cố mối quan hệ giữa các thành viên Trong giai đoạn này, nhóm nhận thấy lợi ích của sự cộng tác và giảm bớt xung đột nội bộ, tạo ra một môi trường an toàn để mọi người chia sẻ quan điểm Sự tiến bộ lớn nhất là khả năng lắng nghe lẫn nhau, dẫn đến việc hình thành các phương pháp làm việc hiệu quả Cuối cùng, giai đoạn trưởng thành là thời điểm mà nhóm đạt năng suất cao nhất, giải quyết các tồn đọng trước đó và tập trung vào mục tiêu chung, tạo nên tinh thần đồng đội mạnh mẽ.
Khi nhóm đã ổn định tổ chức, hiệu quả làm việc tăng lên đáng kể và mâu thuẫn giảm đi nhiều Các thành viên tập trung vào nhiệm vụ của mình với tinh thần hướng đến mục tiêu chung Họ tích cực tham gia xây dựng nhóm, và các vấn đề phát sinh được giải quyết dựa trên sự đồng thuận, đôi khi không cần đến quy tắc hay luật lệ Đây là giai đoạn lý tưởng, nơi mọi người tự giác làm việc và cảm thấy thoải mái Lãnh đạo cũng bớt căng thẳng vì không còn phải giải quyết mâu thuẫn hay sắp xếp công việc Tuy nhiên, nếu lãnh đạo áp đặt hay độc đoán, không khí trong nhóm sẽ trở nên nặng nề Do đó, duy trì chế độ dân chủ là điều cần thiết Đây là thời điểm cao trào khi nhóm làm việc trong môi trường tự do, thoải mái, với sự hỗ trợ lẫn nhau và sự đồng thuận trong các quyết định.
Mọi hoạt động đều có thời hạn và cần hoàn thành đúng mục tiêu đã đề ra Nhóm sinh hoạt hè đã kết thúc sau những tuần vui chơi để chuẩn bị cho năm học mới, trong khi nhóm nghiên cứu sản phẩm nước giải khát mới của Coca Cola cũng hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn Sau mỗi đợt sản xuất, tổ lao động cần thực hiện đánh giá để rút ra kinh nghiệm và chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo Nếu một nhóm hoạt động không hiệu quả, họ có thể tuyên bố giải thể để bắt đầu lại với nhân sự và chương trình mới.
Theo quy trình 5 giai đoạn, không phải nhóm nào cũng kết thúc bằng việc giải tán Nhiều nhóm sau khi đạt đến giai đoạn cuối lại quay về giai đoạn hình thành ban đầu để xây dựng một nhóm mới với phương thức làm việc chuyên nghiệp hơn Họ tổ chức lại nhân sự sao cho phù hợp với mục tiêu mới và thiết lập những chuẩn mực, quy tắc thực tiễn hơn cho đặc điểm của nhóm tại thời điểm đó Các giai đoạn này không được phân chia rõ ràng mà tiến triển theo khả năng riêng của từng nhóm.
Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả
Nhóm làm việc hiệu quả đạt được sự đồng thuận cao giữa các thành viên, giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân và các nguyên tắc làm việc.
• Các thành viên trong nhóm đều có chuyên môn phù hợp với nội dung và yêu cầu làm việc của nhóm;
• Kết quả cuối cùng của nhóm thỏa mãn được mục tiêu công việc, đúng tiến độ, chi phí tiế't kiệm nhất;
• Kế't thúc chương trình làm việc, các thành viên đều thu nhận được nhiều giá trị tích cực từ sự tham gia hoạt động nhóm của mình.
Dựa trên yêu cầu công việc và điều kiện cụ thể, các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả sẽ khác nhau Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày một số tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả của nhóm làm việc.
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm, cần cụ thể hóa các tiêu chí dựa trên sự cam kết làm việc của từng thành viên Mỗi cá nhân trong nhóm đóng vai trò chủ thể, chủ động thực hiện nhiệm vụ và tích cực tham gia đóng góp ý kiến cũng như ra quyết định.
Mọi kết luận cuối cùng đều dựa trên sự thỏa thuận thông qua nhất trí hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân Trong trường hợp có xung đột, việc giải quyết cần dựa trên sự đồng thuận của đa số thành viên Xung đột và sáng tạo cần được đảm bảo lành mạnh, vì xung đột có thể thúc đẩy sự sáng tạo Tuy nhiên, xung đột phải được kiểm soát để tránh những tác động tiêu cực.
Một nhóm hiệu quả không bị ảnh hưởng bởi quyết định hay chiến lược của một cá nhân, mà luôn tạo điều kiện cho sự sáng tạo và đạt được thành quả cao.
Giao tiếp hiệu quả trong nhóm không chỉ kích thích tinh thần trách nhiệm mà còn giúp các thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau Việc chấp nhận cả ý kiến tích cực lẫn tiêu cực là cần thiết, đồng thời khuyến khích sự hợp tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin.
Nhóm hiệu quả luôn chia sẻ quyền lực, giúp các thành viên nhận thức rõ vai trò của mình Mỗi người đều cảm thấy có ảnh hưởng, từ đó khuyến khích việc ra quyết định và thực thi quyết định Sự chia sẻ này không chỉ kích thích phát triển năng lực cá nhân mà còn thúc đẩy sở thích của từng thành viên trong nhóm.
Một tiêu chí quan trọng để xác định nhóm làm việc hiệu quả là sự chia sẻ tầm nhìn, trách nhiệm và mức độ đáp ứng giữa các thành viên.
Các giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm
Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch là bước quan trọng để chuẩn bị các điều kiện và nguồn lực cần thiết cho việc làm việc nhóm Kết quả của quá trình làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp vào giai đoạn này Trong giai đoạn lập kế hoạch, việc lựa chọn nhóm trưởng đóng vai trò then chốt, vì trưởng nhóm sẽ điều phối hoạt động của cả nhóm Thực tế cho thấy, trong các tổ chức, trưởng nhóm thường được chỉ định khi xây dựng các nhóm chính thức và ổn định, nhưng cũng có nhiều nhóm thực hiện việc bầu chọn trưởng nhóm một cách trực tiếp.
Nhóm làm việc cần xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu, với khả năng định lượng để đánh giá tiến độ Mục tiêu phải phù hợp với khả năng thực tế của nhóm và không viển vông, đồng thời cần có thời hạn để hoàn thành Lập kế hoạch là quá trình cụ thể hóa các mục tiêu liên quan đến nguồn lực, phương pháp, thời gian và yêu cầu công việc Một bảng kế hoạch công việc cho giai đoạn này có thể được xây dựng như sau:
STT Tên việc Nhân lực Phương pháp làm việc
Giai đoạn thực hiện
Để thực hiện hiệu quả làm việc nhóm, việc đầu tiên là tạo điều kiện để các thành viên hiểu biết lẫn nhau Dưới sự lãnh đạo của trưởng nhóm, các thành viên nên chủ động giao lưu và đặt câu hỏi để làm quen Việc nắm bắt thông tin về nhau, đặc biệt là những thông tin liên quan đến hoạt động nhóm, sẽ giúp cải thiện sự phối hợp và nâng cao hiệu quả làm việc Mỗi thành viên cũng cần thể hiện khả năng đóng góp của mình cho nhóm Để đạt được hiệu quả cao, nhóm cần xây dựng nguyên tắc làm việc và tạo sự đồng thuận trong việc thực hiện nhiệm vụ, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên đối với kết quả chung.
Kết quả làm việc nhóm được đảm bảo thông qua sự hợp tác và đóng góp của từng thành viên Trưởng nhóm và các thành viên thảo luận để tìm ra ý tưởng hay và thống nhất phương án thực hiện Sau đó, công việc được phân công dựa trên chuyên môn của từng người, nhằm tối ưu hóa hiệu quả Nhóm cũng lập kế hoạch cụ thể, ghi chép nhật ký công tác và ước tính thời gian hoàn thành để chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm cần thường xuyên trao đổi và phối hợp để giải quyết các vấn đề phát sinh Việc giám sát và đánh giá định kỳ là cần thiết để đảm bảo tiến độ và mục tiêu công việc Đồng thời, nhóm cần khích lệ các cá nhân làm việc tích cực và tổ chức đối thoại trực tiếp về những vướng mắc, nhằm đảm bảo sự hiểu biết và phối hợp hiệu quả giữa các thành viên trong suốt quá trình làm việc.
Trưởng nhóm có vai trò quan trọng trong việc kết nối và tổng hợp công việc của từng thành viên, đảm bảo tiến độ và kết quả công việc Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, nhóm cần thảo luận để rút ra bài học kinh nghiệm, đồng thời có thể khen thưởng hoặc quy trách nhiệm cho các thành viên.
VlII.Các yếu tố tạo nên hiệu quả làm việc nhóm
Nhóm làm việc hiệu quả chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố chủ quan (nội bộ) và yếu tố khách quan (ngoại bộ).
Yếu tố nội tại là những yếu tố chủ quan ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm, bao gồm trình độ và sự hợp tác giữa các thành viên, sự tuân thủ quy chế làm việc, khả năng điều hành của trưởng nhóm, cũng như mục tiêu và các điểm mạnh, điểm yếu của nhóm.
Yếu tố ngoại tại bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều kiện làm việc, quy mô nhóm, cũng như sự đánh giá của tổ chức về kết quả làm việc của nhóm Những thuận lợi và khó khăn từ các yếu tố khách quan cũng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhóm.
Các yếu tố tạo nên hiệu quả làm việc nhóm
IX Các yếu tố cản trở hiệu quả làm việc nhóm
Có nhiều yếu tố là rào cản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Có thể kể ra đây một số yếu tố sau:
1 Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm Đây là mô hình thể hiện những trạng thái khác nhau của các thành viên khi bắt đầu hình thành nhóm Theo đó sẽ có những biểu hiện sau:
- Sự thỏa mãn: Những thành viên có sự thỏa mãn thường có biểu hiện:
+ Tự ý thức cao về bản thân;
+ Cho rằng những ý kiến mình đưa ra là đúng;
+ Không để ý đến những ý kiến của người khác.
- Sự từ chối: Biểu hiện của những người này là:
+ Tự ti mặc cảm về bản thân.
- Sự do dự với những biểu hiện cụ thể:
+ Dễ bị chi phối vì ngoại cảnh;
+ Hoài nghi về ý kiến của chính mình và của những người khác;
+ Quá thận trọng trước những ý kiến khác;
+ Thiếu dứt khoát trong sự lựa chọn và quyế't định, thường phải có sự tác động mạnh.
- Sự thay đổi: Là những người có biểu hiện sau:
+ Quyết đoán với quan điểm đã được nhóm đồng thuận;
+ Nhận ra thiếu sót trong quan điểm của mình và chấp nhận thay đổi;
+ Thích tiếp cận cái mới.
Trong 4 yếu tố trên, ba trạng thái đầu nếu không nhanh chóng chuyển sang trạng thái thứ tư chắc chắn hoạt động nhóm sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn.
2 Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng
Mục tiêu là đích đến cuối cùng mà nhóm hướng tới trong công việc, và việc thiếu mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự mơ hồ và cảm tính trong giải quyết vấn đề Điều này gây khó khăn cho sự đồng thuận trong nhóm, làm giảm hiệu quả làm việc, có thể dẫn đến kết quả không đạt hoặc chỉ đạt được ở mức thấp Do đó, mục tiêu của nhóm cần được xây dựng dựa trên 5 tiêu chí cụ thể.
Rõ ràng, cụ thể; Có định lượng;Thực tế'; Có khả năng thực thi; Có hạn định về thời gian.
3 Quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ, sự phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo Điều này cũng sẽ là rào cản ảnh hưởng xấu đến kế't quả làm việc của nhóm Khi quy chế' làm việc nhóm không chặt chẽ sẽ dễ xuấ't hiện tình trạng lộn xộn trong quá trình làm việc Không đảm bảo quy chuẩn theo những nguyên tắc bắt buộc của quá trình làm việc nhóm, dễ biến buổi làm việc nhóm trở thành hình thức, qua quýt, tầm phào Bên cạnh đó việc phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo sẽ khiến kế't quả làm việc của nhóm không đạt được kế't quả là quyết định và sự thống nhất của tập thể Trong thực tế nhiều khi kế't quả cuối cùng rất có thể là do sự chi phối của một hoặc một vài cá nhân có tầm ảnh hưởng lớn trong nhóm.
X Kỹ năng lãnh đạo nhóm
Kỹ năng lãnh đạo nhóm là khả năng dẫn dắt và khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và đạt được mục tiêu nhanh chóng Để thống nhất và thúc đẩy nhóm, người lãnh đạo cần có nhiều kỹ năng, trong đó kỹ năng lãnh đạo nhóm là quan trọng nhất Để tạo ra sự tận tâm trong công việc của các thành viên, người lãnh đạo phải biết cách khéo léo thúc đẩy và duy trì trách nhiệm của từng cá nhân, dù sự tận tâm rất khó kiểm soát Các phương pháp để xây dựng sự tận tâm có thể bao gồm việc tạo môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự đóng góp của từng thành viên.
Sự động viên từ người quản lý là động lực quan trọng thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên, vì họ cảm nhận được sự quan tâm và khích lệ Lãnh đạo cần khuyến khích sự tham gia của mọi người, hỗ trợ họ phát triển kỹ năng mới và kêu gọi tinh thần trách nhiệm, đồng thời nhận diện ưu điểm của từng cá nhân Để xây dựng tinh thần đồng đội, lãnh đạo nên tổ chức các hoạt động tập thể, khen thưởng thành tích chung, loại bỏ tính vị kỷ và đánh giá cao sự cống hiến của toàn bộ nhóm, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết.
Để nuôi dưỡng sự hăng hái và nhiệt tình trong hoạt động nhóm, người lãnh đạo cần nhận thức rằng sự nhiệt huyết của một thành viên có thể ảnh hưởng tích cực đến những người khác Việc tạo ra một môi trường khích lệ là rất quan trọng, và niềm tin của lãnh đạo đối với các thành viên sẽ thúc đẩy sự tích cực trong công việc Do đó, người lãnh đạo nên thể hiện sự tin tưởng thông qua việc giao nhiệm vụ rõ ràng và mong đợi kết quả cụ thể, giúp các thành viên cảm thấy có động lực và trách nhiệm hơn trong công việc của mình.
Tạo không khí vui vẻ trong nhóm là yếu tố quan trọng giúp củng cố mối quan hệ giữa các thành viên và gia tăng sức mạnh tập thể Bầu không khí cởi mở và tích cực sẽ khuyến khích mọi người cảm thấy họ là những phần không thể thiếu trong tập thể Người lãnh đạo cần sở hữu kỹ năng giao tiếp hiệu quả để xây dựng và duy trì môi trường làm việc thoải mái, từ đó thúc đẩy sự hăng say và năng suất làm việc của từng cá nhân Xác định điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại cũng là một bước đi chiến lược giúp nhóm tập trung vào mục tiêu chung.
