Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong thời gian gần đây, đã xuất hiện nhiều công trình nghiên cứu như giáo trình, sách, bài viết, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ và các khóa luận tốt nghiệp liên quan đến vấn đề này Dưới đây là danh mục các công trình nghiên cứu có liên quan.
* Các giáo trình và sách:
- Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội
- Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia
Thành phố Hồ Chí Minh
- PGS.TS Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội
- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội
- Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Thống kê, Hà Nội
- Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, Nxb Lao động, Hà Nội
- PGS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội
- Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Đại học
Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh
- Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội
- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Giao thông Vận tải, Hà Nội
* Các khóa luận tốt nghiệp:
Phan Huệ Dương (2018) đã thực hiện một khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình và thực tiễn liên quan đến việc xây dựng văn bản hành chính trong môi trường giáo dục đại học.
Phạm Ngọc Huyền (2011) đã nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ trong khóa luận tốt nghiệp của mình tại Học viện Hành chính Quốc gia Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình và các yếu tố ảnh hưởng đến việc soạn thảo văn bản, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính.
Các nghiên cứu đã làm sáng tỏ các vấn đề lý luận liên quan đến văn bản quản lý nhà nước, bao gồm kỹ thuật soạn thảo và quy trình ban hành văn bản trong các cơ quan nhà nước.
Các bài khóa luận đã phân tích chi tiết về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, nêu rõ thực trạng tại các cơ quan hành chính nhà nước Từ đó, các nghiên cứu đề xuất những quy định và giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế hiện có trong công tác này.
Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.
Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
- Nghiên cứu thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
- Đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện HCQG.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn bản và công tác soạn thảo và ban hành văn bản
- Khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, của Học viện Hành chính Quốc gia
- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
Tại Học viện Hành chính Quốc gia, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục, như quy trình soạn thảo chưa hoàn thiện và việc áp dụng các quy định pháp lý chưa đồng bộ Việc đánh giá đúng những mặt đã đạt được và những khó khăn hiện tại sẽ giúp cải thiện chất lượng văn bản trong tương lai.
Để nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia, cần xác định nguyên nhân của những hạn chế hiện tại Việc phân tích những yếu tố gây cản trở sẽ giúp đề xuất các giải pháp hiệu quả, từ đó cải thiện quy trình làm việc và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong các văn bản được ban hành.
Giả thuyết nghiên cứu
Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia vẫn tồn tại một số hạn chế Việc áp dụng các giải pháp hợp lý có thể nâng cao hiệu quả trong quy trình này, từ đó khắc phục những bất cập hiện có.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương khảo sát thực tế;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp;
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia thành 3 chương:
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng các nguyên tắc và quy định trong công tác này Chương 2 phân tích thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế hiện có, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả trong việc quản lý và thực thi văn bản.
Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1.1.1.1 Khái niệm về văn bản
Văn bản là chủ đề nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, được phân tích từ nhiều khía cạnh khác nhau Do đó, có nhiều phương pháp và quan niệm đa dạng về văn bản.
Văn bản được định nghĩa theo Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển ngôn ngữ - Hà Nội - 1997, là “bản viết hoặc in, mang nội dung cần ghi lại làm bằng chứng” hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ, hoặc những ký hiệu thuộc một hệ thống, tạo thành một chỉnh thể có nội dung ý nghĩa trọn vẹn”.
Theo Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia (2008), văn bản được định nghĩa là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin thông qua một ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định Khái niệm này hiện đang được sử dụng rộng rãi trong nghiên cứu văn bản.
Theo Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, văn bản được định nghĩa là “vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [8,45], cho thấy văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin qua ngôn ngữ, có thể là chữ viết hoặc dấu hiệu quy ước Từ góc độ hành chính học, văn bản chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức [8,47] Trong Khóa luận này, tác giả nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia, sử dụng khái niệm văn bản của Vương Đình Quyền để phục vụ cho nghiên cứu.
1.1.1.2 Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước
Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước có nhiều cách hiểu khác nhau Sau đây là một số quan niệm về văn bản quản lý nhà nước
Trong cuốn sách "Lý luận và phương pháp công tác văn thư", tác giả Vương Đình Quyền định nghĩa rằng văn bản quản lý nhà nước là các tài liệu do cơ quan nhà nước phát hành, nhằm ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý cùng thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, đảm bảo tuân thủ đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Hay trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước”, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm định nghĩa văn bản quản lý nhà nước như sau:
Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí và mệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới, đóng vai trò quan trọng trong việc cụ thể hóa luật pháp Đây là phương tiện điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nước Những văn bản này được ban hành và sửa đổi theo quy định của pháp luật.
Theo "Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản" năm 2008 của Học viện Hành chính Quốc gia, văn bản quản lý nhà nước được định nghĩa là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền và quy trình nhất định Những văn bản này được Nhà nước đảm bảo thi hành thông qua các biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý nhà nước được hiểu là tài liệu do các cơ quan nhà nước phát hành, nhằm ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý cũng như thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý Định nghĩa này được trích dẫn từ cuốn "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của Vương Đình Quyền, nhấn mạnh rằng văn bản phải tuân thủ đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
1.1.2 Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau:
Các văn bản quản lý nhà nước được ban hành bởi các cơ quan nhà nước hoặc người đứng đầu các cơ quan này, theo thẩm quyền mà Nhà nước đã quy định.
- Về nội dung văn bản quản lý nhà nước: chứa quyết định quản lý và thông tin quản lý
- Về trình tự, thủ tục, hình thức ban hành văn bản quản lý nhà nước: theo quy định
Mục đích của việc ban hành văn bản quản lý nhà nước là điều chỉnh các mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với nhau cũng như giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân, nhằm đảm bảo sự quản lý hiệu quả và minh bạch trong hoạt động của nhà nước.
1.1.3 Chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước
Chức năng cơ bản nhất của hệ thống là ghi lại và truyền đạt thông tin quản lý, giúp các cơ quan thu thập những dữ liệu cần thiết cho hoạt động quản lý Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ đánh giá thông tin thu được từ các kênh truyền đạt khác nhau.
Để đảm bảo chức năng thông tin hiệu quả, cần chú trọng đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản một cách thuận lợi và cách thức sử dụng những thông tin đó trong thực tiễn quản lý hành chính nhà nước.
- Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại:
+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết
+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày + Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược
Công cụ và phương tiện tổ chức có vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả công việc, đặc biệt trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước Những công cụ này bao gồm thông tư, chỉ thị, quyết định và thông báo, giúp tổ chức các hoạt động quản lý một cách hiệu quả.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý, văn bản cần phải có khả năng thực thi cao từ cơ quan tiếp nhận, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong việc áp dụng.
- Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nước gồm 02 loại:
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý, bởi nó xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của từng cơ quan Đồng thời, văn bản cũng thiết lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của các cơ quan, ví dụ như nghị định, nghị quyết và quyết định.
Các loại văn bản quản lý nhà nước
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, hệ thống văn bản trong hoạt động của các cơ quan bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị - xã hội Văn bản hành chính được phân thành hai loại: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường Dựa trên các quy định này, văn bản quản lý nhà nước được phân loại thành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính (cá biệt và thông thường), và văn bản chuyên ngành Tác giả sẽ tập trung nghiên cứu sâu về các loại văn bản này.
1.2 1 Văn bản quy phạm pháp luật
Theo Điều 2 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015, có hiệu lực từ 01/7/2016, văn bản quy phạm pháp luật được định nghĩa là văn bản chứa quy phạm pháp luật, được ban hành đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục theo quy định của Luật Nếu văn bản chứa quy phạm pháp luật nhưng không được ban hành đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục quy định, thì sẽ không được coi là văn bản quy phạm pháp luật.
- Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật:
+ Phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với những hình thức theo luật định
+ Nội dung của văn bản chứa quy phạm pháp luật
Trình tự và thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) được quy định rõ ràng trong Luật ban hành văn bản QPPL cùng với các văn bản pháp luật liên quan.
Nhà nước cam kết thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) thông qua nhiều biện pháp phù hợp, bao gồm tuyên truyền, giáo dục và thuyết phục Bên cạnh đó, các biện pháp tổ chức, hành chính và kinh tế cũng được áp dụng Trong những trường hợp cần thiết, biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành sẽ được triển khai để đảm bảo hiệu quả thực thi.
Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn "Lý luận và phương pháp công tác văn thư", văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật Loại văn bản này được sử dụng để quy định, quyết định, phản ánh và thông báo tình hình, cũng như để trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý.
Theo Ngô Sĩ Trung trong cuốn "Soạn thảo văn bản hành chính", văn bản hành chính được định nghĩa là thông tin quản lý thành văn, được hình thành trong quá trình quản lý và điều hành của các tổ chức trong xã hội.
- Đặc điểm của văn bản hành chính:
+ Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội
+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành
Văn bản hành chính được ban hành theo một quy trình thủ tục nhất định và có hình thức thống nhất, nhằm đảm bảo hiệu quả và tính hợp pháp trong việc thi hành văn bản.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-
Theo CP ngày 08/02/2010, Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, phân loại văn bản hành chính thành hai loại: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
1.2.2.1 Văn bản hành chính cá biệt
Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành chính Quốc gia năm 2008, văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn, có tính áp dụng pháp luật, được ban hành bởi cơ quan hoặc công chức nhà nước có thẩm quyền theo quy trình nhất định Những văn bản này nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng cho một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể Văn bản hành chính cá biệt bao gồm quyết định cá biệt và nghị quyết cá biệt.
- Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt:
+ Văn bản hành chính cá biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định
Văn bản hành chính cá biệt là tài liệu chứa các quy tắc xử sự riêng biệt, được áp dụng cho từng trường hợp và cá nhân cụ thể Những văn bản này dựa trên cơ sở pháp luật nhằm giải quyết các công việc có tính chất đặc thù và cụ thể.
+ Văn bản hành chính cá biệt được thực hiện bằng các biện pháp theo quy định của pháp luật
1.2.2.2 Văn bản hành chính thông thường
Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành chính Quốc gia năm 2008, văn bản hành chính thông thường là công cụ truyền đạt thông tin trong quản lý nhà nước, bao gồm các thông báo về chủ trương, quyết định, kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, và ghi chép ý kiến, kết luận trong hội nghị Văn bản này không thay thế cho các quyết định quản lý và không được sử dụng như văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt Các loại văn bản hành chính thông thường bao gồm quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy mới, giấy giới thiệu, giấy đi đường, thư công, chỉ thị, phiếu chuyển, phiếu gửi, giấy biên nhận hồ sơ, giấy nghỉ phép, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, công điện, bản ghi nhớ và bản cam kết.
- Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường:
+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc
+ Mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành
+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính tự giác
+ Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính, có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng
Văn bản chuyên ngành là những tài liệu có tính chất đặc thù về chuyên môn và nghiệp vụ, được hình thành trong các lĩnh vực cụ thể như quản lý nhà nước, tài chính, ngân hàng, giáo dục, ngoại giao, cũng như trong các cơ quan tư pháp.
Ví dụ như: hiệp định, hiệp ước, công hàm ngoại giao, hóa đơn, chứng từ, bản án, bằng, chứng chỉ…
- Đặc điểm của văn bản chuyên ngành
+ Thẩm quyền ban hành thuộc các cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ được nhà nước trao quyền ban hành;
Các cơ quan, tổ chức có nhu cầu sử dụng các loại văn bản phải tuân thủ mẫu quy định, không được tự ý thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được chuẩn hóa Điều này giúp đảm bảo sự thống nhất trong quản lý chuyên môn.
Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước
1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền
Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trong việc phát hành văn bản theo quy định pháp luật về thể loại và nội dung Quyền này trong quản lý nhà nước được thể hiện qua hai khía cạnh chính.
Cơ quan, tổ chức và cá nhân khi ban hành văn bản cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hình thức và thể loại văn bản được phép phát hành.
Cơ quan, tổ chức và cá nhân chỉ được quyền ban hành văn bản trong phạm vi thẩm quyền của mình Nội dung văn bản phải tuân thủ Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các quy định của cấp trên, không được trái với các quy định này.
1.3.2 Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản quản lý nhà nước quyết định chất lượng của văn bản, bao gồm các quy phạm và thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Quá trình soạn thảo cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các yêu cầu liên quan.
Tính mục đích của văn bản là yếu tố quan trọng trong quá trình soạn thảo, bao gồm việc xác định rõ chủ đề, mục tiêu, giới hạn và tính cần thiết của văn bản Việc này không chỉ định hướng cho tác động của văn bản mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả Mục đích soạn thảo cần phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của tổ chức ban hành.
Tính khoa học của văn bản thể hiện qua việc cung cấp thông tin đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác và kịp thời, đồng thời có khả năng dự báo Nội dung cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý và logic, đảm bảo tính hệ thống, với mỗi phần là một bộ phận cấu thành hữu cơ trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước Bố cục của văn bản phải chặt chẽ, nhất quán về chủ đề và không lạc đề Tính khoa học không chỉ giúp văn bản trở nên rõ ràng, chặt chẽ và hợp lý mà còn nâng cao tính khả thi của nó.
Tính đại chúng của văn bản là rất quan trọng, vì đối tượng thi hành có trình độ học vấn khác nhau Do đó, nội dung văn bản cần phải dễ hiểu, dễ nhớ và phù hợp với trình độ dân trí, nhằm đảm bảo tính phổ cập và dễ thực hiện Tuy nhiên, điều này không được ảnh hưởng đến tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của nội dung văn bản.
Tính pháp lý thể hiện sự cưỡng chế và bắt buộc thực hiện của văn bản, phản ánh quyền lực nhà nước và yêu cầu tuân thủ từ mọi người Để đảm bảo tính công quyền, văn bản cần được ban hành dựa trên các căn cứ xác thực, nội dung phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời tương thích với tính chất pháp lý của từng nhóm trong hệ thống văn bản.
Tính khả thi của văn bản là yêu cầu quan trọng, đòi hỏi sự kết hợp hợp lý giữa các yếu tố như tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học và tính quy phạm Nếu không đảm bảo những yếu tố này, văn bản sẽ không có khả năng thực thi Nội dung văn bản cần phù hợp với thực tế cuộc sống và tình hình phát triển kinh tế - xã hội hiện tại, đồng thời phải tương thích với năng lực của các chủ thể thi hành Ngoài ra, văn bản cần nêu rõ các điều kiện cần thiết để thực hiện các quy định, cũng như xác định trách nhiệm cụ thể của các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan.
1.3.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần cần thiết và cách trình bày những thành phần đó theo quy định của các cơ quan có thẩm quyền cho từng loại văn bản cụ thể.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV, bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 09 yếu tố thành phần bắt buộc và 07 yếu tố bổ sung.
- 09 yếu tố thành phần thể thức chung:
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
3 Số, ký hiệu của văn bản;
4 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
7 Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản;
8 Dấu của cơ quan, tổ chức;
- 07 yếu tố thành phần thể thức bổ sung:
1 Dấu chỉ mức độ mật;
2 Dấu chỉ mức độ khẩn;
3 Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;
4 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số telex, số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử;
5 Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành;
6 Chỉ dẫn, phụ lục kèm theo;
1.3.4 Yêu cầu về ngôn ngữ
Ngôn ngữ hành chính là phong cách chủ yếu trong văn bản quản lý nhà nước, với hiệu quả truyền đạt thông tin phụ thuộc vào việc lựa chọn thuật ngữ và cách hành văn của người soạn thảo Để đảm bảo văn phong hành chính công vụ đạt yêu cầu, cần chú trọng đến sự rõ ràng, chính xác và tính mạch lạc trong từng câu chữ.
- Tính phổ thông đại chúng;
- Tính khách quan, phi cá nhân;
- Tính trang trọng, lịch sự;
Nội dung văn bản cần được trình bày rõ ràng và dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, để mọi đối tượng liên quan có thể nắm bắt và thực thi đúng đắn Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, với cách diễn đạt đơn giản và dễ tiếp cận.
1.3.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước cần thiết mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện để đảm bảo văn bản được xây dựng và ban hành đúng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.
Tùy theo tính chất, nội dung, hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành phù hợp
Quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
Bước 1: Sáng kiến và dự thảo văn bản,
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo,
Bước 3: Thẩm định dự thảo,
Bước 4: Xem xét, thông qua,
Bước 6: Gửi và lưu trữ
Quy trình ban hành văn bản hành chính:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Người đứng đầu cơ quan sẽ phân công cá nhân hoặc đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản dựa trên tính chất và nội dung của văn bản cần thực hiện.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia
Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ, đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo và bồi dưỡng năng lực cho cán bộ, công chức, viên chức Học viện không chỉ cung cấp kiến thức và kỹ năng về hành chính, lãnh đạo và quản lý, mà còn đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao Đồng thời, Học viện còn thực hiện nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước.
Học viện có trụ sở chính đặt tại Hà Nội và 03 Phân viện tại TP Hồ Chí Minh, TP Huế và Khu vực Tây Nguyên (TP Buôn Ma Thuột)
Học viện đã trải qua quá trình phát triển cụ thể là:
- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH (TỪ THÁNG 5/1959 – 9/1961): Ngày 29-
Vào năm 1959, Phó Thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phan Kế Toại đã ký Nghị định số 214-NV, thành lập Trường Hành chính trực thuộc Bộ Nội vụ với nhiệm vụ huấn luyện cán bộ chính quyền cấp huyện Khi mới thành lập, Trường Hành chính có cơ sở đặt tại thôn Phù Lưu, xã Xuân Hồng, huyện Từ Sơn, Bắc Ninh.
Trường Hành chính Trung ương được thành lập theo Nghị định số 130-CP của Chính phủ vào ngày 29-9-1961 và hoạt động cho đến tháng 5 năm 1980 Trụ sở của trường được đặt tại Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội, nơi hiện nay Học viện Hành chính Quốc gia đang hoạt động.
Ngày 30-3-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 81/CP chuyển Trường Hành chính Trung ương từ trực thuộc Bộ Nội vụ sang trực thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ
Ngày 30-8-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 231-CP chuyển Trường Hành chính Trung ương từ Ban Tổ chức của Chính phủ sang trực thuộc Phủ Thủ tướng Trường có nhiệm vụ huấn luyện, bồi dưỡng các cán bộ quản lý nhà nước cao cấp ở các cơ quan trung ương
Theo Quyết định trên, Trường Hành chính Trung ương có các phân hiệu phụ trách các khu vực:
+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Hà Nội
+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại TP Hồ Chí Minh + Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Đã Nẵng
Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương được thành lập vào ngày 12 tháng 5 năm 1980, theo Quyết định số 142-CP của Hội đồng Chính phủ, với sự sát nhập giữa Trường Hành chính Trung ương và Trường Kinh tế Trung ương.
Trường Hành chính Trung ương được thành lập vào ngày 08-06-1981 theo Quyết định số 233-CP của Hội đồng Chính phủ, tách ra từ Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương Trường Hành chính Trung ương hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của Chính phủ và đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo cán bộ quản lý nhà nước.
Ngày 26-9-1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Quyết định số 91/HĐBT về nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trường Hành chính Trung ương
Trường Hành chính Quốc gia được thành lập từ ngày 01-11-1990, khi Trường Hành chính Trung ương được đổi tên theo Quyết định số 381-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Thời gian này kéo dài đến tháng 7 năm 1992, đánh dấu một giai đoạn quan trọng trong sự phát triển của cơ sở giáo dục hành chính tại Việt Nam.
Học viện Hành chính Quốc gia, được thành lập từ tháng 7 năm 1992, đã chính thức đổi tên từ Trường Hành chính Trung ương theo Nghị định số 253-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng vào ngày 06 tháng 7 năm 1992 Thời gian hoạt động của Học viện kéo dài đến tháng 5 năm 2007.
+ Quyết định số 123/2002/QĐ-TTg Ngày 19-9-2002 của Thủ tướng Chính phủ, Học viện từ cơ quan thuộc Chính phủ được chuyển vào Bộ Nội vụ
+ Ngày 13-11-2003, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 234/2003/ QĐ-TTg về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia
Từ tháng 5 năm 2007, Học viện Hành chính được thành lập thông qua việc hợp nhất Học viện HCQG và Học viện Chính trị – Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh theo Quyết định số 60-QĐ/TW của Bộ Chính trị Học viện HCQG đã chính thức đổi tên thành Học viện Hành chính.
Từ tháng 7/2014, Học viện Hành chính đã được chuyển giao về Bộ Nội vụ và chính thức đổi tên thành Học viện Hành chính Quốc gia.
Ngày 23/01/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia Quyết định này tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho Học viện trong việc thực hiện nhiệm vụ và xây dựng chiến lược phát triển trong những năm tới Điều này nhằm nâng cao vị thế của Học viện, biến nơi đây thành trung tâm bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo và quản lý có tầm cỡ khu vực.
Trong 59 năm xây dựng và phát triển (1959-2018), Học viện Hành chính Quốc gia đã trải qua nhiều thách thức nhưng vẫn đạt được nhiều thành tựu đáng kể nhờ sự lãnh đạo của Chính phủ và nỗ lực của tập thể cán bộ, công chức, viên chức Học viện đã hoàn thành tốt nhiệm vụ và nhận được nhiều khen thưởng, góp phần vào sự phát triển chung của đất nước Trong tương lai, Học viện sẽ tiếp tục phát huy sức mạnh đoàn kết và nỗ lực để đào tạo đội ngũ tri thức chất lượng, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế.
Học viện Hành chính Quốc gia có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại Quyết định số 05/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, ban hành ngày 23/01/2018 Quyết định này nêu rõ các nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác đào tạo và nghiên cứu về hành chính.
Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ
Học viện Hành chính Quốc gia là trung tâm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính, lãnh đạo và quản lý Học viện cũng đảm nhận vai trò nghiên cứu khoa học hành chính, tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước và phát triển nguồn nhân lực.
Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
* Quy định chung của Nhà nước
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, được ban hành ngày 08/02/2010, đã sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Nghị định này nhằm cải thiện quy định và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, đáp ứng yêu cầu phát triển của nền hành chính nhà nước.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
* Quy định chung của Học viện HCQG
- Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 của Giám đốc Học viện Hành chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
- Quyết định số 3448/QĐ-HCQG ngày 28/9/2018 của Giám đốc Học viện Hành chính về việc ban hành Quy chế làm việc của Học viện Hành chính Quốc gia
Công văn số 366/HCQG, ban hành ngày 21/3/2018 bởi Học viện Hành chính Quốc gia, cung cấp hướng dẫn chi tiết về thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và quy định về thẩm quyền ký văn bản.
- Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 của Học viện Hành chính Quốc gia về việc đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản.
Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
Học viện Hành chính Quốc gia, trực thuộc Bộ Nội vụ, là đơn vị công lập hạng đặc biệt, có vai trò quan trọng trong việc đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức về hành chính, lãnh đạo và quản lý Học viện không chỉ tập trung vào việc nâng cao năng lực nhân lực mà còn thực hiện nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ Để đảm bảo hiệu quả trong tổ chức và thực hiện nhiệm vụ, Học viện ban hành hai loại văn bản: văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, trong đó văn bản hành chính là nhóm văn bản phổ biến nhất được Học viện phát hành.
2.3.1 Số lượng văn bản ban hành
Tác giả đã tiến hành khảo sát sổ quản lý văn bản tại bộ phận văn thư và tổng hợp số lượng văn bản được ban hành tại Học viện Hành chính Quốc gia trong khoảng thời gian từ năm 2016 đến ngày 30/11/2018 Số liệu được trình bày cụ thể theo đơn vị tính là văn bản.
Bảng thống kê số lượng một số văn bản hành chính do
Học viện Hành chính QG ban hành từ 2016 – 30/11/2018
(Nguồn: Bộ phận Văn thư, Học viện HCQG)
Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo…
Biểu đồ Số lượng một số loại văn bản hành chính ban hành từ năm 2016 đền 30/11/2018
Theo bảng thống kê, số lượng văn bản do Học viện HCQG soạn thảo và ban hành hàng năm đang gia tăng đáng kể và trở nên đa dạng hơn Tuy nhiên, phần lớn vẫn là quyết định và công văn, không bao gồm hợp đồng, giấy đi đường, giấy giới thiệu và các loại phiếu khác Tổng số văn bản của Học viện tiếp tục tăng lên.
Trong năm 2016, Học viện HCQG đã ban hành 6385 văn bản, tăng lên 6766 văn bản vào năm 2017, và đến ngày 30/11/2018, số lượng văn bản đã đạt 6955, cho thấy trung bình khoảng hơn 6000 văn bản mỗi năm Đặc biệt, năm 2018 đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể về số lượng văn bản so với cả năm 2016 và 2017, nhờ vào việc triển khai nhiều công việc quan trọng, như Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hệ thống văn bản được ban hành nhằm quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc và sắp xếp nhân sự cho các đơn vị thuộc Học viện Đồng thời, Học viện cũng tổ chức nhiều lớp bồi dưỡng, xây dựng Đề án Vị trí việc làm, Đề án cơ chế đặc thù và thành lập Trung tâm Khảo thí và Kiểm định chất lượng công chức, viên chức, cùng với việc mở thêm mã ngành đào tạo sau đại học Hệ thống số thứ tự văn bản được phân loại thành hai loại: quyết định và các loại văn bản khác như công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo, giấy mời, cùng với các tài liệu như hợp đồng và giấy giới thiệu được đăng ký số riêng.
2.3.2 Về thẩm quyền ban hành văn bản
Theo Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ, Học viện Hành chính Quốc gia (HCQG) là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định rõ ràng Học viện không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, nhưng có trách nhiệm tham mưu và đề xuất ý kiến về các nội dung liên quan đến chức năng của mình với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Đối với các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo và nhiều loại văn bản khác, Học viện HCQG có quyền ban hành và quản lý.
Học viện HCQG có quyền ban hành các văn bản chuyên ngành trong lĩnh vực giáo dục, bao gồm văn bằng, chứng chỉ và giấy chứng nhận Đồng thời, Học viện cũng thực hiện việc trao đổi văn bản với các cơ quan, tổ chức và cá nhân nước ngoài nhằm phục vụ cho hoạt động và mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước.
Học viện Hành chính Quốc gia có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành theo quy định của pháp luật.
2.3.3 Về nội dung văn bản
Theo khảo sát, hầu hết các văn bản do Học viện HCQG ban hành thuộc loại văn bản hành chính, chủ yếu liên quan đến lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học Do đó, các văn bản này được soạn thảo một cách chính xác và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết.
Văn bản này được ban hành với mục đích rõ ràng nhằm giải quyết các công việc cụ thể và đạt được kết quả mong muốn Nội dung của văn bản thực tế, phù hợp với các quy định hiện hành và đảm bảo tính chính xác.
Tất cả các văn bản được ban hành đều đảm bảo tính hợp pháp, phù hợp với chủ trương và đường lối của Đảng, cũng như các chính sách và pháp luật của Nhà nước, không vi phạm các quy định của cấp trên.
Tất cả nội dung văn bản của Học viện HCQG đều đảm bảo tính khoa học, với đầy đủ căn cứ pháp lý còn hiệu lực và căn cứ thực tiễn Các văn bản được trình bày một cách logic, có bố cục chặt chẽ và không có sự chồng chéo.
Nội dung văn bản Học viện HCQG ban hành đều phù hợp với hình thức văn bản
2.3.4 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cụ thể như sau:
Sơ đồ thành phần thể thức văn bản quy định rằng quốc hiệu được trình bày ở phía trên cùng bên phải, bao gồm hai dòng Dòng đầu tiên ghi rõ "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM", sử dụng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 và nét đậm.
Dòng thứ hai thể hiện khẩu hiệu “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” bằng chữ in thường, sử dụng phông chữ Time New Roman, kích thước 13-14, kiểu chữ đứng đậm Các chữ cái đầu của từng cụm từ được viết hoa và giữa các cụm từ có gạch nối, tạo khoảng cách chữ Phía dưới dòng chữ có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài tương ứng với chiều dài của khẩu hiệu.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM - Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản được đặt ở phía trên cùng, bên trái của văn bản.
Tên cơ quan chủ quản trực tiếp “BỘ NỘI VỤ” được trình bày bằng chữ in hoa, sử dụng phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13, và kiểu chữ đứng, tương tự như cỡ chữ của Quốc hiệu.
Dòng dưới ghi tên cơ quan ban hành văn bản “HỌC VIỆN HÀNH
CHÍNH QUỐC GIA” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New
Đánh giá chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
Qua quá trình khảo sát và nghiên cứu thực tế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia, có thể nhận diện một số ưu điểm và hạn chế trong quy trình này.
Lãnh đạo Học viện và các đơn vị trực thuộc đã nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong quản lý và điều hành Học viện Giám đốc Học viện đã chỉ đạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này.
06 Văn bản số 01, Tr77]; khi Học viện đang trong giai đoạn kiện toàn tổ chức, nhân sự của các đơn vị theo Quyết định 05/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ thì Lãnh đạo Học viện đã chỉ đạo kịp thời việc hướng dẫn thể thức, phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm quyền ký văn bản trình của các đơn vị [Phụ lục 06 Văn bản số 02,Tr96]; để tiến độ giải quyết hồ sơ văn bản được đảm bảo Lãnh đạo Học viện chỉ đạo, ban hành văn bản yêu cầu các đơn vị thực hiện [Phụ lục 06.Văn bản số 03, Tr100] Đặc biệt, gần đây Giám đốc Học viện đã chỉ đạo, giao Bộ phận Thư ký lập sổ theo dõi những đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản bị sai, bị chậm để nhắc nhở [Phụ lục 06 Văn bản số 04, Tr102; văn bản 05, Tr104; văn bản 06, Tr105] Tất cả các quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo Học viện cũng nhằm thực hiện đúng các quy định của cấp có thẩm quyền cũng như đảm bảo sự thống nhất, nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Số lượng và chất lượng văn bản tại Học viện ngày càng gia tăng do khối lượng công việc tăng cao Việc hợp tác với các đối tác trong lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học không ngừng mở rộng, dẫn đến sự gia tăng đáng kể về số lượng văn bản qua các năm Chất lượng văn bản cũng được đảm bảo trong bối cảnh này.
Học viện HCQG nổi bật với đội ngũ nhân sự là các chuyên gia, giảng viên và nhà khoa học dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực soạn thảo và ban hành văn bản Học viện không chỉ đào tạo mà còn bồi dưỡng nhiều sinh viên, học viên, cung cấp nguồn nhân lực hành chính chất lượng cho cả trong nước và quốc tế Đội ngũ này bao gồm các cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại các Bộ, ngành và các cơ quan từ Trung ương đến địa phương.
Học viện đã tiến hành đào tạo và bồi dưỡng cho các cá nhân, đơn vị liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đảm bảo họ có trình độ chuyên môn phù hợp Những người này được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết theo quy định của Nhà nước, giúp họ tự rà soát và phát hiện lỗi sai trong quá trình làm việc để kịp thời chỉnh sửa.
Học viện đã đầu tư đầy đủ trang thiết bị như máy tính kết nối mạng, máy in, máy photo, máy fax, máy scan, tủ và giá đựng tài liệu, nhằm nâng cao hiệu quả trong việc soạn thảo và ban hành văn bản Phòng ốc được thiết kế thoáng mát và hợp lý, với Phòng Hành chính - Tổng hợp nằm ở vị trí trung tâm, thuận lợi cho quy trình làm việc Cơ sở vật chất và trang thiết bị này tạo điều kiện tốt nhất cho công chức, viên chức và người lao động trong công tác văn bản.
Học viện có thẩm quyền ban hành văn bản dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao bởi cấp có thẩm quyền Các khoa, ban, đơn vị và chuyên viên có trách nhiệm soạn thảo văn bản theo nhiệm vụ được phân công Tất cả văn bản do Học viện ban hành đều tuân thủ quy định pháp luật và hướng dẫn của cấp trên, đảm bảo không xảy ra tình trạng vượt thẩm quyền hay ban hành văn bản không thuộc thẩm quyền của Học viện.
Nội dung văn bản ban hành của Học viện được xây dựng phù hợp với chức năng và nhiệm vụ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và khoa học Thông tin trong văn bản chính xác, khách quan và đáng tin cậy Ngôn ngữ sử dụng rõ ràng, mạch lạc, lịch sự và trang trọng, thể hiện rõ mục đích của văn bản trong một cách ngắn gọn.
Bố cục văn bản rò ràng, logic, hợp lý, bổ sung cho nhau
Học viện Hành chính Quốc gia đảm bảo rằng các văn bản được soạn thảo và ban hành tuân thủ đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật Tùy thuộc vào nội dung và mục đích, Học viện lựa chọn hình thức văn bản phù hợp, trình bày trên khổ giấy A4 với đầy đủ yếu tố thể thức Văn bản được đánh máy rõ ràng, đúng kích cỡ và lề theo quy định Hiện nay, Học viện đã ban hành một số thủ tục hành chính liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và đang xây dựng mẫu văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo, bảo đảm tính chính xác về thể thức và kỹ thuật, đồng thời nâng cao tính khoa học và sự thống nhất trong các văn bản được ban hành.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện được thực hiện một cách chặt chẽ và nề nếp, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Quy trình này không chỉ đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả cho các yêu cầu công việc mà còn quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị trong việc soạn thảo và ban hành văn bản Điều này giúp nâng cao tính chủ động trong giải quyết công việc, tạo điều kiện cho văn bản được tiếp nhận, chuyển giao, xử lý và phát hành một cách kịp thời, từ đó giảm thiểu tình trạng chậm trễ trong quá trình giải quyết văn bản.
Công tác văn thư và hành chính tại Học viện được chú trọng với sự bố trí chuyên viên hành chính tổng hợp cho các khoa, ban, đơn vị Những chuyên viên này có trách nhiệm làm đầu mối trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, bao gồm việc trình văn bản và phối hợp với văn thư Học viện để phát hành văn bản khi cần thiết Tất cả văn bản do Học viện ban hành đều được tập trung quản lý.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia được thực hiện đúng quy định của Nhà nước, đặc biệt trong những năm gần đây đã tuân thủ quy chuẩn hiện hành với ít sai sót Các văn bản được ban hành kịp thời và đảm bảo tiến độ công việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Học viện.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia vẫn gặp phải một số hạn chế nhất định.
Nhận thức về tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động điều hành và quản lý của Học viện vẫn còn hạn chế Nhiều lãnh đạo và cá nhân liên quan thường coi nhẹ quy trình này, cho rằng những sai sót nhỏ không gây ảnh hưởng lớn, dẫn đến việc thiếu chú trọng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
