CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo COSO (2016), KSNB là một quy trình do con người quản lý, được điều hành bởi hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nhằm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, tuân thủ các quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động.
KSNB là một quá trình được thiết kế và quản lý bởi các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC), hiệu quả hoạt động, và hiệu năng quản lý, đồng thời tuân thủ các quy định và luật lệ.
Theo các quan điểm đã nêu, kiểm soát nội bộ (KSNB) là yếu tố thiết yếu trong mọi thực thể kinh tế, bao gồm cả lĩnh vực ngân hàng KSNB bao gồm những nội dung chính sau đây.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình liên tục, không chỉ là một sự kiện hay tình huống đơn lẻ Nó bao gồm một chuỗi các hoạt động được thực hiện trên toàn bộ doanh nghiệp Kiểm soát luôn hiện diện và được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình hoạt động và quản lý, từ trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức nhằm thực hiện và điều chỉnh các hoạt động đó.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) chủ yếu bị chi phối bởi con người trong tổ chức, bao gồm Ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên Các mục tiêu và cơ chế kiểm soát đều do con người thiết lập, đồng thời KSNB cũng có khả năng tác động đến hành vi của họ Mỗi cá nhân mang đến khả năng, cách thức và lối suy nghĩ riêng, và KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát, từ đó định hướng các hoạt động của mọi người hướng tới mục tiêu chung của đơn vị.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý, giúp họ hướng tới việc đạt được các mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là hệ thống quy định tài chính và phi tài chính do các nhà quản lý thiết lập, nhằm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp một cách có trình tự và hiệu quả Hệ thống này đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết kế và vận hành nhằm đạt được hiệu quả và hiệu suất cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, từ việc kiểm soát các công đoạn để giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực Đặc biệt, trong lĩnh vực ngân hàng, nơi có nhiều rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến cả ngân hàng và nền kinh tế quốc gia, việc kiểm soát nhằm tránh rủi ro và sử dụng vốn hiệu quả là rất quan trọng Các nhà quản lý thường xuyên đánh giá kết quả hoạt động và giám sát hệ thống KSNB để nâng cao khả năng quản lý Bên cạnh đó, độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) cũng được đảm bảo nhờ vào sự hiệu quả của KSNB, giúp thông tin BCTC luôn trung thực, đầy đủ, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật, từ đó hỗ trợ các quyết định của nhà quản lý.
Mục tiêu tuân thủ các luật lệ và quy định được thực hiện nghiêm túc và triệt để Các quyết định và chế độ quản lý phải dựa trên cơ sở pháp lý từ các cơ quan quản lý có thẩm quyền, đảm bảo thực hiện đúng thể thức và giám sát hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ Đồng thời, việc ghi chép kế toán cần phải đầy đủ, chính xác, và báo cáo tài chính phải được lập một cách trung thực và khách quan.
1.1.3 Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại
Theo như Báo cáo Basel (1998), HTKSNB trong ngân hàng về cơ bản gồm các nguyên tắc sau:
Giám sát điều hành và văn hóa kiểm soát là trách nhiệm của Hội đồng quản trị (HĐQT), bao gồm việc xét duyệt và kiểm tra chiến lược kinh doanh cũng như chính sách của ngân hàng, đồng thời hiểu rõ những rủi ro trọng yếu Ban điều hành thực hiện chiến lược của HĐQT với sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, nhằm nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của kiểm soát.
Nhận diện và đánh giá rủi ro là bước quan trọng trong quản lý ngân hàng, bao gồm việc xác định và đánh giá các rủi ro chủ yếu như rủi ro tín dụng và rủi ro thanh khoản Những rủi ro này có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng thực hiện kế hoạch của ngân hàng.
Hoạt động kiểm soát, phân công phân nhiệm: Hoạt động kiểm soát diễn ra hàng ngày tại ngân hàng Phân công hợp lý công việc.
Thông tin truyền thông: Thông tin tin cậy, kịp thời, sử dụng dữ liệu bằng máy tính an toàn, bảo mật.
Giám sát và sửa chữa sai phạm trọng yếu là yếu tố then chốt trong hiệu quả của Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (HTKSNB), đòi hỏi việc theo dõi và kiểm tra liên tục Các sai phạm trọng yếu cần được báo cáo kịp thời đến Ban điều hành và Hội đồng Quản trị (HĐQT) Đánh giá HTKSNB cần được thực hiện thông qua cơ quan thanh tra ngân hàng, đảm bảo rằng hệ thống này luôn phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
1.1.4 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
KSNB được xây dựng dựa trên năm yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Các hoạt động kiểm soát, Hệ thống thông tin và truyền thông, cùng với Giám sát Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát là yếu tố nội bộ quan trọng ảnh hưởng đến nhận thức về kiểm soát của tất cả nhân viên trong ngân hàng Nó bao gồm các nhân tố của đơn vị tác động đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và tạo ra môi trường mà trong đó mọi thành viên ngân hàng đều nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB).
Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung trong ngân hàng, nơi mỗi người thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình.
Môi trường kiểm soát ngân hàng bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài, ảnh hưởng đến thiết kế và tổ chức thực hiện các chính sách, quy định Các nhân tố này phản ánh thái độ và nhận thức của các nhà quản lý, từ đó quyết định hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát Quan điểm của nhà quản lý về công tác kiểm tra và kiểm soát nội bộ (KSNB) sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc tuân thủ nội quy của các thành viên trong ngân hàng Nếu KSNB không được coi trọng, hiệu quả hoạt động của các cơ chế kiểm soát sẽ giảm sút.
Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:
Quy trình kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thuơng mại
Hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) trong ngân hàng thương mại được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau như kiểm soát toàn diện, kiểm soát đặc biệt, kiểm soát thường xuyên và kiểm soát định kỳ, cũng như kiểm soát phòng ngừa (tiền kiểm) và kiểm soát sau hoạt động (hậu kiểm) Mỗi hình thức kiểm soát đều mang lại những kết quả cụ thể và đáp ứng các yêu cầu khác nhau Tùy thuộc vào điều kiện và hoàn cảnh cụ thể, việc áp dụng linh hoạt và hiệu quả các hình thức kiểm soát là rất cần thiết.
Quy trình kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại bao gồm tất cả các quy trình kiểm soát và hoạt động của các phòng ban trong ngân hàng Những quy trình này đảm bảo tính hiệu quả và an toàn trong các giao dịch tài chính, đồng thời hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ quy định pháp luật Việc thực hiện quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ là yếu tố then chốt giúp ngân hàng duy trì uy tín và sự tin tưởng từ khách hàng.
Ngân hàng thương mại thực hiện nhiều loại quy trình kiểm soát khác nhau, trong đó có các quy trình cơ bản như: quy trình kiểm soát hoạt động (quy trình kiểm soát nghiệp vụ), quy trình kiểm soát tuân thủ, và kiểm soát thông tin báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị.
Quy trình kiểm soát hệ thống thông tin (CNTT).
Tùy thuộc vào loại hình và đối tượng kiểm soát, quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) trong ngân hàng thương mại sẽ có sự khác biệt Tuy nhiên, tất cả các cuộc KSNB đều tuân theo một quy trình chung với bốn bước cơ bản.
Buớc 1: Chuẩn bị cho đợt kiểm soát nội bộ
Thứ nhất, Thiết lập các mục tiêu kiểm soát Mục tiêu cụ thể của từng đợt kiểm soát có thể chia thành ba nhóm:
Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm việc mô tả hệ thống được kiểm soát và các thủ tục kiểm soát liên quan Qua đó, đánh giá mức độ hiệu quả và sự phù hợp của các thủ tục kiểm soát với hoạt động của đơn vị Mục đích chính là cung cấp thông tin cơ bản về đối tượng kiểm soát và các thủ tục kiểm soát có liên quan.
Kiểm tra việc tuân thủ là quá trình xác định xem các thủ tục kiểm soát có thực sự tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đã đề ra hay không Kiểm soát viên (KSV) sẽ so sánh hoạt động thực tế với các chính sách, chuẩn mực và quy trình đã được thiết lập tại đơn vị Đồng thời, việc đánh giá sự đầy đủ của hệ thống KSNB cũng rất quan trọng, bao gồm việc phân tích và đánh giá đối tượng kiểm soát trên hai lĩnh vực chính: rủi ro trong hoạt động của đối tượng kiểm soát và tính đầy đủ, hiệu quả của hệ thống kiểm soát.
Thứ hai, xác định phạm vi công việc kiểm soát.
Các đợt kiểm soát nội bộ có thể tập trung vào các khía cạnh hẹp hoặc mở rộng ra nhiều lĩnh vực khác nhau Ví dụ, một đợt kiểm soát có thể chỉ kiểm tra tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin, trong khi một đợt khác lại xem xét cả tính trung thực lẫn việc sử dụng nguồn lực và chấp hành chính sách Một số đợt kiểm soát thực hiện kiểm tra chi tiết và sâu sắc, trong khi những đợt khác chỉ mang tính chất phòng ngừa và kiểm tra sơ lược.
Việc xác định phạm vi kiểm soát phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của từng đợt kiểm soát Kiểm soát viên (KSV) sẽ dựa vào mục đích và yêu cầu của đợt kiểm soát để xác định nội dung, số bộ phận cần kiểm tra và thời gian thực hiện kiểm soát.
Lập kế hoạch thời gian cho kiểm soát nội bộ là rất quan trọng, vì thời gian cần thiết cho mỗi đợt kiểm soát có sự khác biệt lớn Các yếu tố như trình độ đào tạo và kinh nghiệm của kiểm soát viên, kiến thức về hoạt động đang được kiểm soát, và loại hình kiểm soát thực hiện đều ảnh hưởng đến thời hạn kế hoạch kiểm soát.
Để thực hiện đợt kiểm soát hiệu quả, cần xác định các nguồn lực cần thiết và phân công công việc cho đội ngũ kiểm soát, bao gồm Trưởng nhóm, KSV chính và các KSV phụ Trưởng nhóm có thể là Trưởng/Phó ban KSNB hoặc KSV chính, tùy thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của đợt kiểm soát Sau khi đội ngũ được xác định, Trưởng nhóm sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong đoàn.
Chuẩn bị đầy đủ các phương tiện hỗ trợ như máy tính, máy ghi âm và các biểu mẫu phụ lục là rất quan trọng Ngoài ra, KSNB cũng nên xem xét việc sử dụng các nguồn lực bên ngoài khi cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Thứ năm, Khảo sát và thu thập thông tin về đối tượng được kiểm soát.
Mục đích của khảo sát là thu thập thông tin về đối tượng được kiểm soát, nhằm có được bằng chứng ban đầu và thiết lập mối quan hệ với họ Công tác thu thập thông tin được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả.
KSV nội bộ thực hiện nghiên cứu và tổng hợp thông tin từ các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của bộ phận và đối tượng kiểm soát Họ xem xét sơ bộ các chính sách, biện pháp quy định của đơn vị trong kỳ kinh doanh, đồng thời đánh giá những thay đổi về điều kiện và môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
KSV nội bộ tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ truơng, biện pháp phát sinh trong kiểm soát.
KSV nội bộ tiến hành xem xét các báo cáo, tài liệu và hồ sơ kiểm soát trước đó, bao gồm cả tài liệu bên ngoài ngân hàng liên quan Họ tóm tắt các thông tin cần kiểm tra cho cuộc kiểm soát sắp tới và thu thập, chuẩn bị các mẫu, chương trình cùng chỉ dẫn cần thiết cho quá trình kiểm soát.
Buớc 2: Thực hiện kiểm soát nội bộ
KSV nội bộ ghi lại hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các đối tượng được kiểm soát thông qua việc vẽ lưu đồ, trả lời các câu hỏi và lập bảng tường thuật Quy trình này chỉ áp dụng cho các đối tượng được kiểm soát lần đầu hoặc những đối tượng có sự thay đổi lớn trong hệ thống KSNB Đối với các nghiệp vụ đã có quy trình từ các đợt kiểm soát trước, KSV chỉ cần kiểm tra lại các chốt kiểm soát và sự thay đổi trong hệ thống mà không cần ghi nhận lại quy trình.
Thứ hai, KSV nội bộ tiến hành các thủ tục thử nghiệm hệ thống và thu thập bằng chứng kiểm soát