Mục đích nghiên cứu
- Học được những kiến thức mới
- Trong quá trình tìm hiểu sẽ giúp nhóm nâng cao khả năng tự học của mình
Bước khởi đầu cho việc xây dựng website quản lý sinh viên là rất quan trọng, giúp áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế một cách hiệu quả.
Sản phẩm này nhằm bổ sung nguồn tài liệu Winforms tiếng Việt, đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên ngành Hệ thống thông tin tại Đại học Nội vụ Hà Nội, giúp cải thiện chất lượng đào tạo và nghiên cứu trong lĩnh vực này.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết thông qua các E-book được phát hành bởi Microsoft
Nghiên cứu ứng dụng là quá trình tìm hiểu các ví dụ trên mạng và từng bước áp dụng vào các chương trình thử nghiệm Việc tổng hợp kiến thức đã thu thập được sẽ giúp hoàn thành báo cáo và sản phẩm một cách hiệu quả.
Mục đích thực hiện
Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc xây dựng phần mềm quản lý văn bản được thực hiện với đầy đủ các chức năng cơ bản, đảm bảo giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng.
- Lập trình ngôn ngữ C# Winform.
Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, khóa luận được tổ chức thành 3 chương Cụ thể:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Một số khái niệm
Văn bản là hình thức truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viết, thể hiện ý chí của một chủ thể đến chủ thể khác Mục đích của văn bản là thông báo hoặc yêu cầu hành động từ đối tượng tiếp nhận, nhằm đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo Nói cách khác, văn bản là phương tiện ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt thông tin, quyết định qua các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định.
- Dưới đây là những loại văn bản thường gặp trong đời sống:
• Văn bản quy phạm pháp luật: Luật, Nghị định, Nghị quyết, Pháp lệnh, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị;
Văn bản hành chính bao gồm nhiều loại tài liệu quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo và thư công Những văn bản này đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và điều hành các hoạt động hành chính.
Quản lý văn bản là quá trình tổ chức và thực hiện việc kiểm soát hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan, tuân theo các nguyên tắc và trình tự cụ thể.
Văn bản đi bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành Nó cũng bao gồm bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật, tất cả đều được phát hành bởi các cơ quan và tổ chức.
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, cũng như các tài liệu như fax, văn bản điện tử, văn bản mật và đơn thư gửi đến các cơ quan, tổ chức.
- Cách phương pháp quản lý văn bản:
Phương pháp quản lý văn bản truyền thống là cách thực hiện thủ công, phổ biến trước khi công nghệ thông tin và máy tính trở nên quen thuộc với nhân viên Để sắp xếp văn bản khoa học hiệu quả, cần phân loại văn bản theo dạng hình cây, từ tổng thể đến chi tiết.
• Phân loại theo cơ quan ban hành : ví dụ : văn bản do cơ quan thuế ban hành, văn bản do các cơ quan bộ ban hành…
• Phân loại theo chủ đề : ví dụ như : văn bản đi, văn bản đến, báo cáo…
Phân loại nội dung theo cụm là một phương pháp hiệu quả để tổ chức thông tin trong cùng một chủ đề Ví dụ, có thể chia thành các cụm như văn bản khiếu nại hoặc văn bản quy phạm pháp luật, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận thông tin liên quan.
• Phân loại theo nhóm : Trong cùng một cụm có thể phân loại theo nhóm Ví dụ : nhóm văn bản tháng 1- 2013, nhóm văn bản tháng 2 - 2014, nhóm văn bản tháng 9 - 2015
Sau khi đã phân loại văn bản – hồ sơ tài liệu, cần sắp xếp hồ sơ khoa học, dễ tìm kiếm khi cần thiết
Để dễ dàng tìm kiếm, hãy sắp xếp các văn bản theo thời gian phát sinh, tạo thành các nhóm rõ ràng Cần ghi chú và đánh dấu thời gian một cách rõ ràng để thuận tiện cho việc tra cứu.
• Sắp xếp theo mẫu tự chữ cái : Sắp sếp theo thứ tự bảng chữ cái Ví dụ: mẫu tự B : Báo cáo – Biên Bản
• Sắp xếp theo tính chất : Dựa vào tính chất của hồ sơ Ví dụ như : văn bản đã xử lý xong, văn bản đang chờ xử lý,…
Những bất cập trong quản lý văn bản truyền thống:
• Quá tải thông tin, hồ sơ tài liệu, việc lưu trữ khó khăn
• Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí
• Hiệu quả công việc thấp, ảnh hướng đến môi trường
*Phương pháp quản lý văn bản bằng công nghệ
Kỹ thuật công nghệ thông tin đã đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhu cầu trao đổi và khai thác thông tin của nhân loại Ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến và cần thiết trong mọi lĩnh vực trên toàn cầu Đặc biệt, nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ đang được các doanh nghiệp, đơn vị và nhà đầu tư đặc biệt chú trọng.
Trong công việc quản lý tài liệu, hồ sơ, báo cáo và số liệu, nhân viên và cán bộ quản lý cần khai thác công nghệ thông tin như một công cụ hữu ích để nâng cao tính chuyên nghiệp trong việc quản lý tài liệu và văn bản Việc này không chỉ giúp người quản lý dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, mà còn đảm bảo hiệu quả trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, điều này có ý nghĩa quan trọng đối với công tác nghiệp vụ.
Hiện nay, hệ thống thông tin điện tử Internet đang thu hút sự quan tâm lớn từ mọi người nhờ vào khả năng giao tiếp hiệu quả, tìm kiếm thông tin nhanh chóng và đọc tài liệu dễ dàng Điều này được hỗ trợ bởi các phần mềm ứng dụng quản lý và số hóa tài liệu tiên tiến.
Điện tử hóa văn phòng và số hóa tài liệu thông qua các phần mềm văn phòng điện tử, phần mềm quản lý tài liệu và phần mềm quản lý công việc đã giúp lưu trữ tài liệu trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn Việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu cũng trở nên thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian và công sức Để đáp ứng xu hướng công nghệ hóa tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi đã phát triển phần mềm quản lý văn bản riêng bằng lập trình Net framework ứng dụng Winforms với ngôn ngữ C#.
Tổng quan về ngôn ngữ lập trình C# Winforms
C# là một trong những ngôn ngữ lập trình phổ biến nhất hiện nay, được sử dụng rộng rãi cho các dự án web, phần mềm và ứng dụng Để phát triển phần mềm, lập trình viên thường sử dụng C# Winform Bài viết này sẽ giới thiệu những kiến thức cơ bản về lập trình C# Winform.
.NET Framework là nền tảng chuẩn hóa, độc lập với ngôn ngữ lập trình, cho phép lập trình viên phát triển, tích hợp và triển khai các dịch vụ Web, XML, cũng như các ứng dụng đa cấu trúc Nó cung cấp và quản lý các giao diện như Winform, Webform và Console Applications.
Winform là một giao diện chứa các đối tượng và dữ liệu để tương tác với người dùng Trong lập trình C# Winform, Form thực chất là một lớp kế thừa từ lớp System.Windows.Forms.Form C# là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, điều khiển hoạt động của các form và kết nối với cơ sở dữ liệu.
Microsoft Visual Studio, commonly referred to as Visual Studio, is a comprehensive toolset designed for developing a variety of applications, including ASP.NET web applications, XML services, desktop applications, console applications, and mobile applications.
Visual Studio hỗ trợ phát triển ứng dụng bằng các ngôn ngữ lập trình như Visual Basic, Visual C++, Visual C# và Visual J# Tất cả bốn ngôn ngữ này đều sử dụng chung một môi trường phát triển tích hợp (IDE), cho phép chia sẻ các tiện ích và công cụ để tạo ra giải pháp tích hợp hiệu quả.
Visual Studio với lập trình C# Winform:
Visual Studio là một công cụ lập trình mạnh mẽ với trình soạn thảo mã hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích như đổi màu câu lệnh, gợi ý lệnh, thu hẹp khối lệnh và đánh dấu mã Một ưu điểm nổi bật của Visual Studio là khả năng phát hiện lỗi ngay lập tức thông qua việc hiển thị gạch gợn sóng màu đỏ trong quá trình viết chương trình, giúp người dùng lập trình hiệu quả hơn.
Trình gỡ lỗi là công cụ quan trọng, hoạt động ở cả cấp mã nguồn và cấp máy, giúp lập trình viên phát hiện lỗi hiệu quả Với tính năng thiết lập breakpoint, trình gỡ lỗi cho phép chạy từng dòng lệnh một, từ đó dễ dàng xác định và khắc phục các vấn đề trong mã nguồn.
Tạo project đầu tiên với Lập trình Winform C#: Để tạo dự án Console, đầu tiên bạn mở Visual Studio, chọn File, sau đó chọn New -> Project hoặc Ctrl + Shift + N
In the New Project window, select Visual C# and choose Windows Forms Application Specify the location to save the project and enter the Solution name Once all the information is filled in, click OK to complete the project creation process.
The Solution Explorer window displays projects and their associated files, allowing for easy editing Below the Solution Explorer is the Properties window, which contains all the attributes of the various objects.
Các đối tượng trong lập trình C# Winform:
TextBox: Để nhập được văn bản ta sử dụng TextBox Chỉ cần kích đúp vào biểu tượng TextBox trong hộp ToolBox sau đó đưa đến vị trí muốn đặt
Sau khi thêm TextBox vào Form cửa sổ thuộc tính – Properties sẽ đưa ra tất cả các thuộc tính của TextBox Các thuộc tính thường dùng của TextBox là:
Name Tên của TextBox thường bắt đầu bởi tiếp đầu ngữ txt
BackColor Chọn màu cho TextBox
Enabled Khóa cứng hoặc không một TextBox
Font Định dạng Font chữ cho chuỗi dữ liệu của TextBox
Multiline Cho phép nhập dữ liệu vào TextBox trên nhiều dòng
PasswordChar Kí tự đại diện khi nhập mật khẩu
Text Chuỗi dữ liệu xuất hiện trong TextBox
Visible Hiển thị hoặc che dấu TextBox
Các sự kiện (Event) thường gặp: Leave, TextChanged, Enter:
Label là một yếu tố quan trọng trong thiết kế giao diện, thường được sử dụng để tạo nhãn mô tả cho các trường trong Form Các thuộc tính chính của Label bao gồm: Name, BackColor, Font, ForeColor và Text, giúp tùy chỉnh diện mạo và chức năng của nhãn một cách hiệu quả.
Button control: Button là nút nhấn trên Windows chứa các thuộc tính, phương thức, sự kiện nhằm làm đơn giản hóa công việc khi thao tác trên Button
RadioButton là một công cụ để tạo ra các nút chọn radio, thường được sử dụng khi người dùng cần chọn một trong nhiều tùy chọn Trong một nhóm RadioButton, chỉ có thể chọn một nút duy nhất, giúp người dùng dễ dàng đưa ra quyết định.
Nút chọn radio có thuộc tính Checked, cho phép xác định xem nút radio đó có được chọn hay không, bên cạnh các thuộc tính tương tự khác.
Sự kiện thường sử dụng trong nút chọn radio là Click
CheckBox: CheckBox tương tự RadioButton nhưng chỉ khác ở điểm, ta có thể chọn nhiều CheckBox cùng lúc
ListBox là một công cụ hữu ích cho phép người dùng tạo danh sách các mục để lựa chọn bằng cách nhấp chuột Người dùng có thể chọn một hoặc nhiều mục trong ListBox, mang lại sự linh hoạt trong việc tương tác với các danh mục.
Ngoài các thuộc tính tương tự như TextBox, ListBox còn có một thuộc tính cần quan tâm:
• Thuộc tính Items nhằm nhập vào ListBox các mục chọn
• Thuộc tính SelectionMode, có 4 giá trị:
+ None: Không có mục nào được chọn
+ One: Chỉ chọn được một mục chọn
+ MultiSimple: Có thể chọn được nhiều mục chọn
+ MultiExtended: Có thể chọn nhiều mục chọn, và người sử dụng có thể dùng phím Shift, Ctrl, mũi tên để chọn
• Thuộc tính Sorted nhằm sắp xếp các mục chọn (nếu có giá trị true)
• Sự kiện mà ListBox thường dùng là SelectedIndexChanged
• Để lấy được một mục trong danh mục ta sử dụng thuộc tính SelectedItem
Để lấy tất cả các mục đã chọn trong CheckedListBox, ta sử dụng thuộc tính SelectedItems, với các mục được đánh chỉ mục bắt đầu từ 0 CheckedListBox, được thừa kế từ ListBox, có thêm chức năng đánh dấu kiểm trước các mục Ngoài các thuộc tính thừa kế từ ListBox, CheckedListBox còn có thuộc tính CheckOnClick quan trọng; nếu thuộc tính này được đặt là false, người dùng phải kích hoạt hai lần để chọn, trong khi nếu đặt là true, chỉ cần một lần kích hoạt.
ComboBox là một thành phần giao diện người dùng tương tự như ListBox, nhưng chiếm ít không gian hơn Nó chỉ hiển thị một mục chọn duy nhất, trong khi các mục chọn khác được ẩn đi Người dùng có thể dễ dàng truy cập các mục ẩn này bằng cách nhấp vào mũi tên xuống bên phải.
Các thuộc tính của ComboBox cũng tương tự như TextBox, ListBox Thuộc tính thường dùng là SelectedItem (giá trị mục chọn), Items, SelectedIndex (số thứ tự của mục chọn)
Sự kiện thường dùng là SelectionChangeCommitted, sự kiện này nhằm khẳng định sự thay đổi của một mục chọn trên ComboBox
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Phân tích hệ thống
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tiền thân là Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, đã trải qua hơn 50 năm phát triển kể từ khi thành lập vào năm 1971 Câu hỏi về việc bảo quản và sắp xếp văn bản một cách hiệu quả trong thời gian dài đã khơi dậy tư tưởng sáng tạo ở sinh viên năm nhất Trong quá trình học tập, sinh viên không chỉ tiếp thu kiến thức từ giảng viên mà còn tự tìm hiểu thêm thông qua Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ Đặc biệt, trong học kỳ 2 năm 3, sinh viên đã tiếp xúc với phần mềm quản lý văn bản tại trường và nhận thấy nhiều nhược điểm như giao diện không hấp dẫn và bảo mật kém Nhờ vào kiến thức lập trình C# Winform, sinh viên đã phát triển một phần mềm quản lý văn bản mới, cải thiện tính bảo mật, giao diện và khả năng tìm kiếm, nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu học tập và công việc.
Phiếu khảo sát là công cụ phổ biến trong nghiên cứu, thường được sử dụng để ghi nhận ý kiến của người tham gia thông qua phỏng vấn Đây là bảng câu hỏi phỏng vấn được thiết kế dựa trên các nguyên tắc tâm lý và hành vi của con người.
PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI (từ năm 2015 - 2020)
1- Thầy/cô đã từng sử dụng phần mềm quản lý văn bản nào chưa?
Phần mềm đang sử dụng là gì?
Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý văn bản, thầy cô có gặp khó khăn gì không? Nếu thầy cô chưa từng sử dụng phần mềm này, có thể bỏ qua câu hỏi này.
Khó khăn gặp phải là gì?
……… 3- Theo thầy/cô chất lượng và thời gian xử lý văn bản khi sử dụng cách truyền thống như thế nào?
☐ Nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ
4- Theo thầy/cô chất lượng và thời gian xử lý văn bản khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản như thế nào?
☐ Nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ
5- Theo thầy/cô việc áp dụng công nghệ hoá vào quá trình quản lý văn bản ở trường có lợi ích gì không?
Những lợi ích khi sử dụng công nghệ hoá
……… 6- Nếu nhà trường bắt buộc CBVC 100% sử dụng phần mềm để quản lý văn bản thầy/cô có gặp khó khăn gì không?
Khó khăn gặp phải là gì?
……… 7- Theo thầy/cô việc quản lý văn bản theo hướng công nghệ hoá có dễ dàng không?
8- Theo thầy/cô việc quản lý văn bản theo cách truyền thống có dễ dàng không?
Thầy/cô đánh giá phần mềm quản lý văn bản đang sử dụng với điểm số là ……… trên thang điểm 10 (Nếu thầy cô không sử dụng phần mềm, xin vui lòng bỏ qua câu hỏi này.)
10- Thầy/cô vui lòng đóng góp ý kiến
Từ năm 2015 đến 2020, trường đã sử dụng phương pháp truyền thống để quản lý văn bản, mặc dù đây là cơ sở giáo dục chuyên về văn thư lưu trữ Hiện tại, trường chưa có phần mềm quản lý văn bản trực tuyến, điều này dẫn đến nhu cầu cấp thiết về một phần mềm quản lý văn bản riêng để đảm bảo an toàn thông tin và tiện lợi hơn so với việc sử dụng phần mềm bên ngoài có phí.
• Sơ đồ mức ngữ cảnh
Sơ đồ mức ngữ cảnh giúp làm rõ mối quan hệ thông tin giữa các điểm công tác trong hệ thống, với điểm trung tâm là "quản lý văn bản" Các điểm công tác như "cơ quan, tổ chức bên ngoài", "ban lãnh đạo" và "đơn vị nội bộ" có liên hệ thông tin với điểm trung tâm được thể hiện qua các mũi tên và ghi chú như "văn bản đến", "văn bản đi", "tiếp nhận văn bản", "gửi văn bản đi", "yêu cầu thống kê" và "kết quả thống kê".
Hình 1.1 – Mô tả khái quát phần mềm quản lý văn bản tại trường Đại học
- Quản lý văn bản: Văn bản đến, văn bản đi
Cơ quan, tổ chức bên ngoài bao gồm các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, và các tổ chức khác được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Ban lãnh đạo: Bao gồm Hiệu trưởng, các Phó hiệu trưởng, Trưởng phòng, Trưởng khoa, Phó khoa, Giám đốc Trung tâm, Phó giám đốc Trung tâm,…
- Đơn vị nội bộ: gồm các khoa/trung tâm, các phòng ban trong nhà trường
Sơ đồ use case minh họa sự tương tác giữa người dùng bên ngoài (actor) và hệ thống, trong đó mỗi use case thể hiện cách thức actor tương tác với hệ thống nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể.
Hình 1.2 – Sơ đồ Use case phần mềm quản lý văn bản trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Người quản trị là người phụ trách quản lý phần mềm, đảm nhiệm việc cập nhật và theo dõi thông tin liên quan đến văn bản đến và đi, bao gồm danh mục và loại văn bản Họ cũng có trách nhiệm trả lời các yêu cầu của người dùng khi cần thiết.
- Người dùng: Là người trực tiếp sử dụng phần mềm để tìm kiếm, nhập thông tin văn bản hoặc các thông tin liên quan
- Đăng nhập: Cho phép người quản trị và người dùng vào phần mềm để thực hiện các thao tác
- Quản lý tài khoản: Thay đổi các thông tin tài khoản, đăng ký, đổi mật khẩu
Quản lý văn bản đến và đi là quá trình tổ chức và thực hiện việc quản lý hệ thống văn bản của cơ quan, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc và trình tự nhất định.
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản được phát hành bởi cơ quan, tổ chức, như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành Điều này cũng bao gồm bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật.
Văn bản đi bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, bao gồm cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật, cùng với các đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
- Quản lý danh mục nơi gửi – nơi nhận: Là phạm vi nơi gửi và nơi nhận
- Danh mục nơi gửi: Chứa thông tin các cơ quan, bộ phận nơi gửi
- Danh mục nơi nhận: Chứa thông tin các cơ quan, bộ nhận nơi nhận
- Quản lý loại văn bản: Là phạm vi các loại văn bản
- Loại văn bản: Chứa thông tin các loại loại văn (thông tư, thông báo, quyết định, nghị định,…)
• Sơ đồ chức năng phần mềm
Sơ đồ chức năng phần mềm là công cụ quan trọng để phân tích chức năng, giúp mô tả cách mà các chức năng lớn được chia nhỏ thành các chức năng con trong hệ thống.
• Sơ đồ mức ngữ cảnh
Hình 1.3 – Sơ đồ chức năng phần mềm quản lý văn bản trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần mềm quản lý văn bản bao gồm các chức năng quản lý văn bản đến, văn bản đi, danh mục đến, danh mục đi và loại văn bản Mỗi phần mềm này cung cấp các tính năng hỗ trợ người dùng trong việc theo dõi và tổ chức tài liệu một cách hiệu quả.
- Tìm kiếm: Là chức năng tra thông tin đã lưu trước đó trong phần mềm bằng một từ và/ hoặc cụm từ,
- Cập nhật: Thay đổi và/ hoặc bổ sung các thông tin cho phù hợp với thức tế hiện thời
- Xem chi tiết: Là xem tất cả thông tin đã lưu trước đó
• Sơ đồ chi tiết mức 1
Sơ đồ chi tiết mức 1 văn bản đến – đi thể hiện quy trình tiếp nhận hoặc gửi văn bản qua các giai đoạn như hình 1.4 và hình 1.5 sau:
Hình 1.4 – Quản lý bản bản đến
- Quản lý bản đến: (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP) Điều 20 Trình tự quản lý văn bản đến
1 Tiếp nhận văn bản đến
2 Đăng ký văn bản đến
3 Trình, chuyển giao văn bản đến
4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Điều 21 Tiếp nhận văn bản đến
1 Đối với văn bản giấy a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì
Thiết kế cơ sở dữ liệu
• Bảng User: Là bảng thể hiện thuộc tính dữ liệu người dùng
Trường Kiểu dữ liệu Ghi chú Mô tả
Username nchar(20) Primary key Tên đăng nhập
Pass nchar(20) Not null Mật khẩu
• Bảng văn bản đến: Là bảng thể hiện các thuộc tính văn bản đến
Trường Kiểu dữ liệu Ghi chú Mô tả
ID nvarchar(50) Primary key Mã văn bản đến
TenVB nvarchar(50) Not null Tên văn bản đến
NoiGui nvarchar(50) Not null Nơi gửi
SoVB nvarchar(50) Not null Số văn bản
TrichYeu nvarchar(MAX) Not null Trích yếu
NgayNhan date Not null Ngày nhận
NgayKy date Not null Ngày ký
NguoiKy nvarchar(50) Not null Người ký TinhTrang nvarchar(50) Not null Tình trạng LoaiVB nvarchar(50) Not null Loại văn bản
DVGQ nvarchar(50) Not null Đơn vị giải quyết
NDCDGQ nvarchar(50) Not null Nội dụng chỉ đạo giải quyết
MDMat nvarchar(50) Not null Mức độ mật
MDKhan nvarchar(50) Not null Mức độ khẩn
LinkFile nvarchar(200) Not null Tập tin liên kết
• Bảng văn bản đi: Là bảng thể hiện các thuộc tính văn bản đi
Trường Kiểu dữ liệu Ghi chú Mô tả
ID nvarchar(50) Primary key Mã văn bản đi TenVB nvarchar(50) Not null Tên văn bản đi NoiNhan nvarchar(50) Not null Nơi nhận
SoVB nvarchar(50) Not null Số văn bản
TrichYeu nvarchar(MAX) Not null Trích yếu
NgayNhan date Not null Ngày nhận
NgayKy date Not null Ngày ký
NguoiKy nvarchar(50) Not null Người ký TinhTrang nvarchar(50) Not null Tình trạng LoaiVB nvarchar(50) Not null Loại văn bản LinkFile nvarchar(200) Not null Tập tin liên kết
• Bảng nơi gửi văn bản: Là bảng thể hiện thuộc tính nơi gửi văn bản
Trường Kiểu dữ liệu Ghi chú Mô tả
ID nvarchar(50) Primary key Mã nơi gửi
NoiGui nvarchar(50) Not null Nơi gửi
• Bảng nơi nhận văn bản: Là bản thể hiện thuộc tính nơi nhận văn bản
Trường Kiểu dữ liệu Ghi chú Mô tả
ID nvarchar(50) Primary key Mã nơi nhận
NoiNhan nvarchar(50) Not null Nơi nhận
• Bảng loại văn bản: Là bảng thể hiện thuộc tính loại văn bản
Trường Kiểu dữ liệu Ghi chú Mô tả
ID nvarchar(50) Primary key Mã loại văn bản LoaiVB nvarchar(50) Not null Loại văn bản
2.2.2 Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu
Mối quan hệ một - nhiều trong thiết kế cơ sở dữ liệu được thể hiện qua việc sử dụng khóa chính từ bảng "một" và thêm khóa này dưới dạng trường bổ sung vào bảng "nhiều" Để truy cập các bản ghi từ nhiều bảng, cần tạo một truy vấn để nối các bảng lại với nhau, bằng cách khớp các giá trị trong trường khóa chính của bảng đầu tiên với trường khóa ngoại của bảng thứ hai.
Hình 1.7 – Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu
Chương 2 của bài viết đã trình bày rõ ràng yêu cầu và thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ, đồng thời mô tả phương pháp khảo sát Dựa trên những thông tin này, tác giả đã phát triển ý tưởng, lập kế hoạch và tiến hành phân tích để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm.
Phần phân tích hệ thống bao gồm:
- Xác định yêu cầu bằng việc khảo sát thực trạng tại trường Đại học Nội vụ
Hà Nội Từ đó, có cơ sở để thực hiện xây dựng phần mềm
Phân tích hệ thống có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng các sơ đồ như sơ đồ mức ngữ cảnh, sơ đồ user case, sơ đồ chức năng và sơ đồ mức 1, cùng với quy trình xử lý văn bản Những sơ đồ này giúp hình dung rõ ràng cấu trúc và chức năng của hệ thống, từ đó hỗ trợ việc hiểu và phát triển hệ thống một cách hiệu quả.
Phần thiết kế dữ liệu bao gồm các bảng như bảng loại văn bản, bảng nơi gửi, bảng nơi nhận, bảng người dùng, bảng văn bản đến, bảng văn bản đi, cùng với mối quan hệ giữa các bảng này.
Chương tiếp theo sẽ hướng dẫn cài đặt, sử dụng và demo chương trình.
CÀI ĐẶT VÀ DEMO CHƯƠNG TRÌNH
Cài đặt
Để cài đặt phần mềm quản lý văn bản, người dùng cần một máy tính để bàn hoặc laptop với các yêu cầu tối thiểu như RAM 4GB, ổ cứng HDD 128GB hoặc SSD 128GB, và bộ vi xử lý Core i3 thế hệ 6 trở lên Để đảm bảo phần mềm hoạt động mượt mà hơn, người dùng có thể lựa chọn trang bị máy tính hoặc laptop với cấu hình mạnh mẽ hơn.
Quy trình cài đặt phần mềm gồm các bước sau:
Bước 1: Tải file nén về máy tính hoặc laptop
Bước 2: Giải nén file và khởi động chương trình
Bước 3: Sau đó chọn View => SQL Sever Object Explorer => Click chuột phải vào file SQL Sever Instance => Chọn Properties => Copy Data Source ( như hình ảnh minh họa bên dưới)
Hình 1.8 – Hướng dẫn copy Data Source
Step 4: Return to the main screen of the program and use the key combination Ctrl + H Paste your computer's Data Source into the "Replace with" field, then enter DESKTOP-GMO1G5F in the "Find what" field Click "Find Next" to replace all instances of Data Source = DESKTOP-GMO1G5F with your computer's Data Source Finally, close the Find and Replace dialog box.
Bước 5: Nhấn phím F5 hoặc click chuột vào chữ Start trên thanh công cụ để khởi động chương trình và bắt đầu khám phá phần mềm.
Demo chương trình
Giao diện Login là nơi người quản trị và người dùng nhập thông tin tài khoản cùng mật khẩu đã đăng ký để truy cập vào phần mềm quản lý văn bản.
Hình 1.9 – Giao diện đăng nhập
- Tài khoản: Là chuỗi ký tự và/ hoặc dãy số do người quản trị và người dùng đăng ký trước đó
- Mật khẩu: Là chuỗi ký tự và/ hoặc dãy số do người quản trị và người dùng đã đăng ký trước đó
Để đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản, người dùng cần nhập đúng thông tin tài khoản và mật khẩu, sau đó nhấn nút đăng nhập Nếu thông tin chính xác, bạn sẽ được chuyển đến giao diện phần mềm; ngược lại, nếu tài khoản hoặc mật khẩu sai, bạn sẽ không thể truy cập vào hệ thống.
- Thoát: Nếu không muốn đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản click chuột trái vào thoát
Chạy được các chức năng giao diện đăng nhập chúng ta cần liên kết bảng dữ liệu ở SQL với đoạn code bên visual studio sau đây: namespace QLVBWF
{ public partial class Login : Form
} private void btnCancel_Click(object sender, EventArgs e)
} private void btnLogin_Click(object sender, EventArgs e)
{ string username = this.txtUsername.Text; string password = this.txtPassword.Text;
SqlConnection connection = new SqlConnection(@"data sourceKTOP-
GMO1G5F;initial catalog=QLVB_W;integrated security=True"); try
{ connection.Open(); string sql = "Select * from Users where Username = '" + this.txtUsername.Text + "' and Pass = '" + this.txtPassword.Text + "'";
SqlDataAdapter da = new SqlDataAdapter(sql, connection);
DataSet ds = new DataSet(); da.Fill(ds); if (ds.Tables[0].Rows.Count > 0)
FrmHome f2 = new FrmHome(); this.Hide(); f2.Show();
MessageBox.Show("Tài khoản hoặc mật khẩu không đúng Vui lòng nhập lại!"); this.txtUsername.Focus(); return;
} private void lblChangePass_Click(object sender, EventArgs e)
ChangePass frm1 = new ChangePass(); this.Hide(); frm1.Show();
Để thay đổi mật khẩu, bạn cần điền đầy đủ thông tin tài khoản, mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu Sau đó, nhấn vào nút xác nhận Nếu không muốn thay đổi, bạn có thể nhấn vào nút đóng.
Hình 2.1 – Giao diện thay đổi mật khẩu
- Tài khoản: Là chuỗi ký tự và/ hoặc dãy số do người quản trị và người dùng đăng ký trước đó
- Mật khẩu: Là chuỗi ký tự và/ hoặc dãy số do người quản trị và người dùng đã đăng ký trước đó
Mật khẩu mới là một chuỗi ký tự và/hoặc dãy số được nhập bởi người quản trị và người dùng, yêu cầu phải khác với mật khẩu cũ để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
- Nhập lại mật khẩu: Là chuỗi ký tự và/ hoặc dãy số giống như mật khẩu mới, nếu không đổi mật khẩu sẽ không thành công
Để thực hiện chức năng giao diện thay đổi mật khẩu, chúng ta cần kết nối bảng dữ liệu SQL với đoạn mã trong Visual Studio thuộc namespace QLVBWF.
{ public partial class ChangePass : Form readonly SqlConnection connection = new SqlConnection(@"data sourceKTOP- GMO1G5F;initial catalog=WF1;integrated security=True"); private bool Connect()
{ if (connection.State == ConnectionState.Closed)
{ if (connection.State == ConnectionState.Open)
} private void btnChange_Click(object sender, EventArgs e)
{ string username = this.txtUsername.Text; string password = this.txtPass.Text; string newpassword = this.txtNewPass.Text; string cfpassword = this.txtCfPass.Text; try
{ string sql = "Select * from Users where Username = '" + this.txtUsername.Text + "' and Pass = '" + this.txtPass.Text + "'";
SqlDataAdapter da = new SqlDataAdapter(sql, connection);
DataSet ds = new DataSet(); da.Fill(ds); if (ds.Tables[0].Rows.Count > 0)
{ if (string.Equals(newpassword, cfpassword))
{ string sql1 = "Update Users set Pass = @Password Where Username = @Username";
SqlCommand cmm = new SqlCommand(sql1, connection); cmm.Parameters.Add("@Username", SqlDbType.NVarChar).Value = this.txtUsername.Text; cmm.Parameters.Add("@Password", SqlDbType.NVarChar).Value = this.txtNewPass.Text; try
MessageBox.Show("Đổi mật khẩu thành công!");
MessageBox.Show("Dổi mật khẩu không thành công!"); throw;
MessageBox.Show("Nhập lại mật khẩu không trùng khớp!");
MessageBox.Show("Sai tên đăng nhập hoặc mật khẩu"); this.txtUsername.Focus(); return;
} private void btnCancel_Click(object sender, EventArgs e)
Login frm1 = new Login(); frm1.Show();
* Giao diện chính của phần mềm quản lý văn bản:
Giao diện chính của phần mềm quản lý văn bản bao gồm các mục như văn bản đến, văn bản đi, danh mục nơi gửi, danh mục nơi nhận và loại văn bản, giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu thông tin.
Hình 2.2 – Giao diện chính của phần mềm quản lý văn bản Để hình thành và chạy được giao diện trên chúng ta cần phần code sau: namespace QLVBWF
{ public partial class FrmHome : Form
{ public readonly SqlConnection connection = new SqlConnection(@"Data SourceKTOP-GMO1G5F;Initial Catalog=QLVB_W;Integrated Security=True"); public string fileName; public FrmHome()
} private void FrmHome_Load(object sender, EventArgs e)
{ string sql = "select * from VBDen";
SqlDataAdapter da = new SqlDataAdapter(sql, connection);
DataTable dt = new DataTable(); da.Fill(dt); dataGridView1.DataSource = dt;
LoadDuLieuCBO(); string sql1 = "select * from VBDi";
SqlDataAdapter da1 = new SqlDataAdapter(sql1, connection); DataTable dt1 = new DataTable(); da1.Fill(dt1); dataGridView2.DataSource = dt1;
LoadDuLieuCBO(); string sql2 = "select * from NoiGui";
SqlDataAdapter da2 = new SqlDataAdapter(sql2, connection); DataTable dt2 = new DataTable(); da2.Fill(dt2); dataGridView3.DataSource = dt2; string sql3 = "select * from NoiNhan";
SqlDataAdapter da3 = new SqlDataAdapter(sql3, connection); DataTable dt3 = new DataTable(); da3.Fill(dt3); dataGridView4.DataSource = dt3; string sql4 = "select * from LoaiVB";
SqlDataAdapter da4 = new SqlDataAdapter(sql4, connection); DataTable dt4 = new DataTable(); da4.Fill(dt4); dataGridView5.DataSource = dt4;
{ string sql = "select * from NoiNhan";
SqlDataAdapter da = new SqlDataAdapter(sql, connection);
DataTable dt = new DataTable(); da.Fill(dt); cboNN.DataSource = dt; cboNN.DisplayMember = "NoiNhan"; cboNN.ValueMember = "ID"; string sql1 = "select * from LoaiVB";
To populate a DataTable with data from a SQL database, use the SqlDataAdapter to execute a query, such as "select * from NoiGui." Set the display and value members for combo boxes, ensuring that cboLVB and cboLVB2 are configured to show the "LoaiVB" field and use "ID" as their value member, allowing for seamless data binding.
SqlDataAdapter da2 = new SqlDataAdapter(sql2, connection);
DataTable dt2 = new DataTable(); da2.Fill(dt2); cboNG.DataSource = dt2; cboNG.DisplayMember = "NoiGui"; cboNG.ValueMember = "ID";
Giao diện văn bản bao gồm các ô nhập liệu quan trọng như mã văn bản, tên văn bản, trích yếu, số văn bản, ngày nhận, ngày ký, người ký, loại văn bản, nơi gửi, tình trạng, đơn vị giải quyết, nội dung chỉ đạo giải quyết, mức độ khẩn, mức độ mật và file gốc Ngoài ra, còn có các nút lệnh như thêm, sửa, xóa, mở file gốc, tìm kiếm, thoát, refresh all và bảng thông tin dữ liệu.
Hình 2.3 – Giao diện văn bản đến
- Mã văn bản: Là mã được cơ quan thống nhất dùng để làm khóa khi tìm kiếm, không nhất thiết phải nhớ hết cả tên văn bản
Tên văn bản là một câu ngắn gọn hoặc cụm từ thể hiện nội dung chính của văn bản Trích yếu là phần tóm tắt nội dung tổng quát của toàn bộ văn bản.
- Số văn bản: Phải tuân thủ theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Ngày nhận: Là ngày nhận được văn bản
- Ngày ký: Căn cứ vào ngày trên văn bản
- Người ký: Gồm các lãnh đạo của trường; Phòng, ban; Khoa, trung tâm;…
- Loại văn bản: Căn cứ vào thông tin trên văn bản để phân loại đúng chủ đề và phù hợp
- Nơi gửi: Tên cơ quan, bộ phận nơi gửi
- Tình trạng: Thể hiện trạng thái văn bản đã – đang – chờ xử lý
- Đơn vị giải quyết: Là cơ quan giải quyết văn bản
- Nội dung chỉ đạo giải quyết: Kiểm duyệt nội dung văn bản
- Mức độ khẩn: Chỉ mức độ văn bản cần giải quyết ngay hay chờ
- Mức độ mật: Chỉ độ mật của văn bản
Ví dụ: Thêm mới dữ liệu có những nội dung sau đây:
Mã văn bản TB2, do Nguyễn Bá Chiến ký, thuộc loại công văn, được gửi từ Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ, với số văn bản 01/FIS/HUHA.
Dưới đây là hình ảnh minh họa, thao tác thêm và kết quả hiển thị:
Hình 2.4 – Nhập văn bản để thêm mới
To achieve the operations and results shown in Figures 2.4 and 2.5, the following code snippet is required to execute the add command: `private void btnAdd_Click(object sender, EventArgs e)`.
{ string mvb = this.txtMVB.Text; string tvb = this.txtTVB.Text; string ty = this.txtTY.Text;
DateTime ngaynhan = this.dateNhan.Value;
In the provided code snippet, various input values are captured, including the date of signing, represented by `ngayky`, and several text fields such as `nk`, `tt`, `lvb`, `ng`, `svb`, `dvgq`, `ndcdgq`, `mdm`, and `mdk` Additionally, a database connection is established through the `common.DBConnect` class, allowing for further data manipulation or storage.
To insert a new record into the VBDen table, establish a connection to the database using SqlConnection The SQL command specifies the fields to populate, including ID, TenVB, TrichYeu, NgayNhan, NgayKy, NguoiKy, TinhTrang, LoaiVB, NoiGui, SoVB, DVGQ, NDCDGQ, MDMat, MDKhan, and LinkFile, with corresponding parameters for each value This operation ensures that essential document details are accurately stored in the database.
@SoVB, @DVGQ, @NDCDGQ, @MucDoMat, @MucDoKhan, @LinkFile)";
To execute a SQL command in C#, create a SqlCommand object with the desired SQL query and connection Add parameters for various fields such as ID, document name, summary, receipt date, signing date, signer, status, document type, sender, document number, content, confidentiality level, urgency level, and file link Finally, execute the command using ExecuteNonQuery to apply the changes to the database.
MessageBox.Show("Đã thêm mới!"); common.DAO dAO = new common.DAO(); this.dataGridView1.DataSource = dAO.GetListVBDen(); this.dataGridView1.Refresh();
Ví dụ: Sửa người ký Đỗ Nhật Tân trong văn bản công văn, mã công văn CV1 thành Nguyễn Bá Chiến
Dưới đây là hình ảnh minh họa, thao tác sửa và kết quả hiển thị:
To achieve the editing results shown in Figures 2.6 and 2.7, the following code is required to execute the edit command: `private void btnEdit_Click(object sender, EventArgs e)`.
{ connection.Open(); string sql = "Select ID From VBDen Where ID = '" + this.txtMVB.Text + "'"; SqlDataAdapter da = new SqlDataAdapter(sql, connection);
DataSet ds = new DataSet(); da.Fill(ds); if (ds.Tables[0].Rows.Count > 0)
{ string sql1 = @"Update VBDen set TenVB=N'" + this.txtTVB.Text +
"',TrichYeu=N'" + this.txtTY.Text + "',NgayNhan=N'" + this.dateNhan.Value + "',NgayKy=N'" + this.dateKy.Value + "',NguoiKy=N'" + this.txtNK.Text + "',TinhTrang=N'" + this.txtTT.Text + "',LoaiVB=N'" + this.cboLVB.Text + "',NoiGui=N'" + this.cboNG.Text +
"',SoVB=N'" + this.txtSVB.Text + "',DVGQ=N'" + this.txtDVGQ.Text + "',NDCDGQ=N'" + this.txtNDCDGQ.Text + "',MDMat=N'" + this.txtMDM.Text + "',MDKhan=N'" + this.txtMDK.Text + "',LinkFile=N'" + this.fileName + "' Where ID = N'" + this.txtMVB.Text + "'";
SqlCommand cmm = new SqlCommand(sql1, connection); try
MessageBox.Show("Thay đổi thành công!");
DAO dao = new DAO(); dataGridView1.DataSource = dao.GetListVBDen(); this.dataGridView1.Refresh();
MessageBox.Show("Thay đổi không thành công!");
Kết luận
Báo cáo lý thuyết trong khóa luận đã giới thiệu những kiến thức cơ bản về Winform trong NET framework Mặc dù chưa đầy đủ, nhưng những thông tin được trình bày là nền tảng quan trọng, giúp sinh viên có thể tiếp tục khám phá và tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực này.
Chương trình demo, mặc dù còn một số hạn chế, đã thể hiện được những tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý văn bản Qua sản phẩm này, tôi có thể áp dụng những kiến thức chuyên ngành đã học trong suốt những năm qua, bao gồm phân tích thiết kế hệ thống, cơ sở dữ liệu, và lập trình Tôi tin rằng chương trình này có tiềm năng phát triển, có thể được đưa vào sử dụng và là nguồn tham khảo hữu ích cho những ai muốn học Winform NET framework và xây dựng cơ sở dữ liệu theo hướng database.
Mặc dù đã tồn tại từ lâu, lập trình C# Winform vẫn được ưa chuộng nhờ tính linh hoạt và dễ sử dụng Được hỗ trợ bởi NET Framework, C# Winform cung cấp hạ tầng cơ sở tối ưu, giúp việc tạo giao diện phần mềm trở nên nhanh chóng và tiện lợi.
1.1 Những điểm hệ thống đã làm được
Một số ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản như sau:
+ Giao diện tương đối bắt mắt, dễ dàng sử dụng và thao tác, hiển thị tốt trên nhiều loại dòng máy khác nhau
+ Đã xây dựng được các tính năng thiết yếu của một phần mềm quản lý văn bản
+ Quản lý văn bản đến – đi, danh mục văn bản đến – đi và phân loại văn bản
+ Tìm kiếm thông tin dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng
Mặc dù đã nỗ lực hết mình và nhận được sự hỗ trợ tận tình từ giảng viên hướng dẫn, nhưng do hạn chế về thời gian và trình độ, phần mềm vẫn còn một số khuyết điểm cần khắc phục.
- Chưa có các tính năng nâng cao của một phần mềm quản lý văn bản
- Do hạn chế về mặt kinh phí nên phần mềm còn nhiều thiếu sót
- Các chức năng còn tồn tại hạn chế, chưa thực sự linh động trong việc xử lý.
Hướng phát triển
Trong thời gian tới, tôi sẽ nỗ lực hoàn thiện hệ thống, kiểm tra và khắc phục các lỗi còn tồn tại, đồng thời bổ sung nhiều chức năng nâng cao để phù hợp với các bài toán thực tế, nhằm đưa phần mềm vào hoạt động hiệu quả.