Giới thiệu về công ty
- Tên công ty: Công ty Phạm Phúc Gia (PPG Holdings)
- Tên giao dịch quốc tế: PPG Holdings
- Trụ sở chính: 35 Nguyễn Cơ Thạch, Khu đô thị mới Thủ Thiêm, Phường An Lợi Đông, Quận 2, TP Hồ Chí Minh
- Lĩnh vực hoạt động: Bất động sản, nhà hàng, nội thất
- Công ty con : tính tới hiện nay đã có 4 công ty con hoạt động trong cả nước
- Các giai đoạn phát triển:
+ 2015: PPG Holdings tập trung đầu tư và kinh doanh đa lĩnh vực trong đó lấy BĐS làm nền tảng bệ phóng
Năm 2018, Phạm Phúc Gia chính thức hoạt động dưới mô hình Tổng công ty với tên gọi PPG Holdings, cam kết phát triển bền vững và chuyên nghiệp Công ty tập trung phát triển qua nhiều nhóm thương hiệu, bao gồm PPG Land & House, PPG Yacht & Boats, PPG EAS và PPG S-partking.
Tầm nhìn của PPG Holdings là trở thành một tập đoàn đầu tư nghỉ dưỡng hàng đầu, không ngừng gia tăng giá trị và tạo ra nguồn thu nhập bền vững cho các thế hệ kế tiếp.
+ Sứ mệnh : vị trí nói lên giá trị
- Một số hình ảnh của công ty:
Hình 1: Trụ sở chính của công ty Hình 2: Nhân lực của công ty
Hình 3: Một vài hình ảnh về dự án The Long Hai resort của công ty
Tổ chức- công việc của các nhân viên trong phòng
- Chức năng của văn phòng
+ Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ
+ Bảo vệ chính trị nội bộ
+ Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ
+ Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
+ Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành + Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe…
- Vị trí công việc của hàng chánh văn phòng bao gồm:
- Bộ phận văn thư- lưu trữ
- Bộ phận quản trị và phục vụ
- Bộ phận kế toán- tài vụ
Bảng 1: tóm tắt vị trí –nhiệm vụ-yêu cầu của công việc
Nhiệm vụ Yêu cầu công việc
-Tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng;
Phân công công việc cho nhân viên tại Văn phòng là rất quan trọng, bao gồm việc hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ được giao cho công chức và người lao động thuộc quyền quản lý Việc này giúp đảm bảo hiệu quả công việc và nâng cao trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ.
Tổ chức phối hợp chặt chẽ với các phòng chuyên môn tài chính và cấp quản lý để hỗ trợ ban giám đốc trong việc đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả.
Kiểm soát việc tuân thủ các quy định của công ty và pháp luật Nhà nước là nhiệm vụ quan trọng đối với lao động tại Văn phòng Điều này đảm bảo rằng nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng ban trong quá trình làm việc.
- Có khả năng chỉ đạo-dẫn dắt cấp dưới
- Kỹ năng chuyên môn về hàng chính văn phòng
- Có khả năng lên kế hoạc-tổ chức công việc tốt
- Kỹ năng tiếng anh – máy tính văn phòng giỏi
-Biên tập văn bản,theo dõi các văn bản đến, đi kiểm tra hình thức ,nội dung trước khi trình lên giám đốc
- Lên kế hoạch hàng tháng, tuần, ngày cho giám đốc -
- Lên lịch công tác -chuẩn bị các chuyến đi công tác cho giám đốc
- Có khả năng quản lý thời gian( sắp xếp –tổ chức lịch công tác, cuộc họp )
- Nhạy bén trong công việc -Ngoại hình đẹp
- Kỹ năng máy tính văn
-Viết biên bản các buổi họp
- Trực tiếp hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trong công ty, cũng như các buổi hôi thảo -Tiếp khách ,giải guyết một số vấn đề phát sinh phòng
-trực điện thoai- trả lời các câu hỏi đến tư những thắc mắc cảu khách hàng -thực hiện các cuôc gọi đi: lên lịch lại, thông báo…
-tiếp nhận_đón khách - -tiếp khách trong thời gian khách đợi -sắp sếp phòng chờ-tiếp nước
- Nẵm vững kiến thức lễ tân
- Kỹ năng giao tiếp tốt
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty là một quy trình quan trọng nhằm sắp xếp và tổ chức văn bản, tài liệu đào tạo và nhân sự một cách khoa học và gọn gàng Việc phân loại, hệ thống hóa và biên mục hồ sơ giúp dễ dàng tìm kiếm theo danh mục, đồng thời thực hiện các công việc liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.
-Tiếp nhận và xử lý công văn đến, công văn đi và công văn nội bộ
-Tiếp nhận và xử lý Công văn đến/đi/ nội bộ của Công ty theo quy trình xử lý công
- Tính cách cẩn thận,tỉ mị
- Kỹ năng máy tính văn phòng
- Kỹ năng nhập dữ liệu
Kỹ năng tổ chức và sắp xếp dữ liệu văn bản là rất quan trọng trong quản lý hồ sơ Việc tiếp nhận CV, bao gồm cả hồ sơ đến, đi và nội bộ, cần được ghi chép vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn một cách hệ thống Đồng thời, cần có báo cáo định kỳ gửi cấp trên để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.
-Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị đến khi hoàn tất, có báo cáo
Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty phải tuân thủ các quy định hiện hành Cần lưu trữ bản gốc và bản sao của các văn bản đã được đóng dấu theo quy định, đồng thời báo cáo đầy đủ cho cấp trên.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty
-Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự
-Lập ngân sách nhân sự
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty
-Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
-Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh
- Kỹ năng tổ chức- quản lý-kỷ luật
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng tuyển dụng và đào tạo nhân viên theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc
-Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty
Xây dựng kế hoạch chi tiết và tổ chức thực hiện các biện pháp giám sát nhằm đảm bảo an toàn trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ là điều cần thiết Việc này không chỉ giúp bảo vệ sức khỏe và tính mạng của người lao động mà còn nâng cao hiệu quả công việc trong môi trường làm việc.
Nghiên cứu và soạn thảo các quy định áp dụng trong công ty là nhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả Việc đề xuất cơ cấu tổ chức và bộ máy điều hành sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động của công ty Đồng thời, xây dựng hệ thống quy chế, quy trình và quy định chặt chẽ sẽ đảm bảo sự tuân thủ nội quy trong toàn bộ tổ chức Giám sát việc chấp hành các nội quy này cũng là một phần không thể thiếu để duy trì sự ổn định và phát triển bền vững cho công ty.
- Kiểm tra các hóa đơn-nhận- trả
- Ghi chép các khảo chi trả
- Lên báo cáo kết quả kinh doanh lên cấp trên
- Trình các số liệu lên cấp trên để được phê duyệt
- Kỹ năng quan sát- phân tích-tổng hợp các số liệu tỉ mị
- Kỹ năng máy tính văn phòng
- Trung thực trong công việc
-Nhân viên quản trị -phục vụ :
- Lên kế hoạch mua các tiết bị mới trình lên trưởng phòng
- Bảo trì thiết bị-đảm bảo các thiết bị được hoạt động ổn định
-Thiết kế , lắp đặt các thiết bị ,như máy chiếu cho các cuộc họp, hội nghị của công ty
- Tối thiểu tốt nghiệp cao đẳng nghề
- Khả năng sắp xếp-lắp đặt các thiết bị văn phòng
Cố vấn pháp lý cho bộ phận pháp chế của công ty, đảm bảo việc xử lý và giải quyết các công việc cũng như hợp đồng liên quan đến các vấn đề pháp luật một cách hiệu quả và tuân thủ quy định pháp lý.
- Thực hiện công tác pháp chế nội bộ như pháp lý Hợp đồng, pháp chế nội bộ, pháp lý tố tụng…;
- Tư vấn cho đối tác nước ngoài của công ty trong các lĩnh vực đầu tư mà đối tác nước ngoài đầu tư vào Việt Nam
- Kiểm soát tính pháp lý và sự phù hợp, hợp pháp của các văn bản do Công ty và các đơn vị thành viên ban hành;
- Am hiểu về luật pháp(đặc biệt luật doanh nghiệp)
- Khả năng giao tiếp-ứng xủ tốt
- Khá năng nói tiếng anh chuyên ngành
Thực trạng của bộ phận hành chính văn phòng trong công ty
Sự khoa học trong quản trị hành chính văn phòng: 1 Sắp xếp chỗ làm việc
2.1.1 Sắp xếp chỗ làm việc a Thiết kế: Công ty thiết kế chổ làm việc theo thiết kế kín, mỗi bộ phận có chức năng khác nhau được xếp vào từng phòng, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong một nhóm Gồm 5 phòng chính là phòng pháp lý,phòng nhân sự, phòng kế toán tài chính, phòng quản lý- chánh văn phòng, phòng giám đốc, phòng công tác văn thư, ngoài ra còn có 1 phòng họp lớn phục vụ cho công tác nội bộ trong công ty đảm bảo được bảo mật thông tin khi cần thiết.Các thiết bị như máy photo hay máy in và những tủ tài liệu được đặt ở vị trí xen kẻ trong phòng thuận lợi cho công tác hành chính và dễ dàng lấy thông tin Các phòng được bố trí không theo luồng công việc
- Thực hiện các công việc khác theo hướng dẫn, phân công của lãnh đạo Công ty
- Trông coi -bảo vệ cơ sở vật chất của công ty
- Sắp xếp-trông coi xe
- Mở của-kiểm tra người ra-vào
- Bưng bê - sắp xếp hàng theo chỉ dẫn của quản lý
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động, các bộ phận hành chính cần được phân bổ theo chức năng, giữ nguyên vị trí tại bộ phận chuyên môn nhưng phải hoạt động dưới sự phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của chánh văn phòng Sơ đồ bố trí hành chính văn phòng cũng cần được thiết kế hợp lý để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Hình 4: Sơ đồ bố trí bộ phận hành chính văn phòng của công ty PPG holdings
Hình 5: Thể luồng công việc của trong công ty PPG
2.1.2 Quản trị thông tin: sắp xếp VB đến-VB đi a Sắp xếp văn bản đến:
Yêu cầu chung của mọi văn bản đến công ty:
- Các văn bản phải được đăng kí tại văn thư
- Người nhận và chịu trách nhiệm với văn bản đến phải kí vào sổ
- Đảm bảo tính nhanh chóng, bảo mật
Tất cả các văn bản từ cơ quan, đơn vị bên ngoài, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính, báo cáo, đơn từ và thư từ, đều phải trải qua quy trình quản lý nghiêm ngặt trước khi được tiếp nhận và xử lý.
Bảng 2: Bảng mô tả quy trình sắp xếp văn bản đến
STT Bước thực hiện Mô tả nhiệm vụ Người thực hiện
1 Nhận văn bản - Tiếp nhận văn bản đến
Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung bên ngoài bì để xác nhận tính chính xác của công văn gửi đến cơ quan Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, hãy chuyển ngay cho bộ phận thường trực để trả lại cho nhân viên bưu điện hoặc xử lý trực tiếp.
Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)
Có hai phân loại chính trong quy trình xử lý văn bản, bao gồm việc bóc bì, kiểm tra số lượng và dấu niêm phong Nếu phát hiện văn bản bị thiếu, cần nhanh chóng liên hệ với bộ phận có trách nhiệm để giải quyết vấn đề Sau đó, tiến hành phân loại tài liệu theo hai hướng cụ thể.
• Phân chia văn bản, thư từ, sách báo, thành các loại riêng
Các thư từ có tên riêng người nhận, sách báo, bản tin, v.v không cần phải ghi vào sổ công văn đến Tuy nhiên, tất cả các văn bản gửi đến cơ quan đều phải được ghi vào sổ đăng ký công văn đến.
Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)
3 Đăng ký công văn đến
Sau khi nhận và phân loại, cán bộ sẽ đóng dấu đến, ghi ngày đến, cơ quan gửi, số, ký hiệu văn bản, và trích dẫn nội dung sơ bộ, cùng với thông tin về cá nhân hoặc nơi giải quyết văn bản.
Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)
4 Trình văn bản đến - Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ phải trình ngay cho người có thẩm quyền giải quyết văn bản
Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)
Hình 6: sổ theo dõi công văn đến của công ty PPG holdings
Hình 7: ví dụ về văn bản đến của công ty PPG b Sắp xếp văn bản đi
Yêu cầu chung của mọi văn bản đi của công ty:
Mỗi hồ sơ cần đảm bảo rằng văn bản và tài liệu đầy đủ, hoàn chỉnh và có giá trị pháp lý, đồng thời phản ánh chính xác nội dung, vấn đề và sự việc cần được giải quyết.
- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ cẩn thận và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận
Tất cả những văn bản đi cần tuân theo một quy trình chung của công ty:
Bảng 3 : Bảng mô tả quy trình sắp xếp văn bản đi
STT Bước Thực hiện Mô tả nhiệm vụ Người phụ trách
Cán bộ cần thực hiện kiểm tra hình thức tài liệu trước khi gửi đi, vì trong trường hợp bưu điện trả lại, cả người kiểm tra và người soạn thảo sẽ phải chịu trách nhiệm.
Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)
2 Lập bảng theo dõi văn bản
- sau khi kiểm tra cán bộ lập bảng theo dõi ghi số, ngày tháng, tên loại, người chịu trách nhiệm soạn thảo, người nhận
• Trong trường hợp phát hiện văn bản gửi đi bị thất lạc cần liên hệ ngay với người có trách nhiệm quản lý để kịp thời xử lý
Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)
Hình 8: sổ theo dõi văn bản đi của công ty PPG holdings
Hình 9 ví dụ minh họa về văn bản đi của công ty
2.1.3 Công tác lưu trữ văn thư
Soạn thảo văn bản quyết định bổ nhiệm một vị trí bất kì trong công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập –Tự Do –Hạnh phúc
TP.HCM, ngày 22 tháng 12 năm 2019
V/v: Bổ nhiệm Giám đốc Công ty
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA PPG HOLDING
Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công Ty CP Phạm Gia PPG Holding cùng với Biên bản họp Hội đồng Quản trị Công ty, các quyết định và hướng đi chiến lược của công ty sẽ được xác định và thực hiện một cách hiệu quả.
– Căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh;
– Xét năng lực và phẩm chất của nhân viên
Bà Lê Thị Thủy được bổ nhiệm làm Phó Chánh Văn Phòng của Công ty Phần Phạm Gia PPG Holding kể từ ngày 1-01-2010 Từ ngày 1-01-2020, bà Thủy có trách nhiệm hỗ trợ Chánh Văn Phòng trong việc quản lý các công việc của phòng Đồng thời, bà cũng được hưởng quyền và nghĩa vụ của công ty theo quy định từ ngày 1-01-2020.
TM chủ tich hội đồng quản trị
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng
2.2.1 Quy trình sắp xếp các cuộc họp nội bộ tại công ty Ví dụ cụ thể
Để tổ chức cuộc họp nội bộ về kế hoạch ra mắt sản phẩm mới, ông Phạm Thị Xuân đã quyết định mở cuộc họp vào 10 ngày tới Thư ký cần thực hiện các bước cần thiết để chuẩn bị cho cuộc họp này.
Bước 1 Đăng ký phòng để họp trước 1 tuần để tránh tới ngày họp không có phòng
Hình 10: ví dụ minh họa phòng họp
Bước 2: Thông báo cho tất cả mọi người trong phòng tham dự cuộc họp thông qua các kênh như lịch công tác, email, fax hoặc điện thoại Trong biên bản thông báo, cần tóm tắt nội dung cuộc họp cùng với thời gian và địa điểm cụ thể.
Hình 11: hình ảnh minh họa cho hình thức thông báo của công ty
Bước 3 Chuẩn bị tài liệu gửi trước cho bản tài liệu, biên bản họp cho mọi người để dễ theo dõi
Bước 4 Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn (máy chiếu máy tính….)
Hình 12: Hình ảnh dụng cụ nghe nhìn hỗ trợ cho các cuộc họp
Bước 5: Chuẩn bị nước giải khát như nước suối 355ml và cà phê cho các thành viên trong cuộc họp Đối với các cuộc họp ngắn, có thể sử dụng trà cho các cuộc họp có sự tham gia của nhân sự cấp cao, tùy thuộc vào chỉ định.
Thư ký có trách nhiệm ghi lại các ý chính và tóm tắt cuộc họp, đồng thời ghi nhận tất cả ý kiến của các thành viên tham gia Để thực hiện điều này, thư ký có thể sử dụng các phương tiện như tốc ký, máy tính hoặc máy ghi âm.
Thư ký sẽ là người theo dõi tiến độ, ghi lại tất các ý kiến đóng góp và phụ trách sau khi cuộc họp cho những người tham dự
2.2.2 Quy Trình Sắp Xếp Cuộc Họp Hội Nghị Ví dụ cụ thể
Chuẩn Bị Cho Hội Nghị Lễ Tri Ân Khách Hàng”
Sau ba đợt mở bán căn hộ và biệt thự nghỉ dưỡng từ đầu năm 2019, dự án đã nhận được sự đón nhận nồng nhiệt từ khách hàng, dẫn đến thành công hiện tại Vì vậy, Tổng công ty quyết định tổ chức hội nghị "Lễ Tri Ân Khách Hàng" vào ngày 28/12/2019 Hội nghị này nhằm mang lại sự an tâm cho khách hàng, khẳng định niềm tin vào sản phẩm và dịch vụ của công ty, đồng thời tạo ra những giá trị tinh thần cho khách hàng.
• Chủ tịch; Tổng giám đốc
• Trưởng phòng các phòng ban
• Các khách hàng đã, đang đặt cọc và mua hoàn tất căn hộ hoặc biệt thự nghỉ dưỡng của công ty
Số lượng: 500 người Địa điểm tổ chức: Trung tâm hội nghị yến tiệc Adora Dynasty số 1A Tôn Thất Tùng, phường Bến Nghé, quận 1, Tp.HCM
Kinh phí dự trù: 700.000.000 ( bảy trăm triệu đồng)
Dưới đây là bảng phân công cụ thể:
Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho cuộc họp hội nghị
Phòng ban Chi tiết công việc
Chăm sóc khách hàng • Lập danh sách các khách hàng đã, đang và mua hoàn tất các căn hộ và biệt thự nghỉ dưỡng
• Sau khi duyệt mẫu thiết kế thiệp mời, điền thông tin khách hàng và lập danh sách gửi đi trước ngày 18/12/2019
• Giao lưu với khách trước bữa hội nghị
• Lấy ý kiến khách hàng sau buổi hội nghị Marketing • Thiết kế thiệp mời (chốt mẫu thiết kế ngày 12/12/2019)
• Thiết kế baner cho buổi hội nghị
• Chuẩn bị tài liệu có liên quan đến buổi hội nghị và thiết kế các slide để trình chiếu
• Làm việc trực tiếp với MC của chương trình
• Làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc cho bài phát biểu
• Ghi chép sau buổi hội nghị
Nhân sự • Tham khảo các dịch vụ như: MC cho chương trình,các tiết mục văn nghệ,trang trí tiệc, chọn món ăn
• Tham khảo các dịch vụ quay phim, chụp hình cho buổi hội nghị
• Kiểm tra lại các dịch vụ nghe, nhìn tại địa điểm tổ chức
• Khảo sát địa điểm tổ chức cụ thể và chuẩn bị thêm phương án B(nếu có sơ xuất)
• Sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi cho các thành viên tham dự
Kế toán • Xem xét và duyệt chi các hạng mục cần cho hội nghị
• Hoạch định các giấy tờ, hoá đơn sau liên quan buổi hội nghị
Xây dựng chương trình cho hội nghị:
- 17h: đón tiếp, hướng dẫn khách vào khu vực chờ, thưởng thức các món ăn, uống nhẹ trước buổi hội nghị
• Khai mạc, MC tuyên bố lý do của bữa tiệc
• Giới thiệu các đại biểu, chào đón các khách mời
Tổng Giám Đốc đã chia sẻ những khó khăn và thành công của dự án tính đến thời điểm hiện tại, đồng thời gửi lời tri ân sâu sắc đến các khách hàng đã tin tưởng và ủng hộ sản phẩm của công ty.
• Mời chủ tịch, Tổng giám đốc và một số khách hàng cùng khui rượu và khai tiệc
- 19h30-20h30: Khách mời và đại biểu dùng tiệc, thưởng thức các tiết mục văn nghệ
- 20h30-21h: Gameshow, bốc thăm may mắn và tặng quà
- 21h15: Tiễn khách, chụp hình lưu niệm
2.2.3 Công tác lễ tân a) Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác nước ngoài cho cấp trên
1 Mục đích chuyến công tác: Khảo sát các vật tư-thiết bị cho dự án, tham quan nhà máy thiết bị vệ sinh TOTO ở Thượng Hải Trung Quốc
2 Người đi công tác: Tổng giám đốc kinh doanh, trưởng phòng Marketing, Thư ký
3 Địa điểm: Thượng Hải - Trung Quốc (nhà máy trang thiết bị vệ sinh TOTO)
4 Thời gian: từ ngày 02/01/2020 đến 08/01/2020
• Vé máy bay 2 chiều: hãng bay Vietnam airline hạng thương gia 16.000.000vnd (mười sáu triệu đồng cho một người) Tổng 3 người: 48.000.000vnd (bốn mươi tám triệu đồng)
Khách sạn Hyatt on the Bund là nơi lưu trú tuyệt vời với giá 5.700.000 VND một đêm Tổng chi phí cho 7 đêm nghỉ tại 3 phòng là 119.700.000 VND (một trăm mười chín triệu bảy trăm nghìn đồng), bao gồm dịch vụ xe đưa đón tại sân bay.
• Phương tiện đi lại: phía đối tác sẽ cho tài xế riêng đưa đón
• Ăn uống: 30.000.000vnd ( ba mươi triệu đồng)
• Kinh phí dự phòng: 50.000.000vnd (năm mươi triệu đồng)
• Giấy tờ tuỳ thân, hộ chiếu có visa Trung Quốc (còn hạn)
• Quyết định đi công tác
• Tài liệu cần thiết cho chuyến đi
• Giấy uỷ quyền cho Phó Giám Đốc
• Thông báo cho bên đối tác TOTO
• Đặt vé máy bay, đặt hẹn khách sạn
Vào ngày 02/01/2020, chuyến bay từ Sài Gòn đến Thượng Hải khởi hành lúc 09:15 và dự kiến đến nơi lúc 14:30 Sau khi đến Thượng Hải, khách sẽ được nhân viên khách sạn đón về nơi lưu trú để nghỉ ngơi Vào lúc 18h, khách sẽ tham gia bữa tối cùng đối tác TOTO.
• Ngày 03/01/2020 đến ngày 05/01/2020: tham gia hội chợ triển lãm vật tư- trang thiết bị cần cho dự án
• Ngày 06/01/2020 – 07/01/2020:Có cuộc họp ngắn giữa đối tác bên Toto Chiều 15h tham quan nhà máy, sau đó có dùng bữa tối
• Ngày 08/01/2020: bay chuyến Thượng Hải đi Sài Gòn lúc 12:30 – 17:45 Hoàn tất chuyến công tác
• Soạn và tổng hợp, gửi bản tóm tắt những tài liệu thu thập qua chuyến công tác được cho Tổng Giám Đốc theo dõi
• Tổng hợp các chứng từ chi phí công tác để thanh toán
• Liên hệ với Phó Giám Đốc, xem những công việc được uỷ quyền đã được thực hiện chưa, báo cáo tóm tắt những diễn biến trong doanh nghiệp
Lưu trữ tài liệu chuyến công tác là cần thiết để quản lý thông tin hiệu quả Bên cạnh đó, việc lên kế hoạch tổ chức bữa tiệc tất niên cuối năm cho nhân viên công ty không chỉ giúp tri ân những nỗ lực của họ trong suốt một năm làm việc mà còn tạo cơ hội gắn kết tình đồng nghiệp và xây dựng mối quan hệ bền chặt trong đội ngũ.
Mục đích của bữa tiệc tri ân cuối năm là để ghi nhận những nỗ lực và thành công của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty, đồng thời tăng cường sự gắn kết giữa mọi người Sự kiện này không chỉ là dịp để nhìn lại chặng đường đã qua mà còn là nguồn động lực để phấn đấu cho năm mới Bữa tiệc sẽ được tổ chức tại Khu Nghỉ Dưỡng Cao Cấp Resort Lan Rừng Long Hải.
Trang phục: thoải mái, tối có đêm Gala, toàn thể mọi người chỉ mặc màu trắng hoặc đen
Thời gian: từ ngày 20/12/2019 đến ngày 22/12/2019
Thành phần tham dự; toàn thể CB-NV công ty
Công tác chuẩn bị cho bữa tiệc :
• Lên kịch bản cho đêm Gala
• Liên hệ địa điểm tổ chức (đặt phòng, đặt món cho bữa trưa và bữa tối, setup cho Team Building và chương trình Đêm Gala)
• Liên hệ với công ty tổ chức Team Building cho công ty
• Liên hệ với nhiếp ảnh để ghi lại những khoảng khắc đáng nhớ
• Các phòng ban sẽ chuẩn bị một tiết mục nhỏ góp vui cho bữa tiệc
• Liên hệ nhà xe du lịch
• Chuẩn bị các phần quà tặng cho nhân viên phần bốc thăm trúng thưởng
• Lên danh sách khen thưởng các CB-NV có thành tích xuất sắc vượt bậc
• 1 video ngắn về hành trình 1 năm vừa qua của công ty
Ngân sách: 300.000.000vnd (ba trăm triệu đồng)
Chương II : Nhận xét đánh giá
Tổng công ty Phạm Phúc Gia - PPG Holdings, tiền thân là công ty cổ phần Phạm Phúc Gia, có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản PPG Holdings đã gặt hái nhiều thành công nhờ vào chiến lược phát triển độc đáo, khả năng nắm bắt và thích ứng với thị trường, đồng thời chú trọng đầu tư vào các giải pháp nâng cao giá trị bất động sản, từ đó tạo ra hiệu quả kinh doanh bền vững.
Năm 2018 đánh dấu sự tái cấu trúc của Tổng Công ty, mở ra cơ hội cho công ty gia nhập thị trường lớn hơn và đạt được sự tăng trưởng mạnh mẽ Đồng thời, PPG Holdings đã chuyển mình theo định hướng "Tổng công ty mẹ", nhằm hỗ trợ các công ty con, tạo ra một mạng lưới kết nối chặt chẽ giữa các đơn vị.
Công ty cổ phần có cấu trúc đa nhánh, cho phép hoạt động linh hoạt và mở rộng Khả năng huy động vốn của công ty rất cao nhờ vào việc phát hành cổ phiếu Tuy nhiên, bên cạnh những lợi thế này, công ty cổ phần cũng tồn tại một số hạn chế nhất định.
- Việc quản lý và điều hành Công ty cổ phần rất phức tạp
Việc thành lập và quản lý Công ty cổ phần đòi hỏi sự chú ý đặc biệt hơn so với các loại hình công ty khác, do phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính và kế toán.
Quy trình quản lý văn thư đến và đi cần tuân thủ các quy định chặt chẽ và có mối liên hệ mật thiết Mọi thông tin đều được ghi chép cẩn thận trong Sổ theo dõi công văn đến và đi.
