Trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường hiện nay cũng như thực trạng vô cùng đa dạng của các hoạt động thương mại thì mục tiêu về việc nâng cao lợi ích và hiệu quả kinh doanh đang dần trở thành vấn đề đáng chú trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu về lợi ích và hiệu quả kinh doanh đó, nền kinh tế đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp quản lý phù hợp không chỉ để phát triển doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp trở nên linh động, có thể ứng biến trước sự thay đổi của thị trường. Mặt khác, các vấn đề về lợi ích và hiệu quả kinh doanh thì luôn gắn liền với các vấn đề về hiệu quả quản lý của từng doanh nghiệp. Đặc biệt là vấn đề về hiệu quả kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu năng quản lý và hiệu quả quản lý chi phí, các doanh nghiệp cần xây dựng, triển khai và từng bước hoàn thiện kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là chức năng thường xuyên của quản lý nhằm giúp cho hoạt động của công ty ổn định và hiệu quả. Tính ổn định và hiệu quả này không chỉ nhìn nhận ở khía cạnh giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp mà còn là hoạt động đem lại sự đảm bảo độ tin cậy cao đối với thông tin, ngăn ngừa gian lận, thiếu sót và là phương tiện để tối ưu hóa các nguồn lực của doanh nghiệp.Chính vì vậy, từng doanh nghiệp đều phải biết cách tự hoàn thiện bộ máy cũng như hệ thống quản lý của mình thông qua công tác Kiểm soát nội bộ nói chung. Việc triển khai tính toán và kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được ngân quỹ, kiểm soát được việc tính giá thành sản phẩm. Từ đó góp phần kiểm soát tốt việc sử dụng và sử dụng hiệu quả chi phí nhưng vẫn bám sát mục tiêu chung và các hoạt động phát triển của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. Việc kiểm soát trong doanh nghiệp không chỉ là giải pháp tài chính mà còn là giải pháp quản lý nhân sự, sử dụng nhân sự của nhà quản trị. Theo đó, hoàn thiện kiểm soát nội bộ là yêu cầu đặt ra hàng đầu cho mọi loại hình doanh nghiệp dưới thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay.Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ, Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà cũng cần phải xem xét lại từng bước trong hoạt động Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Là một cán bộ công tác tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà, với mong muốn được góp phần cho sự phát triển của Công ty, tôi đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà”.
GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường và sự đa dạng của các hoạt động thương mại, việc nâng cao lợi ích và hiệu quả kinh doanh trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp quản lý hiệu quả, không chỉ nhằm phát triển bền vững mà còn để linh hoạt ứng phó với những biến đổi của thị trường.
Các vấn đề về lợi ích và hiệu quả kinh doanh luôn liên quan chặt chẽ đến hiệu quả quản lý của từng doanh nghiệp, đặc biệt là kiểm soát nội bộ Để nâng cao hiệu năng quản lý và giảm thiểu chi phí, doanh nghiệp cần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ một cách bài bản và hiệu quả.
Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là chức năng quản lý quan trọng, giúp duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả Nó không chỉ bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo độ tin cậy của thông tin, ngăn ngừa gian lận và thiếu sót, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp cần tự hoàn thiện bộ máy và hệ thống quản lý thông qua Kiểm soát nội bộ Việc tính toán và kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp quản lý ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí trong khi vẫn bám sát mục tiêu phát triển Kiểm soát không chỉ là giải pháp tài chính mà còn liên quan đến quản lý nhân sự, đòi hỏi sự chú trọng từ các nhà quản trị Do đó, hoàn thiện kiểm soát nội bộ là yêu cầu hàng đầu cho mọi doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay.
Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ, Công ty Cổ phần
Kiểm soát nội bộ là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà Là một cán bộ tại công ty, tôi mong muốn đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thông qua việc nghiên cứu và cải tiến quy trình kiểm soát nội bộ Đề tài “Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà” sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo sự phát triển ổn định cho công ty.
Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
1.2.1 Các nghiên cứu về hệ thống KSNB của các tổ chức, các nhà nghiên cứu trên thế giới
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng trở nên quan trọng trong hoạt động của các đơn vị, giúp ngăn chặn gian lận và giảm thiểu sai sót Những chính sách, thủ tục và quy trình này không chỉ khuyến khích hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định đã được thiết lập Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh giúp bệnh viện đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro, gian lận và thất thoát nguồn thu.
Trên toàn cầu, nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã được công bố trên các tạp chí uy tín, bao gồm các nghiên cứu nổi bật như của Cohen (2002), Springer (2004), Alan G Hevesi (2005), Amudo & Imaga (2009), Gamage & Kevin Low Lock & Fernando (2014), và Babatunde S.A & Dandago K.I (2014).
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa và phát hiện sai phạm cũng như những yếu kém, từ đó giúp giảm thiểu tổn thất, như đã được khẳng định bởi các nghiên cứu của Zipporah (2015), Adebiyi Ifeoluwa Mary (2017) và Mahmoud Ibrahim (2017).
Các nghiên cứu trước trên thế giới có liên quan về hệ thống kiểm soát nội bộ:
Angella Amudo và Eno L Inanga (2009) đã tiến hành nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong các dự án công được Uganda tài trợ bởi Ngân hàng Phát triển châu Phi Nghiên cứu này xem xét các thành phần của HTKSNB, đồng thời bổ sung yếu tố công nghệ thông tin (CNTT) theo tiêu chuẩn COBIT.
3 Hệ thống thông tin truyền thông
4 Các hoạt động kiểm soát
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) phụ thuộc vào các yếu tố như ủy quyền và mối quan hệ cộng tác Nghiên cứu chỉ ra rằng sự thiếu hụt một số thành phần trong kiểm soát nội bộ đã ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả vận hành của hệ thống KSNB, dẫn đến hiệu quả chưa đạt yêu cầu.
Nghiên cứu của Babatunde S.A và Dandago K.I (2014) về "Thiếu hụt Hệ thống Kiểm soát Nội bộ và Quản lý Dự án Vốn trong Khu vực Công Nigeria" chỉ ra rằng sự thiếu hụt trong hệ thống kiểm soát nội bộ có tác động tiêu cực đến hiệu quả quản lý các dự án vốn trong khu vực công Qua phân tích 228 dự án vốn, tác giả khuyến nghị cần tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống kiểm soát nội bộ để bảo vệ lợi ích của cộng đồng.
Adebiyi Ifeoluwa Mary's 2017 study, "Impact of Effective Internal Control in the Management of Mother and Child Hospital Akure, Ondo State," investigates the influence of effective internal control systems (ICS) on the management of the Mother and Child Hospital in Oke-Aro, Akure, Ondo State The findings reveal that the implementation of a robust ICS significantly enhances the management, growth, and sustainability of the hospital, highlighting the critical role of internal control in improving financial management efficiency.
Nghiên cứu của Fadzil (2005), Brown (2008) và Kakucha (2009) đã chỉ ra rằng có mối quan hệ tích cực giữa hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và thu nhập của doanh nghiệp, cụ thể là lợi nhuận sau thuế.
Recent studies have highlighted the importance of internal control systems within churches, notably the research conducted by Ahiabor & Collins Christian Yaw Mensah (2013) titled “Effectiveness of Internal Control on the Finances of Churches in Greater Accra, Ghana.” The findings indicate that the presence of internal control activities significantly impacts the management and effective utilization of church funds.
A study by Babatunde, Shakirat Adepeju (2013) on "Stakeholders' Perception of the Effectiveness of Internal Control Systems on Financial Accountability in the Nigerian Public Sector" revealed that internal control systems positively impact financial accountability in Nigeria's public sector The research recommends that the government implement strict penalties to enhance the effectiveness of these internal control systems.
A study by Zipporah (2015) titled "The Effect of Internal Controls on the Financial Performance of Manufacturing Firms in Kenya" examined the impact of internal control systems on the financial performance of businesses in Nairobi, Kenya The findings revealed that components such as the control environment, risk assessment, control activities, and communication of the internal control system positively influenced Return on Assets (ROA), whereas monitoring had a negative effect on ROA.
Nghiên cứu của Christanti Widyaningsih (2015) về "Ảnh hưởng của Hệ thống Kiểm soát Nội bộ đến Trách nhiệm Giải trình Tài chính của các Trường Tiểu học ở Bandung, Indonesia" sử dụng phương pháp phân tích hồi quy đa biến Nghiên cứu xem xét năm thành phần của Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (HTKSNB) gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát, với mục tiêu đánh giá tác động đến trách nhiệm giải trình tài chính tại các trường tiểu học Kết quả cho thấy môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát và giám sát có ảnh hưởng đáng kể đến trách nhiệm giải trình tài chính, trong khi đánh giá rủi ro và thông tin truyền thông không có tác động đáng kể Nghiên cứu khẳng định rằng một HTKSNB hiệu quả có thể nâng cao chất lượng và trách nhiệm giải trình tài chính của các trường học.
Cornelius Kipkemboi Lagat (2016) đã nghiên cứu "Ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ đến quản lý tài chính tại chính quyền Quận Baringo, Kenya" Nghiên cứu nhằm xác định tính hiệu quả của các hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc quản lý tài chính của chính quyền địa phương Kết quả cho thấy, trong năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, các hoạt động kiểm soát và giám sát có ảnh hưởng đáng kể đến quản lý tài chính, trong khi môi trường kiểm soát và thông tin truyền thông không có tác động rõ rệt đến sự thay đổi trong quản lý tài chính.
Daniel Kiplangat Sigilai (2016) conducted a study titled "Assessment of Internal Control Systems Effects on Revenue Collection at Nakuru Level Five Hospital." This research aimed to identify the impact of internal control systems on revenue generation at Nakuru Level Five Hospital.
5 Nghiên cứu này thiết lập, nếu sự vắng mặt của các thành phần trên góp phần vào việc kết hợp với gian lận, mất doanh thu và tham ô thu nhập Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát và giám sát ảnh hưởng đáng kể đến nguồn thu ở Bệnh viện cấp 5 Nakuru ở Kenya.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu chung:
Nghiên cứu này nhằm hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp, đồng thời đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà Từ đó, bài viết đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB, phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu cụ thể:
Luận văn tổng hợp toàn diện các quan điểm khác nhau về KSNB.
Luận văn này khảo sát và phân tích các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại doanh nghiệp Qua đó, đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của các yếu tố này, đồng thời lý giải nguyên nhân để đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện KSNB trong doanh nghiệp.
Đề tài nghiên cứu nhằm làm rõ các cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát này.
Từ những cơ sở lý luận đó, Tác giả kết hợp với việc nghiên cứu thực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà.
Luận văn này trình bày các nhận xét, nguyên nhân và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) cho Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà, tập trung vào giai đoạn hình thành và phát triển của công ty cũng như trong phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Câu hỏi nghiên cứu
Trước những mục tiêu đặt ra và thực trạng của các nghiên cứu về hoạt động Kiểm soát nội bộ câu hỏi đặt ra cho đề tài chính là:
- Khung lý thuyết nào phù hợp để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ.
- Thực trạng Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà được thực hiện như thế nào?
Nhận xét và giải pháp nào phù hợp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội bộ tạiCông ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà
Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần tu tạo và phát triển nhà
Về phạm vi nghiên cứu, bao gồm:
- Về không gian: Nguyên cứu tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà.
- Về thời gian: Thời gian thực hiện hoạt động nghiên cứu và khảo sát dữ liệu từ năm 2016 đến tháng 1 năm 2020.
Nội dung nghiên cứu tập trung vào Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần tu tạo và phát triển nhà, dựa trên năm yếu tố cấu thành chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Thông tin và truyền thông, Hoạt động kiểm soát, và Giám sát kiểm soát Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài “Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà” áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với phân tích tài liệu của công ty Phương pháp định tính bao gồm phỏng vấn, khảo sát và thu thập tài liệu, trong khi phân tích dựa trên các tài liệu thu thập được Qua đó, nghiên cứu hình thành cơ sở thực tế để so sánh với các tiêu chuẩn lý luận, từ đó đánh giá thực trạng và đưa ra nhận xét cùng giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ.
Ngoài ra, quy trình thu thập tài liệu sử dụng cho đề tài nghiên cứu có thể được tóm gọn qua 02 bước:
Bước 1: Thu thập thông tin, tài liệu từ sách giáo khoa, sách chuyên đề, tập san, các tổ chức liên quan đến lĩnh vực cần nghiên cứu.
Bước 2: Tập hợp và phân tích tài liệu kết hợp với kiến thức đã học và thực tiễn, đồng thời tìm hiểu thêm để hoàn thiện nội dung nghiên cứu.
Trong nghiên cứu, có hai loại nguồn dữ liệu chính: dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp Dữ liệu sơ cấp là thông tin mà tác giả trực tiếp thu thập qua các phương pháp như phỏng vấn hoặc khảo sát Ngược lại, dữ liệu thứ cấp là thông tin đã được thu thập và phân tích bởi người khác trước đó, bao gồm các tài liệu như thông tư, quy định, điều lệ doanh nghiệp, cùng với các chứng từ sổ sách và tài liệu tài chính, phi tài chính của doanh nghiệp.
Cụ thể hơn, Đề tài “Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà” có áp dụng phương pháp khảo cứu tài liệu.
Phương pháp khảo cứu tài liệu được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các bài giảng và tài liệu về Kiểm soát nội bộ (KSNB) cùng các môn chuyên ngành liên quan, nhằm tạo dựng khung kiến thức chuẩn cho nghiên cứu Việc tìm kiếm các quy định của Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà từ cơ sở dữ liệu có sẵn là cần thiết để phục vụ cho nghiên cứu Đồng thời, nghiên cứu các nội dung về KSNB và so sánh với kiến thức đã học giúp đưa ra những đánh giá, nhận xét chính xác Ngoài ra, việc tìm hiểu và tra cứu các văn bản luật, nghị định, thông tư cũng như các quy định nội bộ của công ty liên quan đến đề tài nghiên cứu là rất quan trọng Cuối cùng, việc tìm kiếm thông tin bổ sung qua Internet về KSNB, kế toán doanh thu – chi phí – kết quả và kế toán dịch vụ hiện nay sẽ hỗ trợ đáng kể cho công tác nghiên cứu.
Cuối cùng, việc sử dụng các phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu theo hướng diễn dịch hoặc quy nạp là cần thiết để đưa ra kết luận cho Đề tài Phân tích dữ liệu bao gồm việc xem xét thực trạng của dữ liệu thu thập được dựa trên khung lý thuyết, so sánh với các tiêu chuẩn tương ứng và từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá thực trạng Đồng thời, nghiên cứu cũng sẽ thảo luận và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện tình hình hiện tại.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu
Bài viết khái quát các cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp, dựa trên các nghiên cứu trong và ngoài ngành Tác giả liên kết lý thuyết KSNB với thực tiễn tại doanh nghiệp xây dựng thông qua việc phân tích thực trạng và đặc điểm loại hình kinh doanh Nghiên cứu áp dụng 05 yếu tố đánh giá KSNB, bao gồm Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Thông tin và truyền thông, Hoạt động kiểm soát, và Giám sát kiểm soát để làm rõ các vấn đề liên quan.
Tác giả đã tiến hành nghiên cứu thực trạng các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần tu tạo và phát triển nhà, từ đó đánh giá tình hình hiện tại và đề xuất các giải pháp thực tế phù hợp với doanh nghiệp này.
Kết cấu của đề tài
Luận văn được trình bày theo kết cấu bao gồm 04 chương:
Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Cơ sở lý luận về Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Chương 3: Thực trạng Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà.
Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, các giải pháp và kết luận.
Sau nhiều vụ bê bối lớn trên thế giới và trong nước, cùng với những bất ổn trong môi trường kinh doanh, các nhà quản trị chiến lược ngày càng chú trọng đến vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, kiểm soát nội bộ vững chắc là yếu tố quan trọng bên cạnh việc xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả Trong chương 1, tác giả đã tổng hợp các nghiên cứu liên quan về kiểm soát nội bộ tại Việt Nam, đồng thời xác định rõ các mục tiêu nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu cơ bản và nhấn mạnh những đóng góp lý luận thực tiễn của luận văn về kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần.
Tu tạo và Phát triển nhà”
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Những vấn đề chung về kiểm soát và kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.1.1 Khái quát chung về kiểm soát
Kiểm soát là quá trình giám sát các hoạt động để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch và điều chỉnh sai sót Nó bắt nguồn từ việc thiết lập mục tiêu, xây dựng các hoạt động và thủ tục cần thiết để quản lý hiệu quả, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà lãnh đạo theo dõi và đánh giá hoạt động của đơn vị trong quá trình quản lý Qua đó, họ có thể phát hiện và quyết định xử lý các vấn đề cần thiết, đồng thời đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời và phù hợp với những tình huống phát sinh.
Theo lý thuyết quản trị, trong một doanh nghiệp có hai tầng kiểm soát chính: kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý (quản trị công ty) và kiểm soát nội bộ của người quản lý đối với hoạt động doanh nghiệp Tầng kiểm soát đầu tiên liên quan đến đại hội đồng cổ đông, cơ quan quyền lực cao nhất, có trách nhiệm thành lập ban kiểm soát Ban kiểm soát, được trả lương bởi đại hội đồng cổ đông, có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của hội đồng quản trị Nếu phát hiện hành vi sai trái từ hội đồng quản trị, ban kiểm soát sẽ báo cáo để đại hội đồng cổ đông có biện pháp xử lý, bao gồm việc cách chức hoặc miễn nhiệm các thành viên hội đồng quản trị.
Tại Việt Nam, trong nhiều công ty cổ phần, chủ tịch HĐQT thường kiêm nhiệm tổng giám đốc, do đó việc thành lập ban kiểm soát thứ hai trở nên không cần thiết Trong bối cảnh này, ban kiểm soát của đại hội đồng cổ đông không chỉ giám sát HĐQT mà còn phải kiểm soát hoạt động của tổng giám đốc Để quản lý các cấp dưới, tổng giám đốc thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ, có quyền kiểm tra mọi bộ phận trong công ty Công việc của bộ phận này chủ yếu bao gồm ba loại kiểm tra: kiểm soát việc tuân thủ pháp luật và quy chế công ty (compliance audit), kiểm soát tài chính (financial audit).
Và cuối cùng là kiểm soát hoạt động (Operation audit).
Về phân loại kiểm soát, kiểm soát có thể được phân loại theo một số các tiêu thức sau:
Thứ nhất, nếu xét theo quan hệ với quá trình hoạt động thì có thể chia thành
03 loại kiểm soát, bao gồm: Kiểm soát hướng dẫn, kiểm soát “có” – “không” và kiểm soát sau hành động.
Kiểm soát có thể được phân chia thành ba giai đoạn: trước, trong và sau khi thực hiện Giai đoạn trước kiểm soát diễn ra trước khi bắt đầu, giai đoạn trong kiểm soát được thực hiện trong quá trình thực hiện, và giai đoạn sau kiểm soát xảy ra sau khi hoàn tất.
Thứ ba, nếu xét theo mục tiêu của kiểm soát thì kiểm soát bao gồm 03 loại: Kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát tại chỗ và kiểm soát phản hồi.
Kiểm soát phòng ngừa, hay còn gọi là kiểm soát lường trước, là hoạt động kiểm tra trước khi thực hiện, nhằm tiên liệu và điều chỉnh các vấn đề có thể phát sinh Hoạt động này giúp tổ chức thực hiện kế hoạch một cách chính xác, đồng thời dự báo những vấn đề có thể xảy ra từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi thực hiện Hơn nữa, kiểm soát phòng ngừa còn cho phép dự đoán sự biến đổi của môi trường, mang tính chất hướng tương lai.
Kiểm soát tại chỗ là phương pháp quản lý được áp dụng trong quá trình thực hiện hoạt động, giúp các nhà quản trị kịp thời phát hiện và khắc phục các vấn đề phát sinh trước khi chúng trở nên tốn kém Hoạt động này bao gồm việc theo dõi trực tiếp diễn biến thực hiện kế hoạch, nhằm tháo gỡ những vướng mắc và khó khăn, từ đó đảm bảo tiến độ dự kiến được duy trì.
Kiểm soát phản hồi là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra.
Kiểm soát có thể được phân chia thành hai loại dựa trên mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm soát, bao gồm kiểm soát trực tiếp và kiểm soát gián tiếp.
Thứ năm, xét theo mối quan hệ với phạm vi kiểm soát, chia kiểm soát thành
02 loại bao gồm: Kiểm soát chung và Kiểm soát cụ thể.
Hoạt động kiểm soát được phân loại theo tần suất diễn ra, bao gồm hai loại chính: Kiểm soát định kỳ và Kiểm soát thường xuyên Kiểm soát thường xuyên là các hoạt động được thực hiện liên tục, trong khi Kiểm soát định kỳ được thực hiện theo chu kỳ nhất định, như hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Như vậy, hoạt động kiểm soát có vai trò:
Kiểm soát giúp làm rõ các kết quả đã đạt được, từ đó cho phép nhà quản trị xác định thứ tự ưu tiên và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Dự đoán được chiều hướng hoạt động chính của từng bộ phận hay của toàn bộ hệ thống quản trị.
- Phát hiện kịp thời những bộ phận sai sót, căn cứ vào đó mà xác định trách nhiệm, quyền hạn, chức năng để có sự điều chỉnh kịp thời.
Đảm bảo cung cấp báo cáo chi tiết và chính xác với các số liệu đáng tin cậy cho các nhà quản trị cấp cao, nhằm đối chiếu với các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.
Nhà quản trị cần có những căn cứ vững chắc để đưa ra quyết định kịp thời và chính xác, nhằm giảm thiểu tổn thất và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
2.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay, các doanh nghiệp đang đối mặt với áp lực suy thoái và khó khăn từ nền kinh tế Do đó, họ ngày càng chú trọng đến hoạt động Kiểm soát nội bộ để giảm thiểu sự cố, tổn thất và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Việc tăng cường kiểm soát nội bộ không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn góp phần vào việc tối ưu hóa nguồn vốn và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Cùng với quá trình hình thành và phát triển, khái niệm về Kiểm soát nội bộ đã được định nghĩa theo nhiều cách:
Theo COSO năm 2013, Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân viên doanh nghiệp thiết lập nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ quy định pháp luật, và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, Chuẩn mực Kiểm toán số 315, ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2014, đã thay thế chuẩn mực 400 và định nghĩa "Kiểm soát nội bộ" như một quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác thiết kế, thực hiện và duy trì Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị, bao gồm độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả và hiệu năng hoạt động, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Thuật ngữ "kiểm soát" được hiểu là bất kỳ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị, ảnh hưởng đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm:
Để đảm bảo tính chính trực và các giá trị đạo đức trong doanh nghiệp, Ban quản trị đóng vai trò quyết định trong việc thiết lập các nguyên tắc ứng xử Những nguyên tắc này cần được thực hiện từ lãnh đạo đến nhân viên, với sự gương mẫu của Ban quản trị trong hành vi hàng ngày Việc khen thưởng kịp thời nhân viên thực hiện tốt quy chuẩn đạo đức và kỷ luật là cần thiết, trong khi những hành vi gian lận hoặc không trung thực cần phải bị xử lý nghiêm minh để bảo vệ lợi ích chung của doanh nghiệp.
Cam kết về năng lực là yếu tố quan trọng trong chính sách tuyển dụng Cần xác định rõ ràng kỹ năng và kiến thức yêu cầu cho từng vị trí công việc, đồng thời xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết Ngoài ra, việc thiết lập tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cũng cần được thực hiện để đảm bảo chất lượng nhân sự.
Sự tham gia của ban quản trị và ban kiểm soát là rất quan trọng trong việc xây dựng môi trường kiểm soát nội bộ hiệu quả Ban quản trị cần hiểu rõ cơ cấu chi phí và các loại chi phí lớn để phát triển chính sách phòng ngừa gian lận Đồng thời, Ban Kiểm soát có vai trò như các cơ quan tư pháp, giúp cổ đông giám sát hoạt động quản trị công ty Để hoạt động hiệu quả, các thành viên trong Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát phải độc lập với nhau và với tổ chức Ngoài ra, việc lập và xét duyệt kế hoạch cũng cần có bộ phận chuyên trách để xử lý và báo cáo trực tiếp với ban lãnh đạo.
Nhà quản lý cần nắm vững triết lý và phong cách điều hành để phổ biến vai trò của Kiểm soát nội bộ trong việc kiểm soát rủi ro đến các cấp dưới và nhân viên Họ cũng phải thường xuyên đánh giá hiệu quả của Kiểm soát nội bộ và cam kết thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm đảm bảo kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố then chốt trong việc tạo ra môi trường kiểm soát chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp Một cấu trúc tổ chức rõ ràng giúp thiết lập sự điều hành và kiểm soát toàn diện, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ Việc phân chia chức năng một cách tách bạch và đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận sẽ tạo điều kiện cho sự kiểm tra và kiểm soát lẫn nhau Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng hoàn thiện cơ cấu tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo tính nhất quán và xuyên suốt trong việc ban hành, thực thi và kiểm tra các quyết định, chỉ thị trong toàn bộ đơn vị.
Vào thứ sáu, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc phân công quyền hạn và trách nhiệm một cách rõ ràng Điều này đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện rà soát và ban hành các quy chế bằng văn bản, quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Chính sách, thông lệ và nhân sự là ba yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp Đội ngũ nhân viên đóng vai trò then chốt, vì vậy các nhà quản lý cần xây dựng chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo và khen thưởng Việc đào tạo và đề bạt nhân sự phải dựa trên năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời cần có sự kế thừa Cần thiết lập cơ chế kiểm soát chi phí liên quan đến nhân sự, đặc biệt là đối với các phòng ban phát sinh chi phí thường xuyên, để phân rõ trách nhiệm và trang bị kỹ năng cần thiết cho nhân viên trong việc kiểm soát chi phí toàn doanh nghiệp.
Con người là yếu tố trung tâm và quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát của doanh nghiệp Để xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức, ban quản lý cần là những người đi đầu, thể hiện tính trung thực và giá trị đạo đức, từ đó lan tỏa xuống toàn bộ tổ chức Phát triển nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo và có khả năng thích ứng linh hoạt với công việc là rất quan trọng Sự gắn bó lâu dài của nhân viên với sự phát triển của tổ chức sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh.
Tính hiệu quả của kiểm tra và kiểm soát trong doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào môi trường kiểm soát Nếu nhà quản lý cấp cao chú trọng đến công tác kiểm soát và có nhận thức đúng đắn về vai trò của nó, thì hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ diễn ra hiệu quả.
Mục tiêu chính của việc đánh giá rủi ro là phát hiện các mối nguy hiểm tiềm ẩn mà doanh nghiệp có thể gặp phải Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định và áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp để giảm thiểu rủi ro.
Rủi ro là khả năng mà doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình thực hiện mục tiêu.
Rủi ro liên quan đến chi phí trong doanh nghiệp có thể phát sinh từ cả nguyên nhân nội bộ và ngoại bộ, bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan Mặc dù không thể loại trừ hoàn toàn các rủi ro này, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp thích hợp để giảm thiểu tác động của chúng Để đạt được điều này, các nhà quản lý nên thực hiện quy trình đánh giá rủi ro theo ba bước: nhận diện rủi ro, đánh giá mức độ rủi ro và tìm kiếm giải pháp hiệu quả.
Nhận diện rủi ro trong doanh nghiệp là quá trình xác định các rủi ro liên quan đến các khoản mục chi phí có thể phát sinh trong từng quy trình hoặc nhóm chi phí lớn.
Đánh giá rủi ro chi phí trong doanh nghiệp bao gồm các bước quan trọng, bắt đầu với việc nhận diện các rủi ro có thể xảy ra.
Nhận diện rủi ro là bước đầu tiên trong quy trình đánh giá rủi ro, giúp xác định những tổn hại mà doanh nghiệp có thể gặp phải Quá trình này bao gồm khảo sát thông tin hoạt động, hiểu rõ các yếu tố môi trường kinh doanh và quy trình hoạt động của đơn vị Từ đó, các mối nguy hiểm và rủi ro tiềm ẩn được xác định Nếu không thực hiện nhận diện rủi ro, Ban giám đốc và các nhà quản lý sẽ không thể kiểm soát được tác hại mà rủi ro gây ra.