Giới thiệu
Mô tả về ngữ cảnh hệ thống hiện tại
a) Giới thiệu tổng quan về hiện trạng tổ chức
Sự phát triển của ngành du lịch đã thúc đẩy sự ra đời của nhiều loại hình khách sạn và khu resort, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của du khách Để tồn tại và phát triển, các khách sạn cần cung cấp nhiều dịch vụ thiết yếu, trong đó dịch vụ giặt, là, ủi đóng vai trò quan trọng Đặc biệt, đối với khách lưu trú dài ngày, dịch vụ này trở nên cần thiết, mang lại sự tiện lợi cho những người thường xuyên tham gia hội họp hoặc nghỉ dưỡng Hơn nữa, dịch vụ giặt là không chỉ phục vụ nhu cầu khách hàng mà còn tạo ra nguồn thu nhập đáng kể cho khách sạn, chiếm tỷ lệ cao trong tổng doanh thu.
Dịch vụ giặt ủi tại khách sạn và khu resort là một trong những dịch vụ tiêu chuẩn thiết yếu, giúp đáp ứng nhu cầu chính đáng của khách hàng về việc làm sạch và khô quần áo cũng như các đồ dùng bằng vải Đội ngũ nhân viên giặt ủi chuyên môn cao, am hiểu tính chất từng loại vải, đảm bảo hiệu quả và chất lượng dịch vụ, mang lại sự hài lòng cho khách hàng Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống giặt ủi với máy móc hiện đại là cần thiết để tối ưu hóa chi phí, thời gian và nâng cao trải nghiệm dịch vụ cho khách.
Bộ phận Lễ tân-Buồng phòng
Trưởng bộ phận lễ tân khách sạn chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận này, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức và điều phối các nhiệm vụ Họ cũng có nhiệm vụ giải quyết các phàn nàn của khách hàng và xử lý các tình huống khẩn cấp phát sinh trong khách sạn.
- Trợ lý trưởng lễ tân: hỗ trợ công việc cho trưởng bộ phận lễ tân và thực hiện các nhiệm vụ được giao
- Nhân viên thu ngân (cashier); chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách; lưu thông tin về khách lưu trú; báo cáo và nộp tiền đã thu.
- Nhân viên tổng đài (operation): tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến khách sạn; Ghi chép lại các cuộc gọi yêu cầu từ khách hàng.
- Nhân viên buồng phòng: bảo đảm phòng sạch sẽ, ngăn nắp theo tiêu chuẩn của khách sạn; điều phối thực hiện các yêu cầu của khách hàng.
Bộ phận thu gom có nhiệm vụ vận chuyển đồ vải và dụng cụ phòng đến các kho nhân viên buồng trên các tầng được phân công Ngoài ra, bộ phận này còn đảm nhận việc vận chuyển nệm, mền, gối đến các phòng và thu gom quần áo bẩn của khách theo yêu cầu.
Quản lý bộ phận giặt là có trách nhiệm điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động trong khu vực giặt là của khách sạn Họ cần nắm vững quy trình và cơ chế hoạt động của các máy móc, thiết bị để có thể hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên một cách hiệu quả.
Nhân viên giặt là có nhiệm vụ tiếp nhận đồ giặt từ bộ phận thu gom, kiểm tra tình trạng trang phục của khách trước khi thực hiện giặt là Họ phân loại trang phục và tiến hành giặt tay hoặc giặt máy, sau đó là ủi và gấp trang phục theo kích thước tiêu chuẩn của khách sạn.
Bộ phận lễ tân-buồng phòng của khách sạn có khu vực tiền sảnh rộng 140m2, bao gồm quầy lễ tân và quầy thu ngân với diện tích 10m2, được trang bị đầy đủ thiết bị như 2 máy tính, 2 máy điện thoại, máy fax và máy đếm tiền Hệ thống thanh toán hỗ trợ 4 loại thẻ tín dụng: Visa, ICB, Mastercard và American Express, cùng với kệ chứa ấn phẩm quảng cáo Khu vực lễ tân được bố trí gọn gàng, ánh sáng đầy đủ và không gian thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu cho khách hàng Mặc dù phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế 3 sao, cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính và máy fax cần được nâng cấp để đáp ứng nhu cầu hiện đại hơn.
- Bộ phận thu gom: nhân viên thu gom sẽ được trang bị xe đẩy chuyên dụng dùng để vận chuyển cùng một số công cụ bổ trợ khác.
Bộ phận giặt là được trang bị 3 máy giặt công nghiệp và 3 máy sấy công nghiệp, cùng với máy ủi đa năng, bàn là tay và bàn tẩy vết bẩn Ngoài ra, còn có xe đẩy đồ và kệ để đồ vải, đảm bảo quy trình giặt là hiệu quả và chuyên nghiệp.
Quy trình hoạt động hiện tại của dịch vụ giặt là cho khách lưu trú của khách sạn
Khi có nhu cầu giặt là trang phục, khách hàng sẽ bỏ đồ vào túi hoặc giỏ đựng đồ giặt trong phòng khách sạn Vào giờ quy định (trước 9h sáng), nhân viên thu gom sẽ đến lấy đồ từ các phòng Ngoài ra, khách cũng có thể chủ động liên hệ với bộ phận lễ tân hoặc buồng phòng để yêu cầu nhân viên đến nhận đồ giặt.
Khi nhận yêu cầu từ khách qua bộ phận Lễ tân, nhân viên thu gom cần nhanh chóng hỏi số phòng và đến đó Trong quá trình nhận đồ giặt, họ phải kiểm tra tình trạng trang phục để xác nhận với khách về các vấn đề như rách hay hư hỏng Nhân viên cũng cần hỏi khách về thời gian thực hiện dịch vụ, có thể là ngay trong ngày (8 giờ) hoặc dịch vụ nhanh (1 giờ), và xác định hình thức giặt mà khách yêu cầu, bao gồm giặt ướt hoặc giặt khô.
Để thực hiện quy trình giặt là hiệu quả, bước 3 là ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào phiếu giặt, bao gồm tên khách, số phòng, loại trang phục, số lượng, tình trạng trang phục, hình thức giặt, thời gian nhận và giao Đừng quên xin chữ ký của khách để xác nhận Phiếu giặt này có thể được thiết kế với 2 hoặc 3 liên tùy theo quy định của từng khách sạn.
Bước 4: Giao cho khách một liên phiếu giặt là và nhắc nhở họ giữ phiếu này Khi nhân viên thu gom trả trang phục lại cho khách, phiếu dịch vụ sẽ được thu lại để báo với lễ tân khi khách làm thủ tục check-out.
Bước 5 trong quy trình giặt là là giao đồ cho nhân viên Nhân viên sẽ xác nhận tình trạng trang phục, nhận phiếu yêu cầu và lưu ý các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng Sau khi kiểm tra xong, nhân viên sẽ ký xác nhận Tiếp theo, họ sẽ phân loại khăn, vải và trang phục, sau đó tiến hành giặt, sấy khô, là và xếp gọn trang phục.
Bước 6: Nhân viên thu gom kiểm tra số lượng và tình trạng trang phục đã giặt Nếu không có vấn đề, họ sẽ trả lại đúng phòng cho khách Trong trường hợp quần áo bị hư hỏng, nhân viên sẽ xem lại phiếu nhận để xác định tình trạng trước khi giặt, sau đó sẽ giải thích, xin lỗi khách và sẵn sàng bồi thường theo quy định của khách sạn.
Bước 7: Giao đồ đã giặt cho khách hàng, xác nhận số lượng và tình trạng trang phục Thu lại phiếu dịch vụ giặt là và yêu cầu khách ký nhận.
Phân tích và quản lý các bên liên quan
Các bên liên quan chính và mối quan tâm của họ
1 Khách hàng − Gọi điện yêu cầu giặt là trang phục hoặc yêu cầu giặt trang phục thông qua App của khách sạn
− Trưởng bộ phận lễ tân
− Trợ lý trưởng lễ tân
❖ Trưởng bộ phận lễ tân:
− Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận lễ tân khách sạn
− Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
− Điều phối mọi hoạt động của bộ phận lễ tân
− Giải quyết phàn nàn của khách và trường hợp khẩn cấp xảy ra trong khách sạn.
❖ Trợ lý trưởng lễ tân:
− Hỗ trợ công việc cho trưởng bộ phận lễ tân và thực hiện các nhiệm vụ được giao
❖ Nhân viên thu ngân (cashier)
− Chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách
− Lưu thông tin về khách lưu trú
− Báo cáo và nộp tiền đã thu.
❖ Nhân viên tổng đài (operation):
− Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến khách sạn
− Ghi chép lại các cuộc gọi yêu cầu từ khách hàng.
− Vệ sinh phòng sạch sẽ, ngăn nắp theo tiêu chuẩn của khách sạn
− Điều phối thực hiện các yêu cầu của khách hàng.
3 Bộ phận thu gom − Chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vải, dụng cụ phòng lên các kho
− Vận chuyển nệm, mền, gối đến các phòng
− Thu gom quần áo bẩn của khách theo yêu cầu.
− Kiểm tra tình trạng, số lượng trang phục khi nhận đồ từ khách
− Hỏi khách về thời gian thực hiện nhiệm vụ, hình thức giặt, sau đó ghi vào phiếu giặt (có thể ghi thành nhiều 2, 3 liên phiếu)
− Vận chuyển trang phục được yêu cầu giặt đến bộ phận giặt là
− Chuyển 1 liên phiếu giặt cho bộ phận giặt là
− Kiểm tra tình trạng, số lượng trang phục khi nhận trang phục
− Vận chuyển trang phục đã giặt từ bộ phận giặt là đến phòng của khách, xác nhận với khách về số lượng và tình trạng trang phục
− Thu lại phiếu dịch vụ giặt là và yêu cầu khách ký nhận
− Quản lý bộ phận giặt là
❖ Quản lý bộ phận giặt là:
− Điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động trong bộ phận giặt là của khách sạn
− Hướng dẫn cho nhân viên về quy trình giặt, cơ chế hoạt động của máy móc trang thiết bị
− Tiếp nhận đồ cần giặt từ bộ phận thu gom
− Nhận 1 liên phiếu giặt từ bộ phận thu gom
− Kiểm tra tình trạng, số lượng trang phục khách trước khi giặt là
− Sấy khô, là, gấp trang phục theo theo kích thước tiêu chuẩn của khách sạn
Giám đốc khách sạn là người điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của khách sạn, đảm bảo các bộ phận hoạt động hiệu quả Họ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng và tối đa hóa doanh thu, lợi nhuận cho khách sạn.
- Xây dựng chiến lược đầu tư kinh doanh nhằm mang lại lợi nhuận cho khách sạn.
6 Nhà tài trợ - Tính khả thi của dự án
- Triển vọng tương lai của dự án
- Tiến độ thực hiện dự án
Đánh giá hệ thống quy trình hiện tại & đề xuất giải pháp
1.3.1 Quy trình hệ thống hiện tại
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’ – BPMN
Hình1-Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here -2 BPMN của quy trình cung cấp dịch vụ giặt là
1.3.2 Những khó khăn của hệ thống hiện tại và giải pháp
Danh sách các vấn đề có thể minh họa kèm với Fishbone Diagrams
T Vấn đề Mô tả Nguyên nhân Giải pháp
Yêu cầu của khách hàng thường mất nhiều thời gian để được xác nhận vì quy trình ghi nhận và chuyển yêu cầu sang bộ phận thu gom vẫn diễn ra theo cách thủ công và sử dụng giấy tờ Trong các thời điểm cao điểm, nhân viên lễ tân có thể không tiếp nhận được tất cả các cuộc gọi yêu cầu giặt là do lượng cuộc gọi đến quá lớn.
Sự kiện bắt đầu: khách hàng chủ động liên lạc với bộ phận Lễ tân- buồng phòng khi có nhu cầu giặt là.
Input: thông tin khách hàng (tên, số phòng); yêu cầu giặt là.
Output: tệp yêu cầu khách hàng
Sau khi nhận yêu cầu giặt là từ khách hàng, bộ phận Lễ tân-Buồng phòng cần ghi chép lại thông tin vào file yêu cầu Tiếp theo, họ sẽ gọi điện thông báo cho bộ phận Thu gom về yêu cầu của khách và số phòng Tuy nhiên, việc thông báo qua điện thoại có thể dẫn đến thông tin không đồng nhất và dễ gây thất lạc.
Các hành động diễn ra đơn lẻ làm hao tổn nguồn lực.
Trong thời gian cao điểm, các cuộc gọi có thể bị nghẽn, dẫn đến việc tiếp nhận và thực hiện yêu cầu của khách hàng bị trì trệ.
Cần phát triển một hệ thống đặt yêu cầu giặt là trực tuyến qua ứng dụng trên điện thoại hoặc thiết bị điện tử cố định trong phòng Khách hàng có thể chọn hình thức giặt và phương thức thanh toán dễ dàng Mỗi khách khi check-in sẽ nhận được mã ID tương ứng với số phòng, giúp họ thao tác yêu cầu một cách thuận tiện qua ứng dụng.
ID đã được cập nhật sẵn trong thiết bị gắn tại phòng (ID trên app và ID trong thiết bị gắn tại phòng là một)
Sau khi yêu cầu được đặt thành công, hệ thống sẽ cập nhật thông tin theo thời gian thực đến bộ phận Lễ tân-buồng phòng và bộ phận Thu gom Điều này không chỉ giúp khách sạn giảm thiểu trì trệ trong thời gian cao điểm mà còn loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng liên giặt là, vì tất cả thông tin liên quan đến yêu cầu của khách đều được lưu trữ trong hệ thống Nhờ đó, quy trình tiếp nhận yêu cầu giặt là diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm nguồn lực.
2 Khách hàng mất nhiều thời gian và cảm thấy khá phiền khi phải chờ đợi gặp nhân viên thu
Sự kiện bắt đầu: nhân viên thu gom nhận thông tin số phòng từ bộ phận Lễ tân- Buồng phòng và nhanh
Thời gian từ khi khách hàng ghi nhận yêu cầu giặt là cho đến khi nhân viên thu gom đến phòng để lấy đồ thường không được ước lượng chính xác.
Cần thiết lập một hệ thống theo dõi quy trình giặt là từ khi khách hàng đặt yêu cầu cho đến khi xác nhận nhận lại trang phục Trong quá trình thực hiện, thường xảy ra sự cố tạm hoãn do thiếu thời gian giữa nhân viên thu gom và khách hàng Hệ thống này sẽ giúp cải thiện sự liên lạc và giảm thiểu sự chậm trễ trong việc trả đồ đã giặt cho khách hàng.
Input: yêu cầu và thông tin số phòng khách hàng
Trang phục của khách hàng không thể cung cấp thông tin chính xác về thời gian gặp mặt Điều này gây khó khăn cho việc gặp gỡ giữa nhân viên thu gom và khách hàng, khi đôi khi khách hàng không có mặt trong phòng hoặc đang nghỉ ngơi khi nhân viên gõ cửa.
Nhân viên thu gom cần đến phòng nhiều lần để trả trang phục cho khách, và nếu không gặp được khách, điều này sẽ gây phiền toái Hành động này có thể khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng, từ đó ảnh hưởng đến đánh giá về chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Tiếp tân, buồng phòng và nhân viên thu gom cần cập nhật tiến độ quy trình vào hệ thống ngay khi hoàn thành nhiệm vụ Việc đồng bộ hóa tiến độ trên ứng dụng của khách hàng hoặc thiết bị cố định trong phòng giúp khách hàng dễ dàng theo dõi và kiểm tra yêu cầu của mình Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách hàng mà còn cải thiện sự giao tiếp giữa khách hàng và nhân viên thu gom.
3 Khách hàng thường xuyên phản ánh về vấn đề hư hỏng trang phục sau khi sử dụng dịch vụ giặt là của khách sạn
Do nhân viên của bộ phận Giặt là gặp khó khăn trong quá trình phân loại trang phục.
Sự kiện bắt đầu: nhân viên giặt là phân loại trang phục, giặt, sấy khô và là, xếp
Input: trang phục của khách nhận từ nhân viên thu gom
Output: quần áo của khách đã giặt xong
Quy trình phân loại quần áo tại khách sạn hiện nay chủ yếu diễn ra theo cách thủ công, dựa vào kinh nghiệm của nhân viên Trong thời gian cao điểm, khi số lượng quần áo quá tải, nhân viên dễ bị nhầm lẫn trong việc phân loại Sự phân loại không chính xác có thể dẫn đến hư hỏng quần áo, như nhiễm màu, tổn hại sợi vải và ảnh hưởng đến form dáng của sản phẩm.
Hệ thống giặt là cần được phát triển để tự động đề xuất phương pháp giặt phù hợp cho từng loại quần áo Nhân viên chỉ cần nhập thông tin về loại trang phục như quần jean, sơ mi, áo khoác, cùng với chất liệu như kaki, cotton, nỉ, len và màu sắc của trang phục (tối hoặc sáng) vào hệ thống.
Hệ thống sẽ tự động phân loại/ đề xuất phương pháp giặt đúng nhất cho trang phục đang cần giặt
đồ trắng→ giặt bằng nước nóng khoảng 50 độ
quần áo màu sáng: nhiệt độ tối ưu là 35 độ
Quần áo tối màu nên được giặt ở nhiệt độ tối ưu là 25 độ C Hệ thống tự động và chính xác sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong quy trình giặt, đồng thời giảm thiểu rủi ro hư hỏng quần áo của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Vấn đề 1: Việc tiếp nhận yêu cầu của khách hàng còn rườm rà, gây chậm trễ
Hình 1-Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-3 Fishbone vấn đề 1
Vấn đề 2 : Khách mất nhiều thời gian, thấy phiền khi phải chờ đợi nhân viên thu gom lấy và trả trang phục
Hình 1-Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-4 Fishbone vấn đề 2
Vấn đề 3: Khách thường xuyên phản ánh về việc hư hỏng trang phục sau khi sử dụng dịch vụ giặt là
Hình1-Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-5 Fishbone vấn đề 3
Mô hình tiến trình (Process models)
Mô tả Quy trình nghiệp vụ (bằng lời) của hệ thống mới
Hệ thống cho phép đặt/ gửi yêu cầu online:
Vấn đề Mô tả quy trình Nguyên nhân
Khi chưa có hệ thống
- Khi có yêu cầu liên quan đến giặt là → khách hàng gọi cho Bộ phận
Lễ tân-Buồng phòng thông báo về yêu cầu của mình
- Bộ phận lễ tân - buồng phòng tiếp nhận cuộc gọi và ghi nhận thông Vấn Đề Thường Gặp: cũng như nội dung yêu cầu của khách hàng
-Gọi điện thoại cho bộ phận thu gom để thông báo về yêu cầu này, đồng thời cung cấp thông tin khách hàng cho bộ phận Thu gom.
Bộ phận thu gom thông tin khách hàng hoạt động nhanh chóng để phục vụ khách tại phòng của họ, đặc biệt trong thời gian cao điểm khi lượng cuộc gọi tăng cao.
Quá trình nhận yêu cầu từ khách hàng hiện tại còn phức tạp và nhiều bước Khách hàng có thể dễ dàng đăng nhập vào ứng dụng trên điện thoại hoặc thiết bị điện tử cố định đã đăng nhập sẵn trong phòng để gửi yêu cầu giặt ủi Họ chỉ cần chọn hình thức giặt, loại dịch vụ (ngày hôm sau, trong ngày, dịch vụ nhanh) và phương thức thanh toán, sau đó bấm xác nhận để hoàn tất yêu cầu.
-Yêu cầu được cập nhật realtime lên hệ thống Điều sẽ giúp Bộ phận
Lễ tân và buồng phòng tự động cập nhật và lưu trữ yêu cầu của khách vào nhật ký khách hàng, giúp quản lý thông tin hiệu quả Bộ phận thu gom cũng có khả năng truy cập thông tin này ngay lập tức thông qua máy tính kết nối với hệ thống của họ.
-Bộ phận thu gom check thông tin và đến phòng của khách ngay khi nhìn thấy thông tin hiển thị trên máy tính.
Mọi yêu cầu được hệ thống cập nhật realtime
Hình Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-6 Giao diện đặt hàng online
Hệ thốngtheo dõi tiến độ quy trình:
Vấn đề Mô tả quy trình Nguyên nhân
Khi chưa có hệ thống -Nhân viên thu gom nhận yêu cầu và thông tin khách hàng từ bộ phận
Lễ tân-Buồng phòng, sau đó nhanh chóng đến phòng của khách để thu gom đồ.
-Nhân viên thu gom nhận lại trang
Những vấn đề thường gặp:
Nhân viên thu gom không gặp được khách hàng khi lấy đồ và trả đồ cho
Kiểm tra số lượng và tình trạng trang phục trước khi trả lại cho khách hàng không có trong phòng Khách hàng có thể theo dõi tiến độ yêu cầu giặt là qua hệ thống, từ khi "nhân viên thu gom đã nhận được yêu cầu" cho đến các bước tiếp theo như "đã lấy đồ từ khách" và "nhân viên thu gom đã gửi hàng cho bộ phận giặt là".
Hệ thống này cho phép khách hàng theo dõi thời gian dự kiến của nhân viên thu gom khi đến phòng để lấy đồ, cũng như khi quy trình gần kết thúc và nhân viên sắp quay lại để trả trang phục Điều này không chỉ tạo sự thuận tiện cho khách hàng mà còn giúp nhân viên khách sạn phục vụ hiệu quả hơn.
Khách hàng cảm thấy hài lòng với dịch vụ
Hình 1-Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-7 Giao diện theo dõi tiến độ quy trình 1
Hình Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-8 Giao diện theo dõi tiến độ quy trình 2
Hình 1-Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-9 Giao diện theo dõi quy trình 3
Các sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘To Be’ (BPMN)
Hình 1- Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-10 BPMN của quy trình cung cấp dịch vụ giặt là mới
Mô hình chức năng (Function Models)
Sơ đồ Use Case Tổng quát
Hình 1 - Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-11 Use Case tổng quát
Đặc tả Use Case (Chọn ít nhất 2 UC để đặc tả)
Hình Error! Use the Home tab to apply 0 to the text that you want to appear here.-12 Use Case 1
Name Hệ thống đặt yêu cầu giặt là online
Người dùng mong muốn đăng nhập vào hệ thống để sử dụng dịch vụ, bao gồm việc đặt yêu cầu giặt là trực tuyến và quản lý các yêu cầu đó một cách hiệu quả.
Bộ phận lễ tân – buồng phòng
Người dùng có thể truy cập tính năng hệ thống để đăng nhập vào tài khoản của mình bằng cách nhập thông tin đã được cung cấp trong quá trình check-in.
1 Hệ thống xác thực người dùng đăng nhập thành công và cho phép truy cập vào hệ thống
2 Hệ thống ghi nhận hoạt động đăng nhập thành công
3 Khách hàng điền thông tin cần thiết và nhấn chọn gửi yêu cầu giặt là
4 Bộ phận lễ tân – buồng phòng nhận thấy yêu cầu và quản lý yêu cầu từ khách hàng
5 Bộ phận thu gom tiếp nhận yêu cầu và thực hiện công việc
Khách hàng gửi yêu cầu không thành công
Người dùng có thể gặp phải tình huống yêu cầu không thành công do nhiều nguyên nhân khác nhau Trong trường hợp này, khách hàng nên gọi ngay cho bộ phận lễ tân để được hỗ trợ và khắc phục sự cố hệ thống kịp thời.
Thiết bị của người dùng đã được kết nối internet.
Gửi yêu cầu thành công Dữ liệu về thông tin khách hàng và yêu cầu giặt là được ghi nhận và lưu trữ vào hệ thống.
Hệ thống chuyển sang Quy trình theo dõi quy trình giặt là.
Gửi yêu cầu không thành công
Người dùng đã hủy nhập dữ liệu, sẽ không có dữ liệu nào được lưu trữ.
Mật khẩu người dùng tối thiểu phải có 6 ký tự bao gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt
Name Theo dõi quy trình giặt là
Brief Description Là một hệ thống cho phép người sử dụng cập nhật thông tin và theo dõi tiến trình giặt là
Actor(s) Nhân viên thu gom
Nhân viên lễ tân có thể trực tiếp gọi điện cho nhân viên thu gom khi có yêu cầu giặt là, thay vì sử dụng hệ thống thông báo Tương tự, nhân viên giặt là cũng thông báo cho bên thu gom qua điện thoại khi đã hoàn tất quá trình giặt.
1 Người dùng truy cập vào hệ thống
2 Người dùng chọn phương thức đăng nhập bằng tài khoản
3 Người dùng nhập tài khoản và chọn lệnh đăng nhập
4 Hệ thống xác thực người dùng đăng nhập thành công và cho phép truy cập vào hệ thống
5 Hệ thống ghi nhận hoạt động đăng nhập thành công
6 Nhân viên lễ tân gửi thông báo khi có yêu cầu giặt trang phục
7 Nhân viên thu gom nhận thông báo
8 Nhân viên thu gom chọn mục khách hàng, nhập các thông tin về yêu cầu của khách, tình trạng trang phục
9 Nhân viên thu gom cập nhật tình trạng giao khi giao trang phục
10 Nhân viên giặt là xem thông tin về yêu cầu
11 Nhân viên giặt là chọn ô tình trạng trong mục khách hàng, nhập tình trạng trang phục
12 Nhân viên giặt là cập nhật tình trạng khi giặt xong
13 Nhân viên giặt là gửi thông báo bên thu gom khi hoàn thành
14 Nhân viên thu gom cập nhật tình trạng giao khi giao trang phục xong
15 Khách hàng xem tiến trình giặt là thông qua app của khách sạn
Nhân viên lễ tân có thể liên hệ với nhân viên thu gom qua điện thoại hoặc thông báo trên hệ thống khi có yêu cầu giặt là Tương tự, nhân viên giặt là cũng sẽ gọi điện hoặc thông báo trên hệ thống khi đã hoàn thành việc giặt.
Người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống
Thiết bị của người dùng đã được kết nối internet.
Cập nhật thông tin yêu cầu của khách hàng bao gồm tên khách, số phòng, loại trang phục, số lượng, tình trạng trang phục, hình thức giặt, thời gian nhận và thời gian giao Tất cả thông tin này được ghi nhận và lưu trữ một cách cẩn thận để đảm bảo phục vụ khách hàng tốt nhất.
Lưu trữ thông tin không thành công
Người dùng đã hủy nhập dữ liệu, sẽ không có dữ liệu nào được cập nhập
Mật khẩu người dùng tối thiểu phải có 6 ký tự bao gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt