Từ lâu bán hàng đã luôn được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú trọng, nó quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp, để tồn tại và phát triển trong thị trường cạnh tranh gay gắt thì doanh nghiệp luôn phải có sự đổi mới về cách thức bán hàng, đổi mới về cách tiếp cận khách hàng, đổi mới về công nghệ thông tin nhằm tạo ra sự thỏa mãn cũng như sự tiện lợi cho khách hàng khi mua các sản phẩm của công ty mình. Đặc biệt giai đoạn 20192021 là giai đoạn dịch covid xuất hiện và đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến tất cả các hoạt động trong đời sống hiện nay, đặc biệt ảnh hưởng nặng đến nền kinh tế của nước ta, các doanh nghiệp trong nước đang phải gồng mình để có thể sống sót trong các lần dịch bùng phát trong nước. Và để sống sót bắt buộc doanh nghiệp phải tự thay đổi mình để có thể thích ứng với tình hình hiện tại, và sự thay đổi đó phải xuất phát từ nhiều khía cạnh, nhưng thay đổi lớn nhất vẫn là ở mảng bán hàng khi mà khách hàng không thể di chuyển thường xuyên để mua hàng trực tiếp bắt buộc doanh nghiệp phải tìm cách để có thể bán được các mặt hàng của mình mà vẫn có thể giải quyết được các yêu cầu của khách hàng cũng như các chỉ thị của nhà nước. Vì thế bán hàng là vấn đề cần thiết để nghiên cứu trong giai đoạn này.Công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh được thành lập vào năm 2017, trong việc bán hàng còn xuất hiện nhiều vấn đề như cách thức bán hàng, sản phẩm khi giao đến khách hàng còn bị đánh giá chưa tốt, các chính sách khuyến mãi chưa rõ ràng, chưa có các biện pháp nhằm làm hài lòng khách hàng khi bán hàng…, nên tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài: “nghiên cứu hoạt động bán hàng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh” làm đề tài tốt nghiệp của mình.
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC BÁN HÀNG
Cơ sở lý luận về công tác bán hàng tại doanh nghiệp
1.1 Các lý thuyết của hoạt động bán hàng
1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp
Theo Philip Kotler, bán hàng được định nghĩa là quá trình giới thiệu trực tiếp sản phẩm và dịch vụ thông qua việc trao đổi và trò chuyện với khách hàng tiềm năng nhằm mục tiêu thúc đẩy doanh số.
Theo Theo James M Comer, bán hàng là một quá trình cá nhân hóa, trong đó người bán không chỉ tìm hiểu và khám phá nhu cầu của người mua mà còn gợi tạo và đáp ứng những ước muốn đó Mục tiêu cuối cùng là đạt được quyền lợi thỏa đáng và bền vững cho cả hai bên.
1.1.2.1 Khái niệm về lực lượng bán hàng:
Lực lượng bán hàng đóng vai trò then chốt trong doanh nghiệp, bao gồm các tổ chức và cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình bán hàng Họ không chỉ là cầu nối đưa sản phẩm đến tay khách hàng mà còn là những người quyết định đến doanh thu của doanh nghiệp.
Lực lượng bán hàng bao gồm tất cả nhân viên tham gia vào quảng cáo, vận chuyển, phân phối và bán hàng của doanh nghiệp Đây là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các mục tiêu và kế hoạch bán hàng.
(Nguồn:Th.s Nguyễn Như Phương Anh- Quản trị thương mại) 1.1.2.2 Vai trò của lực lượng bán hàng
Lực lượng bán hàng đóng vai trò cực kì quan trọng trong doanh nghiệp cụ thể là:
Lực lượng bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối doanh nghiệp với khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và đánh giá của khách hàng đối với sản phẩm Họ không chỉ thu thập thông tin phản hồi mà còn giới thiệu sản phẩm đến tay khách hàng, tạo điều kiện cho sự phát triển và cải thiện sản phẩm.
Lực lượng bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin từ thị trường và đối thủ cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nhận diện các lợi thế, điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp phù hợp để nâng cao khả năng cạnh tranh Hơn nữa, lực lượng bán hàng thực hiện kế hoạch và mục tiêu doanh số của công ty, đảm bảo doanh số luôn đạt yêu cầu và duy trì sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Khi bán sản phẩm, đội ngũ bán hàng không chỉ có trách nhiệm cung cấp hàng hóa mà còn cần giải quyết phàn nàn từ khách hàng Họ cũng phải tư vấn cách sử dụng sản phẩm và xử lý các vấn đề phát sinh để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Để tăng doanh số bán hàng, đội ngũ bán hàng không chỉ cần duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ mà còn phải chủ động tìm kiếm khách hàng mới.
Quảng bá cho doanh nghiệp: là đưa thương hiệu doanh nghiệp được nhiều người biết đến hơn bằng các cách khác nhau.
1.1.2.3 Phân loại lực lượng bán hàng
Phân theo lực lượng bán hàng của doanh nghiệp
Lực lượng bán hàng bên trong doanh nghiệp bao gồm giám đốc kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh và nhân viên kinh doanh, thường làm việc tại văn phòng và hỗ trợ cho lực lượng bán hàng bên ngoài Họ chủ yếu giao tiếp với khách hàng qua email, điện thoại và tin nhắn, nhưng nhược điểm là thiếu tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, dẫn đến việc không hiểu rõ tâm lý, nhu cầu và thị hiếu thực tế của khách hàng.
Lực lượng bán hàng trên thị trường bao gồm các giám đốc vùng, giám sát bán hàng, nhân viên bán hàng và nhân viên phát triển thị trường, những người trực tiếp giới thiệu sản phẩm và tương tác với khách hàng Nhờ đó, họ có thể nắm bắt rõ nhu cầu và phản hồi của khách hàng Tuy nhiên, việc duy trì lực lượng này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chịu nhiều chi phí cố định và chi phí phát sinh khác.
Phân theo chức năng nhiệm vụ
Giám đốc bán hàng là người đứng đầu bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp, có thể là giám đốc bán hàng toàn doanh nghiệp hoặc giám đốc bán hàng khu vực Họ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động bán hàng, xây dựng các kế hoạch bán hàng hiệu quả và xác định nhu cầu thị trường để tối ưu hóa doanh thu.
-Người bán hàng: là người có nhiệm vụ tiếp thị, đưa các thông tin cho khách hàng.
-Nhân viên tiếp nhận đơn hàng: tiếp nhận các đơn hàng từ khách hàng hoặc các đơn hàng từ lực lượng bán hàng.
1.1.3 Vai trò của bán hàng
Bán hàng có rất nhiều vai trò tuy nhiên nó những vai trò chính sau đây:
-Bán hàng đem lại sự thỏa mãn cho con người nhờ vào chức năng đáp ứng nhu cầu và kích hoạt nhu cầu
Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa và tiền tệ, từ đó thúc đẩy đầu tư và mở rộng sản xuất trong nền kinh tế Đồng thời, việc bán hàng cũng nâng cao tính chuyên môn hóa, mang lại lợi ích lớn hơn cho người sản xuất khi có những chuyên gia bán hàng chuyên nghiệp đảm nhận việc tiêu thụ sản phẩm.
Người bán hàng giỏi đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng Họ không chỉ cung cấp thông tin phản hồi từ thị trường mà còn tư vấn và thuyết phục người mua Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm về vận chuyển, lưu kho và truyền tải thông tin hai chiều, giúp cải thiện sự hiểu biết và tương tác giữa các bên liên quan.
-Hoạt động tiếp thị, truyền thông, kích thích tiêu thụ.
-Quản trị quan hệ khách hàng
Trước khi tiến hành bán hàng, việc lập hồ sơ khách hàng và thu thập thông tin cần thiết là rất quan trọng Điều này giúp chọn lựa sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng Ngoài ra, việc chuẩn bị tiếp cận khách hàng và trình bày sản phẩm một cách chuyên nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình bán hàng Cuối cùng, lập kế hoạch bán hàng chi tiết sẽ giúp tăng cường hiệu quả và thành công trong giao dịch.
-Trong khi bán: tiếp xúc với khách hàng tiềm năng, giới thiệu về sản phẩm, tư vấn cho khách hàng, kí hợp đồng …
-Sau bán hàng: thực hiện các dịch vụ bán hàng như bảo trì, bảo hành, theo dõi, giám sát điều chỉnh đơn hàng…
1.1.5 Mục tiêu của bán hàng
Hoạt động của lực lượng bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp cận và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, đồng thời là công cụ cạnh tranh hiệu quả với đối thủ Để đạt được thành công, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng và xây dựng chiến lược cụ thể Mặc dù mục tiêu có thể khác nhau theo từng giai đoạn hoặc ngành, nhưng mục tiêu bán hàng chung của doanh nghiệp vẫn là yếu tố cốt lõi để phát triển bền vững.
Thứ nhất, nhân sự hay hướng vào con người.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
2 Tổng quan về công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh
2.1 Giới thiệu về công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
- Giám đốc: Nguyễn Ngọc Sơn
- Địa chỉ: 598 Nguyễn Tất Thành- Thủy Châu- Hương Thủy- TT Huế
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh, thành lập năm 2017, đã nhanh chóng khẳng định vị thế trên thị trường tôn thép Dưới sự lãnh đạo của giám đốc Nguyễn Ngọc Sơn, công ty bắt đầu từ cơ sở nhỏ tại 598 Nguyễn Tất Thành, Thừa Thiên Huế, và đã mở rộng với cơ sở 2 tại 796 Nguyễn Tất Thành vào năm 2019 Năm 2020, công ty tiếp tục phát triển với cơ sở 3 tại 254 Phan Chu Trinh, TP Huế Sau 5 năm hoạt động, công ty đã đạt được nhiều thành tựu, thu hút đông đảo khách hàng và nhận được sự yêu mến từ thị trường.
- Buôn bán máy móc thiết bị phụ tùng máy móc.
- Buôn bán kim loại và quặng kim loại.
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh.
2.1.4 Sứ mạng, tầm nhìn, mục tiêu
- Sứ mạng: Mang lại môi trường sống an toàn cho mọi người.
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh hướng tới việc trở thành nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm thép tại khu vực, với tầm nhìn phát triển bền vững và chất lượng sản phẩm vượt trội.
- Mục tiêu: đến năm 2025 sẽ trờ thành doanh nghiệp sản xuất và thương mại các sản phẩm về thép.
2.1.5 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
- Nắm bắt các nhu cầu của thị trường, xây dựng các kế hoạch, phương án cũng cấp các sản phẩm phù hợp với thị trường.
- Thực hiện các đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng.
- Quản lý, sử dụng các khoản vốn và máy móc thiết bị đạt hiệu quả và đảm bảo phát triển công ty mạnh hơn.
- Thực hiện các hợp đồng kinh tế để đảm bảo hoạt động vận hành cho doanh nghiệp.
- Thực hiện cung cấp đúng sản phẩm và đúng chất lượng đã đăng kí.
- Thực hiện các điều khoản, chính sách, nghĩa vụ với nhà nước.
- Xây dựng và mở rộng doanh nghiệp.
- Cơ sở 1: 598 Nguyễn Tất Thành- Thủy Châu- Hương Thủy- TT Huế
- Cơ sở 2: 796 Nguyễn Tất Thành- Thủy Châu- Hương Thủy- TTHuế
- Cơ sở 3: 254 Phan Chu Trinh- TP Huế-TT Huế
Công ty vừa tròn 5 năm thành lập và đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ Mặc dù vẫn chưa hoàn thiện bộ máy quản lý, nhưng các bộ phận trong công ty đã có sự liên kết chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau Trong tương lai, công ty sẽ tiếp tục phát triển và hoàn thiện bộ máy quản lý, đồng thời bổ sung các vị trí còn thiếu.
CƠ SỞ 1 CƠ SỞ 2 CƠ CỞ 3
Bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thép Nguyễn Minh đã được thiết kế để tối ưu hóa quy trình hoạt động, với việc thành lập các bộ phận mới nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ khách hàng tốt hơn Sơ đồ tổ chức này phản ánh sự phát triển và định hướng chiến lược của công ty trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ thép.
(Nguồn công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh)
Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động, bao gồm vận hành bán hàng, quản lý tài sản và xuất nhập kho Họ cũng đảm nhiệm việc hoạch định chiến lược và phát triển kế hoạch cho tương lai của công ty.
Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm kê tài sản, ghi chép và lưu trữ các chứng từ, số liệu Vai trò của họ là hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý và đánh giá tài sản theo từng tháng, quý và năm.
Nhân viên bán hàng là bộ phận chủ chốt trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm, sắp xếp hàng hóa và đánh giá tình hình bán hàng.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hóa đơn bán hàng, cung cấp báo giá cho khách hàng, và kiểm kê sản phẩm Ngoài ra, công việc này còn bao gồm việc kiểm kho và theo dõi lượng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận chính xác và kịp thời.
Bộ phận vận chuyển và kho đóng vai trò quan trọng trong việc đưa sản phẩm đến tay khách hàng và vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của bộ phận kho là kiểm tra và quản lý kho hàng, theo dõi số lượng sản phẩm xuất nhập để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
2.1.8 Đặc điểm lao động của công ty
Bảng 2.1: Tình hình lao động của công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh
1 Cơ cấu theo giới tính
2 Cơ cấu theo công việc
3 Cơ cấu theo trình độ Đại học 13 72 12 80 12 80 -1 -8 0 0
(Nguồn: công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh)
Công ty thương mại hiện có bốn bộ phận chính: kế toán trưởng, kế toán bán hàng, nhân viên bán hàng và nhân viên vận chuyển, với sự tính toán kỹ lưỡng về số lượng và vị trí nhân sự để phục vụ khách hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí Trong giai đoạn 2018-2020, do ảnh hưởng của dịch COVID-19, giám đốc đã quyết định giảm số lượng nhân viên từ 18 xuống 15 người vào năm 2019, tương đương giảm 17%, nhằm cân bằng nguồn lực Tuy nhiên, đến năm 2020, số lượng nhân viên đã được giữ ổn định để đảm bảo hoạt động công ty Trong tương lai, khi dự án đầu tư mở rộng được thực hiện, số lượng nhân viên có thể tăng lên để hoàn thiện bộ máy công ty.
Biểu đồ 2.1: cơ cấu lao động theo giới tính
(Nguồn: công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh)
Trong lĩnh vực thép và tôn, công ty gặp phải sự chênh lệch rõ rệt giữa số lượng nhân viên nam và nữ Năm 2018, số lượng nhân viên nam là 11 người, chiếm 61%, trong khi số nhân viên nữ chỉ có 7 người, chiếm 39% Đến năm 2019, số lượng nhân viên nam giảm xuống còn 9 người, tương ứng với mức giảm 18% so với năm trước, trong khi số nhân viên nữ vẫn chưa được cập nhật.
6 người tức giảm 1 người tương đương giảm 14% so với năm 2018.
Từ năm 2019 thì số lượng nhân viên không có sự thay đổi và giữ nguyên số lượng đến nay.
Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Nhân viên bán hàng Nhân viên vận chuyển
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ cơ cấu lao động theo công việc
(Nguồn: công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh)
Theo biểu đồ, vị trí kế toán trưởng không có sự thay đổi do yêu cầu hiểu biết sâu sắc về công ty và tính chất công việc.
Vào năm 2018, bộ phận vận chuyển có 5 nhân viên, nhưng đến năm 2019, số lượng giảm xuống còn 3 người, tức là giảm 2 nhân viên Sự thay đổi này xuất phát từ việc giảm số lượng khách hàng và nhu cầu giao hàng của họ, buộc công ty phải điều chỉnh quy mô bộ phận này.
3 3 Đại học Lao động phổ thông
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ cơ cấu lao động theo trình độ
(Nguồn: công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh)
Trong công ty, chất lượng lao động được đảm bảo với 72% nhân viên có trình độ đại học vào năm 2018, đặc biệt ở các vị trí quan trọng Sự chú trọng đến trình độ chuyên môn cao góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2019 thì con số này là 12 chiếm 80% trong cơ cấu lao động.
Lao động phổ thông chủ yếu tập trung ở bộ phận vận chuyển, với số lượng nhân viên giảm từ 5 người (28%) trong năm 2018 xuống còn 3 người (20%) vào năm 2019, tương ứng với sự giảm 2 người so với năm trước đó.
2.1.9 Biến động tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp
Bảng 2.2: Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh Đơn vị: triệu đồng VN
Giá trị % Giá trị % Giá trị % +/- % +/- %
Tiền và các khoản tương đương 174 2.45 214 2.37 73 0.67 40 22.99 -141 -65.89
(Nguồn: công ty TNHH thương mại và dịch vụ thép Nguyễn Minh)