Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh đổi mới đất nước, các ngành và lĩnh vực hoạt động đã có những đóng góp quan trọng và không ngừng cải tiến để đạt được sự hoàn thiện Đặc biệt, trong những năm gần đây, công tác Văn phòng đã phát triển đa dạng và phong phú, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của xã hội.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo cơ quan điều hành công việc và hoạt động hiệu quả Nơi nào công tác văn phòng được chú trọng, nơi đó sự chỉ đạo và điều hành sẽ đạt hiệu quả cao Sự thành công trong lãnh đạo và điều hành cũng phụ thuộc vào kinh nghiệm và khả năng của văn phòng trong việc tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ Việc lãnh đạo nắm bắt tình hình và tổ chức thực hiện các chương trình công tác hiệu quả là nhờ vào sự xây dựng và phát triển của văn phòng.
Chủ tịch Hồ Chí Minh nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của công tác văn phòng trong việc giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình Nếu cán bộ văn phòng không nắm vững thông tin, lãnh đạo sẽ khó khăn trong việc giải quyết công việc đúng cách Do đó, tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và việc giữ bí mật là yếu tố cần thiết để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Tham mưu không chỉ đơn thuần là đề xuất chủ trương và giải pháp cho lãnh đạo, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành Văn phòng luôn nỗ lực thực hiện tốt chức năng tham mưu - tổng hợp, hỗ trợ lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam trong quyền quyết định và giám sát, từ đó giúp tổ chức và chỉ đạo các đơn vị thực hiện nhiệm vụ hiệu quả Với phương châm “Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng đã triển khai nhiều biện pháp đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác Tuy nhiên, trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp vẫn còn nhiều hạn chế cần được nghiên cứu và khắc phục kịp thời.
Dựa trên kiến thức và kinh nghiệm thực tế tại cơ quan, tôi đã chọn đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu-tổng hợp của Văn phòng Viện hàn lâm KHXH Việt Nam” Đề tài này mong muốn cung cấp cho độc giả, đặc biệt là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, những thông tin mới về một trong những chức năng cơ bản của nhà quản trị văn phòng, từ đó giúp họ áp dụng hiệu quả vào công việc tương lai.
Lịch sử nghiên cứu
Tham mưu và tổng hợp là những chủ đề được nhiều tác giả quan tâm và nghiên cứu Dưới đây là một số công trình nghiên cứu tiêu biểu trong lĩnh vực này.
- Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học(2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh
- Nguyễn Thành Độ(2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội
- Vũ Đình Quyền(2005), Quản trị hành chính văn phòng, tái bản lần thứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội
- Lưu Kiếm Thanh(2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội
- Lưu Đình Chúc(2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục Hà Nội
- Nguyễn Minh Phương(2009), Sổ tay công tác Văn phòng, NXB
Chính trị quốc gia, Hà Nội
- Vương Thị Kim Thanh(2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống kê, Hà Nội
Đề tài cũng đề cập đến các nghiên cứu liên quan đến công tác văn phòng tổng thể, đặc biệt là công tác tham mưu và tổng hợp thông tin.
Văn Tất Thu (2011) đã nghiên cứu về việc hoàn thiện công tác tham mưu và tổng hợp thông tin nhằm phục vụ cho sự chỉ đạo và điều hành của Bộ Nội vụ, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong bối cảnh hiện nay Nghiên cứu này được thực hiện tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải thiện quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Cao Thị Thanh Hải (2016) đã nghiên cứu về việc nâng cao chất lượng công tác tham mưu và tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương, nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động và quản lý trong các cơ quan nhà nước Nghiên cứu này được thực hiện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình tham mưu để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác lãnh đạo và chỉ đạo.
- Dương Thị Thu Hà(2016), Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Sở Tư pháp Hà Nội, Internet
Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về công tác tham mưu và tổng hợp, nhưng theo khảo sát của tôi, chưa có bất kỳ công trình nào tập trung vào công tác này tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
Mục tiêu và nội dung nghiên cứu
Mục tiêu của đề tài là phân tích thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam, chỉ ra những điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của những yếu kém hiện có Đồng thời, đề tài cũng đưa ra các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ cho sự lãnh đạo và chỉ đạo của ban lãnh đạo Viện trong các lĩnh vực công việc.
3.2 Nội dung nghiên cứu Đề tài tập trung vào 2 nội dung chính:
- Đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam
- Xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ Viện trong thời gian tới.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã áp dụng một số phương pháp nghiên cứu khoa học cơ bản, bao gồm thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp.
Phương pháp duy vật biện chứng là cách tiếp cận giúp xem xét, tính toán và đánh giá các vấn đề liên quan đến công tác tham mưu và tổng hợp của cơ quan một cách hợp lý, dựa trên quan điểm duy vật biện chứng.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu được áp dụng để phân tích hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết
Phương pháp phỏng vấn là một kỹ thuật quan trọng để thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác tham mưu và tổng hợp tại cơ quan Phương pháp này giúp bổ sung và làm rõ các thông tin, dữ liệu đã được thu thập trước đó, từ đó nâng cao chất lượng và độ chính xác của thông tin.
- Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội.
Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
Nghiên cứu này tập trung vào việc thu thập và phân tích số liệu, tài liệu từ Văn phòng Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong khoảng thời gian từ năm 2012 đến nay Phạm vi nghiên cứu sẽ giúp làm rõ những xu hướng và biến động trong lĩnh vực khoa học xã hội tại Việt Nam.
Ý nghĩa của đề tài
Đề tài này cung cấp luận cứ khoa học nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Bên cạnh đó, nó cũng đề xuất một số giải pháp khả thi có thể áp dụng cho cả Viện Hàn lâm và các cơ quan khác.
- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề
- Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng, cơ quan.
Giả thuyết nghiên cứu
Công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm hiện vẫn tồn tại một số hạn chế Việc khắc phục những vấn đề này một cách sớm sẽ không chỉ nâng cao chất lượng công tác tham mưu mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan.
Kết cấu của đề tài
Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác Tham mưu -Tổng hợp
Chương 2: Thực trạng Công tác Tham mưu-Tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Công tác Tham mưu-Tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG
Một số khái niệm
Ngày nay, hoạt động văn phòng đã trở thành một phần thiết yếu trong mọi bộ phận và phòng ban, không chỉ giới hạn ở phòng hành chính quản trị Mỗi cơ quan có các phòng ban khác nhau, và mỗi bộ phận đều thực hiện các nhiệm vụ hành chính cần thiết Hơn nữa, tất cả các cấp quản trị, ngoại trừ công nhân trực tiếp sản xuất, đều phải tham gia vào công tác này.
VP là một phần quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, yêu cầu lập kế hoạch chi tiết và phương thức thực hiện hợp lý để đạt kết quả tối ưu Mặc dù công tác VP có vẻ đơn giản, nhưng thiếu hiểu biết có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức VP có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau, nhưng hiện tại vẫn chưa có một khái niệm chung nhất về nó.
Tác giả Lê Tân, trong Từ điển Tiếng Việt: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn hành chính trong một cơ quan” [27;847]
Theo tác giả Hoàng Phê trong từ điển Tiếng Việt, "VP" được định nghĩa là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan.
Cũng trong Từ điển Tiếng Việt, tác giả Hoàng Phê có giải thích thêm,
Văn phòng không chỉ là một không gian làm việc mà còn đại diện cho một bộ phận trong tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công việc nội bộ và ngoại giao Trong lịch sử, từ thời Trung Cổ (1000-1300), văn phòng đã bắt đầu hình thành, trở thành nơi lưu giữ các thư từ và văn bản pháp luật quan trọng của triều đình Các chức danh như Chánh Văn phòng và Phó Văn phòng thường được gắn liền với các văn phòng trong các cơ quan, tổ chức và công ty.
Mặc dù các quan điểm đã nêu là chính xác, nhưng chúng chưa thể hiện đầy đủ về VP VP có thể được hiểu theo hai nghĩa cơ bản như sau:
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như một bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp hỗ trợ và tư vấn cho ban lãnh đạo của một cơ quan hay đơn vị trong việc điều hành.
VP được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, nơi diễn ra các hoạt động nội bộ và đối ngoại Đây là không gian làm việc của những người có chức vụ cao, như nghị sĩ, tổng thống và giám đốc.
Theo góc độ này, VP được tiếp cận từ 3 phương diện: Tổ chức, chức năng và tính chất:
Phương diện tổ chức: VP là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của cơ quan
Phương diện chức năng: VP có chức năng tham mưu, tổng hợp để phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo
Văn phòng tiến hành thu thập và cung cấp thông tin chủ yếu từ các văn bản để hỗ trợ hoạt động quản lý của lãnh đạo thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ.
Dựa vào chức năng, quy mô và tính chất của từng cơ quan, hoạt động của văn phòng (VP) sẽ khác nhau về mức độ và phạm vi Ở các cơ quan, tổ chức lớn, chức năng và nhiệm vụ của VP được nâng cao, trong khi đó, ở các cơ quan nhỏ, bộ máy VP thường được thiết kế gọn nhẹ và kiêm nhiệm thêm các chức năng khác như nhân sự và kế toán.
Văn phòng là bộ máy tổng hợp của cơ quan, đóng vai trò là đầu mối thông tin hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý và điều hành Đồng thời, văn phòng cũng đảm nhiệm chức năng hậu cần và cung cấp cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động chung của toàn bộ đơn vị.
Tham mưu là quá trình đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo và có cơ sở khoa học nhằm hỗ trợ thủ trưởng cơ quan trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn Các cá nhân tham mưu, trước đây được gọi là quân sư hay mưu sĩ, có vai trò quan trọng trong việc đề xuất các sáng kiến, phương án tối ưu và chiến lược hiệu quả, giúp đạt được kết quả cao nhất cho tổ chức.
Trong lĩnh vực quản trị, tham mưu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp ý kiến và đóng góp quyết định, giúp các nhà quản trị cấp cao đưa ra những quyết định chính xác và phù hợp nhất.
Có nhiều quan điểm cho rằng tham mưu và tư vấn là hai khái niệm đồng nhất, nhưng điều này không chính xác Theo Đại từ điển Tiếng Việt, tham mưu được định nghĩa là việc góp ý kiến nhằm hỗ trợ người chỉ huy trong việc tổ chức và thực hiện kế hoạch quân sự.
Tham mưu và tư vấn đều liên quan đến việc đưa ra ý kiến, nhưng chúng có sự khác biệt rõ rệt Tham mưu là việc góp ý kiến về các chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một cá nhân hoặc tổ chức, trong khi tư vấn chỉ đơn thuần là cung cấp ý kiến về những vấn đề được hỏi mà không có quyền quyết định Do đó, tham mưu có tính chất và mức độ quan trọng cao hơn so với tư vấn.
Tham mưu, xuất phát từ lĩnh vực quân sự, đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra mưu kế và sách lược cho lãnh đạo, giúp họ có thông tin để ra quyết định hiệu quả Hiện nay, tham mưu ngày càng được coi trọng trong đời sống xã hội, đặc biệt trong công tác văn phòng, nơi nó trở thành một chức năng thiết yếu hỗ trợ lãnh đạo tổ chức và nâng cao hiệu quả quản lý.
Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu đóng vai trò quan trọng trong lãnh đạo và quản lý các cơ quan hành chính nhà nước Như nhà nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã chỉ ra, có những tham mưu viên như Gia Cát Lượng, nhưng cũng có những người chỉ mang tính chất "Thầy dùi" Cuối cùng, quyết định vẫn thuộc về người lãnh đạo Việc có tham mưu là cần thiết, nhưng cần lựa chọn những người có đủ kiến thức và trung thực để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Trong việc hoạch định chủ trương và đường lối của Đảng, cùng với các chính sách và chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, sự tham mưu từ các nhà lãnh đạo, nhà nghiên cứu và nhà khoa học là vô cùng quan trọng Đặc biệt, ý kiến đóng góp từ nhân dân, như một người thầy vĩ đại, đóng vai trò thiết yếu trong việc giải quyết các vấn đề quốc gia đại sự.
Văn phòng các cơ quan, tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng, là bộ phận cấu thành thiết yếu không thể thiếu cho bất kỳ cơ quan nào Sự tồn tại của văn phòng gắn liền với hoạt động của cơ quan, giúp tổ chức và điều hành công việc một cách hiệu quả Ngoài ra, văn phòng còn có chức năng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng và thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, cũng như trong việc triển khai và kiểm tra các quyết định quản lý, đảm bảo sự quản lý và điều phối công việc hàng ngày diễn ra suôn sẻ.
Chức năng tham mưu của văn phòng được xác định qua hoạt động thực tế và được quy định trong các văn bản quan trọng của cơ quan đảng và nhà nước Cụ thể, Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, đồng thời phối hợp các hoạt động của các cơ quan tham mưu Tương tự, Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc cho Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu và tổ chức phục vụ hoạt động của Quốc hội và các Ủy ban Chức năng tham mưu của văn phòng bộ, ngành cũng được quy định rõ ràng trong các quyết định cụ thể.
Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Chức năng tham mưu của văn phòng mang tính tổng hợp và quyết định, khác biệt so với các đơn vị chức năng Nó tập trung vào giai đoạn cuối cùng của quá trình ra quyết định, cung cấp thông tin chính xác và ở tầm cao hơn.
Công tác văn phòng, đặc biệt là công tác tham mưu và tổng hợp, đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo thành công của cơ quan, tổ chức Những hoạt động này không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả mà còn là yếu tố then chốt góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp
Trong mọi hoạt động của đời sống xã hội và quản lý, các bộ phận và đơn vị luôn tồn tại những mối quan hệ nhất định Những mối quan hệ này có thể hỗ trợ lẫn nhau để nâng cao hiệu quả công việc, nhưng cũng có thể gây ra khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Việc đảm bảo quy trình giữa các hoạt động nghiệp vụ là rất quan trọng để đạt được kết quả tốt nhất.
Cùng là chức năng của VP, chính vì vậy giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời
Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri, văn phòng có hai chức năng chính là tham mưu và tổng hợp, và hai chức năng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Kết quả của hoạt động tham mưu phụ thuộc vào các thông tin đầu vào và đầu ra.
VP là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp” [30;8]
Nghiên cứu của Nghiêm Kỳ Hồng và Lê Văn In chỉ ra rằng chức năng của văn phòng (VP) là tham mưu tổng hợp, hỗ trợ lãnh đạo trong việc chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của cơ quan Điều này giúp tổ chức bộ máy hoạt động hiệu quả và trôi chảy, trong khi tham mưu từ các đơn vị khác thường mang tính chuyên sâu theo từng lĩnh vực cụ thể.
Tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình ra quyết định Hoạt động tổng hợp cung cấp nền tảng cho tham mưu, trong khi tham mưu chỉ đạt hiệu quả cao khi tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời Tóm lại, tham mưu và tổng hợp đều hướng đến việc nâng cao chất lượng quyết định.
Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu và tổng hợp của văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hoạt động Để nâng cao hiệu quả tham mưu, cần tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc nhất định.
Yêu cầu tham mưu đối với lãnh đạo trong hoạt động công vụ là cần thiết để nghiên cứu vấn đề, tổ chức thông tin và xây dựng phương án thực hiện công việc Kỹ năng phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị nội dung cho công tác tham mưu, giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề và hoạt động công vụ.
Tham mưu cần bám sát thực tế và phân tích tình hình hiện tại để triển khai các chức năng, nhiệm vụ hiệu quả Điều này bao gồm việc chỉ ra ưu, khuyết điểm cùng nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục Đồng thời, cần phân tích kỹ lưỡng khả năng và điều kiện thực tế để thực hiện các ý tưởng đã đề xuất Tất cả các luận cứ khoa học phải đầy đủ, tránh lồng ghép mong muốn cá nhân vào quá trình tham mưu.
Tham mưu trung thực là yếu tố then chốt để đảm bảo các phán quyết, kết luận và quyết định của lãnh đạo chính xác Sự không trung thực trong tham mưu có thể dẫn đến sai sót trong các quyết định, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu lực và hiệu quả quản lý, cũng như kết quả chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan, đơn vị.
Việc tham mưu và đề xuất cho lãnh đạo phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật, bởi vì tham mưu sai có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng và không thể lường trước Những sai sót trong tham mưu có thể ảnh hưởng đến từng đơn vị, cơ quan, hoặc thậm chí toàn ngành và quốc gia Do đó, việc thực hiện đúng pháp luật là cực kỳ cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả và trách nhiệm trong công việc.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác tham mưu, việc cung cấp thông tin phải kịp thời và đầy đủ Cần căn cứ vào nhu cầu thông tin của lãnh đạo để thu thập và cung cấp những dữ liệu hữu ích, nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định của họ một cách hiệu quả.
Đề cao trách nhiệm cá nhân là khẳng định tư chất và bản lĩnh của người tham mưu, yêu cầu họ cam kết với lãnh đạo về tính chính xác của các vấn đề được đề xuất Đây cũng là bổn phận của cá nhân trước sự tin cậy và ủy thác của lãnh đạo trong nhiệm vụ tham mưu Việc đề cao trách nhiệm không chỉ giúp tăng cường sự tin tưởng mà còn hạn chế những sai lầm và rủi ro không cần thiết có thể xảy ra.
Các nội dung tham mưu của Văn phòng
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng (VP) được quy định rõ ràng trong các văn bản của từng cơ quan, tổ chức Tùy thuộc vào quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động khác nhau, chức năng của VP cũng sẽ có sự khác biệt, dẫn đến những thay đổi trong các nội dung tham mưu và tổng hợp.
Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng bao gồm một số nội dung cơ bản sau:
VP có vai trò quan trọng trong việc tổ chức nhân sự cho các cơ quan không có bộ phận nhân sự riêng, đồng thời hỗ trợ các cơ quan đã có bộ phận này trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự Các nhiệm vụ chính của VP bao gồm tham mưu về tuyển dụng, tổ chức, đào tạo, kiểm tra đánh giá và đãi ngộ nhân sự VP cũng có trách nhiệm đề xuất các tiêu chí và tiêu chuẩn chuyên môn cho công tác nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
VP sẽ tham mưu các chương trình đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ, công chức hiện đang công tác Dựa trên năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu công việc, VP sẽ phân công nhiệm vụ một cách phù hợp.
Thứ hai: Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các chương trình công tác cho lãnh đạo, cơ quan
- Các văn phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan, các đơn vị
Các chương trình làm việc của lãnh đạo cơ quan được triển khai dưới sự hỗ trợ của văn phòng, với các nội dung xây dựng cần tuân thủ nguyên tắc, đảm bảo tính bao quát, toàn diện và tập trung vào các trọng điểm Đồng thời, các chương trình này cần bám sát thực tiễn của cơ quan Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, cần kịp thời điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ, đồng thời đảm bảo đúng thẩm quyền của cơ quan.
Các chương trình công tác năm, hàng quý, tháng của cơ quan, lãnh đạo cũng là một trong những nội dung quan trọng mà VP tham mưu, tổng hợp
VP không chỉ tham mưu và đề xuất xây dựng chương trình, kế hoạch công tác mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các quy chế hoạt động cho cơ quan, đơn vị Quy chế làm việc cần thể hiện rõ trách nhiệm, quyền hạn và phân công nhiệm vụ một cách cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Thứ ba, Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo
Thông tin trong quản lý phản ánh sự tương tác giữa các yếu tố và đối tượng trong hệ thống, cũng như mối quan hệ của hệ thống với môi trường xung quanh.
Thông tin đóng vai trò thiết yếu trong quá trình lãnh đạo, vì bản chất của lãnh đạo là chuẩn bị, xử lý và thực hiện một chuỗi quyết định dựa trên thông tin Quyết định lãnh đạo được đưa ra dựa trên dữ liệu được tổng hợp và xử lý, giúp kiểm tra tính hiệu quả của các quyết định Độ chính xác và tính đầy đủ của thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng quyết định Hơn nữa, việc tổ chức thực hiện thông tin không chỉ hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định mà còn kích thích tư duy và nâng cao hiệu quả quản lý.
Thứ tư, tham mưu, tổng hợp về công tác soạn thảo và ban hành VB
Soạn thảo văn bản là một nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên văn phòng, yêu cầu tính chính xác cao Người thực hiện cần hiểu rõ thẩm quyền ban hành và nhận diện chính xác các loại văn bản Đặc biệt, những người tham mưu cho lãnh đạo cần nắm vững nguyên tắc, yêu cầu và quy trình nghiệp vụ, đồng thời được đào tạo chuyên môn bài bản để đảm bảo hiệu quả trong công tác tham mưu tổng hợp.
VP hỗ trợ lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành văn bản liên quan đến công tác kiểm tra và rà soát văn bản Đồng thời, VP cũng tham mưu tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản nhằm nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong thực hiện nhiệm vụ.
Thứ năm, tham mưu tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận thiết yếu trong mọi cơ quan, đơn vị Bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu của cơ quan; đồng thời đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức làm công tác này Hàng năm, bộ phận sẽ tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa ra phương hướng và kế hoạch hoạt động cho năm tiếp theo.
VP có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo về tuyển dụng và bố trí nhân sự trong công tác VT-LT một cách hợp lý Đội ngũ nhân sự có trình độ và chuyên môn cao sẽ giúp phân loại và sắp xếp tài liệu khoa học hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng công tác tra cứu và sử dụng tài liệu Việc chú trọng đến vấn đề này không chỉ nâng cao chất lượng công tác VT-LT mà còn góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan.
Thứ sáu Tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị
Xây dựng cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức, góp phần vào thành công và hiệu quả công việc của đội ngũ cán bộ, nhân viên Cơ sở vật chất và trang thiết bị không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là yếu tố quyết định trong việc hoàn thành nhiệm vụ Do đó, công tác tham mưu về cơ sở vật chất cần được chú trọng, yêu cầu những người làm công tác này phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo để đảm bảo mua sắm thiết bị phù hợp với yêu cầu công việc và sự phát triển của khoa học công nghệ Tuy nhiên, cần xem xét kỹ lưỡng mức độ cần thiết và tình hình thực tế của cơ quan để tránh lãng phí.
Thứ bảy, Tham mưu thực hiện có hiệu quả công tác quản lý tài chính, tài sản bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cơ quan
Tài chính là một lĩnh vực nhạy cảm cần quản lý chặt chẽ và linh hoạt Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo trong việc phân phối và sử dụng nguồn vốn tự có cũng như ngân sách, đảm bảo đúng nhiệm vụ và tránh lãng phí, tham ô Đồng thời, việc quản lý chi tiêu cần phải hiệu quả thông qua các quy chế tài chính công Để đạt được điều này, cần thiết lập chế độ kiểm tra và thống kê thường xuyên và rõ ràng.
Đổi mới và nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng là nhiệm vụ quan trọng mà các VP cần tham mưu Để đạt hiệu quả cao, cần sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai công tác thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật và tình hình thực tế tại cơ quan Đồng thời, các VP cần đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm khuyến khích cá nhân tham gia tích cực vào các phong trào thi đua, đồng thời xin ý kiến lãnh đạo về những lợi ích liên quan đến đội ngũ cán bộ, công chức của đơn vị.
Trong Chương 1, tôi đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác tham mưu và tổng hợp, nhấn mạnh khái niệm, tầm quan trọng, nguyên tắc, nội dung và mối quan hệ giữa chúng Công việc tham mưu và tổng hợp yêu cầu sự chuyên nghiệp và chính xác cao, do đó, người thực hiện cần hiểu rõ bản chất và nguyên tắc liên quan Bên cạnh đó, việc lựa chọn nội dung tham mưu và tổng hợp cần dựa vào quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức, nhằm hỗ trợ lãnh đạo trong việc thực hiện chức năng quản lý và điều hành hiệu quả.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH
Khái quát về viện Hàn lâm KH XH
2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được thành lập từ Ban nghiên cứu Lịch sử-Địa lý-Văn học vào ngày 02 tháng 12 năm 1953, trong bối cảnh kháng chiến chống thực dân Pháp.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, chính thức thành lập vào ngày 22 tháng 12 năm 2013, đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển với các tên gọi khác nhau Đây là nơi quy tụ hơn 2000 nhà khoa học xã hội hàng đầu cả nước, trong đó có hơn 700 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư và các học vị tiến sĩ, thạc sĩ Viện có trụ sở chính tại Hà Nội và nhiều viện nghiên cứu thành viên phân bố tại Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột và các địa phương khác.
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/ NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng 2 năm 2013, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.(Xem chi tiết tại
2.1.2.1 Vị trí và chức năng
2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm có 32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành, 04 đơn vị sự nghiệp và 05 đơn vị hỗ trợ cho Chủ tịch Viện Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm có thể được xem tại
Tổ chức và hoạt động của VP Viện
Theo Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định cụ thể tại Phụ lục số 03.
Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là tổ chức hỗ trợ Chủ tịch Viện trong việc chỉ đạo và điều hành các hoạt động của Viện Văn phòng đảm nhiệm quản lý hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất, y tế, quốc phòng, phòng cháy chữa cháy, và trật tự an toàn Ngoài ra, văn phòng còn duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấp trên và đảm bảo thông tin phục vụ cho Chủ tịch Viện Văn phòng tổ chức các hoạt động tư vấn và dịch vụ theo quy định pháp luật, đồng thời là chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư các dự án do Chủ tịch Viện quyết định.
Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được công nhận là pháp nhân, có con dấu riêng để thực hiện các giao dịch Ngoài ra, văn phòng cũng có quyền mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và các ngân hàng theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch bằng tiếng Anh là: Administration Office of Vietnam Academy of Social
Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012 của Chính phủ Nghị định này quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, cùng với các lĩnh vực được phân công tại Quyết định liên quan.
Tổng hợp và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm để trình Chủ tịch Viện phê duyệt; kiến nghị những nhiệm vụ trọng tâm cần tập trung chỉ đạo và hỗ trợ Chủ tịch trong việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra thực hiện tại các đơn vị theo lĩnh vực được phân công.
Tổ chức có nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm cùng các đơn vị trực thuộc.
Chủ trì hoặc phối hợp trong việc xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án và dự thảo văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện.
Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và quy định của Chủ tịch Viện trong toàn Viện Hàn lâm Công việc này bao gồm biên tập và rà soát về mặt pháp lý, thể thức và thủ tục đối với các văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét và ban hành Ngoài ra, Văn phòng còn góp ý kiến cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến.
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, cùng với chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Viện Hàn lâm, theo quy định của Nhà nước và Viện Hàn lâm.
Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và Viện Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính và bảo mật thông tin của các đơn vị trực thuộc Thực hiện cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện, đồng thời phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hoạt động của Viện Hàn lâm, đáp ứng yêu cầu xây dựng chính phủ điện tử.
Chủ trì và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, đồng thời quản lý các cuộc họp và tiếp khách của Lãnh đạo Viện Ngoài ra, thực hiện thông báo kết luận và chỉ đạo từ Lãnh đạo Viện, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chỉ thị này.
Văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện công tác xây dựng nhỏ và sửa chữa lớn tại các trụ sở được giao quản lý, đồng thời mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của Viện Hàn lâm Ngoài ra, Văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến xây dựng cơ bản theo phân công của Chủ tịch Viện và tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước cũng như của Viện Hàn lâm.
Văn phòng quản lý có nhiệm vụ thực hiện vai trò Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, đảm bảo việc sử dụng và quản lý hiệu quả mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, cũng như các nguồn kinh phí từ dự án hợp tác với các địa phương, tổ chức trong nước và quốc tế, cùng các nguồn tài chính khác mà Viện Hàn lâm phân bổ.
Viện Hàn lâm có trách nhiệm quản lý tài sản nhà, đất, trụ sở làm việc và các trang thiết bị phục vụ nghiên cứu theo phân công của Chủ tịch Viện, đồng thời tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
Quản lý và đảm bảo phương tiện đi lại phục vụ nhu cầu công tác của Viện Hàn lâm phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm
2.3.1.1 Công tác tổ chức cán bộ
Công tác tổ chức cán bộ tại VP và lãnh đạo Viện được chú trọng nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và hiện đại Trong năm 2017, VP đã điều chỉnh quy trình tuyển dụng, ổn định biên chế và cải thiện chất lượng nguồn nhân lực Các đề xuất bổ sung biên chế và ký hợp đồng lao động mới được lãnh đạo thảo luận và đánh giá kỹ lưỡng, dựa trên quy hoạch tổng thể và vị trí công việc của VP.
Mặc dù có nhiều biến động về nhân sự nhưng tính đến tháng 3 năm
2017, VP Viện Hàn lâm vẫn giữ vững số lượng so với năm 2016 với tổng 81 cán bộ, viên chức
Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự của VP Viện Hàn lâm năm 2017
STT ĐỐI TƯỢNG SỐ LƯỢNG
Theo bảng số liệu, tỷ lệ cán bộ, công viên chức tham gia làm việc trực tiếp và gián tiếp có sự chênh lệch lớn Nguyên nhân chính là do đặc thù công việc hành chính của văn phòng, yêu cầu cán bộ luôn có mặt tại cơ quan để theo dõi hoạt động, từ đó thu thập và tổng hợp thông tin, hỗ trợ lãnh đạo Viện trong việc ra quyết định.
Về trình độ đào tạo
Hiện nay, Văn phòng Viện có 81 cán bộ, công chức đã được đào tạo các kỹ năng nghề nghiệp từ hệ chính quy đến bằng nghề Trình độ đào tạo của đội ngũ tham mưu và tổng hợp được thể hiện qua bảng thống kê dưới đây.
Bảng 2.2 Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của VP Viện hàn lâm KHXH
STT Học vị Số lượng
(Người) Tỷ lệ (%) Ghi chú
Biểu đồ 2.1 Cơ cấu trình độ học vấn của đội ngũ TMTH của VP Viện Hàn lâm KHXH
Theo số liệu và biểu đồ, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tham mưu tại VP Viện Hàn lâm KHXH chủ yếu có trình độ đào tạo nghề hoặc chính quy Cụ thể, tỷ lệ cán bộ có trình độ trên đại học là gần 25%, đại học 27% và các trình độ lao động khác chiếm 48,2% Lãnh đạo Viện rất chú trọng đến chất lượng đầu vào của nguồn nhân lực, với yêu cầu trình độ khác nhau cho từng vị trí công tác Họ cũng tạo điều kiện cho cán bộ, công chức tham gia các khóa bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao.
Cơ cấu nhân lực theo giới tính
Bảng 2.3 Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính VP Viện Hàn Lâm KHXH
Giới tính Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Cơ cấu tổ chức của văn phòng gồm nhiều phòng ban, trong đó có những phòng chỉ có cán bộ nữ như phòng y tế, phòng lưu trữ, lễ tân, và những phòng chỉ có nam như phòng cơ sở vật chất, phòng xe, phòng bảo vệ Sự chênh lệch giữa đội ngũ lao động nam và nữ không đáng kể, nhưng việc tuyển dụng lao động nữ có thể gây ra nhiều vấn đề liên quan đến thai sản và sức khỏe, dẫn đến khó khăn trong việc chuyển giao công việc và có thể gây tồn đọng khối lượng công việc Vì vậy, với tỷ lệ nhân sự nam cao hơn, văn phòng có lợi thế trong việc tổ chức hoạt động và bố trí nhân lực, tạo ra một môi trường làm việc năng động cho cán bộ, công chức tại viện.
Cơ cấu lao động theo tuổi
Bảng 2.4 Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi của VP Viện hàn lâm KHXH
Việt Nam năm 2017 Đội tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Tỷ lệ nhân sự theo nhóm tuổi tại VP Viện phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động, với 44.4% lao động trong độ tuổi từ 30 đến 40, cho thấy đội ngũ này có kinh nghiệm và tính ổn định cao Ngược lại, nhân sự trên 50 tuổi chỉ chiếm 12.4%, chủ yếu là những người làm quản lý cấp cao sắp nghỉ hưu Đội ngũ trẻ, có trình độ chuyên môn sẽ giúp VP và toàn Viện phát triển hơn Tuy nhiên, tỷ lệ 12.4% nhân sự trên 50 tuổi vẫn đáng kể, vì vậy lãnh đạo Viện cần có giải pháp để trẻ hóa đội ngũ tham mưu, tổng hợp nhằm đạt được mục tiêu lâu dài.
2.3.1.2 Công tác đào tạo, bồi dưỡng
Cán bộ là yếu tố then chốt trong công tác tham mưu và tổng hợp tại các cơ quan Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là rất cần thiết, vì trình độ của họ ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức và quản lý công tác này.
VP Viện Hàn lâm KHXH thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, từ đó xây dựng một đội ngũ chuyên nghiệp, có phẩm chất tốt và đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ Mục tiêu là phát triển nguồn nhân lực có chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xây dựng và phát triển trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế.
Các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, CC, VC làm công tác tham mưu, tổng hợp bao gồm:
Cung cấp cơ hội cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức theo tiêu chuẩn quy định cho các ngạch: cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp.
Trang bị kỹ năng nghiệp vụ và kiến thức về văn hóa công sở là rất quan trọng để nâng cao tinh thần, trách nhiệm và đạo đức cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tại văn phòng.
Cần tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia các khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác tổ chức quản lý nhà nước, nâng cao kỹ năng lãnh đạo và quản lý, cũng như kiến thức về hội nhập quốc tế và ngoại ngữ.
Để nâng cao hiệu quả công việc, cần tiếp tục đào tạo và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ, công chức văn phòng trong các lĩnh vực như văn thư-lưu trữ, tổng hợp thông tin-biên tập, tài chính-kế toán, lễ tân và kỹ năng giao tiếp.
Phối hợp cùng Ban tổ chức cán bộ Viện Hàn lâm KHXH để xét chọn và cử học viên tham gia khóa đào tạo trong và ngoài nước theo chương trình đào tạo cán bộ trẻ của Viện Hàn lâm.
VP không chỉ tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn do Viện hàn lâm tổ chức, mà còn chủ động triển khai các hoạt động tự đào tạo, nhằm nâng cao trình độ và chuyên môn cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của
Trong những năm gần đây, Văn phòng (VP) đã có nhiều tiến bộ đáng kể, hiện có 02 Tiến sĩ, 18 Thạc sĩ, 22 Cử nhân và 39 nhân viên với trình độ đa dạng Lãnh đạo VP không chỉ thực hiện công tác đào tạo cán bộ theo quy hoạch đã được phê duyệt mà còn khuyến khích và tạo điều kiện cho công chức, viên chức và người lao động tham gia các chương trình đào tạo ở nhiều cấp độ khác nhau, bao gồm đại học, sau đại học, nghiên cứu sinh và các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn.
2.3.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam
2.3.2.1 Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chức-Hành chính
2.3.1.1.1 Tham mưu xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác
Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp
Kiểm tra và đánh giá là hoạt động thiết yếu và thường xuyên tại Viện Hàn lâm KHXH, không chỉ giới hạn ở công tác tham mưu và tổng hợp Lãnh đạo Viện đặc biệt chú trọng đến việc này để nắm bắt kịp thời tình hình và đưa ra những giải pháp hiệu quả nhất.
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam hiện đang tiến hành đánh giá các tiêu chí theo Quy định về tiêu chí đánh giá và xếp loại thi đua, được ban hành kèm theo Quyết định số 1009/QĐ-VP vào ngày 15 tháng 5 năm 2015 của Chánh Văn phòng.
Có 2 hình thức đánh giá chất lượng công tác tham mưu tổng hợp bao gồm tự đánh giá và lãnh đạo đánh giá Cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp sẽ tự đánh giá theo thang điểm và xếp loại mình trong lĩnh vực công tác Sau đó, lãnh đạo đơn vị sẽ là người tổng hợp, đánh giá lại và lập báo cáo gửi lãnh đạo Viện phê duyệt Dựa vào báo cáo tổng hợp, lãnh đạo Viện sẽ xem xét và có quyết định khen thưởng các cá nhân có thành tích xuất sắc
Đánh giá công tác tham mưu và tổng hợp kiểm tra dựa trên các tiêu chí quan trọng như tính kịp thời và sự phù hợp của giải pháp, cũng như độ đầy đủ và chính xác của thông tin được tổng hợp và cung cấp.
Các tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua theo quý bao gồm 4 tiêu chí:
Tiêu chí 1 đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao, bao gồm kết quả tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, chất lượng, số lượng và tiến độ hoàn thành các công việc chuyên môn trong quý.
Việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước là tiêu chí quan trọng, bao gồm Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng, cùng với việc duy trì kỷ cương và kỷ luật tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Đồng thời, việc chấp hành đúng nội quy và quy chế của Viện cũng là điều cần thiết để phòng chống các tệ nạn xã hội.
Tiêu chí 3 yêu cầu tham gia xây dựng tổ chức Đảng và Đoàn thể quần chúng trong sạch, vững mạnh, với tập thể đoàn kết tốt Điều này bao gồm việc duy trì đạo đức, tác phong, và tinh thần học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Cụ thể, cần thực hiện quy định văn minh công sở, thể hiện phong cách và thái độ làm việc tích cực, đồng thời khuyến khích tinh thần học hỏi và giúp đỡ đồng nghiệp.
- Tiêu chí 4 Tích cự tham gia các phong trào văn nghệ, thể thao, hoạt động nhân đạo, tù thiện
Chất lượng công tác tham mưu và tổng hợp của Văn phòng được thể hiện qua các kế hoạch, chương trình công tác và đề xuất với lãnh đạo Các giải pháp khả thi, tiết kiệm và hiệu quả cao chứng minh sự thành công trong công tác này Ngược lại, những ý kiến xa rời thực tế hoặc vượt quá khả năng của Viện cho thấy công tác tham mưu chưa đạt yêu cầu Tuy nhiên, thực tế tại cơ quan cho thấy công tác tham mưu của Văn phòng được lãnh đạo đánh giá cao, với nhiều nhiệm vụ quan trọng được giao phó Lãnh đạo Viện thường xuyên động viên và khích lệ đội ngũ tham mưu, giúp họ hoàn thành tốt hơn nữa các nhiệm vụ được giao.
Quy trình kiểm tra, đánh giá bao gồm 3 giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị đánh giá
Chủ tịch Viện quyết định tổ chức kiểm tra và đánh giá việc thực hiện công việc Các phòng, ban và đơn vị thuộc Viện cần chuẩn bị tài liệu liên quan để phục vụ cho quá trình kiểm tra và đánh giá này.
Phiếu tự đánh giá của cán bộ, công viên chức cùng với báo cáo đánh giá đơn vị từ kỳ trước là cơ sở quan trọng để so sánh chất lượng hoàn thành công việc của đội ngũ tham mưu và tổng hợp giữa các kỳ.
Để đảm bảo quy trình kiểm tra và đánh giá cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp diễn ra công bằng và minh bạch, cần có đội ngũ kiểm tra vững về chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp Lãnh đạo Viện chú trọng đến chất lượng công việc chung, không chỉ riêng công tác tham mưu, tổng hợp Viện đã tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn để nâng cao năng lực kiểm tra, đánh giá Các trưởng phòng, ban, đơn vị được giao nhiệm vụ giám sát và đánh giá chất lượng công việc, vì họ hiểu rõ quá trình thực hiện và có khả năng đánh giá khách quan Chánh VP sẽ kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp và báo cáo lên Chủ tịch Viện.
Bước 3 Xây dựng và thỏa thuận về các tiêu chuẩn đánh giá
VP được giao nhiệm vụ xây dựng các tiêu chí đánh giá, trong đó bao gồm những nội dung cơ bản như: thực hiện công việc được giao, chấp hành chủ trương và đường lối của Đảng, tuân thủ chính sách và pháp luật của Nhà nước, tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, và giữ gìn đạo đức lối sống.
Bước 4 Xác định và lực chọn phương pháp, thời gian đánh giá
Khi thực hiện công việc, cần dự trù các phát sinh không mong muốn và xây dựng hệ thống phương án thay thế Thời gian đánh giá tổng thể kéo dài 10 ngày, bao gồm thời gian chuẩn bị, thực hiện và tổng kết báo cáo.
Giai đoạn thực hiện đánh giá
Bước 1: Thông báo về chương trình kiểm tra và đánh giá là công việc thiết yếu, giúp đội ngũ tham mưu và tổng hợp nhận diện những ưu điểm và hạn chế trong kỳ đánh giá Thông báo này cần nêu rõ thời gian và phương pháp đánh giá, để các phòng ban có đủ thời gian chuẩn bị báo cáo về công việc đã thực hiện.
Các tập thể và cá nhân thuộc VP tổ chức tự đánh giá định kỳ hàng quý, chấm điểm và xếp loại thi đua Kết quả đánh giá cần được báo cáo bằng văn bản về Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng VP (Phòng Tổ chức-Hành chính) trước ngày 10 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.