Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh gay gắt hiện nay, doanh nghiệp cần phải tạo ra lợi thế cạnh tranh và cải thiện hiệu quả kinh doanh Để tồn tại và phát triển, các nhà quản trị cần đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời và hợp lý.
Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định của nhà quản trị Đây là công cụ hữu ích giúp cung cấp thông tin cần thiết, từ đó giúp nhà quản trị xây dựng kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định sản xuất kinh doanh một cách chính xác và toàn diện.
Hệ thống báo cáo quản trị là kết quả quan trọng của quá trình kế toán, đóng vai trò phản hồi trong quản lý và cung cấp thông tin thiết yếu cho doanh nghiệp Mỗi đơn vị có nhu cầu và cơ cấu quản lý khác nhau, cùng với trình độ kế toán viên không đồng đều, dẫn đến sự đa dạng và đặc thù riêng trong các báo cáo kế toán quản trị.
Hiện nay, kế toán quản trị ngày càng trở nên cần thiết và phổ biến, nhưng sự quan tâm đến lĩnh vực này vẫn còn hạn chế Nhiều công ty chưa áp dụng đầy đủ và hợp lý các báo cáo kế toán quản trị trong hoạt động của mình.
Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh chuyên sản xuất nến cao cấp và nến thơm, với hơn 10 năm hoạt động và sản phẩm có mặt tại 300 cửa hàng, siêu thị trên toàn quốc Mặc dù đã xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị, công ty vẫn gặp một số hạn chế Do đó, để cải thiện thông tin kế toán phục vụ quản lý trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh” cho luận văn nghiên cứu của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn hướng đến các mục tiêu sau:
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác quản trị tại công ty, giúp cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản trị Đánh giá tính hữu ích của hệ thống này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của các nhà quản trị trong đơn vị Việc hiểu rõ nhu cầu thông tin của nhà quản trị sẽ góp phần cải thiện chất lượng báo cáo và đưa ra quyết định chính xác hơn.
Đƣa ra các giải pháp để hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại đơn vị.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu báo cáo kế toán quản trị tại công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh tập trung vào việc lập, sử dụng và phân tích các loại báo cáo như báo cáo dự toán, báo cáo thực hiện và báo cáo kiểm soát Những báo cáo này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định hiệu quả cho doanh nghiệp.
Các báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH Nến Nguyên QuangMinh đƣợc sử dụng trong năm 2016.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tình huống được áp dụng để đạt được mục tiêu nghiên cứu, trong đó toàn bộ cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty được phân tích kỹ lưỡng nhằm làm rõ các đặc thù và tác động đến kế toán quản trị Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo kế toán quản trị để đánh giá tính hữu ích của nó Đồng thời, dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp phỏng vấn tay đôi với các nhà quản lý ở nhiều cấp độ, nhằm tìm hiểu nhu cầu thông tin cho quản lý và ý kiến của họ về tính hữu ích của thông tin trong các báo cáo.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất.
Chương 2 Thực trạng về báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh.
Chương 3 Hoàn thiện báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
TỔNG QUAN VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1.1 Khái niệm a Kế toán quản trị
Kế toán quản trị là bộ phận cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản lý thông qua báo cáo nội bộ, được định nghĩa bởi Hiệp hội kế toán Mỹ là quá trình đo lường, phân tích và truyền đạt thông tin tài chính và phi tài chính để hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý hiệu quả tài sản trong doanh nghiệp Đây là công cụ chuyên ngành giúp nhận diện và tổng hợp thông tin hữu ích, từ đó hỗ trợ nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định trong quản lý.
Theo Luật Kế toán Việt Nam do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2015 tại chương I, điều 3, mục 10 và thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006 của
Kế toán quản trị là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế, tài chính nhằm hỗ trợ quản lý và ra quyết định trong nội bộ doanh nghiệp Nó cung cấp thông tin về chi phí của từng bộ phận, đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch doanh thu, chi phí và lợi nhuận, cũng như quản lý tài sản Kế toán quản trị giúp lựa chọn thông tin cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn, lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh, từ đó phục vụ cho việc điều hành và kiểm tra Nhà nước chỉ hướng dẫn nguyên tắc và phương pháp, còn việc thực hiện hoàn toàn thuộc về từng doanh nghiệp.
Có nhiều quan điểm về kế toán quản trị đƣợc đƣa ra, nhƣng nhìn chung kế toán quản trị có thể đƣợc định nghĩa nhƣ sau:
Kế toán quản trị là quy trình thu thập, kiểm tra và trình bày thông tin kinh tế, tài chính về hoạt động doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ các nhà quản trị trong việc thực hiện các chức năng quản lý hiệu quả Báo cáo kế toán quản trị cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình tài chính, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược.
Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán, được lập dựa trên số liệu từ các sổ kế toán và các chỉ tiêu kinh tế - tài chính Nó phản ánh tình hình tài sản, kết quả kinh doanh và tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định Thông qua báo cáo này, các đối tượng sử dụng thông tin kế toán có thể đánh giá và phân tích tình hình kinh tế - tài chính, từ đó đưa ra các quyết định cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong doanh nghiệp, báo cáo kế toán đƣợc chia làm hai loại: báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
Báo cáo kế toán quản trị (KTQT) là tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, công nợ và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó hỗ trợ các nhà quản trị trong việc phân tích, đánh giá và dự đoán tình hình tài chính, từ đó đưa ra quyết định chiến lược cho các kỳ sản xuất tiếp theo.
1.1.2 Vai trò của báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạch định của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết để các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược Thông qua việc phân tích dữ liệu tài chính và dự báo xu hướng, báo cáo giúp xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động hiệu quả Nhờ vào những thông tin này, các nhà quản lý có thể tối ưu hóa nguồn lực và định hướng phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạch định, nhà quản lý cần xây dựng mục tiêu và xác định các bước thực hiện để hướng hoạt động doanh nghiệp đến những mục tiêu này Do đó, báo cáo kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động của đơn vị, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu tổ chức Ngoài ra, báo cáo kế toán quản trị còn hướng dẫn nhà quản lý trong việc lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, từ đó nâng cao hiệu quả điều hành của tổ chức.
Trong tổ chức, nhà quản lý cần xác định cách kết nối hiệu quả giữa tổ chức, con người và nguồn lực để thực hiện kế hoạch Báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin kịp thời, tin cậy và đầy đủ, phản ánh chất lượng hiệu quả các hoạt động đã và đang diễn ra Điều này giúp nhà quản trị điều chỉnh và tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp một cách hợp lý.
Kiểm soát và đánh giá là bước quan trọng trong quản trị, giúp so sánh kết quả thực tế với dự toán, đồng thời chỉ ra các tồn tại và cơ hội cần khai thác Các báo cáo quản trị hỗ trợ nhà quản trị trong việc kiểm soát thực hiện chỉ tiêu dự toán và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
Thông tin kế toán quản trị là yếu tố quan trọng trong việc phân tích khả năng giải quyết vấn đề, giúp nhà quản trị đánh giá chi phí và lợi ích để đưa ra quyết định tối ưu Đối với quyết định chiến lược, báo cáo kế toán quản trị hỗ trợ xác định và đánh giá khả năng đạt được mục tiêu tổ chức Trong khi đó, đối với quyết định tác nghiệp, thông tin từ báo cáo này giúp quản trị viên quản lý và giám sát việc sử dụng nguồn lực hiệu quả.
1.1.3 Thông tin trên báo cáo kế toán quản trị
Phân loại thông tin : Trên báo cáo KTQT, có nhiều loại thông tin, đƣợc thể hiện theo các cách khác nhau :
Căn cứ vào đặc điểm thì thông tin KTQT đƣợc phân chia thành :
Thông tin tài chính: là tất cả các yếu tố có đƣợc thông qua các báo cáo tài chính (doanh thu, lợi nhuận, các khoản phải thu, phải trả, )
Thông tin phi tài chính bao gồm những yếu tố quan trọng như rủi ro, kế hoạch kinh doanh, lĩnh vực hoạt động chủ yếu, thị phần trên thị trường, cũng như đánh giá từ đối tác và khách hàng Những thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu rõ hơn về tình hình và triển vọng của doanh nghiệp.
Căn cứ vào thời gian phát sinh :
Thông tin hướng đến tương lai.
Căn cứ vào phạm vi thông tin :
Thông tin bên trong doanh nghiệp.
Thông tin bên ngoài doanh nghiệp.
Thông tin kinh tế vĩ mô (KTQT) rất đa dạng và phong phú, với phạm vi rộng lớn, vượt ra ngoài hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Tính hữu ích của thông tin trên báo cáo KTQT
Tất cả các đối tượng sử dụng thông tin trong báo cáo kế toán quản trị đều kỳ vọng vào tính hữu ích của những thông tin này, từ đó giúp nhà quản lý tự tin đưa ra các quyết định đáp ứng nhu cầu của họ.
Thông tin hữu ích trong báo cáo KTQT có các đặc điểm tương tự như thông tin trên báo cáo tài chính, bao gồm tính dễ hiểu, sự phù hợp, độ tin cậy và khả năng so sánh.
Và thông tin hữu ích trên báo cáo KTQT cũng có những đặc điểm riêng về tính thích hợp và tính so sánh.
Thông tin thích hợp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của nhà quản lý, giúp họ đánh giá các sự kiện trong quá khứ, hiện tại và tương lai Để đạt hiệu quả cao, thông tin này cần được tùy chỉnh cho từng nhà quản trị, từng quyết định cụ thể và từng bộ phận trong doanh nghiệp.
NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
Thông tin do kế toán quản trị cung cấp là thông tin kinh tế - tài chính, hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các chức năng quản lý Do đó, nhu cầu thông tin của nhà quản trị ở các chức năng khác nhau rất đa dạng và cần thiết.
- Khi lập kế hoạch , nhà quản trị phải dự đoán, tiên liệu trước mục tiêu.
Trong giai đoạn này, nhà quản trị cần các báo cáo dự toán, chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư và dự toán ngân sách hàng năm Ví dụ, từ thông tin về dự toán tiêu thụ, sản xuất, nguyên vật liệu và chi phí nhân công, nhà quản trị có thể tiên liệu, liên kết các nguồn lực và hạn chế rủi ro trong kinh doanh để đảm bảo đạt được mục tiêu trong kỳ tới.
Trong quá trình tổ chức và điều hành, nhà quản trị cần sử dụng một lượng lớn thông tin kế toán, đặc biệt là thông tin phát sinh hàng ngày Những thông tin này bao gồm giá thành ước tính, giá bán và lợi nhuận từ các phương án sản xuất kinh doanh Kế toán cần đảm bảo cung cấp thông tin này một cách kịp thời, hằng ngày hoặc định kỳ theo yêu cầu của nhà quản lý để hỗ trợ quyết định hiệu quả.
Khi thực hiện kiểm tra, nhà quản trị cần sử dụng thông tin thực tế và phân tích sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch Đồng thời, việc kết hợp thông tin thực tế với dự báo cũng rất quan trọng để điều chỉnh kịp thời, từ đó đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch.
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định của nhà quản trị, cung cấp cơ sở lý luận và chứng minh cho các quyết định thông qua các tiêu chuẩn và phương pháp quy định Bản chất của thông tin kế toán thể hiện sự thống nhất cao, giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả.
Nó là thông tin mang tính chính xác cao, kịp thời, hữu ích nhất so với thông tin từ những lĩnh vực, chuyên ngành khác [4, tr.16-18], [11, tr 29-31]
Nhu cầu thông tin kế toán quản trị (KTQT) thay đổi tùy theo cấp độ tổ chức và từng cấp quản lý có yêu cầu thông tin riêng biệt Ở cấp quản lý phân xưởng, thông tin cần thiết tập trung vào việc kiểm soát và cải tiến hoạt động sản xuất, với tính chất thường xuyên và không khái quát Ngược lại, ở cấp cao hơn như giám đốc công ty, thông tin cần thiết mang tính khái quát và chiến lược, nhằm cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình công ty Do đó, để đáp ứng nhu cầu thông tin của từng cấp quản lý, việc xử lý thông tin KTQT cần phải linh hoạt và phù hợp.
Có thể tóm tắt nhu cầu KTQT của nhà quản trị theo sơ đồ sau :
Kế hoạch Tổ chức điều Kiểm tra Ra quyết
Mục Thông tin Thông tin Sai sót và Báo cáo tiêu kế hoạch thực tế nguyên nhân tóm tắt tổ chức
Phân tích Đánh giá Dự báo,dự chênh lệch trách nhiệm toán
Nguồn: Huỳnh Lợi (2009), Kế toán quản trị
Hình 1.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa thông tin kế toán và các chức năng
HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.3.1 Hệ thống báo cáo dự toán a Khái niệm dự toán
Dự toán là một kế hoạch chi tiết, xác định cách thức huy động và sử dụng tài sản cùng các nguồn lực khác theo định kỳ Nó được trình bày một cách hệ thống, thể hiện dưới dạng số lượng và giá trị.
Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, bằng cách sử dụng hiệu quả tài sản và nguồn nhân lực Nó là căn cứ để xây dựng các kế hoạch chi tiết nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể đã đề ra.
Lập dự toán sản xuất kinh doanh là một yếu tố quan trọng đối với các cấp quản trị trong doanh nghiệp, giúp họ có cái nhìn tổng quan về kế hoạch tài chính và định hướng phát triển Việc này không chỉ hỗ trợ trong việc ra quyết định mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa nguồn lực.
Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai, giám sát hoạt động và đánh giá chất lượng quản lý của các nhà quản trị, từ đó nâng cao trách nhiệm của kế toán.
Dự toán sản xuất kinh doanh xác định các mục tiêu cụ thể để đánh giá hiệu quả thực hiện Việc so sánh giữa các mục tiêu hoạt động và kết quả thực tế giúp đánh giá chính xác hiệu suất kinh doanh.
Dự toán sản xuất kinh doanh là công cụ quan trọng giúp phối hợp các hoạt động sản xuất và kinh doanh của từng bộ phận trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với các mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Dựa trên dự toán sản xuất kinh doanh, nhà quản trị có thể nhận diện các khâu sản xuất trì trệ trong doanh nghiệp Điều này giúp ngăn ngừa và hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh Hệ thống báo cáo dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc này.
Hệ thống báo cáo dự toán hàng năm của doanh nghiệp sản xuất thường có những báo cáo dự toán sau đây
Hình 1.2 Hệ thống báo cáo dự toán của doanh nghiệp sản xuất
Tìm hiểu chi tiết về các báo cáo dự toán
Báo cáo dự toán bán hàng hoặc dự toán tiêu thụ
Dự toán tổng thể là nền tảng quan trọng, được lập đầu tiên và là cơ sở để xây dựng các dự toán khác Mục tiêu của dự toán doanh thu là chi tiết hóa mức tiêu thụ dự kiến trong kỳ tới, bao gồm khối lượng hàng hóa tiêu thụ và doanh thu khả thi mà doanh nghiệp có thể đạt được.
- Thời điểm lập : đƣợc lập từng tháng, quý, năm để ƣớc tính doanh thu cung cấp hàng hóa dịch vụ dự tính cho kỳ tới.
- Nơi nhận thông tin báo cáo : Phòng kế hoạch sản xuất, phòng kế toán, phòng nhân sự, Ban giám đốc.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp được xây dựng dựa trên mức tiêu thụ ước tính và đơn giá bán kế hoạch Để ước tính mức tiêu thụ và đơn giá này, doanh nghiệp thường xem xét các yếu tố như khối lượng tiêu thụ thực tế trong các kỳ kinh doanh trước, chính sách giá cả tương lai, các đơn đặt hàng chưa thực hiện và các yếu tố khác.
Phương pháp lập dự toán tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp được thực hiện bằng cách nhân khối lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến với giá bán đơn vị sản phẩm dự kiến.
Báo cáo dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp nhằm xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất trong năm, giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ nhu cầu tiêu thụ và đảm bảo đủ hàng tồn kho vào cuối kỳ.
-Thời điểm lập : đƣợc lập từng tháng, từng quý, từng năm.
- Nơi nhận thông tin báo cáo : Quản lý sản xuất, phòng kế toán, Ban giám đốc.
- Cơ sở lập: Dự toán sản xuất sản phẩm tiêu thụ đƣợc lập dựa trên các chỉ tiêu sau
Số lượng sản phẩm cần tiêu thụ trong năm được xác định từ dự toán tiêu thụ, trong khi số lượng sản phẩm cần dự trữ cuối kỳ mong muốn được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm của số lượng hàng bán trong kỳ tiếp theo.
+Số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ : Số lượng tồn kho cuối kỳ trước
Dự toán sản xuất được xác định bằng cách cộng tổng số lượng sản phẩm cần tiêu thụ trong kỳ với số lượng sản phẩm cần dự trữ cuối kỳ, sau đó trừ đi số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ.
Các báo cáo dự toán chi phí tại doanh nghiệp
• Báo cáo dự toán CP NVL TT
Mục đích của việc dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu cho sản xuất, giúp quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng và đúng kế hoạch Hơn nữa, việc lập dự toán này còn đáp ứng nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối kỳ.
-Thời điểm lập :đƣợc lập từng tháng, quý, năm để ƣớc tính chi phí NVL
-Nơi nhận thông tin báo cáo : phòng kế hoạch sản xuất, phòng kế toán.
+Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ lấy từ dự toán sản xuất. +Định mức NVL để sản xuất một đơn vị sản phẩm.
+ Số lƣợng NVL TT dự trữ cuối kỳ : tính trên tỷ lệ phần trăm số lƣợng hàng bán kỳ tiếp theo.
+Số lượng NVL TT tồn kho đầu kỳ : Số lượng tồn kho cuối kỳ trước.
Để lập kế hoạch sản xuất, trước tiên cần dự toán số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ Dựa vào định mức nguyên vật liệu, tính khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp cần dùng bằng cách nhân số lượng sản phẩm với định mức Tiếp theo, căn cứ vào nguyên vật liệu trực tiếp dự trữ đầu kỳ và cuối kỳ, tính ra nguyên vật liệu cần mua trong kỳ Nguyên vật liệu cần mua sẽ bằng khối lượng nguyên vật liệu cần dùng cộng với nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ, sau đó trừ đi khối lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ.
TT dự trữ đầu kỳ.
• Báo cáo dự toán CP NC TT
THỰC TRẠNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH NẾN NGUYÊN QUANG MINH 32 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NẾN NGUYÊN QUANG MINH
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh
a Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh b Mô tả đặc điểm chức năng từng bộ phận
Giám đốc là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động trong tổ chức Họ đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật và các cơ quan Nhà nước, đảm bảo sự tuân thủ và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Phòng Kế toán là bộ phận chức năng hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý tài chính và kế toán, đồng thời đảm nhiệm công tác tổ chức cán bộ và quản lý hành chính của đơn vị.
Thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính và hạch toán kinh doanh, quản lý tài sản và nguồn vốn của công ty, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán tại Việt Nam Cập nhật thường xuyên các chính sách, pháp luật của Nhà nước và nhắc nhở các bộ phận liên quan trong việc quản lý chứng từ, tiền và hàng hóa Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác tài chính – kinh tế, quyết toán tài chính, thuế và tình hình thực hiện chế độ quản lý tài chính của công ty.
Tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập và bố trí nhân sự Quản lý công văn, sổ sách hành chính và con dấu, đồng thời quản lý hồ sơ nhân sự, tiền lương của cán bộ công nhân viên Hệ thống hóa các chính sách về lao động, tiền lương và thưởng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.
Phòng Kinh doanh đảm nhiệm việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, chính sách bán hàng và giá cả, đồng thời thu thập, phân tích và sử dụng thông tin kinh doanh một cách hiệu quả Phòng cũng quản bá hình ảnh công ty, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn và giới thiệu sản phẩm, cũng như chăm sóc khách hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và an toàn về tài chính.
Văn phòng đại diện tại Tp.HCM là đơn vị chịu trách nhiệm về hành chính, tham gia vào các hoạt động kinh doanh và giao dịch với khách hàng Đội ngũ tại đây bao gồm quản lý, kế toán và nhân viên kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển mối quan hệ với khách hàng và thúc đẩy doanh thu.
Quản lý là việc điều phối tất cả hoạt động tại văn phòng, bao gồm việc lập kế hoạch kinh doanh và đảm bảo doanh số tại miền Nam Ngoài ra, quản lý cũng chịu trách nhiệm về nhân sự trong văn phòng.
- Kế toán: Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, kế toán của văn phòng đại diện.
- Nhân viên kinh doanh: Khai thác, tìm kiếm khách hàng khu vực miền Nam Giới thiệu tƣ vấn các sản phẩm cho khách hàng, chăm sóc khách hàng.
Kho: Gồm quản lý kho và nhân viên kho
Quản lý kho là quá trình tổ chức và giám sát các hoạt động bảo quản, xuất nhập hàng hóa, đảm bảo an ninh kho bãi Công việc bao gồm thực hiện giao nhận và vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch, kiểm tra các chứng từ nhập/xuất, lập hồ sơ và chuyển cho bộ phận kế toán Ngoài ra, cần kiểm soát tiến độ giao hàng và giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình giao nhận Quản lý nhân sự trong bộ phận kho vận và thực hiện báo cáo, đối chiếu hàng hóa nhập xuất tồn định kỳ hàng tuần, hàng tháng với các đơn vị liên quan.
Nhân viên kho chịu trách nhiệm sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và ngăn nắp, đồng thời thực hiện việc nhập và xuất hàng cho các bộ phận liên quan Họ theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn hàng ngày và kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa nhập kho theo chứng từ Ngoài ra, nhân viên kho còn thực hiện những công việc khác theo phân công của cấp quản lý.
Xưởng sản xuất : Quản lý phân xưởng và nhân công
Quản lý phân xưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của xưởng, đảm bảo năng suất và chất lượng Họ lập kế hoạch sản xuất và điều hành hoạt động theo quy trình công nghệ và đơn đặt hàng Ngoài ra, họ cân đối năng lực sản xuất, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả lao động và tổ chức công việc cho công nhân để đảm bảo tiến độ và chất lượng Quản lý phân xưởng cũng đề xuất khen thưởng và kỷ luật cho công nhân, cùng với việc quản lý máy móc, thiết bị, vật tư và thành phẩm trong xưởng.
Nhân công thực hiện công việc theo phân công của quản lý phân xưởng, bao gồm việc vệ sinh máy mỗi buổi sáng trước khi làm việc Họ cần khởi động máy từ 2 đến 3 lần và báo ngay cho quản lý nếu phát hiện máy hư hỏng Kiểm tra dụng cụ bảo hộ lao động như dây curoa và bảo hiểm kim là điều cần thiết Trong quá trình làm việc, nhân công phải đúng vị trí và công đoạn đã được sắp xếp, đồng thời chú ý đến hướng dẫn kỹ thuật từ kỹ thuật viên Họ cũng cần thường xuyên theo dõi số lượng sản phẩm và báo cáo cho quản lý Cuối ngày, nhân công phải tắt máy, tắt điện và vệ sinh máy trước khi ra về.
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh
Minh a Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán b Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán viên
-Tổ chức công việc kế toán của doanh nghiệp; kiểm tra, giám sát việc sử dụng nguồn tài sản, tài chính, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin kế toán đầy đủ và kịp thời là yếu tố quan trọng giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định điều hành hiệu quả Bên cạnh đó, việc đưa ra ý kiến đóng góp từ các chuyên gia kế toán cũng góp phần hỗ trợ lãnh đạo trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
-Quản lý nhân viên trong bộ phận.
Để thực hiện công tác kế toán quản trị hiệu quả, cần phối hợp với các bộ phận khác nhằm lập các báo cáo dự toán quan trọng như báo cáo dự toán tiêu thụ, báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo thực hiện cũng như kiểm soát kết quả hoạt động kinh doanh.
- Phân công giám sát hướng dẫn cấp dưới trong việc lập các báo cáo
Kiểm tra định khoản các nghiệp vụ phát sinh và đối chiếu số liệu giữa dữ liệu chi tiết và tổng hợp là rất quan trọng Cần thực hiện hạch toán tổng hợp và ghi nhận các bút toán cuối kỳ trước khi lập báo cáo tài chính.
-Lập và in sổ sách báo cáo theo qui định.
-Thống kê và tổng hợp giải trình số liệu kế toán khi có yêu cầu.
Lập báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của Công ty dưới sự giám sát của kế toán trưởng bao gồm các báo cáo như Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá thành, cùng với báo cáo giá thành.
Ghi chép và tính toán các nghiệp vụ kinh tế một cách chính xác, trung thực và kịp thời là rất quan trọng Điều này cần tuân thủ các quy định kế toán cùng với các chế độ và chính sách thuế hiện hành để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác trong báo cáo tài chính.
-Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách theo quy định
- Thực hiện lập báo cáo KTQT theo phân công của cấp trên : báo cáo tình hình thực hiện và kiểm soát tiêu thụ của Công ty
Trước khi thực hiện xuất, nhập tiền khỏi quỹ, cần kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ Người phụ trách có trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền và tự động thực hiện kiểm kê, đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên, cần thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán tổng hợp Điều này giúp duy trì số dư quỹ ổn định và hiệu quả trong quản lý tài chính.
-Thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng và Giám đốc giao.
• Kế toán VP đại diện
-Lập và hoàn thiện các hoá đơn chứng từ của phòng giao dịch.
Hạch toán và cập nhật kịp thời các giao dịch kế toán hàng ngày của chi nhánh và các phòng giao dịch được phân công là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong báo cáo tài chính.
-Lưu chứng từ kế toán và công văn đi, đến và tài liệu của chi nhánh;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đƣợc phân công.
THỰC TRẠNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY
CÔNG TY TNHH NẾN NGUYÊN QUANG MINH
2.2.1 Khái quát hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh
Công ty hiện tại chưa có một hệ thống kế toán quản trị độc lập, nhưng nhận thức được tầm quan trọng của kế toán quản trị, nên đã quyết định xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị để đáp ứng nhu cầu quản lý.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị của Công ty rất toàn diện, với các báo cáo tổng hợp giúp xác định doanh thu, chi phí và lợi nhuận toàn Công ty Đa phần các báo cáo này được lập bởi bộ phận kế toán.
Công tác dự toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của công ty Các báo cáo dự toán được lập trong kỳ được thực hiện thông qua sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, bao gồm dự toán về doanh thu, chi phí và lợi nhuận, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Hệ thống báo cáo quản trị của Công ty gồm những loại sau :
-Hệ thống báo cáo dự toán sản xuất kinh doanh
Hệ thống báo cáo về tình hình thực hiện kết hợp với đánh giá kiểm soát dự toán là rất quan trọng Để làm rõ các báo cáo kế toán quản trị mà Công ty đang áp dụng, bài viết sẽ sử dụng số liệu năm 2016 làm dữ liệu phân tích.
Tổng quan các báo cáo KTQT tại Công ty thể hiện qua sơ đồ Hình 2.3
Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH
Tình hình thực hiện và phối hợp giữa các bộ phận khi lập báo cáo đƣợc
Bảng 2.1 Sự phối hợp của các bộ phận trong việc lập báo cáo KTQT
Tên bộ phận Quản lý Quản Kế Kế toán
TT Loại báo cáo Nơi nhận Tần suất Kế toán phòng lý Quản toán viên trưởng kinh phân lý tổng theo dõi doanh xưởng kho hợp doanh thu
Báo cáo dự toán Phòng kinh Hàng
1 doanh, Ban tháng, TH PH tiêu thụ sản phẩm giám đốc quý, năm
Bộ phận Hàng Kho, Xưởng Báo cáo dự toán quý, hàng
2 sản xuất sản xuất, năm TH
Báo cáo dự toán Bộ phận Hàng quý, hàng
3 chi phí nguyên vật kho, phòng PH TH PH liệu trực tiếp kế toán năm
Báo cáo dự toán Quản lý Hàng phân xưởng, quý, hàng
4 cung ứng nguyên PH TH phòng kế năm vật liệu trực tiếp toán
Báo cáo dự toán Phòng kế Hàng
5 chi phí nhân công PH TH toán quý, năm trực tiếp
Báo cáo dự toán Ban giám Hàng
6 chi phí sản xuất PH TH đốc quý, năm chung
7 chi phí bán hàng Ban giám Hàng GS PH TH và quản lý doanh đốc quý, năm nghiệp
8 Báo cáo dự toán Ban giám Hàng GS TH giá thành đốc quý, năm
9 Báo cáo dự toán Ban giám Hàng GS TH giá vốn đốc quý, năm
II Dự toán tài chính
1 Báo cáo kết quả Ban giám Hàng TH kinh doanh dự toán đốc quý, năm
B thực hiện và đánh giá, kiểm soát
Báo cáo tiêu thụ Phòng kinh từng
1 doanh, ban tháng, TH sản phẩm giám đốc quý, năm
2 Báo cáo giá thành Ban giám Hàng GS TH đốc quý, năm
3 hoạt động kinh Ban giám Hàng TH doanh đốc quý, năm
2.2.2 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh a Hệ thống báo cáo dự toán
Báo cáo dự toán tiêu thụ sản phẩm
Mục đích của báo cáo này là dự toán tiêu thụ cho kỳ tới, bao gồm số lượng hàng tiêu thụ và doanh thu dự kiến theo từng sản phẩm, chi tiết theo từng tháng Báo cáo này sẽ là cơ sở quan trọng để lập các báo cáo dự toán sản xuất và chi phí sản xuất.
Mỗi năm vào tháng 12, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch ước tính doanh thu cho năm tới, đồng thời thực hiện điều chỉnh hàng tháng và hàng quý để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc cung cấp hàng hóa.
Báo cáo dự toán tiêu thụ được lập bởi sự phối hợp giữa Quản lý phòng kinh doanh và Kế toán trưởng, trong đó Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính thức về nội dung báo cáo.
-Nơi nhận thông tin báo cáo : Phòng kinh doanh, Ban giám đốc.
+ Mức tiêu thụ ƣớc tính : số lƣợng tiêu thụ sản phẩm thực tế của các kỳ kinh doanh trước
+ Đơn giá bán dự toán : đơn giá thực tế của các kỳ kinh doanh trước, chính sách giá cả trong tương lai của doanh nghiệp
Doanh thu tiêu thụ được xác định dựa trên các đơn đặt hàng từ khách hàng, tình hình kinh tế chung, hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị, cũng như mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phương pháp lập dự toán tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp được thực hiện cho toàn công ty, bao gồm chi tiết từng sản phẩm, từng tháng và tổng hợp cả năm Ban giám đốc xác định mục tiêu doanh thu cho năm 2016 là 65 tỷ dựa trên tình hình thị trường và hoạt động của doanh nghiệp Kế toán cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ thực tế, kết hợp với dự đoán và đơn đặt hàng từ Quản lý kinh doanh, để thống nhất giá bán và số lượng dự kiến Tỷ lệ doanh thu hàng tháng từ tháng 1 đến tháng 12 được phòng kinh doanh đề xuất dựa trên dự kiến tiêu thụ năm tới và lịch sử tiêu thụ các năm trước do kế toán cung cấp.
Kế toán trưởng có trách nhiệm lập báo cáo dự toán tiêu thụ chi tiết cho từng sản phẩm Việc này được thực hiện bằng cách tính toán số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến và nhân với giá bán đơn vị dự kiến của sản phẩm đó.
Doanh thu toàn công ty trong cả năm đƣợc phân bổ cho 12 tháng theo tỷ lệ phần trăm doanh thu từng tháng so với cả năm
Sau khi tổng hợp, tiến hành cân đối dữ liệu đã xây dựng để phù hợp với mục tiêu đề ra của ban giám đốc.
Hình thức báo cáo: Bảng 2.2
Báo cáo dự toán sản xuất
Mục đích của việc lập dự toán sản xuất sản phẩm tại Công ty là để xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ tới, nhằm đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu tiêu thụ và nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.
- Thời điểm lập : đƣợc lập cuối vào tháng 12 hàng năm để ƣớc tính số lƣợng sản phẩm cần sản xuất cho năm tới, lập điều chỉnh hàng quý.
-Người lập báo cáo : Báo cáo dự toán sản xuất được Kế toán tổng hợp lập
-Nơi nhận thông tin báo cáo : Bộ phận Kho, Xưởng sản xuất, Ban giám đốc.
-Cơ sở lập : Dự toán sản xuất đƣợc lập dựa trên các chỉ tiêu sau
Số lượng sản phẩm cần tiêu thụ trong năm được xác định từ dự toán tiêu thụ, trong khi số lượng sản phẩm cần dự trữ mong muốn vào cuối mỗi quý là 10% của quý tiếp theo.
+Số lƣợng sản phẩm tồn kho đầu kỳ ƣớc tính theo số lƣợng tồn kho cuối quý trước.
Dự toán sản xuất đƣợc lập chi tiết cho từng sản phẩm, tổng hợp theo quý và cả năm
Dự toán sản xuất sản phẩm tiêu thụ được xác định bằng cách cộng số lượng sản phẩm cần tiêu thụ trong kỳ với số lượng sản phẩm cần dự trữ cuối kỳ, sau đó trừ đi số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ theo dự toán.
Báo cáo dự toán sản xuất tại bảng 2.3
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cả năm
STT, Tên sản phẩm, ĐVT, Giá bán, Số lượng và Thành tiền là các thông tin quan trọng trong bảng báo giá Mỗi sản phẩm sẽ có giá bán cụ thể và số lượng tương ứng, từ đó tính ra thành tiền cho từng mặt hàng Việc ghi chép rõ ràng các thông tin này giúp quản lý và theo dõi doanh thu hiệu quả hơn.
17 Hộp nến thơm 0020 hộp 300,000 296 88,689,600 283 84,994,200 124 37,323,540 126 37,693,080 127 38,062,620 123 36,954,000 128 38,432,160 133 39,910,320 246 73,908,000 135 40,649,400 308 92,385,000 310 93,124,080 2,340 702,126,000 III Nến mỹ nghệ 21,898 1,748,900,160 20,986 1,676,029,320 9,215 735,995,484 9,307 743,282,568 9,398 750,569,652 9,124 728,708,400 9,489 757,856,736 9,854 787,005,072 18,248 1,457,416,800 10,037 801,579,240 22,810 1,821,771,000 22,993 1,836,345,168 173,359 13,845,459,600
1 LK1199-HỘP NẾN TAPER hộp 2,000 14,504 29,007,360 13,899 27,798,720 6,104 12,207,264 6,164 12,328,128 6,224 12,448,992 6,043 12,086,400 6,285 12,569,856 6,527 13,053,312 12,086 24,172,800 6,648 13,295,040 15,108 30,216,000 15,229 30,457,728 114,821 229,641,600
1 RID1441- XÔ THIẾC LỚN cái 90,000 1,577 141,912,000 1,511 135,999,000 664 59,721,300 670 60,312,600 677 60,903,900 657 59,130,000 683 61,495,200 710 63,860,400 1,314 118,260,000 723 65,043,000 1,643 147,825,000 1,656 149,007,600 12,483 1,123,470,000
2 RID1458- BỘ 2 XÔ THIẾC cái 170,000 1,031 175,276,800 988 167,973,600 434 73,762,320 438 74,492,640 442 75,222,960 430 73,032,000 447 75,953,280 464 78,874,560 859 146,064,000 473 80,335,200 1,074 182,580,000 1,083 184,040,640 8,162 1,387,608,000
3 RID1465-BO-2-LY-VOTIVE cái 50,000 560 28,008,000 537 26,841,000 236 11,786,700 238 11,903,400 240 12,020,100 233 11,670,000 243 12,136,800 252 12,603,600 467 23,340,000 257 12,837,000 584 29,175,000 588 29,408,400 4,435 221,730,000
Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Tồn CK Tồn CK Tồn CK Tồn CK Tồn CK
Sản phẩm cần đạt chỉ tiêu tiêu thụ theo từng quý, với các chỉ số cụ thể như sau: Đơn vị tiêu thụ (ĐVT) cần đạt 10% so với số lượng tồn đầu kỳ, đồng thời lượng sản xuất cũng phải đáp ứng yêu cầu tiêu thụ trong quý tiếp theo Điều này đảm bảo rằng sản phẩm không chỉ duy trì được lượng tồn kho hợp lý mà còn có thể đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả.
1 LK1199-HỘP NẾN TAPER hộp 34,507 1,843 28 36,322 18,432 2,490 1,843 19,078 24,898 3,698 2,490 26,107 36,984 3,451 3,698 36,737 114,821 3,451 28 118,244
1 RID1441- XÔ THIẾC LỚN cái 3,751 200 7 3,945 2,004 271 200 2,074 2,707 402 271 2,838 4,021 375 402 3,994 12,483 375 7 12,851
2 RID1458- BỘ 2 XÔ THIẾC cái 2,453 131 13 2,571 1,310 177 131 1,356 1,770 263 177 1,856 2,629 245 263 2,612 8,162 245 13 8,395
3 RID1465-BO-2-LY-VOTIVE cái 1,333 71 12 1,392 712 96 71 737 962 143 96 1,008 1,428 133 143 1,419 4,435 133 12 4,556
12 RID - BỘ 40 TEALIGHT cái 5,893 315 8 6,199 3,148 425 315 3,258 4,252 632 425 4,458 6,316 589 632 6,274 19,608 589 8 20,189 Tổng cộng 560,136 29,920 867 589,189 299,197 40,416 29,920 309,693 404,161 60,036 40,416 423,781 600,356 56,014 60,036 596,334 1,863,850 56,014 867 1,918,997
Các báo cáo dự toán chi phí
Báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Mục đích: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu trực tiếp và kịp thời cho sản xuất.
- Thời điểm lập : đƣợc lập cuối mỗi quý, tháng 12 hàng năm để ƣớc tính chi phí NVL TT cho kỳ tới.
-Người lập : Quản lý phân xưởng, có sự phối hợp của phòng kế toán và quản lý kho.
-Nơi nhận thông tin báo cáo : bộ phận kho, phòng kế toán.
+ Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ lấy từ dự toán sản xuất nhận từ phòng kế toán
+Định mức NVL để sản xuất một đơn vị sản phẩm
+ Đơn giá NVL ước tính dựa vào đơn giá kỳ trước và tình hình biến động NVL trên thị trường do quản lý kho cung cấp
Báo cáo đƣợc lập cho từng loại nguyên vật liệu và tổng hợp cho toàn công ty.
Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ lấy từ dự toán sản xuất do kế toán cung cấp.
NHU CẦU THÔNG TIN VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH NẾN NGUYÊN QUANG MINH
Để hiểu rõ nhu cầu của các nhà quản lý, tác giả đã tiến hành phỏng vấn những nhà quản trị sử dụng báo cáo kế toán quản trị (KTQT) theo từng hệ thống báo cáo Mục tiêu là nhận diện các thông tin mà nhà quản lý quan tâm và cần được cung cấp trong báo cáo KTQT Đồng thời, tác giả cũng xác định xem các thông tin hiện có trên báo cáo KTQT của công ty đã đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị hay chưa, và cần thay đổi những gì để cải thiện hiệu quả quản lý.
2.3.1 Nhu cầu thông tin theo từng cấp quản trị
Phỏng vấn từng cấp quản trị giúp xác định nhu cầu thông tin về báo cáo kế toán quản trị từ những người trực tiếp sử dụng báo cáo Việc này đảm bảo rằng các báo cáo được thiết kế phù hợp với yêu cầu và mong đợi của từng cấp quản lý.
Bảng 2.12 Nhu cầu thông tin theo từng cấp quản trị
Cấp quản lý Báo cáo sử dụng Thông tin cần cung cấp
- Báo cáo dự toán tiêu thụ Thông tin dự toán, định
- Báo cáo dự toán chi phí hướng mọi hoạt động
- Báo cáo dự toán giá thành của công ty, cơ sở để
- Báo cáo dự toán vốn bằng tiền kiểm tra đánh giá tình
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh hình hoạt động doanh dự toán
Giám đốc - Báo cáo chi phí
- Báo cáo giá thành Thông tin tình hình hoạt
- Báo cáo vốn bằng tiền động toàn công ty.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo phân tích kịch bản cho Cơ sở cho việc ra quyết việc ra quyết định định
- Báo cáo dự toán tiêu thụ Thông tin dự toán, kế
- Báo cáo dự toán chi phí bán hoạch bán hàng và tiết hang kiệm chi phí
Quản lý kinh - Báo cáo tiêu thụ Thông tin tình hình hoạt doanh - Báo cáo chi phí bán hang động, kiểm soát việcthực hiện chỉ tiêu đề ra
- Báo cáo phân tích kịch bản cho Cơ sở cho việc ra quyết việc ra quyết định định
- Báo cáo dự toán sản xuất Thông tin dự toán, kế
- Báo cáo dự toán chi phí NVL hoạch cung ứng
Quản lý kho - Báo cáo dự toán cung ứng NVL
- Báo cáo chi phí NVL Thông tin giúp kiểm soát tình hình NVL
- Báo cáo dự toán chi phí NCTT Thông tin dự toán tình
Quản lý phân hình nhân công xưởng - Báo cáo chi phí NCTT Thông tin giúp kiểm soát chi phí NCTT
- Báo cáo dự toán tiêu thụ tại khu Thông tin dự toán, kế vực quản lý hoạch bán hàng và tiết
- Báo cáo dự toán chi phí tại khu
Quản lý văn vực quản lý kiệm chi phí phòng đại diện
- Báo cáo tiêu thụ tại khu vực Thông tin tình hình hoạt quản lý động, kiểm soát việc
- Báo cáo chi phí tại khu vực quản lý thực hiện chỉ tiêu đề ra
2.3.2 Nhu cầu thông tin về dự toán ngân sách Điều các nhà quản trị Công ty cần ở các báo cáo dự toán là thông tin định hướng mọi hoạt động kinh doanh và là cơ sở để kiểm tra kiểm soát các nhiệm vụ kế hoạch đã thực hiện đƣợc hay chƣa Từ đó Công ty có những thay đổi cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc tốt hơn Vì vậy các báo cáo dự toán rất đƣợc quan tâm, phải khái quát toàn bộ các mảng doanh thu, chi phí và lợi nhuận. a Các báo cáo dự toán hoạt động
Báo cáo đầu tiên là dự toán tiêu thụ sản phẩm, trong đó công ty mở rộng kênh bán hàng qua hệ thống siêu thị nhằm tăng cường tiêu thụ và giới thiệu sản phẩm đến người tiêu dùng cả trong và ngoài nước Do đó, công ty cần thông tin chi tiết về hình thức bán hàng tại siêu thị, bên cạnh các cửa hàng đại lý Hơn nữa, việc theo dõi doanh thu cần được phân chia theo khu vực tiêu thụ, đặc biệt khi công ty đang trong quá trình mở rộng, điều này góp phần quan trọng vào việc quản lý doanh thu hiệu quả.
-Các báo cáo dự toán chi phí
Thông tin về tình hình chi phí dự kiến đáp ứng nhu cầu sản xuất và đảm bảo việc kiểm soát, tiết kiệm chi phí tối đa.
Để quản lý hiệu quả các chức năng trong Công ty, cần dự toán đầy đủ và cụ thể các khoản chi phí liên quan đến nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Thông tin kịp thời sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát tốt hơn các mảng chức năng của mình.
Công ty có kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh trên toàn quốc bằng cách thiết lập thêm các văn phòng đại diện ở miền Bắc và miền Nam Vì vậy, cần phải lập báo cáo dự toán tài chính cho các chi phí liên quan đến các văn phòng đại diện này.
Báo cáo dự toán vốn bằng tiền cung cấp thông tin quan trọng về dòng tiền ra và vào, giúp nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định vay nợ hợp lý Thông qua việc xem xét khả năng thanh toán cho người lao động và nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền một cách chặt chẽ hơn.
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh (KQ HĐKD) cung cấp thông tin quan trọng về lợi nhuận, giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Dự toán Bảng cân đối kế toán là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp vào cuối kỳ kế hoạch, giả định rằng mọi hoạt động diễn ra theo đúng dự kiến Thông qua đó, nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về hiệu quả của một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.3.3 Nhu cầu thông tin về quá trình thực hiện, kiểm soát và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh
Nhà quản trị cần nắm rõ thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp để đánh giá và kiểm soát tình hình hoạt động Việc này giúp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo doanh nghiệp đi đúng hướng và hoàn thành các mục tiêu đề ra, đặc biệt là thông tin về doanh thu.
+Tương tự như phần dự toán Công ty cũng cần thông tin chi tiết thêm về hình thức bán hàng: đại lý và siêu thị.
+ Thông tin về doanh thu từng khu vực tiêu thụ để có hướng phát triển sản phẩm.
Thông tin có thể so sánh với các dự toán đã được lập, giúp đánh giá và kiểm soát tình hình tiêu thụ Điều này cho phép đưa ra giải pháp kịp thời nếu thực tế không đạt được mục tiêu kế hoạch Bên cạnh đó, thông tin về chi phí cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả tài chính.
Cần các báo cáo về đầy đủ các loại chi phí thực tế phát sinh tại công ty.
Bài viết này cung cấp chi tiết về các chi phí phát sinh tại văn phòng đại diện và trụ sở chính, đồng thời hỗ trợ quản lý các loại chi phí, đặc biệt là tình hình nguyên vật liệu Ngoài ra, thông tin về lợi nhuận cũng được đề cập nhằm giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình tài chính.
Thông tin về lợi nhuận và chênh lệch so với dự toán là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ đó tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh cho phù hợp.
2.3.4 Nhu cầu thông tin trong việc ra quyết định
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị thường xuyên phải đưa ra nhiều quyết định đa dạng Để đảm bảo các quyết định này là đúng đắn, họ dựa vào thông tin kế toán quản trị cung cấp Một trong những lĩnh vực quan trọng mà các quyết định này liên quan đến là sản xuất.
-Quyết định về sản lƣợng
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định về sản lượng, bao gồm số lượng sản phẩm tiêu thụ và doanh thu cần thiết để đạt được mục tiêu lợi nhuận của công ty Để thực hiện phân tích hiệu quả, báo cáo cần cung cấp thông tin chi tiết về chi phí, lợi nhuận và sản lượng cần sản xuất.
- Quyết định đẩy mạnh hay thu hẹp sản xuất các mặt hàng
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG
Sau khi phân tích thực trạng báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh và nhu cầu của các nhà quản trị, tác giả đưa ra những đánh giá quan trọng về hệ thống báo cáo này.
Các báo cáo dự toán được xây dựng một cách chi tiết, đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị, từ đó tạo cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động và kiểm soát tình hình hoạt động tại công ty.
Hệ thống báo cáo quản trị chủ yếu dựa vào thông tin từ quản lý và phân loại doanh thu, chi phí theo tiêu thức kế toán tài chính Nó kết hợp giữa báo cáo dự toán và báo cáo thực hiện, cùng với các báo cáo phân tích, tạo sự vững chắc và cơ sở xác đáng trong phân tích số liệu Hệ thống này có cấu trúc đơn giản, dễ lập và dễ hiểu.
Các báo cáo thực hiện và phân tích chủ yếu dựa trên các mẫu từ báo cáo dự toán, đồng thời thực hiện phân tích chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán.
Bên cạnh những ƣu điểm trên, hệ thống báo cáo kế toán quản trị của công ty vẫn có một số nhƣợc điểm:
- Hệ thống báo cáo dự toán.
Hệ thống báo cáo hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của nhà quản trị, một phần do việc chưa phân loại chi phí theo cách ứng xử Phân loại chi phí theo cách ứng xử là yếu tố quan trọng trong kế toán quản trị, giúp nhà quản trị có cái nhìn chính xác về chi phí và từ đó đưa ra các quyết định quản lý hợp lý.
Công ty vẫn chƣa lập một số dự toán quan trọng: dự toán vốn bằng tiền, dự toán bảng cân đối kế toán.
Dự toán tiêu thụ chƣa chia ra phần tiêu thụ theo khu vực và theo kênh phân phối.
- Hệ thống báo cáo thực hiện, đánh giá và kiểm soát
Các báo cáo hiện tại chủ yếu hỗ trợ cho kế toán tài chính, nhưng chưa phản ánh đầy đủ biến động về nguyên vật liệu và hàng hóa trong kỳ Ngoài ra, báo cáo dự toán và tình hình tiêu thụ cũng chưa phân tách rõ ràng giữa tiêu thụ của đại lý và siêu thị.
Hệ thống báo cáo phân tích kịch bản là công cụ quan trọng hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản trị, đóng vai trò thiết yếu cho sự phát triển của Công ty Tuy nhiên, hiện tại Công ty vẫn chưa triển khai xây dựng các báo cáo này.
Trong chương 2, luận văn trình bày thực trạng báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh, bao gồm việc khái quát hệ thống báo cáo và phân tích chi tiết quy trình lập, sử dụng và đánh giá từng loại báo cáo cụ thể.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại công ty hiện bao gồm báo cáo dự toán và báo cáo thực hiện, kết hợp với đánh giá và kiểm soát Mặc dù công ty chưa có hệ thống kế toán quản trị riêng, nhưng các báo cáo hiện tại đã phần nào đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị Việc tìm hiểu nhu cầu của nhà quản trị và đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống báo cáo kế toán quản trị sẽ là cơ sở khoa học cho việc đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống này trong chương tiếp theo.
