Trong bối cảnh đất nước ta đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế quốc tế, các giao dịch dân sự và quan hệ trên các lĩnh vực tư pháp và bổ trợ tư pháp đang ngày càng đa dạng và phức tạp. Công chứng là loại hình dịch vụ pháp lý quan trọng và cần thiết góp phần đảm bảo cho các mối quan hệ đó được phát triển bền vững, ổn định, đúng pháp luật. Khi trình độ dân trí ngày càng nâng cao cùng với sự phát triển của đội ngũ tư vấn luật … thì những người thừa kế dần dần nhận thấy được tầm quan trọng và những ưu điểm của việc công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế. Việc công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế là loại việc khá phức tạp và mất nhiều thời gian cũng như hồ sơ công chứng tương đối nhiều. Chính vì vậy, để tìm hiểu sâu hơn về thủ tục cũng như hồ sơ liên quan đến di sản thừa kế, tôi quyết định chọn đề tài: “Thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế” làm đề tài tiểu luận kết thúc học phần Công chứng, chứng thực.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨNG VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN THỪA KẾ
Một số quan niệm cơ bản về thừa kế
Theo Điều 613 Bộ luật Dân sự 2015 “Di sản bao gồm tài sản riêng của người chết, phần tài sản của người chết trong tài sản chung với người khác”
Khái niệm di sản chỉ được hình thành sau khi chủ sở hữu tài sản cá nhân qua đời, và người thừa kế có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ tài sản theo quy định tại Điều 615 Bộ luật Dân sự 2015.
Những người thừa kế có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ tài sản trong phạm vi di sản mà người đã khuất để lại, trừ khi có thỏa thuận khác.
2 Trường hợp di sản chưa được chia thì nghĩa vụ tài sản do người chết để lại được người quản lý di sản thực hiện theo thỏa thuận của những người thừa kế trong phạm vi di sản do người chết để lại.
3 Trường hợp di sản đã được chia thì mỗi người thừa kế thực hiện nghĩa vụ tài sản do người chết để lại tương ứng nhưng không vượt quá phần tài sản mà mình đã nhận, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
4 Trường hợp người thừa kế không phải là cá nhân hưởng di sản theo di chúc thì cũng phải thực hiện nghĩa vụ tài sản do người chết để lại như người thừa kế là cá nhân”.
Cùng với quy định thực hiện nghĩa vụ tà sản do người chết để lại tại Điều 658
Bộ luật Dân sự 2015 cũng có quy định về thứ tự ưu tiên thanh toán, cụ thể:
“Các nghĩa vụ tài sản và các khoản chi phí liên quan đến thừa kế được thanh toán theo thứ tự sau đây:
1 Chi phí hợp lý theo tập quán cho việc mai táng.
2 Tiền cấp dưỡng còn thiếu.
3 Chi phí cho việc bảo quản di sản.
4 Tiền trợ cấp cho người sống nương nhờ.
6 Tiền bồi thường thiệt hại.
7 Thuế và các khoản phải nộp khác vào ngân sách nhà nước.
8 Các khoản nợ khác đối với cá nhân, pháp nhân.
1.1.2 Người để lại di sản
Theo Điều 609 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân có quyền lập di chúc để quyết định tài sản của mình và để lại tài sản cho người thừa kế theo pháp luật Người thừa kế không phải là cá nhân cũng có quyền hưởng di sản theo di chúc hoặc theo quy định của pháp luật Điều 610 quy định về quyền bình đẳng trong thừa kế của cá nhân, nhấn mạnh rằng mọi cá nhân đều có quyền như nhau trong việc hưởng di sản.
“Mọi cá nhân đều bình đẳng về quyền để lại tài sản của mình cho người khác và quyền hưởng di sản theo di chúc hoặc theo pháp luật”.
“Người để lại di sản” là cá nhân chuyển giao toàn bộ tài sản và quyền sở hữu của mình cho những người thừa kế, theo di chúc hoặc quy định pháp luật, sau khi qua đời.
Người thừa kế bao gồm "hàng thừa kế" và "diện thừa kế", và khi giải quyết yêu cầu công chứng liên quan đến thừa kế, công chứng viên thường làm việc với những người thừa kế Theo quy định pháp luật, những người hưởng di sản thừa kế được phân loại thành ba hàng khác nhau.
Theo quy định pháp luật, những người thừa kế được chia thành ba hàng: Hàng thừa kế thứ nhất bao gồm vợ, chồng, cha mẹ và con cái, cả đẻ và nuôi; Hàng thừa kế thứ hai gồm ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột và cháu ruột trong trường hợp người chết là ông bà; Hàng thừa kế thứ ba bao gồm cụ nội, cụ ngoại, các bác, chú, cậu, cô, dì ruột và cháu, chắt ruột trong những trường hợp tương ứng.
2 Những người thừa kế cùng hàng được hưởng phần di sản bằng nhau.
3 Những người ở hàng thừa kế sau chỉ được hưởng thừa kế, nếu không còn ai ở hàng thừa kế trước do đã chết, không có quyền hưởng di sản, bị truất quyền hưởng di sản hoặc từ chối nhận di sản” (Điều 651, Bộ luật Dân sự 2015).
Người thừa kế là cá nhân phải còn sống tại thời điểm mở thừa kế hoặc được sinh ra và còn sống sau thời điểm này, với điều kiện đã thành thai trước khi người để lại di sản qua đời Nếu người thừa kế theo di chúc không phải là cá nhân, thì phải tồn tại vào thời điểm mở thừa kế.
Pháp luật dân sự Việt Nam hiện nay chỉ cho phép cá nhân và tổ chức trở thành người thừa kế, trong khi có bốn nhóm chủ thể tham gia giao dịch dân sự Cụ thể, chỉ có cá nhân được hưởng thừa kế theo pháp luật và theo di chúc, trong khi tổ chức chỉ có thể thừa kế thông qua di chúc Điều này xuất phát từ những vướng mắc pháp lý mà tổ chức gặp phải khi bị chia tách hoặc sát nhập Do đó, khi tiếp nhận yêu cầu công chứng liên quan đến thừa kế, công chứng viên cần nắm rõ quy định và xác định chính xác người thừa kế.
Khái quát chung về việc Công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế
Công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản là một nhu cầu thiết yếu, được quy định rõ ràng tại Điều 57 của Luật Công chứng 2014.
Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc, trong trường hợp di chúc không chỉ rõ phần di sản của từng người, có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
Trong thỏa thuận phân chia di sản, người thừa kế có quyền tặng toàn bộ hoặc một phần di sản mà họ nhận được cho những người thừa kế khác.
2 Trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.
Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, hồ sơ yêu cầu công chứng cần có giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người để lại di sản và người thừa kế Đối với thừa kế theo di chúc, hồ sơ yêu cầu công chứng phải bao gồm bản sao di chúc.
3 Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
Tổ chức hành nghề công chứng cần niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi tiến hành công chứng.
4 Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.”
Công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế là quá trình ghi nhận nội dung thoả thuận giữa những người thừa kế về việc phân chia di sản của người đã mất Việc này không chỉ đảm bảo tính chính xác về di sản nhân thân của người đã chết và những người thừa kế mà còn mang lại ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan Do đó, việc công chứng cần được thực hiện một cách cẩn trọng, tỉ mỉ và chính xác, tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
Thẩm quyền công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế
Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực.
Công chứng viên tại tổ chức công chứng có trách nhiệm chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, trong khi Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực bản sao giấy tờ gốc và chữ ký Đặc biệt, đối với Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Khoản 4 Điều 57 của Luật Công chứng đã quy định rõ về quy trình và yêu cầu liên quan.
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký chuyển quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản cho người thừa hưởng di sản.
Mặt khác, theo quy định tại khoản 1 Điều 47 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Đối với các huyện và xã đã chuyển giao việc chứng thực hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng, các hợp đồng trước đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã vẫn có thể thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, hoặc sửa lỗi sai sót tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã nơi đã chứng thực trước đây.
Căn cứ vào các quy định trên, có thể chia làm 2 trường hợp như sau:
Nếu địa phương đã có tổ chức công chứng và việc công chứng các hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo Luật Công chứng, thì Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế cần phải được công chứng tại tổ chức công chứng.
Nếu địa phương chưa có tổ chức công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có quyền chứng thực Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế Người thực hiện chứng thực phải được Ủy ban nhân dân cấp xã giao nhiệm vụ và phải tuân thủ quy định của
Các trường hợp thực hiện việc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế
Việc thoả thuận phân chia di sản thừa kế được thực hiện khi những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận, đặc biệt trong trường hợp di chúc không xác định rõ phần di sản của từng người Theo khoản 1 Điều 57 Bộ luật Dân sự 2015, điều này cho phép những người thừa kế có quyền yêu cầu công chứng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình trong việc phân chia di sản thừa kế.
Ý nghĩa của việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế
Để đăng ký chuyển nhượng quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản cho người thừa kế, cần có Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được công chứng Theo Luật công chứng, tại khoản 1 Điều 49, những người thừa kế có quyền yêu cầu công chứng văn bản này nếu di chúc không xác định rõ phần di sản của từng người Trong văn bản thỏa thuận, người thừa kế có thể tặng toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác.
Công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia di sản là bước quan trọng trong việc phân chia di sản, đặc biệt là quyền sử dụng đất hoặc tài sản cần đăng ký quyền sở hữu theo quy định pháp luật Văn bản này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn là căn cứ để chuyển nhượng quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản cho những người thừa kế.
THỦ TỤC CÔNG CHỨNG VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN
Các quy định pháp luật hiện hành về công chứng văn bản thỏa thuận phân
- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Thông tư số 257/2016/TT-BTC, ban hành ngày 11/11/2016 bởi Bộ Tài chính, quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng các loại phí liên quan đến công chứng, bao gồm phí công chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng, cùng lệ phí cấp thẻ công chứng viên.
Thông tư số 111/2017/TT-BTC, ban hành ngày 20 tháng 10 năm 2017 bởi Bộ Tài chính, đã sửa đổi và bổ sung một số điều của Thông tư số 257/2016/TT-BTC, quy định về mức thu và chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng các loại phí liên quan đến công chứng Các loại phí này bao gồm phí công chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng, cùng với lệ phí cấp thẻ công chứng viên.
Thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành
Người yêu cầu công chứng cần hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Khi hồ sơ được tiếp nhận qua bộ phận tiếp nhận, bộ phận này sẽ chuyển hồ sơ cho Công chứng viên để kiểm tra các giấy tờ trong yêu cầu công chứng.
- Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;
Khi hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, công chứng viên sẽ lập phiếu hướng dẫn để yêu cầu bổ sung Phiếu hướng dẫn này sẽ chỉ rõ các giấy tờ cần bổ sung, cùng với ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên của công chứng viên tiếp nhận hồ sơ.
Khi hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết, Công chứng viên sẽ giải thích lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếu người yêu cầu công chứng có đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên sẽ báo cáo Trưởng phòng hoặc Trưởng Văn phòng để xin ý kiến và soạn thảo văn bản từ chối.
Bước 3: Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện thủ tục niêm yết việc thụ lý văn bản thỏa thuận phân chia di sản
Tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trong vòng 15 ngày Việc niêm yết diễn ra tại trụ sở của UBND cấp xã nơi người để lại di sản có nơi thường trú cuối cùng Nếu không xác định được nơi thường trú cuối cùng, niêm yết sẽ được thực hiện tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.
Trong trường hợp di sản bao gồm cả bất động sản và động sản, hoặc chỉ bao gồm bất động sản, việc niêm yết sẽ được thực hiện tại các địa điểm đã nêu và tại Ủy ban Nhân dân cấp xã nơi có bất động sản.
Trong trường hợp di sản chỉ bao gồm động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản không thuộc cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban Nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.
- UBND cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết.
Hồ sơ niêm yết di sản bao gồm những tài liệu quan trọng như bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người hưởng di sản, bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, và giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người để lại di sản và người thừa kế Ngoài ra, cần có bản sao giấy tờ về di sản, Văn bản từ chối nhận di sản nếu có người từ chối, bản sao di chúc nếu có, cùng với các giấy tờ, văn bản khác tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể.
Sau khi hết thời hạn niêm yết, CCV phải phối hợp với UBND cấp xã nơi niêm yết tiền hành việc kết thúc niêm yết.
Trong quá trình niêm yết hoặc sau khi hoàn tất niêm yết, thư ký nghiệp vụ sẽ chuẩn bị Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế Sau đó, Văn bản này sẽ được gửi cho CCV để kiểm tra và phê duyệt nội dung.
- Sau khi CCV duyệt hồ sơ, thư ký nghiêp vụ chuyển cho những người yêu cầu công chứng đọc và kiểm tra nội dung
Khi người yêu cầu công chứng cần sửa đổi hoặc bổ sung, CCV sẽ xem xét và yêu cầu Thư ký nghiệp vụ hướng dẫn khách hàng thực hiện các thay đổi này ngay trong ngày hoặc hẹn lịch lại.
Khi người yêu cầu công chứng đồng ý với toàn bộ nội dung trong dự thảo văn bản, thư ký nghiệp vụ sẽ hướng dẫn họ ký vào từng trang của văn bản đó.
+ Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa, bổ sung hồ sơ thì CCV có quyền từ chối công chứng;
CCV sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ, bao gồm chữ ký, chữ viết và nhận diện con người Người yêu cầu công chứng cần xuất trình bản chính để đối chiếu Chỉ khi mọi thông tin được xác minh đúng, Văn bản mới được công chứng.
- Cuối cùng, trả hồ sơ công chứng đồng thời lưu hồ sơ vào kho lưu trữ của Văn phòng.
Khi người yêu cầu công chứng đã soạn thảo sẵn văn bản, CCV có trách nhiệm kiểm tra dự thảo Nếu phát hiện điều khoản vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, CCV phải chỉ rõ để người yêu cầu sửa chữa Nếu người yêu cầu không chịu sửa đổi, CCV có quyền từ chối yêu cầu công chứng.
Bước 4: Soạn thảo và ký văn bản
Khi văn bản đã được soạn thảo sẵn bởi người yêu cầu công chứng, công chứng viên sẽ tiến hành kiểm tra dự thảo Nếu phát hiện điều khoản vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, công chứng viên phải thông báo rõ ràng để người yêu cầu sửa đổi Nếu người yêu cầu không thực hiện việc sửa chữa, công chứng viên có quyền từ chối việc công chứng.
Trong trường hợp văn bản được soạn thảo bởi Công chứng viên theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, nếu nội dung và ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật và không trái đạo đức xã hội, Công chứng viên sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng hoặc giao dịch đó.
THỰC TRẠNG CỦA VIỆC THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN THỪA KẾ - ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
Thực trạng của việc thực hiện công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế
Việc niêm yết văn bản khai nhận di sản thừa kế hoặc thỏa thuận phân chia di sản là một thủ tục quan trọng trong quá trình phân chia di sản thừa kế theo pháp luật Người thừa kế phải thực hiện khai nhận di sản khi chỉ có một người thừa kế hoặc khi nhiều người thừa kế đồng ý không phân chia di sản Trong trường hợp các người thừa kế thỏa thuận với nhau về việc phân chia, họ cần lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.
Văn bản khai nhận di sản thừa kế hoặc thỏa thuận phân chia di sản cần được công chứng bởi tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND xã, phường Đối với di sản là động sản, công chứng có thể thực hiện tại bất kỳ UBND xã, phường nào Trong khi đó, đối với di sản là bất động sản, việc công chứng phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND xã, phường thuộc tỉnh, thành phố nơi có tài sản.
Trước khi tiến hành công chứng văn bản khai nhận di sản, tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết việc thụ lý trong vòng 15 ngày tại UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản hoặc nơi tạm trú cuối cùng nếu không xác định được nơi thường trú Đối với di sản bao gồm bất động sản, việc niêm yết cũng cần thực hiện tại UBND cấp xã nơi có bất động sản Điều này nhằm đảm bảo việc khai nhận thừa kế và thỏa thuận phân chia di sản diễn ra một cách minh bạch, không có tranh chấp hay khiếu nại liên quan đến việc bỏ sót người thừa kế hoặc di sản.
Việc niêm yết tại các UBND cấp xã hiện nay chủ yếu mang tính hình thức và không hiệu quả Điều này là do thông tin không được phổ biến rộng rãi và không có quy định rõ ràng về trách nhiệm của cán bộ địa chính trong việc xác minh tình trạng tài sản di sản có tranh chấp hay không Kết quả là, các cá nhân và tổ chức có liên quan đến tài sản không thể biết được về việc niêm yết này, dẫn đến khó khăn trong việc đưa ra ý kiến hoặc khiếu nại để bảo vệ quyền lợi của mình.
Thứ hai, Tình trạng bỏ sót người hưởng di sản thừa kế
Khi công dân yêu cầu công chứng thủ tục phân chia di sản thừa kế, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đúng theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Việc chứng thực chữ ký của người có lý lịch tự thuật có thể gặp rủi ro nếu người đó không trung thực trong khai báo Sau khi niêm yết thông báo, nếu không có khiếu nại hay tố cáo nào, Công chứng viên sẽ căn cứ vào thông tin thu thập được để giải quyết, tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến những hậu quả khó lường trong nhiều trường hợp.
Bà Lê Thị H, cư trú tại phường Đồng Phú, thành phố Đồng Hới, đã khai rằng chồng bà mất năm 2017 và bà có hai người con cùng với cha mẹ chồng đã qua đời Sau khi tiếp nhận hồ sơ và hoàn tất quy trình niêm yết mà không có khiếu nại nào, Công chứng viên đã ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế Theo đó, hai người con đồng ý tặng phần di sản của mình cho mẹ, bà H sẽ được toàn quyền sở hữu và quyết định về tài sản này.
Theo quy định tại Điều 95 Luật Đất đai 2013, người sử dụng đất phải thực hiện thủ tục đăng ký biến động trong vòng 30 ngày kể từ ngày có biến động, và trong trường hợp thừa kế, thời hạn này tính từ ngày phân chia quyền sử dụng đất Tuy nhiên, bà H đã không thực hiện thủ tục đăng ký thừa kế trong một năm, mà lại chuyển mục đích sử dụng đất và đã được chỉnh lý giấy chứng nhận Khi bà H muốn đăng ký biến động thừa kế, cơ quan tiếp nhận phát hiện bà có 4 người con, trong đó có 2 người chưa được kê khai, dẫn đến hồ sơ bị trả lại Bà H đã yêu cầu công chứng hủy bỏ văn bản thỏa thuận phân chia di sản, nhưng không thành công vì một trong hai người con đã qua đời Việc bỏ sót hàng thừa kế đã gây ra những hậu quả khó lường.
Thứ ba, khó khăn trong việc phối hợp với khách hàng khi làm hồ sơ tại các
Việc công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản thường xuyên gặp phải tình trạng cần nhiều giấy tờ và sự xác nhận của địa phương Để đảm bảo thủ tục thực hiện đúng quy định pháp luật, khách hàng cần xác nhận một số giấy tờ tại địa phương Quy trình công chứng đúng cách sẽ bảo vệ lợi ích cho cả văn phòng công chứng và khách hàng, đồng thời là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp phát sinh.
Một số khách hàng vẫn chưa hiểu rõ về quy trình công chứng, dẫn đến việc họ cho rằng văn phòng công chứng đang làm khó khăn bằng cách yêu cầu những giấy tờ không cần thiết Tuy nhiên, để hồ sơ được công chứng hợp lệ, cần phải có đầy đủ các giấy tờ và văn bản theo quy định của pháp luật.
Việc xác nhận giấy tờ cần thiết cho công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản đòi hỏi thời gian để xác minh và đo đạc, đặc biệt là với di sản liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền Nếu thông tin chưa chính xác, sẽ cần điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác Sự thiếu hiểu biết về quy trình này có thể khiến một số khách hàng cảm thấy khó chịu, dẫn đến việc cho rằng Văn phòng không làm hồ sơ của họ, từ đó ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa hai bên và làm giảm hiệu quả trong quá trình giải quyết hồ sơ.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện những quy định pháp luật về công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế
3.2.1 Cần rà soát những quy định pháp luật chưa rõ ràng về nội dung
Hiện nay, việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật gặp phải tình trạng không thống nhất giữa các luật có nội dung tương tự, gây khó khăn trong việc áp dụng thực tiễn Để khắc phục vấn đề này, Sở Tư pháp cần kiến nghị Bộ Tư pháp tiến hành rà soát các quy định pháp luật còn vướng mắc, nhằm đưa ra hướng dẫn giải quyết hoặc đề xuất Quốc Hội, Chính Phủ sửa đổi, bổ sung, từ đó hoàn thiện thể chế trong lĩnh vực công chứng, đặc biệt là công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.
Để đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất trong việc thực hiện công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, cần tạo ra một hành lang an toàn pháp lý cho người yêu cầu Điều này không chỉ giúp triển khai áp dụng pháp luật một cách đồng nhất mà còn hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng và giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất cho cá nhân và tổ chức.
3.2.2 Kiến nghị, đề xuất giải pháp cho các cơ quan có thẩm quyền để giải quyết một số vấn đề phát sinh
Sự phát triển không ngừng của xã hội yêu cầu điều chỉnh các quy định pháp luật để phù hợp với thực tiễn Tuy nhiên, sự khác biệt giữa quy định và thực tiễn gây khó khăn cho hoạt động công chứng, đặc biệt là trong việc công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế Quá trình xác nhận, đo đạc và điều chỉnh hồ sơ diễn ra chậm, trong khi đó, việc thoả thuận phân chia di sản thừa kế đối với tài sản đất hộ vẫn còn nhiều ý kiến trái chiều, gây khó khăn trong giải quyết hồ sơ Do đó, cần có những giải pháp phù hợp để khắc phục những hạn chế này.
Các tổ chức hành nghề công chứng cần tổng hợp những khó khăn, vướng mắc, đặc biệt liên quan đến di sản thuộc tài sản hộ gia đình, trong quá trình giải quyết hồ sơ Sau đó, họ nên lấy ý kiến từ các tổ chức khác để thống nhất kiến nghị và đề xuất hướng giải quyết cho các cơ quan có thẩm quyền Khi gặp bất kỳ vướng mắc nào, các tổ chức này cần báo cáo và kiến nghị ngay với cơ quan nhà nước để cùng tìm ra giải pháp hiệu quả nhằm khắc phục những khó khăn đó.
Các cơ quan có thẩm quyền cần tổ chức các cuộc họp định kỳ hai tháng một lần để thu thập ý kiến từ các Phòng công chứng và VPCC, nhằm trao đổi về những khó khăn trong việc giải quyết hồ sơ, đặc biệt là hồ sơ thừa kế đang gặp nhiều vướng mắc Qua đó, các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan nhà nước cần thống nhất đưa ra các phương án giải quyết phù hợp với quy định pháp luật, đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra một cách đồng bộ và tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh Đồng thời, trong nội bộ các cơ quan nhà nước cần có sự giám sát và phối hợp chặt chẽ để việc xác nhận, xác minh hồ sơ của người dân được thực hiện nhanh chóng, tránh những chậm trễ không cần thiết.
Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần lắng nghe ý kiến của nhân dân và các tổ chức hành nghề công chứng trước khi ban hành quy định mới Việc này giúp đánh giá hiệu quả thực tế của các quy định, tránh tình trạng thay đổi liên tục gây ảnh hưởng đến hoạt động công chứng và nhu cầu của người dân.
Các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phối hợp chặt chẽ trong hoạt động bổ trợ tư pháp, đặc biệt khi phát sinh vấn đề trong quá trình giải quyết hồ sơ, như thoả thuận phân chia di sản thừa kế Sự hỗ trợ lẫn nhau sẽ giúp hoạt động công chứng diễn ra hiệu quả, đáp ứng nhu cầu và lợi ích của người dân, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của hoạt động bổ trợ tư pháp.
3.2.3 Nâng cao năng lực, bồi dưỡng kiến thức cho công chức viên
Để phát triển đội ngũ công chứng viên chất lượng, cần tăng cường số lượng và chuyên môn, đồng thời nâng cao bản lĩnh chính trị và đạo đức nghề nghiệp Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội và hỗ trợ cải cách tư pháp cũng như hội nhập kinh tế quốc tế Việc tổ chức các lớp tập huấn và buổi nói chuyện chuyên đề cho công chứng viên là cần thiết, nơi mà các thành viên có thể chia sẻ ý kiến và nâng cao kiến thức, đồng thời giải quyết những vướng mắc trong công việc.
Tham gia thường xuyên vào các hoạt động này giúp công chúng viên mở rộng mối quan hệ và rèn luyện phẩm chất đạo đức, từ đó nâng cao kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và tư vấn Những kỹ năng này rất quan trọng trong việc hướng dẫn và trao đổi với khách hàng, tạo thuận lợi trong quá trình làm hồ sơ, đặc biệt là công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế, đồng thời giúp khách hàng hiểu rõ từng bước và quy trình làm hồ sơ.
Các VPCC cần tổ chức cuộc họp nội bộ hàng tháng để tổng kết, đánh giá hoạt động và khắc phục khó khăn trong quá trình làm hồ sơ Đội ngũ nhân viên nên tự giác nâng cao kỹ năng giao tiếp và tư vấn, tham gia các buổi tập huấn và trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp Đồng thời, nghiên cứu văn bản, quy định liên quan để cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng Ngoài ra, VPCC cũng cần tạo điều kiện vật chất và tinh thần cho nhân viên nhằm thúc đẩy sự phát triển của họ.